TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL UITVOEREND COMITE VAN DESKUNDIGEN ALGEMEEN REGLEMENT EXAMINERING - BASISVEILIGHEID VCA (B-VCA) - VEILIGHEID VOOR OPERATIONEEL LEIDINGGEVENDEN VCA (VOL-VCA) - VEILIGHEID VOOR INTERCEDENTEN EN LEIDINGGEVENDEN VCU (VIL-VCU) 07.10.2011 Inhoudsopgave Hoofdstuk I Hoofdstuk II Hoofdstuk III Hoofdstuk IV Hoofdstuk V Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Voorwerp en definities Verloop van de erkenning Eisen aan de centra Eisen aan diploma s Eisen aan examens en beoordelen Overtredingen Protocol/verslag van examensessies Rooster van mondeling examen vzw BeSaCC-VCA Ravensteinstraat 4 1000 Brussel Tel.: 02/515.08.54 Fax: 02/515.09.13 contact@besacc-vca.be www.besacc-vca.be
HOOFDSTUK I. VOORWERP EN DEFINITIES Artikel 1. Terminologie Voor lezing van dit reglement wordt verstaan onder: Centrum: examencentrum voor Basisveiligheid VCA (B-VCA), Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) en Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU); TC-K: Technische Commissie Kwalificaties, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel; Vzw: de vzw BeSaCC-VCA, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel; UCvD: Uitvoerend Comité van Deskundigen, p/a Ravensteinstraat 4, 1000 Brussel; Examinatoren: personen die door het examencentrum worden aangeduid om de examinering te begeleiden; Toezichters: personen die door het examencentrum worden aangeduid om toe te zien tijdens de examensessies, zonder tussen te komen; Waarborgcommissie: commissie van personen die door de vzw worden aangeduid om toezicht te houden op examensessies via onaangekondigde bezoeken en de naleving van het reglement na te gaan. Elektronisch platform: het online platform waarop de examencentra aangesloten zijn en waarin ze alle relevante adminstratieve gegevens m.b.t. de examenplanning, de examinatoren, de kandidaten en hun resultaten inbrengen en waarin ze alle documenten en examenreeksen van de vzw kunnen raadplegen en downloaden. Centraal diplomaregister (CDR): bevat de volgende gegevens: naam, voornaam, geboortedatum,diplomanummer, geldigheidsduur en betreffende examencentrum van alle VCA diploma s uitgereikt door Belgische en Nederlandse erkende exmancentra. De inhoud van de gegevens van de Belgische centra wordt bijgehouden door de examencentra via het elektronisch platform. Het CDR kan door iedereen (bedrijven, werknemers, ) geraadpleegd worden op www.besacc-vca.be Artikel 2. Erkend centrum Een Examencentrum VCA is een centrum dat een erkenning heeft gekregen van de TC-K om examens af te nemen m.b.t. Basisveiligheid VCA (B-VCA), Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) en Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU). Artikel 3. Voorwerp Dit reglement bepaalt de erkenningsprocedure en -voorwaarden voor centra die erkend wensen te worden. Dit reglement bevat de na te leven richtlijnen hoe de examens moeten georganiseerd worden en hoe de diploma s worden verleend. Het centrum kan van deze richtlijnen afwijken mits voorafgaande goedkeuring door de TC-K, op basis van de door het centrum aangevoerde argumentatie en motivatie. Van centra die in aanmerking wensen te komen voor erkenning wordt verwacht dat zij: het belang van het VCA-systeem onderkennen en onderschrijven; een actieve bijdrage leveren aan de versteviging van het VCA systeem; op een objectieve en betrouwbare manier en binnen de regels van het reglement vaststellen of kandidaten gekwalificeerd zijn voor een van de VCA/VCU-diploma s; TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 2
kunnen aantonen dat de vertrouwelijkheid van de inhoud van de documenten die betrekking hebben op de examinering van de deelnemers door hen geborgd is; financieel solide zijn en betalingsverplichtingen nakomen. Daarbij dient elk Examencentrum VCA een minimaal activiteitenniveau te realiseren in het afnemen van VCA examens, om haar deskundigheid op peil te houden en een efficiënt toezicht mogelijk te maken. HOOFDSTUK II. VERLOOP VAN DE ERKENNING Artikel 4. Erkenning als centrum 4.1. TC-K De erkenning wordt verleend door de TC-K. 4.2. Procedure Om als centrum erkend te worden moeten de volgende opeenvolgende stappen doorlopen worden: STAP 1: OVEREENKOMST Het centrum sluit een overeenkomst af met de vzw, volgens het model als bijlage. STAP 2: INDIENEN DOSSIER Het centrum bezorgt een volledig dossier aan de Voorzitter van de TC-K, waarin het aantoont dat het beantwoordt aan de in dit document en de bijlagen gestelde eisen. Alle documenten vermelden de datum van de laatste herwerking. Naast de ondertekende overeenkomst met de vzw bevat dit dossier de relevante stukken met betrekking tot: de statuten en/of oprichtingsakte; het organogram van het centrum; de lijst van examinatoren (naam, adres, contactgegevens); de lijst van de toezichters (naam, adres, contactgegevens); de instructies, verantwoordelijkheden en geheimhoudingsverklaringen van alle personen, betrokken bij de examinering; het intern reglement van het centrum; het examenreglement; de wijze van informatieverstrekking; de procedure voor het behandelen van klachten; de infrastructuur voor het examen; de archivering van schriftelijke antwoordbladen en/of de controlemogelijkheid van resultaten in geval van online examinering; de procedure voor mondelinge examens. STAP 3: ONTVANKELIJKHEID VAN DE AANVRAAG TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 3
