Internationaal zakendoen: hoe veilig en productief bent u als u de grens over gaat? In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy voor internationale bedrijven truphone.nl Deze whitepaper wordt u aangeboden door
Inhoud Maken smartphones uw medewerkers productiever? Ook als ze de grens over gaan? 3 Risico s beheersen en productiviteit bevorderen met een mobile policy 4 1. Stel een multidisciplinair team op 4 2. Definieer welke kansen een mobile policy kan bieden 5 3. Definieer niveaus in uw mobile policy 6 4. Security 7 5. Productiviteit en beter kostenbeheer 8 6. Smartphone etiquette en een interne PR-campagne 9 7. Houd uw beleid up-to-date 10 Conclusie 11 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 2
Maken smartphones uw medewerkers productiever? Ook als ze de grens over gaan? De smartphone is niet meer weg te denken uit het persoonlijke en zakelijke leven. Maar weet u ook hoe uw werknemers hun mobiele zakelijke telefoon gebruiken en welke gevolgen dat heeft voor de veiligheid van uw bedrijf of hun productiviteit? En welke uitdagingen komt u tegen als u internationaal zakendoet? Waar het eigenlijk om draait: hoe vrij zijn uw medewerkers om te doen waarvoor ze zijn aangenomen? Hebben ze de vrijheid om de klanten te bellen die opgevolgd moeten worden? Of sturen ze dan liever een e-mail via het dichtstbijzijnde wifi-punt om kosten te besparen? Kunt u een IT-omgeving creëren waarin veiligheid gewaarborgd is en uw medewerkers zich geen zorgen hoeven te maken over de eventuele gevolgen van het bekijken van actuele klantdata via hun smartphone? Om smartphone- en tabletgebruik in Nederland en vooral over de grens in banen te leiden, veiligheid te garanderen en de voordelen te benutten, stellen de meeste bedrijven een mobile policy op. Wat gebeurt er als werknemers de grens over gaan? Zetten ze hun 3G of 4G dan uit om kosten te besparen of zijn ze vrij om hun werk te doen zoals ze dat in Nederland ook doen? En hoe zit het met de beveiliging? Gebruiken ze hun smartphone voor het ontvangen en delen van bedrijfskritische informatie? En: wat kost In deze whitepaper leest u welke concrete stappen u kunt zetten om een helder beleid op te stellen dat ook wordt gedragen door uw medewerkers. Waarin veiligheid is geregeld en productiviteit wordt bevorderd. Ook als uw medewerkers in China of de Verenigde Staten zijn. het uw bedrijf als medewerkers niet bereikbaar zijn? Wat loopt u dan mis? 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 3
Risico s beheersen en productiviteit bevorderen met een mobile policy Het lijkt overbodig, een mobile policy, want laten we eerlijk wezen: niets is zo triviaal als het gebruik van een mobiele telefoon zowel in uw privéleven als bij uw bedrijf. Maar bedenkt u eens welke data u allemaal bewaart op uw telefoon en welke zakelijke applicaties u kunt benaderen met uw apparaat. Wat zou er gebeuren als deze gegevens op straat komen te liggen of worden gehackt? Laat staan dat dit over de grens gebeurt. Hoe ziet een mobile policy eruit? Aan welke aspecten moet u denken als u het gebruik van smartphones door uw medewerkers wilt veranderen? We presenteren zeven concrete stappen voor een effectief en medewerkersvriendelijk beleid: 1. Stel een multidisciplinair team op Om alle aspecten van het mobiliteitsbeleid af te vangen, is het cruciaal dat meerdere partijen uit uw organisatie En wat gebeurt er met de productiviteit. Als u de grens overgaat en u uw databundel moet uitzetten om kosten te besparen, hoe productief kunt u dan nog zijn? U moet altijd op zoek naar een wifi-punt, omdat u anders uw e-mail niet kunt lezen. U neemt alleen de meest dringende telefoontjes aan, want anders schieten de kosten razendsnel omhoog. Maar wat zijn de gevolgen van uw onbereikbaarheid? aan tafel zitten als het beleid wordt opgesteld. Denk bijvoorbeeld aan: Human resource managers HR-managers hebben duidelijk in beeld welke medewerkers een mobiele telefoon van de zaak hebben en wie een eigen