Pagina 2 van 24
Inhoud Inhoud 1 Samenvatting 5 2 Inleiding 7 2.1 Context van het onderzoek 7 2.2 Kader 7 2.3 Leeswijzer 7 3 Organisatie 9 3.1 Profiel BDM 9 3.2 Sturing en beleid 9 3.3 Financiële en facilitaire middelen 9 3.4 Personele organisatie 9 3.5 Kwaliteitszorg 10 4 Registratie 11 5 Beheer en behoud 13 6 Veiligheid 15 7 Zichtbaarheid 17 8 Administratieve organisatie 19 9 Bijlagen 21 9.1 Werkwijze inspecties 21 9.2 Inspectie BDM 22 Colofon 23 Pagina 3 van 24
Pagina 4 van 24
1 Samenvatting Context en kader inspectie In april 2014 heeft de Erfgoedinspectie een inspectie uitgevoerd bij Het Belasting & Douane Museum (BDM). Deze inspectie is onderdeel van de uitvoering van een meerjarig onderzoeksprogramma naar het beheer en behoud van de rijkscollectie. Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 en de beheersovereenkomsten met de verzelfstandigde rijksmusea. Op basis van dit kader richt het toezicht zich op de taken registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de rijkscollectie en de administratieve organisatie. Bij de inspectie wordt ook gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals organisatie en beleid, kwaliteitszorg en beschikbare middelen. Deze samenvatting gaat eerst in op deze randvoorwaardelijke onderwerpen en sluit af met de inhoudelijke beheertaken. Organisatie Sturing en beleid Het Ministerie van Financiën zorgt via Douane Landelijk Kantoor (DLK) voor financiering van personeel en materieel, zoals huisvesting en facilitaire diensten en stelt budget beschikbaar voor het behoud en beheer van de collectie. DLK dringt steeds meer aan op een integratie van systemen en processen op het gebied van administratie, financiën, personeel en ICT tussen de Belastingdienst en het museum. Dit komt volgens het museum niet altijd overeen met de eigen doelstellingen en ambities zoals collectietoegankelijkheid, werving en samenwerking. Beschikbare middelen In de Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 is gemeld dat er in redelijke mate voldoende financiële en materiële middelen beschikbaar zijn voor het beheer van de rijkscollectie. Tijdens de inspectie is niet vastgesteld dat het beheer van de rijkscollectie tekortschiet door ontoereikende middelen. Een in de monitor aangegeven tekort aan personele capaciteit voor de uitvoering van beheertaken is in die zin bevestigd, dat onder andere de verhuizing naar het extern depot in Den Haag veel capaciteit vergde waardoor minder aandacht aan collectieregistratie besteed kon worden. Kwaliteitszorg Het museum is in 2012 geaudit door het Museumregister voor de herijking van de museumregistratie. Uit de rapportage blijkt dat het museum voldoet aan de toetsingscriteria voor de beheertaken. Het museum heeft geen actueel (Qmus) kwaliteitssysteem waarmee op systematische wijze de kwaliteit van de beheertaken is geborgd. In samenhang met het niet in voldoende mate beschikken over procesbeschrijvingen kan dit risico s met zich meebrengen voor een uniforme uitvoering en continuïteit van beheertaken. Uitvoering beheer en behoud rijkscollectie Het museum doet wat noodzakelijk is voor een goed beheer van de rijkscollectie. Er zijn geen belangrijke tekortkomingen vastgesteld in de uitvoering van beheertaken die hebben geleid tot vermissing of aantasting van de conditie van voorwerpen. De collectie is nog niet voldoende digitaal toegankelijk via het web voor het publiek. Pagina 5 van 24
Wel zijn enkele risico s vastgesteld met betrekking tot de administratieve organisatie en de registratie. Door de compacte organisatie en de ervaring van het vaste personeel worden veel taken op basis van routine uitgevoerd. Mogelijk is hierdoor niet steeds de noodzaak gevoeld om beheertaken in procedures te beschrijven. Dit kan risico s voor de continuïteit van de uitvoering van beheertaken met zich meebrengen bij bijvoorbeeld personele wisselingen. Een andere tekortkoming betreft de registratie van museale voorwerpen. Er is sprake van een achterstand in de registratie. Dit geeft het risico dat niet geregistreerde voorwerpen of bij een onjuiste standplaatsvermelding, de voorwerpen niet traceerbaar zijn en vermist kunnen raken. De Erfgoedinspectie doet de volgende aanbevelingen: Actualisering van het calamiteitenplan: BHV-plan. Aanpak van de registratieachterstand: uitvoeren van het Adlib collectie registratie project. Verbetering van de administratieve organisatie: procedures actualiseren en naleven. Optimalisering van de controles en de analyse hierop. Pagina 6 van 24
