BIJZONDER BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR DIENSTEN MET ALS VOORWERP COÖRDINATIE VAN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN -2015F0508 OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur Brussels Instituut voor Milieubeheer Ontwerper Afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Durzame gebouwen, Nathalie Perrault Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel
Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 4 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES... 6 I.9 VERBINTENISTERMIJN... 6 I.10 GUNNINGSCRITERIA... 6 I.11 PRIJSHERZIENINGEN... 7 I.12 VARIANTEN... 7 I.13 KEUZE VAN OFFERTE... 7 I.14 VIA BEGELEIDINGSCOMITÉ... 8 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 9 II.1 LEIDEND AMBTENAAR... 9 II.2 VERZEKERINGEN... 9 II.3 BORGTOCHT... 9 II.4 LOOPTIJD EN UITVOERINGSTERMIJN...10 II.5 BETALINGSTERMIJN...10 II.6 WAARBORGTERMIJN...10 II.7 OPLEVERING...10 II.8 ILLEGAAL VERBLIJVENDE ONDERDANEN...12 II.9 LOON VERSCHULDIGD AAN WERKNEMERS...12 III. TECHNISCHE BEPALINGEN... 14 III.1 VOORWERP VAN DE OPDRACHT...14 III.2 DOELSTELLINGEN VAN DE OPDRACHT...14 III.3 INHOUD VAN DE OPDRACHT...14 III.4 BELANG VAN DE SAMENWERKING TUSSEN DE DIENSTVERLENER EN LEEFMILIEU BRUSSEL - BIM...16 III.5 WERKTALEN...17 III.6 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER (EN ZIJN EVENTUELE ONDERAANNEMERS)...17 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER... 20 BIJLAGE B : INVENTARIS... 22 Blz. 2
Ontwerper Naam: Afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Durzame gebouwen Adres: Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Contactpersoon: Mevrouw Nathalie Perrault Telefoon: 027757639 E-mail: nperrault@environnement.irisnet.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. 6. Wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. Blz. 3
I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: COÖRDINATIE VAN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN. De opdracht kan 1 keer verlengd worden. I.2 Identiteit van de opdrachtgever Brussels Instituut voor Milieubeheer Havenlaan 86C/3000 1000 Brussel I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De dienstverlener kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) * In toepassing van artikel 60 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een attest toe dat aangeeft dat ze Blz. 4
overeenkomstig de wettelijke bepalingen betreffende de sociale zekerheid in het land waarin ze zijn ingeschreven handelen * In navolging van art. 63 van het KB van 15 juli 2011 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. De buitenlandse inschrijvers voegen bij hun offerte een attest toe dat aangeeft dat ze overeenkomstig de wettelijke bepalingen betreffende de professionele fiscale wetgeving in het land waarin ze zijn ingeschreven handelen. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelneming of offertes, al naargelang. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) niet van toepassing Minimumeisen: niet van toepassing Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. Minimumeisen: *Een minimale ervaring wat betreft ontwerp, advies of beheer van duurzame gebouwen (minimum bedrag van 15 000 excl. btw). *Een minimale ervaring op het vlak van projectcoördinatie en -beheer, namelijk: coördinatie van diverse betrokken actoren met budgettair en administratief beheer van het project (minimaal bedrag 15 000 excl. btw). I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands of Frans en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Blz. 5
I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting en het besteknummer (2015F0508) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: Brussels Instituut voor Milieubeheer Afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Durzame gebouwen Mevrouw Nathalie Perrault Havenlaan 86C/3000 1000 Brussel De drager overhandigt de offerte aan mevrouw Nathalie Perrault of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Havenlaan 86c/3000 te 1000 brussel zaal Capreolus 5de verdieping Datum: 7 september 2015 om 10.00 uur I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 55 2 De bekwaamheid van de inschrijver om een groot project te beheren 45 => Te leveren document: een methodologische nota van max. 3 pagina's, die het volgende Blz. 6
