Accountantskantoor Van den Bossche Ludo & Partners Maurice Verdoncklaan 57 9050 GENT (Gentbrugge) Tel: 0900/10.465 Fax: 09/231.21.20 GSM: 0475/250.681 e-mail: vdbludo@kvabb.org Site: www.kvabb.org V A D E M E C U M van de starter DOSSIER : NAAM : Voornaam :
I N H O U D S O P G A V E VOORWAARDEN OM ZELFSTANDIGE TE KUNNEN WORDEN... 5 DE LEEFTIJD... 5 DE NATIONALITEIT... 5 HINDERLIJKE INRICHTINGEN... 12 HET VEILIGHEIDSRAPPORT / MILIEURAPPORT... 12 HET OPENBAAR ONDERZOEK... 12 ADVIEZEN DIE INGEWONNEN MOETEN WORDEN... 13 EXPLOITATIEVOORWAARDEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE EXPLOITANT... 13 VERVAL, SCHORSING EN OPHEFFING VAN DE VERGUNNING... 13 WELKE ZIJN DE ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN?... 16 ZICH INSCHRIJVEN BIJ DE KRUISPUNTBANK VAN ONDERNEMINGEN EN DIT VIA EEN ONDERNEMINGSLOKET.... 16 Wat is een ondernemingsloket?... 16 KLEINHANDELAARS EN KLEINE ONDERNEMINGEN... 16 MIDDELGROTE ONDERNEMINGEN... 17 PUBLICATIE VAN DE JAARREKENING... 18 VORMVOORSCHRIFTEN... 18 BEWARINGSTERMIJN... 18 SCHEMATISCH OVERZICHT BOEKHOUDING EN JAARREKENING... 20 ALS ZELFSTANDIGE MOET U ZICH AANSLUITEN BIJ EEN SOCIALE VERZEKERINGSKAS... 21 WIE... 21 HOOFDZELFSTANDIGE... 21 HELPER... 21 ZELFSTANDIGE OF HELPER IN BIJBEROEP... 21 VENNOOTSCHAPPEN... 21 HOE AANSLUITEN... 22 BIJDRAGEVERPLICHTING... 22 BEREKENING... 22 VRIJSTELLING OF VERMINDERING VAN BIJDRAGEN... 22 GESCHILLEN... 22 RECHTEN... 24 GEZINSBIJSLAG... 24 GENEESKUNDIGE VERSTREKKINGEN "GROTE RISICO'S"... 25 UITKERINGEN VOOR ARBEIDSONGESCHIKTHEID... 25 MOEDERSCHAPSUITKERING... 26 PENSIOENEN... 27 Voorwaarden inzake het ontstaan van het recht... 27 bewijs van het bestaan van een beroepsloopbaan... 27 Toekenningsvoorwaarden pensioenleeftijd... 27 Minimumrust- en overlevingspensioen... 30 Aanvullend pensioen... 30 Gewaarborgd inkomen voor bejaarden... 31 ALS ZELFSTANDIGE MOET U BESCHIKKEN OVER EEN BTW-NUMMER... 33 VRIJSTELLINGEN... 34 BELASTINGEN... 36 ANDERE WIJZIGINGEN... 39 SUBSIDIES... 40 EENMANSZAAK... 41 VENNOOTSCHAP... 42
SOORTEN VENNOOTSCHAPPEN.... 43 VERGELIJKING TUSSEN DE MEEST VOORKOMENDE BELGISCHE VENNOOTSCHAPSVORMEN... 45 KEUZE EN BESCHERMING VAN DE VENNOOTSCHAPSNAAM VERGELIJKING VENNOOTSCHAPSVORMEN... 46 HET BELANG VAN HET HUWELIJKSVERMOGENSSTELSEL... 47 ONZE BEDRIJFSFILOSOFIE:... 48 DIENSTEN... 49 TARIEVEN... 50 TIPS VOOR EEN VLOTTE SAMENWERKING... 50 CHECKLIST VOOR EEN EENMANSZAAK... 53 OVERNAME HANDELSZAAK... 53 BIJLAGEN... 54
VOORWAARDEN OM ZELFSTANDIGE TE KUNNEN WORDEN De leeftijd Men kan zich pas als zelfstandige vestigen indien de leeftijd van 18 jaar werd bereikt. Enkel wie meerderjarig is, is handelingsbekwaam. Vóór die leeftijd kan men zich niet laten inschrijven in de KBO, kan men niet failliet verklaard worden en kan men zelfs niet voor de rechtbank van koophandel gedagvaard worden. Uitzondering De rechtbank van eerste aanleg kan op verzoek van de familieraad aan een minderjarige toelating geven om na overlijden de handel van zijn ouders voort te zetten. Bekwaam zijn De gefailleerden Iemand die failliet werd verklaard kan in principe nog een nieuwe handelszaak beginnen. Toch kan de rechter een verbod opleggen als blijkt dat hij door een grove fout heeft bijgedragen tot het faillissement. Dit verbod kan ingetrokken worden. Zolang hij niet in eer is hersteld mag de gefailleerde in eigen naam geen bestuursfunctie meer uitoefenen in een handelsvennootschap. Terzijde : Iedereen die wegens bankbreuk veroordeeld werd tot een (eventueel voorwaardelijke) gevangenisstraf van drie maanden of meer mag geen koopmansactiviteit meer uitoefenen, noch een bestuursfunctie waarnemen (behoudens eerherstel). Bij faillissement van de vennootschap worden, behoudens uitzonderingen, niet de zaakvoerder(s) of bestuurder(s) failliet verklaard maar alleen de vennootschap. In dat geval worden hun individuele rechten niet getroffen door het faillissement. Wettelijk onbekwaam verklaarden Personen die veroordeeld werden tot een criminele straf (levenslange of tijdelijke opsluiting, levenslange of tijdelijke hechtenis) kunnen geen handel meer drijven voor de duur van de straf. Gerechtelijk onbekwaamverklaarden of in staat van verlengde minderjarigheid verklaarden Deze personen zijn juridisch niet bekwaam om handel te drijven. Personen onder gerechtelijk raadsman gesteld of voor wie een voorlopige bewindsvoerder werd aangesteld Deze personen missen de nodige feitelijke bekwaamheid tot handeldrijven. De nationaliteit De nationaliteit speelt geen rol inzake de verzekeringsplicht voor zelfstandigen. Wat wel telt is de plaats waar de activiteit wordt uitgeoefend. Vreemdelingen, uitgezonderd onderdanen van de Europese Economische Ruimte en UNO-vluchtelingen, moeten om een zelfstandige activiteit te starten, houder zijn van een beroepskaart. 4