2 Inleiding 2.1 Context van het onderzoek De Erfgoedinspectie voert een meerjarig onderzoeksprogramma uit naar het beheer en behoud van de rijkscollectie door museale en niet-museale instellingen. Twee deelonderzoeken bij de niet-museale instellingen hebben geleid tot publicaties in 2011 en 2012 1. Vanaf 2013 vindt een onderzoek plaats naar de museale instellingen die rijkscollectie beheren. Publicatie van het rapport is voorzien in 2015. Ook publiceert de Erfgoedinspectie in het kader van het werkprogramma 2015-2016 een eindrapport over de staat van het beheer en behoud van de rijkscollectie, gebaseerd op de gepubliceerde deelonderzoeken. 2.2 Kader Het kader voor de inspectie is de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 2. De grondslag voor deze regeling is de Comptabiliteitswet 2001. In de regeling stelt de minister van OCW regels voor het beheer van museale voorwerpen die aan het Rijk toebehoren of zijn toevertrouwd. Dit betreft regels voor registratie, beheer en behoud, veiligheid en zichtbaarheid van de collectie en de administratieve organisatie. Ook de beheersovereenkomsten met verzelfstandigde rijksmusea zijn een kader voor de inspecties. Daarnaast wordt bij de inspectie gekeken naar de randvoorwaarden voor een goed beheer van de rijkscollectie, zoals aansturing en beleid, beschikbare middelen en kwaliteitszorg. 2.3 Leeswijzer De bevindingen van de inspectie zijn te vinden in de hoofdstukken 3 t/m 8. Hoofdstuk 3, Organisatie, gaat in op de randvoorwaardelijke aspecten voor het collectiebeheer. In de daaropvolgende hoofdstukken komen achtereenvolgens registratie, beheer en behoud, veiligheid, zichtbaarheid en administratieve organisatie aan bod. In de bijlage is de werkwijze van de inspectie toegelicht en zijn gehanteerde bronnen vermeld. 1 De staat van de rijkscollectie deel 1: Rijkscollectie bij departementen en colleges (2011). De staat van de rijkscollectie deel 2: Rijkscollectie bij buitenlandse posten en buitendiensten (2012) 2 Staatscourant nr.26235 17 december 2012 Pagina 7 van 24
Pagina 8 van 24
3 Organisatie 3.1 Profiel BDM Het Belasting & Douane Museum valt onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Financiën/Belastingdienst. De collectie is deels eigendom van de Staat der Nederlanden en deels van de stichting Belastingmuseum Prof. dr. Van der Poel. In totaal omvat de collectie ongeveer 50.000 voorwerpen. Het is een gemengde collectie, bestaande uit gebruiksvoorwerpen (65%) waaronder uniformen, kantoorartikelen, belastingformulieren, meet- en weeginstrumenten, in beslag genomen artikelen zoals een auto, en kunstvoorwerpen (35%) zoals schilderijen, prenten en tekeningen. Aankopen worden door de stichting gedaan. Het museum is gevestigd in Rotterdam aan de Parklaan 14 en 16 en is in 2010-2012 verbouwd en heringericht. De bibliotheek van het museum is in 2010 aan de Rechtenfaculteit van de Universiteit Leiden in bruikleen gegeven. Sinds de verbouwing beschikt het museum over een extern depot bij de firma Hizkia van Kralingen in Den Haag. 3.2 Sturing en beleid Het Belasting & Douane Museum werkt binnen de organisatorische structuur van belastingdienst/douane, specifiek binnen de afdeling Bedrijfsvoering van het Douane Landelijk Kantoor (DLK). Vanuit deze afdeling vinden de ondersteunende processen voor onder meer de bedrijfsvoering plaats. De stichting Belastingmuseum Prof. Dr. Van der Poel heeft een dagelijks en een algemeen bestuur en stuurt op de uitvoering van het beleidsplan. Het ministerie van Financiën zorgt via DLK voor financiering van personeel en materieel, zoals huisvesting en facilitaire diensten en stelt budget beschikbaar voor behoud en beheer van de collectie. DLK dringt steeds meer aan op integratie van systemen en processen van het ministerie en het museum. Naar de mening van het museum sluit dit niet altijd goed aan op de eigen doelstellingen en ambities zoals collectietoegankelijkheid (collectieregistratie en internet), werving van personeel en samenwerking met anderen. Het museum heeft een aantal plannen opgesteld met betrekking tot beleid en strategie, zoals een algemeen beleidsplan, het merkkompas (brochure over de identiteit van het museum) en een informatieplan. 