Belangrijke informatie voor werkgevers die personeel inhuren of uitlenen Inleiding Sinds 1 juli 2012 is de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (hierna Waadi) gewijzigd. Deze wetswijziging is van belang voor iedere werkgever die wel eens gebruikmaakt van personeel van een andere werkgever (het zogenaamde inlenen). Op overtreding van de wet staan zeer hoge boetes. Hierna leest u alles over de nieuwe regeling, voor wie en in welke situaties de registratieplicht geldt en welke maatregelen u moet nemen. Ook treft u de nieuwe vrijwaringsregels aan voor gecertificeerde uitzendondernemingen. Inhoud van de nieuwe regeling In de Waadi is een verbod opgenomen voor het ter beschikking stellen van personeel, zonder een registratie bij de Kamer van Koophandel als uitzendbureau. Het maakt niet uit of de onderneming zich presenteert als uitzendbureau, m.a.w. de naamgeving van de dienstverlening doet niet ter zake. Ook ondernemingen die werknemers elders detacheren, zich presenteren als payrollbedrijf of incidenteel een werknemer aan een cliënt ter beschikking stellen, vallen in beginsel onder de registratieplicht. Al deze bedrijven moeten zich dus inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, waarbij zij verplicht zijn aan te geven dat zij zich bezighouden met het uitlenen (lees: ter beschikking stellen) van arbeidskrachten. Let op: De registratieplicht geldt ook voor buitenlandse uitleners (met of zonder Nederlands vestigingsadres) voor doorleners van arbeidskrachten (zij die arbeidskrachten inlenen en deze vervolgens zelf weer uitlenen aan een ander). Wanneer is sprake van ter beschikking stellen van arbeidskrachten? De registratieplicht geldt voor alle ondernemingen die tegen vergoeding arbeidskrachten ter beschikking stellen aan een ander voor het onder diens toezicht of leiding verrichten van arbeid. Een werknemer werkt onder leiding of toezicht van de inlener als deze gezag kan uitoefenen over de werknemer oftewel een instructiebevoegdheid heeft. Wanneer geldt de registratieplicht niet? De registratieplicht geldt niet in de situatie: dat er ten behoeve van een geleverde zaak of tot stand gebracht werk arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld (overeenkomst van opdracht); van collegiale uitlening (zonder winstoogmerk). Met collegiale uitlening wordt de situatie bedoeld waarbij met gesloten beurzen personeel ter beschikking wordt gesteld. Wordt er een opslag via het uurtarief gevraagd, dan is er niet langer sprake van collegiale uitlening, tenzij het gaat om een opslag in verband met administratiekosten. Bij re-integratiegratie via detachering bij een andere werkgever (spoor 2) zal doorgaans geen sprake zijn van een winstoogmerk en is er dus geen sprake van registratieplicht. dat binnen het concern/onderneming arbeidskrachten ter beschikking worden gesteld.
