Bijlage 4, bedoeld in artikel 11, vierde lid, van de Regeling uitvoering en financiering Wet inschakeling werkzoekenden. De krachtens artikel 20, zesde lid, WIW te stellen regels inzake de accountantsverklaring bij het verslag over de uitvoering en het onderzoek dat resulteert in die verklaring. CONTROLE- EN RAPPORTAGEPROTOCOL WIW 2003 voor de bij de gemeente/rechtspersoon fungerende accountant Inleiding De Wet inschakeling werkzoekenden (WIW) wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het College van Burgemeester en Wethouders (het college). Het college kan een rechtspersoon aanwijzen voor de uitvoering van de taken in verband met dienstbetrekkingen, in verband met de toekenning van subsidies of voorzieningen als bedoeld in artikelen 3, 3a en 5 van de WIW of het vaststellen van een traject als bedoeld in artikel 9, eerste lid, WIW. Het college laat de werkzaamheden bedoeld in artikel 8, eerste lid, WIW, met uitzondering van werkzaamheden in verband met dienstbetrekkingen, zo veel mogelijk verrichten door een natuurlijk persoon dan wel door een rechtspersoon, die in het kader van de uitoefening van beroep of bedrijf de inschakeling van personen in de arbeid bevordert. In artikel 20, vierde lid, WIW is bepaald dat het college jaarlijks bij de minister van SZW een verslag over de uitvoering indient. Het verslag omvat mede een kostenopgave ten behoeve van de subsidievaststelling. Het verslag moet voorzien zijn van een verklaring van een deskundige, belast met de in artikel 213 van de Gemeentewet voorgeschreven controle, omtrent de getrouwheid 1 van de verstrekte gegevens in het verslag. Ingevolge artikel 17, zesde lid, van het Besluit uitvoering en financiering Wet inschakeling werkzoekenden (Buf) draagt het college zorg voor tijdige inzending van het verslag over de uitvoering, de kostenopgave en de daarop betrekking hebbende accountantsverklaring. De verklaring wordt afgegeven op basis van een onderzoek dat met inachtneming van het ter zake vastgestelde controle- en rapportageprotocol is uitgevoerd. Voor 2003 is het college, in opvolging van 2002, verplicht zich over de uitvoering van de WIW te verantwoorden door middel van het verslag over de uitvoering. Het oorspronkelijke model van het verslag over de uitvoering WIW 2003 is per 20 november 2002 ter inzage gelegd in de bibliotheek van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Stcrt. 14 november 2002, nr. 220) en met circulaire van 22 november 2002 (kenmerk: Intercom/2002/86968) aan gemeenten toegezonden. De bij de gemeente fungerende accountant geeft door middel van de accountantsverklaring een oordeel over de getrouwheid van de in het verslag over de uitvoering opgenomen informatie en over de rechtmatigheid van de wetsuitvoering, inclusief de kostenopgave WIW. In de bijlage bij de accountantsverklaring ( rapportages n.a.v. het accountantsonderzoek ) wordt door de accountant gerapporteerd. Dit geschiedt mede aan de hand van alle aandachtspunten opgenomen in hoofdstuk II van dit controle- en rapportageprotocol. Ten 1 Waaronder de rechtmatigheid van de wetsuitvoering door de gemeente. 1
aanzien van het gestelde in hoofdstuk II kan de accountant gebruik maken van en verwijzen naar het (door de gemeente opgestelde) verslag over de uitvoering WIW. Toelichting wijziging maart 2004 In de Verzamelbrief van 10 december 2003 (Intercom/2003/93509) zijn gemeenten geïnformeerd over het besluit van de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 18 november 2003 om over 2003 geen financiële maatregelen op te leggen voor tekortkomingen die betrekking hebben op voorschriften die met de invoering van de WWB vervallen of die worden omgezet van een verplichting in een bevoegdheid. Daarbij is tevens aangegeven dat gemeenten zich over de bedoelde aspecten niet behoeven te verantwoorden in het verslag over de uitvoering 2003. Verder heeft de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 18 december 2003 aan de Tweede Kamer toegezegd dat de gemeente bij de verantwoording aan SZW over de rechtmatige uitvoering van de WIW in 2003 mag handelen alsof de aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in artikel 4.1 van het Besluit SUWI, voor geheel 2003 niet van toepassing waren op de drempel van 100.000 en op de uitbestedingsvrije ruimte van 30%, berekend over de feitelijk verantwoorde uitgaven op het S&A-budget en de werkervaringsplaatsen tezamen. Tot slot is het nodig gebleken om in de kostenopgave WIW enkele aanpassingen aan te brengen. De onderdelen die, als gevolg van de beslissing van de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid niet meer verplicht hoeven te worden ingevuld, zijn uit het verslag verwijderd. Het oordeel van de accountant over de getrouwheid van de informatie en de rechtmatigheid van de wetsuitvoering blijft derhalve beperkt tot die aspecten waarover de gemeente zich nog wel dient te verantwoorden (inclusief de kostenopgave). Het aangepaste model verslag over de uitvoering WIW 2003 heeft de volgende, ongewijzigde indeling: 1. algemeen (vervallen); 2. de dienstbetrekking; 3. de werkervaringsplaats; 4. sociale activering, kinderopvang, scholing en andere stimuleringsactiviteiten; 5. voorzieningen voor arbeidsgehandicapten; 6. de kostenopgave. 2
