Leidraad Nevenwerkzaamheden Tilburg University 1. Visie Tilburg University: Het verrichten van nevenwerkzaamheden kan het functioneren van een medewerker in algemene zin bevorderen en een meerwaarde opleveren voor de uitvoering van de primaire taken. Daarnaast kunnen nevenwerkzaamheden van de medewerkers bijdragen aan de maatschappelijke betrokkenheid van Tilburg University (Understanding Society). Bovendien kunnen nevenwerkzaamheden bijdragen aan de voor Tilburg University belangrijke netwerken en een bijdrage leveren aan een aantrekkelijke werkomgeving waarin medewerkers zich breed kunnen ontplooien en kennis kan worden omgezet in bedrijvigheid met anderen (valorisatie). Om die redenen kan het verrichten van nevenwerkzaamheden op toestemming rekenen, tenzij Tilburg University schade zou kunnen ondervinden. Er kunnen namelijk ook nadelen kleven aan het toestaan van nevenwerkzaamheden.tilburg University loopt immers risico's in verband met nevenwerkzaamheden van werknemers. Denk aan aspecten als belangen-verstrengeling, wetenschappelijke integriteit, beschikbaarheid van medewerkers en inkomsten. De bedoelde risico s doen zich onder andere voor als medewerkers nevenwerkzaamheden verrichten die: strijdig zijn met de universitaire functie, schade berokkenen aan de wetenschappelijke of zakelijke belangen van Tilburg University, leiden tot ongewenste concurrentie, de vervulling van de hoofdtaken kwalitatief of kwantitatief aantasten doordat daarvoor onvoldoende tijd overblijft of hun bereikbaarheid vermindert. Criteria hiervoor zijn nader uitgewerkt in paragraaf 2.3.. De Tilburg University regeling Nevenwerkzaamheden geeft uitvoering aan artikel 1.14 van de CAO Nederlandse Universiteiten en sluit daarnaast aan bij de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening 1. 2. Begrippen en beoordelingscriteria Allereerst moet er worden onderscheiden in de categoriën Tilburg University medewerkers en aan Tilburg University verbonden wetenschappers. Op de eerste categorie zijn cao en de Regeling Nevenwerkzaamheden Tilburg University onverkort van toepassing, op de tweede niet. Toch gelden ook voor hen regels voor nevenwerkzaamheden. Die worden hieronder apart besproken. 2.1. Definitie Nevenwerkzaamheden Gelet op artikel 1.14, derde lid van de CAO Nederlandse Universiteiten alsmede de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening wordt in de regeling Nevenwerkzaamheden verstaan onder: (a) nevenwerkzaamheden: nevenwerkzaamheden als bedoeld in de CAO Nederlandse Universiteiten, zijnde alle betaalde en onbetaalde activiteiten voor derden, waaronder begrepen werkzaamheden als zelfstandig ondernemer of beroepsbeoefenaar, alsmede 1 Zie voor de volledige tekst van de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening: www.vsnu.nl 1
de functie van commissaris, bestuurder of vennoot van vennootschappen, stichtingen of verenigingen en de werkzaamheden die daaruit voortvloeien, zulks met uitzondering van: functionele werkzaamheden voor derden (zie definitie onder b); activiteiten in de privésfeer (zie definitie onder c); deelname aan een vakorganisatie. (b) functionele werkzaamheden voor derden: activiteiten voor derden die geacht worden deel uit te maken of te kunnen maken van de universitaire taak met inbegrip van aan de functie van de werknemer gerelateerde werkzaamheden die uit de universitaire taak voortvloeien dan wel in het verlengde daarvan liggen. Functioneel werk voor derden omvat zowel activiteiten die tegen een kostendekkend tarief aan derden worden aangeboden (bij voorbeeld: derdegeldstroomonderzoek, extracurriculair onderwijs, dienstverlening aan derden), als activiteiten waarvoor geen (kostendekkende) vergoeding wordt verstrekt (bijvoorbeeld: deelname aan een visitatiecommissie). Ook worden onder functionele werkzaamheden verstaan activiteiten die uit hoofde van de universitaire functie voortvloeien, bijvoorbeeld de hoogleraar die een optreden op televisie verzorgt of artikelen in kranten en tijdschriften schrijft. Voor zover de functionele werkzaamheden voor derden worden uitgeoefend door wetenschappelijk personeel, gebeurt dit met inachtneming van de professionele autonomie en de academische vrijheid, in overeenstemming