JAARVERSLAG 2012 1
Inhoudsopgave 2 Voorwoord 3 3. Profiel van de organisatie 4 3.1. Algemene identificatiegegevens 4 3.2. Structuur van de organisatie 4 3.3. Kerngegevens 7 4. Bestuur, toezicht en medezeggenschap 11 4.1. Normen voor goed bestuur 11 4.2. Raad van bestuur 12 4.3. Toezichthouders (raad van commissarissen) 12 4.4. Medezeggenschap 15 4.5. Bedrijfsvoering 17 5. Beleid, inspanningen en prestaties 21 5.1. Missie, visie en kernwaarden 21 5.2. Meerjarenbeleid Espria 23 5.3. Meerjarenbeleid GGZ Drenthe 25 5.4. Algemeen beleid Espria 29 5.5. Algemeen beleid GGZ Drenthe 30 5.6. Risico s, kansen en onzekerheden 41 5.7. Samenleving, samenwerkingsrelaties en belanghebbenden 43 5.8. Kwaliteit en veiligheid 45 5.9. Personeelsbeleid 50 5.10. Financieel beleid 52 6. Toekomstparagraaf 57 Personalia 2012 58 Contactgegevens 59 2
2. Voorwoord 2012 was voor GGZ Drenthe een bewogen jaar. Pas eind 2011 werd duidelijk dat in 2012 een aanzienlijke bezuinigingsoperatie moest worden uitgevoerd, omdat het ZVW-budget met 8,5 miljoen werd gereduceerd. De bezuinigingen hebben een grote impact gehad op cliënten, medewerkers en andere betrokkenen. Het deed pijn dat afdelingen moesten worden gesloten, cliënten met veranderingen in de geleverde zorg werden geconfronteerd en medewerkers moesten afvloeien of elders te werk worden gesteld. Het is aan de inzet van velen te danken, dat de doelstellingen van deze bezuinigingsoperatie grotendeels zijn gehaald en de continuïteit van de organisatie niet in gevaar is gekomen. Maar GGZ Drenthe is in 2012 niet alleen maar bezig geweest met bezuinigen. Integendeel, met onverminderd enthousiasme en betrokkenheid zijn vele nieuwe ontwikkelingen tot stand gebracht of in gang gezet. Om er enkele te noemen: de start van nieuwe behandelafdelingen, zoals het Centrum voor Verstandelijke Beperking en Psychiatrie en de crisisunit van de FPK, de verdere invoering van het herstelconcept, de vervanging van bedden in de kliniek door ambulante alternatieven (FACT-teams, SPITS), de verschuiving van de specialistische naar de generalistische zorg, de vernieuwde crisisdienst, de centralisatie van de aanmeldingen, verhoging van de productiviteit en efficiency van processen, enz., enz. Tevens is een organisatieverandering voorbereid, waarvan de eerste fase al per 1 januari 2013 wordt doorgevoerd. Wij zijn trots op wat onze organisatie in een financieel moeilijk jaar aan resultaten heeft neergezet. Iedereen die daaraan heeft bijgedragen komt waardering en dank toe. Ook de komende jaren zullen voor ons en andere GGZinstellingen niet makkelijk zijn. Dat vervult ons zeker met zorg, maar de ervaringen van 2012 geven ook het vertrouwen dat wij erin zullen slagen onze weg te vinden naar nieuwe manieren om onze maatschappelijk opdracht te vervullen. 3
3. Profiel van de organisatie 3.1. Algemene identificatiegegevens De Stichting GGZ Drenthe is op 1 april 1999 ontstaan uit een juridische fusie van de Stichting APZ-Drenthe en de Stichting RIAGG Drenthe. Op 25 juni 2007 is de Stichting GGZ Drenthe een bestuurlijke fusie aangegaan met de Stichting Evean Groep. Met ingang van 1 januari 2010 is de Stichting Evean Groep volledig opgegaan in de Stichting Espria. Sinds die datum is de Stichting GGZ Drenthe een zelfstandige werkmaatschappij als onderdeel van de Stichting Espria. Hieronder zijn de identificatiegegevens van GGZ Drenthe weergegeven. Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting GGZ Drenthe Adres Dennenweg 9 Postcode 9404 LA Plaats Assen Telefoonnummer (0592) 33 48 00 Identificatienummer Kamer van Koophandel 41186586 E-mailadres info@ggzdrenthe.nl Internetpagina www.ggzdrenthe.nl 3.2. Structuur van de organisatie 3.2.1. Stichting Espria Stichting Espria bestaat uit meer dan dertig organisaties en bedrijfsonderdelen (zie organogram op pag. 7), alle onder leiding van een resultaatverantwoordelijke directie. De verschillende onderdelen vallen onder zes rechtspersonen. Daarnaast heeft Espria een 51% belang in Evean Services B.V. De verschillende organisaties en bedrijfsonderdelen van Espria zijn onderverdeeld naar zorglijn en regio. Espria richt zich primair op de volgende zorglijnen: Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT), Geestelijke Gezondheidszorg (GGZ) en Verstandelijk Gehandicaptenzorg (VGZ). Daarnaast is Espria actief op het gebied van Kraamzorg, Jeugdgezondheidszorg en Kinderopvang. De kernregio s voor Espria waren in 2012 Noord-Holland (VVT en Kraamzorg) en Noordoost-Nederland (alle sectoren). Vereenvoudiging van de organisatiestructuur Waar mogelijk streeft Espria naar een versimpeling van de juridische structuur van het concern. Dit heeft er in 2012 toe geleid dat de onderdelen Stichting Thuiszorg en Service West-Veluwe, Stichting Zorg en Service West- Veluwe en de Zorgwinkels Kruiswerk West-Veluwe B.V. zijn gefuseerd met Stichting Icare. Deze onderdelen vielen voorheen onder Stichting Icare. De onder Stichting Evean vallende Stichting Personen alarmering is opgeheven. Ook worden er plannen gemaakt om Stichting Evean Thuiszorg, Stichting Evean Zorg Amsterdam en Stichting Evean Zorg samen te voegen tot één Regio Evean. Dit zal in 2013 worden geëffectueerd. 4
Het grootste deel van de activiteiten van GGZ Drenthe zijn direct ondergebracht in de rechtspersoon Stichting GGZ Drenthe. Voor een klein gedeelte vallen deze activiteiten in aparte BV s, waarvan GGZ Drenthe aandeelhouder is. Dit is het geval voor de ondersteuning van de eerstelijnszorg, die in de BV Indigo is ondergebracht, evenals een groot deel van de arbeidsgerelateerde psychiatrie die is ondergebracht in Intend BV. In deze BV s participeren ook andere GGZ-instellingen. GGZ Drenthe heeft een eenhoofdige leiding die onder de titel van Bestuurder rechtstreeks rapporteert aan de Raad van Bestuur van de Stichting Espria. De uitvoering van de zorgverlening vindt plaats in divisies onder leiding van divisiedirecties. In 2012 kende GGZ Drenthe drie regionale divisies (Noord, Zuidwest en Zuidoost) en twee divisies naar zorgsoort (Forensische Psychiatrie en Kinder- en Jeugdpsychiatrie). Daarnaast was er het organisatieonderdeel Indigo. Er is een organisatieverandering voorbereid, die per 1 januari 2013 resulteert in overgang naar drie provinciaal georganiseerde divisies naar doelgroep. Zie hiervoor hoofdstuk 4.2.De ondersteunende activiteiten (voor zover niet uitgevoerd door het SSC van Espria) zijn ondergebracht in de ondersteunende diensten Finance & Control (F&C), Personeel, Organisatie & Opleidingen (PO&O), Informatisering & Automatisering (I&A), Facilitair Bedrijf (FB) en Bestuursdienst. Het management van de ondersteunende diensten ressorteert rechtstreeks onder de Bestuurder, evenals de Somatische Dienst, afdeling Vastgoed, afdeling Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) en de opleidingen voor zorgprofessionals. Organogram GGZ Drenthe 2012 Bestuurder GGZ Drenthe Finance & Control Bestuursdienst A-opleiding AO/ IC PO & O Informatisering & Automatisering Opleidingen Vakbibliotheek Facilitair Bedrijf Somatische Dienst Vastgoed Divisie GGZ Noord- Drenthe Divisie GGZ Zuidwest- Drenthe Divisie GGZ Zuidoost- Drenthe Divisie Forensische Psychiatrie Divisie Kinder- en Jeugdpsychiatrie Indigo 6
