Informatieblad archiefbeheer bij onderwijsinstellingen De Erfgoedinspectie krijgt veel vragen van onderwijsinstellingen over de reikwijdte en de toepassing van de archiefwettelijke voorschriften. In het onderwijsveld leven ondermeer de volgende vragen: 1. In hoeverre valt mijn school onder de Archiefwet? 2. Welke archiefwettelijke verplichtingen heeft mijn school? 3. Zijn er nog andere voorschriften of richtlijnen voor het archiefbeheer? De onduidelijkheid bestaat vooral bij de onderwijsinstellingen die onderdeel uitmaken van een stichting of vereniging, omdat deze slechts voor een deel onder de Archiefwet vallen. Bovendien vallen deze instellingen nog niet zo lang onder de Archiefwet, dit in tegenstelling tot de gemeentelijke of de rijksonderwijsinstellingen. Met dit informatieblad richten we ons dan ook vooral op deze eerste groep instellingen. Het gaat om scholen in de sectoren voortgezet onderwijs, beroepsonderwijs en volwasseneneducatie, en hoger beroepsonderwijs. Gespecificeerd naar schooltypen onderscheiden we: scholen voor V(M)BO, MAVO, HAVO en VWO, regionale onderwijscentra (ROC s) voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie (BVE), en tenslotte hogescholen of HBO-instellingen. 1. In hoeverre valt mijn school onder de Archiefwet? Voor de beantwoording van deze vraag moeten we onderscheid maken tussen onderwijsinstellingen die in stand worden gehouden door een gemeente of een ander openbaar lichaam, vroeger ook door het Rijk, en onderwijsinstellingen die in stand worden gehouden door een stichting. De eerste groep instellingen heeft een publiekrechtelijke rechtsvorm. De scholen die in stand worden gehouden door een stichting, hebben een privaatrechtelijke rechtsvorm. De scholen met een publiekrechtelijke rechtsvorm zijn altijd openbare scholen. Een stichting kan een openbare school en/of een bijzondere school in stand houden. De rechtsvorm van de school bepaalt in hoeverre de Archiefwet van toepassing is (zie schema). Rechtsvorm onderwijsinstellingen en archiefbeheer Met publiekrechtelijke rechtsvorm Met privaatrechtelijke rechtsvorm Vallen voor hun gehele archiefbeheer onder de Vallen alleen onder de Archiefwet voor hun Archiefwet. openbaar gezagtaken. Staan voor het archiefbeheer onder het toezicht van Staan voor het desbetreffende archiefbeheer onder de gemeentelijke archiefinspectie, met uitzondering het toezicht van de Erfgoedinspectie. van: De openbare universiteiten die onder het toezicht van de Erfgoedinspectie vallen. Erfgoedinspectie, 2014-1-
Scholen met een publiekrechtelijke rechtsvorm vallen, omdat ze onderdeel zijn van de overheid, voor hun gehele archiefbeheer onder de Archiefwet. Het archiefbeheer betreft de primaire (onderwijs)taken, de bestuurstaken en de ondersteuning. Bij onderwijsinstellingen met een privaatrechtelijke rechtsvorm valt maar een deel van het archief onder de bepalingen van de Archiefwet. We lichten dit in de volgende paragraaf toe. Openbaar gezagtaken Alleen voor zover een bijzondere school zogenaamde openbaar gezag taken uitvoert, is de Archiefwet van toepassing. Tot de twee openbaar gezagtaken behoren: Het afgeven van getuigschriften door het bevoegd gezag (instellingsbestuur, college van bestuur) op grond van de sectorale onderwijswetten; het besluiten tot het verlenen van vrijstelling op grond van de Leerplichtwet (art. 11a, 13a en 14). Bij de uitoefening van deze taken is achtereenvolgens het bestuur en de directie/directeur van de onderwijsinstelling bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet. Als zodanig bepaalt het eenzijdig de rechtspositie van een leerling. De Archiefwet is van toepassing op alle archiefbescheiden die met deze openbaar gezagtaken samenhangen. Hieronder treft u een schema aan waarin voor