Overdrachtsovereenkomst Overdrachtsovereenkomst ten behoeve van de collectie archeologie 1, onderdeel van de museale collecties van de gemeente Hilversum, aan de Provincie Noord-Holland. De ondergetekenden: 1. De gemeente Hilversum, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer P.I. Broertjes, hierna te noemen: de Gemeente en 2. De provincie Noord-Holland, gevestigd te Haarlem, te dezen krachtens het door de Commissaris van de Koningin in de provincie Noord-Holland op 24 mei 2011 bekend gemaakt besluit mandaat, volmacht en machtiging van de Commissaris van de Koningin Noord-Holland 2011, nr. 2011/72, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de directeur Beleid, de heer T. Kampstra, hierna te noemen: de Provincie Overwegende dat, de Gemeente grotendeels eigenaar is van de archeologische collectie, zoals opgenomen in Bijlage 1 van deze overeenkomst, een klein deel van de collectie heeft de Gemeente in bruikleen; het Provinciaal Depot voor archeologie Noord-Holland het archeologische erfgoed van de Provincie beheert en in die hoedanigheid specifiek ingericht is op het behouden en ontsluiten van archeologische voorwerpen en daartoe ook de kennis en middelen bezit; de Gemeente de archeologische collectie, voor zover zij eigenaar daarvan is, aan de Provincie in eigendom wenst over te dragen zodat op de lange termijn betere voorwaarden worden geschapen voor beheer, behoud en ontsluiting van de archeologische collectie; lopende bruiklenen en bruikleenovereenkomsten voor de datum van overdracht door de Gemeente zullen worden beeïndigd; de Provincie bruiklenen zal voortzetten en aanvragen voor bruiklenen zal toekennen en uitvoeren onder eigen voorwaarden; Partijen, met betrekking tot de in de vorige overweging genoemde bruikleenovereenkomsten, een drie partijen overeenkomst conform 6:159 BW zullen sluiten; de Provincie op korte termijn zorgt voor een digitale ontsluiting van de collectie waardoor beter in de informatiebehoefte wordt voorzien dan voordien mogelijk is geweest; Komen het volgende overeen: 1 Voor een beschrijving van de collectie archeologie zie Bijlage 1 bij deze overdrachtsovereenkomst 1
1. De archeologische collectie, zoals beschreven in Bijlage 1 van deze overeenkomst, behorende tot de museale collecties van de Gemeente, ingeschreven in de inventaris van Museum Hilversum wordt per 1 juli 2012 uitgeschreven uit deze inventaris en, behoudens het bepaalde in de artikelen 2h en 2i, in eigendom en beheer overgedragen aan de Provincie, die deze overdracht aanvaardt. 2. Beide partijen aanvaarden, voor zover van toepassing op de ene of de andere partij en/ of beide partijen, onderstaande voorwaarden die aan deze overdracht worden verbonden: 2a. De collectie wordt gekenmerkt als een museale archeologische collectie en zal aldus door de Provincie na overdracht als één geheel bij elkaar worden gehouden; 2b. De Provincie staat na overdracht garant voor opslag en gebruik van de collectie volgens algemeen geldende museale normen op het gebied van veiligheid en bewaaromstandigheden. De Provincie conformeert zich hiertoe aan de vigerende basiseisen van protocol 4010 van de Kwaliteitsnorm Nederlandse Archeologie, in het bijzonder met inachtneming hetgeen bepaald is omtrent registratie, het behoud en beveiliging van archeologische collecties in Nederland 2. Daarbij verleent de Provincie extra zorg aan kwetsbare collectieonderdelen bestaande uit organische materialen en metalen; 2c. De Provincie garandeert dat de collectie te allen tijde toegankelijk en raadpleegbaar blijft voor doeleinden als onderzoek, presentatie (tentoonstellingen) en educatie, mits daarbij de veiligheid van objecten en objectgegevens gewaarborgd blijft. De provincie zal zich hiertoe ook adequaat verzekeren en verzekerd houden; 2d. Om een betere ontsluiting van gegevens te garanderen, zal de Provincie binnen twee jaar vanaf de datum van overdracht, dus per 1 juli 2014, de collectie digitaal hebben ontsloten en op internet beschikbaar gesteld; 2e Indien in de toekomst mocht blijken dat één of meerdere van de onderhavige in beheer overgedragen voorwerpen overtollig wordt bevonden, dan dienen deze voor een retouroverdracht in de eerste plaats te worden aangeboden aan de Gemeente, tenzij de voorwerpen in bruikleen zijn gegeven bij de Provincie, in dat geval dienen ze in de eerste plaats aan de bruikleengever te worden geretourneerd. Indien de bruikleengever geen prijs stelt op de voorwerpen en er afstand van doet, dan dienen de voorwerpen aan de Gemeente te worden aangeboden; 2f Alle relevante (kunst) historische informatie en/of documentatie (object- en opgravingverslagen, publicaties, studiomateriaal, foto s en restauratieverslagen) worden zo volledig als mogelijk door de Gemeente aan de Provincie ter beschikking gesteld; 2g De Gemeente zal voor 1 juli 2012, met betrekking tot lopende bruiklenen van derden, waarvan de gegevens bekend zijn bij de Gemeente, 2 Protocol 4010 gaat over het proces voor opname van archeologisch vondstmateriaal en de gestelde termijn van twee jaar waarbinnen vondstmateriaal moet worden gedeponeerd, hetgeen verder niet van toepassing is op de over te dragen collectie. Zie http://www.sikb.nl/richtlijnen_detail.asp?id=10182. 2
