Vergadering Raad van Bestuur Voorlegger Betreft Voorstel cliëntenparticipatie 113Online Aan Raad van bestuur Van Chantal Laurent, Age Niels Holstein, Jan Mokkenstorm Agendapunt 7 Datum 2 september 2014 Korte omschrijving De raad van bestuur heeft gevraagd om een voorstel voor cliëntenparticipatie. In bijgaande notitie is hiervoor een voorstel uitgewerkt. De wet verplicht 113Online om een cliëntenraad in te stellen. De kenmerken van de cliënten en de organisatie stellen mogelijk beperkingen aan het functioneren van een cliëntenraad. Deze notitie beschrijft hoe 113Online invulling kan geven aan zijn verplichtingen, rekening houdend met deze beperkingen. Financiële en personele consequenties Eerder genomen besluiten Voorgesteld besluit Bijlagen Naast de formele inspraak via de cliëntenraad, kan overwogen worden om andere meer laagdrempelige vormen van participatie mogelijk te maken. Voorgesteld wordt om hier nadere voorstellen voor te ontwikkelen. 15.000 euro per jaar t.b.v. de cliëntenraad Inzet van personeel voor de werving en selectie van kandidaten - De raad van bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: 1. De instelling van een cliëntenraad zoals voorgesteld op pagina 4. 2. De ontwikkeling van een participatiebeleid. Cliëntenparticipatie Stichting 113Online 0
Cliëntenparticipatie Stichting 113Online 1. Inleiding Cliëntenparticipatie is voor zorginstellingen een belangrijk onderwerp. Niet alleen omdat de wetgever zorginstellingen verplicht tot medezeggenschap via de instelling van cliëntenraden, maar ook uit kwaliteitsoverwegingen. De raad van bestuur van de stichting 113Online heeft gevraagd om een voorstel voor cliëntenparticipatie. In deze notitie is hiervoor een voorstel uitgewerkt. De raad van bestuur wordt gevraagd: a. Kennis te nemen van de notitie; b. In te stemmen met de voorgestelde beslispunten. 1.1 Aanpak Stichting 113Online is een zorgstelling in de zin van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi). Dit schept wettelijke verplichtingen, ook ten aanzien van de medezeggenschap van cliënten. In deze notitie wordt een voorstel gedaan voor de wijze waarop 113Online invulling kan geven aan deze verplichtingen, gelet op de specifieke kenmerken van de cliënten én de organisatie. Naast de wettelijke verplichtingen, zijn er ook andere overwegingen om cliënten inspraak te geven. Cliënten hebben ervaringsdeskundigheid die voor zorgverleners en instellingen waardevol kan zijn. Door cliënten mee te laten denken over de zorg en het beleid van de instelling, kan de zorg immers nog beter op de wensen en behoeftes van de cliënten worden afgestemd. Cliëntenparticipatie kan op verschillende manieren en op verschillende niveaus worden vormgegeven, naast de formele inspraak via de cliëntenraad. In paragraaf 4 wordt voorgesteld om hiervoor nadere plannen te ontwikkelen. De focus ligt in deze notitie op de wettelijke verplichtingen van de stichting. 1.2 Leeswijzer Paragraaf 2 beschrijft de verplichtingen uit de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) en de statutaire bepalingen m.b.t. de participatie van cliënten. Paragraaf 3 beschrijft de wijze waarop 113Online invulling kan geven aan deze verplichtingen. Paragraaf 4 gaat in op het concept cliëntenparticipatie. Paragraaf 5 vat de voorstellen in beslispunten samen. 1
2. Wettelijke en statutaire verplichtingen De Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) en de statuten van de stichting 113Online verplichten de organisatie tot de instelling van een cliëntenraad. 2.1 Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen Een cliëntenraad behartigt binnen het kader van de doelstellingen van de instelling de gemeenschappelijke belangen van de cliënten. De WMCZ kent aan de cliëntenraad een aantal rechten toe, te weten: het recht op informatie, het recht op overleg, het recht om te adviseren, het recht van enquête, en de bindende voordracht van een bestuurslid. Hieronder wordt kort ingegaan op het recht om te adviseren en de samenstelling van de cliëntenraad. Het recht op overleg, het recht van enquête, en de bindende voordracht van een bestuurslid zijn opgenomen in de statuten van de stichting en komen aan bod in paragraaf 2.2. 