De beroepskaart Vreemdelingen die in België een zelfstandige activiteit willen uitoefenen, in eigen naam of in de vorm van een vennootschap, moeten een beroepskaart kunnen voorleggen. Het KB van 3 februari 2003 (BS 4 maart) versoepelt de voorwaarden. Drie categorieën uitzonderingen verzachten de algemene regel: de vrijstellingen van beroepskaart die voortvloeien uit internationale verdragen: de onderdanen van de EU, hun echtgenoot, hun kinderen ( jonger dan 21 jaar) en ouders ten laste; de echtgenoot van en Belg, hun kinderen (jonger dan 21 jaar) en ouders ten laste; de onderdanen van de Europese Economische Ruimte: (Ijslanders en Noren) hun echtgenoot, hun kinderen ( jonger dan 21 jaar) en ouders ten laste; de onderdanen van landen van Centraal en Oost-Europa (PECO) die een toetredingsakkoord gesloten hebben met de EU, namelijk: Bulgaren, Estoniërs, Hongaren, Litouwers, Letten, Polen, Roemenen, Sloveniërs, Slovaken en Tjechen. Zij moeten voorafgaandelijk in het bezit zijn van een "PECO- attest"; vreemdelingen met een verblijfsvergunning voor onbeperkte tijd; vrijstellingen van een beroepskaart wegens humanitaire redenen: de in België erkende vluchtelingen; vrijstellingen wegens de aard van de activiteit: de helpende echtgenoten; de beroepssporters en hun begeleiders voor maximum 3 opeenvolgende maanden; de leurhandelaars, op voorwaarde dat zij een vergunning ambulante handel bezitten; de muzikanten, artiesten, zij die een conferentie geven, of een zakenreis ondernemen evenals de journalisten voor maximum 3 opeenvolgende maanden; de studenten die in het kader van hun studies een stage vervullen; de vreemdelingen die een goedgekeurde stage verrichten in het kader van ontwikkelingssamenwerking of een uitwisselingsprogramma. De aanvraag moet ingediend worden bij het gemeentebestuur. Indien de aanvrager nog niet in België verblijft moet hij zijn vraag indienen door bemiddeling van de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire vertegenwoordiger in het land waar hij verblijft, eventueel tegelijk met de aanvraag om vergunning tot verblijf of vestiging. Elke aanvraag is onderworpen aan een forfaitaire taks van 125,00 EUR aan fiscale zegels. Het afgeven van een beroepskaart ingevolge een aanvraag tot verkrijgen, verlengen of vernieuwen, is onderworpen aan een taks van 75,00 EUR. De vreemdeling die niet in België verblijft, dient bij zijn aanvraag een geneeskundig attest te voegen, afgeleverd door een daartoe bij de diplomatieke of consulaire vertegenwoordigers aangeduide geneesheer, waarbij wordt bevestigd dat hij niet is aangetast door een besmettelijke of overdraagbare ziekte en dat zijn gezondheidstoestand hem toelaat de activiteit uit te oefenen, welke het voorwerp van de aanvraag uitmaakt. 5
Beschikken over een vestigingsattest. Voor sommige handelsactiviteiten is een vestigingsattest vereist. Dit wil zeggen dat het beschermde beroepen zijn die niet iedereen mag uitvoeren. Het gaat om activiteiten waarvoor men voldoende beroepskennis moet kunnen aantonen bij de inschrijving in het KBO. Het ondernemingsloket onderzoekt vooraf de vaardigheden. Beroepen waarvoor een vestigingsattest nodig is Brood- en banketbakker Begrafenisondernemer Niet-metalen dakbedekkingen gebouwen Opticien - brillenmaker Behanger (wand- en vloerbedekkingen) Plafonneerder - cementeerder Bromfietsmecanicien Carrossier-hersteller Centrale verwarming (installateur) Droogkuiser - verver Elektrotechnisch installateur Restaurateur, traiteur-banketaannemer Sanitair installateur loodgieter Schilderwerken Schoonheidsspecialist(e) Schrijnwerker - timmerman Fabrikant - installateur van lichtreclame Slager - groothandelaar Fietsmecanicien Fotograaf Fourage en stro Frigorist Garagehouder - hersteller Glaswerken Horlogemaker - hersteller Inlandse granen Kapper Marmerbewerker Metsel- en betonwerken Molenaar Motorfietsmecanicien Sloopwerken Steenhouwer Technicus in tandprothese Tegelzetter Tweedehandse autovoertuigen Vaste brandstoffen (kleinhandel) Verwarming met gas Verzekeringsmakelaar Vloeibare brandstoffen (kleinhandel) Wasser Waterdicht maken van bouwwerken Zinkwerken en metalen dakbedekkingen 6
Beschikken over een attest basiskennis bedrijfsbeheer. Iedereen die zich wil inschrijven in de KBO dient bij de inschrijving via het ondernemingsloket een diploma of een attest voor te leggen ter staving van zijn bedrijfsbeheer. Men verkrijgt dit attest indien men hetzij op basis van studies, hetzij op basis van het beroepsverleden kan aantonen over voldoende kennis van bedrijfsbeheer te beschikken. Komen als zodanig in aanmerking : Studies A. Een diploma of getuigschrift van: A. Derde graad (volledig) algemeen-, technisch-, kunstonderwijs; B. Diploma Beroepssecundair onderwijs van de afdeling Handel, Boekhouding of Verkoop; C. Centrale examencommissie; D. Opleiding ondernemingshoofd van Syntra; E. Onderwijs voor sociale promotie. B. Ieder diploma van het hoger onderwijs; C. Een getuigschrift van een versnelde cursus van minstens 128 lesuren gespreid over ten minste 3 maanden van Syntra; D. Een buitenlands diploma of getuigschrift dat gelijkwaardig wordt beschouwd aan een Belgisch; E. De door de Minister erkende aktes, na verificatie van de leerstof; F. De vroeger bekomen attesten "beheerskennis". Praktijkervaring Wie de vereiste diploma's of getuigschriften niet kan voorleggen, kan de beheerskennis toch bewijzen met volgende praktijkervaring : A. Ondernemingshoofd van een nijverheids-, handels- of ambachtswerkzaamheid evenals een land- of tuinbouwactiviteit als zelfstandige in hoofd- of bijberoep. Voorwaarde: Minstens 15/15 (hoofdberoep = 5/15, bijberoep = 3/15) in de loop van de laatste 15 jaar. Bewijs: A. de inschrijving in het handels- of ambachtenregister of een getuigschrift van de belastingscontroleur, EN B. attest van het sociaal verzekeringsfonds (begin- en stopzettingsdatum/hoedanigheid). B. Bestuurder of zaakvoerder van een onderneming Voorwaarde: Minstens 15/15 (hoofdberoep = 5/15, bijberoep =3/15) in de loop van de laatste 15 jaar. Bewijs: A. contact filiaalbeheerder of benoemingsakte tot mandataris of bewijs handelsregister van de vennootschap, EN B. attest van het sociaal verzekeringsfonds (begin- en stopzettingsdatum/hoedanigheid). C. Zelfstandig helper van een ondernemingshoofd Voorwaarde: Minstens 5 jaar ervaring in de loop van de laatste 15 jaar. Bewijs: A. getuigschrift van het zelfstandige ondernemingshoofd, EN B. attest van het sociaal verzekeringsfonds (tenzij echtgenote helper of helper < 20 jaar). 7