1 de bruikleengevers vragen of zij de bruikleen voort willen zetten met de Provincie, waarbij de bruikleen met de Gemeente schriftelijk wordt beëindigd en de Provincie een nieuwe bruikleenovereenkomst met de bruikleengever zal sluiten, of 2 indien de bruikleengever geen voortzetting van de bruikleen door de Provincie wenst, de bruikleen schriftelijk beëindigen, waarbij de objecten worden teruggegeven en de Gemeente de objecten niet zal overdragen aan de Provincie. 2h Indien zich in de collectie objecten bevinden waarvan niet met zekerheid is vast te stellen of deze eigendom zijn van de Gemeente en/of waarvan het vermoeden bestaat dat deze in bruikleen zijn gegeven, zonder dat de Gemeente (nog) over een bruikleenovereenkomst beschikt, of over de gegevens van eventuele bruikleengevers, dan kan de Gemeente de desbetreffende objecten niet in eigendom aan de Provincie overdragen. De Gemeente zal in dat geval de Provincie alleen het bezit van de objecten verschaffen, met dien verstande dat indien in de toekomst nog aanspraken van op die objecten worden gedaan, de Provincie verplicht is de bruikleengever de objecten terug te geven, zonder dat een beroep op verjaring kan worden gedaan. 2i De Gemeente zal de huidige lopende bruiklenen aan derden schriftelijk beëindigen voor 1 juli 2012 en de eigendom van de objecten na terugontvangst leveren aan de Provincie. Een eventuele bruikleengeving door derden zal door de Provincie (aansluitend) gehonoreerd worden tenzij er zwaarwegende aantoonbare bezwaren zijn, met dien verstande dat de Provincie een bruikleenaanvraag na drie jaar (opnieuw) toetst aan de vigerende basiseisen van het Nederlands Museumregister, welke basiseisen door de Provincie als standaard bruikleenvoorwaarden en in een standaard bruikleenovereenkomst gehanteerd wordt 3. De Provincie zal binnen het hierboven geschetste kader te allen tijde meewerken aan het toekennen van eventuele toekomstige bruikleenovereenkomsten voor bepaalde tijd aan de Gemeente en aan het aangaan van nieuwe bruikleenovereenkomsten voor bepaalde tijd aan Museum Hofland in Laren met inachtneming van de door de Provincie gehanteerde bruikleenvoorwaarden. 2j De verhuizing van de collectie komt voor rekening en verantwoordelijkheid van de Provincie. Museum Hilversum heeft namens de Gemeente supervisie tijdens transport om te waarborgen dat de huidige samenhang en inhoudelijke volgorde van de collectie tijdens de verhuizing, en na het afleveren ter plaatse in stand blijft. De supervisie is slechts beperkt tot het doel dat in de vorige zin is omschreven. De verantwoordelijkheid voor de juiste wijze van verpakking en het transport komt voor rekening van de Provincie; 3. Deze overeenkomst wordt aangegaan om niet. 4. Van deze overeenkomst maakt de volgende bijlage integraal onderdeel uit: Bijlage 1: beschrijving van de museale archeologische collectie van de gemeente Hilversum. Aldus in tweevoud opgemaakt en getekend te Hilversum op 1 juli 2012, 3 De basiseisen van het Nederlands Museumregister zoals te vinden op https://www.museumregisternederland.nl/demuseumnorm/toelichtingopnorm.aspx 3
De gemeente Hilversum, De provincie Noord-Holland, P.I. Broertjes T. Kampstra 4
Bijlage 1: beschrijving van de museale archeologische collectie van de gemeente Hilversum. De archeologische collectie van de gemeente Hilversum bestaat uit archeologische vondsten, gedaan in het Gooi. Vanaf 1934 zijn deze vondsten opgenomen in het Museum voor het Gooi en Omstreken. Sinds 2005 wordt de collectie beheerd door Museum Hilversum, onderdeel van de gemeente Hilversum. De collectie bestaat uit een duizendtal geïnventariseerde en ongenummerde objecten zoals onder anderen (fragmenten van) urnen, stenen, botten en pijlpunten etc. Daarnaast bestaat de collectie uit object- en vondstplekdocumentatie, opgravingverslagen, publicaties over de archeologie in het Gooi en in het algemeen, foto s betreffende opgravingen en enkele topografische kaarten. De archeologische collectie bevindt zich in een depot aan de Edisonstraat in Hilversum. De archeologische collectie bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Geïnventariseerde (genummerde) en niet-genummerde objecten, in totaal 550 vondstcomplexen (een complex kan bestaan uit meerdere vondsten); 2. Inventarisformulieren (1,5 strekkende meter) met inventarisnummers 330001 tot en met 330510. Deze inventarisnummers met beschrijvingen zijn tevens opgenomen in een databaseprogramma voor de archeologische collectie; 3. Studiecollectie, waaronder educatief materiaal en vondsten zonder vondstomstandigheden (enkele tientallen objecten); 4. Archief met correspondentie over de archeologische collectie en objecten, vondstomstandigheden en waarnemingen (1 strekkende meter); 5. Publicaties en achtergrondinformatie over archeologie in het Gooi (1,70 strekkende meter); 6. Bibliotheek, betreffende boeken, tijdschriften en verslagen, over archeologie in het algemeen (11 strekkende meter); 7. Opgravingverslagen, inclusief enkele topografische kaarten (2 strekkende meter); 8. Opgravingsfoto s (enkele tientallen) 5