moet bevatten: 1) een deel "diagnose - algemene verbeteringen voor de Gids": (webtool - inhoud - eventueel andere) 2) voorstellen voor een partnerschapsstrategie met de Brusselse en Belgische actoren uit de duurzame bouwsector om de complementariteit van de Gids met andere hulpmiddelen voor professionals te versterken 3) actievoorstellen om de Gids Duurzame Gebouwen te promoten bij het doelpubliek Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. I.11 Prijsherzieningen De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = (herzieningscoëfficiënt (k) - 1) * herzienbaar gedeelte k = cpi/cpi CPI = consumptieprijsindex op de dag van de opening van de offertes. cpi = dezelfde index op de besteldatum. I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan. Blz. 7
I.14 Via begeleidingscomité Voor de opdracht wordt een begeleidingscomité opgericht. Dit comité is paritair samengesteld uit vertegenwoordigers van het opdrachtgevend bestuur en vertegenwoordigers van de dienstverlener. Het comité wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van het opdrachtgevend bestuur. Hij staat in voor de administratieve coördinatie van de opdracht en gaat na of ze goed wordt uitgevoerd, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van dit bijzonder bestek. Het comité komt een eerste keer samen tijdens de eerste twee weken die volgen op de verzending van het dienstorder vóór de aanvang van de opdracht en vervolgens zo vaak als nodig voor de goede uitvoering van de opdracht. De dienstverlener stelt het verslag op van alle vergaderingen van het begeleidingscomité en bezorgt het BIM via e-mail een ontwerp van verslag binnen 10 werkdagen na de vergadering. Vervolgens stuurt het BIM het verslag naar de leden van het begeleidingscomité. Blz. 8
II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding over de uitvoering van de diensten zal gebeuren door de leidend ambtenaar: Naam: mevrouw Nathalie Perrault Adres: Brussels Instituut voor Milieubeheer, Havenlaan 86C/3000 te 1000 Brussel Telefoon: 027757639 E-mail: nperrault@environnement.irisnet.be II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. II.3 Borgtocht Basisopdracht COÖRDINATIE VAN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN : Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5% van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. Verlenging COÖRDINATIE VAN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN : De borgtocht die voor de oorspronkelijke opdracht werd gesteld wordt van rechtswege overgedragen op de verlengde opdracht. De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende zending. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid. Wanneer de opdrachtnemer de borgtocht niet stelt binnen de vermelde termijn, kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 29 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de borgtocht. Blz. 9
II.4 Looptijd en uitvoeringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 24 maanden De opdracht kan 1 keer verlengd worden. Na de laatste verlenging zal in ieder geval geen enkele nieuwe bestelling kunnen gebeuren in uitvoering van dit contract. Indien de opdracht niet wordt verlengd kan de dienstverlener hiervoor geen schadevergoeding eisen. II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Wat de diensten betreft, wordt de betaling uitgevoerd overeenkomstig de in het bijzonder bestek vastgelegde modaliteiten, voor zover het opdrachtgevend bestuur binnen de opgelegde termijnen de andere eventuele gevraagde documenten heeft ontvangen. Elke factuur: - wordt gedateerd - vermeldt het referentienummer van het BIM-dossier: "dossiernr.: 2015F0508" - vermeldt de btw - draagt op het einde de vermelding "voor echt en deugdelijk verklaard voor de som van XXX euro (voluit geschreven)" - wordt ondertekend door de opdrachtnemer - is vergezeld van eventueel andere gevraagde documenten, evenals van een overzicht van de gepresteerde diensten in verband met de factuur - het uittreksel van het verslag van het begeleidingscomité dat de in de schuldvordering bedoelde gepresteerde prestaties goedkeurt. De schuldvorderingen moeten naar het BIM worden gestuurd, ter attentie van mevr. Nathalie Perrault- afdeling Energie, Lucht, Klimaat en Duurzame Gebouwen, Departement Technische stimulering duurzame gebouwen II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. II.7 Oplevering Bij het verstrijken van de termijn van 30 dagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt, naar gelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, is het aan de dienstverlener om de leidend ambtenaar bij een aangetekende zending hiervan in kennis te stellen en hem bij deze gelegenheid te vragen om tot de oplevering over te gaan. Binnen de 30 dagen die volgen op de Blz. 10