Het controle- en rapportageprotocol heeft de volgende, ongewijzigde indeling: I Algemene uitgangspunten 1 Het accountantsonderzoek 2 Het verslag over de uitvoering en de accountantsverklaring 2.1 Het onderwerp van onderzoek 2.2 De reikwijdte van de accountantsverklaring 2.3 De te hanteren toleranties 2.4 De rapportagevoorschriften 3 De aandachtspunten inzake de rechtmatigheid van de wetsuitvoering 3.1 Het onderwerp van onderzoek 3.2 De te hanteren goedkeurings- en controletoleranties 3.3 De rapportagevoorschriften II Lijst van aandachtspunten WIW (inzake de rechtmatigheid van de wetsuitvoering) 1 Algemeen (vervallen) 2 De dienstbetrekking 3 De werkervaringsplaats 4 Sociale activering, kinderopvang, scholing en andere stimuleringsactiviteiten 5 Voorzieningen voor gehandicapten 6 De kostenopgave en (kwartaal)declaraties 7 Bijlage: Model accountantsverklaring In de hoofdstukken 2 t/m 5 zijn, conform het aangepaste modelverslag, steeds de onderdelen A en C komen te vervallen. De in dit protocol gebruikte afkortingen zijn: WIW Wet inschakeling werkzoekenden Buf Besluit uitvoering en financiering Wet inschakeling werkzoekenden Ruf Regeling uitvoering en financiering Wet inschakeling werkzoekenden Rlw Regeling langdurig werklozen Wet inschakeling werkzoekenden CWI Centrum voor Werk en Inkomen SUWI Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen UWV Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Rea Wet op de (re)integratie arbeidsgehandicapten 3
I Algemene uitgangspunten 1 Het accountantsonderzoek Het onderzoek door de accountant omvat: a) de getrouwheid van de in het verslag over de uitvoering opgenomen informatie (de hoofdstukken 2 t/m 6); b) de rechtmatigheid van de wetsuitvoering. Het verslag over de uitvoering (inclusief de kostenopgave) met de accountantsverklaring en het rapport van bevindingen vormen de benodigde jaarverantwoordingsdocumenten welke bij het ministerie moeten worden ingediend. 2 Het verslag over de uitvoering en de accountantsverklaring 2.1 Het onderwerp van onderzoek Het onderzoek omvat de getrouwheid van de informatie en de rechtmatigheid van de wetsuitvoering, zoals deze in het verslag over de uitvoering (inclusief kostenopgave) zijn verantwoord. Het onderzoek richt zich, met in achtneming van de toegelichte wijziging per maart 2004, op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de gedeclareerde basisbedragen, het ontvangen vast budget, het ontvangen scholings- en activeringsbudget (zie kostenopgave), de verantwoording van het vast budget en de n.a.w.-gegevens van de rechtspersoon die overeenkomstig artikel 8 is aangewezen de WIW uit te voeren (zie kostenopgave), het subsidieoverschot voorgaand verantwoordingsjaar, de inkomsten ten behoeve van het verantwoordingsjaar, de uitgaven in het verantwoordingsjaar en bestemming voorlopig subsidieoverschot, beschikbaar scholings- en activeringsbudget verantwoordingsjaar, uitgaven ten laste van het beschikbare budget en de daarbij behorende aantallen, berekening overschot/ tekort, uitgaven gedaan ten behoeve van arbeidsgehandicapten, uitgaven gedaan in het kader van de sluitende aanpak, beschikbaar scholing- en activeringsbudget t.b.v. niet uitkeringsgerechtigden en Anwgerechtigden, uitgaven in het verantwoordingsjaar scholing, incentives, activering (zie kostenopgave). Tevens is onderwerp van onderzoek de getrouwheid van de informatie, opgenomen in de ingediende kwartaal-, aanvullende- en slotdeclaraties. Hierbij wordt vastgesteld of de in deze declaraties opgenomen aantallen en bedragen aansluiten met de gemeentelijke administratie en met de gegevens in de kostenopgave. Het onderzoek strekt zich mede uit tot de gemeentelijke administratie. Deze moet toereikend zijn om een getrouwe weergave van de uitvoering in het uitvoeringsproces te kunnen bieden. Een adequate opzet en werking van de administratieve organisatie en daarmee verbonden maatregelen van interne controle waaronder de processen gericht op een wetsconforme uitvoering en kwaliteitshandhaving is van belang. Een van de aandachtsgebieden in het onderzoek is of beslissingen in het kader van deze wet zijn genomen door of namens het/de beslissingsbevoegde orgaan/persoon (onderdeel van de rechtmatige wetsuitvoering). 4
