SK Aaigem BASIC Doorlichting

SK Aaigem BASIC Doorlichting Seizoen 2008 -- 2009 Projectleiding: Hugo Schoukens Jo Van Hoecke Robbie De Sutter Projectcoördinatie: Frank Rits Auditoren: Bert Verlinden Jelle Van Camp Stan Van Praet David Pauwels Jan Coppin project in samenwerking met Sylvain Dupuislaan 209/2 B - 1070 Anderlecht

Algemene gegevens audit - club: SK Aaigem - reeks: 3de Provinciale - profiel: 'BASIC' doorlichting - auditor: Pauwels David - clubafgevaardigden: Gerechtigd correspondent + Jeugdverantwoordelijke (J. De Munter) - jeugdafgevaardigden: Jeugdvoorzitter (G. Verbeken), TVJO (P. Van Nuffel), Trainers (G. De Beer, R. Paerewijck, J. Kourgias) - documentaire audit: dinsdag 5 mei 2009 (17u30-20u15) Beleid & strategie - de bestaansreden van de club en de bijdrage van de jeugdopleiding (JO) tot de verwezenlijking van het algemeen doel van de club zijn duidelijk bepaald; tijdens de interviews met Dhr. Johnny De Munter werd deze missie en visie van de club duidelijk omschreven en bevestigd - op niveau van de JO is er een missie- en visietekst aanwezig; de standpunten inzake het externe en interne beleid zijn degelijk omschreven - het is duidelijk dat zowel de club- als jeugdverantwoordelijken een belangrijke rol hebben gespeeld in het tot stand komen van de sterkte/zwakte analyse (SWOT) van de club / JO; het is tevens nodig om ook de standpunten van interne (ouders, trainers, ) en externe (sportclubs, lokale overheid, ) betrokkenen op te nemen in de SWOT-analyse; naast de reeds geformuleerde langetermijndoelstellingen dienen ook kortetermijndoelstellingen geformuleerd te worden; vervolgens is het belangrijk een stappenplan uit te werken met een concrete timing en een verantwoordelijke voor de opvolging van alle doelstellingen (geformuleerd volgens het SMART-principe) - bij het grondig bekijken van de financiële documenten blijkt dat de JO voor het overgrote deel zelfbedruipend is; de jeugdverantwoordelijken zorgen voor de noodzakelijke werkingsmiddelen van de JO; het is positief dat de inkomsten en uitgaven duidelijk zijn bepaald binnen het jeugdbudget; daarbovenop is het wel aangewezen om vanuit het clubbudget een bijkomende financiële investering te voorzien om de JO verder te optimaliseren Organisatiestructuur - een actueel organigram (een grafische voorstelling van de structuur), waarop de verschillende geledingen van de club worden weergegeven, is niet voor handen; het is aan te bevelen om een organigram op te stellen met een duidelijke horizontale en verticale structuur, waarbij de positionering van de JO (en de TVJO in het bijzonder) duidelijk zichtbaar is - er is nood aan de oprichting van een sporttechnische commissie, waarin de TVJO (Dhr. P. Van Nuffel) dient vertegenwoordigd te zijn; hierdoor zal de TVJO kunnen bijdragen tot de voetbal- en opleidingsvisie van de club en kunnen waken over de doorstroming (eigen opgeleide spelers) naar het eerste elftal; daarenboven is het wenselijk dat de sporttechnische commissie ook het profiel van de hoofdtrainer van de 1ste ploeg formuleert en bewaakt - het feit dat er een jeugdverantwoordelijke (Dhr. J. De Munter) als volwaardig lid zetelt in de hogere bestuursorganen van de club (Raad van Bestuur / SK Aaigem 2/6