Na ontvangst van een dossier oordeelt de vzw over de ontvankelijkheid van de aanvraag. Aanvragen afkomstig van centra, die op het ogenblik van de aanvraag geschorst zijn door de vzw BeSaCC-VCA of door een andere erkende VCA-beheersorganisatie dan de vzw BeSaCC- VCA, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen zolang de schorsing loopt. Aanvragen afkomstig van centra, waarvan de erkenning in het verleden is ingetrokken door de vzw BeSaCC-VCA of door een andere erkende VCA-beheersorganisatie dan de vzw BeSaCC- VCA, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. Aanvragen afkomstig van centra, waarvan de bestuurders en/of directie deel uitmaken van een centrum dat op het ogenblik van de aanvraag geschorst is door de vzw BeSaCC-VCA of door een andere erkende VCA-beheersorganisatie dan de vzw BeSaCC-VCA, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen zolang de schorsing loopt. Aanvragen afkomstig van centra, waarvan de bestuurders en/of directie deel uitmaken van een centrum waarvan de erkenning is ingetrokken door de vzw BeSaCC-VCA of door een andere erkende VCA-beheersorganisatie dan de vzw BeSaCC-VCA, of waarvan de bestuurders en/of directie op het ogenblik van die intrekking deel uitmaakten van of bestuurlijk betrokken waren bij dat centrum, worden beschouwd als niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. STAP 4: INITIELE DOORLICHTING Een of meerdere onafhankelijke deskundigen aangeduid door de TC-K lichten het centrum door. STAP 5: VOORLOPIGE ERKENNING Op basis van het verslag van de deskundige en andere beschikbare stukken neemt de TC-K een gemotiveerde beslissing over de voorlopige erkenning van het centrum. De voorlopige erkenning wordt verleend voor een periode van maximum één jaar. De gemotiveerde beslissing wordt meegedeeld aan het centrum. Ingeval van een negatieve beslissing, kan het centrum een aangevuld of bijgestuurd dossier indienen dat opnieuw in behandeling wordt genomen door de TC-K. Het centrum kan vragen om gehoord te worden. Afhankelijk van de ernst van de tekortkomingen kan de TC-K beslissen om een nieuwe doorlichting te laten uitvoeren. STAP 6: TOEZICHT EXAMENSESSIES Gedurende de periode van voorlopige erkenning zal met een hoge frequentie steekproefsgewijs toezicht gehouden worden op de examensessies georganiseerd door het centrum. Zie verder onder artikel 5. STAP 7: ERKENNING Uiterlijk één maand voor de afloop van de voorlopige erkenning neemt de TC-K op basis van de verslagen van het toezicht en andere beschikbare stukken en rekening houdend met eventuele klachten, een gemotiveerde beslissing over de erkenning van het centrum. De TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 4
erkenning wordt verleend voor een periode van drie jaar, gerekend vanaf het begin van de voorlopige erkenning. De gemotiveerde beslissing wordt meegedeeld aan het centrum. STAP 8: VERLENGING VAN DE ERKENNING Op het einde van de driejarige erkenningstermijn wordt het examencentrum voor hercertificatie doorgelicht door één of meerdere onafhankelijke deskundigen aangeduid door de TC-K. Dit gebeurt op basis van het op dat ogenblik geldende reglement. Deze doorlichting moet afgerond zijn voordat de erkenning vervalt. Op basis van het verslag van de deskundige(n) en andere beschikbare stukken neemt de TC-K een gemotiveerde beslissing over de verlenging van de erkenning van het centrum. De gemotiveerde beslissing wordt aan het centrum meegedeeld. Artikel 5. Toezicht op de centra Met een door de TC-K vastgelegde frequentie, zal steekproefsgewijs toezicht gehouden worden op de examensessies georganiseerd door de erkende centra. Hiertoe zullen de leden van de waarborgcommissie onaangekondigd de examensessies kunnen bijwonen. Het centrum stelt deze deskundigen in staat hun controles op een adequate wijze uit te voeren en verleent hen inzage in alle voor hen relevante documenten. Het centrum deelt hiertoe de geplande examensessies minimaal drie weken op voorhand mee aan de vzw via het elektronisch platform Eventuele wijzigingen en aanvullingen worden ten laatste 48 uur voor aanvang van de sessie in het elektronisch platform aangebracht. Bijzondere omstandigheden, zoals annulatie in de periode van 48 uur voor de aanvang van de sessie, worden onmiddellijk telefonisch aan de vzw gemeld. Sessies die buiten België plaats hebben, worden bovendien ook via email aan de vzw gemeld. Daarbij moet zeker duidelijk aangegeven worden: gedetailleerd adres van de examensessie (eventueel welk bedrijf, in geval van een bedrijvencentrum), datum, uur, examentype (Basisveiligheid, VOL, VIL), wijze van examineren (schriftelijk, voorlees, online), taal, examinator, GSM-nummer van de examinator (moet tijdens het examen steeds bereikbaar zijn voor de waarborgcommissie). Het centrum verleent op elk ogenblik inzage in de procedures en reglementen en de wijze waarop deze worden toegepast aan de TC-K of de door haar aangestelde deskundigen. In geval een lid van de waarborgcommissie door een gebrekkige communicatie vanwege het centrum (b.v. verkeerd adres, geen toegang tot het gebouw, afmelding examen minder dan 48 uur voor aanvang van het examen, ) onverrichter zake terug dient te keren, dan zullen de kosten (200 EUR excl. BTW) aan het centrum aangerekend worden. Het lid van de waarborgcommissie informeert de examinator over zijn vaststellingen. Het lid van de waarborgcommissie maakt een verslag op van de bijgewoonde examensessie, dat uiterlijk 14 dagen na het toezicht via het elektronisch platform door het centrum kan geraadpleegd worden. Dit verslag bevat de elementen van controle, de eventueel vastgestelde overtredingen, tekortkomingen en suggesties tot herstel of verbetering conform bijlage 1 bij dit reglement. Het centrum geeft binnen de 15 dagen na het ter beschikking stellen van het rapport gevolg aan de opmerkingen en bezorgt het verslag van de examensessie en de genomen maatregelen gestaafd met de nodige bewijsstukken aan de vzw, conform bijlage 1. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 5