2.2 De reikwijdte van de accountantsverklaring De accountantsverklaring heeft betrekking op de getrouwheid en de rechtmatigheid van de informatie over de wetsuitvoering in het verslag over de uitvoering WIW 2003 (de hoofdstukken 2 t/m 5) en de kostenopgave (hoofdstuk 6); hierbij wordt mede rekening gehouden met de voorwaarden van de WIW. De minister stelt de subsidie vast op basis van alle beschikbare gegevens. Ook indien de strekking van de accountantsverklaring goedkeurend is, betekent dit niet automatisch dat de subsidie wordt vastgesteld conform hetgeen in de kostenopgave is verantwoord. Op grond van overige beschikbare informatie kan de minister gezien het gestelde in artikel 18, tweede lid, WIW, de subsidie afwijkend vaststellen. 2.3 De te hanteren toleranties De bedragen opgenomen in de kostenopgave WIW moeten exact aansluiten met de ingediende declaraties. De exacte aansluiting geldt ook voor de uitgaven en ontvangsten welke in de bijlagen bij de kostenopgave zijn opgenomen, als voor de aansluiting tussen de in deze bijlagen opgenomen saldi per aanvang van het betreffende jaar en de saldi per ultimo van het voorgaande jaar. De goedkeuringstolerantie voor genoemde aansluitingen is nihil. Voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de bedragen opgenomen in de kostenopgave geldt een goedkeuringstolerantie van 1% over de kostenopgave WIW als geheel. Voor de niet in geld uit te drukken tekortkomingen is het aan de accountant om te oordelen of het verslag over de uitvoering van de gemeente een getrouw beeld geeft van de wetsuitvoering waarbij een goedkeuringstolerantie geldt van 5%. Foutcompensatie is niet toegestaan. 2.4 De accountantsverklaring De controle van het verslag over de uitvoering 2003 wordt afgesloten met een accountantsverklaring. De verklaring omvat het oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in het verslag over de uitvoering opgenomen informatie over de wetsuitvoering waarin begrepen de bedragen en aantallen opgenomen in de kostenopgave. Voor de verklaring moet gebruik gemaakt worden van het door het ministerie verstrekte formulier. Dit formulier is hiervoor voorzien van een uniek kenmerk. Indien de verklaring een niet goedkeurende strekking heeft (bij overschrijding van de tolerantie (o.a. rechtmatigheid) en bij een niet getrouwe weergave van de feitelijke wetsuitvoering) moet dit in de verklaring worden aangegeven en een toelichting met betrekking tot het oordeel worden gegeven in een vervolgblad. In de bijlage bij de accountantsverklaring de rapportage n.a.v. het accountantsonderzoek, worden de geconstateerde fouten en de oorzaken hiervan gerapporteerd. De fouten moeten worden gekwantificeerd waarbij zowel bij de financiële als de niet-financiële fouten wordt aangegeven wat de geconstateerde fout voor betekenis heeft voor het oordeel van de accountant op dat (specifieke) onderdeel van het verslag over de uitvoering. 5
3 De aandachtspunten en het rapport van bevindingen 3.1 Het onderwerp van onderzoek Het onderwerp van onderzoek is de getrouwheid en de rechtmatigheid van de verantwoordingsgegevens die in het verslag over de uitvoering zijn opgenomen. Uitgangspunt bij deze toets zijn de normen zoals die ontleend worden aan de geldende wet- en regelgeving. In het verslag over de uitvoering rapporteert de gemeente op systematische wijze of voldaan is aan de wettelijke normen. In de aandachtspuntenlijst (zie hoofdstuk II van het protocol) zijn die bepalingen uit de wet- en regelgeving opgenomen die van belang zijn bij de rapportage over de wetsuitvoering. De accountant moet controleren of de gemeentelijke rapportage over de wetsuitvoering getrouw en de uitvoering rechtmatig is geweest. Het is noodzakelijk dat bij de aandachtspunten de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie en interne controle, alsmede de opzet en uitvoering van de operationele behandelingsprocessen worden getoetst. Het gaat hierbij ondermeer om: verplichte handelingen; de procedures met daaraan verbonden termijnen; de aanwezigheid van documenten; de aanwezigheid van voorgeschreven elementen in beslissingen en documenten. Bij het kostenonderdeel kan bijvoorbeeld bij elders uitgevoerde onderdelen gebruik worden gemaakt van onderzoeken /verklaring van andere accountants. Indien deze derden-onderzoeken/verklaringen niet voldoen aan de eisen van onderhavig protocol dan zal ter zake (aanvullend) onderzoek moeten plaatsvinden. 