D. Bediende in een leidinggevende functie Voorwaarde: A. minstens 5 jaar in de loop van de laatste 15 jaar; B. adjunct zijn geweest van het ondernemingshoofd, van de zaakvoerder of bestuurder met gedelegeerde verantwoordelijkheden of; C. lid zijn geweest van de staf met beleidsopdrachten of verantwoordelijke voor een afdeling. De Kamer voor Ambachten en Neringen verifieert het voldoen aan de voorwaarden. Bewijs: 1. de arbeidsovereenkomst, EN 2. een rekeninguittreksel uitgereikt door de dienst van de werknemerspensioenen of een ander sociaal document waaruit de leidinggevende functie blijkt. Noot De beheerskennis kan ook aangetoond worden door de echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner van de zelfstandige, op voorwaarde dat men reeds minstens 6 maanden op hetzelfde adres gedomicilieerd is. Tenslotte kan de beheerskennis ook nog aangetoond worden door de zelfstandige helper (beperkt tot de derde graad) of de in dienst genomen werknemer die belast wordt met het bedrijfsbeheer. Volgende personen moeten de kennis bedrijfsbeheer niet bewijzen: de overlevende echtgenoot of samenwonende partner die de onderneming overneemt bij het overlijden van het ondernemingshoofd; de overnemer van een onderneming gedurende één jaar volgend op de overname; de kinderen van een overleden ondernemingshoofd gedurende drie jaar volgend op de overname. Bij minderjarige kinderen, begint de termijn van 3 jaar te lopen vanaf hun 18de verjaardag; zij die zich onderwerpen aan een begeleiding georganiseerd door een erkende organisatie. 8
Specifiekde vergunningen Voor de uitoefening van een aantal beroepen MOETEN speciale vergunningen aangevraagd worden. Deze lijst is zeer uitgebreid. Alle verplichtingen afzonderlijk nauwkeurig omschrijven is binnen deze beknopte handleiding niet mogelijk. We beperken ons dan ook tot een alfabetische opsomming van de beroepen met verwijzing naar de instantie waar meer gegevens over de speciale vergunning kunnen bekomen worden. Beroepen met verwijzing naar de instantie waar meer gegevens over de speciale vergunning kunnen bekomen worden Aanhangwagens - constructie Ministerie Verkeer en Infrastructuur Aardappelen - handel en uitvoer FOD Sociale Zekerheid Afvalolie - opslag en ophaling Openbare afvalstoffenmaatschappij. Vlaams gewest.bestendige deputatie van de Provincie Alarminstallaties Ministerie Binnenlandse Zaken Alcoholische dranken - fabricage en verkoop FOD Financiën.Plaatselijk kantoor van Douane en Accijnzen Apotheker Verplichte inschrijving bij de Orde van Apothekers Autorijscholen Erkenning door Min. Verkeer en infrastructuur Bandagisten RIZIV Dienst voor geneeskundige verzorging Beenhouwer - slager Voorafgaande melding gemeentebestuur FOD Sociale Zekerheid Administratie Reglementering Beleggingsadviseur Ministerie van Binnenlandse ZakenCommissie Bank- en Financiewezen Bestrijdingsmiddelen Landbouw: FOD Sociale ZekerheidNiet Landbouw: Ministerie van Volksgezondheid Bewakings- en beveiligingsonderneming Ministerie van Binnenlandse Zaken Boekhouders Erkenning Beroepsinstituut Brand-beveiligingsdeuren Ministerie van Binnenlandse Zaken Bureau voor arbeidsbemiddeling Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Café-uitbating FOD Financiën Plaatselijk kantoor Douane en Accijnzen Detective Ministerie van Binnenlandse Zaken Diamant - verkoop van ruwe diamant Ministerie van Economische ZakenBestuur economische betrekkingen Dieren - pensions en handel Gemeentebestuur Eetwaren - fabricage en handel Ministerie van Volksgezondheid Eieren - broederij,selectie- en vermeerderingsbedrijven FOD Sociale Zekerheid Fytofarmaceutische producten FOD Sociale Zekerheid Gas in flessen - verkoop Ministerie van Economische ZakenAdministratie Energie Gehoorprothesen RIZIV - Dienst voor geneeskundige verzorging Geneesmiddelen fabricage, distributie, invoer Ministerie van VolksgezondheidInspectie artsenijbereidkunde Gezins- en bejaardentehuis Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Graangewassen - handel en invoer Mininisterie Economische ZakenBestuur economische betrekkingen Grensexpeditiekantoren FOD FinanciënAdministratie Douane en Accijnzen Groenten en fruit FOD Sociale Zekerheid Grondverbeteringsmiddelen FOD Sociale ZekerheidInspectie Grondstoffen Hotelexploitatie Ministerie van de Vlaamse GemeenschapCommissariaat Generaal voor ToerismeToerisme Vlaanderen Huwelijksbureau Ministerie van Economische Zaken Incassobureau Ministerie van Economische Zaken Interimkantoor Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Kampeerterrein Ministerie van de Vlaamse GemeenschapCommissariaat Generaal voor ToerismeToerisme Vlaanderen Kinderopvang Dienst Kind en Gezin Kinesitherapeut(e) RIZIV - Dienst voor geneeskundige verzorging Logopedist Inschrijvingsnummer RIZIV Maalderij Min.Economische ZakenCentrale dienst Contingenten & vergunningen Melkhandel FOD Sociale ZekerheidInspectie grondstoffen 9