3.3 Financiële en facilitaire middelen In de monitor geeft het museum aan in redelijke mate te beschikken over voldoende financiële en materiële middelen voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Uit het onderzoek is niet gebleken dat er zich aantoonbare tekortkomingen in het collectiebeheer voordoen door een tekort aan middelen. 3.4 Personele organisatie De organisatie telt 12 FTE in vaste dienst per januari 2013 waarvan 0,6 FTE tot 31 december 2013 is belast met het behoud en beheer van de collectie. Daarna is dat 1,4 FTE. Er zijn 4 vrijwilligers voor het behoud en beheer en de digitalisering. Voor restauraties maakt het museum gebruik van particuliere restauratoren. In de monitor geeft het museum aan dat er onvoldoende personeel beschikbaar is voor de uitvoering van het behoud en beheer van de collectie. Tijdens de inspectie werd dit door de directeur ontkracht en toegelicht dat er voldoende personeel is voor de Pagina 9 van 24
uitvoering van de beheertaken, mits de doelstellingen/projecten voldoende worden gefaseerd. 3.5 Kwaliteitszorg De rapportage van de laatste audit van het Museumregister geeft aan dat het museum voldoende kwaliteitsbewustzijn heeft bij het uitvoeren van het collectiebeheer. Van een systematische kwaliteitszorg door toepassing van een kwaliteitssysteem is echter geen sprake. In samenhang met het gedeeltelijk ontbreken van administratieve procedures vormt dit een risico voor de continuïteit en de kwaliteit van de uitvoering van beheertaken. Conclusie Er is sprake van kwaliteitsbewustzijn in de taakuitvoering maar geen doorgevoerde structurele en actuele kwaliteitszorg. Aanbeveling Invoering van een systeem van structurele kwaliteitszorg. Pagina 10 van 24
4 Registratie Een volledige en geautomatiseerde registratie van museale voorwerpen en een periodieke controle op de aanwezigheid op de geregistreerde verblijfplaats moet voorkomen dat voorwerpen vermist raken. Registratie van verwerving, vermissing, verlies, beschadiging of vernietiging van museale voorwerpen is voorwaarde voor een actueel inzicht in de omvang van de rijkscollectie, de eigendomssituatie en bijzonderheden over de staat van de rijkscollectie. Bevindingen Het Belasting & Douane Museum heeft een informatieplan uit 2010 met twee onderdelen: het informatiebeleidsplan en het digitaliseringsplan. Echter, er ontbreekt een actueel beleid voor de registratie van de collectie. Het museum heeft in de monitor aangegeven dat de registratiegraad 80% is van een totaal van 50.000 voorwerpen. Volgens het museum gaat het bij de andere 20% om de nog niet in Adlib Museum geregistreerde fotocollectie met ruim 13.000 afbeeldingen. Daarnaast zijn een kleine 100 voorwerpen nog niet geregistreerd. Aan het registreren van de deelcollectie foto s wordt gewerkt, maar hieraan is geen prioriteit toegekend. De registratie is geautomatiseerd door gebruik van Adlib. Van alle geregistreerde voorwerpen zijn de elementaire registratiegegevens vastgelegd, zoals titel, vervaardiger, afmeting, materiaal en dergelijke. De objectregistratie voldoet volgens het museum niet en moet inhoudelijk en tekstueel nagekeken worden. Hieraan is prioriteit toegekend en voor de uitvoering is een collectie registratie project opgesteld. In het projectplan is aangegeven dat de werkzaamheden eind 2015 moeten zijn afgerond. De uitvoering zou in het voorjaar 2014 beginnen, maar heeft vertraging opgelopen. Daarnaast werkt Adlib zeer traag, zodat alle zoek- en registratiehandelingen veel tijd kosten. Uit de monitor blijkt dat in de registratie bij 22% van de voorwerpen