Nota van Inlichtingen Inkoopnummer: 2015-194 d.d. 27 augustus 2015 Aanbesteding verbouwing kantoor en plaza/vergadercentrum Stadhuis sisovereenkomst - Werktuigbouwkundige Installaties Renovatie en optimalisatie Stadhuis/ Muziektheatercomplex
Nota van Inlichtingen d.d. 27 augustus 2015 Vraag 1 Zouden we het percentage Social Return voor dit project op kunnen krijgen Antwoord vraag 1: In het bestek wordt 2 procent voor Social Return opgenomen voor dit project. Vraag 2: Kunnen wij op krijgen welk bedrijf de werktuigbouwkundige installatie gaat uitvoeren. Antwoord vraag 2: Momenteel loopt de aanbesteding voor de werktuigbouwkundige installaties. Volgens de planning is december dit jaar bekend wie de opdracht v oor de werktuigbouwkundige installaties in opdracht krijgt. Vraag 3: Hoe wilt u aangetoond zien dat ruimtes in directe verbinding met elkaar stonden? Is het aanleveren van een plattegrond voldoende? Antwoord vraag 3: Het aanleveren van een plattegrond is voldoende. Op de plattegrond moeten wel duidelijk zijn welke ruimte er wordt verbouwd en welke ruimte blijft doorfunctioneren. Vraag 4: Mag i.p.v. een door de opdrachtgever ondertekend modelformulier (bijlage 2) ook een tevredenheidsverklaring worden aangeleverd waaruit hetgeen wordt gevraagd blijkt? Antwoord vraag 4: Ja, dit mag. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanmelder dat uit de tevredenheidsverklaring blijkt dat er is voldaan aan de gestelde geschiktheidseis(en). Vraag 5: Bij 4.2.3. wordt gevraagd om voor elke kerncompetentie maximaal 1 referentie aan te dragen. Is het toegestaan om voor de geschiktheidseisen technische bekwaamheid 1 referentie aan te dragen die aan beide geschiktheidseisen voldoet? Antwoord vraag 5: Ja, dit is toegestaan. 3
Vraag 6: U geeft aan dat het modelformulier dient ondertekend te zijn door de opdrachtgever van het betreffende referentiewerk. Na de oplevering van een werk vragen wij bij de opdrachtgever een tevredenheidsverklaring aan, conform de ARW 2012 (artikel 2.7.1). Het is vrijwel onmogelijk onze opdrachtgevers voor elke pre-kwalificatie te benaderen om een apart document te tekenen. Dit leidt tot ongewenste administratieve belasting. Tevens verwijzen wij u hiervoor naar de Gids Proportionaliteit. Mogen wij hier onze tevredenheidsverklaring toevoegen, die is namelijk ook ondertekend? Antwoord vraag 6: In het geval dat het niet mogelijk is om een handtekening van de opdrachtgever te bemachtigen, dient de bewijslast zo te zijn dat wij als aanbestedende dienst kunnen herleiden dat er wordt voldaan aan de betreffende geschiktheidseis. Vraag 7: U vraagt de modelformulieren referentiewerken (bijlage 2) te laten ondertekenen door de opdrachtgever. Dit is in strijd met het ARW 2012 dat op deze procedure van toepassing is. Artikel 3.7.1 van het ARW 2012 gaat uit van een vermelding en omschrijving van het referentiewerk (zoals door u gehanteerd in uw modelformulier bijlage 2), die vergezeld gaat van een certificaat (tevredenheidsverklaring) waarop staat dat het werk naar behoren is uitgevoerd en waarin het bedrag, de plaats en het tijdstip van uitvoering wordt vermeld, en waarin wordt aangegeven dat het werk volgens de regels der kunst zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht. Contractnemers hebben in de loop van de jaren een verzameling tevredenheidsverklaringen van hun werken opgebouwd die ingericht zijn met de formulering conform ARW. Hiermee wordt voorkomen dat een gegadigde of inschrijver per aanbesteding opnieuw zijn opdrachtgever van het referentiewerk moet belasten met het ondertekenen van stukken c.q. een tevredenheidsverklaring moet vragen die aan specifieke wensen van de aanbestedende dienst voldoet, terwijl van dat werk al een tevredenheidsverklaring voorhanden is. Onze vraag is: kunnen wij op grond van het bovenstaande volstaan met de standaard tevredenheidsverklaring zoals omschreven in het ARW? Zo ja, gaat u modelformulier bijlage 2 hierop herzien? Antwoord vraag 7: Zie antwoord vraag 6 4
Vraag 8: U stelt specifiek de wens, een referentie te ontvangen van de verbouwing van een kantooromgeving. Het verbouwen (tijdens het in gebruik blijven van bestaande gebouwdelen) van een multifunctioneel centrum, kulterhus, brede school, zorgcentrum, etc. is een vergelijkbaar qua intensiviteit en functiegroep. En heeft zeker zo intensieve verkeersstromen, bezettingsgraad, etc. Kunnen dergelijke functies als vergelijkbaar worden ingediend als geldige referentie? Antwoord vraag 8: Ja, een gebouw met een andere functiegroep als kantooromgeving is toegestaan als referentieproject. Echter moet deze voldoen aan de gestelde minimum eisen en vergelijkbaar zijn qua intensiviteit, functiegroep, intensieve verkeersstromen en