DRAAIBOEK EN TIPS OPSCHOONDAG Dit document kan worden gebruikt voor de landelijke opschoondag of voor lokale opruimacties op een andere datum. 1.1 Voorbereiding Plan van aanpak Maak vooraf een plan van aanpak met daarin de onderwerpen, doel, doelgroep, inhoud, aanpak, organisatie, planning en begroting. Tip: geef hierin aan welke plaats de opschoonactie inneemt in de (lokale) zwerfafvalaanpak. Bijvoorbeeld als start van een gemeentelijke aanpak of om het onderwerp onder de aandacht te brengen. Intern draagvlak Hoe zorg je ervoor dat je intern draagvlak krijgt voor je opruimactie/zwerfafvalcampagne? Schrijf een bondig maar goed onderbouwd en compleet communicatieplan voor interne partijen (zowel beleidsmensen als uitvoerende mensen). Communiceer regelmatig over het onderwerp. Toon waardering voor de mensen die zich voor het onderwerp inzetten. Tijdig starten met communiceren over het onderwerp. Toon de betrokken partijen de succesverhalen van andere gemeenten (dat kunnen wij ook!) Kijk voor voorbeelden van acties op www.supportervanschoon.nl en www.gemeenteschoon.nl. Toon de urgentie van het probleem, bijvoorbeeld door cijfers over de hoeveelheid zwerfafval binnen de gemeente of het feit dat zwerfafval ergernis nummer 1 is onder de burgers. Laat zien dat een schone omgeving voordelen heeft. Schoon is veiliger en in een schone omgeving het prettiger wonen. Laat zien wat het effect is van vele mensen die opruimen: het werkt aanstekelijk. Zie ook de beweging Supporter van Schoon: www.supportervanschoon.nl. Deelnemers Stel vast welke doelgroepen u wilt benaderen. U kunt het effect vergroten door samen te werken met bijvoorbeeld scholen, milieugroeperingen, scouting, sportclubs, muziekscholen en andere lokale verenigingen. Denk ook aan de belangrijkste aandachtsgebieden en doelgroepen voor zwerfafval. Zoals het openbaar vervoer (reizigers), winkelcentra (winkelend publiek), verzorgingsplaatsen langs wegen (weggebruikers), scholen (jongeren) en de probleemwijken in de sterk verstedelijkte gebieden (wijkbewoners). Maak een verdeling wie welke doelgroep benadert. Enkele tips om tot een goede groep te komen: Maak de groep niet te groot Geef iedereen duidelijke taken en verantwoordelijkheden Geef iedere groep een vaste begeleider Zorg voor een positieve sfeer Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 1
Locatie U kent uit uw dagelijkse werkzaamheden ongetwijfeld zogenaamde probleemgebieden waar veel zwerfafval ligt en die geschikt zijn voor een opschoonactie (bijvoorbeeld in winkelgebieden, of in de woonwijk(en)). Kijk niet alleen in hoeverre het gebied vervuild is, maar ook of alle plekken goed toegankelijk en ongevaarlijk zijn. Dus niet langs een (snel)weg! Voer overleg met de verantwoordelijke diensten in de gemeente om een geschikte locatie aan te wijzen voor de actie. Tijdstip Als de opschoondag op een zaterdag is, adviseren wij om de actie s ochtends plaats te laten vinden. Door de actie aan het begin van de dag te plannen, kunnen de deelnemers andere plannen maken voor de rest van de zaterdag. Dit verhoogt de kansen voor de opkomst! Beperk het eigenlijke schoonmaken tot een paar uur, zodat verveling en vermoeidheid niet kunnen toeslaan. Het moet niet alleen een nuttige dag zijn, maar ook een leuke! In de bijlage vindt u een voorbeeld van een tijdschema voor een actie. Afvalverwerking Maak afspraken met de gemeente over het ophalen van het verzamelde vuil en de wijze waarop dit vuil moet worden aangeboden: in vuilniszakken of anders? Bespreek met welke materialen, zoals