Opticien Rijksinstituut voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering Orthopedist(e) RIZIV - Dienst voor geneeskundige verzorging Pesticiden en giftige fytofarmaceutische FOD Sociale ZekerheidInspectie Grondstoffen producten Petroleum & brandbare gassen Ministerie van de Vlaamse GemeenschapAdm. voor Economie & werkgelegenheid Pluimvee - slachterij, opslag bewerking Ministerie voor VolksgezondheidNationale Dienst voor afzet van Land- en Tuinbouwproducten Prothesist Inschrijvingsnummer RIZIV Privébewaking Ministerie van Binnenlandse ZakenBewakingsondernemingen Psycholoog Psychologencommissie Reisbureau Min.Vlaamse GemeenschapToerisme VlaanderenCommissariaat Generaal voor Toerisme Restaurant FOD Financiën Plaatselijk kantoor Douane en Accijnzen Selectiebureau Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Slager - Spekslager FOD Sociale ZekerheidAdministratie Reglementen Speelzalen FOD Justitie Tabakswaren FOD FinanciënAdministratie van Douane & Accijnzen Taxidienst Toelating gemeentelijke overheid Tehuizen voor bejaarden Ministerie van de Vlaamse GemeenschapDienst Ouderenvoorzieningen Vastgoedmakelaar Beroepsinstituut van de Vastgoedmakelaars Veevoeders - invoer, fabricage FOD Sociale ZekerheidInspectie grondstoffen. Verpleging RIZIV - Dienst voor geneeskundige verzorging Vervoer van personen Min.Verkeerswezen, Bestuur vervoer Vervoer van goederen Min.Verkeerswezen, Wegtransport Vervoer van dieren Min.Verkeerswezen en het Staats secretariaat voor Landbouw Vervoer van wapens Het gemeentebestuur van elke gemeente die doorkruist wordt Verzekeringsmakelaar Controledienst voor Verzekeringen Vis - bewerking, koeling, verpakking Ministerie van Volksgezondheid Vlees - slachthuis, opslag, groothandel Ministerie van Volksgezondheid Voedingsmiddelen - fabricatie, handel Ministerie van VolksgezondheidProvinciaal bureau van de eetwareninspectie Vuurwerk Ministerie van Economische Zaken Wapens - fabricage, handel Politiediensten Zaaizaden en pootgoed FOD Sociale ZekerheidInspectie grondstoffen Zuivelproducten FOD Sociale Zekerheid Verder is er nog een speciale vergunning nodig voor de ambulante handel. Dit is voor de verkoop op openbare plaatsen of op markten. Wie met voedingswaren in aanraking komt moet nog een speciale hygiënevergunning hebben. Sommige activiteiten zijn onderworpen aan een milieuvergunning of een regeling voor verpakkingsafval. Wie in zijn zaak muziek laat weerklinken moet in orde zijn met SABAM en dient een "billijke vergoeding" te betalen voor de auteursrechten van uitvoerende artiesten... Milieuvergunning (HACCP) HACCP Iedereen die een inrichting uitbaat die voedingsmiddelen fabriceert, uitvoert of in de handel brengt dient deze vergunning te bezitten. Hinderlijke inrichtingen (fabrieken, opslagplaatsen, werkplaatsen, machines, toestellen, handelingen) mogen slechts opgericht, veranderd of verplaatst worden mits een passende vergunning of een meldingsprocedure. De reglementering inzake het milieu is vervat in het Vlaams Reglement voor Milieuvergunningen, afgekort het VLAREM. 10
De milieuvergunning integreert in één procedure : - de exploitatievergunning voor gevaarlijke, ongezonde en hinderlijke bedrijven - de vergunning voor lozing van afvalwater - de vergunning voor de vernietiging van giftig afval - de vergunning voor de verwijdering van afvalstoffen - de vergunning voor de winning van grondwater Hinderlijke inrichtingen De hinderlijke bedrijven worden gerangschikt in drie klassen. De indeling in klassen is enerzijds gebaseerd op de aard van de inrichting, het vermogen van de toestellen of het volume. Deze indelingslijst kan bij de Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling geraadpleegd worden. De Vlarem-wetgeving is in de boekhandel verkrijgbaar of kan worden geraadpleegd op de website www.kvabb.org Eerste en tweede klasse = vergunning De exploitant van een inrichting eerste of tweede klasse moet een aanvraagbundel tegen ontvangstbewijs of per aangetekende zending indienen bij - de Bestendige Deputatie van de provincie waarin de inrichting zich bevindt als het gaat om een inrichting van de eerste klasse - het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waarin de inrichting zich bevindt als het gaat om een inrichting van de tweede klasse. De exploitatie mag pas na ontvangst van de definitieve milieuvergunning aangevat worden. Indien een inrichting door aanvulling of wijziging van de indelingslijst vergunningsplichtig wordt, moet de exploitant binnen de zes maanden een vergunning aanvragen. Derde klasse = meldingsplicht De exploitant van een hinderlijke inrichting derde klasse moet een meldingsformulier per aangetekende zending of tegen ontvangstbewijs bezorgen aan het College van Burgemeester en Schepenen van de gemeente waar de inrichting gelegen is. De dag na de melding mag de exploitatie aangevat worden. Indien een inrichting pas door aanvulling of wijziging van de indelingslijst meldingsplichtig wordt, dient de exploitant binnen de zes maanden melding te doen. Het veiligheidsrapport / milieurapport Bij inrichtingen van eerste klasse is het mogelijk dat hetzij een veiligheidsrapport (VR) hetzij een milieu-effectrapport (MER) bij de aanvraag moet worden ingesloten. Het veiligheids- of milieueffectrapport wordt op kosten van de aanvrager van de milieuvergunning opgesteld