Hoge boete bij overtreding voor uitlener en inlener De inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) gaat de registratie controleren. Als de inspectie SZW personeel aantreft dat wordt uitgeleend zonder de vereiste registratie als uitzendonderneming bij de Kamer van Koophandel, kunnen er hoge boetes worden opgelegd. Onder aantreffen wordt hier verstaan de werknemers die: bij de werkplekcontrole fysiek worden aangetroffen; voorafgaande aan de werkplekcontrole door de uitzendonderneming bij dezelfde inlener ter beschikking zijn gesteld; door de uitzendonderneming bij een andere inlener ter beschikking zijn gesteld; in de administratie van de uitzendonderneming of inlener worden aangetroffen en die ter beschikking zijn gesteld. Bij de vaststelling van de hoogte van de boete wordt het aantal aangetroffen ingeleende werknemers als uitgangspunt genomen. De boete kan worden opgelegd aan zowel de onderneming die (zonder registratie) werknemers uitleent én aan de inlener van die werknemers. De boete die kan worden opgelegd bedraagt per aangetroffen werknemer maximaal 12.000 (met een maximum van 76.000). Bij herhaling binnen vijf jaar na de eerste overtreding wordt de boete verdubbeld en daarna verdrievoudigd. Bij doorlening worden alle bedrijven in de keten beboet. Aan de doorlener kunnen zelfs (in de situatie dat de doorlener zelf niet juist staat geregistreerd) 2 boetes worden opgelegd, namelijk in de rol als uitlener en in de rol als inlener. Als er sprake is van een inlener die een natuurlijk persoon is wordt de boete de eerste keer gehalveerd. Hetzelfde geldt voor bedrijven die in het Handelsregister staan ingeschreven voor andere bedrijfsactiviteiten dan als uitzendonderneming en die deze activiteiten ook daadwerkelijk in hoofdzaak uitoefenen. Te ondernemen stappen voor uitlener Als een onderneming al is geregistreerd onder een van de volgende SBI-codes, wordt zij geacht geregistreerd te staan als onderneming die arbeidskrachten ter beschikking stelt. 78201 Uitzendbureaus, 78202 Uitleenbureaus, 78203 Banenpools (werkgelegenheidsprojecten) 7830 Payrolling (personeelsbeheer) of 0161 Dienstverlening voor de akker- en/of tuinbouw. Bedrijven die onder deze codes in het Handelsregister staan ingeschreven behoeven geen actie te ondernemen. Bedrijven die nog niet onder deze SBI-codes staan ingeschreven en wel (incidenteel dan wel geregeld) arbeidskrachten ter beschikking stellen, moeten zich met ingang van 1 juli 2012 onder een van de in dit artikel genoemde SBI-codes in te schrijven dan wel hun bestaande inschrijving uitbreiden. Voor de registratie moet een onderscheid worden gemaakt tussen bedrijven die: - bedrijfsmatig (ook als nevenactiviteit) arbeidskrachten ter beschikking stellen
- bedrijven die dit niet-bedrijfsmatig (incidenteel of tijdelijk waarbij het uitlenen geen onderdeel is van de reguliere bedrijfsactiviteiten) doen. Werkgevers die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen, zoals uitzendbureaus, kunnen dit via een wijzigingsformulier doorgeven aan de Kamer van Koophandel. Uitleners die niet-bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen kunnen dit telefonisch of per mail doorgeven aan de Kamer van Koophandel in hun regio. Deze bedrijven hoeven zich dus niet onder de hiervoor genoemde SBI-codes te laten registreren. Het door de KvK gehanteerde onderscheid bedrijfsmatig/niet-bedrijfsmatig is wat ons betreft nogal onduidelijk, met name ingeval er sprake is van een nevenactiviteit. Zo levert het voorbeeld van een accountantskantoor dat een aantal medewerkers tijdelijk enkele maanden uitleent aan cliënten ter ondersteuning van het voeren van de administratie bij de ene KvK een nietbedrijfsmatige, en bij de andere een bedrijfsmatige registratie op. Wij adviseren u bij twijfel contact op te nemen met de desbetreffende KvK en de reactie van de KvK vast te leggen. Waar en wanneer controle door inlener De inlener van arbeidskrachten moet de registratie van de uitlener als uitzendonderneming bij de Kamer van Koophandel controleren. Die controle kan via de site van de Kamer van Koophandel (www.kvk/waadi). Let op: deze check is nog geen bewijs (zie hierna)! De inlener moet, om een eventuele boete te voorkomen, op het moment van het sluiten van de overeenkomst met de uitlener, nagaan of deze (uitlener) is geregistreerd als uitzendonderneming. Hiermee wordt voorkomen dat een inlener elke keer als de uitlener een werknemer stuurt moet