Raadsnota Raadsvergadering d.d. 1 juli 2013 Agenda nr: 15 Onderwerp: Meerjaren onderhoudsplanning (hierna verder te noemen MJOP) gebouwen. Aan de gemeenteraad, 1. Doel, Samenvatting en Advies van het raadsvoorstel Doel: Het effectief uitvoeren van het meerjarig onderhoud van alle gemeentelijke gebouwen door het tijdig reserveren van middelen in de begroting. Samenvatting: Op dit moment is er structureel 288.000 per jaar gereserveerd voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Bij het opstellen van de nieuwe meerjarenplannen is gebleken dat deze reservering te laag is. Om de komende 10 jaar effectief onderhoud te kunnen plegen is een voorziening van 409.479 noodzakelijk. Doordat er in de afgelopen jaren onderhoudswerken niet zijn uitgevoerd zijn de bijbehorende budgetten doorgeschoven ( 658.655,-). Hierdoor is een eenmalige verhoging van 557.000,- voor de komende 10 jaar voldoende. Advies: De overgebleven budgetten ( 658.655,- ) van de niet uitgevoerde werkzaamheden in het gebouwenbeheer in te zetten voor de onderhoudsplannen van 2013-2022 en de huidige reservering groot 288.000,- voor gebouwenbeheer éénmalig te verhogen met een bedrag van 557.000,- en deze verhoging van het onderhoudsbudget te betrekken bij de samenstelling van de kaderbrief 2013. 2. Situatie / Aanleiding / Probleem Situatie: In 2011 is gestart met het opnieuw in kaart brengen van de gemeentelijke gebouwen in het kader van de meerjarenonderhoudsplannen. Hierbij is gekeken naar de huidige staat van onderhoud en de te verwachten onderhoudskosten die de komende 10 jaar op de gemeente Valkenburg aan de Geul afkomen. Deze gegevens zijn allemaal verwerkt tot meerjarenonderhoudsplannen. De optelsom van deze onderhoudsplannen geeft de kosten weer van het totale onderhoud van de gebouwen de komende 10 jaar. In het verleden werden de opnames en het opstellen van alle onderhoudsplannen uitbesteedt aan een extern adviesbureau. Hierdoor lag veel kennis van de gebouwen bij een extern bedrijf. De plannen waren daardoor statisch en snel gedateerd. Door de opnames zelf te doen en de gegevens te verwerken in een computerprogramma voor gebouwenbeheer, heeft de gemeente een beter en actueel beeld van de staat van het gemeentelijke vastgoed. Dit is dus een aanzienlijke verbetering ten opzichte van de situatie waarbij een momentopname het onderhoud voor de komende jaren bepaalde. Door deze kwaliteitsslag is het gebouwbeheer een dynamisch plan. De gebouwbeheerder is zelf op de hoogte van alle ins- en outs van de gebouwen. Waar nodig kan worden bijgestuurd, bijgesteld en uitgesteld. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de Polfermolen hierin niet is begrepen. Gezien de aard en de omvang van dit complex is hier gekozen om het plannen van de onderhoudswerkzaamheden uit te besteden. In de begroting van de gemeente Valkenburg is dan ook een apart budget voor het onderhoud van dit complex opgenomen. De gemeente voert alleen de directie over het onderhoud van de Polfermolen. Pagina 1 van 12
Aanleiding: De oude plannen die voor het laatst in 2008 door de firma Woningcare zijn bijgesteld, zijn al een tijd niet meer actueel. De looptijd van deze plannen is inmiddels verstreken en er ligt geen informatie over lange termijnkosten van het onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen. Denk hierbij aan grote vervangingen van bijvoorbeeld verwarmingsinstallaties. Op dit moment zijn de eerste nieuwe onderhoudsplannen voor alle gebouwen (excl. Polfermolen) gereed. De plannen zijn opgesteld voor de komende 10 jaar met een doorkijk naar de komende 25 jaar. Jaarlijks zullen de plannen, indien noodzakelijk, worden