3.2 De te hanteren goedkeurings- en controletoleranties Bij de aandachtspunten kan onderscheid worden gemaakt in wel en niet in geld te waarderen aandachtspunten. Voor de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie over de wetsuitvoering zoals verantwoord in het verslag over de uitvoering (de in geld uit te drukken tekortkomingen) geldt een goedkeuringstolerantie van 1%. Voor de niet in geld uit te drukken tekortkomingen in de uitvoering is het aan de accountant om te oordelen of het verslag over de uitvoering van de gemeente een getrouwe weergave geeft van de wetsuitvoering. Voor de niet in geld te waarderen aandachtspunten geldt per aandachtspunt een goedkeuringstolerantie van 5% In situaties dat één uitvoeringsorganisatie de uitvoering van de WIW verzorgt ten behoeve van meerdere gemeenten, berusten de gegevens over cliënten bij die specifieke organisatie als ware sprake van één cliëntenbestand (entiteit). Indien daarbij in de controleaanpak de uitvoeringsorganisatie als één entiteit wordt aangemerkt en op basis hiervan, met inachtneming van de voorgeschreven tolerantie, één steekproef wordt verricht op het cliëntenbestand (totale populatie) van de uitvoeringsorganisatie leidt dit tot een oordeel over de totale massa. In de huidige wet 6
(WIW) en regelgeving is slechts sprake van de subsidieverhouding tussen het ministerie en de subsidieontvanger/verantwoordingsplichtige. De entiteit is vooralsnog niet als actor vermeld. De voorgeschreven toleranties en betrouwbaarheid hebben betrekking op de controlewerkzaamheden van de individuele jaaropgave van de desbetreffende gemeente. De accountant dient hiermee in de controleaanpak en -uitvoering rekening te houden. Bij de aandachtspunten (zie hoofdstuk II van het protocol) kan een onderscheid worden gemaakt in aandachtspunten die gevolgen kunnen hebben voor de jaaropgave in casu consequenties hebben voor de vaststelling van de subsidie en aandachtspunten die geen gevolgen hebben voor de vaststelling van de subsidie. Voor de aandachtspunten die gevolgen kunnen hebben voor de jaaropgave/de vaststelling van de subsidie moet de controle met inachtneming van de voorgeschreven goedkeurings- en controletoleranties per individuele gemeente worden uitgevoerd. Indien de accountant gebruik maakt van de accountantsverklaring van de accountant bij de entiteit (de andere accountant) en de accountant is van dezelfde maatschap/kantoor dan dient hij voor een deugdelijke onderbouwing in zijn dossier te zorgen. Dit omvat o.a. de accountantsverklaring, het rapport van bevindingen, het aantal verrichte deelwaarnemingen per aandachtspunt en een vastlegging van het met de andere accountant gevoerde overleg. Indien de andere accountant niet van dezelfde maatschap/kantoor is dan dient de accountant zich te houden aan 600 van de Richtlijnen voor de accountantscontrole. Het dossier bevat minimaal dezelfde gegevens als bij de andere accountant van dezelfde maatschap aangevuld met het werkprogramma en een beoordeling van de door de andere accountant verrichte werkzaamheden. Voor de aandachtspunten die geen financiële gevolgen hebben voor de jaaropgave en in geval de uitvoering van deze aandachtspunten geschiedt door een uitvoeringsorganisatie namens enkele gemeenten, kan de controle plaatsvinden met inachtneming van de voorgeschreven goedkeurings- en controletoleranties waarbij de uitvoeringsorganisatie als één entiteit kan worden beschouwd. De uitkomst hiervan geldt voor alle deelnemende gemeenten. Voorgaande alinea geldt niet indien sprake is van een samenwerkingsverband op basis van de Wet Gemeenschappelijke Regeling (WGR) en krachtens de gemeenschappelijke regeling is besloten tot integrale uitvoering en verantwoording van de WIW. Zij kunnen in het geval van een volledige WGR altijd zelfstandig verantwoording afleggen. 3.3 De rapportagevoorschriften De controle van de aandachtspunten wordt afgesloten met een rapport van bevindingen naar aanleiding van het accountantsonderzoek. Voor de rapportering dient het model gehanteerd te worden dat is opgenomen als bijlage bij de model accountantsverklaring. De accountant kan bij de rapportage gebruik maken van en verwijzen naar het door de gemeente opgestelde verslag over de uitvoering van de WIW. Voor de inrichting van het rapport van bevindingen dient gebruik te worden gemaakt van het modelverslag. Per aandachtspunt dient de accountant zijn bevindingen te rapporteren (ook indien de fout binnen de tolerantie blijft; de rapportagetolerantie 7
