Huishoudelijk reglement TC Vicogne. Jaargang 2016 Het huishoudelijk reglement kan hier op onze website geraadpleegd worden. Via het secretariaat is inzicht te verkrijgen in de Statuten van onze vereniging. 1. Toegang tot de club. 1.1. Ons clubhuis is in wezen een privé-uitbating en kan bijgevolg alleen bezocht worden door leden van TC Vicogne en hun genodigden. Vanzelfsprekend zijn derden welkom op onze manifestaties. De toegang, indien daar aanleiding toe is, kan echter steeds ontzegd worden door barverantwoordelijke of door de Raad van Bestuur. 2. Toegang tot de terreinen. 2.1. Daar onze tennisclub een privéclub is, kunnen alleen spelende leden onze accommodaties (terreinen en doucheruimtes) betreden en/of gebruiken. Spelende leden kunnen op hun uitnodiging en mits het aanvragen van gastreservatie aan de bar, spelen met een niet-lid. Tijdens toernooien, interclubwedstrijden en/of andere door de vereniging georganiseerde evenementen (zoals ondermeer lessenreeksen) worden niet-leden tot onze accommodaties toegelaten. 2.2. Spelende leden dienen eerst hun lidgeld te hebben betaald vooraleer zij de terreinen mogen betreden. Bovendien krijgen spelende leden slechts toegang tot het reservatiesysteem na betaling van het lidgeld. 2.3. De baancommissaris of de Raad van Bestuur kan het betreden van de terreinen verbieden als hij/zij dat om hen moverende redenen nodig vinden. 3. Lidmaatschap. 3.1. Uw aanvraag tot lidmaatschap loopt via het bestuur van TC Vicogne. De wijze waarop treft U aan op de website van de vereniging. De leden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor het verstrekken van volledige en correcte gegevens. 3.2. Het inschrijvingsformulier dient nauwkeurig en volledig ingevuld en kan uitsluitend via elektronische weg ingezonden worden.
3.3. De betaling dient op het aangegeven rekeningnummer te gebeuren. Het inschrijf-formulier heeft als gevolg dat u uw lidmaatschap voor het komende seizoen bevestigt. 3.4. Voor de betaling wordt uitsluitend het overschrijvingsformulier van de club gebruikt. Bij de betaling via PC wordt de referentie (mededeling) van de factuur ongewijzigd overgenomen. 3.5. Uw e-mail adres en uw telefoon- of mobiel nummer zijn voor ons van het grootste belang, zorg dat wij over de juiste gegevens beschikken. 3.6. Na ontvangst van uw inschrijfformulier, krijgt u een onkostennota van de vereniging. Deze dient vereffend te worden, zolang U niet betaald heeft bent U (nog) geen lid van TC VICOGNE. U mag niet spelen op de terreinen van de TC Vicogne en kunt niet reserveren; daarmee kunt u dus niet profiteren van alle voordelen verbonden aan het lidmaatschap. 3.7. Wie spelend lid van de TC Vicogne wil worden, is niet verplicht aan interclub deel te nemen. 3.8. Alle interclubspelers moeten vóór 25 januari van het lopende jaar ingeschreven zijn. Indien dit niet het geval is, kunnen deze spelers niet deelnemen aan de interclub-competitie. 3.9. Lidgelden. 3.10. SPELENDE LEDEN. De tarieven voor SPELENDE LEDEN worden jaarlijks bekendgemaakt via de website van de vereniging en wordt geafficheerd in het clubhuis. 3.11. NIET SPELENDE LEDEN. Een ieder die de TC Vicogne een goed hart toedraagt kan zich als NIET SPELEND LID aansluiten. Deze leden hebben dezelfde rechten en plichten als een SPELEND LID met uitzondering van alle afspraken met betrekking tot het gebruik van de tennisbanen. (o.m. toegang tot clubhuis en deelname aan alle cluborganisaties, o.a. feesten, groepsreizen, enz.). Niet spelende leden worden geregistreerd in het ledenregister van de vzw, maar worden niet aangesloten bij Tennis Vlaanderen en zijn bijgevolg ook niet verzekerd bij tennisactiviteiten. Het tarief voor deze leden wordt jaarlijks bekendgemaakt via website van TC Vicogne en geafficheerd in het clubhuis. 3.12. ERE-LEDEN. ERE-LEDEN worden benoemd door de Raad van bestuur. Zij zijn lid van de vereniging maar aan hen wordt als erkenning voor de geleverde prestaties (betrokkenheid) wordt geen lidgeld in rekening gebracht.
