Verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie) De raad van de gemeente Buren; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 5 april 2005; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; gehoord de Ondernemingsraad; besluit vast te stellen de volgende verordening: 1 Verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie) Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. verzoekschrift: een schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen; b. ombudscommissie: de lokale onafhankelijke klachtinstantie; c. verzoeker: degene die het verzoekschrift indient; Artikel 2 Instelling ombudscommissie 1. De vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften treedt op als ombudscommissie. 2. De ombudscommissie is niet ondergeschikt aan enig bestuursorgaan. 3. De ombudscommissie ontvangt voor de uitoefening van zijn werkzaamheden geen instructies in het algemeen of voor een enkel geval. 1
Artikel 3 Samenstelling ombudscommissie 1. De ombudscommissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee leden. 2. De voorzitter en de leden worden door de raad benoemd, geschorst en ontslagen. 3. De ombudscommissie regelt de vervanging van de voorzitter. Artikel 4 Onverenigbare betrekkingen De (plv). voorzitter en de leden van de ombudscommissie kunnen geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de gemeente Buren. Artikel 5 Geheimhoudingsplicht De ombudscommissie is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem bij de uitoefening van zijn taak bekend is geworden, voor zover dat uit de aard der zaak volgt. Artikel 6 Zittingsduur en vergoeding 1. De voorzitter en de leden van de ombudscommissie worden voor de duur van zes jaar benoemd. 2. De voorzitter en de leden van de ombudscommissie kunnen op elk moment ontslag nemen. 3. De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de ombudscommissie blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien. 4. De voorzitter en de leden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten, overeenkomstig de vergoeding en tegemoetkoming die voor de werkzaamheden voor de vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften geldt. 2
Artikel 7 Secretariële ondersteuning 1. De secretaris van de ombudscommissie is in de uitoefening van de functie uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de ombudscommissie. 3
Artikel 8 Ontslag 1. De ombudscommissie, onderscheidenlijk de leden worden ontslagen: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een ambt of betrekking die onverenigbaar is met het lidmaatschap; c. wanneer zij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf zijn veroordeeld, dan wel hun bij zo'n uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. wanneer zij ingevolge onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele zijn gesteld, in staat van faillissement zijn verklaard, surseance van betaling hebben verkregen of wegens schulden zijn gegijzeld; e. wanneer zij naar het oordeel van de raad door handelen of nalaten ernstig nadeel toebrengen aan het in hen te stellen vertrouwen; f. indien deze verordening wordt ingetrokken. 2. De leden van de ombudscommissie kunnen worden ontslagen wanneer zij door ziekten of gebreken blijvend ongeschikt zijn om hun functie te vervullen. Artikel 9 Schorsing 1. De raad schorst de leden van de ombudscommissie indien: a. zij zich in voorlopige hechtenis bevinden; b. zij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf zijn veroordeeld, dan wel hun bij zo'n uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; c. zij onder curatele zijn gesteld, in staat van faillissement zijn verklaard, surseance van betaling hebben verkregen of wegens schulden zijn gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak. 4
2. De raad kan de leden van de ombudscommissie schorsen indien tegen hen een gerechtelijk vooronderzoek wegens misdrijf wordt ingesteld of indien er een ander ernstig vermoeden is van het bestaan van feiten of omstandigheden die tot ontslag kunnen leiden. 3. De raad kan bij de beslissing waarbij een lid van de ombudscommissie geschorst wordt, bepalen dat tijdens de duur van de schorsing geen vergoeding of slechts een gedeelte daarvan zal worden genoten. De raad beëindigt de schorsing zodra de grond hiervoor is vervallen. Artikel 10 Taak 1. De ombudscommissie onderzoekt verzoekschriften en beoordeelt of het bestuursorgaan zich in een bepaalde kwestie behoorlijk heeft gedragen. 