bedraagt derhalve 0%). Hij kan hierbij gebruik maken van of verwijzen naar hetgeen in het verslag over de uitvoering is vermeld. Het verantwoorden en kwantificeren van tekortkomingen is niet vormvrij. De rapportage moet een betrouwbaar beeld geven van de werkelijke situatie, omdat de informatie de basis vormt voor de vaststelling van de subsidie. De kwantificering van de tekortkomingen bestaat per aandachtspunt uit vermelding van het aantal verrichte waarnemingen en het aantal waarnemingen waarin een fout/tekortkoming is geconstateerd, met een specificatie van de aard van de tekortkomingen. Hierbij worden ook de bedragen vermeld. Tevens wordt de geschatte invloed van deze fout/tekortkoming geëxtrapoleerd naar het gehele aandachtspunt (in bedragen en kwantiteiten). Alleen indien sprake is van een tekortkoming waarvan het financiële beslag niet kan worden vastgesteld, kan met een feitelijke weergave worden volstaan met vermelding van het aantal waarnemingen en het aantal waarnemingen waarbij tekortkomingen zijn geconstateerd, de extrapolatie naar de massa, en de aard en de duur van de tekortkomingen. De tekortkomingen waarvan het financiële beslag niet kan worden vastgesteld, staan limitatief opgesomd in beleidsregel 4, vierde en vijfde lid, van de Beleidsregels vaststelling subsidie Wet inschakeling werkzoekenden voor het jaar 2003. 8
II Lijst van aandachtspunten WIW 1 ALGEMEEN (vervallen) 2 DE DIENSTBETREKKING 1) Vaststellen dat de persoon met wie een dienstbetrekking is aangegaan, behoort tot de doelgroep van de wet, zijnde: jongere (art. 1, eerste lid, onder f, WIW); langdurig werkloze (art. 1, eerste lid, onder e, WIW); een op grond van artikel 1, derde lid, WIW, met een langdurig werkloze gelijkgestelde persoon, genoemd in de Regeling langdurig werkloze WIW. Toelichting: Voor de laatste categorie worden in artikel 2 van de Regeling langdurig werklozen WIW, de met de langdurig werkloze gelijkgestelden genoemd (Stcrt. 1997, nr. 249; laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 2001, nr. 246). 2) Vaststellen dat de normbedragen van het vaste budget (art. 14, tweede lid, onder b, WIW, art. 12 Buf en art. 5 Ruf) juist zijn toegepast (zie ook pag. 2 van de jaaropgave). Toelichting: Als hoofdregel geldt dat de duur van de inschrijving als werkloos werkzoekende bij de CWI bepalend is voor de indeling in de bedoelde categorieën (art. 6 Rlw).Voor wat betreft de personen die zijn gelijkgesteld aan langdurig werklozen dient evenwel eveneens rekening te worden gehouden met de artikelen 7 en 8 van de Rlw. 3) Vaststellen dat de basisbedragen (art. 14, tweede lid, onder a, WIW) inzake dienstbetrekkingen: bij declaratie naar rato zijn verminderd indien de dienstbetrekking gerechtvaardigd minder dan 32 uur per week bedraagt (art. 9, tweede lid, Buf) en naar tijdsduur van de dienstbetrekking; zijn gedeclareerd tot het maximale bedrag zoals genoemd in artikel 3 Ruf. 4) Vaststellen dat geen subsidie bij het rijk is gedeclareerd indien en voor zover in een aaneengesloten periode van drie maanden of langer, geen arbeid is verricht omdat geen werkzaamheden beschikbaar zijn gesteld, zonder dat er sprake is van ziekte of arbeidsongeschiktheid van de werknemer of geen reïntegratieplan (m.i.v. 1 april 2002 een reïntegratieverslag) is opgesteld (art. 15, vierde lid, WIW). Toelichting: Heeft de gemeente aangetoond dat er in deze gevallen sprake was van ziekte of arbeidsongeschiktheid waardoor de werknemer verhinderd was arbeid te verrichten en in verband daarmee een reïntegratieplan/-verslag is opgesteld voor herintreding van de werknemer in het arbeidsproces. 9
3 DE WERKERVARINGSPLAATS 1) Vaststellen dat de persoon met wie een werkervaringsplaats is aangegaan, behoort tot de doelgroep van de wet, zijnde: jongere (art. 1, eerste lid, onder f, WIW); langdurig werkloze (art. 1, eerste lid, onder e, WIW); een op grond van artikel 1, derde lid, WIW, met een langdurig werkloze gelijkgestelde persoon, genoemd in de Regeling langdurig werklozen WIW. Toelichting: Voor de laatste categorie worden in artikel 2 van de Regeling langdurig werklozen WIW, de met de langdurig werkloze gelijkgestelden genoemd (Stcrt. 1997, nr. 249; laatstelijk gewijzigd bij Stcrt. 2001, nr. 246). 2) Vaststellen dat: de werknemer ten behoeve waarvan een loonkostensubsidie aan een werkgever is verstrekt, ook op de werkervaringsplaats in dienst is (hetgeen kan blijken uit een afschrift van de (maandelijkse) loonbetaling in het persoonsdossier) (art. 15, vierde lid, WIW); indien de arbeidsovereenkomst binnen zes maanden is beëindigd dit rechtmatig is geschied, vanwege ontslag: - in de wettelijke proeftijd; - wegens dringende of gewichtige redenen; - met ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische redenen, en in een dergelijke situatie het basisbedrag naar rato is gedeclareerd. 