is voorzien in digitaal beeldmateriaal. Het Belasting & Douane Museum streeft ernaar om de collectie online te zetten via DiMCoN en Europeana. Het collectie registratie project Adlib richt zich ook op het (publiek) digitaal toegankelijk maken van de al reeds geregistreerde collectie. Tijdens de inspectie is vastgesteld dat geregistreerde voorwerpen niet altijd op de aangegeven verblijfplaats vindbaar zijn. De actuele standplaats is nog niet ingevoerd bij voorwerpen die voor afstoting in aanmerking komen (D-collectie) en in een transitfase verkeren. Ook voorwerpen die in restauratie zijn, hebben geen aangepaste standplaats. Daarnaast zijn de langdurige bruiklenen niet in Adlib opgenomen maar zijn handmatig geregistreerd (map langdurige bruiklenen). Restauratieverslagen en conditierapporten zijn ook in mappen opgeslagen en niet in Adlib. Het museum voert niet met vaste regelmaat verblijfplaatscontroles uit. Dit wordt veelal gekoppeld aan andere beheeractiviteiten. Pagina 11 van 24
Conclusies Er ontbreekt een actueel registratiebeleid. De uitvoering van de collectieregistratie is niet op orde: - De registratie zelf is geheel geautomatiseerd maar niet op orde. Het museum werkt aan verbetering. - Er is sprake van een registratieachterstand van voornamelijk de fotocollectie. - De verblijfplaats van geregistreerde voorwerpen wordt onvoldoende gecontroleerd. Aanbevelingen Verbetering van het registratiebeleid. Verbetering van de uitvoering van de collectieregistratie: - Het Adlib collectie registratie project prioriteit geven en de collectie online toegankelijk maken. - Stel een plan van aanpak op om de fotocollectie en de langdurige bruiklenen in Adlib te registeren. - De ICT voorziening voor Adlib behoeft verbetering: het systeem moet sneller en efficiënter werken. Pagina 12 van 24
5 Beheer en behoud Om ook toekomstige generaties te kunnen laten genieten van de rijkscollectie is het essentieel dat deze door goed beheer behouden blijft. Passende bewaaromstandigheden, controles en het nemen van maatregelen ter verbetering van bewaaromstandigheden en de conditie van de museale voorwerpen zijn hierbij van belang. Bevindingen Aangetoond is dat het Belasting & Douane Museum streefwaarden heeft vastgesteld voor klimaat. In het museum en het depot is klimaatklasse B aangehouden (precieze beheersing met gradiënten plus temperatuurverlaging in de winter (40% en 60% +/- 10%), temperatuur zo laag mogelijk om de RV te handhaven). Voor licht zijn streefwaarden bepaald voor tentoongestelde lichtgevoelige voorwerpen. In de tentoonstellingsruimten en in het depot in Den Haag vinden doorlopend klimaatmetingen plaats. Storingen in het klimaatsysteem in Rotterdam worden gemeld bij het installatiebedrijf. Er vindt geen verificatie van de metingen plaats met handmeters. Analyse van meetgegevens vindt plaats, maar niet met vaste regelmaat; aangegeven is dat het depot in Den Haag minder frequent wordt bezocht door andere prioriteiten. Analyses van klimaatmetingen in het depot zijn gedocumenteerd en blijken in 2013 binnen de klasse te liggen. Maatregelen ter verbetering van het klimaat worden vooral genomen op basis van kennis en routine. Uit momentopname tijdens inspectie blijkt dat de door het museum gemeten temperatuur en relatieve vochtigheid in de museale ruimten in Rotterdam en in het depot in Den Haag voldoen aan de gestelde eisen. Het museum hanteert algemeen geldende streefwaarden voor licht. Lichtmetingen worden niet structureel uitgevoerd. Het museum heeft geen lichtdataloggers. Lichtmetingen met een losse meter worden gedaan bij de lichtgevoelige objecten, zoals blijkt uit de analyse 2013-2014. Op basis van lichtmetingen wil het museum maatregelen nemen om schade te voorkomen, maar over het algemeen zijn de lichtwaarden goed blijkt uit de analyse van de metingen door het museum. Controles op en preventie van aantasting door ongedierte in het depot is door het museum/opslagbedrijf uitbesteed. Daarnaast controleert het museum zelf op aantasting door motten in het depot. Schoonmaken van voorwerpen wordt ook door het museum zelf