Informatie voor uitzendstudenten Inhoudstafel: 1. Visumaanvraag p.1 China p.1 Japan p.1 Rusland p.2 Taiwan p.2 2. Inschrijving aan KU Leuven p.3 3. Kinderbijslag p.4 4. Domicilie en sociaal statuut p.6 5. Studietoelage Vlaamse Gemeenschap p.7 6. Verzekeringen p.8 Ziekte- en reisbijstandsverzekering p.8 Ongevallenverzekering p.8 Burgerlijke aansprakelijkheid bij studiegebonden p.9 activiteiten Burgerlijke aansprakelijkheid bij privé-activiteiten p.9 Huurdersaansprakelijkheid bij brand in je kot p.9 7. Crisiscel p.10 8. Meer info? p.11
1 1) Visumaanvraag Voor je vertrek moet je een studievisum aanvragen bij de ambassade van het land waar je zal verblijven: China Consular Section of the Embassy of the People s Republic of China in Belgium Rue Neerveld 109 Woluwe Sint-Lambert 1200 Brussel Openingsuren: 9u 15u Tel: 02/775.08.88 Nodige documenten: paspoort (moet ten minste 2 lege pagina s hebben) paspoort foto visa application form (downloaden op de website) bijkomend application form voor studies in China (downloaden op de website) toelatingsbrief Chinese universiteit origineel physical examination form website: http://www.visaforchina.org/bru_en/ Japan Consular Section of the Embassy of Japan in Belgium Square de Meeûs 5-6 1000 Brussel Openingsuren: ma vrij 09u15 12u & 13u30 16u Tel: 02/500.05.80 Nodige documenten: paspoort (ten minste 90 dagen geldig na terugkeerdatum) paspoort foto visa application form (downloaden op de website) certificate of eligibility (origneel én 1 kopie) Wie naar Kansai University gaat, kan dit online invullen op de website van Kansai University: https://dia.jm.kansai-u.ac.jp/ace. beursattest KU Leuven kopie toelatingsbrief universiteit Japan website: http://www.mofa.go.jp/j_info/visit/visa/long/visa6.html
2 Rusland Centrum voor visa Alphonse Valkenerslaan 3 1160 Oudergem Openingsuren: ma-vrij 9u 17u Tel: 02/663.17.40 Nodige documenten: paspoort (nog 18 maanden geldig na begindatum visum + 2 lege pagina s) visumaanvraag formulier (downloaden op de website) paspoort foto verzekeringsattest voor ziekte en repatriëring attest over afwezigheid HIV infectie uitnodigingsbrief universiteit website: http://www.belgium.mid.ru/cons_ned.html#work Taiwan Taibei Representative Office in the EU and Belgium Square de Meeûs 26-27 1000 Brussel Openingsuren: ma-vrij 9u 12u & 14u 17u Tel: 02/511.06.87 Nodige documenten: paspoort (nog minstens 6 maanden geldig) visa application form (downloaden op de website) 2 paspoort foto s toelatingsbrief universiteit website: http://web.roc-taiwan.org/be_en/post/167.html
3 2) Inschrijving aan KU Leuven Wat je inschrijving aan KU Leuven tijdens je uitzendjaar betreft, zijn er 2 mogelijkheden: 1. Je bent enkel uitzendstudent, en neemt dus tijdens je uitzendjaar geen opo s (opleidingsonderdelen) op aan KU Leuven: Je moet een aanvraag studeren in het buitenland indienen via je KU Loket. Je kan hiervoor instructies vinden op de KU Leuven website: http://www.kuleuven.be/internationaal/iam/studenten/aanvraagprocedur e-voor-studieperiode-in-het-buitenland/ Je aanvraag moet goedgekeurd worden door de verantwoordelijke goedkeurder van je faculteit. Let op: een goedkeuring van deze aanvraag betekent niet dat je automatisch ingeschreven bent voor het volgende academiejaar! Je moet je nog steeds inschrijven als uitzendstudent via je KU Loket, zodra dit mogelijk is. Je zal tijdens je uitzendjaar het speciale studiegeld voor uitzendstudenten betalen, dat 105 euro bedraagt. 2. Je bent uitzendstudent, en je neemt ook opo s op tijdens je uitzendjaar: Je moet een aanvraag studeren in het buitenland indienen via je KU Loket. Je kan hiervoor instructies vinden op de KU Leuven website: http://www.kuleuven.be/internationaal/iam/studenten/aanvraagprocedur e-voor-studieperiode-in-het-buitenland/ Je aanvraag moet goedgekeurd worden door de verantwoordelijke goedkeurder van je faculteit. Let op: een goedkeuring van deze aanvraag betekent niet dat je automatisch ingeschreven bent voor het volgende academiejaar! Je moet je nog steeds inschrijven als uitzendstudent via je KU Loket, zodra dit mogelijk is. Naast je inschrijving als uitzendstudent, moet je je ook inschrijven voor het moduleprogramma voor de opo s. Je zal tijdens je uitzendjaar zowel het speciale studiegeld voor uitzendstudenten betalen, dat 105 euro bedraagt, als het studiegeld voor de opo s waarvoor je bent ingeschreven.