3) Vaststellen dat de basisbedragen (art. 14, tweede lid, onder a, WIW): voor iedere werkervaringsplaats door de gemeente voor niet meer dan maximaal 12 maanden bij het rijk is gedeclareerd; ook indien de 12- maandsperiode zich over twee vergoedingsjaren uitstrekt (art. 5, derde lid, WIW; artikel 10, tweede lid, Buf); bij declaratie naar rato zijn verminderd indien de overeenkomst minder dan 12 maanden duurt ( artikel 10, tweede lid, Buf); niet zijn gedeclareerd indien blijkt dat: 1. ten aanzien van de arbeidskosten door de werkgever een andere subsidie is ontvangen, met uitzondering van subsidie op grond van het Besluit in- en doorstroombanen (art. 10, derde lid, onder a, Buf); 2. ten aanzien van kosten voortvloeiende uit die werkervaringsplaats een vergoeding van het UWV in casu het Algemeen Werkloosheidsfonds is ontvangen; 3. dan wel de werknemer een algemene uitkering ontvangt op grond van de Abw, IOAW, IOAZ of WIK; (art. 10, derde lid, onder a, b en c, Buf; art. 4 Ruf); tenzij betrokkene om navolgende redenen een aanvullende Abw-, IOAW-, IOAZ -uitkering ontvangt (art. 10, vierde lid, Buf); een alleenstaande ouder is; met zorg over één of meer ten zijne laste komende kinderen, dan wel pleegkinderen in de leeftijd van 0 tot en met de leeftijd van het einde van de basisschool (art. 10, vierde lid, onder a, Buf); of 5) een arbeidshandicap heeft (art. 10, vierde lid, onder b, Buf). 10
4 SOCIALE ACTIVERING KINDEROPVANG, SCHOLING EN ANDERE STIMULERINGSACTIVITEITEN 1) Vaststellen dat de subsidie die op grond van artikel 3 WIW aan of ten behoeve van een persoon is verstrekt, dan wel dienstverlening is ingekocht ten behoeve van een persoon die kan worden aangemerkt als: uitkeringsgerechtigde (art. 1, eerste lid, onder d, WIW); langdurig werkloze (art. 1, eerste lid, onder e, WIW); jongere (art. 1, eerste lid, onder f, WIW); de persoon die als werkzoekende aantoonbaar is geregistreerd bij de CWI en die geen uitkeringsgerechtigde of langdurig werkloze is (art. 2, eerste lid, WIW). Toelichting: Onder de genoemde personen worden ook begrepen de personen die zijn geplaatst in een dienstbetrekking; deze personen zijn voor de toepassing van de WIW gelijkgesteld aan langdurig werklozen. De gemaakte kosten moeten naar personen te herleiden zijn. 2) Vaststellen dat de subsidie/uitgaven uit het scholings- en activeringsbudget voldoen aan de criteria van de wet (art. 3, eerste lid, WIW en art. 8 Buf). 3) Vaststellen dat het college voor het verstrekken van de subsidie aan de persoon, die behoort tot de doelgroep, bij verordening regels heeft vastgesteld (art. 3, tweede lid, WIW) en dat de subsidie overeenkomstig deze verordening is verstrekt. 4) Vaststellen dat de kinderopvang is gerealiseerd ten behoeve van de persoon voor zover die alleenstaande ouder is en behoort tot de doelgroep (art. 3, derde en vierde lid, WIW). 5) Vaststellen dat is voldaan aan de voorwaarde van artikel 8, tweede lid, WIW, in samenhang met het Besluit SUWI (art. 4.1) met betrekking tot de uitbesteding van taken. Naar aanleiding van de toezegging van de staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan de Tweede Kamer op 18 december 2003 mag de gemeente bij de verantwoording aan SZW handelen alsof de aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in artikel 4.1 van het Besluit SUWI, voor geheel 2003 niet van toepassing waren op de drempel van 100.000 en op de uitbestedingsvrije ruimte van 30%, berekend over de feitelijk verantwoorde uitgaven op het S&A-budget en de werkervaringsplaatsen tezamen. De Europese aanbestedingsregels, inclusief de vigerende jurisprudentie, blijven echter wel volledig van toepassing. In het volgende overzicht staat aangegeven op welke wijze het minimaal uit te besteden bedrag moet worden berekend. 11
Minimaal uit te besteden bedrag uitgaven scholings- en activeringsbudget en werkervaringsplaatsen Uitgaven scholings- en activeringsbudget + uitgaven bemiddeling werkervaringsplaatsen Af: Subsidies in de vorm van stimuleringspremies en - onkostenvergoedingen Af: Kinderopvang - Af: Cofinanciering ESF-Equal - Af: Cofinanciering RWI-subsidies Svww - Af: Activiteiten ter ondersteuning van de stimuleringsregeling ID - en de daarmee samenhangende arrangementen Af: Contracten van vóór 1 januari 2002 die na die datum doorlopen - Af: Vast bedrag vrije ruimte - 100.000,- Subtotaal Af: 30 % van het subtotaal (=uitbestedingsvrije ruime) - Eindtotaal: minimaal uit te besteden bedrag 6) Vaststellen dat bij de totstandkoming van de schriftelijke overeenkomsten met reïntegratiebedrijven en arbodiensten t.b.v. de uitvoering van werkzaamheden genoemd in artikel 8, tweede lid, WIW, door de gemeente is voldaan aan de in artikel 4.1, tweede en derde lid, van het Besluit SUWI genoemde voorwaarden: objectieve en transparante aanbestedingsprocedure, in het kader waarvan meerdere offertes zijn gevraagd; vergelijking van offertes op basis van vooraf vastgestelde criteria; vergelijking op basis van gelijksoortige kosten. In het bovenstaande overzicht bij 5) staat aangegeven op welke wijze het minimaal uit te besteden bedrag moet worden berekend. Het minimaal uit te besteden bedrag is gelijk aan het minimaal aan te besteden bedrag. 