Artikel 6. Tussentijdse doorlichting - herhalingsaudit Op elk ogenblik kan door de TC-K een tussentijdse audit opgelegd worden. Artikel 7. Schorsing en intrekking van de erkenning 7.1. De vzw en de TC-K hebben de bevoegdheid om al dan niet na onderzoek van en/of op advies van de Waarborgcommissie de erkenning van het Examencentrum VCA te schorsen of in te trekken in de navolgende gevallen: a) het niet, of niet tijdig gemeld hebben aan de vzw van wijzigingen van situaties of omstandigheden waardoor het Examencentrum VCA niet langer voldoet aan de erkenningscriteria die aan het besluit tot erkenning ten grondslag hebben gelegen; b) het niet nakomen van verplichtingen inzake het aanleveren van informatie met betrekking tot examens, de examinering, de betalingen conform de algemene leveringsvoorwaarden, etc.; c) het verzwijgen dan wel kennelijk foutief aanleveren van informatie die van belang is in het kader van de erkenning en/of het VCA/VCU examenstelsel; d) het verspreiden van examenreeksen of ter beschikking stellen van de examenreeksen aan opleiders, examenkandidaten of derden; e) onjuistheden in de documenten die deel uitmaken van het dossier dat als basis dient voor de erkenning van een Examencentrum VCA welke onjuistheden zouden kunnen blijken tijdens het algemene of operationele toezicht, zoals het in de praktijk hanteren van een examenreglement dat afwijkt van het reglement waarop de erkenning werd gebaseerd; f) het handelen in strijd met de voorwaarden en/of bepalingen van het onderhavige reglement en andere besluiten van de TC-K met betrekking tot examinering; g) na het beëindigen van de onderneming die als Examencentrum VCA erkend is; h) de activiteiten waarvoor de erkenning is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden; i) de VCA erkenning op oneigenlijke gronden was verleend en het Examencentrum VCA dit wist of behoorde te weten; j) bij andere zwaarwegende omstandigheden waardoor de erkenning in redelijkheid niet kan worden gehandhaafd; k) indien niet aan de opgesomde punten in artikel 3 van dit reglement wordt voldaan; l) het uitblijven van of onvoldoende maatregelen na een toezicht door de Waarborgcommissie, zoals voorzien in artikel 5 en bijlage 1. 7.2. De vzw maakt het besluit tot schorsing of intrekking van de erkenning schriftelijk en met opgave van reden bekend aan het betrokken centrum, het UCvD, de vzw BeSaCC-VCA en de Waarborgcommissie. 7.3. Een besluit tot opheffing van een schorsing wordt eerst genomen nadat en voorzover het Examencentrum VCA heeft aangetoond alle tekortkomingen te hebben hersteld alsmede de kosten voor het eventueel extra operationeel toezicht en doorlichting te hebben voldaan. 7.4. Gedurende de schorsing vervallen alle rechten van het Examencentrum VCA; de overeenkomst tussen de partijen blijft in stand en het Examencentrum VCA blijft op de lijst van erkende Examencentra VCA staan, met vermelding van de schorsing. 7.5. Het Examencentrum VCA heeft maximaal een periode van 4 weken na schorsing de tijd om alle tekortkomingen te herstellen en aan zijn verplichtingen te voldoen, tenzij de vzw deze periode TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 6
met maximaal 4 weken verlengt; na deze periode volgt het intrekken van de erkenning, zonder dat daarbij de opgelegde verplichtingen vervallen. 7.6. De schriftelijke bekendmaking van intrekking van de erkenning geldt als de buitenrechtelijke verklaring tot ontbinding van de overeenkomst tussen partijen, zonder dat de vzw tot enig schadevergoeding is gehouden. 7.7. Het Examencentrum VCA is gerechtigd om de vzw te verzoeken de erkenning in te trekken, waarbij de intrekking per direct ingaat. 7.8. De vzw maakt een besluit tot schorsing en intrekking openbaar. Artikel 8. Verweer tegen de schorsing of intrekking 8.1. Bij een besluit tot schorsing of intrekking biedt de TC-K het Examencentrum VCA aan om binnen een redelijke termijn te worden gehoord in een door de TC-K te beleggen hoorzitting, waarbij de TC-K eveneens de Waarborgcommissie uitnodigt. 8.2. Indien het Examencentrum VCA hiervan gebruik maakt, schort dit het besluit van de vzw of de TC-K niet op. 8.3. De vzw maakt verslag van de hoorzitting, welk verslag wordt toegezonden naar het betrokken Examencentrum VCA, het UCvD, de vzw BeSaCC-VCA en de Waarborgcommissie. De vzw archiveert het verslag in het betrokken dossier van het Examencentrum VCA. 8.4. Op basis van de verkregen informatie van de hoorzitting, eventueel aanvullend onderzoek, alsmede eventueel een (nader) advies van de Waarborgcommissie, neemt de TC-K een besluit tot: opheffen van de schorsing; opheffen van de schorsing onder voorwaarden; intrekken van de erkenning. 8.5. In het geval het Examencentrum VCA niet akkoord is met het besluit inzake schorsing of definitieve intrekking van de erkenning, kan hierover een klacht worden ingediend bij het UCvD. Deze klacht wordt volgens de procedures van het UCvD afgehandeld, echter zonder dat dit een opschortende werking heeft voor het genomen besluit. 8.6. De in het vorige lid genoemde besluiten laten onverlet dat het Examencentrum VCA gehouden is alle in redelijkheid gemaakte kosten terzake van onderzoek, hoorzitting, toezicht en verzwaard toezicht en gevolgen van de besluiten aan de vzw, de TC-K en/of het UCvD te vergoeden. Een schorsing wordt eerst opgeheven nadat het Examencentrum VCA vernoemde kosten heeft voldaan. 8.7. Onvoorziene omstandigheden. In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de TC-K. HOOFDSTUK III. EISEN AAN DE CENTRA Artikel 9. Algemene eisen TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 7