4 3) Kinderbijslag De regels omtrent kinderbijslag variëren naargelang je situatie. Er zijn in dit geval 3 mogelijkheden: 1. Je bent enkel uitzendstudent óf je bent een uitzendstudent die tijdens het uitzendjaar ook opo s opneemt aan KU Leuven, voor minder dan 27 studiepunten: Je komt enkel in aanmerking voor kinderbijslag als je jonger bent dan 25 jaar. Je krijgt kinderbijslag als je buitenlandse opleiding erkend is door de buitenlandse overheid. Je moet de informatie over je buitenlandse opleiding doorgeven aan het kinderbijslagfonds via het P7-int formulier. Dit formulier kan je opvragen bij je kinderbijslagfonds, en moet ingevuld worden door de verantwoordelijke persoon van de buitenlandse instelling. Het originele formulier moet je opsturen naar je kinderbijslagfonds in België. Opgelet: als je dit formulier niet opstuurt, krijg je geen kinderbijslag tijdens je uitzendjaar! 2. Je bent uitzendstudent en je neemt neemt tijdens het uitzendjaar ook opo s op aan KU Leuven, voor meer dan 27 studiepunten: Je komt enkel in aanmerking voor kinderbijslag als je jonger bent dan 25 jaar. Je krijgt kinderbijslag op basis van je inschrijving voor de opo s aan KU Leuven. Deze info wordt aan het kinderbijslagfonds bezorgd via een zending van KU Leuven naar DHO (Dienst Hoger Onderwijs). Je hoeft zelf geen verdere stappen te ondernemen!
5 3. Je bent uitzendstudent en neemt tijdens je uitzendjaar ook opo s op aan KU Leuven voor minder dan 27 studiepunten, maar je zit in je diplomajaar en werkt aan je bachelorproef: Je komt enkel in aanmerking voor kinderbijslag als je jonger bent dan 25 jaar. Je kan in dat geval recht hebben op kinderbijslag op basis van je inschrijving aan KU Leuven (de zogenaamde bijzondere thesisregeling ). Het kinderbijslagfonds zal je per brief vragen of je nog een bachelorproef moet afwerken. Maar je hebt in dat geval maar recht op kinderbijslag tot de indiening van je bachelorproef. Als je je bachelorproef bv. indient in januari 2017, stopt de kinderbijslag vanaf februari 2017. Dien je je bachelorproef in in juni 2017, dan ontvang je geen kinderbijslag meer in de zomervakantie. We raden je aan om in deze situatie de kinderbijslag aan te vragen met het formulier P7-int (cfr. situatie 3.1., zie hierboven). Dit formulier kan je opvragen bij je kinderbijslagfonds, en moet ingevuld worden door de verantwoordelijke persoon van de buitenlandse instelling. Het originele formulier moet je opsturen naar je kinderbijslagfonds in België. Op die manier kan je je kinderbijslag behouden gedurende het hele academiejaar.
6 4) Domicilie en sociaal statuut Je domicilie moet tijdens je uitzendjaar niet gewijzigd worden. Je blijft fiscaal ten laste van je ouder(s) indien: Je thuis gedomicilieerd bent op 01/01/2017 Je netto-bestaansmiddelen als student in 2016 Minder zijn dan 3.140 euro (indien je ouders gehuwd/wettelijk samenwonend zijn) Minder zijn dan 4.530 euro (indien je een fiscaal alleenstaande ouder hebt) Zie http://www.kuleuven.be/jobstudent/ voor meer informatie.
7 5) Studietoelage Vlaamse Gemeenschap 1. Je bent enkel uitzendstudent óf je bent een uitzendstudent die tijdens het uitzendjaar ook opo s opneemt aan KU Leuven voor minder dan 27 studiepunten: Het is in deze situatie zeer moeilijk om aan te tonen dat de buitenlandse inschrijving aan de studievoorwaarden voor studiefinanciering voldoet. Zit je aan de KU Leuven in je diplomajaar, dan is de situatie in 5.2. (zie hierna) van toepassing. 2. Je bent uitzendstudent en je neemt tijdens je uitzendjaar ook opo s op aan KU Leuven met een diplomacontract, voor meer dan 27 studiepunten, óf je zit in je diplomajaar, en neemt opo s op voor minder dan 27 studiepunten: Indien je ook voldoet aan de andere voorwaarden voor studiefinanciering, kan je een studietoelage aanvragen voor de opo s die je opneemt aan KU Leuven.