5 VOORZIENINGEN VOOR ARBEIDSGEHANDICAPTEN Dit onderdeel over de uitvoering heeft betrekking op de (overgangsregeling) voorzieningen gehandicapten en betreft de aanvragen voor subsidie in de vorm van een werknemersvoorziening dan wel een plaatsingsbudget of een pakket op maat. De invoeringswet SUWI en het Belastingplan 2002 hebben per 1 januari 2002 wijzigingen in de WIW met zich meegebracht. In de WIW vervallen de artikelen 13a Instrumenten voor arbeidsgehandicapten en 13b Bijzondere subsidie aan een werkgever en de daarop gebaseerde uitvoeringsbepalingen, bedoeld in de artikelen 7a, 7b, 8a t/m 8e, 11a en 15a van het Buf. De uitvoeringsbepalingen van het Buf betreffen de regels m.b.t. de hoogte, de inhoud, de verlening en de betaling van de reïntegratievoorzieningen en de mogelijkheid voor gemeenten om, in plaats van de voorzieningen bedoeld in artikel 13a WIW, een persoongebonden reïntegratiebudget te verstrekken (art. 8 Buf). In de WIW is artikel 25b toegevoegd. Daarin is bepaald dat de artikelen 13a en 13b WIW van toepassing blijven op de arbeidsgehandicapten die tot en met 31 december 2001 een arbeidsovereenkomst zijn aangegaan of zijn aangesteld arbeid te verrichten en die voor 1 januari 2002 een aanvraag voor 12
voorzieningen als bedoeld in artikel 31, tweede lid, van de Wet Rea hebben gedaan c.q. een aanvraag voor een subsidie in de vorm van een plaatsingsbudget of een pakket op maat ten behoeve van een arbeidsgehandicapte met wie zij een arbeidsovereenkomst zijn aangegaan. Als gevolg van de genoemde overgangsregeling in het Belastingplan V 2002, blijven de uitvoeringsbepalingen in het Buf voor de duur van de afhandeling in stand. De overgangsregeling is ingevoerd omdat de subsidieperiode drie jaar omvat. 1) Vaststellen dat het college voor het toekennen van voorzieningen en of het verstrekken van de subsidie aan de persoon, die behoort tot de doelgroep, bij verordening regels heeft vastgesteld (art. 3, tweede lid, WIW) en dat de voorziening/subsidie overeenkomstig deze verordening is verstrekt. 2) Vaststellen dat indien het college een werknemersvoorziening heeft getroffen ten behoeve van een arbeidsgehandicapte: a) de werknemersvoorziening past binnen de omschrijving van artikel 13a en 13b WIW (oud) en artikel 8b Buf (oud) en b) de persoon waarvoor deze voorziening is getroffen, kan worden aangemerkt als arbeidsgehandicapte in de zin van de Wet Rea en behorend tot de gemeentelijke doelgroep. 3) Vaststellen dat indien het college ten behoeve van een arbeidsgehandicapte aan een werkgever een plaatsingsbudget of een pakket op maat heeft toegekend, de persoon kan worden aangemerkt als arbeidsgehandicapte in de zin van de Wet Rea en behorend tot de gemeentelijke doelgroep. 4) Vaststellen dat bij een plaatsingbudget of een pakket op maat voldaan is aan de voorwaarden dat: a) de werkgever uiterlijk twee maanden na het aangaan van de arbeidsovereenkomst een aanvraag bij de gemeente heeft ingediend (art. 7a, zesde lid, Buf (oud)); b) de arbeidsovereenkomst voor ten minste zes maanden is aangegaan (art. 13b, eerste lid, Buf (oud)). 5) Vaststellen dat de plaatsingsbudgetten tot de juiste bedragen zijn verstrekt (art. 7a, eerste en tweede lid, Buf (oud) en artikel 4 Ruf (oud)). 6) Vaststellen dat bij de toekenning van een subsidie aan een werkgever in de vorm van een pakket op maat de gemeente heeft vastgesteld dat de werkgever heeft aangetoond dat het totaal van de kosten verbonden aan het in dienst hebben van een arbeidsgehandicapte hoger is dan het bedrag van het plaatsingsbudget, onder indiening van een begroting van de verwachte kosten, én om die reden een aanvraag van een pakket op maat bij de gemeente heeft ingediend (art. 13b, tweede lid, WIW (oud)). 13