controleren of de registratie van de uitlener nog correct is. Maar dit betekent wel dat deze controle telkens als er een nieuwe overeenkomst wordt gesloten met de uitlener moet worden uitgevoerd en de inlener moet kunnen aantonen op welk moment hij de registratie heeft gecontroleerd (bijvoorbeeld door overlegging van een uittreksel uit het Handelsregister). NB. Bij de Waadi-check op de site van de Kamer van Koophandel worden de registratie en het KvK-nummer niet tegelijk in beeld gebracht. Bovendien wordt geen datum zichtbaar. Een uittreksel uit het Handelsregister is daarom aan te bevelen. Certificering bij de Stichting normering Arbeid Uitleners die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stellen moeten zich ook laten certificeren door de Stichting Normering Arbeid (hierna SNA). Met ingang van 1 juli jl. is het belang van een dergelijk certificaat verder toegenomen. Per 1 juli 2012 is namelijk een nieuwe vrijwaringsregeling ingevoerd voor de inlenersaansprakelijkheid. Een inlener die zaken doet met een uitlener die beschikt over een SNA-certificaat kan, indien aan de hierna genoemde voorwaarden is voldaan, in het geheel niet
meer aansprakelijk worden gesteld voor de niet betaalde loon- en omzetbelasting die de uitlener verschuldigd is, ook niet als achteraf blijkt dat de uitlener te weinig loonheffingen of omzetbelasting heeft afgedragen. NB. In de praktijk heerst de opvatting dat een certificaat van de SNA automatisch betekent dat de uitlener ook als uitzendonderneming staat geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (certificering kan in beginsel namelijk niet plaatsvinden zonder registratie bij de Kamer van Koophandel). Toch adviseren wij u hier niet op voorhand van uit te gaan. De SNA certificeert namelijk ook aannemers. Als zo n gecertificeerde aannemer zich vervolgens gaat bezighouden met het uitlenen van arbeidskrachten, zal toch nog een registratie bij de Kamer van Koophandel als uitzendonderneming moeten plaatsvinden. Controleer daarom ook van gecertificeerde ondernemingen de registratie bij de Kamer van Koophandel. Deze voorwaarden voor de nieuwe vrijwaringsregeling zijn: De uitzendonderneming voldoet aan de NEN-4400-1- of 4400-2-norm en is opgenomen in het register van de Stichting Normering Arbeid (SNA). De inlener stort 25% van de factuur (inclusief omzetbelasting) op de g-rekening van de in het SNA-register opgenomen uitzendonderneming. Bij verlegging van de omzetbelasting is dit 20%. De betaling op de g-rekening voldoet aan de voorwaarden voor vrijwarende betalingen op een g-rekening. Dit houdt onder andere het volgende in: De factuur van de uitlener voldoet aan de eisen die de Wet op de omzetbelasting daaraan stelt en moet daarnaast vermelden: o het nummer of het kenmerk - voor zover aanwezig - van de overeenkomst waarop de factuur ziet; o het tijdvak of de tijdvakken waarin de gefactureerde prestatie is verricht en de benaming of kenmerk van het werk waarop de betaling betrekking heeft; De inlener vermeldt bij de betaling het factuurnummer en ook andere identificatiegegevens van de factuur, voor zover van toepassing; De administratie van de inlener is zodanig ingericht dat daaruit direct kunnen worden teruggevonden: de gegevens over de overeenkomst, de omvang van de aansprakelijkheid (manurenadministratie) en de betalingen. Naast deze voorwaarden moet de inlener de identiteit van de ingeleende werknemer kunnen aantonen, en kunnen aantonen dat de werknemer over een geldige verblijfs- of tewerkstellingsvergunning beschikt, voor zover van toepassing. Overgangsregeling Vóór 1 juli 2012 geldt dat inleners vrijwaring kunnen krijgen tot het bedrag van de stortingen op de g-rekening. Als de periode van inlening zowel onder de oude als de nieuwe regeling valt, geldt de volgende overgangsregeling: Stortingen op de g-rekening die na 1 juli worden gedaan en die zien op inlening vóór 1 juli 2012 (en dus gerelateerd moeten worden aan termijnen verschuldigde loonheffingen
en/of omzetbelasting vóór 1 juli 2012) volgen de oude regeling (vrijwaring tot het bedrag van de storting). Voor de stortingen gedaan na 1 juli 2012 die betrekking hebben op inlening van na die datum geldt het nieuwe regime. Wilt u meer informatie? Neemt u dan contact op met een van onze adviseurs of maak een afspraak voor ons gratis spreekuur op donderdagmorgen. Eventuele korte vragen kunt u ook stellen aan onze online helpdesk te vinden op onze website, www.iqount.nl.