8 6) Verzekeringen 1. Ziekte- en reisbijstandsverzekering: Je ben verplicht een ziekte- en reisbijstandsverzekering aan te gaan. Terugbetaling van je onkosten via je Belgische ziekteverzekering is namelijk enkel mogelijk bij een dringende en onvoorziene ziekenhuisopname. Je Belgische ziekteverzekering volstaat dus niet. Je kan een ziekte- en reisbijstandsverzekering aangaan via: De reisbijstandsverzekering van je ouders. Ga bij je verzekeraar na of deze ook jou zou dekken tijdens je uitzendjaar. Je kan je ook aansluiten bij de reisbijstandsverzekering van KU Leuven, mits een premiebetaling van 1,13 (incl. taksen) per reisdag. Hierover kan je meer informatie vinden op de webpagina van onze verzekeringsdienst: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/reisbijstandsverzekering-voorstudenten. Als je beurs of bijna-beurstariefstudent bent, heb je recht op een gratis reisbijstandsverzekering van KU Leuven. Je bent beurs- of bijnabeurstariefstudent als het gezinsinkomen van je gezin voldoet aan de voorwaarden voor een studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap, of minder dan 3.000 euro boven de maximumgrens voor een studietoelage ligt. Om na te gaan of je voor de gratis reisbijstandsverzekering en het (bijna-)beurstarief in aanmerking komt, vragen we je het formulier aanvraag verminderd studiegeld 2016-2017 voor uitzendstudenten in te vullen en samen met de gevraagde inkomensgegevens te bezorgen aan de Sociale Dienst. Je kan dit formulier aanvragen bij de Sociale Dienst. 2. Ongevallenverzekering Als uitzendstudent blijf je aangesloten bij de studentenongevallenverzekering van KU Leuven. Deze verzekering dekt: Ongevallen tijdens studieactiviteiten Ongevallen tijdens een verplaatsing van en naar de (buitenlandse) onderwijsinstelling
9 3. Burgerlijke aansprakelijkheid bij studiegebonden activiteiten Als uitzendstudent blijf je via KU Leuven aangesloten bij de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid bij studiegebonden activiteiten. Deze verzekering dekt alle schade die jij veroorzaakt aan derden tijdens studieactiviteiten. 4. Burgerlijke aansprakelijkheid bij privé-activiteiten Deze verzekering dekt schade die jij aan derden veroorzaakt tijdens privéactiviteiten. Hiervoor ben je niet verzekerd via KU Leuven. Je kan zo n verzekering aangaan: Via de familiale verzekering van je ouders. Soms dekt deze verzekering ook jouw burgerlijke aansprakelijkheid in het buitenland. Contacteer je verzekeringsagent om na te gaan of de familiale verzekering van je ouders je hiervoor dekt tijdens je verblijf in het buitenland. Je kan je ook zelf aansluiten bij de polis van KU Leuven, aan een premie van 13 euro per academiejaar. Je kan daarover meer informatie vinden op deze webpagina: http://www.kuleuven.be/internationaal/iam/studenten/copy_of_verzek eringen. 5. Huurdersaansprakelijkheid bij brand in je kot Hiervoor ben je niet verzekerd via KU Leuven. We vermelden deze aansprakelijkheid wegens precedenten in het verleden. Ga bij de buitenlandse onderwijsinstelling of huisbaas na of je hier een extra verzekering voor moet aangaan. Soms wordt jouw huurdersaansprakelijkheid bij brand gedekt door de brandverzekering van je ouders, ook in het buitenland. Vraag na bij je verzekeringsagent of jij hiervoor gedekt bent.
10 7) Crisiscel KU Leuven heeft een crisiscel, die de situatie van al onze studenten in het buitenland opvolgt. In het geval er zich een crisis (bv. een natuurramp of aanslag) voordoet in het land waar je verblijft, en er een redelijke kans is dat jij je in de buurt van deze crisis bevindt, zal de crisiscel je contacteren, en assistentie verlenen indien nodig. Om deze reden vragen we je uitdrukkelijk om je gegevens in je KU Loket steeds up to date te houden. Je zal in je KU Loket je verblijfadres in het buitenland moeten invullen, en je moet dit ook aanpassen als je tijdens het jaar zou verhuizen. Op basis van deze gegevens kunnen wij steeds nagaan welke studenten zich in een bepaald gebied bevinden, en hen contacteren indien nodig. Indien je zelf in het buitenland een probleem ondervindt waar KU Leuven je bij kan assisteren, mag je zelf ook steeds contact opnemen. Je vindt de contactinformatie van de verantwoordelijke persoon binnen elke dienst op pagina 11, onder punt 8.
11 8) Meer info? http://www.kuleuven.be/internationaal/studenten/studereninhetbuitenlan d/ Contact Sociale Dienst: socialedienst@kuleuven.be Tel: 0032 (0)16 32 44 28 Contactpersoon International Admissions and Mobility Unit: Tessa Krols tessa.krols@kuleuven.be Tel: 0032 (0)16 32 88 06 Contactpersoon International Office: Marijke Nicolaï marijke.nicolai@kuleuven.be Tel: 0032 (0)16 32 30 36 Contact Verzekeringsdienst: https://admin.kuleuven.be/sab/vz/ Tel: 0032 (0)16 32 40 99