handschoenen, grijpers, prikkers en vuilniszakken nodig zijn. In veel gevallen is men bereid om dergelijke materialen ter beschikking te stellen. Vertegenwoordiging gemeentebestuur Het mooiste is dat een vertegenwoordiger van het gemeentebestuur (bijvoorbeeld de verantwoordelijke wethouder) het startsein voor de actie verricht. Hiermee toont het bestuur zijn commitment voor de actie, hetgeen een positief signaal geeft naar de vrijwilligers. Het vergroot tevens de kans op publiciteit. Promotie Maak gebruik van de gratis middelen (posters, baniers, give aways) die we via de webwinkel op de website beschikbaar stellen. Via www.supportervanschoon.nl kunt u deze middelen bestellen. Sommige middelen kunt u zelfs voorzien van een eigen logo of boodschap. Ontwikkel een publiciteitsplan voor de benadering van bewoners, bedrijven, gemeente en pers. Een mogelijkheid is om een brief rond te sturen en de lokale pers te informeren. Van beiden vindt u in de bijlage voorbeelden. Voor het informeren van de pers kunt u het best één contactpersoon aanwijzen, die adressen verzamelt van de media die u wilt benaderen, die de persberichten verzendt en zorgt voor het ontvangen en begeleiden van journalisten. Deze persoon is tevens verantwoordelijk voor de woordvoering. Gemeenten hebben vaak een eigen gemeentepagina in de krant. Maak er gebruik van door de actie aan te kondigen, deelnemers op te roepen mee te helpen en om te laten zien hoe de actie is verlopen, door bijvoorbeeld een foto te plaatsen na de actie en de vrijwilligers te bedanken. Hoe krijgt je media-aandacht voor een opruimactie? Nodig plaatselijke beroemdheden uit Verzin een ludieke actie Betrek de burgemeester en wethouder erbij Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 2
Schakel communicatiemedewerkers en hun netwerk in Plaats een aankondiging onderaan alle uitgaande mails Schakel TV/kabelkrant/social media in Speel concurrerende media tegen elkaar uit Stuur meerdere persberichtjes uit, zodat de aandacht blijft ( nieuwsbrief ) Stuur achteraf een persbericht (met foto s!) Ludiek is uniek Wat vaak goed werkt is om de actie een ludiek tintje mee te geven. Hiermee vergroot je de kans op publiciteit en voor vrijwilligers maakt het de actie aantrekkelijker. Enkele voorbeelden: Regel theater, living statues, steltlopers of ballonnenknopers Biedt jongeren een lasergame aan in het stuk bos dat ze net hebben schoongemaakt Zorg voor entertainment tijdens de actie (drumband, zanger, drumvatenband, etc.) Laat een grote taart maken met een leuke afbeelding die je samen opeet Afvalthermometer laat al het verzamelde afval 2 dagen zien aan de kant van de weg in bijv. een plastic koker Laat afvalbakken met graffiti bespuiten Organiseer een Schoonste Straat verkiezing Etcetera Begeleiders Zorg dat alle vrijwilligers goede begeleiding krijgen. De begeleiders dienen goed herkenbaar te zijn. Zij kunnen materialen en versnaperingen uitdelen en de vrijwilligers vertellen wat ze wel en niet moeten doen. Verdachte zaken niet aanraken, bijvoorbeeld! Verder kunnen zij aangeven waar men moet schoonmaken. Maak de begeleiders verantwoordelijk voor het verzamelen en afvoeren van het vuil en laat hen contact onderhouden met de reinigingsdienst. Andere belangrijke taken zijn: bijhouden hoeveel en wat voor soort vuil men ophaalt, erop letten dat de actie veilig verloopt en zeer belangrijk - na de actie zorgen dat er geen lege blikjes en bekertjes rondslingeren of spandoeken blijven hangen! De dag nadert Heeft u alle voorbereidingen achter de rug, dan wordt het tijd om