met, respectievelijk onder supervisie van een lid van de wetenschappelijke staf, zoals verwoord in de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening. Werkzaamheden voor TIAS Nimbas In het geval dat een faculteit een overeenkomst sluit met TIAS Nimbas, waarbij een hoogleraar colleges verzorgt uit hoofde van zijn aanstelling bij Tilburg University, dan wordt dit niet aangemerkt als nevenwerkzaamheden en worden opbrengsten die hieruit voortvloeien toegevoegd aan het budget van de faculteit. Heeft de hoogleraar echter op eigen initiatief een arbeidsovereenkomst gesloten met TIAS en is daarvoor toestemming verleend door Tilburg University dan is er sprake van nevenwerkzaamheden en mag de hoogleraar de inkomsten zelf houden. Hierbij wordt kortheidshalve verwezen naar afspraken ten aanzien van on load/off load vergoedingen Tilburg University zoals vastgelegd in de notitie On load/off load vergoedingen Tilburg University van 16 oktober 2013 en vastgesteld door het College van Bestuur in haar vergadering op 17 december 2013. (c) activiteiten in de privésfeer: activiteiten die wegens hun aard, omvang en de tijden waarop zij worden verricht, geen enkel verband houden met de functie, het functioneren en het dienstverband bij de universiteit noch enig risico inhouden op strijd met het belang van de universiteit. 2.2. Opbrengsten uit nevenwerkzaamheden Opbrengsten uit nevenwerkzaamheden vallen in beginsel toe aan de medewerker, tenzij de nevenwerkzaamheden onder werktijd plaatsvinden. Onder werktijd wordt in dit verband verstaan het aantal uren dat in de arbeidsovereenkomst is afgesproken. Indien nevenwerkzaamheden binnen de overeengekomen arbeidsomvang plaatsvinden, dan worden er tevens nadere afspraken gemaakt over de compensatie in de vorm van buitengewoon onbetaald verlof, vakantieverlof of verrekening met het salaris. Let wel, activiteiten voor derden die voortvloeien uit de universitaire functie, zijn geen nevenwerkzaamheden maar functionele werkzaamheden. Het betreft activiteiten die alleen uitgevoerd 2
kunnen worden omdat de medewerker een bepaalde functie bekleedt bij TiU. Denk aan de hoogleraar die uit hoofde van zijn functie als hoogelaar gevraagd wordt om aan televisieprogramma mee te doen, deel te nemen aan een discussieformum of artikelen schrijft in kranten en tijdschriften. In al deze gevallen is er geen sprake van nevenwerkzaamheden maar van functionele werkzaamheden. De opbrengsten gaan dan naar TiU. 2.3. Beoordelingscriteria Het bevoegd gezag beoordeelt de melding nevenwerkzaamheden aan de hand van de volgende criteria: (a) Nevenwerkzaamheden mogen de vervulling van de functie niet aantasten. Uitgangspunt is dat de medewerker zich volledig voor de vervulling van zijn functie bij Tilburg University kan (blijven)inzetten. Dit betekent dat nevenwerkzaamheden niet een zodanig beslag op tijd, aandacht en energie mogen leggen dat ze een negatieve invloed hebben op het functioneren. Ook de bereikbaarheid moet in voldoende mate gewaarborgd zijn (voorbeeld de nachtportier, die overdag een fulltime aanstelling heeft bij Tilburg University). (b) Nevenwerkzaamheden mogen geen schade toebrengen aan de belangen van de Tilburg University Nevenwerkzaamheden die zich op het werkterrein van Tilburg University bevinden, kunnen schade toebrengen aan de wetenschappelijke en zakelijke belangen van Tilburg University (concurrentieschade). Bovendien is het denkbaar dat nevenwerkzaamheden de beeldvorming over Tilburg University in negatieve zin beïnvloeden (voorbeeld de hoogleraar die in zijn eigen BV 3 e geldstroomprojecten uitvoert). (c) Nevenwerkzaamheden mogen niet strijdig zijn met het aanzien van de functie Nevenwerkzaamheden die in de waarneming van de omgeving ongewenste beelden oproepen, kunnen een negatieve uitwerking hebben op het functioneren van de medewerker en van anderen die een vergelijkbare functie vervullen (de medewerker Tilburg Law School die zich als juridisch adviseur via zijn eigen BV laten inhuren door criminelen). (d) Iedere (schijn van) belangenverstrengeling moet worden voorkomen Bij het verrichten van nevenwerkzaamheden moet in contacten met derden een helder onderscheid worden aangebracht tussen de positie als particulier en de