bijgesteld. Dit kan voorkomen als uit een opname blijkt dat een onderdeel slecht functioneert hierdoor de technische levensduur niet gehaald wordt. Ook het tegenovergestelde is mogelijk. Als aan het einde van de levensduur blijkt dat een onderdeel nog niet aan vervanging toe is, zal de levensduur worden verlengd waardoor de kosten zullen dalen. Verder zal er steeds een afweging worden gemaakt of het uitvoeren van het onderhoud noodzakelijk is in het kader van veiligheid, esthetiek, of om de bruikbaarheid van het gebouw te continueren. Onderhoudsplannen worden op basis van technische levensduur van de onderdelen van de gebouwen, gecombineerd met een visuele opname opgesteld. Dit houdt in dat bijvoorbeeld een CV ketel van 5 jaar oud, op basis van een levensduur van 20 jaar, na 15 jaar in het onderhoudsplan moet worden opgenomen. Op dit moment zijn alle gebouwen en installaties op deze manier in de planning opgenomen. Hierdoor kan er nu worden gereserveerd om deze onderdelen te vervangen als ze versleten zij n. Probleem: Bij de opnames zijn er diverse zaken geconstateerd: 1. Achterstallig onderhoud; 2. Grote renovaties van gebouwen en installaties die nog niet voorzien waren in de planning; 3. Regulier onderhoud dat in de planning moet worden voorzien en in komende jaren uitgevoerd dient te worden. Ad. 1 Hierbij enkele voorbeelden van achterstallig onderhoud: Gemeentehuis: de daken van het gemeentehuis zijn slecht. De keuze van de dakbedekking (organat) bij de vorige dakrenovatie blijkt achteraf een ongelukkige keuze te zijn geweest. Onder UV licht en warmte scheurt deze dakbedekking of er ontstaan blaren in de toplaag. Hierdoor zijn er regelmatig lekkages. Deze daken zijn dan ook in de onderhoudsplanning opgenomen om te voorzien te worden van een nieuwe waterdichte toplaag. Verder is bij de betonbogen aan de voorzijde bij de raadzaal een vorm van betonrot geconstateerd. Dit zal ook op korte termijn moeten worden onderzocht en hersteld. Brandweerkazerne: bij de brandweerkazerne zijn de kozijnen aan de Geulzijde dusdanig ver weggerot dat deze niet meer te repareren zijn. Dit heeft waarschijnlijk te maken met de bereikbaarheid van deze gevel. In het nieuwe plan is voorzien dat deze kozijnen vervangen worden door onderhoudsvrije kozijnen. Verder is bij de laatste renovatie op de gevel stucwerk aangebracht. Aangezien er nog geen schilderwerk over het stucwerk zit, hechten zich op de grove structuur vervuiling en algen gemakkelijk. Ook is het stucwerk plaatselijk beschadigd hetgeen opgeknapt moet worden waarbij de gevel tevens een opfrisbeurt zal krijgen. Streekmuseum: hier is sprake van groot achterstallig onderhoud aan de gevels. Deze situatie is inmiddels nijpend geworden. De schade aan de gevel (scheurvorming ter plaatse van de entree) dient hersteld te worden en de achterstallige onderhoudswerken (schilderwerk) moeten worden ingelopen (zie ook foto s in de bij lage). In de fourierskamer zit een gat in de vloer doordat de vloerplanken vermolmd zijn door houtrot/ongedierte. Pagina 2 van 12
De reden waarom er sprake is van groot achterstallig onderhoud is dat sinds 2007 het onderhoud hier is gestaakt in afwachting van beraad en besluitvorming over de toekomst van het museum en het gebouw. In de nieuwe onderhoudsplanning zijn de noodzakelijke herstelwerken aan het gebouw wel weer opgenomen. Mocht het gebouw verkocht worden, zullen deze herstelwerkzaamheden de verkoopprijs positief beïnvloeden. Ad.2 Ad.3 In de oude onderhoudsplannen was er geen rekening gehouden met het vervangen van de gebouweninstallaties. De komende jaren dienen bijvoorbeeld diverse CV installaties, luchtbehandelingskasten, liften