De trajectbegeleider van het FACT-team gaat samen met mij bekijken waar mijn interesses en mogelijkheden liggen. Ik merk dat er een team van mensen om me heen staat dat kennis van zaken heeft en samenwerkt om snelle hulp te bieden. Ze luisteren daarbij heel goed naar wat ik zélf vind wat er nodig is. Omdat ik weet dat ik het uiteindelijk zelf moet doen, is dat precies wat ik nodig heb. Cliënt, FACT-team Hoogeveen (psychiatrische hulp aan huis), GGZ Drenthe 3.3. Kerngegevens 3.3.1. Kernactiviteiten en nadere typering De kernactiviteiten van GGZ Drenthe liggen op het terrein van de geestelijke gezondheidszorg en omvatten het bieden van zorg (behandeling, verpleging, verzorging en begeleiding) aan daarvoor geïndiceerde cliënten, zowel intramuraal, semimuraal als extramuraal. GGZ Drenthe is toegelaten tot alle zeven AWBZ-functies (huishoudelijke verzorging, persoonlijke verzorging, verpleging, ondersteunende begeleiding, activerende begeleiding, behandeling en verblijf). GGZ Drenthe verzorgt psychiatrische zorg vooral in het kader van de Zorgverzekeringswet. Daarnaast wordt forensische psychiatrische zorg ten behoeve van het Ministerie van Justitie verleend. Ook op het gebied van WMO en OGGZ wordt psychiatrische zorg verleend. Voorts behoren het opleiden van professionals (psychiaters, psychologen, verpleegkundigen) en het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek tot de kerntaken, omdat daarmee de professionaliteit van werken wordt bevorderd. Ultimo 2012 beschikte GGZ Drenthe over de volgende toelatingen op grond van de ZvW, AWBZ en Justitie: 922 plaatsen voor verzekerden met een psychiatrische aandoening, waarvan: 635 plaatsen voor psychiatrische aandoeningen algemeen; 103 plaatsen voor forensisch psychiatrische patiënten; 120 plaatsen voor verslaafden; 44 plaatsen voor sterk gedragsgestoord licht verstandelijk gehandicapten (SGLVG); 20 plaatsen voor klinisch psychiatrische gezinsverpleging. 7
Onderstaande tabellen geven een nadere typering van de activiteiten van GGZ Drenthe: Typering Ja/nee Ambulante behandeling Klinische behandeling Deeltijdbehandeling Ambulante forensische behandeling Klinische forensische behandeling Indien ja: justitiële FPC dan wel FPK met tbs-plaatsen Kleinschalig wonen (voorheen: beschermd wonen) Begeleid Zelfstandig Wonen / ambulante begeleiding Dagactiviteiten Ja Ja Ja Ja Ja FPK Ja Ja Ja AWBZ-functies geleverd door GGZ Drenthe Functie Persoonlijke verzorging Verpleging Ondersteunende begeleiding Activerende begeleiding Behandeling Verblijf op grond van de AWBZ Ja/nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Overige AWBZ-prestaties geleverd door GGZ Drenthe Prestatie Ja/nee Uitleen verpleegartikelen Prenatale zorg Advies, instructie en voorlichting Voedingsvoorlichting Nee Nee Nee Nee Doelgroepen cliënten GGZ Drenthe Doelgroep Somatische aandoening of beperking Psychogeriatrische aandoening of beperking Psychiatrische aandoening Lichamelijke handicap Verstandelijke handicap Zintuiglijke handicap of communicatieve stoornis Psychosociale problemen Private zorg geleverd door GGZ Drenthe Zorg verleend gefinancierd vanuit niet-publieke middelen Ja/nee Ja Ja Ja Nee Ja Nee Ja Ja/nee Nee 8
3.3.2. Patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van de kerngegevens met betrekking tot patiënten/cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten voor GGZ Drenthe over 2012. Kerngegevens Cliënten Aantal patiënten/cliënten in zorg/behandeling op 1 januari van verslagjaar 27.137 Aantal nieuw ingeschreven patiënten/cliënten in zorg/behandeling in 9.108 verslagjaar Totaal aantal patiënten/cliënten in zorg/behandeling in verslagjaar 36.245 Aantal uitgeschreven patiënten in verslagjaar 9.428 Aantal patiënten/cliënten in zorg/behandeling op 31 december van 26.817 verslagjaar