door een college van deskundigen. Het door de deskundigen opgestelde rapport moet door de exploitant aan de Administratie Milieu, Natuur en Landinrichting worden voorgelegd. Indien het rapport (VR- of MER) in overeenstemming is met de bepalingen van het VLAREM levert de administratie een voor conform gekenmerkt exemplaar af aan de exploitant, dat bij de milieuvergunningsaanvraag moet gevoegd worden. Het openbaar onderzoek Iedere vergunningsaanvraag moet door de bevoegde burgemeester voor een periode van dertig dagen ter inzage gelegd worden voor het publiek. Gedurende deze periode moet tevens op de plaats van de exploitatie en op de voor de officiële berichten voorbehouden plaatsen, bekendmaking van de aanvraag door aanplakking gebeuren. Wanneer de vergunningsaanvraag een inrichting van de eerste klasse betreft, moet de burgemeester de eigenaars en gebruikers van gebouwen binnen een straal van 100 m schriftelijk op de hoogte brengen. Voor klasse 1-inrichtingen dient tevens een schriftelijke kennisgeving te gebeuren aan het Comité voor Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing van de Werkplaatsen van iedere onderneming die zich binnen deze zone bevindt; evenals een bekendmaking van het openbaar onderzoek in minstens twee dag- en/of weekbladen, waarvan één met regionaal karakter. Indien voor de inrichting van eerste klasse een veiligheids- of milieueffectrapport vereist is, moet de gemeente een openbare informatievergadering organiseren. 11
Adviezen die ingewonnen moeten worden Eerste klasse in eerste aanleg : advies van de provinciale milieuvergunningscommissie, het schepencollege en de gewestadministratie in beroep : advies van de gewestadministratie en van de gewestelijke vergunningscommissie Tweede klasse in eerste aanleg : advies van de gemeentelijke milieudienst en van de gewestadministratie in beroep : advies van de provinciale milieuvergunningscommissie en advies van de gewestadministratie De beslissing Eerste klasse in eerste aanleg : advies van de provinciale milieuvergunningscommissie, het schepencollege en de gewestadministratie in beroep : advies van de gewestadministratie en van de gewestelijke vergunningscommissie Tweede klasse in eerste aanleg : advies van de gemeentelijke milieudienst en van de gewestadministratie in beroep : advies van de provinciale milieuvergunningscommissie en advies van de gewestadministratie Exploitatievoorwaarden en verplichtingen van de exploitant De exploitant van een inrichting is verplicht de in de milieuvergunning opgelegde bijzondere voorwaarden, evenals de op deze inrichting van toepassing zijnde algemene en sectorale voorwaarden (cfr. VLAREM II) na te leven. Het spreekt vanzelf dat de exploitant daarnaast steeds de nodige maatregelen dient te treffen om schade en hinder te voorkomen (art. 22, hoofdstuk III van het milieuvergunningdecreet). Deze algemene voorschriften worden nader toegelicht in deel 4, hoofdstuk 4.1. van het Vlarem II. Verval, schorsing en opheffing van de vergunning Verval De milieuvergunning vervalt van rechtswege, wanneer de inrichting of het betrokken gedeelte ervan : - niet in gebruik is genomen binnen de in de vergunning opgelegde termijn - vernield is wegens brand of ontploffing, veroorzaakt door de exploitatie van de inrichting - twee opeenvolgende jaren niet werd geëxploiteerd. Schorsing en opheffing Indien de exploitant de vergunningsvoorwaarden niet naleeft, kan de overheid die de vergunning heeft verleend, deze volledig of gedeeltelijk schorsen of opheffen. De bevoegde overheid moet 12
daartoe het advies vragen van de met het toezicht gelaste ambtenaren en van de burgemeester van de gemeente waarin de inrichting is gelegen. Deze kunnen op eigen initiatief bij de bevoegde overheid een voorstel tot schorsing of opheffing indienen. Indien na een termijn van zestig dagen geen advies werd verleend, mag de bevoegde overheid aannemen dat de voorgenomen maatregel tot schorsing of opheffing wordt bijgetreden. De overheid mag, na deze termijn of na een door de adviesverlenende instanties ingediend voorstel, op gemotiveerde wijze beslissen de vergunning gedeeltelijk of volledig te schorsen of op te heffen. Indien de bevoegde overheid niet of onvoldoende optreedt kan de Vlaamse Minister bij gemotiveerd besluit de vergunning gedeeltelijk of volledig schorsen of opheffen. Toezicht Indien de technische controle betrekking heeft op een inrichting van eerste klasse, dient een afschrift van het proces-verbaal toegestuurd te worden naar AMINAL, afdeling Milieu-Inspectie. Toezicht op inrichtingen eerste klasse en hoog toezicht over inrichtingen tweede en derde klasse : - officieren van Federale Politie - de Burgemeester - de door de Vlaamse Minister aangestelde ambtenaren van de afdeling Milieu-inspectie van de administratie Milieu-, Natuur-, en Land- en Waterbeheer van het departement Leefmilieu en Infrastructuur. De Burgemeester en de met het toezicht gelaste ambtenaren mogen op elk ogenblik van de dag of van de nacht, zonder voorafgaande verwittiging, vrij binnengaan in alle inrichtingen. De met het toezicht gelaste ambtenaren mogen steeds de bijstand vorderen van de Federale Politie. Toezicht op inrichtingen tweede en derde klasse en uitvoeren van alle technische controles : - officieren van de Federale Politie - de Burgemeester - de door de gemeente aangewezen agenten van de gemeentelijke politie en technische