9.1. Organogram Het centrum maakt met een organogram de verantwoordelijkheden, het functioneren en de hiërarchische structuur van het centrum, met inbegrip van het bestuur, personeel en eventuele externe medewerkers, inzichtelijk. Van de personen die in dit organogram vermeld worden, moet het centrum een CV voorleggen dat de relevante gegevens bevat. 9.2. Toegankelijkheid Het centrum stelt op niet-discriminerende wijze kandidaten in de gelegenheid deel te nemen aan een examen. Het centrum stelt individuele deelnemers op regelmatige basis in de gelegenheid om deel te nemen aan een examen, zonder bijkomende eisen op het gebied van opleiding, aanschaf cursusboek, enz. Het centrum deelt in het aanvraagdossier mee op welke wijze zij omgaan met anderstaligen. 9.3. Omkadering en welzijn tijdens het examen Het centrum stelt toereikende faciliteiten, middelen en accommodatie ter beschikking teneinde de kandidaten in de gelegenheid te stellen aan het examen deel te nemen. Het examen vindt plaats in lokalen die ingericht zijn conform de geldende milieu- en welzijnsreglementering. 9.4. Intern reglement van het centrum Het centrum beschikt over een intern reglement waarin de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de wijze waarop haar besluiten worden genomen, op een adequate wijze zijn vastgelegd. Het centrum legt de taken, verantwoordelijkheden en werkwijze van de examinatoren schriftelijk vast evenals van alle personeelsleden en eventuele externe medewerkers die betrokken zijn bij de voorbereiding, het eigenlijke examen en de verwerking (diplomering, centraal diplomaregister, archivering, registratie, ) ervan. Het centrum toont aan dat in lijn daarmee gewerkt wordt. Artikel 10. Eisen aan de examinatoren van het centrum 10.1. Voorwaarden De examinatoren: mogen geen personen zijn die optreden voor de vzw als lid van de waarborgcommissie of als auditor van Examencentra VCA (B-VOL-VIL en Register van Risicovolle Taken RRT); mogen niet opgetreden zijn als lesgever van de te examineren deelnemers; mogen geen gezagsverhouding hebben met de kandidaten; mogen niet behoren tot het personeel van de werkgever van de kandidaten of tot het personeel van de opdrachtgever voor het examen; moeten zich onpartijdig opstellen; moeten op de hoogte zijn van de toe te passen procedures; moeten een taal die begrepen wordt door de gexamineerden beheersen. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 8
De vzw kan een examinator wraken, wanneer deze reeds om ernstige redenen door een examencentrum uit hun lijst geschrapt werd. Deze persoon kan dan voor geen enkel centrum optreden als examinator en kan niet in hun lijst opgenomen worden. De examinatoren behoren bij voorkeur tot het personeel van het centrum. Indien dit niet het geval is, moet het centrum met de examinator, waarop zij een beroep doet, een contractuele relatie vaststellen op zodanige wijze dat zij voldoende garanties biedt op een duurzame samenwerking. Wanneer het examen buiten het Belgisch grondgebied plaatsvindt, moeten de examinatoren behoren tot het personeel van het centrum. In afwijking hiervan kan de TC-K, mits voorafgaande toelating, toestaan dat beroep gedaan wordt op examinatoren van in het buitenland erkende centra, van gereputeerde instellingen of personen. De examinatoren vervullen hun taak in volledige onafhankelijkheid ten opzichte van de opdrachtgever van het examen. Het centrum moet de examinator zodanig ondersteunen en uitrusten dat deze zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden naar behoren kan uitoefenen. 10.2. Taken De taken van de examinatoren bestaan uit: nagaan of de infrastructuur voldoet; afnemen van het examen; verificatie van de identiteit van de deelnemer; beschikbaar houden van het examenreglement van het centrum; waken over de naleving van het examenreglement van het centrum; schikking van de deelnemers teneinde bedrog uit te sluiten; gebruik van zoveel mogelijke vragenreeksen; kandidaten op de hoogte brengen van het verloop van het examen (tijdsduur, concept,...), van de wijze van invullen van de examenformulieren (o.a. leesbaar en op onuitwisbare wijze) of het online examen, de gang van zaken bij correcties en het niet geven van enige commentaar over de vragen en de antwoorden; toezicht op de deelnemers en op het correcte verloop van het examen; verbeteren van de examenformulieren, tenzij anders bepaald en bij een online examen; opstellen van een verslag van elk examen (examenprotocol) waarin minimaal de elementen opgesomd in bijlage 2 opgenomen zijn; overhandigen van het examenprotocol aan de door het examencentrum aangeduide afgevaardigde. 10.3. Lijst van examinatoren Het centrum beschikt over een lijst met examinatoren. De examinatoren en hun gegevens, inclusief de talen die zij beheersen, worden ingebracht in het elektronisch platform. Enkel de examinatoren die op het platform vermeld staan, mogen optreden als examinator. Artikel 11. Eisen aan de toezichters 11.1. Voowaarden De toezichters: dienen op de hoogte te zijn van de toe te passen procedures; TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 9
komen niet tussen, geven geen commentaar; kunnen de examinator bijstaan bij de administratieve activiteiten; hoeft de taal van het examen niet te beheersen, maar moet wel afdoende kunnen overleggen met de examinator, teneinde de kwaliteit van de examinering mee te kunnen bewaken; mogen geen personen zijn die optreden voor de vzw als lid van de waarborgcommissie of als auditor van Examencentra VCA (B-VOL-VIL en Register van Risicovolle Taken). De lesgever van een groep mag als toezichter optreden bij het examen van deze groep. 