een archief van een bijzondere school is aangegeven welke soorten stukken onder de Archiefwet vallen en welke niet. Schoolarchief bij een school met een privaatrechtelijke rechtsvorm Onder de Archiefwet vallen Voorbeelden van archief dat niet onder de Archiefwet valt Diploma s en eindexamenresultaten Notulen van de docenten-, staf- en Besluiten tot vrijstelling van leerplicht sectievergaderingen Jaarverslagen Stukken over de organisatie Stukken over de financiën Stukken over het gebouw en de terreinen Stukken over het onderwijs Leerlingen(studenten)administratie (excl. de eindexamenresultaten) Rapporten van de Inspectie van het Onderwijs Personeelsdossiers Boekhouding Het archief leerlingen- of studentenvereniging Het archief leerlingen- of studentenraad Het archief van de medezeggenschapsraad Voormalige rijks- of gemeentescholen Scholen hebben vaak een lange geschiedenis. Ze zijn gefuseerd met andere scholen of maken deel uit van samenwerkingsverbanden. Daardoor kunnen stichtingen die scholen in stand houden, ook archief van voormalige rijks- of gemeentescholen beheren. Het archief van deze (voormalige) scholen valt volledig Erfgoedinspectie, 2014-2-
onder de Archiefwet (zie art. 1 en 2). Het is daarom van belang dat u vaststelt of er nog archief van voormalige rijks- of gemeentescholen bij uw instelling berust. Ook hogescholen konden vroeger een publiekrechtelijke rechtsvorm hebben, vergelijkbaar met de huidige openbare universiteiten. Zie verder aanbeveling 7 aan het eind van dit Informatieblad. 2. Archiefwettelijke verplichtingen Het hoofdbeginsel van de Archiefwet is dat u ervoor zorgt dat u uw archiefstukken in goede, geordende en toegankelijke staat brengt en bewaart en dat u ervoor zorgt dat u de archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen vernietigt. In goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren In goede staat brengen en bewaren heeft betrekking op het materiële beheer van het archief. De stukken moeten voor de tijd dat ze bewaard moeten blijven, goed raadpleegbaar zijn. In de praktijk houdt dat in dat ze beschermd moeten worden tegen brand, inbraak, water en vocht, vuil en ongedierte. In geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren wil zeggen dat u weet welke archiefbescheiden u beheert en waar deze zich bevinden 1. Het vernietigen van archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen houdt in dat informatiedragers een zodanige bewerking ondergaan, dat de informatie hierop niet meer te lezen of te reconstrueren is. Een informatiedrager kan een papier zijn, maar bijvoorbeeld ook een computerschijf of een CD-ROM. Vernietiging van papier vindt meestal plaats door verbranding of versnippering. De scholen zijn vrij in de keuze van het bedrijf dat voor hen de vernietiging uitvoert. Vernietigen of bewaren Archiefbescheiden waarop de Archiefwet van toepassing is, mogen alleen vernietigd worden als ze in een geldige selectielijst staan vermeld en daarin als vernietigbaar zijn aangemerkt. In een selectielijst is ook aangegeven of - en welke - archiefbescheiden naar een gemeentearchief of regionaal historisch centrum (RHC) overgebracht moeten worden. Selectielijst opstellen Besturen van scholen met een privaatrechtelijke rechtsvorm zijn verplicht een selectielijst op te stellen. De manier waarop dit moet gebeuren, is aan archiefwettelijke voorschriften gebonden en wordt uitgelegd op de website van de Erfgoedinspectie 2. Het is aan te bevelen dat de schoolbesturen gezamenlijk - via hun brancheorganisatie - een selectielijst voor de eigen sector opstellen. Het is belangrijk hierbij rekening te houden met de rechtszekerheid van de (voormalige) leerlingen en met het verantwoordingsbelang van de school. Bijzondere scholen in het