3.13. Voor uw lidmaatschap krijgt u: a. een verzekering via aansluiting bij Tennis Vlaanderen b. gratis gebruik van de terreinen c. de mogelijkheid gratis gebruik te maken van het reservatiesysteem d. gratis toegang tot de doucheruimtes e. toegang tot het clubhuis f. de gelegenheid om deel te nemen aan de interclubcompetie en/of de mogelijkheid deel te nemen aan kampioenschappen g. een gunstiger tarief voor clubtrainingen h. het recht om met een gast te spelen (mits gastticket). i. de mogelijkheid in te schrijven voor alle evenementen georganiseerd door de TC Vicogne. 3.14. Nieuwe leden zijn leden die het vorig tennisseizoen niet op de ledenlijst van de TC Vicogne voorkwamen. 4. Kleding en gedragsrichtlijnen. 4.1. Tenniskleding is verplicht en tennisschoenen met een ondiep profiel zijn vereist. De banen mogen beslist niet met ander schoeisel betreden worden. De Raad van bestuur of de baancommissaris kan spelers vragen hun kledij aan te passen. 4.2. Ouders, die hun kinderen meenemen, moeten ervoor zorg dragen dat deze kinderen niet op de banen komen en andere spelers niet storen tijdens het tennisspel. 4.3. Op of rond de banen mag geen onnodig lawaai worden gemaakt tijdens een tennisspel. 4.4. Fietsen dienen te worden geplaatst in de daartoe bestemde ruimte bij de ingang van het clubdomein. 4.5. De spelers op de terreinen en de supporters dienen zich te houden aan de regels van de fair-play en sportiviteit. Het gebruiken van verbale of lichamelijke agressie kan leiden tot het stopzetten van het spel, onmiddellijk verlaten van de baan of verwijderen uit de club. De RVB kan later verregaande sancties nemen indien nodig. 5. Openingsuren. 5.1. De tennisbanen zijn dagelijks open vanaf 9u. De toegang tot het domein is open vanaf 8u50. 5.2. Het sluitingsuur wordt bepaald door de Raad van Bestuur, de uitbater of diens vervanger.
6. Onderhoud. 6.1. Ieder SPELEND LID (en eventueel gast) veegt na het tennissen, maar binnen de speelperiode, de tennisbaan zorgvuldig. Bij het vegen wordt het gehele terrein bedoeld, met inbegrip van de strook achter de basislijn en de strook tussen de velden. Meer informatie mbt het correct vegen van een terrein, vindt u op de website onder terreinreservatie 6.2. Bij het ontstaan dan wel het aanwezig zijn van plassen op de tennisbanen, mogen deze niet bespeeld worden. Indien er na langdurige regenval plassen op de baan ontstaan zijn, zijn de pleinen pas beschikbaar nadat de RvB en/of de baancommisaris daartoe het groene licht gegeven heeft. Plassen mogen niet verwijderd worden. 6.3. De terreinverantwoordelijke kan in overleg met het bestuur besluiten tot het (tijdelijk) sluiten van een speelbaan of van alle banen. 6.4. Onderhoud heeft altijd voorrang op reservatie. 6.5. Voorwaarden m.b.t. het gebruik van de tennisbanen: a. Tracht het veroorzaken van gaten en kuilen te voorkomen b. Spaar het net; er niet tegen leunen of op gaan zitten, er niet over springen c. Losgeraakte belijning, gaten, kuilen en andere ongemakken melden aan het bestuur. d. Afval in de daarvoor voorziene vuilbakken gooien en lege glazen en/of flessen terug naar de bar brengen. 7. Reservering. 7.1. Elk (NIEUW) SPELEND LID dat aan zijn/haar financiële verplichtingen tegenover de vereniging heeft voldaan, komt in het bezit van een login en paswoord. Het paswoord geeft toegang tot het reserveringssysteem van de TC Vicogne. 7.2. Elk lid dat gedurende een bepaalde periode van een baan gebruik wil maken is verplicht voor die periode te reserveren met zijn of haar paswoord. 7.3. Het reserveren van een baan via het reservatiesysteem kan ook gebruikt worden om te spelen met een GAST (= niet club-lid), tegen betaling van het daarvoor vastgelegde bedrag. Dit tarief wordt jaarlijks bekendgemaakt via de website van de vereniging en geafficheerd in het clubhuis. 7.4. Banen die zijn gereserveerd voor competitie, toernooien, tennislessen en training worden met aparte labels aangegeven. Uitgangspunt is dat altijd minimaal één baan beschikbaar blijft voor recreatief tennis, m.u.v. de interclubcompetitie. In bepaalde gevallen kan het bestuur beslissen om alle banen toe te wijzen aan een activiteit.