11.2. Lijst van toezichters Het centrum beschikt over een lijst met toezichters. Artikel 12. Examenreglement van het centrum (1) 12.1. Examenreglement Het centrum stelt een vrij verkrijgbaar eigen examenreglement ter beschikking van de kandidaten. In dit reglement zijn alle regelingen, rechten en plichten van de kandidaten opgenomen. Tijdens de examensessies worden de elementen uit het reglement die betrekking hebben op het verloop van het examen,de toetsingsmethode, de fraude tijdens het examen, de verbetering van het examen, ter beschikking stellen van het diploma en de manier waarop het centraal diplomaregister kan geraadpleegd worden en de manier waariop correcties kunnen gevraagd worden, toegelicht. De hogervernoemde elementen zijn ter inzage in de taal van het examen. Het reglement bevat minimaal: inschrijvingsmodaliteiten; toelatingseisen; modaliteiten voor deelname aan het examen; uitleg over de aard van het examen schriftelijk, voorlees, mondeling, online examen; uitleg over de soorten examens: Basisveiligheid-VCA, Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden-VCA en Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden-VCU; uitleg over de toetsingsmethode; wijze van beoordeling en slaagquorum; modaliteiten voor het toekennen van diploma s; voorwaarden gekoppeld aan het diploma; modaliteiten (inclusief prijs) voor het toekennen van een duplicaat van het diploma; klachtenprocedure; manier waarop omgegaan wordt met fraude tijdens de examens; manier waarop omgegaan wordt met fraude in verband met diploma s. de manier waarop het Centraal Diploma Register (CDR) kan geraadpleegd worden en de manier waarop correcties kunnen gevraagd worden. 12.2. Procedures Het centrum beschikt over op schrift gestelde procedures voor de regelmatige evaluatie (min. 1 maal per jaar) en eventuele bijsturing van het examenreglement. (1) Dit is een ander reglement dan het onderhavige Algemeen reglement examinering van toepassing op alle examencentra en dan het Intern reglement van het centrum (art. 9.4.). TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 10
Artikel 13. Borging Het centrum beschikt over een systeem voor de borging m.b.t. volgende elementen: inhoud en naleving van het examenreglement; geheimhouding; examinatoren en toezichters; gebruik van en aantal examenreeksen; voorkomen van oneigenlijke verspreiding van examenreeksen; kwaliteit van infrastructuur; registratie en bewaren van gegevens; archivering van documenten; toekennen van diploma s; klachten; fraude met diploma s; verslag van de examens (examen protocol); documenten m.b.t. B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU. Borging houdt minstens in: opstellen van een procedure; aanduiden van een verantwoordelijke; regelmatige toetsing (minstens eenmaal per jaar). 13.1. Inhoud en naleving van het examenreglement Het centrum waakt erover dat het examenreglement actueel is en blijft en dat voldaan is aan de bepalingen van de laatste versie van het examenreglement. 13.2. Geheimhouding Het centrum beschikt over afdoende regelingen om op alle niveaus binnen de instelling, met inbegrip van commissies, stuurgroepen en dergelijke de geheimhouding van persoonsgebonden en bedrijfsgebonden gegevens, die worden verkregen gedurende het examenproces, te garanderen. 13.3. Examinatoren en toezichters Het centrum beschikt over een registratiesysteem m.b.t. de kwalificaties, opleiding en ervaring van iedere examinator en van de toezichters en evalueert ze op regelmatige wijze. 13.4. Gebruik van en aantal examenreeksen Het centrum waakt erover dat voldoende verschillende examenreeksen ingezet worden in functie van het aantal deelnemers en de schikking van het examenlokaal. De examenreeksen dienen gedownload te worden van het elektronisch platform. Het centrum dient er via een afdoend registratiesysteem over te waken dat kandidaten die zich opnieuw aandienen voor een examen, omdat zij eerder niet geslaagd zijn, geconfronteerd worden met een andere examenreeks. Reeksnummer en examendatum van vorig examen moeten op vraag aan het lid van de waarborgcommissie meegedeeld worden. 13.5. Voorkomen van de oneigenlijke verspreiding van de examenreeksen TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 11
Elk centrum heeft een duidelijke procedure en controle systeem om te waarborgen dat de examenreeksen niet verspreid, in het bezit komen van geëxamineerden, of ter beschikking gesteld worden aan lesgevers of andere personen. 13.6. Kwaliteit van de infrastructuur Het centrum staat ervoor garant dat alle plaatsen, waar examens ingericht worden onder de verantwoordelijkheid van het centrum, voldoen aan de geldende milieu- en welzijnsreglementering en voldoende garanties bieden op het gebied van schikking van de kandidaten teneinde bedrog uit te sluiten. Het centrum stelt hiervoor een procedure op (checklist). De examinator gaat voor aanvang van het examen na of de infrastructuur voldoet. 13.7. Registratie en bewaren van gegevens Het centrum beschikt over een registratiesysteem en houdt het actueel, dat identificatie van de houder van een diploma toelaat. Alle gegevens moeten gedurende een toereikende periode, minimaal voor de geldigheidsduur van het diploma, veilig worden opgeslagen, met de nodige garanties op het gebied van toegang tot vertrouwelijke gegevens. 13.8. Archivering van documenten De schrapkaarten en examenverslagen van de examensessies moeten door het centrum minstens 3 jaar bewaard worden (elektronische archivering is voldoende). 13.9. Toekennen van diploma s Het centrum beschikt over een systeem, waarbij de 2 diploma s op een correcte manier worden geprint, verzonden en in het Centraal Diploma Register worden opgenomen en dat, indien gevraagd, een duplicaat van het diploma wordt bezorgd en de fouten in het Centraal Diploma Register worden gecorrigeerd. 13.10. Klachten Het centrum beschikt over procedures voor de registratie van klachten en de afhandeling daarvan. Het centrum beschikt over een procedure voor het melden van een bezwaar tov een examenvraag of een bemerking tov een examenvraag of eind- en toetsterm aan de vzw. 13.11. Fraude met diploma s Wanneer het centrum op de hoogte wordt gebracht van of zelf fraude vaststelt m.b.t. diploma s, brengt het onmiddellijk de vzw hiervan op de hoogte. Het centrum brengt de vzw ook op de hoogte van de stappen die het zelf gezet heeft m.b.t. de vastgestelde fraude. 13.12. Verslag van de examens (examen protocol) De examinator stelt van elk examen een verslag op dat naast de gegevens over het examen ook alle eventuele afwijkingen en gebeurtenissen zoals fraude, onderbreking, toezicht, enz. vermeldt (zie bijlage 2). TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 12
