Huishoudelijk Reglement der Utrechtse Studievereniging voor Cognitieve Kunstmatige Intelligentie Incognito Als vastgesteld door de ALV op 28 februari 2011 Begripsbepaling De vereniging - De Utrechtse Studievereniging voor Cognitieve Kunstmatige Intelligentie Incognito De statuten - De statuten van de vereniging Het huishoudelijk reglement - Het huishoudelijk reglement van de vereniging De ALV - De Algemene Ledenvergadering van de vereniging Het ledenregister - De leden van de vereniging Het verenigingsjaar - Het verenigingsjaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus Het boekjaar - Het boekjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december Artikel 1 ALGEMEEN Behoudens de wettelijke bepalingen en het bepaalde in de statuten worden de inwendige aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit huishoudelijk reglement, door het reglement taakomschrijvingen commissies, door verdere ondersteunende reglementen en door de besluiten van de ALV. 1
Artikel 2 Binnen de vereniging geldt dat alle communicatie ook per elektronische post mag plaatsvinden. Waar gesproken wordt over schriftelijke communicatie omvat dit ook de elektronische post. Artikel 3 LIDMAATSCHAP 1. Personen die aan de Universiteit Utrecht Kunstmatige Intelligentie, Artificial Intelligence, een premasterprogramma voor Artificial Intelligence, de minor Kunstmatige Intelligentie, of Liberal Arts and Sciences met hoofdrichting Kunstmatige Intelligentie studeren mogen lid worden van de vereniging. 2. Personen die lid van de vereniging willen worden, maar niet aan de Universiteit Utrecht Kunstmatige Intelligentie, Artificial Intelligence, een premasterprogramma voor Artificial Intelligence, de minor Kunstmatige Intelligentie of Liberal Arts and Sciences met hoofdrichting Kunstmatige Intelligentie studeren, mogen lid worden met toestemming van het bestuur. 3. Personen die lid van de vereniging willen worden dienen een schriftelijk verzoek daartoe in bij het bestuur. Gedurende het gehele verenigingsjaar is het mogelijk lid te worden van de vereniging. Artikel 4 1. Het lidmaatschap duurt van het moment van inschrijven tot het moment dat men niet meer Kunstmatige Intelligentie, Artificial Intelligence, een premasterprogramma voor Artificial Intelligence, de minor Kunstmatige Intelligentie of Liberal Arts and Sciences met hoofdrichting Kunstmatige Intelligentie studeert. 2. De duur van het lidmaatschap van personen die onder andere voorwaarden lid zijn geworden wordt direct bij aanvang van het lidmaatschap bepaald door het bestuur. 3. Personen die hun lidmaatschap voortijdig willen beëindigen dienen een schriftelijke kennisgeving daarvan in bij het bestuur. Artikel 5 1. Leden van de vereniging betalen bij aanvang van het lidmaatschap een eenmalige bijdrage en daarnaast jaarlijks een contributie. Oud-leden die opnieuw lid worden betalen niet nogmaals de eenmalige bijdrage. 2
2. Het bedrag van de eenmalige bijdrage en de contributie wordt uitsluitend gewijzigd met goedkeuring van de ALV; hiertoe dient het bestuur een voorstel in dat in de oproep van de vergadering vermeld wordt. 3. De eenmalige bijdrage en de contributie bedragen, ongeacht het moment van inschrijven, de door de ALV bepaalde eenmalige bijdrage en contributie. 4. De verschuldigde eenmalige bijdrage en de eerste verschuldigde contributie dienen binnen 4 weken na het aangaan van het lidmaatschap te zijn voldaan. De overige verschuldigde contributie dient ieder jaar binnen 4 weken na aanvang van het verenigingsjaar te zijn voldaan. 5. Wanneer een lid na het verstrijken van de onder lid 4 genoemde termijnen de verschuldigde eenmalige bijdrage of de verschuldigde contributie niet heeft betaald zal het bestuur één herinnering versturen naar het desbetreffende lid. Wanneer het lid binnen het verstrijken van 2 weken na het versturen van deze herinnering nog niet aan zijn financiële verplichtingen jegens de vereniging heeft voldaan, kan deze ontzet worden als bepaald in artikel 8 van de statuten. 