gezamenlijk nog eens alles door te lopen en de puntjes op de i te zetten. Hierbij moeten bij voorkeur alle begeleiders aanwezig zijn en de personen en instellingen die hun steun bij de actie hebben toegezegd, zoals vertegenwoordigers van de reinigingsdienst en de politie, EHBO ers en cateraars. Zijn alle afspraken hard en weet iedereen wat er van hem of haar wordt verwacht? Organiseer deze bijeenkomst op tijd, zodat er nog zaken bijgesteld kunnen worden. Persbericht Het is nu tijd om persberichten te verzenden naar de lokale en regionale pers. Doorgaans doet u dit niet langer dan een aantal dagen van tevoren. U dient hierbij wel rekening te houden met de verschijningsdagen van de diverse bladen, zoals huis-aan-huis kranten. Bij de meeste redacties kunt u de uiterste inleverdatum opvragen. Denk ook aan social media als uw gemeente daarop actief is. Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 3
1.2 De dag zelf Uiteraard zorgt u dat u op tijd aanwezig bent op de schoon te maken plekken. Verzamel de deelnemers en de eventuele gasten. Bespreek nogmaals kort wat er van iedereen verwacht wordt en verdeel de deelnemers zo nodig in groepen. Spreek af hoe laat een verfrissing wordt uitgedeeld en wanneer men weer op het verzamelpunt dient te zijn. Andere belangrijke aandachtspunten zijn: Is het juiste materiaal aanwezig? Controleer of alle materialen aanwezig zijn, zoals handschoenen, beschermende kleding, (eventueel) kaplaarzen, vuilgrijpers, vuilniszakken, containers, kruiwagens, aanhangwagens en transportwagens. Een goede communicatie. Natuurlijk moet er goede communicatie zijn tussen de organisatoren onderling en de deelnemers. Begin daarom de actie gezamenlijk en neem even tijd om de klokken gelijk te zetten. Geef extra aandacht aan de communicatie met de pers. Informeer de pers nauwkeurig. Een veilig verloop. Let erop dat de schoonmakers handschoenen, goed schoeisel en eventueel regenkleding dragen. Instrueer de vrijwilligers dat ze gevaarlijk afval zelfs bij de minste twijfel moeten laten liggen. Laat de aanwezigheid van naalden, chemisch afval en asbest melden bij de begeleiders, die gevaarlijk afval kunnen markeren en aanmelden bij de reinigingsdienst. Uiteraard moeten kinderen extra goed begeleid worden. Vermijd prikstokken die kunnen gevaarlijk zijn. Zorg voor de aanwezigheid van een EHBO er. Verwijdering en verwerking. Het is noodzakelijk dat er vooraf afspraken zijn gemaakt over het aanbieden van het vuil bij de reinigingsdienst. Het verwijderen van alle afval dient direct na afloop van de actie te gebeuren. Bedank vrijwilligers. Bedenk goed dat er geen geslaagde actie kan plaatsvinden zonder vrijwilligershulp. Laat duidelijk merken dat deze medewerking op prijs wordt gesteld. Zo bouwt u goodwill op voor volgende projecten. Als bedankje voor de vrijwilligers kunt u de gadgets uit het gemeentepakket gebruiken. Ook is het aardig om de deelnemers na afloop een versnapering aan te bieden. Wat moet je vooral niet doen? Te laat beginnen De actie te lang laten duren (max. 2 uur) Pers erbuiten laten Niet bedanken, geen waardering tonen Te veel beroemdheden en poespas eromheen, zodat het echte onderwerp ondersneeuwt Te hoge verwachtingen van het project hebben Te grootschalig inzetten Te ingewikkeld maken (denk aan logistiek) Vrijwilligers laten wachten Zelf afval creëren Beknibbelen op de kosten De actie te vrijblijvend maken voor de deelnemers Bepaalde betrokken partijen passeren Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 4