13.13. Documenten m.b.t. B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU Het examencentrum moet een systeem in stand houden voor de beheersing van alle documentatie met betrekking tot het examensysteem. Het examencentrum moet bewerkstelligen dat: - de geldende uitgaven van de verschillende documenten van het UCvD en de TC-K (reglementen, vragenreeksen, enz.) beschikbaar zijn en gebruikt worden op alle locaties; - de te vervangen documenten uit gebruik worden genomen binnen het centrum en op alle locaties, waar het centrum actief is. Artikel 14. Uitzonderingen Op gemotiveerd verzoek in het aanvraagdossier kan de TC-K afwijkingen van de voorwaarden toestaan. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 13
Hoofdstuk IV. EISEN AAN DIPLOMA S Artikel 15. Eisen aan diploma s 15.1. Afleveren van diploma s Het centrum levert per geslaagde kandidaat twee originele diploma s af. Een exemplaar draagt de opdruk Bestemd voor de werkgever, het andere draagt de opdruk Bestemd voor de houder. 15.2. Minimale vermeldingen op het diploma Aanvullend aan de eis gesteld in artikel 15.1., vermeldt elk diploma: het VCA woord- en beeldmerk; het statement Basisveiligheid VCA (B-VCA), Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) of Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU) ; doorlopend uniek nummer, gegenereerd uit het elektronisch platform; geldigheid; gegevens over de houder (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats); coördinaten van het centrum; naam en handtekening van de gemachtigde van het centrum; handtekening van de houder. De TC-K legt een verplicht model op, waarop het centrum de bijkomende gegevens zelf of via het elektronisch platform kan afdrukken. De hierboven opgesomde vermeldingen komen op dat diploma voor. Het diploma mag ook een logo van het centrum vermelden op de voorziene plaats. 15.3. Duplicaten Op aanvraag moet door het centrum een duplicaat van een diploma bezorgd worden. Wanneer een duplicaat wordt uitgereikt, moet zeer duidelijk op het diploma vermeld worden dat het een duplicaat betreft. De prijs die de aanvrager zal betalen voor een duplicaat moet vastliggen en moet hem vooraf worden meegedeeld (zie examenreglement art. 12.1.). 15.4. Centraal Diploma Register (CDR) Alle diploma s worden automatisch via het elektronisch platform opgenomen op basis van de gegevens die het centrum ingebracht heeft. Indien de vzw of een persoon een aanvraag indient bij het centrum voor correctie van zijn gegevens, of opname van een ontbrekend diploma dient het centrum deze gegevens na te kijken en indien nodig, op basis van de benodige bewijsstukken aan te passen. Het centrum informeert de persoon die de aanvraag ingediend heeft over het gevolg dat er aan gegeven werd. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 14
Hoofdstuk V. EISEN AAN EXAMENS EN BEOORDELING Artikel 16. Algemene eis In het kader van de VCA examinering wordt vereist dat kandidaten in functie van de eindtermen op een adequate en objectieve wijze worden getoetst en beoordeeld in lijn met de vereisten op het gebied van de wijze van examineren. Artikel 17. Wijze van examineren Kandidaten worden geëxamineerd op basis van een meerkeuzenvragenexamen (schriftelijk, voorgelezen of online). Hiervoor dient geput te worden uit de door de TC-K opgestelde en beheerde examenvragenreeksen die ter beschikking worden gesteld van het centrum. Indien de kandidaat al minstens 2 maal gezakt is voor een meerkeuzevragenexamen mag deze worden geëxamineerd op basis van een mondeling examen. Het centrum dient er via een afdoend registratiesysteem over te waken dat kandidaten die zich opnieuw aandienen voor een examen, omdat zij eerder niet geslaagd zijn, geconfronteerd worden met een andere examenreeks (zie ook artikel 13.4). Artikel 18. Examenreeksen, bemerkingen en bezwaren Artikel 18.1. Examenvragenreeksen De vzw stelt de vragenreeksen en de schrapkaarten ter beschikking voor het geheel van de eindtermen, voor respectievelijk: Basisveiligheid VCA (B-VCA) Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU) Deze vragenreeksen mogen gedurende de op het elektronisch platform aangegeven periode gebruikt worden. Regelmatig worden nieuwe reeksen ter beschikking gesteld zodat steeds een aantal reeksen kunnen gebruikt worden. Enkel de examenreeksen, die op de dag van het examen op het elektronisch platform beschikbaar zijn, mogen voor de examinering gebruikt worden. De examenvragenreeksen zijn een evenwichtige afspiegeling van de respectieve eindtermen. Het aantal vragen per reeks is afhankelijk van het examen en bedraagt: 40 vragen voor Basisveiligheid VCA (B-VCA) 70 vragen voor Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) 70 vragen voor Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU) De Basis en VOL examenvragenreeksen worden aan elk erkend centrum ter beschikking gesteld in het Nederlands, het Frans, het Duits en het Engels, de VIL reeksen in het Nederlands en het Frans. Op verzoek van het centrum kan ook geëxamineerd worden in een andere taal. De vzw behoudt zich het recht voor het verzoek al dan niet te aanvaarden en zal een voldoende aantal reeksen in de gevraagde taal tegen kostprijs ter beschikking stellen. Enkel centra die een vergoeding betalen voor het gebruik van de anderstalige reeksen kunnen deze reeks via het elektronisch platform downloaden. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 15