6. Onder geen beding is restitutie van de eenmalige bijdrage of de contributie mogelijk. 7. Het staat de vereniging vrij van de leden een bijdrage te verlangen voor deelname aan een activiteit die de vereniging ontplooit. Het totaal van de bijdrage mag de werkelijk gemaakte kosten overschrijden. Artikel 6 Deelname aan verenigingsactiviteiten is voorbehouden aan leden en oud-leden tenzij het bestuur anders bepaalt. Artikel 7 BESTUUR 1. Het bestuur van de vereniging bestaat uit het dagelijks bestuur en de bestuursleden ABC, Après-CKI en Communicatie. 2. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. 3
Artikel 8 Het bestuur stelt een jaarverslag op, welk uiterlijk 2 weken na de wisselings-alv af dient te zijn. Artikel 9 1. De voorzitter roept de bestuursvergadering bijeen. 2. De voorzitter is verantwoordelijk voor de interne coördinatie binnen het bestuur en binnen de vereniging. 3. De voorzitter is eindverantwoordelijk voor Aluminium. Artikel 10 1. De secretaris voert de correspondentie van de vereniging. 2. De secretaris houdt de administratie en het archief van de vereniging bij. 3. De secretaris is eindverantwoordelijk voor de StoCKI. Artikel 11 1. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging. 2. De penningmeester onderhoudt een boekhouding, waarin inkomsten en uitgaven van de vereniging worden vermeld. 3. De penningmeester brengt een financieel jaarverslag uit over het afgelopen boekjaar aan de ALV. Ten minste twee weken voorafgaand aan deze ALV dient het jaarverslag ter controle te worden voorgelegd aan de kascommissie. Ten minste één week voorafgaand aan de ALV dient het jaarverslag te worden gepubliceerd ter inzage voor alle leden. 4. De penningmeester presenteert uiterlijk twee weken voor het einde van het boekjaar de begroting voor het volgende boekjaar aan de ALV. Ten minste één week voorafgaand aan de ALV dient de begroting te worden gepubliceerd ter inzage voor alle leden. 5. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de BooCKI. Artikel 12 1. Het bestuurslid ABC is voorzitter van de ABC. 4
2. Het bestuurslid ABC is eindverantwoordelijk voor de ABC, de SpoCKI en de rol van de vereniging binnen de Nederlandse Studievereniging voor Kunstmatige Intelligentie (NSVKI). Artikel 13 1. Het bestuurslid Après-CKI is voorzitter van de Après-CKI. 2. Het bestuurslid Après-CKI is eindverantwoordelijk voor de Après-CKI, de TapCo en de PriCKI. Artikel 14 1. Het bestuurslid Communicatie is voorzitter van de AiAiAi en de LoeCKI. 2. Het bestuurslid Communicatie is eindverantwoordelijk voor de AiAiAi en de LoeCKI. Artikel 15 Een der bestuursleden is verantwoordelijk voor de rol van de vereniging binnen het Studieverenigingenoverleg (SVO) Geesteswetenschappen. Artikel 16 1. Het bestuur is bevoegd om, wanneer één of meer bestuursleden niet langer deel uitmaken van het bestuur, de opengevallen plaatsen te doen bezetten door één of meer personen die het vertrouwen genieten. Dit geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur tot de eerstvolgende ALV. 2. Het bestuur kan een voorstel doen tot een tussentijdse wijziging in haar samenstelling of functieverdeling. Dit dient goedgekeurd te worden door de ALV. Artikel 17 1. Het bestuur vergadert wanneer zij dit nodig acht. 2. De voorzitter of zijn plaatsvervanger, aan te wijzen door het bestuur, leidt de bestuursvergadering. 3. De secretaris of zijn plaatsvervanger, aan te wijzen door de voorzitter, houdt notulen van de bestuursvergadering. Deze zijn openbaar voor leden tenzij het bestuur anders beslist. 5