2.1.1 Het recht om te adviseren De cliëntenraad kan de zorgaanbieder gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen. De WMCZ bepaalt over welke onderwerpen de zorgaanbieder de cliëntenraad in ieder geval in de gelegenheid moet stellen om advies uit te brengen (artikel 3). Dit zijn onder andere: de bestuurssamenstelling; het overdragen van de zeggenschap of fusie of het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking met een andere instelling; een belangrijke wijziging in de organisatie; een belangrijke inkrimping, uitbreiding of wijziging van de werkzaamheden; de begroting en jaarrekening; het algemeen beleid m.b.t. de toelating van cliënten en de beëindiging van de zorgverlening aan deze cliënten; de systematische bewaking, beheersing of verbetering van de kwaliteit van de zorgverlening; de vaststelling of wijziging van de klachtenregeling. De zorgaanbieder kan alleen afwijken van een advies nadat daarover voor zover dat redelijkerwijze mogelijk is overleg met de cliëntenraad is gepleegd, én in een aantal gevallen (waaronder vaststelling of wijziging van de klachtenregeling) alleen na tussenkomst van een commissie van vertrouwenslieden. 2.1.2 Samenstelling De cliëntenraad dient zo veel mogelijk representatief te zijn voor de cliënten van de instelling. De zorgaanbieder bepaalt het aantal leden, de wijze van benoeming, welke personen tot lid kunnen worden benoemd en de zittingsduur van de leden. 2.1.3 Budget De zorgaanbieder dient een budget vast te stellen waarover de cliëntenraad ten behoeve van zijn werkzaamheden kan beschikken. De hoogte van het budget is niet bij wet bepaalt. 2
2.1.4 Aanpassing wetgeving Het kabinet wil de positie van cliënten in de zorg versterken. Daarvoor worden op dit moment nieuwe wetsvoorstellen voorbereidt, waaronder over medezeggenschap. Het is nog onduidelijk wanneer de nieuwe wet in werking treedt. Dit kan echter resulteren in strengere regels voor zorgaanbieders. Verwacht wordt dat zorgaanbieders meer middelen moeten gaan toekennen aan cliëntenraden. 2.2 Statutaire bepalingen In de statuten van de stichting 113Online zijn de rechten van de cliëntenraad als volgt opgenomen: De cliëntenraad moet door de raad van toezicht geïnformeerd worden over een voorgenomen benoeming of ontslag van een lid van de raad van bestuur. Indien een voorgenomen benoeming of ontslag een bestuurslid A betreft, dan moet de raad van toezicht de cliëntenraad in de gelegenheid stellen om hierover advies uit te brengen. Een bestuurslid A houdt zich in het bijzonder bezig met de dagelijkse gang van zaken binnen de stichting. De cliëntenraad moet door de raad van toezicht geïnformeerd worden over een voorgenomen benoeming van een lid van de raad van toezicht. Eén lid van de raad van toezicht dient te worden benoemd op bindende voordracht van de cliëntenraad, tenzij deze van de mogelijkheid een voordracht te doen, geen gebruik heeft gemaakt. Tenminste één maal per jaar moet, in aanwezigheid van de raad van toezicht, een vergadering met de cliëntenraad en met de raad van bestuur gehouden worden, waarin algemene gegevens worden verstrekt omtrent het beleid dat is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd binnen de stichting. De cliëntenraad is, tot slot, bevoegd tot het indienen van een schriftelijk verzoek bij de Ondernemingskader van het Gerechtshof te Amsterdam tot het instellen van een onderzoek naar het beleid en de gang van zaken van de stichting. In de statuten van Ex 6 is ten aanzien van de cliëntenraad alleen het volgende opgenomen: De raad van bestuur moet de jaarrekening ter bespreking aan de cliëntenraad voorleggen. 3. Cliëntenraad 113Online 3.1 Overwegingen 113Online is een zorginstelling. Dat brengt verplichtingen met zich mee. 113Online wenst aan deze verplichtingen te voldoen. Niet alleen omdat de wet dat vereist, maar ook omdat 113Online de cliënt en zijn kennis en ervaringen serieus neemt. Medewerkers geven bovendien aan behoefte te hebben aan een klankbord, om te toetsen of verbeteringen aansluiten bij de wensen en behoeften van cliënten. De kenmerken van de cliënten en de organisatie stellen echter mogelijk beperkingen aan de mate waarin 113Online aan de hierboven geschetste verplichtingen kan voldoen. 3