dagelijks bestuur) wijst erop dat de JO een belangrijke functie te vervullen heeft binnen de club en dus ook dient bij te dragen tot de realisatie van de missie van de club; naar de toekomst toe is het nodig om ook andere jeugdverantwoordelijken (bv. de jeugdvoorzitter) volwaardig lid te maken van de Raad van Bestuur / dagelijks bestuur - de formele documenten (bevoegdheden, verantwoordelijkheden en taken) van het dagelijks bestuur en de sporttechnische commissie dienen formeel omschreven te worden als basis van de besluitvormings- en verantwoordingsprocedure (formele relatie tussen de horizontale en verticale lijnen) van de club; m.a.w. op welke manier worden beslissingen genomen en aan welke personen moeten zij verantwoording afleggen? ; positief is wel dat de formele documenten van de jeugdverantwoordelijken degelijk omschreven zijn Voetbalopleiding als kernproduct - er is een voetbal(club)visie aanwezig; deze zou verder in de diepte kunnen worden uitgebouwd - de voetbalspecifieke opleidingsvisie is goed omschreven met standpunten inzake speelstijl, spelsysteem, spelconcept en de gewenste didactiek; de voetbalclubvisie hierop afstemmen kan een volgende stap zijn, waardoor spelers die doorstromen beter kunnen ingepast worden in het eerste elftal; het is wel nodig dat vooral de principes inzake spelconcept (zonevoetbal, opbouw van achteruit, ) naar de praktijk worden vertaald door de trainers - er is een opleidingsplan voorhanden; dit kan beschouwd worden als een degelijke rode draad die doorheen de JO loopt; het is positief dat er voor veldspelers leerdoelen omschreven zijn per ontwikkelings-/leeftijdsfase (doelstellingen voor de bovenbouw wel nog meer uitbreiden); ook voor keepers zijn er specifieke leerdoelen bepaald; het is belangrijk dat deze leerdoelen (ook voor de toekomstige midden en bovenbouw) door de trainers naar de praktijk worden vertaald; in die context is het positief dat er door de TVJO een goede opvolging is van het opleidingsplan (evaluatie van de trainingsvoorbereidingen) - de verzamelmap met concrete oefenstof (modeltrainingen) kan beschouwd worden als het ideale verlengstuk van het opleidingsplan, dat de trainers helpt om de theorie te vertalen naar de praktijk; tracht dit vademecum nog meer uit te breiden met modeltrainingen gebaseerd op het opleidingsplan - de aanwezigheid van standaardformulieren voor de voorbereiding van trainingen en wedstrijden kan als positief bestempeld worden - bij de globale rapportering en opvolging van spelers is het goed dat er aandacht is besteed aan een kwantitatieve evaluatie (a.d.h.v. scores); daarnaast dient ook een kwalitatieve evaluatie (a.d.h.v. concrete adviezen) te gebeuren; tevens is het belangrijk dat deze evaluatie afgestemd is op de vooropgestelde leerdoelen of eindtermen per opleidingsfase - het is positief dat er formele afspraken zijn gemaakt inzake speelgelegenheid voor zowel keepers als veldspelers (50% speelgelegenheid voor alle spelers bij een wedstrijd) SK Aaigem 3/6