7.5. Wij vragen de leden, indien zij een reservatie niet wensen op te nemen, deze in de computer te annuleren. Op deze manier kunnen andere leden van het terrein gebruik maken. Het bestuur wil vermijden dat er ondanks een reservatie niet wordt gespeeld. Bij grove misbruiken kan de RvB sancties opleggen. 7.6. Het is niet toegestaan met het paswoord van een ander te reserveren. 7.7. Het recht van reservatie vervalt indien de reserveerder na 15 minuten het terrein nog niet heeft betreden. 7.8. Reserveren kan slechts 7 dagen op voorhand. 7.9. Het gebruikmaken van het reserveringssysteem is kosteloos. 8. Gastspelers 8.1. Ieder lid die zijn lidgeld betaald heeft tegen eind maart heeft elk zomerseizoen recht op 2 gratis gasttickets, zodat hij of zij kan spelen met een speler die geen lid is van de vereniging. 8.2. Indien een spelend lid wenst te spelen met een Gast dient hij/zij dit te melden bij het bestuur. De te volgen procedure treft U aan op de website van de vereniging. 8.3. Indien de gaststickets opgebruikt zijn, dan dient de gast te betalen per uur en per plein. De tarieven worden jaarlijks bekendgemaakt via de website van de TC Vicogne en geafficheerd in het clubhuis. 8.4. Elke gast dient zich te houden aan het huishoudelijke reglement van de TC Vicogne en mag geen speler zijn die eerder door de RVB de toegang tot de accommodaties werd ontzegd.
9. Tennislessen 9.1. Voor leden en niet-leden van de vereniging bestaat de gelegenheid tot het volgen van tennislessen, verzorgd door het trainersteam van de vereniging. 9.2. De prijslijst van alle trainingen verzorgd door het trainersteam vindt u in de folders en op de website van de TC Vicogne. 9.3. Het trainersteam van de vereniging wordt samengesteld door het bestuur van TC VICOGNE en bestaat uit gekwalificeerde trainers (minimum aspirant initiator) en een afvaardiging van het bestuur. Voor groepstrainingen kan het team eventueel aangevuld worden met niet-gekwalificeerde hulptrainers. De samenstelling van het trainersteam vindt u jaarlijks terug op de website van de vereniging. 9.4. Kandidaat trainers voor het trainersteam van de vereniging dienen door RVB in consensus aanvaard te worden. Enkel tennisleraars/-leraressen die de toelating hebben van het bestuur mogen tennislessen, -trainingen organiseren op het terrein van de vereniging. De lijst van erkende lesgevers is terug te vinden op de website van de vereniging. 9.5. Onder trainingen georganiseerd door de TC Vicogne, verstaan we alle trainingen met minstens 1 trainer en minstens 2 spelers op minstens 1 terrein. 9.6. Inschrijvingen voor deze trainingen dienen via website te worden ingediend. Deze inschrijving is bindend. 9.7. Het trainersteam zal naar eigen goeddunken de indelingen van de trainingen verzorgen en communiceren aan de spelers. In principe hebben de spelers geen bevoegdheid om zelf hun groepen samen te stellen en/of een trainer aan te duiden. Uiteraard zal het trainersteam binnen haar mogelijkheden rekening houden met de wensen van de spelers. 9.8. De betaling van de trainingen dient na het ontvangen van een onkostennota overgeschreven te worden op de rekening van de TC Vicogne. De volledige betaling moet gedaan zijn alvorens de lessen te mogen aanvatten. Lesgeld wordt niet terugbetaald! 