Waarvan Zorg Zwaarte Pakket (ZZP)-patiënten/cliënten in zorg/behandeling op 31 december van 427 verslagjaar Capaciteit Het aantal bedden/plaatsen dat beschikbaar is voor dagelijkse planning van opnames, verblijf of voor dagbehandeling Waarvan kleinschalig wonen Aantal/bedrag Aantal Aantal 908 Productie Zorgverzekeringswet Aantal Aantal in verslagjaar geopende DBC s (ontleend aan instellingsinformatiesysteem, niet uit DIS) 17.640 Aantal in verslagjaar gesloten DBC s (ontleend aan instellingsinformatiesysteem, niet uit DIS) 19.140 Aantal ambulante contacten in verslagjaar 746.564 Aantal dagen met verblijfszorg inclusief kleinschalig wonen en BOPZ 96.328 in verslagjaar Productie AWBZ Aantal ZZP-dagen met verblijfszorg inclusief kleinschalig wonen in verslagjaar Waarvan kleinschalig wonen Aantal 152.196 Aantal geleverde dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar 16.237 9
Personeel GGZ Aantal patiëntgebonden, ggz-geöriënteerde personeelsleden in loondienst op 31 december van verslagjaar Aantal overig, ggz-geöriënteerde personeelsleden in loondienst op 31 december van verslagjaar Aantal ggz-geöriënteerde personeelsleden in loondienst op 31 december van verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Aantal 1.861 744 2.605 Bedrag in euro s Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 158.804.408 Waarvan wettelijk budget voor AWBZ/Zvw-zorg, exclusief subsidies: 149.279.278 t.b.v. Zorgverzekeringswet 81.465.415 t.b.v. AWBZ 49.510.246 t.b.v. justitie 16.100.584 t.b.v. overig (o.a. asielzoekers/illegalen) 2.203.033 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 9.525.130 t.b.v. overig 9.525.130 3.3.3. Werkgebieden GGZ Drenthe richt zich op een breed spectrum aan eerstelijns, tweedelijns en derdelijns psychiatrische zorg, die zowel ambulant, klinisch als residentieel wordt aangeboden. De eerstelijnszorg wordt vanuit Indigo georganiseerd en heeft de Drentse gemeenten als werkgebied. De specialistische basisfuncties (tweedelijnszorg) zijn binnen de provincie Drenthe binnen drie regionale divisies (Noord, Zuidoost en Zuidwest) georganiseerd. Naast de basisfuncties leggen de divisies zich ook toe op derdelijns specialisaties, die veelal een regio-overstijgend karakter hebben. De specialistische functies van de Divisie Noord zijn: behandeling van mensen met schizofrenie; behandeling van mensen met ernstige trauma s, waaronder veteranen; behandeling van patiënten met psychische en verslavingsproblematiek. De specialistische functies van de Divisie Zuidwest zijn: behandeling van echtparen waarvan een of beide partners psychische problemen hebben; behandeling van gezinnen met meervoudige en psychiatrische problemen; specialistisch centrum voor transculturele psychiatrie; langdurige behandeling van patiënten met een dubbele diagnose (psychiatrie en verslaving), afkomstig uit de Randstad; behandeling van verstandelijk gehandicapten met psychiatrische problematiek. De specialistische functies van de Divisie Zuidoost zijn: psychiatrische thuiszorg voor verslaafden; praktijkondersteuning huisartsen; Elektro Convulsieve Therapie. Naast de geografisch georiënteerde divisies heeft GGZ Drenthe een Divisie Forensische Psychiatrie, die zich richt op zorg voor en behandeling van mensen met alle varianten in justitiële titels en/of vrijwillige aanmelding. De kliniek is gespecialiseerd in het bieden van sluitende ketenzorg, beveiligende zorg en zorgprogrammering voor deze doelgroep. De kliniek heeft een bovenregionale functie. Verder is de kinder- en jeugdpsychiatrie van GGZ Drenthe ondergebracht in een aparte divisie KJP. Deze divisie werkt vooral voor de Drentse regio s. 10