Ondersteuning - de formele blessurebehandelingsprocedure (wat te doen vanaf het oplopen van een blessure tot en met de revalidatie) dient nog verder naar alle leden (trainers, afgevaardigden, ) gecommuniceerd te worden - er dient tevens bekeken te worden in welke mate er (formeel) kan samengewerkt worden met een kinesist of dokter om deze procedures te bewaken (beslissen/communicatie omtrent het hervatten van trainingen/wedstrijden) - het is positief dat verschillende leden een EHBO-cursus hebben gevolgd; dit kan helpen om de eerste en vooral juiste zorgen te kunnen toedienen bij voorval van een blessure - er is geen preventiebeleid aanwezig inzake blessures, alcohol, drugs, voeding,...; het is aangewezen voorlichtingen en workshops over deze thema s te organiseren - er dienen tevens meer sociaal-maatschappelijke initiatieven (organisatie van goede doel activiteiten, ) te worden ontwikkeld Interne marketing & human resources management - de club (JO) beschikt over vele communicatiekanalen (informatiebrochure, website, gedragscode, infovergaderingen,...) voor een vlotte communicatie met haar verschillende doelgroepen (spelers, ouders, trainers en andere medewerkers) - er is een afdoend aanbod van nevenactiviteiten (eetfestijn, sinterklaasfeest,...) binnen de club aanwezig voor een optimaal verenigingsleven; dit kan evenwel nog uitgebreid worden door het organiseren van specifieke teambuildingsactiviteiten voor de verschillende jeugdploegen - elke speler (en eventueel ouder) dient op regelmatige tijdstippen tijdens de opleiding feedback te krijgen zijn voetbalprestaties en over zijn evolutie binnen de JO (minstens 1 functioneringsgesprek per opleidingsfase); dit dient te gebeuren d.m.v. een formeel gesprek adhv. een evaluatieformulier - binnen de JO wordt er gewerkt volgens duidelijke functieomschrijvingen; zij bieden een meerwaarde met het oog op continuïteit en transparantie op het vlak van taken en bevoegdheden - het is positief dat de trainersstaf, naast informele feedback tijdens trainingen en wedstrijden, minstens 1 keer per seizoen ook formeel geëvalueerd wordt met het oog op een functioneringsgesprek; de verslagen van deze gesprekken kunnen belangrijke afspraken bevatten waarop teruggevallen kan worden (verbetertraject) - ter ondersteuning van de trainers kan men ook nog interne vormingsmogelijkheden (bv. het geven van demotrainingen) aanbieden Externe relaties en rekrutering - de website is een ideaal middel om zich naar de buitenwereld toe te profileren; men dient deze nog uit te breiden zodat alle geïnteresseerden (ouders, jeugdleden, sponsors, ) er de nodige informatie (organigram, krachtlijnen opleidingsvisie, ) op kunnen terugvinden SK Aaigem 4/6

- de organisatie van het Halfoogsttornooi is positief te noemen; men dient echter nog meer voetbalactiviteiten en andere (extra)sportieve activiteiten te organiseren zoals een sportkamp, opendeurdag,... - een samenwerking met een andere voetbalclub is aangewezen, ondanks de mindere ervaringen in het verleden, men dient een samenwerking te bekijken vanuit een win-win situatie; voor een efficiënte samenwerking is het opportuun dat de TVJO of een andere jeugdverantwoordelijke hierin een coördinerende rol opneemt Accommodatie - het jeugdcomplex, hoewel goed onderhouden door de jeugdverantwoordelijken, voldoet niet meer aan de normen van een moderne accommodatie; dit heeft dan ook gevolgen inzake uitstraling, werkomstandigheden, energiebeheer en het aanbieden van een kwaliteitsvolle jeugdopleiding - men beschikt per ploeg over voldoende voetbaldidactisch materiaal; tracht dit in de toekomst evenwel nog verder specifieker uit te breiden; het is positief dat men een boardingsysteem ter beschikking heeft voor de JO - tot slot is het belangrijk dat men per veld de nodige doelen voorziet (groot en klein) - de kwaliteit van de trainingsvelden moet men in de toekomst verbeteren; de plannen om een kunstgrasveld aan te wenden zijn in deze context positief te noemen en moet men trachten te formaliseren - een betere kwaliteit van de kleedkamers is nodig (de grootte, de aanwezigheid van een theoriebord, ) Effectiviteit - daar men een eerste elftal in 3 de en 4 de provinciale heeft is er sprake van een goede doorstroming van de JO naar een eerste ploeg; meer dan 35% van de spelers die deel uitmaken van de eerste ploeg actief in 3 de provinciale, hebben minstens 5 jaar van de JO genoten; het aanstellen van twee A-elftallen levert ook het voordeel op om met de spelers een langetermijnrelatie uit te bouwen - het is positief dat de club inspanning doet om de trainers te scholen, hierdoor zullen de voetbalspecifieke kwalificaties worden ontwikkeld; naast deze kwalificaties dient men permanent de aandacht te vestigen op het aanbod van bijscholingsmogelijkheden - het grote aantal vrijwilligers werkzaam in de JO zorgt voor een bruisend verenigingsleven - de continuïteit van de ploegen per leeftijdscategorie is niet gewaarborgd doorheen de JO (geen kadetten, scholieren en junioren); dit versterkt het dropout effect binnen de JO SK Aaigem 5/6