Enkel een geprinte versie (ongewijzigde lay-out) van de reeksen, die via het elektronisch platform ter beschikking gesteld worden, mogen gebruikt worden tijdens het schriftelijk examen. De schrapkaarten van de vzw moeten gebruikt worden om een uniforme elektronische verwerking van examenresultaten mogelijk te maken Bij de online examenafname worden de vragenreeksen voor elk examen afzonderlijk gegenereerd en enkel op scherm beschikbaar gesteld voor dit examen. 18.2. Bemerkingen en bezwaren op examenvragen Het examencentrum kan inhoudelijke en vormelijke bemerkingen bij de examenvragen melden aan de vzw via het meldingsformulier, ter beschikking gesteld aan de centra. De vzw zal deze bemerkingen laten onderzoeken en het centrum binnen een redelijke termijn op de hoogte brengen van de resultaten van dit onderzoek. Het centrum kan ook een bezwaar indienen op een examenvraag met de bedoeling het examen resultaat voor de kandidaat aan te passen. In dit geval moet op het formulier het bezwaar aangegeven worden samen met de referentie van het examen. Het examencentrum zal de beslissing van de betreffende werkgroep van de centrale examencommissie (CEV-VCA) ontvangen en kan eventuele tegen deze beslissing beroep aantekenen. Daarna neemt de CEV- VCA daarover de defintieve beslissing. Artikel 19. Tijdsduur examen De maximale duur van een examen bedraagt 1,5 minuut per vraag voor een schriftelijk en online examen, en 2 minuten per vraag voor een voorleesexamen. Artikel 20. Slaagquorum De kandidaat is geslaagd indien hij een score behaalt van minimaal: 28/40 voor Basisveiligheid VCA (B-VCA) 48/70 tot 31/12/2011 en 49/70 vanaf 1/1/2012 voor Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden VCA (VOL-VCA) 48/70 tot 31/12/2011 en 49/70 vanaf 1/1/2012 voor Veiligheid voor Intercedenten en Leidinggevenden VCU (VIL-VCU) Artikel 21. Voorwaarden m.b.t. de verschillende soorten examens 21.1. Schriftelijk examen Er is steeds minimaal 1 examinator aanwezig. Indien het aantal deelnemers groter is dan 20 moet er een extra toezichter aanwezig zijn en vervolgens dient er per bijkomende groep van 40 personen een extra toezichter aanwezig te zijn. De kandidaten moeten ver genoeg van elkaar zitten. Er worden steeds zoveel mogelijk vragenreeksen gebruikt en het is aangeraden de verschillende vragenreeksen in verschillende kleuren te voorzien. Er wordt geen enkele commentaar gegeven over de inhoud van de vragen en van de antwoorden. 21.2. Voorleesexamen TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 16
Er is steeds minimaal 1 examinator aanwezig. Indien het aantal deelnemers groter is dan 10 moet er een extra toezichter aanwezig zijn en vervolgens dient er per bijkomende groep van 20 personen een extra toezichter aanwezig te zijn. De examinator leest de vragen en de antwoorden letterlijk voor. Er wordt geen enkele commentaar gegeven over de inhoud van de vragen en van de antwoorden. De deelnemers mogen in geen geval de formulieren van de andere deelnemers kunnen zien. De afstanden en/of de obstakels moeten aangepast zijn aan de vorm van de formulieren. 21.3. Mondeling examen Een mondeling examen mag slechts ingericht worden voor Basisveiligheid VCA en indien de kandidaat al minstens 2 maal gezakt is voor een meerkeuzevragenexamen (online, schriftelijk en/of voorleesexamen). De vzw organiseert de mondelinge examens. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het Rooster voor mondelinge examen (zie bijlage 3). Deze mondelinge examens worden als volgt ingericht: 2 sessies per jaar tijdens op voorhand bekende data; indien er voldoende belangstelling is (minimaal 3 kandidaten). Het examencentrum beschikt over een procedure voor de melding van de kandidaten voor het mondeling examen bij de vzw: garantie tweemaal niet geslaagd; welke reeksen zijn gebruikt; verstrekken van de diploma s. De vzw stelt de centra op voorhand op de hoogte van de forfaitaire kostprijs van het mondeling examen. 21.4. Online examen Er is steeds minimaal 1 examinator aanwezig. De examinator beschikt over voldoende kennis en heeft bijkomende opleiding ontvangen over het informaticasysteem voor het organiseren van online examens. Indien het aantal deelnemers groter is dan 20, moet er een extra toezichter aanwezig zijn en vervolgens dient per bijkomende groep van 40 personen een extra toezichter aanwezig te zijn. De kandidaten moeten ver genoeg van elkaar zitten. Er wordt geen enkele commentaar gegeven over de inhoud van de vragen en van de antwoorden. TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 17
Bijlage 1: Overtredingen Overtredingen en gevolgen De overtredingen worden ingedeeld in de volgende groepen. 1. Zeer zware overtreding Het examencentrum bezorgt binnen maximaal 14 dagen na datum van het rapport: - het examenprotocol - het voorstel om het examen terug te organiseren - een analyse hoe de overtreding is kunnen optreden en of dergelijke overtredingen nog zijn voorgevallen - welke maatregelen genomen zullen worden, zodat in de toekomst deze overtreding niet meer mogelijk is De vzw kan het examen nietig verklaren en brengt het examencentrum daarvan onmiddellijk op de hoogte. De vzw kan in de loop van de volgende 3 maanden een verhoogd toezicht organiseren (min. aantal toezichten wordt vastgesteld door vzw). De kosten hiervan worden gedragen door het betreffende examencentrum (200 euro per toezicht). Indien binnen de 14 dagen na datum van het rapport, niet op afdoende wijze gereageerd wordt op de vaststellingen, kan een schorsing van minimum 3 maanden opgelegd worden. Indien binnen de 3 maanden na datum van het rapport, nog 1 zeer zware overtreding wordt vastgesteld, volgt er een schorsing van min. 3 maanden. Indien uit de analyse blijkt dat een belangrijke tekortkoming van de examinator aan de basis ligt van de zeer zware overtreding, kan de vzw beslissen de examinator te wraken en mag hij niet meer in de lijst van examinatoren van een centrum opgenomen worden. 