Bijlage 1 Checklist/format t.b.v. het verlenen van incidentele subsidies. Het verlenen van incidentele subsidies dient op een adequate, transparante en uniforme wijze te geschieden. Dit is sinds de invoering van de rechtmatigheidstoets door de accountant in het kader van de controle op de jaarrekening extra belangrijk geworden. Daarom moet zichtbaar worden vastgelegd welke beoordelingsstappen intern zijn uitgevoerd alvorens tot verlening/afwijzing wordt overgegaan. Tevens is van belang om aan te geven in welke mate de subsidieverlening bijdraagt aan de politieke doelstellingen/maatschappelijke effecten. Deze werkwijze verbetert de afhandeling en besluitvorming. Allereerst wordt een aantal algemene uitgangspunten geformuleerd. Daarna is de checklist weergegeven. Als laatste is een format bijgevoegd welke ingaat op de bijdrage van de subsidieverlening aan de politieke doelstellingen/maatschappelijke effecten. Uitgangspunten vooraf. 1. De Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998 is van toepassing. 2. De Awb is van toepassing. 3. Incidentele subsidie wordt alleen verleend op basis van een aanvraag voorzien van een begroting met een deugdelijke toelichting. 4. Incidentele subsidie wordt alleen verleend indien wordt voldaan aan de geldende criteria. 1
Checklist voor verlenen van incidentele subsidies op basis van aanvraag/begroting. 1. Aanleveren subsidie-aanvraag/begroting. Is de aanvraag tijdig, juist en volledig ingediend? 2. Beoordelen aanvraag/begroting aan eigen provinciale regels/normen. Draagt de inhoud van de aanvraag bij aan de politieke doelstellingen zoals verwoord in de programmabegroting onder de maatschappelijke effecten. Voor de mate waarin wordt verwezen naar bijgevoegd format. Voldoet de aanvraag/begroting aan de doelstellingen van (sectorale) beleidsthema's en de daarvoor geldende citeria? Is naast een begrote provinciale subsidie ook sprake van begrote subsidies van derden? Is de begrote subsidie van de provincie te dekken uit een krediet dat is opgenomen in de provinciale begroting? Bevat het bedoelde krediet nog voldoende budgettaire ruimte? Is de ingediende begroting d.m.v. verlening van de provinciale subsidie sluitend? Indien de begroting niet sluitend is, is de volgende vraag relevant: Is de instelling in staat om aanvullende inkomsten te genereren? Indien twijfelachtig, dan verlenen onder voorwaarde dat de overige financiering van de te subsidiëren activiteiten zeker is gesteld. 3. Indien sprake is van een subsidieverlening op basis van doeluitkering van derden (o.a. Rijk). Voldoet de aanvraag/begroting aan de subsidiecriteria van derden? 4. Opstellen stukken (brief, afdelingsnota, minute). Is de juiste minute gekozen? (bijv. omvang van bedragen/wel of geen beleidskader/wel of geen inschakeling PS via piepsysteem op basis van artikel 10 van de Kaderverordening) Is in de afdelingsnota ingegaan op de bevindingen van 1, 2 en 3? Is de ontwerp GS-brief volledig opgesteld? Is het maximale subsidiebedrag opgenomen? Is de datum van afrekening genoemd? Is vermeld dat de afrekening vergezeld moet zijn van de juiste accountantsverklaring? Is gerefereerd aan de Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998? Is Awb-clausule opgenomen? Zijn de voor verwerving van doeluitkeringen van derden (Rijk, EU) vereiste voorwaarden opgenomen in het verleningsbesluit (qua verslaglegging/afrekening etc)? 2
Format ten behoeve van het verlenen van incidentele subsidies. Thema vanuit de Programmabegroting. Naam instelling en bedrag van de incidentele subsidie. Doelstellingen/maatschappelijke effecten vanuit de Programmabegroting. De mate waarin subsidieverlening bijdraagt aan doelstellingen/maatschappelijke effecten (afgeleid van bestuursprogramma 2003-2007). Gevolgen voor doelstellingen/maatschappelijke effecten indien subsidie niet wordt verstrekt. Geplande prestaties/activiteiten. Dekking subsidie (bijv. krediet, flexibel budget, Rijksbijdrage, etc.). Risico's (zowel beleidsmatig als financieel) 3