bezettingsgraad. Vraag 9: Na oplevering van een project wordt door ons altijd een tevredenheidsverklaring opgevraagd bij de opdrachtgever. Hier wordt uiteraard op eigen wijze invulling gegeven door de opdrachtgever, maar de strekking en waarde van de verklaring is voldoende. De ARW 2005 par. 3.9.1a stelt dat projecten vergezeld moeten worden van een tevredenheidsverklaring waarin het volgende verklaard wordt: De werken naar behoren zijn uitgevoerd en waarin het bedrag van de werken, de plaats en het tijdstip waarop ze zijn uitgevoerd vermeld wordt en waarin wordt aangegeven of de werken volgens de regels der kunst zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht Deze verklaring wordt in principe eenmalig verstrekt door de opdrachtgever. Nu stelt u dat wederom alle opdrachtgevers een model referentie moeten ondertekenen waarin een aantal zaken specifiek beoordeeld worden. Gezien het grote aantal selectieprocedures dat wij doorlopen, is het een belasting voor de opdrachtgever om iedere keer een nieuwe verklaring af te geven. Wij vragen u dan ook of wij de reeds afgegeven tevredenheidsverklaringen mogen toevoegen. Antwoord vraag 9: In het geval dat het niet mogelijk is om een handtekening van de opdrachtgever te bemachtigen, dient de bewijslast zo te zijn dat wij als aanbestedende dienst kunnen herleiden dat er wordt voldaan aan de betreffende geschiktheidseis. Als blijkt uit de tevredenheidsverklaring dat er is voldaan aan de gestelde geschiktheidseis(en) is dit ook voldoende. Dit blijft echter wel de verantwoordelijkheid van de aanmelder. Vraag 10: U vraagt in bijlage 2 om de referentie door de opdrachtgever te laten ondertekenen. Volstaat een door de opdrachtgever getekende verklaring van goede uitvoering ook, mits hierin de gestelde kerncompetenties en geschiktheidseisen in benoemd worden? Antwoord vraag 10: Ja, dit mag. Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanmelder dat uit de tevredenheidsverklaring blijkt dat er is voldaan aan de gestelde geschiktheidseis(en).
Vraag 11: Bij de eisen op Tenderned wordt bij de rechtmatigheid van inschrijving gevraagd om een model-k. In de selectieleidraad wordt hier op geen enkele wijze aan gerefereerd, daarnaast is er geen model-k bij de selectiestukken gevoegd. Aangezien er geen sprake is van een inschrijving of aanbieding (zoals gesteld in het model-k volgens de ARW 2012) is deze nog niet echt van toepassing, hoewel hier uiteraard aan voldaan kan worden. In dat geval verzoeken wij een model-k te verstrekken. Indien dit wordt gevraagd vanwege de bewijslast voor de uitsluitingsgronden, kunnen wij eventueel ook voldoen met een kvk-verklaring, een gedragsverklaring aanbesteden en een verklaring belastingdienst. Antwoord vraag 11: Het klopt inderdaad dat het model-k volgens de ARW 2012 nog niet van toepassing is. Deze eis komt dan ook in de selectiefase te vervallen. Dit bewijsstuk zal gevraagd worden bij de inschrijving. Vraag 12: Wij zijn onderdeel van een bedrijf en kan haar jaarrekening en de bijbehorende accountantsverklaring pas opvragen als de cijfers van het bedrijf bekend zijn gemaakt. Inmiddels is het jaarverslag gepubliceerd en worden de jaarrekening 2014 en accountantsverklaring 2014 opgesteld. Wij verwachten u deze voor eind september te kunnen aanleveren. Bovenstaande kunnen wij aantonen middels een rechtsgeldig ondertekende verklaring. Tot die tijd beschikken wij over conceptcijfers waarmee wij ons solvabiliteitsratio kunnen aantonen. Ook de jaarverslagen van 2011, 2012 en 2013 kunnen wij verstrekken. Is het mogelijk, indien de jaarrekening/accountantsverklaring nog niet opgesteld zijn, hiermee te voldoen? Antwoord vraag 12: Ja, er mag voldaan worden met concept cijfers waarmee de solvabiliteitsratio wordt aangetoond. Deze concept balans van het jaar 2014 of een ander financieel bedrijfsoverzicht moet wel goedgekeurd zijn door een onafhankelijke accountant. Wanneer de officiële cijfers van het jaar 2014 bekend zijn ontvangen wij deze graag zo spoedig mogelijk. Vraag 13: In de selectieleidraad wordt niet gesproken over dat het werk opgeleverd dient te zijn. Wij willen een project van 8.000 m² indienen waarvan de eerste fases zijn opgeleverd, de laatste wordt over een paar maanden opgeleverd. Volstaat deze referentie. Antwoord vraag 13: Indien hetgeen dat is opgeleverd voldoet aan de gestelde geschiktheidseis(en) en de opdrachtgever hier een tevredenheidsverklaring voor afgeeft volstaat deze referentie. Aanvulling In de selectieleidraad is niet aangegeven wanneer het werk dient opgeleverd te zijn. Het referentieproject dient in de afgelopen vijf jaar (gerekend vanaf het moment van aanmelding) te zijn gerealiseerd. Voor projecten die nog in uitvoering zijn zie vraag 13. 6