ambtenaren van de gemeente die in het bezit zijn van een bekwaamheidsbewijs van een door de Vlaamse Minister erkende instelling of door de Vlaamse Minister van deze opleiding zijn vrijgesteld. Dwangmaatregelen Wanneer een vergunningsplichtige inrichting zonder vergunning wordt geëxploiteerd, kunnen de burgemeester of de bevoegde ambtenaren overgaan tot de gedeeltelijke of volledige, onmiddellijke sluiting van de inrichting. Dit geldt ook voor een inrichting van de tweede of de derde klasse, die wordt geëxploiteerd in strijd met de vergunningsvoorschriften en indien de exploitant weigert, binnen de opgelegde termijn, gevolg te geven aan de schriftelijk gegeven onderrichtingen. Op advies van de bevoegde ambtenaren, mogen de burgemeester of de bevoegde ambtenaren zelf ook tot de sluiting van een inrichting van de eerste klasse overgaan, indien mens en leefmilieu worden bedreigd en de exploitant geen gevolg geeft aan de gegeven onderrichtingen. Beroep De exploitant kan, binnen een termijn van tien dagen, beroep aantekenen tegen de genomen maatregelen. Het beroep moet worden ingediend bij de Vlaamse Regering, vertegenwoordigd door de Vlaamse Minister. Het beroep schorst de bestreden maatregel niet. Indien het beroep ontvankelijk wordt bevonden, doet de Gemeenschapsminister binnen de twee maanden uitspraak over de omstreden beslissing. Belastingen Zowel voor eerste, tweede als derde klasse-bedrijven wordt er door het Stadsbestuur van Gent een gemeentelijke taks op de aanvraag gevestigd. Deze belasting bedraagt : - 1.240,- voor eerste klasse-bedrijven, - 2.480,- voor MER of VR-plichtige bedrijven, - 248,- voor tweede klasse inrichtingen - 150,- voor meldingsplichtige inrichtingen Deze taks kan rechtstreeks gestort worden op rekening 091-0113593-35 van het Stadsbestuur van Gent - Ontvangsten Leefmilieu, onder vermelding "Taks eerste, tweede of derde klasse". Een duplicaat van het stortings- of overschrijvingsbewijs dient bij de aanvraag te worden gevoegd. 13
Opmerking : De milieuvergunning doet geen afbreuk aan de bouwvergunning die eventueel gelijktijdig voor een bepaalde hinderlijke inrichting wordt aangevraagd. Beide worden behandeld volgens een eigen procedure. Beide vergunningen zijn aan elkaar gekoppeld in die zin dat de ene vergunning pas rechtsgeldig wordt als ook de andere definitief is bekomen. Een bouwvergunning wordt bijgevolg slechts rechtsgeldig nadat: - voor een eerste of tweede klasse inrichting de milieuvergunning definitief is geworden. - voor een derde klasse inrichting de melding is gedaan Omgekeerd, wordt een milieuvergunning evenzeer slechts rechtsgeldig als ook de bouwvergunning definitief verleend is. Inlichtingen : Stadsbestuur van Gent Departement Economie, Milieu en Volksgezondheid. - Dienst Leefmilieu en Natuurontwikkeling Braemkasteelstraat 41 9050 GENT (GENTBRUGGE) 09/239.43.11 09/239.43.90 Provincie Oost-Vlaanderen Afdeling 82 Gouvernementstraat 1 9000 GENT 09/267.80.00 09/267.80.99 patrick.verdonck@oost-vlaanderen.be Administratie Milieu-, Natuur- en Landinrichting (AMINAL) Afdeling Milieuvergunningen Apostelhuizen 29 9000 GENT 09/223.07.46 09/224.44.69 luc.vandenbossche@lin.vlaanderen.be http://www.mina.be Administratie Milieu-, Natuur- en Landinrichting (AMINAL) Afdeling Milieuinspectie Apostelhuizen 26 9000 GENT 09/223.47.43 of 09/223.47.73 09/223.37.62 milieu-inspectie.ovl@lin.vlaanderen.be http://www.mina.be Het is onmogelijk om alle bestaande vergunningen op te sommen. Voor sommige vergunningen moet ook een ingewikkelde procedure gevolgd worden. Indien u precies wenst te weten welke vergunningen u nodig hebt, vraag dan informatie via onze kantoor. 14
WELKE ZIJN DE ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN? Een financiële rekening openen Elke startende zelfstandige of beoefenaar van een vrij beroep is verplicht een zichtrekening te hebben bij een financiële instelling. Hoewel het niet strikt nodig is een nieuwe rekening te openen, kan het toch handig zijn om de zakelijke transacties gescheiden te houden van de privé verrichtingen. Dit rekeningnummer moet door de handelaar verplicht vermeld worden op alle facturen, rekeninguittreksels en andere documenten waarmee een betaling gevorderd wordt. Zich inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen en dit via een ondernemingsloket. Wat is een ondernemingsloket? De ondernemingloketten zijn door de overheid erkende vzw s die met name als opdracht hebben: de handels- en ambachtsondernemingen inschrijven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen die een ondernemingsnummer zal toekennen. Dit nieuw nummer vervangt de nummers van het handelsregister, de BTW en de RSZ ; de voorwaarden voor de toegang tot het beroep nagaan; in akkoord met de klant optreden als tussenpersoon voor alle betrekkingen met de administraties, zoals het vervullen van bepaalde administratieve formaliteiten (inschrijving bij de BTW, RSZ ). Verplichte inschrijving bij een ziekenfonds De socialeverzekeringsfondsen innen de sociale bijdragen, maar voor de uitkeringen in geval van arbeidsongeschiktheid of terugbetaling van medische prestaties, moet de zelfstandige zich wenden tot een ziekenfonds. Daarom is er ook bij deze organisatie een aansluitingsplicht. Wie zelfstandige in bijberoep wordt, moet geen nieuw ziekenfonds kiezen. Men moet wel via een attest van het socialeverzekeringsfonds de mutualiteit