ontvangst van de aanvraag van de dienstverlener wordt naargelang het geval, een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Blz. 11
II.8 Illegaal verblijvende onderdanen Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/2, vierde lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt, onthoudt deze onderneming zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot de aanbestedende instantie een bevel in andere zin zou geven. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/2, eerste dan wel tweede lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze onderneming; - ofwel door middel van de in artikel 35/12 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking, dat zij een of meerdere illegaal verblijvende onderdanen van een derde land in België tewerkstelt. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/2 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer een illegaal verblijvende onderdaan van een derde land tewerkstelt; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de onderneming is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verdere onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. II.9 Loon verschuldigd aan werknemers Wanneer de opdrachtnemer of onderaannemer het in artikel 49/1, derde lid van het Sociaal Strafwetboek bedoelde afschrift ontvangt van kennisgeving waarmee zij ervan in kennis wordt gesteld dat zij een zwaarwichtige inbreuk heeft begaan op de verplichting haar werknemers tijdig het loon te betalen waarop deze recht hebben, onthoudt zij zich ervan, met onmiddellijke ingang, de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, en wel tot zij het bewijs voorlegt aan de aanbestedende instantie dat de betrokken werknemers integraal zijn uitbetaald. Hetzelfde geldt wanneer de voormelde opdrachtnemer of onderaannemer ervan in kennis wordt gesteld: - ofwel, naargelang, het geval, door de opdrachtnemer of de aanbestedende instantie, dat zij de in artikel 49/1, eerste lid, van het Sociaal Strafwetboek bedoelde kennisgeving heeft ontvangen die betrekking heeft op deze opdrachtnemer of onderaannemer; - ofwel door middel van de in artikel 35/4 van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers bedoelde aanplakking. De opdrachtnemer of onderaannemer is er bovendien toe gehouden een clausule op te nemen in de onderaannemingsovereenkomst die zij desgevallend zou sluiten, op grond waarvan: 1 de onderaannemer er zich van onthoudt de plaats van uitvoering van de opdracht nog verder te betreden of nog verder uitvoering aan de opdracht te geven, indien uit een in uitvoering van artikel 49/1 van het Sociaal Strafwetboek opgestelde kennisgeving blijkt dat deze onderaannemer op Blz. 12
zwaarwichtige wijze tekortschiet in zijn verplichting het aan zijn werknemers verschuldigde loon tijdig uit te betalen; 2 de niet-naleving van de onder 1 gestelde verplichting aanzien wordt als een ernstige tekortkoming in hoofde van de onderaannemer, ingevolge waarvan de opdrachtnemer is gemachtigd de overeenkomst te verbreken; 3 de onderaannemer ertoe is gehouden een soortgelijke clausule als onder 1 en 2 op te nemen in de onderaannemingsovereenkomsten en ervoor te zorgen dat dergelijke clausules ook in de verder onderaannemingsovereenkomsten worden opgenomen. Blz. 13
III. Technische bepalingen III.1 Voorwerp van de opdracht De opdracht heeft als doel de evolutie van de Gids Duurzame Gebouwen te coördineren, namelijk: de opvolging van de taken van de technische expertisepool, van de inschrijver voor de verbetering van de bestaande inhoud, voor de vertaling, evenals van de webmaster, het webontwikkelingsbureau en de deskundigen van het BIM. De controle van de kwaliteit en de coherentie van de ontwikkelde inhoud maakt deel uit van de doelstellingen van deze "coördinatieopdracht". III.2 Doelstellingen van de opdracht Het hoofddoel van deze opdracht, en andere aanverwante opdrachten, is om de niet afgewerkte delen van de "huidige opdracht die momenteel wordt afgerond" te vervolledigen. Het is de bedoeling dat de onderwerpen die aan bod komen in de Gids Duurzame Gebouwen gericht en praktisch zijn en geïllustreerd worden met concrete gevallen, waarbij de in te voeren