Actiepunten - de SWOT-analyse verder uitbreiden met standpunten van interne en externe betrokkenen; tevens de termijndoelstellingen concretiseren dmv. het SMARTprincipe - een cluborganigram ontwikkelen met een duidelijke visuele structuur - een sporttechnische commissie oprichten met de TVJO als volwaardig lid; tevens de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en de sporttechnische commissie omschrijven - de opleidingsvisie (vooral inzake spelconcept) implementeren in de praktijk bij de trainers; tevens dient er in de toekomst op toe te worden gezien dat het opleidingsplan geïmplementeerd wordt bij de midden -en bovenbouw (tevens meer doelstellingen formuleren voor de bovenbouw); ook de modeltrainingen en evaluatiefiches dienen in relatie te zijn tot het opleidingsplan - het preventiebeleid organiseren dmv. voorlichting en workshops over bepaalde thema s (voeding, drugs, alcohol, ) - (teambuildings)activiteiten voor de verschillende jeugdploegen ontwikkelen - functioneringsgesprekken voor spelers en trainers organiseren adhv. een evaluatieformulier - de samenwerking met een voetbalclub opnieuw trachten te realiseren - de kwaliteit van de trainingsvelden en de kleedkamers verhogen - de continuïteit van de ploegen waarborgen doorheen de JO (alle ploegen aanstellen) Conclusie De JO van SK Aaigem kent een lichte kwaliteitstijging in vergelijking met de vorige audit (2006-2007). Vooral op het vlak van interne communicatie heeft men veel vooruitgang geboekt. In de toekomst dient men echter een sporttechnische commissie te installeren om de verankering van de JO in de clubstructuur te garanderen. Tevens moet de continuïteit van de ploegen hersteld worden om een volledige jeugdwerking te kunnen aanbieden. Als men ook aan de andere actiepunten tracht te werken, dan is er zeker een toekomst weggelegd voor de JO van SK Aaigem! SK Aaigem 6/6

DEXIA Foot PASS: BASIC jeugdopleiding scorebord Sportkring Aaigem vzw 3de Provinciale 05/05/2009 totaal 3000 1345 45 beleid en strategie 200 132 66 organisatie 145 65 45 kernproduct: voetbalopleiding 1180 502 43 ondersteuning 120 50 42 interne marketing en HRM 345 203 59 externe relaties en rekrutering 180 88 49 accommodatie & materiaal 360 111 31 effectiviteit 470 194 41 Copyright Double PASS 2008-2009. Sportkring Aaigem vzw 1 / 5

DEXIA Foot PASS: BASIC jeugdopleiding scorebord beleid en strategie 200 132 66 missie / visie van de club (corporate level) 25 25 100 basistekst missie / visie club 25 25 100 missie en visie van de JO (business unit) 55 36 65 basistekst missie / visie JO 15 11 70 inhoud visie JO 40 25 63 strategische planning van de club inzake JO 45 14 31 SWOT-analyse 20 4 20 nota termijndoelstellingen 25 10 40 financiële planning 60 42 70 aansturing jeugdbudget 30 30 100 samenstelling jeugdbudget 30 12 40 toelichting beleid en strategie 15 15 100 organisatie 145 65 45 structuur 65 37 57 organigram 25 17 68 formele verankering JO in de club 40 20 50 besluitvorming 80 28 35 formele documenten club 45 8 17 formele documenten JO 35 21 59 Copyright Double PASS 2008-2009. Sportkring Aaigem vzw 2 / 5