Contact met de pers Als u een interview hebt geregeld, brengt u de journalist en geïnterviewde met elkaar in contact brengen. Zorg er verder voor dat u een persbericht klaar heeft liggen, waarin de resultaten van de actie direct in verwerkt kunnen worden. Verstuur het persbericht het liefst nog op de dag van de actie en anders de dag erna. Dit persbericht kunt u zowel versturen aan de media die aanwezig waren als aan de media die niet aanwezig waren. In de bijlage vindt u een voorbeeld van een persbericht. 1.3 Na de actie Journalisten nabellen De journalisten die aanwezig waren bij het evenement kunt u de volgende dag even nabellen om te vragen hoe ze het hebben gevonden en of ze alle informatie hebben die ze nodig hebben voor hun artikel. Ook kunt u vragen hoe ver ze al zijn met het artikel en wanneer het zal verschijnen. In de tijd na de actie kunt u een coverage report maken. Dit bevat alle publicaties over het evenement. Evalueer de resultaten Binnen de groep moet er natuurlijk ook goed naar de resultaten worden gekeken. Vier het succes. Maar kijk ook goed naar dingen die beter hadden gekund. Bekijk de zaak positief. Het gaat niet om de fouten, maar om wat men er van leren kan voor de volgende keer! Denk aan de lange termijn Een geslaagde opschoondag is prachtig. Maar helaas niet voldoende. U wilt tenslotte ook in de toekomst een schone gemeente. Zorg er daarom voor dat de organisatoren en vrijwilligers ook na de actie betrokken blijven. Hiermee heeft u niet alleen de rest van het jaar een groep mensen die actief betrokken is bij de aanpak van zwerfafval, het scheelt ook heel wat werk bij de organisatie van een volgende opschoonactie. Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 5
BIJLAGE 1: VOORBEELD DRAAIBOEK NB de vermelde tijden zijn richtlijnen, u bent natuurlijk vrij hiervan af te wijken. Tijd Wie Waar Wat Opmerkingen 08.00 Alle betrokkenen organisaties Vast punt, bv. Verzamelen en taken doorspreken. 09.00 Organisatie Vast punt, bv. Check of alles geregeld is voor de actie. 10.00 Deelnemers Vast punt, bv. Ontvangst deelnemers U kunt de deelnemers bijvoorbeeld ontvangen met een kop koffie. 10.30 Organisatie/ vertegenwoordiger bestuur Vast punt, bv. Welkomstwoord en taakverdeling Bij voorkeur een vertegenwoordiger van het gemeente- of verenigingsbestuur houdt een welkomstwoord. Daarna licht een organisatielid de taakverdeling toe. 10.45 Organisatie Vast punt, bv. Uitdelen materialen 11.00 Organisatie Vast punt, bv. Startsein actie Bij voorkeur door de vertegenwoordiger van het gemeente- of verenigingsbestuur. 11.00 Deelnemers Schoonmaaklocaties Schoonmaken door vrijwilligers onder begeleiding 12.45 Deelnemers Schoonmaaklocaties Terugkeren naar startlocatie 13.00 Organisatie Vast punt, bv. Afsluiting actie Bedanken van vrijwilligers voor inzet; mogelijkheid tot uitdelen van bedankjes en versnaperingen. Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 6
BIJLAGE 2: VOORBEELD PLANNING Minimaal 10 weken van te voren: brainstormen en plannen Regel een afspraak met alle betrokken collega s en relevante externe organisaties en denk na over de invulling en organisatie van de komende opschoonactie. Stel alvast een globale planning en leg de rollen en taken vast. Minimaal 8 weken van te voren: Vaststellen draaiboek en bestellen actiemiddelen Een omschrijving van de activiteiten en wat hiervoor allemaal moet worden gedaan en door wie is vastgelegd in draaiboek. U bespreekt neemt het draaiboek door met alle betrokken personen en legt hiermee de taken voor de uitvoering vast. In de webwinkel op www.supportervanschoon.nl bestelt u de gratis actiemiddelen. 