4. Bestuursvergaderingen zijn openbaar tenzij het bestuur geheimhouding nodig acht. Leden die bij de bestuursvergadering aanwezig wensen te zijn dienen dit voor aanvang van de vergadering aan te geven bij het bestuur. 5. Het bestuur is verplicht tot geheimhouding over het tijdens de bestuursvergadering besprokene wanneer de meerderheid van het bestuur daartoe besluit. Artikel 18 1. Het bestuur wordt eenmaal per jaar door de ALV benoemd, de ALV waarop dit gebeurt is de wisselings-alv. 2. In de aankondiging van de wisselings-alv wordt vermeld dat leden de mogelijkheid hebben kandidaat-besturen voor te dragen. De kandidaat-besturen moeten uiterlijk twee weken voor de wisselings-alv schriftelijk bij het aftredende bestuur bekend zijn. Het aftredende bestuur doet zelf ook een voordracht van een kandidaatbestuur volgens de procedure als vastgelegd in artikel 19. Alle kandidaat-besturen hebben het recht om ingewerkt te worden. 3. Wanneer op de wisselings-alv geen enkel kandidaat-bestuur is verkozen kan stemming plaatsvinden over individuele personen die zich kandidaat hebben gesteld voor een functie in het bestuur. Ook tijdens de wisselings-alv kunnen individuele personen zich kandidaat stellen voor een functie in het bestuur en een kandidaat voor een vacature kan, als hij niet verkozen wordt, zich kandidaat stellen voor een andere functie. Artikel 19 1. Minimaal 14 weken voor de wisselings-alv dient er schriftelijk een oproep te worden gedaan aan het ledenregister waarin vermeld staat dat leden die geïnteresseerd zijn in een bestuursfunctie schriftelijk hun sollicitatie kunnen indienen bij het aftredende bestuur tot minimaal 10 weken voor de wisselings-alv. Deze sollicitatieperiode dient minimaal 4 weken te duren. 2. Zodra de sollicitatieperiode ten einde is deelt het aftredende bestuur aan alle sollicitanten mede wie de overige sollicitanten zijn. 3. Elk lid dat zich beschikbaar heeft gesteld voor een bestuursfunctie zal door het aftredende bestuur uitgenodigd worden om op gesprek te komen. Het aftredende bestuur zal op basis van deze gesprekken het kandidaat-bestuur samenstellen dat zij zal voordragen op de wisselings-alv. 4. Minimaal 8 weken voor de wisselings-alv heeft het aftredende bestuur een mogelijk kandidaat-bestuur samengesteld waarmee zij in overleg zal gaan. 6
5. Minimaal 6 weken voor de wisselings-alv heeft het aftredende bestuur een kandidaatbestuur samengesteld en bekendgemaakt aan de vereniging. Voor de bekendmaking zijn alle leden die op gesprek zijn geweest op de hoogte gesteld van deze uitkomst. 6. Minimaal 6 weken voor de wisselings-alv krijgt het voorgedragen kandidaatbestuur van het aftredende bestuur de nodige draaiboeken en begint de inwerkperiode die zal duren tot de wisselings-alv. Artikel 20 Het aftredende bestuur heeft de verantwoordelijkheid dat alle sollicitanten op de hoogte zijn van de sollicitatieprocedure als vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Artikel 21 ALGEMENE LEDENVERGADERING De ALV wordt niet gehouden gedurende academische vakanties of op zaterdagen of zondagen. Artikel 22 Het oproepen van de ALV geschiedt ten minste 2 weken van tevoren schriftelijk aan het ledenregister. Het oproepen van de wisselings-alv geschiedt ten minste 4 weken van tevoren op dezelfde wijze. Artikel 23 De voorzitter of zijn plaatsvervanger, aan te wijzen door het bestuur, leidt de ALV en kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. Artikel 24 De secretaris of zijn plaatsvervanger, aan te wijzen door de voorzitter, houdt notulen van de ALV. Deze worden vastgesteld door de ALV. Wanneer de notulen van de ALV zijn vastgesteld gelden deze als bewijs van het behandelde. 7