De wet geeft vergaande bevoegdheden aan de cliëntenraad. Dit veronderstelt dat de leden van een cliëntenraad over bepaalde competenties beschikken 1, waaronder: In staat zijn om aan te geven waar zich knelpunten voordoen in de zorg; In staat zijn om breder te denken dan de eigen situatie en ervaringen te vertalen naar algemene verbeterpunten; In staat zijn om met professionals van gedachten te wisselen en standpunten te verdedigen. Medewerkers van 113Online zijn van mening dat een deel van de cliënten in staat is om in een cliëntenraad te participeren. Het is echter de vraag of deze cliënten daartoe bereid zijn, gelet op het feit dat zij uit de anonimiteit moeten treden en dat als stigmatiserend kunnen ervaren. Ook de specifieke kenmerken van de zorgverlening digitaal en kortdurend stellen mogelijk beperkingen aan de werving van geschikte kandidaten. De organisatie is in beweging. Ook daar moet rekening mee worden gehouden. Het is daarom de vraag of de vergaande bevoegdheden die aan de cliëntenraad worden toegekend (bijvoorbeeld m.b.t. de samenstelling van de raad van toezicht) in deze fase opportuun zijn. 3.2 Voorstel Aan de raad van bestuur wordt voorgesteld om: 1. Een pragmatische aanpak te kiezen: 113Online streeft er naar om zo veel als mogelijk is te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Gaandeweg moet blijken of dit haalbaar is. 2. Een cliëntenraad bestaande uit minimaal 3 leden in te stellen, waarvan er één tot voorzitter wordt benoemd. 3. Twee leden te werven onder de cliënten van 113Online of van de organisaties die 113Online hebben opgericht. De psychologen van 113Online kunnen in het cliëntcontact een eerste inschatting maken van de geschiktheid en informeren naar de interesse om in een cliëntenraad te participeren. In een persoonlijk gesprek kan vervolgens beoordeeld worden of een cliënt geschikt is. 4. Eén lid te werven via het Landelijk Platform GGZ. 5. Een periode van 4 maanden te gebruiken voor de werving en selectie van cliënten. Na deze periode volgt een evaluatie en terugkoppeling aan de raad van bestuur. Indien blijkt dat de cliëntenraad niet optimaal kan functioneren, wordt gekozen voor een kwalitatieve invulling van de cliëntenraad. Dat wil zeggen, gericht op raadpleging over zorginhoudelijke thema s. 6. De ondersteuning van de cliëntenraad indien mogelijk uit te besteden aan het Landelijk Platform GGZ. 7. Een budget van 15.000 euro per jaar beschikbaar te stellen aan de cliëntenraad voor: ondersteuning, deskundigheidsbevordering en onafhankelijk advies. 1 Voorbeeld profielschetsen leden cliëntenraad Geestelijke Gezondheidszorg, Verslavingszorg, Maatschappelijke Opvang, https://www.loc.nl/kenniscentrum/leden-van-de-clientenraad; Handboek patiënten- /cliëntenparticipatie. Verbeteren van de zorg samen met patiënten/cliënten, 2013, CBO; Passende medezeggenschap: Hoe maak je die?, LOC, 2012 4
Na instemming van de raad van bestuur worden de volgende acties ondernomen: 1. Gesprek met het Landelijk Platform GGZ. 2. Opstellen profiel lid en voorzitter cliëntenraad aan de hand van bestaande profielen/criteria. Dit profiel wordt afgestemd met het team van psychologen. 3. Opstellen reglement cliëntenraad. 4. Werving en selectie van de leden en voorzitter 4. Cliëntenparticipatie Cliëntenparticipatie gaat verder dan alleen de instelling van een cliëntenraad. 4.1 Wat verstaan we daar onder? Eén van de gehanteerde definities van cliëntenparticipatie luidt: Het benutten van de unieke ervaringsdeskundigheid van cliënten met als doel de kwaliteit van de zorg te verhogen. 