uitgevoerd. Het museum voert niet met regelmaat conditiecontroles uit. Net als voor de verblijfplaatscontroles vinden conditiecontroles in de tentoonstellingsruimten en het depot veelal plaats zonder regelmaat maar in samenhang met andere beheeractiviteiten. Controles worden niet vastgelegd in Adlib. Langdurige bruiklenen worden door het museum jaarlijks gecontroleerd op conditie. Controles worden niet uitgevoerd op basis van een vastgestelde procedure. Wel heeft een restaurator naar de conditie van de schilderijen gekeken en daarvan een werklijst opgesteld. Deze lijst wordt aangevuld met andere voorwerpen die in de loop der tijd gezien zijn door de collectiebeheerder. Tijdens de inspectie zijn geen noemenswaardige onvolkomenheden vastgesteld met betrekking tot de conditie van de collectie. Pagina 13 van 24
Conclusies Het museum heeft beleid voor klimaat, licht en ongediertebestrijding en schoonmaak geformuleerd. De bewaaromstandigheden in de tentoonstellingsruimten in Rotterdam en het depot in Den Haag voldoen aan de eigen eisen. Op het gebied van procedures en regelmatige controles op conditie en verblijfplaats valt nog verbetering te boeken. Aanbeveling Uitvoering van controles en analyses uit op basis van beschreven procedures. Leg de controleresultaten vast. Pagina 14 van 24
6 Veiligheid Maatregelen ter bevordering van de veiligheid en beveiliging van de rijkscollectie moeten er voor zorgen dat museale voorwerpen niet beschadigd raken of zelfs verloren gaan. Om passende maatregelen te nemen is het nodig een risicoinventarisatie op te stellen. Een calamiteiten- en collectiehulpverleningsplan waarvan de werking door oefeningen wordt getoetst zijn van belang voor het behoud van de collectie bij calamiteiten. Het geheel aan veiligheidszorg wordt samenhangend beschreven in een integraal veiligheidsplan. Voor een landelijke analyse van veiligheidsincidenten en kennisbevordering bij musea is het van belang dat incidenten worden gemeld in het landelijk incidentenregister DICE van de RCE. Bevindingen In de monitor is vermeld dat het museum beschikt over een integraal veiligheidsplan. Bij de inspectie is aangegeven dat dit het calamiteitenplan met een CHV en BHV deel betreft. Het BHV plan is nog niet klaar en wordt in het najaar 2014 vastgesteld. In dit plan is de in- en externe hulpverleningsorganisatie beschreven. De rijksbeveiligingsorganisatie voert jaarlijks een schouw op fysieke beveiliging en procedures in het museum met betrekking tot het gebouw uit. Securitas voert dagelijks beveiligingscontroles uit. De beveiligingsmeldingen gaan naar de meldkamer in Apeldoorn en de brandmeldingen gaan rechtstreeks naar de brandweer. Verder zijn in het CHV plan procedures beschreven voor het personeel hoe calamiteiten te voorkomen en hoe te handelen als deze zich voordoen. Het calamiteitenplan voorziet in een collectie-evacuatieplan. Voor de tentoonstellingsruimten is per verdieping aangegeven welke museale voorwerpen in aanmerking komen voor evacuatie. Hierbij is nog niet voorzien in plattegronden en afbeeldingen van de voorwerpen. Het museum heeft veiligheids- en beveiligingsmaatregelen getroffen van organisatorische, bouwkundige en elektronische aard, ook naar aanleiding van de verbouwing van de museumpanden in 2012. Hierbij zijn brandweer en politie betrokken. Het is voor de Erfgoedinspectie niet inzichtelijk of de maatregelen zijn gebaseerd op een veiligheidsbeleid of plan waarin (mede) veiligheidsrisico s voor de collectie zijn afgewogen. Wel is in het calamiteitenplan aandacht besteed aan een analyse van risico s met betrekking tot de collectie uit het verleden. Deze risicoanalyse heeft geleid tot het nemen van maatregelen, zoals het onderhoud van de dakgoten na een waterlekkage. Er zijn na de opening van het museum nog geen ontruimingsoefeningen met de collectie gehouden. Het Belasting & Douane Museum hanteert geen eigen incidentenregister, maar incidenten worden wel in DICE geregistreerd. Incidenten met schade aan rijkscollectie tot gevolg, zoals met de mottenplaag in het depot in Den Haag, zijn niet gemeld aan de Erfgoedinspectie. Pagina 15 van 24