Artikel 25 De secretaris houdt een presentielijst bij van de ALV. Ieder lid dient deze bij binnenkomst te tekenen. Slechts zij die op de presentielijst staan, worden geacht bij de vergadering aanwezig te zijn geweest. Artikel 26 1. Tijdens een ALV zijn die leden stemgerechtigd, die ofwel fysiek aanwezig zijn en bij binnenkomst de presentielijst hebben getekend, ofwel zich door middel van een schriftelijke machtiging laten vertegenwoordigen door een ander stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is. 2. Het aantal geldige machtigingen als bedoeld in lid 1 bedraagt per stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is niet meer dan twee. 3. Bestuursleden kunnen slechts door mede-bestuursleden gemachtigd worden. 4. Geldige stemmen zijn: a. bij stemmingen waarbij personen gekozen moeten worden: stemmen die zijn uitgebracht op één kandidaat of groep van kandidaten; b. bij alle overige stemmingen: stemmen voor of tegen een in stemming gebracht voorstel. 5. Stemming geschiedt bij handopsteken, tenzij een stemgerechtigd lid dat fysiek aanwezig is een schriftelijke stemming gewenst acht. Artikel 27 De ALV stelt een kascommissie in, als bedoeld in artikel 14 lid 3 van de statuten, bestaand uit twee leden die het voorgaande verenigingsjaar geen functie hebben vervuld in het bestuur. Deze commissie heeft als taak te controleren of de penningmeester zijn functie correct uitvoert. Hiertoe zal de kascommissie regelmatig de boekhouding controleren alsmede het financieel jaarverslag van de penningmeester waarover een advies wordt gegeven aan de ALV. Artikel 28 COMMISSIES De vereniging kan haar taken door commissies laten uitvoeren. De taakomschrijvingen van commissies zijn vastgelegd in het reglement taakomschrijvingen commissies. Wijziging van dit reglement kan uitsluitend geschieden met goedkeuring van de ALV. 8
Artikel 29 1. Een commissievoorzitter wordt door het bestuur benoemd, geïnstalleerd en gedechargeerd. 2. De commissievoorzitter zit de commissie voor. Hij is aan het bestuur rekening en verantwoording schuldig. 3. De commissievoorzitter is verplicht voorafgaande een te organiseren activiteit een begroting in te dienen bij de penningmeester van de vereniging als het totaalbedrag de 50 euro overschrijdt. 4. De commissievoorzitter is verplicht na afloop van een activiteit een financieel verslag uit te brengen aan het bestuur. Artikel 30 1. De leden van de commissie worden door de commissievoorzitter in overleg met het bestuur benoemd. 2. Het bestuur is bevoegd om tussentijdse veranderingen aan te brengen in de samenstelling van een commissie. Artikel 31 Van de commissievergadering worden notulen gehouden. Deze zijn openbaar voor leden tenzij de commissie anders beslist. Artikel 32 1. Uitgaven gedaan ten behoeve van de vereniging kunnen bij het bestuur worden gedeclareerd, waarbij de honorering ter beoordeling van het bestuur is. 2. Alleen correct ingevulde declaraties voorzien van bijbehorende bon worden gehonoreerd. 3. Declaraties dienen uiterlijk één maand na de datum op de bon ingediend te worden. Later ingediende declaraties zullen niet gehonoreerd worden, tenzij het bestuur anders beslist. 4. Declaraties worden binnen drie weken na indiening betaald door de penningmeester. 9
Artikel 33 De eindverantwoordelijkheid voor iedere commissie (met uitzondering van de kascommissie) ligt bij een bestuurslid. Het bestuurslid kan deze eindverantwoordelijkheid invullen door zitting te nemen in de commissie en zo toezicht te houden, of op een andere wijze die door het bestuur geschikt geacht wordt. Artikel 34 Het bestuur kan te allen tijde een commissie instantiëren voor het uitvoeren van een bepaalde taak of het organiseren van een bepaalde activiteit. Deze commissie valt geheel onder de in het huishoudelijk reglement opgestelde regels en eventueel onder een daarvoor opgesteld protocol. Artikel 35 WIJZIGINGEN Het huishoudelijk reglement kan alleen op een ALV gewijzigd worden waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. Artikel 36 SLOTBEPALINGEN In de gevallen waarin de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorzien en de gevallen waarin er onenigheid is tussen het bestuur en een lid van de vereniging, beslist het bestuur. 10