2. De ombudscommissie kan gedurende een onderzoek de klager en het bestuursorgaan of de personen werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen. 3. De ombudscommissie is bevoegd uit eigen beweging een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde gelegenheid heeft gedragen. 4. Ter afsluiting van het onderzoek stelt de ombudscommissie een rapport op. 5. Voor zover de ombudscommissie dit nodig acht, maakt hij een reglement van orde voor zijn werkzaamheden. Hoofdstuk 2 Werkwijze Artikel 11 Recht indiening verzoekschrift Eenieder heeft het recht de ombudscommissie schriftelijk te verzoeken een onderzoek in stellen naar de wijze waarop een bestuursorgaan van de gemeente zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen. Artikel 12 Verplichte voorprocedure 5
1. De verzoeker dient, alvorens het verzoek aan de ombudscommissie te doen, over de gedraging een klacht in bij het betrokken bestuursorgaan, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd. 2. Het eerste lid is niet van toepassing indien het verzoek betrekking heeft op de wijze van klachtbehandeling door het betrokken bestuursorgaan. Artikel 13 Indienen verzoekschrift Artikel 9:28, van de Awb is van overeenkomstige toepassing. Artikel 14 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift Artikelen 9:6 en 9:9 van de Awb zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 15 Niet bevoegd tot instellen onderzoek De ombudscommissie is niet bevoegd een onderzoek in te stellen of voort te zetten naar een klacht die betrekking heeft op: a. een algemeen verbindend voorschrift of algemeen beleid; b. een gedraging waartegen bezwaar kan worden gemaakt onderscheidenlijk beroep kan worden ingesteld, tenzij die gedraging bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit; c. een gedraging waarover een administratieve rechter uitspraak heeft gedaan; d. een gedraging die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is; e. Kwesties over belastingen en andere heffingen, indien tegen een gedraging bezwaar kon worden gemaakt, beroep ingesteld of beklag gedaan; f. gedragingen waarop de rechterlijke macht toeziet. Artikel 16 Niet verplicht tot instellen onderzoek 1. De ombudscommissie is niet verplicht een onderzoek in te stellen of voort te zetten indien: 6
a. het verzoekschrift niet voldoet aan de vereisten, genoemd in artikel 13; b. het verzoek kennelijk ongegrond is; c. het belang van de verzoeker dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is; d. de verzoeker een ander is dan degene jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden; e. het verzoek betrekking heeft op een gedraging waartegen door de verzoeker bezwaar gemaakt of beroep ingesteld had kunnen worden; f. het verzoek betrekking heeft op een gedraging die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is geweest; g. niet voldaan is aan het vereiste van artikel 12; h. een verzoek, die dezelfde gedraging betreft, bij hem in behandeling is of - behalve als er een nieuw feit of een nieuwe omstandigheid bekend is geworden en dit tot een ander oordeel over de bedoelde gedraging had kunnen leiden - door hem is afgedaan; i. zolang over een gedraging van het bestuursorgaan die nauw samenhangt met het onderwerp van het verzoekschrift een procedure aanhangig is bij een rechterlijke instantie, dan wel ingevolge bezwaar, administratief beroep of beklag bij een andere instantie; j. zolang het verzoek betrekking heeft op een gedraging die nauw samenhangt met een onderwerp dat door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is; k. het verzoek betrekking heeft op een gedraging naar aanleiding waarvan de ombudscommissie heeft bevorderd dat alsnog naar behoren aan de klacht tegemoet is gekomen. 2. Voorts is de ombudscommissie niet verplicht een onderzoek in te stellen indien het verzoek later dan een jaar wordt ingediend: a. na de kennisgeving door het bestuursorgaan van de bevindingen van het onderzoek; 7