2 Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat niet alleen de zorgverlener maar ook de cliënt voor de zorg relevante expertise in huis heeft. De uitwisseling tussen beiden is een voorwaarde voor goede zorg. Cliënten kunnen op verschillende niveaus participeren. De verschillende niveaus kunnen inzichtelijk worden gemaakt m.b.v. de participatieladder. Hoe hoger op de lader, hoe meer invloed cliënten hebben 3 : Veel Invloed cliënt Weinig 1. Informeren Veel 2. Raadplegen 3. Adviseren Invloed professional 4. Partnerschap 5. Regie Weinig De eerste twee niveaus of treden op de participatieladder informeren en raadplegen vallen onder de noemer consulteren : Bij informeren krijgen cliënten alleen informatie over een (voorgenomen) beleidswijziging, bij raadplegen kunnen cliënten daar ook hun mening over geven. Adviseren, partnerschap en regie vragen een actievere bijdrage van cliënten en meer initiatief: Bij adviseren kunnen cliënten gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen over het beleid van de instelling. Het bestuur van de instelling dient rekening te houden met deze adviezen. Bij partnerschap worden beleidsvoorstellen in samenwerking met cliënten ontwikkeld op basis van gelijkwaardigheid. Het bestuur verbindt zich in principe aan de uitkomsten van de beleidsontwikkeling. Bij regie stelt het bestuur slechts de kaders vast waarbinnen de cliënten de doelen en prioriteiten van de instelling bepalen. 2 Handboek patiënten-/cliëntenparticipatie. Verbeteren van de zorg samen met patiënten/cliënten, 2013, CBO; Passende medezeggenschap: Hoe maak je die?, LOC, 2012 3 Handboek patiënten-/cliëntenparticipatie. Verbeteren van de zorg samen met patiënten/cliënten, 2013, CBO; Passende medezeggenschap: Hoe maak je die?, LOC, 2012 5
4.2 Factoren Welke participatieniveau geschikt is voor de zorginstelling, hangt onder andere af van: 1. De bestuursstijl; 2. Het doel van participatie; 3. De fase in de besluitvorming; 4. De vaardigheden van cliënten. 5. De mogelijkheden voor ondersteuning. Doelen van cliëntenparticipatie zijn: a. Inzicht krijgen in de wensen en behoeften van cliënten. b. Inzicht krijgen in de ervaringen van cliënten. c. Nieuwe ideeën genereren. d. Nieuwe ideeën toetsen. De momenten waarop cliënten kunnen participeren zijn: a. Bij de ontwikkeling van nieuw beleid. b. Tijdens de uitvoering van beleid (gericht op tussentijdse bijstelling). c. Bij de evaluatie van beleid. 4.2.1 Vaardigheden van cliënten Veel is afhankelijk van de vaardigheden van cliënten om hun ervaringen, meningen en wensen naar voren te brengen. Cliënten kunnen daarvoor te zwaar belast zijn. Zorginstellingen kunnen naast een cliëntenraad, andere meer laagdrempelige en informele instrumenten inzetten om de ervaringen, meningen en wensen van hun cliënten te achterhalen. 4.2.3 Ondersteuning Cliëntenparticipatie vraagt om een investering van de zorginstelling in termen van tijd en budget. Het is daarom verstandig om vooraf te bepalen hoeveel tijd en budget beschikbaar is en welke methode daarbij past. De werkzaamheden waarmee rekening gehouden moet worden zijn: a. De werving en selectie van cliënten; b. De voorbereiding en uitvoering; c. De verwerking van de resultaten; d. De uitvoering van eventuele vervolgacties. 4.3 Instrumenten Participatie kan plaatsvinden op a. individueel (behandelings)niveau, of b. collectief. En op a. ad hoc, of b. structurele basis. 6
In de praktijk worden verschillende instrumenten ingezet (niet uitputtend): Participatievorm Instrument 2. Raadplegen Interview, groepsinterview, focusgroep (ook online), cliëntenpanel, brainstormsessie, online vragenlijst 3. Adviseren Cliëntenraad 4.4 Visie op participatie Cliënten van 113Online worden na afloop van het contact met 113Online, met behulp van online vragen, bevraagd over hun meningen en ervaringen. Deze informatie wordt door 113Online gebruikt om verbeteringen aan te brengen in de zorg. Overwogen kan worden om ook andere instrumenten in te zetten die passen bij de cliënten en de organisatie. Dat vraagt om een participatiebeleid: a. Op welke onderdelen willen we cliënten invloed geven? b. Op welk participatieniveau willen we cliënten invloed geven? c. Welke instrumenten kunnen daarvoor worden ingezet en welke middelen zijn daarvoor 4.5 Voorstel beschikbaar? De raad van bestuur wordt gevraagd om: 1. Richtinggevende uitspraken met betrekking tot het participatiebeleid van 113Online. 2. In te stemmen met de ontwikkeling van een beleidsvoorstel. Dit voorstel wordt in de eerstvolgende vergadering aan de raad van bestuur voorgelegd. 5. Beslispunten De raad van bestuur wordt gevraagd in te stemmen met: 1. De instelling van een cliëntenraad zoals voorgesteld op pagina 4. 2. De ontwikkeling van een participatiebeleid. 7