positie als medewerker van Tilburg University. Wordt dit al dan niet bewust nagelaten, dan kan er sprake zijn van misbruik van positie. Nevenwerkzaamheden ten behoeve van derden waarmee de Tilburg University een zakelijke relatie onderhoudt (leverancier-afnemer), zijn alleen toegestaan als en voor zover vermenging van belangen op voorhand is uitgesloten. Het is niet toelaatbaar dat medewerkers die uit hoofde van hun functie betrokken zijn bij de totstandkoming van contracten tussen Tilburg University en derden, nevenwerkzaamheden ten behoeve van deze derden verrichten. Het verrichten van nevenwerkzaamheden ten behoeve van Tilburg University (Tilburg University is afnemer) is in beginsel niet toegestaan. Voorbeeld: de Tilburg University medewerker die een arbeidsovereenkomst heeft met Tilburg University en zich daarnaast voor soortgelijke of andersoortige werkzaamheden of opdrachten via zijn BV of als ZZP er laat inhuren door Tilburg University. Dit is uitdrukkelijk niet toegestaan. Nog een voorbeeld: een Tilburg University medewerker die bestuurslid is van een betaald voetbalclub en opdracht krijgt om aan de universiteit onderzoek te doen naar match fixing in het betaalde voetbal. 3
(e) Het gebruik van de universitaire infrastructuur ten behoeve van nevenwerkzaamheden is alleen toegestaan als en voor zover daarvoor schriftelijk toestemming is verleend Bij het verrichten van nevenwerkzaamheden mag alleen gebruik worden gemaakt van faciliteiten en menskracht van Tilburg University als hierover van te voren duidelijke en controleerbare afspraken zijn gemaakt. Integrale doorberekening van kosten is daarbij uitgangspunt. Voorbeeld: de medewerker die in het kader van zijn nevenwerkzaamheden gebruik maakt van allerlei Tilburg University faciliteiten (zaal, beamer, laptop) zonder afspraken: niet toegestaan, met schriftelijk vastgelegde afspraken en integrale doorberekening van kosten: wel toegestaan. 2.4. Adviescommissie nevenwerkzaamheden Desgewenst kan het bevoegd gezag een casus over nevenwerkzaamheden voorleggen aan een daartoe door het College van Bestuur ingestelde adviescommissie. Deze commissie bestaat uit een directeur van een faculteit of dienst, een wetenschapper, directeur of coördinator HR, jurist Legal Affairs, HR manager van een faculteit/dienst. Deze commissie bespreekt, toetst en evalueert ingebrachte casuïstiek. Een advies van de commissie vormt de basis voor een weloverwogen besluit. 2.5. Toestemming werkgever (a) De werknemer is verplicht aan de werkgever mededeling te doen van zijn nevenwerkzaamheden, voordat hij daarmee aanvangt dan wel bij aanvang van zijn dienstverband. (b) (c) (d) (e) (f) Nevenwerkzaamheden kunnen slechts worden verricht met toestemming van de werkgever. De werkgever beslist binnen een redelijke termijn op de aanvraag van de werknemer. De werkgever verleent toestemming voor een periode van vier jaar en kan aan de toestemming voorwaarden en beperkingen verbinden. Instemming met publicatie op de persoonlijke homepage op de website van de werkgever kan een voorwaarde zijn voor het verlenen van toestemming. Voor nevenwerkzaamheden waarvoor de werkgever al eerder toestemming heeft gegeven, geldt dat deze toestemming wordt verleend voor maximaal vier jaar te rekenen vanaf 1 januari 2014. Na genoemde periode dient opnieuw toestemming te worden gevraagd. De toestemming kan op verzoek van de medewerker telkens verlengd worden voor een periode van vier jaar. De werkgever kan de toestemming voor het verrichten van nevenwerkzaamheden te allen tijde intrekken, gemotiveerd op basis van de toetsingscriteria beoordeling nevenwerkzaamheden. 2.6. De aanvraag De werknemer vraagt via het formulier nevenwerkzaamheden toestemming aan de werkgever onder vermelding van : (a) de aard van de nevenwerkzaamheden; (b) de organisatie waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht; (c) de duur van de nevenwerkzaamheden; (d) de omvang van de nevenwerkzaamheden; (e) de honorering voor de nevenwerkzaamheden; (f) of en zo ja de nevenwerkzaamheden plaatsvinden binnen of buiten de normale (voor de werknemer geldende) werktijd; (g) of gebruik wordt gemaakt van universitaire voorzieningen; 4