voortgezet en hoger beroepsonderwijs beschikken nog niet over een selectielijst. Het ontbreken van een selectielijst vormt voor deze scholen een serieus probleem bij het archiefbeheer. Het is immers zonder selectielijst niet toegestaan getuigschriften, eindexamenresultaten en vrijstellingen van leerplicht te vernietigen. Andere sectoren beschikken al wel over een geldige selectielijst (zie schema hierna). Deze lijsten kunnen bij het opstellen van een selectielijst voor de bijzondere scholen in het voortgezet en hoger beroepsonderwijs als voorbeeld dienen. Zo is er enige jaren geleden voor de BVE-sector een selectielijst vastgesteld. Ook is er een selectielijst voor gemeentelijke (basis)scholen vastgesteld. Hogescholen kunnen 1 Zie www.erfgoedinspectie.nl -> uw archiefbeheer -> toegankelijkheid. 2 Zie www.erfgoedinspectie.nl -> uw archiefbeheer -> selectie en vernietiging. Erfgoedinspectie, 2014-3-
voor een deel de selectielijst voor de openbare universiteiten 3 als leidraad nemen voor een eigen selectielijst. De niet-openbare universiteiten hebben zich aan deze lijst geconformeerd. Geldige selectielijsten voor onderwijsinstellingen 4 Openbare scholen van gemeenten Bijzondere scholen BVE-sector Openbare universiteiten Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996; Staatscourant 2005, 247; zie Hoofdstuk 3.15. Selectielijst neerslag handelingen BVE-instellingen beleidsterrein Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie vanaf 1996; Staatscourant, 2006, 196. Selectielijst neerslag handelingen openbare en bijzondere universiteiten op het beleidsterrein Studiefinanciering over de periode 1945-1994; Erasmus Universiteit Rotterdam; Staatscourant, 2004, 111. Meer specifiek: Selectielijst voor neerslag handelingen Wageningen Universiteit beleidsterrein Wetenschappelijk onderwijs 1945-1986; Staatscourant, 2006, 40. Alleen met geldige selectielijst vernietigen Voor de verschillende onderwijssectoren bestaat specifieke regelgeving rond examinering. Voor het voortgezet onderwijs geldt het Eindexamenbesluit v.w.o.-h.a.v.o.-m.a.v.o.-v.b.o. (Staatsblad, 1989, 327, art. 57). Bij de twee andere sectoren is het vaststellen van een onderwijs- en examenregeling een taak van het schoolbestuur als bevoegd gezag. In het Eindexamenbesluit en in de verschillende onderwijs- en examenregelingen worden minimum-bewaartermijnen genoemd. De Archiefwet heeft bij de bewaring en vernietiging van archiefbescheiden echter voorrang op die regelingen. Scholen mogen de archiefbescheiden die onder de Archiefwet vallen, alleen vernietigen op basis van een geldige selectielijst. 3. Beheer van overige archiefstukken De archiefbescheiden die niet samenhangen met de openbaar gezagtaken van uw school, vallen niet onder de Archiefwet (zie schema pag. 2). In het algemeen bevelen wij aan ook deze bescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, omdat ze van belang zijn voor de bedrijfsvoering van uw school en voor de verantwoording daarvan. Voor deze bescheiden kan uw school zelf de bewaartermijnen vaststellen. Hierbij heeft u wel te maken met andere wetgeving, zoals het Burgerlijk Wetboek, de onderwijswetgeving en de Comptabiliteitswet. Daarom is het aan te raden bij het bepalen van de bewaartermijnen juridisch advies in te winnen. Een handreiking voor het vaststellen van bewaartermijnen is: Bewaartermijnen in een bedrijfsarchief, uitgegeven door het Netwerk voor Bedrijfsmatig Archiveren (NVBA) 5. Uw archief bezit mogelijk historische waarde. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bestuursarchief, aan fotoverzamelingen of aan de leerlingenadministratie. U kunt met het gemeentearchief of met het RHC afstemmen of dit soort archiefstukken voor overbrenging in aanmerking komen. Schooladministratiesystemen Een speciaal punt van aandacht is het geautomatiseerde schooladministratiesysteem, met behulp waarvan scholen in veel gevallen de leerlingenadministratie, roosters, absentiemeldingen, financiën en personeelsadministratie beheren. Indien het systeem ook wordt gebruikt voor het examenbeheer, vallen die gegevens onder de bepalingen van de Archiefwet (zie par. 1). In dat geval is het van belang te waarborgen 3 Let wel: De openbare universiteiten vallen als publiekrechtelijke organisaties, in tegenstelling tot hogescholen, voor hun gehele archiefbeheer onder de Archiefwet. 4 De selectielijsten zijn te raadplegen via www.overheid.nl -> officiële publicaties -> Staatscourant. 5 Deze publicatie is te bestellen via de website www.nvba-info.nl. Erfgoedinspectie, 2014-4-
dat de examengegevens door het systeem worden gearchiveerd en niet ontijdig worden vernietigd of overschreven. Ook moeten er maatregelen zijn getroffen om de gegevens langdurig te kunnen bewaren. 4. Aanbevelingen In het algemeen bepleiten wij het gehele schoolarchief in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren en om stukken die hun taak hebben volbracht te vernietigen. De volgende aanbevelingen richten zich dan ook op het beheer van zowel het schoolarchief in zijn geheel als van het archiefwettelijke deel daarvan. 1. Het schoolbestuur zet, in samenwerking met andere schoolbesturen, via de brancheorganisatie het opstellen van een selectielijst voor de eigen sector in gang. Neem hiertoe vroegtijdig contact met het Nationaal Archief op. 2. Breng en bewaar het gehele archief van uw school in goede, geordende en toegankelijke staat. 3. Richt daartoe het archief van uw school op een systematische wijze in, zodat de ordening de werkprocessen en de onderwerpen waarmee uw school zich bezighoudt weerspiegelt. 4. Stel een overzicht van archiefbestanden op, zodat u weet welke archiefbestanden en bestanddelen (bijv. dossiers) u beheert en waar deze zich bevinden. 5. Neem in overweging voor het niet-archiefwettelijke deel van het schoolarchief een bewaarlijst op te stellen. Na vaststelling daarvan is deze lijst de algemene richtlijn bij de vernietiging en de bewaring van dat deel van het archief. Deze lijst kan met de selectielijst voor het archiefwettelijke deel van het schoolarchief gecombineerd worden. 6. Zorg ervoor dat, indien het schooladministratiesysteem ook het examenbeheer verzorgt, die gegevens gedurende hun archiefwettelijke bewaartermijn behouden en raadpleegbaar blijven. 7. Als uw school onderdeel is van een groep waarvan ook voormalige rijks- of gemeentescholen deel uitmaken, is het van belang na te gaan of er nog archieven van die scholen bij u aanwezig zijn. Voor deze archieven gelden andere bewaartermijnen dan voor de archieven van de bijzondere scholen en geldt de plicht tot overbrenging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een gemeentearchief of naar RHC 6. Neem over deze archieven contact op met de archiefdienst. 8. Als het niet-archiefwettelijke deel van uw instellingsarchief van historische waarde is, neem dan ook contact op met het gemeentearchief of met het RHC. Meer weten? Op onze website www.erfgoedinspectie.nl/archieven vindt u meer informatie over de Erfgoedinspectie en over de toepassing van de archiefwetgeving. U kunt daar informatiebladen, checklists, brochures, onderzoeksrapporten en ons jaarlijks verslag downloaden. Dit informatieblad is een uitgave van de Erfgoedinspectie, www.erfgoedinspectie.nl. 6 Als het om een voormalige rijksschool gaat, moet het archief daarvan, voor zover niet vernietigbaar op basis van de vernietigingslijst van het ministerie van O enw van 29 juli 1975 (MMA/Ar-181.119 en AIZ/RA-50243), naar een RHC overgebracht worden. Erfgoedinspectie, 2014-5-