Conclusies Het museum beschikt nog niet over een actueel en vastgesteld integraal calamiteitenplan met procedures voor de veiligheid van de collectie in tentoonstellingsruimten en depots. Het museum heeft veiligheids- en beveiligingsmaatregelen voor het gebouw getroffen, maar niet duidelijk is hoe deze maatregelen zich verhouden tot de veiligheidsrisico s voor de collectie. In de registratie van incidenten is voorzien, maar incidenten met schade aan rijkscollectie worden niet gemeld aan de Erfgoedinspectie. Aanbevelingen Voltooiing van het calamiteitenplan en stel het vast. Inventarisatie of de veiligheidsmaatregelen dekkend zijn voor de veiligheidsrisico s voor de collectie. Organisatie van calamiteitenoefeningen (met dummies of table top) Melding van incidenten met schade aan de rijkscollectie aan de Erfgoedinspectie. Pagina 16 van 24
7 Zichtbaarheid Het tonen van de museale voorwerpen aan een zo groot mogelijk publiek en het verstrekken van informatie over de voorwerpen is een kerntaak van musea. Tonen van de collectie kan fysiek plaatsvinden in vaste en in wisselende tentoonstellingen, door het in bruikleen geven van museale voorwerpen en door digitale ontsluiting via het internet. De wijze waarop musea hun collecties toegankelijk maken wordt beschreven in een presentatiebeleid. Bevindingen Het Belasting & Douane Museum heeft het presentatiebeleid in het beleidsplan opgenomen. Hierin zijn de presentatiedoelen en doelgroepen omschreven en is de educatie uitgewerkt. Ook heeft het museum een informatieplan, bestaande uit een informatiebeleidsplan en een digitaliseringsplan. Hierin is een analyse gemaakt van de wijze hoe het museum de informatie optimaal kan inzetten om de collectie toegankelijk te maken en de bezoekers (fysiek of virtueel) te bereiken. Tussen 2010 en 2012 zijn alle tentoonstellingsruimten van het museum vernieuwd. In principe zijn er jaarlijks twee nieuwe wisseltentoonstellingen. Door de prioriteit van de uitvoering van het collectie registratie project is het aantal wisseltentoonstellingen voor de komende twee jaren gereduceerd. Een klein deel van de gehele collectie is digitaal toegankelijk gemaakt voor het publiek. Het museum heeft geen collectiedatabank op de eigen museumwebsite, maar doet mee aan Het geheugen van Nederland, DiMCoN en Europeana. In het informatieplan is beschreven welke doelen het museum nastreeft om de collectie voor het publiek (digitaal) toegankelijk te maken en hoe dit wordt gerealiseerd. Conclusie De digitale toegankelijkheid kan nog verbeterd worden. Het museum werkt aan de verbetering hiervan. Aanbeveling Afronding van de uitvoering van de collectiedigitalisering op afzienbare termijn. Pagina 17 van 24
Pagina 18 van 24
8 Administratieve organisatie Een actuele administratieve organisatie met beschreven procedures voor het beheer van de rijkscollectie draagt bij aan duidelijkheid van verantwoordelijkheden en een zorgvuldige uitvoering van beheertaken. Zonder beschreven procedures is er een risico op een gebrek aan uniformiteit en continuïteit in de uitvoering van beheertaken. Actuele en dekkende procedures zijn voorwaarde bij de toepassing van kwaliteitszorg. Bevindingen Tijdens de inspectie is vastgesteld dat het museum beschikt over een procedurebeschrijving, maar dat deze niet is geactualiseerd. De procedurebeschrijving dateert uit een periode dat het museum deelnam aan het project Qmus model procesanalyse voor musea. SPECTRUM wordt als naslagwerk gebruikt maar niet toegepast. Bovendien is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor het actualiseren en de naleving van de procedures en processen. Zo worden bijvoorbeeld verblijfplaatscontroles en activiteiten met betrekking tot bewaaromstandigheden, conservering en restauratie uitgevoerd op basis van kennis en routine en niet (mede) op basis van vastgestelde procedures. Conclusie Het museum beschikt niet voor alle beheertaken over vastgestelde procedures. Dit heeft door de geringe omvang van de organisatie geen directe gevolgen voor de dagelijkse uitvoering van deze taken. Wel geeft dit een risico voor de continuïteit bij veranderingen in de organisatie, zoals personeelswisselingen en nieuwe taken. Aanbeveling Vaststelling van procedures op korte termijn voor collectiebeheer en met name voor conservering en restauratie. Ga bij het opstellen van procedures na of SPECTRUM, de museale standaard voor procedures, hierbij bruikbaar is. Pagina 19 van 24