b. nadat de klachtbehandeling op andere wijze is geëindigd; c. nadat de klachtbehandeling ingevolge artikel 9:11 Awb beëindigd had moeten zijn. Artikel 17 Mededeling bij niet in behandeling nemen of voortzetten onderzoek 1. Indien de ombudscommissie geen onderzoek instelt of voortzet, doet hij daarvan zo spoedig mogelijk en onder vermelding van de redenen schriftelijk mededeling aan de verzoeker, het bestuursorgaan en degene op wiens gedraging het verzoekschrift betrekking heeft. 2. Indien een andere instantie bevoegd is ten aanzien van het verzoekschrift, zendt de ombudscommissie het verzoekschrift, na aantekening van de ontvangstdatum daarop, door aan de bevoegde instantie, onder gelijktijdige mededeling hiervan aan de verzoeker. Artikel 18 Horen 1. De ombudscommissie stelt het bestuursorgaan, degene op wiens gedraging het verzoek betrekking heeft, eventueel andere onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen en getuigen, evenals de verzoeker in de gelegenheid om schriftelijk of mondeling en al dan niet in tegenwoordigheid van elkaar hun standpunt toe te lichten. 2. De ombudscommissie kan ook anderen, indien hij dit noodzakelijk acht voor het onderzoek, in de gelegenheid stellen om van een klacht kennis te nemen en daarover mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen. 3. Indien een onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan werkzaam persoon geen gebruik heeft gemaakt van de gelegenheid als bedoeld in het eerste en het tweede lid, kan het college deze hiertoe op verzoek van de ombudscommissie verplichten. Artikel 19 Verstrekking inlichtingen Het bestuursorgaan, onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen -ook na het beëindigen van de werkzaamheden, getuigen alsmede de verzoeker verstrekken de ombudscommissie desgevraagd alle inlichtingen die voor de afhandeling van het verzoekschrift nodig zijn, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. 8
Artikel 20 Bevindingen In het rapport, genoemd in artikel 8, geeft de ombudscommissie gemotiveerd zijn bevindingen en zijn oordeel weer. De ombudscommissie kan tevens aan het bestuursorgaan zijn zienswijze kenbaar maken over eventueel te nemen maatregelen. Artikel 21 Mededeling bevindingen De ombudscommissie zendt zijn rapport aan het betrokken bestuursorgaan, alsmede aan de verzoeker en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft. Artikel 22 Evaluatie en jaarverslag De ombudscommissie brengt jaarlijks aan de raad schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden. Dit verslag wordt algemeen verkrijgbaar gesteld. Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 23 Bekendmaking Het college van burgemeester en wethouders maakt de inhoud van deze verordening op de gebruikelijke wijze binnen en buiten de gemeentelijke organisatie bekend. Artikel 24 Citeertitel Deze verordening worden aangehaald als: "Verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie)". Artikel 25 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2006. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van... (datum) de voorzitter, de griffier, 9
Toelichting Toelichting op de verordening externe klachtbehandeling (ombudscommissie) 2. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb of de Gemeentewet voorkomen. Zo ontbreekt een omschrijving van de begrippen 'bestuursorgaan' of 'raad' terwijl ze op meerdere plaatsen in de verordening voorkomen. In artikel 1 wordt gesproken over 'verzoekschrift' en niet over 'klacht'. Dit is in overeenstemming met wat bepaald is in de Wet Nationale ombudsman. Op deze wijze, het onderscheid in terminologie tussen klacht en verzoek, wordt het verschil tussen intern en extern klachtrecht duidelijk verwoord. Bij het bestuursorgaan wordt (in eerste instantie) een klacht of klaagschrift ingediend. Wij spreken van een verzoek of verzoekschrift wanneer (in tweede instantie) een oordeel van een externe klachtinstantie wordt gevraagd over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde gelegenheid gedragen heeft. Verzoekschriften moeten zich richten op gedragingen van bestuursorganen. Een gedraging kan behalve op handelen betrekking hebben op nalatigheid in handelen. Bestuursorgaan in de zin van deze regeling zijn organen van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht zijn ingesteld (bijvoorbeeld de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, en de burgemeester); Onder de klachtenregeling vallen behalve gedragingen van bestuursorganen gedragingen van personen die in de alledaagse praktijk onder de verantwoordelijkheid van de gemeente handelingen verrichten richting burgers en organisaties (bijvoorbeeld ambtenaren). Het begrip 'ombudsman' is gereserveerd voor de duiding van de externe klachtvoorziening waarvoor in de gemeente gekozen is. Zowel een ombudsman als een commissie wordt aldus aangeduid met het begrip 'ombudsman'. Ombudsman is overigens een neutrale term. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) worden 10