mobiel in gebruik hebben. Zij kunnen eveneens het beleid implementeren in de organisatie. Het moet Al deze uitdagingen worden inzichtelijk en beheersbaar door het opstellen van een mobile policy. Idealiter stelt u een beleid op dat enerzijds risico s vermindert en anderzijds uw medewerkers in staat stelt om hun werk goed te doen. Hoewel het logisch lijkt dat uw medewerkers een wifi-punt opzoeken als ze de grens overgaan, heeft het wellicht niet het meest gewenste effect op uw productiviteit. Tijd dus voor een evenwichtig beleid. natuurlijk niet bij een rapport blijven, maar het beleid moet gaan leven, zodat kosten daadwerkelijk beperkt worden en veiligheid wordt verhoogd. IT Naast de rol die IT speelt bij de inkoop van mobiele telefonie hebben zij ook een belangrijke inhoudelijke rol voor de mobile policy. Enerzijds hebben zij in beeld welke 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 4
applicaties worden gebruikt door welke afdeling en welke toepassingen via de smartphone benaderd (kunnen) worden. Anderzijds kunnen zij een oplossing ontwikkelen voor het verhogen van de beveiliging. Hoe passen smartphones bijvoorbeeld in de infrastructuur van het bedrijf en hoe wordt beveiliging geregeld als een medewerker buiten het kantoor werkt. Ook moet IT worden meegenomen in de vraag: wat doen we wanneer iemand een telefoon verliest of wanneer een telefoon is gestolen of gehackt? Business-line managers Om de productiviteit van uw medewerkers te verhogen, is het cruciaal dat uw business-line managers worden meegenomen in de ontwikkeling van het beleid. Zij weten namelijk precies welke processen binnen een afdeling lopen en waar een mobiele telefoon voor nodig is. Zij hebben ook inzicht in wie waarvoor naar het buitenland reist en hoe belangrijk het is dat iemand altijd bereikbaar is. Zo kunt u de juiste balans maken tussen veiligheid, kosten en productiviteit. Juridische afdeling De juristen hoeven niet bij elk bedrijf aan tafel te komen zitten, maar denk wel na over wet- en regelgeving omtrent privacy, en welke gegevens te gevoelig zijn om buiten de veilige muren van het bedrijf geopend te worden. En hoe zit dat als uw medewerkers de grens over gaan? Neem als voorbeeld dat bedrijven het recht hebben om beleid te maken over hoe toegang wordt verkregen tot hun data en hoe het gebruikt wordt. Maar wel gebonden zijn aan wet- en regelgevingen die in het land gelden. Beleidsmakers moeten ook nadenken over hoe persoonlijke informatie van werknemers wordt gebruikt. Is de data privé? Dan moeten de beleidsmakers nadenken over hoe oplossingen veilig gebruikt kunnen worden en hoe de risico s tot het minimum kunnen worden beperkt. Heel concreet betekent dat dat HR-systemen bijvoorbeeld niet gebruikt mogen worden via een smartphone die op een publiek wifi-netwerk zit. 2. Definieer welke kansen een mobile policy kan bieden In gesprek met de business-line managers bepaalt u in welke processen smartphones en tablets een rol kunnen spelen en waar de inzet van de mobiele apparaten een veiligheid kosten productiviteit must is. In navolging daarvan kan bepaald worden welke 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 5
kansen nog niet gegrepen worden (bijvoorbeeld omdat bepaalde systemen nog niet toegankelijk zijn via mobiele apparaten) en waar kansen wel benut kunnen worden, maar waar het bedrijf momenteel risico s loopt (de beveiliging laat nog te wensen over). 