7) Vaststellen dat indien het college een vergoeding in de vorm van voorzieningen in de zin van de artikelen 8a t/m 8e Buf (oud) heeft toegekend, deze voldoet aan de voorwaarden. 6 DE KOSTENOPGAVE Door de accountant wordt zowel onderzoek gedaan naar de aansluiting tussen de kostenopgave en de declaraties, als naar de gegevens in de kostenopgave zelf. De kostenopgave dient conform het zogenaamde kasstelsel te worden ingevuld en niet conform het baten/lastenstelsel. Bij de controle dient het dus te gaan om de feitelijke betalingen en ontvangsten in het onderzoeksjaar. Hoewel hier in de lijn van de vigerende regelgeving het begrip kosten wordt gehanteerd, wordt hiermee bedoeld de gemeentelijke uitgaven en ontvangsten gedurende het verantwoordingsjaar. De werkzaamheden omvatten: 6A Onderzoek naar de aansluiting tussen de kostenopgave en de (kwartaal)declaraties 1. Vaststellen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de in de kwartaaldeclaraties opgenomen aantallen en bedragen en dat de daarin opgenomen aantallen en bedragen naadloos aansluiten met de gegevens in de kostenopgave en de (eventuele) daarbij behorende bijlagen. Toelichting: Met betrekking tot de aantallen gaat het bij de declaraties om de aantallen dienstbetrekkingen, werkervaringsplaatsen en verstrekte plaatsingsbudgetten arbeidsgehandicapten aan het einde van elk kwartaal. De bedragen met betrekking tot de dienstbetrekkingen en de werkervaringsplaatsen dienen overeen te stemmen met de geldende bedragen (eventueel gerelateerd aan de (arbeids)duur van de dienstbetrekking/ werkervaringsplaats). De ontvangsten die door of vanwege de werknemer worden ontvangen o.g.v. de ziektewet of een arbeidsongeschiktheidsvoorziening moeten overeenstemmen met de daadwerkelijk ontvangen bedragen De bedragen met betrekking tot de arbeidsgehandicapten dienen overeen te stemmen met de vermelde aantallen maal voor het betreffende jaar geldende bedrag (eventueel gerelateerd aan de arbeidsduur van een dienstverband en deeltijd/voltijd). 6B Onderzoek naar de gegevens in de kostenopgave 1. Vaststellen dat de in de kostenopgave verantwoorde en berekende bedragen juist en volledig zijn en aansluiten met de (gemeentelijke) administratie terzake. 2. Vaststellen dat de in de kostenopgave opgenomen gegevens omtrent aantallen dienstbetrekkingen, aantallen fte s (pagina 2 van de kostenopgave) volledig en juist zijn. 14
3. Vaststellen dat: a) de in de kostenopgave verantwoorde bedragen onder: subsidieoverschot voorgaand verantwoordingsjaar, inkomsten t.b.v. van het verantwoordingsjaar (w.o. ontvangen inleenvergoedingen voor dienstbetrekkingen en subsidieoverschot voorgaand verantwoordingsjaar t.l.v. de Wsw), uitgaven in het verantwoordingsjaar (w.o. overgeboekt dan wel betaald subsidieoverschot voorgaand verantwoordingsjaar t.b.v. de Wsw) berekend voorlopig subsidieoverschot, bestemming voorlopig subsidieoverschot en het subsidieoverschot op dienstbetrekkingen, werkervaringsplaatsen en arbeidsgehandicapten (pagina 3 van de jaaropgave) volledig en juist zijn, aan de administratie zijn ontleend en aansluiten met de kostenopgave en vaststellingsbeschikking (bij door het ministerie opgelegde correcties) voorgaand jaar. b) bij de doorberekende kosten voor dienstbetrekkingen is uitgegaan van de werkelijke kosten (en niet van een percentage van de totale kosten). c) bij de kosten voor dienstbetrekkingen de tegemoetkomingen uit hoofde van ziekengeld en WVA zijn verrekend. d) bij het bepalen van de subsidie voor de werkervaringsplaatsen rekening is gehouden met de maximumsubsidie van 12 maanden en dat er geen deeltijdfactor is toegepast. 4. Vaststellen dat: a) de in de kostenopgave verantwoorde bedragen (en aantallen personen) voor beschikbaar scholings- en activeringsbudget verantwoordingsjaar (w.o. de terugontvangsten van derden), de uitgaven ten laste van het beschikbare budget, de bedragen berekening overschot / tekort, de uitgaven gedaan ten behoeve van arbeidsgehandicapten (Rea), de uitgaven in het kader van de sluitende aanpak volledig en juist zijn en aan de administratie zijn ontleend en aansluiten met de jaaropgave en vaststellingsbeschikking (bij door het ministerie opgelegde correcties) voorgaand jaar. b) de uitgaven ten laste van het beschikbare budget in het verantwoordingsjaar zijn betaald. 5. Vaststellen dat: a) de in de kostenopgave verantwoorde bedragen (en aantallen personen) voor beschikbaar scholing- en activeringsbudget t.b.v. niet-uitkeringsgerechtigden en Anw-gerechtigden, de uitgaven in het verantwoordingsjaar t.b.v. scholing, incentives en activering volledig en juist zijn en aan de administratie zijn ontleend. b) de uitgaven ten laste van het beschikbare budget in het verantwoordingsjaar zijn betaald. 15
6. Vaststellen dat gebruik is gemaakt van het van toepassing zijnde model voor de kostenopgave en dat deze volledig en tekstmatig ongewijzigd is ingevuld. De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (M. Rutte) 16