2. Zware overtreding Het examencentrum bezorgt binnen maximaal 14 dagen na datum van het rapport: - het examenprotocol - een analyse hoe de overtreding is kunnen optreden en of dergelijke overtredingen nog zijn voorgevallen - welke maatregelen genomen zullen worden, zodat in de toekomst deze overtreding niet meer mogelijk is Indien binnen de 14 dagen na datum van het rapport, niet op afdoende wijze gereageerd wordt, kan er een schorsing van minimum 3 maanden opgelegd worden. Indien binnen de 6 maanden na datum van het rapport, nog 2 zware overtredingen worden vastgesteld, kan een schorsing van minimum 3 maanden opgelegd worden. In de loop van de volgende 3 maanden kan de vzw een verhoogd toezicht organiseren (min. aantal toezichten wordt vastgesteld door vzw). De kosten hiervan worden gedragen door het betreffende examencentrum (200 euro per toezicht). Indien uit de analyse blijkt dat een belangrijke tekortkoming van de examinator aan de basis ligt van de zware overtreding, kan de vzw beslissen de examinator te wraken en mag hij niet meer in de lijst van examinatoren van een centrum opgenomen worden. 3. Lichte overtreding Het examencentrum bezorgt binnen maximaal een maand na datum van het rapport: - het examenprotocol - een analyse hoe de overtreding is kunnen optreden en of dergelijke overtredingen nog zijn voorgevallen - welke maatregelen genomen zullen worden, zodat in de toekomst deze overtreding niet TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 18
meer mogelijk is Indien binnen de maand na datum van het rapport, niet afdoend gereageerd wordt op de vaststellingen, kan de vzw een verhoogd toezicht organiseren (min. aantal toezichten wordt vastgesteld door vzw). De kosten hiervan worden gedragen door het betreffende examencentrum (200 euro per toezicht). Indeling overtredingen: voorbeelden Zeer zware overtredingen - te weinig plaats en geen afscheiding tussen de deelnemers, meer specifiek voorleesexamen en andere vreemde talen, zodat het examen niet reglementair verliep en het examenresultaat beïnvloed werd - gebruik van examenreeksen, niet afkomstig van vzw - gebruik van aangepaste examenreeksen - geen identiteitscontrole - examinator treedt niet op bij fraude (bv bestraffen in de vorm van ongeldig verklaren van het examen van de betreffende kandidaat) - Zware overtredingen - foutief adres, waardoor toezicht door de waarborgcommissie onmogelijk is - examinator is ook opleider van de betreffende deelnemers - examinator voert geen permanent toezicht uit, bv heeft het lokaal verlaten tijdens het examen of voert één of andere administratieve taak uit - het examen begint meer dan 15 minuten te vroeg dan gepland volgens melding (in elektronisch platform) - het examen begint 30 minuten of meer te laat dan gepland volgens meding (in elektronisch platform) - gebruikte vragenreeksen zijn niet meer geldig (geldigheidsduur verstreken) - examinator geeft commentaar bij vragen en/of antwoorden - examinator leest bij een voorleesexamen de vragen en antwoorden niet letterlijk voor - examinator heeft onvoldoende kennis van de taal om te communiceren met de deelnemers - examinator begint te verbeteren terwijl er nog deelnemers examen afleggen - deelnemer heeft geen geldig identiteitsbewijs en wordt toch toegelaten - examenreglement in de gebruikte taal is niet aanwezig - geprinte, geldige vragenreeksen met een gewijzigde lay-out - niet alle vragenreeksen worden terug ingenomen - er is geen verificatie van vroegere examens - onvoldoende toezichters i.f.v. de grootte van de groep deelnemers - VCA handboeken liggen op de tafel van de deelnemers - er wordt geen protocol/verslag van de examensessie(s) opgesteld - Lichte overtredingen - onvoldoende examenreeksen gebruikt - examenreglement is onvolledig of niet up to date - het examen begint minder dan 30 minuten later dan gepland volgens EPYC - examenlokaal is te warm of te koud - verlichting onvoldoende - te veel lawaai TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 19
- lokaal vuil - checklist infrastructuur is niet gebruikt - er ligt nog onnodig materiaal op de tafels - mondelinge toelichting bij het examenverloop is onvolledig of onduidelijk - andere administratie regels, bv protocol, worden niet correct ingevuld/toegepast - Bijlage 2: Protocol/verslag van examensessies Opmerking: de gegevens over de examensessies die tegelijkertijd lopen, mogen op 1 protocol/verslag ingebracht worden. De volgende gegevens komen minimaal op het protocol/verslag voor: - Examencentrum - Nr examensessie (Epyc) - Plaats van het examen - Datum, uur (voorzien), werkelijke start, reden waarom er vertraging is - B-VCA, VOL-VCA, VIL-VCU - Schriftelijk/voorlees/online - Taal/talen - Examinator - Toezichters (aanwezig van tot ) - Deelnemers (per sessie en per taal): naam, voornaam, geboortedatum - Einde sessie(s) - Gebruikte examenreeksen - Opmerkingen over het verloop van het examen: - Infrastructuur: Checklist ingevuld en klopt met de praktijk - Afwijkingen t.o.v. de aanmelding (bv beginuur, wijziging examinator of toezichter met toelichting en/of verklaring) - Bijzondere voorvallen, - Onregelmatigheden, fraude - Vragen - Bezwaren - Lid waarborgcommissie aanwezig: - Geconstateerde overtredingen - Bijlage 3: Rooster voor mondeling examen Hoofdstuk Vragen 1. Wetgeving 1 2. Gevaren, risico's en preventie 1 3. Ongevallen: oorzaken en preventie 1 4. Veiligheidsgedrag 1 5. Taken, rechten, plichten en overleg 1 6. Procedures en instructies, signalering 2 7. Voorbereiding op noodsituaties 1 8. Gevaarlijke stoffen 2 9. Brand en explosie 2 10. Arbeidsmiddelen 2 11. Specifieke werkzaamheden en omstandigheden 2 12. Elektriciteit en straling 2 TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 20
13. Ergonomische werkplek 1 14. Persoonlijke beschermingsmiddelen 2 TC-K 2011-44 Algemeen reglement examinering B-VOL-VIL NL 21