en te vermijden acties en maatregelen worden toegelicht. De nieuwe versie van de gids moet een uitstekende samenvattende informatiebron zijn, zowel op technisch als op didactisch vlak (veel illustraties, becijferde gegevens, details,...). Bij de uitwerking van de gids moet rekening worden gehouden met de strategieën die zijn ontwikkeld in het kader van de oorspronkelijke opdracht en moeten beslissingsbomen worden opgenomen die het hele proces van "ontwerp, uitvoering, gebruik, levenseinde" van het gebouw in aanmerking nemen. Meer informatie over de evolutie van de Gids Duurzame Gebouwen betreffende de inhoud, de structuur en de vorm ervan kan worden teruggevonden in bijlage 1. (ftp://batimentdurable:batimentdurablepwd@ftp2.ibgebim.be LET OP: deze link moet worden ingevoerd in Windows Explorer, en in geen geval in Internet Explorer.) De dienstverlener kan rekenen op het opdrachtgevend bestuur (in het bijzonder de persoon die de evoluties van de gids de voorbije 2 jaar heeft opgevolgd) om hem bij te staan bij de uitvoering van zijn taken en het bepalen van de richtsnoeren, vooral in het begin van de opdracht. De verschillende taken worden toegelicht in het volgende punt "inhoud van de opdracht". Van de opdrachtnemer wordt in dat verband enige flexibiliteit verwacht. Het is immers mogelijk dat deze taken licht zullen wijzigen naarmate de projecten vorderen. III.3 Inhoud van de opdracht 1. COÖRDINATIE, ORGANISATIE EN OPVOLGING VAN DE OPDRACHTEN BETREFFENDE DE ONTWIKKELING EN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS (TECHNISCHE DESKUNDIGEN, VERBETERING VAN DE BESTAANDE INHOUD, VERTALING, WEBMASTER & WEBONTWIKKELING) De dienstverlener zal de evolutie van de Gids Duurzame Gebouwen coördineren, organiseren en opvolgen. Hij moet de leiding nemen over de dienstverleners die werken aan de ontwikkeling en de evolutie van de gids, en hen aanmoedigen. De opdracht heeft betrekking op verschillende taken: Opvolging van de opdrachten die verband houden met de evolutie van de gids De dienstverlener staat in voor de opvolging van de andere opdrachten die verband houden met de evolutie van de Gids Duurzame Gebouwen. Als vertegenwoordiger van het BIM zorgt de dienstverlener ervoor dat de voornoemde opdrachten zo goed mogelijk worden uitgevoerd in termen Blz. 14
van de planning en de inhoud. Indien nodig stuurt hij de lopende opdrachten bij, evenals de begeleidingscomités van deze opdrachten. Hij ziet erop toe dat het door de dienstverleners van deze opdrachten te leveren werk en de in de bijzondere bestekken van deze opdrachten beschreven doelstellingen op elkaar zijn afgestemd. Coördinatie van de verschillende partijen die betrokken zijn bij de ontwikkeling van de Gids Duurzame Gebouwen: - coördinatie tussen de deskundigen van de "expertisepool" en het bureau dat instaat voor de vertaling, - coördinatie van de inschrijver die belast is met de verbetering van de bestaande inhoud en het vertaalbureau, - organisatie en beheer van de revisies door de "BIM-deskundigen", - coördinatie tussen de BIM-deskundigen en de deskundigen van de "expertisepool" Coördinatie, aansluiting op en/of integratie van de door andere departementen van Leefmilieu Brussel ontwikkelde hulpmiddelen "Duurzame Gebouwen", evenals de coördinatie en de opvolging van de leercyclus De dienstverlener volgt de ontwikkeling van de hulpmiddelen en de acties Duurzame Gebouwen op die worden gelanceerd en ondersteund door andere departementen van de Directie Energie (zie bijlage: ftp://batimentdurable:batimentdurablepwd@ftp2.ibgebim.be) en ziet erop toe dat deze goed aansluiten op/worden opgenomen in de Gids Duurzame Gebouwen. Daarnaast moet hij ervoor zorgen dat de leercyclus die het mogelijk maakt om de feedback op het terrein afkomstig van andere hulpmiddelen/initiatieven van Leefmilieu Brussel te integreren, (zoals de opleidingen/de voorbeeldgebouwen/de facilitatoren/plage/...), operationeel is. 2. KWALITEITSCONTROLE Via de revisie van de opgestelde documenten en verbeteringsvoorstellen in aansluiting op degene die werden gedaan aan de betrokken spelers, zorgt de dienstverlener ervoor dat de deliverables van de verschillende dienstverleners beantwoorden aan de doelstellingen van de Gids Duurzame Gebouwen en aansluiten bij het kader dat werd gecreëerd om aan deze doelstellingen te voldoen. Deze kwaliteitscontrole heeft betrekking op de inhoud en de vorm. Technisch niveau van de inhoud De