van het bestaan van het bijberoep in kennis stellen. Een boekhouding voeren Kleinhandelaars en kleine ondernemingen Wie? - natuurlijke personen die koopman zijn - vennootschappen onder firma - gewone commanditaire vennootschappen met een omzet, exclusief BTW, kleiner dan: - 500.000,- - 620.000,- voor verkopers van brandstoffen voor motorvoertuigen Verplichtingen. A. Het voeren van een passende boekhouding in relatie tot de aard en de omvang van het bedrijf door middel van een stelsel van boeken en rekeningen met inachtneming van de gebruikelijke regel van het dubbel boekhouden. De wet biedt aan deze categorie ook de mogelijkheid een vereenvoudigde boekhouding te voeren voor zover alle verrichtingen geregistreerd worden in drie dagboeken : 1. thesaurie- of kasboek met vermelding van: - de bewegingen in liquide middelen, contanten en op rekeningen - dagelijkse saldi in contanten - de onttrekkingen andere dan voor het bedrijf 15
2. dagboek van de inkoop- en invoerverrichtingen met vermelding van: - de bedragen van ingekochte en ingevoerde goederen en diensten - dag en wijze van betaling 3. dagboek van de verkoop- en uitvoerverrichtingen met vermelding van: - de bedragen van de verkochte goederen en diensten - dag en wijze van inning B. Verplichting tot het opmaken, minstens eenmaal per jaar, van een inventaris van : - alle bezittingen - vorderingen - schulden en verplichtingen - eigen middelen bestemd aan het bedrijf C. Verplichting tot het opmaken van een interne jaarrekening, volgens vrij schema. Jaarrekening en stukken waarop zij steunt, worden overgeschreven in het inventarisboek. Middelgrote ondernemingen Wie Andere ondernemingen dan die vermeld in het hoofdstuk Kleinhandelaars en kleine ondernemingen. die ongeacht hun rechtsvorm niet meer dan gemiddeld 100 personen tewerkstellen en niet meer dan één van de volgende drempels overschrijden: Verplichtingen - jaargemiddelde personeelsbestand : 50 tewerkgestelden - jaarlijkse omzet exclusief BTW : 500.000,- - balanstotaal : 250.000,- 1. Het voeren van een volledige dubbele boekhouding door middel van een stelsel van boeken en rekeningen. De boeken moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen (zie vormvoorschriften hierna). 2. Het opmaken van een jaarlijkse inventaris volgens de regels bepaald bij KB dd. 08.10.1976 3. Het opmaken van een jaarrekening volgens het volledige of verkorte schema overeenkomstig de bepalingen van bovengenoemd KB. Formulieren met volledige/verkorte schema's opgesteld door de Nationale Bank van België zijn beschikbaar bij de verschillende zetels van de Nationale Bank van België. Grote ondernemingen Wie Ondernemingen die: - hetzij meer dan 100 personen als jaargemiddelde tewerkstellen - hetzij minstens twee van de criteria vermeld onder Middelgrote ondernemingen. overschrijden - ondernemingen voor verzekeringen, hypothecair krediet en kapitalisatie, alsook wisselagenten Verplichtinge 1. Het bijhouden van een volledige dubbele boekhouding 2. Het opmaken van een jaarlijkse inventaris volgens de regels bepaald bij KB dd. 08.10.1976 3. Een jaarrekening opmaken volgens het volledige schema, overeenkomstig de bepalingen van bovengenoemd KB 16
4. Aanstelling van een Commissaris-Revisor Publicatie van de jaarrekening De jaarrekening van - een naamloze vennootschap (NV) - een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (BVBA) - coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA) - commanditaire vennootschap op aandelen (CVA) - grote coöperatieve vennootschappen met onbeperkte aansprakelijkheid, grote vennootschappen onder firma of gewone commanditaire vennootschappen waarvan één van de onbeperkt aansprakelijke vennoten, geen natuurlijke persoon is moet binnen de dertig dagen na de goedkeuring door de Algemene Vergadering worden neergelegd bij de vestiging van de Nationale Bank die overeenstemt met de Griffie van het rechtsgebied waarin de onderneming is gelegen. De neerlegging kan ook gebeuren op informatiedrager (diskette of teletransmissie). Het neerleggen van de jaarrekening en bijgevoegde documenten moet gebeuren uiterlijk 7 maanden na het afsluiten van het dienstjaar. Zijn eveneens onderworpen aan de verplichting tot neerlegging van de jaarrekening: - de grote openbare instellingen bedoeld in art. 1.3. van de boekhoudwet - de grote instellingen waarop de boekhoudwet toepasselijk werd gemaakt Bijzondere regelingen gelden o.m. voor: - kredietinstellingen - erkende kredietverenigingen - banken, private spaarkassen, portefeuillemaatschappijen - verzekeringsondernemingen - hospitalen Vormvoorschriften Dagboeken en inventarisboek : - ingebonden of ingenaaid o visum door de Griffier van de Rechtbank van Koophandel waarbij de onderneming is ingeschreven in het KBO of Ondernemingsnummer of o met gedrukte vermelding van het aantal bladzijden : het visum mag vervangen worden door neerlegging ter griffie van het identificatieformulier of toezending ervan bij aangetekende brief - niet ingebonden of ingenaaid o visum door de griffier op eerste blad, de andere bladen worden geparafeerd. De bladen moeten na gebruikt worden gebundeld. - ongesplitst dagboek, centraal boek en inventarisboek : zie hierboven - ongesplitst hulpdagboek of bijzonder hulpdagboek : geen verplichte formaliteiten Bewaringstermijn voor documenten op het gebied van boekhouding en jaarrekening te rekenen vanaf 1 januari van het 17