3. Definieer niveaus in uw mobile policy Niet iedereen heeft dezelfde verantwoordelijkheden binnen uw bedrijf en niet elke medewerker heeft evenveel rechten of bevoegdheden. Dat heeft ook een weerslag op uw mobiele beleid. U kunt uw CEO meer rechten geven, omdat het belangrijk is dat hij ook bereikbaar is als hij in Maak het heel concreet, zodat duidelijk is wie wat moet kunnen doen in welke omstandigheden. Bijvoorbeeld: als de CEO continu wilt kunnen bijsturen op actuele gegevens, dan biedt een nieuwe ipad hem die kans. Maar hoe zorgt u dat hij alle data veilig tot zijn beschikking heeft? Ongeacht of hij op kantoor werkt of de grens overgaat voor afspraken met buitenlandse collega s of klanten. het buitenland op klantbezoek is. Daarentegen kan een callcentermedewerker die altijd in het callcenter werkt, geen bevoegdheid krijgen om bij het systeem te kunnen als hij op een andere pc of laptop inlogt dan degene die op zijn werk staat. U kunt aan de hand van de rollen en functies van medewerkers bepalen wie welke rechten heeft en wie dus meer ruimte krijgt om te bellen of data te gebruiken. Blijf echter wel kritisch: toegang tot gegevens is vaak eenvoudiger geregeld dan waterdichte beveiliging. Maak dus een afweging tussen welke concrete resultaten de kansen opleveren en de extra kosten die gemaakt moeten worden om het te faciliteren. Misschien blijkt dat het toegankelijk maken van systemen voor accountmanagers die op pad zijn meer oplevert dan het overal beschikbaar maken van data buiten privé wifi-netwerken voor de CEO. Denk daarbij overigens niet alleen aan wat Heel grof opgedeeld kunt u drie groepen definiëren: [A] C-level en andere managers; voor hen geldt de hoogste vorm van beveiliging omdat zij dagelijks bedrijfskritische en gevoelige informatie willen inzien en delen met anderen. Zij zullen ook meer naar het buitenland reizen en u kunt op basis daarvan bevoegdheden toepassen. kan, maar ook wat niet kan: als een accountmanager niet bereikbaar is omdat hij in het buitenland is, hoe groot is de kans dat hij een belangrijk gesprek misloopt? 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 6
[B] Managers en medewerkers die buiten het kantoor en in het buitenland geen directe toegang nodig hebben tot de databases. Ze kunnen bijvoorbeeld wel hun e-mail lezen en beantwoorden als ze thuis zijn, en ze kunnen meedoen met skypesessies als ze op een wifi-netwerk in het buitenland zitten, maar ze kunnen bijvoorbeeld niet in het crm-systeem. Overigens blijft het belangrijk dat u als bedrijf inzicht heeft waar deze mobiele apparaten worden gebruikt en wat de veiligheidsstatus is van deze apparaten, aangezien ook in e-mail gevoelige informatie kan staan. 4. Security Beveiliging is in de vorige stappen al meerdere malen aan bod geweest. Waarschijnlijk gaat hier de meeste tijd en kosten in zitten en de IT-afdeling zal de meeste energie moeten investeren om medewerkers de vrijheid te geven om buiten het kantoor en zelfs over de grens te kunnen werken. Dat komt enerzijds omdat mobiele apparaten via meerdere netwerken (zowel wifi als 3G of 4G) verbonden worden en anderzijds omdat het ene mobiele apparaat het andere niet is, zeker nu sommige medewerkers hun persoonlijke apparaten gebruiken om hun werk te doen. [C] Medewerkers die een eigen mobiele telefoon of tablet gebruiken: deze categorie bevindt zich in meerdere lagen van de organisatie. Het gaat om medewerkers die buiten kantooruren en over de grens verbonden willen blijven met het werk, zoals marketeers en HR-medewerkers. Voor deze medewerkers is het cruciaal dat er een helder beleid wordt opgesteld, want de beveiliging en de stabiliteit van deze apparaten laat vaak te wensen over. Als u toegang tot bedrijfssystemen wilt faciliteren, maak dan gebruik van een veilige omgeving via bijvoorbeeld de browser, zodat gegevens niet op de tablet of smartphone gezet worden. Welke stappen moet u nemen om uw beveiliging te optimaliseren: Bedrijfsprocessen: de veiligheid wordt grotendeels bepaald door de eerder gedefinieerde processen. U weet daardoor welke netwerken en apparaten toegankelijk gemaakt moeten worden en welke beveiliging u behoedt voor de grootste risico s. Aanscherping: voor sommige processen en systemen heeft u waarschijnlijk al de beveiliging op orde. Bepaal waar de maatregelen aangescherpt moeten worden én breng daar een prioriteit in aan op basis van de belangrijkste functies en de grootste kansen. 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 7