dienstverlener ziet toe op de technische opvolging van de opgestelde inhoud. Hij gaat na of de verstrekte informatie (technische inhoud) beantwoordt aan de onderstaande doelstellingen, bepaalt de probleempunten en coördineert de opvolging om ze te verhelpen. Er wordt aan de dienstverlener dus niet gevraagd om de ontwikkelde technische inhoud te valideren, maar wel om ervoor te zorgen dat deze beantwoordt aan de doelstellingen en indien nodig de validatie ervan te organiseren. Het gaat er enerzijds om de validatiebehoeften te identificeren en anderzijds om de validatie van de inhoud en de vorm ervan te ondersteunen. Coherentie en homogeniteit van de inhoud De dienstverlener ziet toe op de coherentie van de inhoud en op de volledigheid van de technische informatie, zowel binnen een fiche als tussen de fiches van een welbepaald thema of tussen verschillende thema's. Vorm en structuur van de inhoud De dienstverlener ziet erop toe dat de toon en de gebruikte formuleringen overeenstemmen met het gewenste technische en wetenschappelijke niveau, namelijk dat van een professioneel publiek van Blz. 15
ontwerpers / bouwheer / studiebureaus,... en dat de informatie op een coherente en homogene manier is gestructureerd in alle fiches. Om het redactiewerk van de gids eenvormig te maken, werd een "Handleiding voor de redacteur" opgesteld. Deze wordt aan de dienstverlener en de redacteurs (deskundigen en revisoren) bezorgd. De dienstverlener zorgt ervoor dat de ontwikkelde inhoud overeenstemt met de richtlijnen van de redacteurshandleiding en aansluit bij de typestructuur van de aanbevelingen en de gids (zie "Handleiding voor de redacteur"), om de inhoud goed te kunnen opnemen in de structuur van de webtool en een goede werking van de filters en transversale lezingen te garanderen. 3. ONTWIKKELING EN OPVOLGING VAN HET EVOLUTIEKADER VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN Om te garanderen dat de in de gids verstrekte informatie zowel op het vlak van de gegevens als wat betreft de voorgestelde technieken en concepten up-to-date is, worden verschillende benaderingen toegepast met het oog op de uitwerking en de permanente evolutie van de gids. Het gaat onder meer om thematische rondetafels, feedback van gebruikers, feedback op basis van de leercycli (facilitatoren, opleidingen), enz. De dienstverlener coördineert deze verschillende initiatieven en ontwikkelt een kader om ze te integreren en de permanente evolutie van de gids te ondersteunen. Dit kader biedt de mogelijkheid om de voorstellen betreffende de opname van nieuwe inhoud, nieuwe doelgroepen, nieuwe invalshoeken,... te ondersteunen. De verschillende taken op het vlak van de coördinatie en de kwaliteitscontrole bieden de dienstverlener eveneens stof tot nadenken over de identificatie en de verbeteringsnoden van de gids en de webtool. Binnen het departement zal een methodologische gedachtewisseling op gang worden gebracht over de manier waarop de regelmatige updates van de inhoud van de gids moeten worden uitgevoerd en een eventuele nood aan bijkomende ontwikkelingen moet worden geïdentificeerd (opname van nieuwe inhoud, nieuwe invalshoeken, openstelling naar een nieuw doelpubliek,...), om zodoende te beantwoorden aan de behoeften van het doelpubliek en de voortdurende evoluties van de opdracht. De dienstverlener zal de gedachtewisseling aanwakkeren en in goede banen leiden. 4. ONDERSTEUNING BIJ DE ADMINISTRATIEVE EN BUDGETTAIRE OPVOLGING VAN DE OPDRACHTEN EN RAPPORTERING VAN DE VORDERINGSSTATEN AAN HET OPDRACHTGEVEND BESTUUR Wat de verschillende opdrachten betreft die hierop betrekking hebben, ondersteunt de dienstverlener de meer administratieve taken die onder meer gekoppeld zijn aan de budgettaire en administratieve opvolging betreffende de expertisepool en de rewriting/vertaling. III.4 Belang van de samenwerking tussen de dienstverlener en Leefmilieu Brussel - BIM Tijdens de verschillende fasen van het project wordt een samenwerking tot stand gebracht tussen het BIM en de dienstverlener. De dienstverlener brengt regelmatig verslag uit over de uitgevoerde taken (zie punt 2.7). 1. OVERLEG EN ARBITRAGE De beslissingen betreffende de door de dienstverlener uitgevoerde taken, de genomen richtingen in het kader van de projecten die hem worden toevertrouwd,... worden genomen in overleg met het opdrachtgevend bestuur en de dienstverlener. In dat verband zullen regelmatig begeleidingscomités, Blz. 16