9.9. Privélessen vallen niet onder de organisatie van TC VICOGNE. De afrekening van deze lessen dient rechtstreeks met de trainer te worden geregeld. Voor een privéles dient er gereserveerd te worden via het reservatiesysteem en is de terreinprijs voor leden gratis en voor niet-leden de huurprijs per uur per terrein. (zie voorwaarden niet-leden). De privéles mag pas doorgaan als het terrein betaald werd aan de dienstdoende barman en/of vervanger. Enkel de hoofdtrainers mogen privélessen geven op de terreinen van de TC Vicogne.
10. Alternatieve organisatie. 10.1. Organisatie van activiteiten vanaf 12 personen moeten vooraf voorgelegd worden aan de beheerraad en eventueel opengesteld worden voor alle leden. Onder activiteiten wordt verstaan: (recreatieve) tornooitjes, feestjes, etentjes, 11. Verzekering/EHBO. 11.1. Spelende leden zijn (gans het jaar) verzekerd door Ethias via Tennis Vlaanderen. 11.2. Niet-leden spelen op eigen risico. 11.3. Ten behoeve van EHBO staat in het clubhuis een verbanddoos ter beschikking. 12. Overige. 12.1. De aanwijzingen van bestuursleden, commissieleden en de baancommissaris met betrekking tot hetgeen in Huishoudelijk Reglement wordt vermeld dienen te worden opgevolgd. 12.2. Bij het niet navolgen hiervan kan door het bestuur het speelrecht worden ontzegd. In bepaalde gevallen kan de beheerraad beslissen tot uitsluiting uit de Tennisclub. 12.3. In die gevallen, met betrekking tot het gebruik van het clubgebouw, domein en tennisbanen waarin dit reglement geen duidelijkheid verschaft, beslist het bestuur. 12.4. De TC Vicogne vzw kan niet verantwoordelijk gesteld worden voorgebeurlijke ongevallen noch voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijk eigendom. 12.5. Gastspelers en niet-leden die gebruik maken van de mogelijkheid tot het volgen van tennislessen doen dit op eigen risico. De vereniging zal in geval van een kwetsuur daarvoor de verantwoordelijkheid niet aanvaarden
13. Clubhuis 13.1. Het clubhuis kan uitzonderlijk gebruikt worden voor privé doeleinden. Daarvoor dient uitdrukkelijk toelating gegeven te worden door de RVB. Uitgesloten zijn formele bijeenkomsten van verenigingen of groeperingen van een politieke strekking. 13.2. Roken is niet toegestaan binnen de muren van het clubhuis 13.3. Flesjes en glazen mogen niet meegenomen worden op de terreinen. 13.4. Alle rekeningen dienen contant betaald te worden. 13.5. Het is niet toegestaan zelf meegebrachte alcoholhoudende drank in het clubhuis of elders op het domein te gebruiken. 13.6. Het bestuur wil voorkomen dat personen met meer dan het toegestane alcoholpromillage aan het verkeer deelnemen. Op basis daarvan kan de verstrekking van alcoholhoudende dranken worden geweigerd. 13.7. Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen kunnen door een beheerder of uitbater van het domein verwijderd worden. De Raad van Bestuur kan deze overtredingen bestraffen door tijdelijke of gehele schorsing. 13.8. Uiteraard worden de wettelijke regels gehandhaafd. Opgemaakt te Bredene 19.05.2016