Technologie: als laatste bepaalt u welke technologie het beste past bij uw bedrijf en uw infrastructuur. Dat kan op basis van welke technologie het best past bij uw huidige systemen, maar ook op basis van schaalbaarheid en budget. Dan kunt u daarna overgaan tot implementatie. Wat als uw beveiliging toch wordt ondermijnd? 5. Productiviteit en beter kostenbeheer Het organiseren van de beveiliging is stap één. Het verbeteren van productiviteit is stap twee. U wilt natuurlijk dat uw medewerkers vrij zijn om het werk te doen waarvoor ze zijn aangenomen en niet worden beperkt in hun activiteiten. Maak systemen toegankelijk buiten het kantoor als het gezien de beveiliging kan worden toegestaan. Merkt u dat de kosten voor datagebruik buiten het kantoor of over de grens hoger oplopen dan u wilt? Dan kunt u nadenken over nieuwe telefonie- en data-abonnementen. Preventie is goed, maar wat moet er gebeuren als de beveiliging toch wordt ondermijnd. Hoe gaat u om met de apparaten die zijn gestolen of verloren? Het liefst bouwt u een remote delete functionaliteit, waarmee een 33% 30% 29% telefoon op afstand teruggebracht kan worden tot de fabrieksinstellingen. Als u alle data verwijdert, dan moet u in het beleid aangeven wanneer voor welke acties wordt gekozen. Zeker als het gaat om het verwijderen van persoonlijke informatie, zoals foto s of e-mails. Zo weten medewerkers ook waar ze aan toe zijn als ze hun smartphone in de trein laten liggen. Uit onderzoek 1 dat Truphone in samenwerking met onderzoeksbureau IDC deed, blijkt bijvoorbeeld dat vooral de kwaliteit van de dataverbinding impact heeft op de productiviteit (33 procent). Ook zijn de respondenten ontevreden over de kwaliteit van telefoongesprekken (30 procent) en de kosten (29 procent). Is internationaal zakendoen en altijd bereikbaar zijn cruciaal voor uw groei, dan moet u op zoek naar een abonnement dat uw werkzaamheden ondersteunt. Zo kunt u ook over de grens net zo productief en succesvol zijn als u op kantoor bent. 1 Unfettered Mobility: Driving the International Extended Enterprise, IDC, sponsored by Truphone - September 2014 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 8
6. Smartphone etiquette en een interne PR-campagne U heeft bepaald welke rollen en welke bevoegdheden iedereen heeft. Dat betekent alleen niet dat iedereen de smartphone gebruikt zoals u dat voor ogen heeft. Daarom is het niet verkeerd om na te denken over een smartphone misschien overdreven, maar u kunt hier beter het zeker voor het onzekere nemen. Houd uw medewerkers voor dat even weglopen van een drukke ruimte of het bewaren van het gesprek voor een geschikter moment, de gang van zaken is die u prefereert binnen uw bedrijf. etiquette voor uw bedrijf. Het gaat hier om acceptabel gebruik van de smartphone, maar ook om het stimuleren van de productiviteit en de vrijheid van uw medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan: Geef ook aan wat de eventuele consequenties zijn als ze wel besluiten om openbare gesprekken te voeren over bedrijfskritische informatie. Dat betekent niet dat u de medewerker straft voor zijn gedrag, maar [A] Niet streamen of video conferencing als de gebruiker niet op een wifi-netwerk zit; u wilt voorkomen dat uw kosten hoog oplopen doordat uw collega vanuit de geef aan wat de gevolgen zouden kunnen zijn. Werknemers hebben meestal geen kwade bedoelingen, maar zijn zich enkel niet bewust van hun gedrag en de eventuele gevolgen. taxi in New York een salesmeeting bijwoont. Hoewel dat natuurlijk ook ligt aan de rol die uw collega heeft binnen uw bedrijf en het soort telefonie- en data-abonnement dat u afneemt. [C] Smartphones uit, op stil of laat ze achter op het bureau als u in bespreking zit; het kan wat belerend [B] Houd publieke gesprekken over zakelijke aangelegenheden tot het minimum; u wilt niet dat gevoelige informatie wordt gedeeld op een druk terras in Amsterdam. Er kan zomaar een concurrent aan de volgende tafel zitten die gretig meeluistert. Het klinkt overkomen, maar niets is zo vervelend als vergaderingen die onderbroken worden door telefoongesprekken of door mensen die hun e-mail aan het controleren zijn. Hoewel het lijkt alsof de medewerker wordt beperkt in zijn vrijheid, gaat het hier om respect tegenover de collega die de vergadering voorzit of aan het woord is. 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 9