aangeduid met 'ombudsman'. 11
Artikel 2 Met dit artikel wordt de verordening tevens een instellingsbesluit, dat wil zeggen dat bij vaststelling van deze verordening de ombudscommissie in het leven is geroepen. Er hoeft dus geen apart instellingsbesluit te worden genomen. Met het tweede lid wordt voldaan aan de eis die de toenmalige staatssecretaris van Binnenlandse Zaken op 22 januari 1998 in een brief aan de Tweede Kamer stelde aan de benoeming van de ombudsman, respectievelijk de benoeming van de leden en de voorzitter van de ombudscommissie. De benoeming behoort naar de mening van de staatssecretaris plaats te vinden door een vertegenwoordigend lichaam, namelijk de gemeenteraad. Dit dient als waarborg voor de onafhankelijkheid van de klachtinstantie. Artikel 3 Voor wat betreft de samenstelling van de ombudscommissie wordt zoveel mogelijk aangesloten bij artikel 3 van de Verordening Bezwaarschriften Buren 2003. Er is één wezenlijk verschil ten opzicht van deze laatste verordening. De benoeming, schorsing en ontslag van (de leden van) de ombudscommissie ligt bij de raad (zie ook de toelichting onder artikel 2). Artikel 4 De strekking van dit artikel is waarborging van de onafhankelijkheid van de ombudscommissie. Deze waarborg is ook terug te vinden in artikel 2 van de Verordening Commissie bezwaarschriften Buren 2003. Artikel 5 Deze bepaling waarborgt de geheimhoudingsplicht van de ombudscommissie in de behandeling van vertrouwelijke informatie. De ombudscommissie kan deze vertrouwelijke informatie wel meewegen in zijn oordeel, zonder uiteraard de inhoud prijs te geven. Artikel 6 Artikel 3 van deze verordening bepaalt dat de gemeenteraad de ombudscommissie benoemt. Door de 12
zittingsperiode van de ombudscommissie op vier jaar te stellen, wordt zijn onafhankelijkheid gewaarborgd. De zittingsduur van de ombudscommissie komt overeen met de zittingsduur van de raad. De benoeming van de ombudscommissie is echter in principe onafhankelijk van de raadsperiode. De eerste 3 leden van dit artikel komt overeen met artikel 5 van de Verordening Commissie bezwaarschriften Buren 2003. Lid 4 is een logische toevoeging die de bestaande situatie formaliseert. 13
Artikel 7 In de op Wet extern klachtrecht aangepaste Gemeentewet is opgenomen dat het personeel van de gemeentelijke ombudsman geen werkzaamheden verricht voor een bestuursorgaan naar wiens gedraging de ombudsman een onderzoek kan instellen. Deze bepaling is in de Wet extern klachtrecht om te voldoen aan de eis van onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsvoorziening en ook om de schijn van belangenverstrengeling tegenover burgers te voorkomen. Deze eis geldt pas als de ombudscommissie met zijn eigenlijke werk, dus de inhoudelijke tweedelijns klachtbehandeling, bezig is. De secretariële ondersteuning zal dus extern moeten worden ingevuld. Veel voorbereidend werk van de ombudscommissie mag wel door eigen personeel worden gedaan zonder dat zij formeel tot het personeel van de ombudscommissie behoren. Het gaat dan om zaken als informatie verstrekken over de procedure van extern klachtrecht, de telefoon aannemen, vergaderzalen regelen voor ombudszittingen etc. Artikel 8 Artikel 3 bepaalt dat de raad de leden van de ombudscommissie ontslaat. In dit artikel worden de gronden genoemd op basis waarvan de ombudsman kan worden ontslagen. Deze gronden waarborgen de onafhankelijkheid van de ombudscommissie en spreken overigens voor zich. Het tweede lid biedt een facultatieve ontslagmogelijkheid. Artikel 9 Artikel 3 regelt de bevoegdheid van de raad om de leden van de ombudscommissie te schorsen. De schorsingsgronden zijn in dit artikel neergelegd. In dergelijke situaties zou een onverminderde uitoefening van het ambt het aanzien van de overheid ernstig aantasten. Artikel 10 Dit artikel regelt de taken van de ombudscommissie. De ombudscommissie moet onderzoek doen wanneer een verzoekschrift wordt ingediend (mits dit verzoekschriftt voldoet aan de voorwaarden die gesteld worden in artikel 11 tot en met 13). De ombudscommissie toetst of de gedragingen van het bestuursorgaan beschouwd kunnen worden als behoorlijk handelen. Het handelen in strijd met wet- en regelgeving en jurisprudentie hierover 14