etc. vervangen te worden. Om hierop voorbereid te zijn, zijn vervangingen in de meerjarenonderhoudsplannen verwerkt. Zo is het vervangen van platte daken of het herstellen van voegwerk nu voorzien in de onderhoudsplannen. Gezien de omvang van de meeste renovaties gaat dit om aanzienlijke bedragen. Het is dan ook van belang hier tijdig op te anticiperen en hiervoor gelden te reserveren in de begroting. Verder is jaarlijks voorzien in het reguliere onderhoud zoals dit uitgevoerd dient te worden om de gebouwen in een goede conditie te houden. Denk hier bij aan periodieke schilderbeurten, onderhoud van de gevels, installaties, onderhoudscontracten en keuringen. In de meerjarenonderhoudsplannen is tevens rekening gehouden met diverse ontwikkelingen rondom enkele panden: Kasteel Oost: Bij het opstellen van de meerjarenonderhoudsplannen is uitgegaan van een planhorizon van 3 jaar. De planning was het complex in de komende 3 jaar zou worden ondergebracht in een stichting die ook het onderhoud van het complex zou uitvoeren. In deze 3 jaar worden slechts de hoogstnoodzakelijke onderhoudswerken uitgevoerd. Groot onderhoud is voor dit complex niet voorzien. Uit onderzoeken is gebleken dat er bij kasteel Oost sprake is van achterstallig onderhoud met geschatte herstelkosten van 1 a 1,5 miljoen. Als er wordt gekozen om het complex in het bezit te houden zal deze renovatie voor moeten worden uitgevoerd om het complex in stand te houden. Dit eenmalige bedrag is niet in de meerjarenplanning voorzien. Ook zal er structureel een bedrag van ca. 45.000 moeten worden toegevoegd aan de onderhoudsplanning voor de meerjarige onderhoudskosten te dekken. Buitenbad: Dit complex wordt na de zomer van 2016 gesloten en teruggeven aan de eigenaar. Hiermee eindigt de exploitatie van het buitenbad, en dus ook de kosten voor het onderhoud van dit complex. Pradoegebouw: Dit gebouw staat in de verkoop. Er zijn echter plannen om tijdelijke startende ondernemers in het pand toe te laten. De verkoop schuift hiermee op de lange baan waardoor er in de toekomst weer onderhoud noodzakelijk zal zijn om het pand in stand te houden. Het is de bedoeling om dit pand te verkopen. In de planning is eenmalig een post opgenomen om onderhoud te plegen en het gebouw geschikt te maken voor de nieuwe doelgroep. Verder is er slechts een beperkt bedrag jaarlijks gereserveerd om klein onderhoud te plegen. Bibliotheek Berkelplein: Dit pand was eerder nog geen onderdeel van de onderhoudsplannen. De Stichting Heuvelland Bibliotheken is slechts verantwoordelijk voor klein dagelijks onderhoud. De grote vervangingen zijn voor rekening van de gemeente Valkenburg aan de Geul. Dit veroorzaakt mede de verhoging van de reservering (kosten 18.000,- jaarlijks). 3. Relatie met bestaand beleid N.V.T Pagina 3 van 12
4. Gewenst beleid en mogelijke opties Het beschikbaar stellen van de gevraagde budgetten om de komende jaren de gebouwen in beheer van de gemeente doelmatig te onderhouden. Te zorgen dat deze er netjes uitzien, maar vooral veilig en goed bruikbaar blijven voor de gebruikers. 5. Samenwerking N.V.T. 6. Aanbestedingen De werkzaamheden die op dit moment in de onderhoudsplanning zijn opgenomen zullen allen conform het aanbestedingsbeleid van de gemeente Valkenburg aan de Geul in de markt worden gezet. 7. Financiën Op dit moment is er structureel 288.000 per jaar gereserveerd voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Bij het opstellen van de nieuwe meerjarenplannen is gebleken dat deze reservering te laag is. Om de komende 10 jaar effectief onderhoud te kunnen plegen is een voorziening van 409.479 noodzakelij k. Doordat er in de afgelopen jaren onderhoudswerken niet zijn uitgevoerd zijn de bijbehorende budgetten doorgeschoven ( 658.655,-). Hierdoor is een eenmalige verhoging van 557.000,- voor de komende 10 jaar voldoende. 