In eerste instantie is maar een klein team verantwoordelijk voor het mobiele beleid, maar voor een succesvolle uitrol wordt uiteindelijk iedereen in het bedrijf meegenomen. Zet daarvoor een interne PR-campagne op. Dat betekent dus niet dat u iedereen mailt met het PR-beleid, want de kans dat uw medewerkers de algemene gaat leven, bijvoorbeeld door een presentatie te houden om het beleid toe te lichten en medewerkers de kans te geven om vragen te stellen. Of maak er een gewoonte van om voor een vergadering de telefoons in een bakje op tafel te leggen, zodat iedereen aanwezig is en niet ondertussen zijn e-mail gaat controleren. voorwaarden lezen, is klein. Zorg ervoor dat het beleid 7. Houd uw beleid up-to-date Niets zo veranderlijk als het mobiele landschap. Elke dag nemen medewerkers nieuwe telefoons in gebruik en veranderen veiligheidsrisico s. Dat betekent niet dat u elke dag met uw beleid moet bezig zijn, maar wel dat u weet wat u moet doen als een nieuw apparaat in gebruik Het liefst bekijkt u eens per kwartaal of het mobiele beleid nog relevant is. Het is natuurlijk niet handig om het hele beleid te herzien, maar kijk of de onderdelen nog relevant zijn en waar verdere aanscherping het bedrijf ten goede kan komen. wordt genomen. Wat gebeurt er met het oude toestel? Zorgt u ervoor dat alle data wordt verwijderd van deze apparaten of heeft de medewerker zelf daar de verantwoordelijkheid voor? 2015 Truphone. In 7 concrete stappen naar een Mobile Policy 10
Conclusie Vrijheid voor u en uw collega s om te werken zoals jullie dat willen, in Nederland én over de grens, staat centraal als u een mobile policy opstelt. U wilt medewerkers en managers ondersteunen om hun werk nog beter te doen, terwijl de veiligheid van bedrijfskritische gegevens op hoog niveau blijft. Dat doet u door alle verantwoordelijken voor data, systemen en processen bij elkaar te brengen en in kaart te brengen waar de kansen en risico s voor uw bedrijf liggen. uw mailbox synchroniseren terwijl u al in het land van bestemming bent aangekomen? Het maakt niet uit. Omdat ons netwerk internationaal is, betaalt u geen roamingkosten. In plaats daarvan maakt u gebruik van één wereldabonnement, ongeacht in welk land u zich bevindt, en één simkaart, die u nooit hoeft te verwisselen. En waar u ook bent, u geniet van dezelfde kwaliteitsdekking als thuis, met dezelfde klantenservice. Met Truphone hoeft u zich geen zorgen meer te maken over roaming. Idealiter neemt u het hele bedrijf mee in de implementatie van het beleid en maakt u een mobiele etiquette om medewerkers op te leiden omtrent het gebruik van hun mobiele apparaten. Uiteindelijk komt dat uw bedrijf ten goede, maar ook de medewerkers zelf, omdat ze productiever en veiliger werken. Zo werken u en uw collega s, ongeachte locatie, aan de groei van het bedrijf. Gebouwd met het oog op de toekomst Ons netwerk is ontwikkeld met het oog op de toekomst. Wij dagen de status quo uit op het gebied van de hoge kosten en de slechte dekking in het buitenland. Terwijl traditionele telecom aanbieders steeds opnieuw op de grenzen stuiten, hebben wij een netwerk gebouwd dat de wereld als één geheel beschouwt. Op die manier stellen Over Truphone - een wereld zonder grenzen Stel dat u uzelf geen beperkingen hoeft op te leggen we een platform ter beschikking om te communiceren in deze wereld waar connecties steeds belangrijker worden. Wij hebben een wereldwijd netwerk dat u helpt om internationaal zaken te doen. om uw telefoon in het buitenland te gebruiken. Blijft Wilt u meer weten? Neem contact met ons op. +31 (0)30 7600 556 business.nl@truphone.com truphone.nl Copyrights - 2015