werkvergaderingen en informele contacten plaatsvinden. Het overleg wordt in goede banen geleid door het opdrachtgevend bestuur (de leidende ambtenaar of zijn afgevaardigde). 2. RAADPLEGING VAN DE THEMATISCHE REFERENTIEPERSONEN VAN HET BIM In samenwerking en in verband met de expertisepool worden in het begin van de opdracht binnen redelijke termijnen enkele thematische referentiepersonen binnen het BIM ("BIM-deskundigen") geraadpleegd. Tijdens voorafgaande vergaderingen met deze referentiepersonen zal hen meer uitleg worden gegeven over het uit te voeren werk, de doelstellingen, de ingezette middelen, het kader van hun voorstellen, net als met de externe deskundigen (de dienstverleners van de opdracht "expertisepool"). De voorstellen van de referentiepersonen van het BIM zullen in aanmerking worden genomen en opgenomen bij de uitwerking van de fiches en middelen. Er wordt systematisch overleg en feedback georganiseerd over het in aanmerking nemen van hun voorstellen. Over het algemeen worden alle opties en fiches ter goedkeuring voorgelegd aan de thematische referentiepersonen van het BIM. De opgelegde termijn zal kort zijn, maar volstaan, en zal afhangen van de kwaliteit van de na te lezen en te becommentariëren informatie. III.5 Werktalen De dienstverlener moet beschikken over de nodige taalvaardigheden om een coördinerende rol te kunnen vervullen in de twee landstalen. Een goede beheersing van de twee landstalen is een heuse troef voor het goede verloop van de opdracht. III.6 Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener (en zijn eventuele onderaannemers) 1. DISCRETIEPLICHT De dienstverlener en zijn eventuele onderaannemers zijn gebonden tot discretieplicht met betrekking tot de informatie waarvan zij weet krijgen tijdens de uitvoering van deze opdracht. Alle resultaten, het didactisch materiaal, de evaluaties en verslagen, in hun geheel of voor een deel, die de dienstverlener opstelt in uitvoering van deze opdracht, zijn eigendom van het opdrachtgevend bestuur en mogen in geen geval worden meegedeeld aan derden zonder de schriftelijke goedkeuring van het opdrachtgevend bestuur. De dienstverlener mag deze aanbesteding wel vermelden als referentie. 2. STRIKTE GARANTIE VAN NEUTRALITEIT Er wordt uitdrukkelijk gevraagd dat de dienstverlener en zijn eventuele onderaannemers zich ertoe verbinden een strikte neutraliteit te garanderen in hun rol van deskundige. De inschrijver vermeldt in zijn offerte hoe hij deze neutraliteit zal garanderen. In het kader van de uitvoering van zijn opdracht zal de dienstverlener zich, tijdens de contacten die hij zou kunnen hebben met betrekking tot deze opdracht, enkel profileren als "opdrachtnemer van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en Leefmilieu Brussel - BIM". Blz. 17
Elk document (externe brief, visual,...) met betrekking tot dit project toont op de voorgrond de logo's van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en het BIM en dragen de vermelding "project op initiatief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest - Leefmilieu Brussel". Commerciële neutraliteit De dienstverlener en zijn eventuele onderaannemers zullen de diverse betrokken partijen tijdens de uitvoering van de opdracht (deskundigen, revisoren, professionals,...) op geen enkele manier actief en commercieel benaderen, en dit gedurende de volledige looptijd van de opdracht. Het feit dat hij deze opdracht uitvoert, geeft de inschrijver geen enkel automatisch recht met betrekking tot de identificatie van zijn naam of zijn merk. Neutraliteit op het vlak van de inhoud van de gids Als het kritische standpunt van de dienstverlener of de deskundigen over een onderwerp verschilt van dat van het opdrachtgevend bestuur, wordt rekening gehouden met het kritische standpunt van deze laatste. Als een element van de inhoud lijkt in te druisen tegen de door het opdrachtgevend bestuur onderschreven principes, brengt de inschrijver het opdrachtgevend bestuur hiervan onmiddellijk op de hoogte en neemt vervolgens de gepaste maatregelen om dit te verhelpen (zoeken naar bijkomende informatie, beslechting,...). Blz. 18
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP COÖRDINATIE VAN DE EVOLUTIE VAN DE GIDS DUURZAME GEBOUWEN Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: GSM: Fax: E-mail: Contactpersoon: Open offerteaanvraag vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage. Algemene inlichtingen Blz. 20