wordt in beginsel beschouwd als strijdig met deze norm. Als nadere uitwerking van het begrip 'onbehoorlijk handelen' heeft de Nationale ombudscommissie enkele normen vastgesteld die door de gemeentelijke ombudsman overgenomen kunnen worden. Voorafgaand aan dit onderzoek kan de ombudscommissie een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen. Wij kunnen ons voorstellen dat de ombudscommissie dit nader regelt in een reglement van orde. Overigens, is de ombudscommissie ook in haar rol als bezwaarcommissie bevoegd tot bemiddeling bij bezwaarschriften. De ombudscommissie moet in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard van de bemiddelingen. De ombudscommissie kan uitsluitend tot interventie overgaan indien hij bevoegd is om de gedraging te onderzoeken. Om te voorkomen dat de werkzaamheden van de ombudscommissie, en de daaruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie, uitsluitend afhankelijk zijn van verzoekschriften biedt dit lid aan de ombudscommissie de mogelijkheid om op eigen initiatief onderzoek te doen. Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt de ombudscommissie neer in een rapport. Aan het rapport worden verder geen vormvoorschriften verbonden. Het gaat erom verslag te doen van het onderzoek en de bevindingen van de ombudscommissie en eventuele pogingen tot bemiddeling. De ombudscommissie kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in een reglement van orde. Gezien de taak van de raad om toe te zien op de ombudscommissie lijkt het wenselijk dit reglement van orde ook aan de raad toe te zenden. Artikel 11 In dit artikel wordt het recht van eenieder vastgelegd om bij een ombudscommissie een verzoek in te dienen dat hij een onderzoek instelt naar de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid heeft gedragen. Onder zo'n aangelegenheid wordt tevens de wijze begrepen waarop de interne klachtbehandeling door het bestuursorgaan op grond van titel 9.1 van de Awb heeft plaatsgevonden. Artikel 12 15
Het in dit artikel neergelegde kenbaarheidsvereiste is gelijk aan dat van artikel 12, tweede lid WNo. Met het kenbaarheidsvereiste wordt bedoeld dat het bestuursorgaan waarover geklaagd wordt eerst in de gelegenheid geweest moet zijn om zijn fout te herstellen voordat de klacht ter externe afhandeling wordt voorgelegd. Er moet dus worden nagegaan of de klager inderdaad zijn klacht eerst bij het desbetreffende bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt. Met het kenbaarheidsvereiste wordt benadrukt dat het extern klachtrecht het sluitstuk is van de mogelijkheden die de burger heeft om zich over de gedragingen van de gemeentelijke overheid te beklagen. Indien het verzoek uitsluitend gericht is op de wijze waarop het bestuursorgaan intern de klacht heeft behandeld, is het niet nodig daarover eerst een klacht bij het bestuursorgaan in te dienen. Artikel 13 In dit artikel wordt artikel 9.28 Awb van toepassing verklaard. Dit artikel luidt: 1. Het klaagschrift wordt ondertekend en bevat ten minste: a. de naam en het adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht, een aanduiding van degene die zich aldus heeft gedragen en een aanduiding van degene jegens wie de gedraging heeft plaatsgevonden, indien deze niet de verzoeker is; d. De gronden van het verzoek; e. De wijze waarop een klacht bij het bestuursorgaan is ingediend en zo mogelijk de bevindingen van het onderzoek naar de klacht door het bestuursorgaan, zijn oordeel daarover alsmede de eventuele conclusies die het bestuursorgaan hieraan verbonden heeft. 16
2. Indien het schrift in een vreemde taal gesteld is en een vertaling voor een goede behandeling van het bezwaar of beroep noodzakelijk is, dient de indiener zorg te dragen voor een vertaling. 3. Indien niet voldaan is aan de in dit artikel gestelde vereisten of indien het verzoekschrift geheel of gedeeltelijk is geweigerd op grond van artikel 2:15, stelt de ombudsman de verzoeker in de gelegenheid het verzuim binnen een door hem daartoe gestelde termijn te herstellen. Artikel 14 In dit artikel worden artikel 9.6 en 9.9 Awb van toepassing verklaard. Deze artikelen luiden: Het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk (artikel 9.6 Awb). Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift alsmede van de daarbij meegezonden stukken toegezonden (artikel 9.9 Awb). Artikel 15 Dit artikel regelt in welke gevallen de ombudscommissie niet bevoegd is om een onderzoek in te stellen. De onbevoegdheid geldt uiteraard niet alleen voor het verzoek tot onderzoek, maar ook voor onderzoek uit eigen beweging. Zo wordt voorkomen dat de ombudscommissie taken uitoefent die zijn voorbehouden aan de raad of de rechter. De ombudscommissie is niet bevoegd indien het verzoek geen gedraging betreft (onder a) of wanneer er een andere rechtsgang openstaat dan wel open heeft gestaan (b tot en met f). Onderdeel c betreft een absolute onbevoegdheid inzake een uitspraak van een bestuursrechter. Onderdeel d betreft een tijdelijke onbevoegdheid inzake een uitspraak door de burgerlijke rechter, strafrechter of tuchtrechter. Artikel 16 Dit artikel regelt in welke gevallen de ombudscommissie niet verplicht is een onderzoek in te stellen, maar wel de bevoegdheid heeft om dit te doen. Hierbij wordt onder andere gerefereerd aan het kenbaarheidsvereiste van artikel 10. 17
In het tweede lid is ervoor gekozen om de termijn vast te stellen op een jaar nadat de klachtbehandeling beëindigd had moeten zijn. In hoeverre dit tweede lid van toepassing wordt geacht, hangt af van concrete omstandigheden. Sommige klachten zijn zo ingewikkeld dat behandeling niet altijd binnen de in artikel 9:11 Awb genoemde termijn kan plaatsvinden. Verwacht mag worden dat de ombudscommissie bij zijn beslissing over het al dan niet in behandeling nemen van het verzoek zal meewegen in hoeverre het aan het bestuursorgaan te wijten is dat het verzoek op deze grond buiten behandeling kan blijven. Artikel 17 Op grond van artikel 15 en 16 kan de ombudscommissie beslissen geen onderzoek in te stellen dan wel een reeds gestart onderzoek niet voort te zetten. Het is voor de betrokkenen van belang hiervan op korte termijn op de hoogte te worden gesteld. Artikel 17 regelt dit. Het tweede lid van dit artikel regelt de doorzending indien de ombudscommissie onbevoegd is. Van belang bij deze doorzendplicht is dat in verband met eventuele ontvankelijkheidsvragen het tijdstip van ontvangst bij de ombudscommissie wordt vastgelegd. Artikel 18 Dit artikel verplicht de ombudscommissie om betrokkenen in de gelegenheid te stellen om hun standpunt toe te lichten. Dit komt niet alleen de zorgvuldigheid van het onderzoek ten goede, maar biedt de verzoeker en het bestuursorgaan waar het verzoek betrekking op heeft de kans om nogmaals hun standpunt te verduidelijken. Artikel 19 Ook ex-ambtenaren en ex-bestuurders zijn door dit artikel verplicht om de benodigde inlichtingen te verstrekken. Artikel 20 Wanneer een onderzoek is afgesloten, stelt de ombudscommissie conform wat bepaald is in artikel 10 een rapport op. Artikel 20 benadrukt dat hij gemotiveerd zijn bevindingen en oordeel weer moet geven. Kort gezegd moet de ombudscommissie indien hij van oordeel is dat het verzoek gegrond is, aangeven op basis van welke behoorlijkheidsnorm hij tot deze conclusie komt. Zo wordt de normering 18
die de ombudscommissie toepast kenbaar en toetsbaar, zowel voor de burger als voor de bestuursorganen. Het is van belang dat de ombudscommissie een toetsingskader vaststelt. Richtinggevend hierbij kunnen zijn: Wetten en verordeningen en bijbehorende jurisprudentie Is het gemeentelijk handelen in strijd met de Grondwet, een verdrag, een wet (zoals de Awb) of een provinciale dan wel gemeentelijke verordening? De beoordelingscriteria en de 'behoorlijkheidsjurisprudentie' van de Nationale ombudsman In zijn jaarverslag 1998 heeft de Nationale ombudsman enkele normen geïntroduceerd die de ombudscommissie over kan nemen in zijn toetsingskader. Voorbeelden daarvan zijn correcte bejegening, dienstbetoon, deugdelijke correspondentie, bereikbaarheid, actieve informatieverstrekking, klachtbehandeling, interne coördinatie en behandeltermijn. Daarnaast moet het toetsingskader aansluiten op de lokale praktijk zoals die zich aandient en de patronen die daarin te herkennen zijn. Artikel 21 Het is van belang dat alle betrokkenen door middel van toezending van het rapport op de hoogte worden gesteld van de bevindingen van de ombudscommissie. Daarnaast kan het rapport door het bestuursorgaan worden aangegrepen om de kwaliteit van de organisatie te verbeteren. Artikel 22 In dit artikel wordt de verplichting tot het maken van een jaarverslag vastgelegd. Dit jaarverslag biedt de raad de gelegenheid om zich een oordeel te vormen over het functioneren van de gemeentelijke organen, wat aanleiding kan zijn tot eventuele maatregelen ter verbetering. In verband met de mogelijkheid van publieke controle dient deze rapportage ook algemeen verkrijgbaar te worden gesteld. 19