DEXIA Foot PASS: BASIC jeugdopleiding scorebord kernproduct: voetbalopleiding 1180 502 43 voetbalspecifieke opleidingsvisie 150 92 61 voetbal- en opleidingsvisie van de club 150 92 61 opleidingsplan 250 160 64 aanwezigheid en specificatie 30 30 100 doelstellingen en trainingsaccenten 160 97 61 werkinstrumenten 60 33 55 schriftelijke organisatie 35 28 80 schriftelijke training- en wedstrijdvoorbereiding 35 28 80 trainingsgelegenheid 70 26 38 trainingsgelegenheid tijdens wedstrijdperiode (seizoen) 70 26 38 speelgelegenheid 40 36 90 formalisering / bewaking van principes inzake speelgelegenheid 40 36 90 individuele evaluatie en spelervolgsysteem 35 14 40 globale rapportering en opvolging van de spelers 35 14 40 sporttechnische staf 600 146 24 Jeugdvoorzitter 10 10 100 Technisch Verantwoordelijke JO / jeugdcoördinator 80 38 47 hoofdtrainers onderbouw (tot en met U12) 150 33 22 hoofdtrainers middenbouw (tot en met U16) 150 4 3 hoofdtrainers bovenbouw (tot en met B-kern) 120 17 14 keepertrainer 60 15 25 andere begeleiders 30 30 100 Copyright Double PASS 2008-2009. Sportkring Aaigem vzw 3 / 5

DEXIA Foot PASS: BASIC jeugdopleiding scorebord ondersteuning 120 50 42 medische begeleiding 75 26 34 formele samenwerking 10 0 0 preventiebeleid: activiteiten en voorlichting 30 0 0 behandelingsprocedures 35 26 74 EHBO-kit 25 19 76 aanwezigheid EHBO-kit 10 10 100 minimum inhoud van elke EHBO-kit 15 9 60 sociaal-maatschappelijke ondersteuning 20 5 25 sociaal-maatschappelijke initiatieven 20 5 25 interne marketing & human resources management 345 203 59 interne communicatie 60 56 94 infobrochure / website 15 11 75 intern reglement / code of conduct 25 25 100 communicatiekanalen met ouders 20 20 100 verenigingsleven 140 68 48 organisatie nevenactiviteiten 85 37 43 aanwezigheid jeugdparticipatieraad 15 0 0 communicatie / relatie eerste elftal 15 6 40 vrijwilligersbeleid 25 25 100 functioneringsgesprekken met spelers / ouders 25 2 9 gesprek tijdens de opleiding 25 2 9 functieomschrijvingen (technische) staf /medewerkers 25 21 85 aanwezigheid functieomschrijvingen 25 21 85 overleg en vorming technische staf 55 35 64 frequentie van specifieke vergaderingen / overlegmomenten 30 23 75 vormingsmogelijkheden 25 13 50 evaluatie en bijsturing technische staf 40 20 51 evaluatie technische staf 25 20 81 individuele functioneringsgesprekken 15 0 0 Copyright Double PASS 2008-2009. Sportkring Aaigem vzw 4 / 5

DEXIA Foot PASS: BASIC jeugdopleiding scorebord externe relaties en rekrutering 180 88 49 externe communicatie 75 32 43 website JO / jeugdrubriek clubwebsite 15 8 55 open (extra) sportieve organisaties van de club 60 24 40 samenwerkingsplannen 105 56 53 samenwerking met (sport)scholen 35 21 60 samenwerking met club(s) uit de regio 35 0 0 samenwerking met lokale overheid 35 35 100 accommodatie en materieel 360 111 31 beheer jeugdcomplex en materiaal 55 33 60 algemene kenmerken jeugdcomplex 55 33 60 wedstrijd- en oefenvelden jeugd 225 35 16 grasvelden 140 35 25 kunstgrasveld(en) ter beschikking van JO 85 0 0 andere accommodatie 80 43 54 kleedkamers 50 22 44 andere lokalen ter beschikking van de JO 30 21 70 effectiviteit 470 194 41 doorstroming 200 95 48 ledencijfers en drop-out 140 18 13 medewerkers (sporttechnisch en vrijwilligers) 130 82 63 Copyright Double PASS 2008-2009. Sportkring Aaigem vzw 5 / 5