3 weken van tevoren: medialijst aanmaken/up to date maken Selecteer geschikte media en maak onderscheid in belangrijke en minder belangrijke media. Zorg dat alle contactinfo en dergelijke in orde is. Zorg ook dat je bij elk medium de juiste persoon hebt: dus degene die het thema behandelt waar jij aandacht voor wilt. 2 weken van tevoren: persuitnodiging versturen Nodig je contactpersonen uit voor het evenement. Het beste kun je eerst even bellen om het evenement te schetsen en hen te vragen of zij hierbij aanwezig willen zijn. Vervolgens kun je een mailtje nasturen waarin je alle informatie op een rijtje zet. Hier kun je ook eventuele bijlagen met achtergrondinfo aan toevoegen. 1 week van tevoren: nabellen van mediacontacten Bel alle contacten aan wie je de uitnodiging hebt verstuurd na om te vragen of ze daadwerkelijk komen of niet. week 1 plan opschoonactie in opstellen voor wie? met wie? wat gaan we doen? waarom doen we dit? bijv. wethouder bijv. collega opruimactie schonere omgeving, burgers betrekken wanneer? waar? geplande datum locatie en waarom deze locatie hoe? vrijwilligers werven Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 7
materialen bestellen webwinkel www.gemeenteschoon.nl Let op de levertijden! publiciteit realiseren afval verwerken deelnemers en organisatie bedanken week 3 vastleggen locatie deadline bestellen gepersonaliseerde materialen webwinkel vrijwilligers werven 'beroemdheid' uitnodigen week 5 week 7 concept draaiboek klaar medialijst aanmaken/up to date maken vrijwilligers bevestigen afvalverwerking regelen deadline algemene materialen bestellen uit webwinkel week 8 uitnodigen lokale/regionale pers (telefonisch/per mail) nabellen van mediacontacten generale repetitie draaiboek definitief week 10 Opschoonactie terugblik persbericht versturen dag later bedankje naar deelnemers en organisatie week 11 evaluatie Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 8
BIJLAGE 3: VOORBEELD UITNODIGINGSBRIEF VRIJWILLIGERS Betreft: Landelijke Opschoondag op <datum> in <plaatsnaam> <plaatsnaam>, <datum> Geachte heer/mevrouw, Op zaterdag <datum> a.s. doet de gemeente <plaatsnaam> mee aan de Landelijke Opschoondag <jaar>. Deze dag staat in veel Nederlandse gemeenten in het teken van opschoonacties en zo ook in <plaatsnaam>. Wij zijn op zoek naar vrijwilligers die samen met ons de Landelijke Opschoondag tot een succes willen maken. Nederland kan nóg schoner. Daarom stimuleren wij mensen, gemeenten en bedrijven om het initiatief te nemen hun leef- of werkomgeving schoner te maken. Overal in het land organiseren mensen leuke evenementen om samen hun straat of buurt schoon te houden. Want, in een schone omgeving, is het prettiger wonen. Op <datum> steken door het hele land vrijwilligers de handen uit de mouwen. In <plaatsnaam> start de opschoonactie om 10.00 uur. Op <locatie> wordt dan door wethouder <naam> het startsein gegeven voor de actie, waarna op diverse locaties in de stad mensen gewapend met bezem en afvalzak op pad gaan. De actie is rond 12.00 uur afgelopen. Om de opschoondag tot een succes te maken hebben we veel handen nodig. Hierbij roepen wij u op om mee te doen met de Landelijke Opschoondag op <datum>. Voor alle deelnemers staan na afloop van de opschoonactie een versnapering en een presentje klaar. Voor meer informatie over het programma en de organisatie, kunt u terecht bij <contactpersoon> van de gemeente <plaatsnaam>. Hij/zij is te bereiken via <contactgegevens naar voorkeur>. Dus: doe mee en noteer <datum> in uw agenda als de Landelijke Opschoondag! Met vriendelijke groet, <naam> <contactgegevens> Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 9