Pagina 20 van 24
9 Bijlagen 9.1 Werkwijze inspecties Voorbereiding inspectie Ter voorbereiding van de inspectie zijn documenten van de instelling met informatie over het collectiebeheer geraadpleegd en geanalyseerd (zie ook onder 9.2). Waar beschikbaar is ook gebruik gemaakt van actuele rapportages van het Museumregister (niet verzelfstandigde musea) en rapportages van de Visitatiecommissie (verzelfstandigde musea). Samenhang monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Eén van de bronnen voor de inspectie vormt de monitor Erfgoedinspectie 2013-2014. Op basis van door de instellingen aangeleverde monitorgegevens is hen een zogenoemde kleurrapportage toegezonden. Hierin is inzichtelijk gemaakt hoe de instelling presteert op de verschillende onderwerpen, ook in vergelijking met andere instellingen. Op onderdelen kan het inspectierapport tot een andere conclusie komen dan de toegekende kwalificatie in de kleurrapportage. Inspectie op locatie De inspectie op locatie bestaat uit het voeren van een (introductie)gesprek met de directeur van het museum en met de direct verantwoordelijke(n) voor het collectiebeheer (zie ook onder 9.2). Tijdens de inspectie zijn zo nodig nog niet eerder geraadpleegde stukken ingezien. Onderdeel van de inspectie is een praktijktoets op de registratiegraad en kwaliteit. Hiervoor wordt het collectieregistratiesysteem ingezien en wordt een beperkte steekproef genomen ter verificatie van de vindbaarheid van geregistreerde voorwerpen. Voor de steekproef worden aselect 15 voorwerpen uit de registratie geselecteerd en 15 voorwerpen uit de tentoonstellingsruimten en depots. Tijdens de rondgang door deze ruimten voor het uitvoeren van de steekproef wordt tegelijkertijd ook andere beheeraspecten in de praktijk getoetst. Dit betreft bijvoorbeeld (het meten van) bewaaromstandigheden, de conditie van voorwerpen en veiligheidsmaatregelen. Rapportage De conceptrapportages zijn ter verificatie van de bevindingen voorgelegd aan de geïnspecteerde instelling, waarna de opmerkingen zijn verwerkt in het eindrapport. Pagina 21 van 24
9.2 Inspectie BDM Op 22 en 24 april 2014 is een inspectie uitgevoerd bij het Belasting & Douane Museum. Voor de inspectie zijn de volgende bronnen geraadpleegd: Interviews met directeur collectiebeheerder coördinator facilitaire zaken Documenten Monitor Erfgoedinspectie 2013-2014 Auditrapport Museumregister 2013 Beleidsplan groei in een veranderend bestel 2013-2018 Jaarverslag 2012 Merkkompas Belasting & Douane Museum Informatiebeleidsplan en digitaliseringsplan Schoonmaakplan Ongediertebestrijding en preventie depot (contract) Klimaatmetingen en analyse depot Lichtmetingen en analyse museum Invul- en Controle Instructies Adlib Museum plus 2.0.1 Huurovereenkomst Rijksgebouwendienst depot Wegastraat 35 Den Haag Calamiteitenplan Notitie reikwijdte positie Algemene Bestuur governance code cultuur Pagina 22 van 24
Colofon Erfgoedinspectie Rijnstraat 50 Postbus 16478 (IPC 3500) 2500 BL Den Haag Tel: 070 4124012 E:info@erfgoedinspectie.nl www.erfgoedinspectie.nl Den Haag, oktober 2014 Missie Met alert en proportioneel toezicht brengt de Erfgoedinspectie het behoud (en beheer) van cultureel erfgoed en overheidsinformatie naar het gewenste kwaliteitsniveau met het oog op de duurzame toegankelijkheid en beschikbaarheid. Visie De inspectie vindt dat een goed functionerende interne systematische kwaliteitszorg bijdraagt aan een betere naleving van wet- en regelgeving. Zij ziet daar een eigen verantwoordelijkheid voor organisaties en stimuleert een systematische kwaliteitszorg bij de organisaties. In haar optreden is de inspectie zacht waar het kan en hard waar het moet en treedt zij zo nodig op. Pagina 23 van 24
Pagina 24 van 24