8. Communicatie Indien er substantiële financiële afwijkingen worden geconstateerd, welke tot bijstelling van de in het MJOP opgenomen bedragen leiden, zal de raad hierover uiteraard worden geïnformeerd. 9. Afwegingen en Advies Met het toekennen van de verhoging van de onderhoudsvoorziening wordt het onderhoud voor de komende 10 jaar veiliggesteld. Hierdoor kan er jaarlijks onderhoud worden gepleegd zodat deze gebouwen in een goede staat blijven. Door goed te budgetteren en vooruit te kijken over een langere periode wordt het risico op onaangename financiële verassingen beperkt. Het zal minder snel noodzakelijk zijn om aanvullende budgetten te vragen voor het vervangen van grote gebouwonderdelen. De overgebleven budgetten ( 658.655,- ) van de niet uitgevoerde werkzaamheden in het gebouwenbeheer in te zetten voor de onderhoudsplannen van 2013-2022 en de huidige reservering groot 288.000,- voor gebouwenbeheer éénmalig te verhogen met een bedrag van 557.000,- en deze verhoging van het onderhoudsbudget te betrekken bij de samenstelling van de kaderbrief 2013. Pagina 4 van 12
10. Bijlagen 1. Fotobijlage voorbeelden achterstallig onderhoud. 2. Overzicht 10 jarenplan. 3. Complete onderhoudsplannen van de gebouwen in het gebouwbeheer. Het college van burgemeester en wethouders van Valkenburg aan de Geul, L.T.J.M. Bongarts algemeen directeur/gemeentesecretaris Drs. M.J.A. Eurlings burgemeester Pagina 5 van 12
De raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders de dato 21 mei 2012; Gehoord de raadsadviescommissie Stedelijke Ontwikkeling en Beheer de dato 11 juni 2013 B e s l u i t : 1. De overgebleven budgetten ( 658.655,- ) van de niet uitgevoerde werkzaamheden in het gebouwenbeheer in te zetten voor de onderhoudsplannen van 2013-2022; 2. Huidige reservering groot 288.000,- voor gebouwenbeheer éénmalig te verhogen met een bedrag van 557.000,- ; 3. Deze verhoging van het onderhoudsbudget betrekken bij de samenstelling van de kaderbrief 2013, Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 1 juli 2013. De raad voornoemd, A.M. Hoeberigs griffier Drs. M.J.A. Eurlings voorzitter Agenda nr.: 15 Registratie nr.: 130701.11 Pagina 6 van 12
Gemeentehuis, Betonrot in de boogconstructie. Zichtbaar onthechting van beton en wapening. Dit dient vakkundig hersteld te worden door een gespecialiseerd bedrijf om erger te voorkomen. Probleem doet zicht op diverse plaatsen voor Pagina 7 van 12
Dependance gemeentehuis, Loslatend voegwerk en scheurvorming in de mergelgevel. Dit wordt veroorzaakt door fout toegepast mergel. Helaas weinig aan te doen om het definitief op te lossen. Periodiek wordt deze gevel hersteld en plaatselijk opnieuw gevoegd. Pagina 8 van 12
Kozijn achtergevel streekmuseum Dit kozijn heeft dringend behoeft aan een schilderbeurt. Dit is slechts een voorbeeld van de achterstallige schilderwerken aan dit gebouw. Het geldt voor alle houten delen aan dit gebouw. Pagina 9 van 12
Entree Streekmuseum Scheurvorming in de mergelgevel rondom de entree. Dit wordt veroorzaakt door doorbraken in wanden achter de voorgevel. Door zettingen van het gebouw is deze scheurvorming ontstaan. Dient hersteld te worden. Pagina 10 van 12
Brandweerkazerne Houtrot vorming kozijnen (bovenaanzicht onderdorpel) geulzijde van de brandweerkazerne. In dusdanig gevorderd stadium dat herstellen niet meer mogelijk is. In de plannen is vervanging opgenomen Pagina 11 van 12
Pagina 12 van 12