Bijlage 2 Checklist/format t.b.v. het verlenen van structurele subsidies. Het verlenen van structurele subsidies dient op een adequate, transparante en uniforme wijze te geschieden. Dit is sinds de invoering van de rechtmatigheidstoets door de accountant in het kader van de controle op de jaarrekening extra belangrijk geworden. Daarom moet zichtbaar worden vastgelegd welke beoordelingsstappen intern zijn uitgevoerd alvorens tot verlening/afwijzing wordt overgegaan. Tevens is van belang om aan te geven in welke mate de subsidieverlening bijdraagt aan de politieke doelstellingen/maatschappelijke effecten. Deze werkwijze verbetert de afhandeling en besluitvorming. Allereerst wordt een aantal algemene uitgangspunten geformuleerd. Daarna is de checklist weergegeven. Als laatste is een format bijgevoegd welke ingaat op de bijdrage van de subsidieverlening aan de politieke doelstellingen/maatschappelijke effecten. Uitgangspunten vooraf. 1. De Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998 is van toepassing. 2. De Awb is van toepassing. 3. Rapport professionalisering subsidierelaties is van toepassing. 4. Budgetcontracten/convenant-afspraken zijn van toepassing. 5. Bedrag structurele subsidie is in de provinciale begroting opgenomen. 6. Structurele subsidie wordt alleen verleend op basis van een aanvraag die is voorzien van een begroting met een deugdelijke toelichting. 4
Checklist voor verlenen van structurele subsidies op basis van aanvraag/begroting. 1. Aanleveren subsidie-aanvraag/begroting. Is de aanvraag tijdig, juist en volledig ingediend? 2. Beoordelen aanvraag/begroting aan eigen provinciale regels/normen. Draagt de inhoud van de aanvraag bij aan de politieke doelstellingen zoals verwoord in de programmabegroting onder de maatschappelijke effecten. Voor de mate waarin wordt verwezen naar bijgevoegd format. Voldoet de aanvraag/begroting aan beleidskader c.q. budgetafspraken? Voldoet de aanvraag aan de gestelde eisen (op te leveren stukken) van het rapport professionalisering subsidierelaties? Is begrote subsidie van de provincie conform het bedrag in de provinciale begroting? Is ingediende begroting sluitend? Indien de begroting niet sluitend is zijn de volgende vragen relevant: Is de instelling in staat om het tekort te dekken uit opgebouwde reserves? Is de instelling in staat om het tekort weg te werken door bezuinigingsmaatregelen? Heeft begroting (en daarbij behorende andere stukken) consequenties voor de mate van waakzaamheid (bron: professionalisering subsidierelaties)? 3. Indien sprake is van een subsidieverlening op basis van doeluitkering van derden (o.a. Rijk). Voldoet de aanvraag/begroting aan het beleidskader van derden? Is de begrote subsidie van derden conform de verlening van derden? 4. Opstellen stukken (brief, afdelingsnota, minute). Is de juiste minute gekozen? (bijv. 4 en 5 *: A-minute, 1,2 en 3 *: B-minute/omvang van bedragen/wel of geen beleidskader/ wel of niet in subsidiestaat) Is in de afdelingsnota ingegaan op de bevindingen van 1, 2 en 3? Is de ontwerp GS-brief volledig opgesteld? Is het maximale subsidiebedrag opgenomen? Is de datum van afrekening genoemd? Is vermeld dat de afrekening vergezeld moet zijn van controleopdracht van een accountant? Is gerefereerd aan de Kaderverordening subsidies provincie Groningen 1998? Is Awb-clausule opgenomen? Zijn duidelijke afspraken opgenomen omtrent de uitvoering op basis van rapport professionalisering subsidierelaties? Zijn de voor verwerving van doeluitkeringen van derden (bijv. Rijk, EU) vereiste voorwaarden opgenomen in het verleningsbesluit (qua verslaglegging/afrekening etc.)? 5
Format ten behoeve van het verlenen van structurele subsidies. Thema vanuit de Programmabegroting. Naam instelling en bedrag van de structurele subsidie. Doelstellingen/maatschappelijke effecten vanuit de Programmabegroting. De mate waarin subsidieverlening bijdraagt aan doelstellingen/maatschappelijke effecten (afgeleid van bestuursprogramma 2003-2007). Gevolgen voor doelstellingen/maatschappelijke effecten indien subsidie niet wordt verstrekt. Geplande prestaties/activiteiten. Dekking subsidie (bijv. krediet, flexibel budget, Rijksbijdrage, etc.). Risico's (zowel beleidsmatig als financieel). 6