BIJLAGE 4: VOORBEELD PERSUITNODIGING Landelijke Opschoondag in <naam gemeente of organisatie> Op <datum> steken <aantal> vrijwilligers handen uit de mouwen <Gemeente>, <datum> De gemeente <naam> organiseert op <datum> een opschoonactie. Op die dag steken <aantal> vrijwilligers hun handen uit de mouwen voor hun eigen leefomgeving. De opschoonactie in <plaatsnaam> start om <tijd> uur op <locatie>. Het programma voor de opschoonactie in de gemeente<gemeentenaam>/op <naam vereniging/organisatie>/ ziet er als volgt uit: <10.00 uur> Verzamelen deelnemers opschoonactie op <locatie> <10.30 uur> Welkomstwoord door wethouder <naam> <11.00 uur> Startsein Opschoonactie >13.00 uur> Afsluiting Opschoonactie op <locatie> Wij nodigen u van harte uit om tijdens de opschoonactie aanwezig te zijn in <plaatsnaam> en verwelkomen u graag op <datum> a.s. om <tijd> uur op <locatie>. Aangezien wij graag willen weten of wij op <datum> op u kunnen rekenen, verzoeken wij u vriendelijk om een reactie voor <datum>, via <emailadres>. Organisatie <Standaardtekst organisatie voor onder persberichten> Noot voor de redactie De Landelijke Opschoondag is een initiatief van Nederland Schoon. Met de opschoondag en de campagne Supporter van Schoon willen zij mensen bewegen om niet alleen hun eigen afval netjes weg te gooien maar ook af en toe ook iets extra's te doen. Kijk voor meer informatie op www.supportervanschoon.nl. Voor meer informatie over de opschoonactie van gemeente <naam gemeente> kunt u bellen met <contactpersoon>, telefoon: <nr.> of <e-mailadres>. Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 10
BIJLAGE 5: VOORBEELD PERSINFORMATIE Landelijke Opschoondag ook in <gemeentenaam> Opschoonactie groot succes <Gemeente>, <datum> De gemeente <plaatsnaam> / <naam organisatie> deed vandaag mee aan de Landelijke Opschoondag. In totaal staken in/op <naam gemeente/organisatie> <aantal> vrijwilligers hun handen uit de mouwen voor hun eigen leefomgeving. Op <datum> steken door het hele land vrijwilligers de handen uit de mouwen. <Beschrijving van de actie en de behaalde resultaten> Veel gemeenten en andere organisaties organiseren in het voorjaar al langer opschoon- of schoonmaakacties. Ook <gemeentenaam> doet hieraan mee door aan te sluiten bij de Landelijke Opschoondag. Nederland kan nóg schoner. Daarom stimuleren wij mensen, gemeenten en bedrijven om het initiatief te nemen hun leef- of werkomgeving schoner te maken. Overal in het land organiseren mensen leuke evenementen om samen hun straat of buurt schoon te houden. Want, in een schone omgeving, is het prettiger wonen. Het signaal dat van dergelijke acties uitgaat is groot, maar wanneer meerdere partijen hun krachten bundelen, wordt het bereik nog groter. Door vandaag door het hele land tegelijk in actie te komen, heeft dat een aanstekelijk effect. Gemeente/organisatie/vereniging <Standaardtekst gemeente voor onder persberichten> Noot voor de redactie De Landelijke Opschoondag is een initiatief van Nederland Schoon. Met de opschoondag en de campagne Supporter van Schoon willen zij mensen bewegen om niet alleen hun eigen afval netjes weg te gooien maar ook af en toe ook iets extra's te doen. Kijk voor meer informatie op www.supportervanschoon.nl. Voor meer informatie over de opschoonactie van gemeente <naam gemeente> kunt u bellen met <contactpersoon>, telefoon: <nr.> of <e-mailadres>. Draaiboek en tips opschoondag, feb2014 11