2.7. De reikwijdte van de regeling Nevenwerkzaamheden De regeling Nevenwerkzaamheden heeft haar grondslag in artikel 1.14 van de CAO NU. Deze regeling geldt derhalve formeel slechts voor de werknemers in dienst van Tilburg University. 2.8 De reikwijdte van de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening Tilburg University onderschrijft, evenals alle overige Nederlandse universiteiten de toepasselijkheid van de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening. Deze code geldt voor Iedere aan een universiteit verbonden wetenschapsbeoefenaar. Daaronder kunnen gerekend worden: (a) de hoogleraren en onderzoekers in dienst van KCS; (b) bijzondere hoogleraren/buitenpromovendi die verbonden zijn aan Tilburg University, maar in dienst zijn van andere rechtspersonen; (c) andere wetenschappers in dienst van verbonden partijen waarin Tilburg University overwegende zeggenschap heeft; (d) wetenschappers in dienst van derden bijvoorbeeld FOM, die verbonden zijn aan TiU en onder leiding van een Tilburg University hoogleraar aan onderzoeksprojecten werken. Het verdient aanbeveling bij benoeming van deze categorie wetenschappers hen schriftelijk te laten verklaren dat zij hebben kennis genomen van deze gedragscode, en zich aan de inhoud ervan zullen committeren. Omdat de Regeling Nevenwerkzaamheden voor deze categorie niet van toepassing is, kan voor het verrichten van nevenwerkzaamheden dus geen melding en/of toestemming worden afgedwongen in het kader van een arbeidsovereenkomst. Maar op grond van de gedragscode geldt wel dat zij een actueel en volledig overzicht geven van relevantie nevenfuncties op/via de website van Tilburg University. Praktisch kan dit worden uitgevoerd door vermelding van nevenwerkzaamheden op de persoonlijke homepage. Overigens: er kan ook sprake zijn van de combinatie van medewerker en wetenschapper-niet-medewerker. Dan geldt uiteraard de Regeling Nevenwerkzaamheden. 2.9. Openbaarmaking: (a) Conform de afspraken met de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap worden de nevenwerkzaamheden van elk lid van het wetenschappelijk personeel waarvoor toestemming is verleend, openbaar gemaakt. Elk lid van het wetenschappelijk personeel publiceert een actueel en volledig overzicht van zijn relevante nevenfuncties en maakt die informatie toegankelijk via de website van de universiteit op zijn persoonlijke homepage (www.tilburguniversity.edu/nl/webwijs). (b) Het openbaar maken van nevenwerkzaamheden vindt alleen plaats, indien de werknemer daarvoor schriftelijk toestemming heeft verleend, tenzij zeer zwaarwegende redenen zich daartegen verzetten (denk aan: veiligheidsrisico s van de medewerker). Dit lijkt in tegenspraak met het publicatievereiste van de gedragscode wetenschapsbeoefening. Onderscheiden in wetenschappelijk personeel en obp. (c) De voor de functie relevante nevenwerkzaamheden worden door de werkgever tevens vastgelegd in het personeelsinformatiesysteem. Deze informatie wordt niet openbaar gemaakt. (d) De Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefening is alleen van toepassing op het wetenschappelijk personeel. Het ondersteunend personeel wordt derhalve niet gevraagd de 5
nevenwerkzaamheden openbaar te maken. Deze worden wel geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem van Tilburg University. 2.10. Wijzigingen De werknemer meldt alle wijzigingen in de bij paragraaf 2.5. bedoelde gegevens terstond aan de werkgever. 2.11. Monitoring nevenwerkzaamheden: (a) De faculteit of dienst waar de werknemer (of een van de onder paragraaf 2.5 genoemde categorieën) werkzaam is, ziet er op toe dat elke medewerker het formulier nevenwerkzaamheden heeft ingevuld en ondertekend en zorgt er vervolgens voor dat het formulier wordt geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem. (b) Het al dan niet verrichten van nevenwerkzaamheden vormt een vast onderwerp tijdens het jaarlijkse R&O gesprek. In voorkomende gevallen wordt tevens bezien of de informatie in het personeels-informatiesysteem en op de homepage van de wetenschapper nog actueel en volledig is. 2.12. Sancties Indien zonder toestemming nevenwerkzaamheden worden verricht, kunnen in het kader van de arbeidsovereenkomst sancties worden opgelegd met als uiterste consequentie ontslag. 6