jaar volgend op de afsluitdatum 10 jaar : - origineel geviseerde boeken niet geviseerde hulpboeken in originele vorm of afschrift - de originele bewijsstukken of afschriften daarvan, die als bewijs tegenover derden kunnen dienen en waarop de boekingen steunen 5 jaar : - boekhouddocumenten ten behoeve van de inkomstenbelasting 3 jaar : - stukken zonder bewijskracht t.o.v. Derden 18
Schematisch overzicht boekhouding en jaarrekening SCHEMATISCH OVERZICHT VAN DE TOEPASSING VAN DE WETGEVING OP DE BOEKHOUDING EN DE JAARREKENING VAN DE ONDERNEMINGEN CATEGORIEEN KLEINE ONDERNEMINGEN MIDDELGROTE ONDERNEMINGEN GROTE ONDERNEMINGEN boekhouding mogen een vereenvoudigde boekhou-ding bepalingen moeten een volledige boekhouding voeren volgens de wette-lijke voeren rekeningenstelsel inventaris interne jaarrekening openbaarmaking van de jaarrekening moeten géén rekeningen openen, dus ookhet algemeen rekeningenstelsel opgelegd bij KB moeten een rekeningenstelsel toepassen dat overeenstemt met géén rekenin-genstelsel toepas- sen moeten een inven-taris opmaken moeten een interne jaarrekening opma-ken, doch niet vol-gens een verplicht schema géén enkele verpliching moeten een inventaris opmaken volgens de waarderingsregels opgelegd bij KB moeten een interne jaarrekening opmaken volgens de bepa-lingen opgelegd bij KB ondernemingen opgericht in de rechtsvorm van een nv, bvba, cva, cv, moeten krachtens de gecoördineerde wetten op de handelsvennootschappen hun jaarrekening binnen de 30 da-gen na goedkeuring door de Algemene Vergadering openbaar maken door neerlegging bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België mogen hun jaarrekening opmaken volgens het volledige schema moeten hun jaarrekening opmaken volgens het volledige schema moeten hun jaarrekening opmaken volgens het verkorte schema Inlichtingen Advies inzake toepassing en interpretatie van de boekhoudwetgeving, een brochure met officieuze coördinatie van de boekhoudwetgeving kunnen schriftelijk aangevraagd worden bij de Commissie voor Boekhoudkundige Normen Louizalaan 99 1050 BRUSSEL 02/535.24.31 cnc.cbn@cbf.be Accountants Bedrijfsrevisoren Boekhouders 19
Als zelfstandige moet u zich aansluiten bij een sociale verzekeringskas Wie De zelfstandige, de helper, de zelfstandige in bijberoep, meewerkende echtgenoten en vennootschappen zijn verplicht zich aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. Hoofdzelfstandige Hoofdzelfstandige is ieder natuurlijk persoon die in België een beroepsbezigheid uitoefent uit hoofde waarvan hij niet door een arbeidsovereenkomst of door een statuut verbonden is. Behoren hier o.m. toe : - een zelfstandige (natuurlijk persoon, eenmanszaak) - werkende vennoten - zaakvoerders van een CV of een BVBA - de bestuurder en commissaris van een NV, zelfs indien vaststaat dat het mandaat onbezoldigd is - handelsagenten, indien uit een contract tussen vertegenwoordiger en werkgever blijkt dat geen band van ondergeschiktheid bestaat Helper Helper is ieder persoon die in België een zelfstandige (natuurlijk persoon) in de uitoefening van zijn of haar beroep bijstaat of vervangt, zonder tegenover deze zelfstandige door een arbeidsovereenkomst te zijn verbonden. De verplichtingen inzake KBO of Ondernemingsnummer, BTW zijn op hen niet van toepassing. Worden niet als helper beschouwd - de echtgeno(o)t(e) van de zelfstandige die in de zaak helpt. De echtgeno(o)t(e)-helper kan wel vrijwillig toetreden tot de ziekte- en invaliditeitsverzekering - ongehuwde jongeren vóór 1 januari van het jaar waarin ze 20 jaar worden - studenten die, uitzondering makend van de vakantieperiode, minder dan 80 uren per kalendermaand hulp bieden - toevallige helpers die deze hulp maximum 90 dagen per jaar bieden Een helper heeft inzake dat sociaal statuut dezelfde verplichtingen als de zelfstandige bij wie hij meewerkt. De berekeningswijze van de bijdragen en de percentages op het netto bedrijfsinkomen van de helper is dezelfde als die van de zelfstandige in hoofdberoep. Zelfstandige of helper in bijberoep Zelfstandige of helper in bijberoep is degene die, naast dit beroep, gewoonlijk en hoofdzakelijk een andere beroepsbezigheid uitoefent waarvoor hij in een andere Belgische regeling recht op pensioen krijgt. Het werknemersberoep moet tenminste halftijds uitgeoefend worden. Een leerkracht in het onderwijs moet tenminste zes tiende van een volledig uurrooster hebben. Een ambtenaar moet tenminste 200 dagen of 8 maanden (tenminste halftijds) werken. De vestigingsvoorwaarden en formaliteiten zijn dezelfde als voor elke zelfstandige. Voor het bijberoep is men principieel verplicht tot bijdragen die afhankelijk zijn van het netto bedrijfsinkomen. In principe geniet men niet de sociale rechten als zelfstandige maar die van het hoofdberoep. Ingeval de loontrekkende activiteit onderbroken wordt en vervangen wordt door een sociale uitkering (loopbaanonderbreking, brugpensioen, werkloosheid) en de wetgeving een combinatie van de uitkering met een zelfstandig beroep toelaat, blijft de zelfstandige activiteit in bijberoep behouden. Vennootschappen Alle vennootschappen die onderworpen zijn aan de Belgische vennootschapsbelasting en aan de belasting van de niet-verblijfhouders, zijn een jaarlijkse bijdrage van 310,- per jaar verschuldigd, te betalen vóór 1 juli. Hiervoor dient de vennootschap zelf de aangifte te doen bij de sociale verzekeringskas. 20