4. Bestuur, toezicht en medezeggenschap 4.1. Normen voor goed bestuur Professioneel bestuur, professioneel toezicht daarop en een goede, transparante verantwoording zijn voor elke organisatie van essentieel belang. Stakeholders en vooral klanten weten zich hierdoor verzekerd van kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. Dat geldt zeker voor een maatschappelijke onderneming als Espria. Wij oriënteren ons voor normen voor goed bestuur niet alleen op de zorgsector, maar ook op de woningcorporatiesector. Espria heeft sinds 8 april 2008 een intensief samenwerkingsverband met Woonzorg Nederland, een woningcorporatie die vooral actief is op het gebied van seniorenhuisvesting en zorgvastgoed. Personele unie Espria en Woonzorg Nederland Stichting Espria en stichting Woonzorg Nederland werken nauw samen met als doel oplossingen op het gebied van zorg, service en wonen te ontwikkelen die bijdragen aan de kwaliteit van leven van hun klanten. Dit zijn veelal ouderen en kwetsbare mensen. De samenwerking krijgt onder meer vorm in een personele unie: de raden van bestuur en commissarissen van Espria en Woonzorg Nederland bestaan uit dezelfde personen. Espria heeft geen statutaire of andere formele relatie met Woonzorg Nederland. Espria met haar onderdelen blijft een volledig zelfstandige entiteit. Hoge eisen op het gebied van governance Espria en Woonzorg Nederland worden op hun beleidsterrein geconfronteerd met vergelijkbare maatschappelijke en politieke ontwikkelingen. Met afnemende publieke middelen en mogelijkheden moet meer ondernemerschap worden getoond. Dit moet leiden tot vernieuwing, verbreding en verbetering van de dienstverlening aan klanten. Naast maatschappelijke bevlogenheid wordt daarbij gevraagd om een zakelijke inschatting van de risico s die met een grotere beleidsvrijheid samenhangen en vooral om het beheersen van die risico s. Stichting Espria en stichting Woonzorg Nederland willen tot de best in class op het gebied van governance behoren. Bij de vormgeving van de governancestructuur van Espria en Woonzorg Nederland zijn daarom zowel de bepalingen van de Zorgbrede Governance Code als van de Governance Code Woningcorporaties toegepast. Concreet betekent dit voor de governance structuur van Stichting Espria dat de Zorgbrede Governance Code is aangevuld met artikelen uit de Governance Code Woningcorporaties. Hierbij is uitgegaan van toepassing van maximale transparantie en helderheid. Het meest zware artikel uit beide codes geldt voor beide stichtingen. Dat betekent voor Espria veelal zwaardere eisen op het gebied van financiële regulering en controle. Dit past bij de hogere eisen die door de marktwerking in de zorgsector door financiële instellingen worden gesteld aan zorgorganisaties. De governance is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de raad van bestuur en raad van commissarissen. De uitgangspunten en principes in de Zorgbrede Governance Code en in de Governance Code Woningcorporaties zijn onder meer bepalend voor de wijze waarop onderstaande punten binnen de governancestructuur van Espria zijn vorm gegeven: invloed en betrokkenheid van en verantwoording aan belanghebbenden; de wijze waarop de organisatie wordt bestuurd; de wijze waarop toezicht wordt gehouden op het bestuur; waarborgen voor onafhankelijkheid en tegengaan van belangenverstrengeling bij bestuur en toezicht; honorering van bestuurders en toezichthouders. 11
4.2. Raad van bestuur De raad van bestuur van Espria bestaat uit M.W. (Marco) Meerdink, A.Th.J.M. (Anton) Zuure, J.L. (John) Kauffeld. Per 1 januari 2013 is T.T.M. (Tiana) van Grinsven benoemd als vierde bestuurder. De bestuursleden vormen ook de raad van bestuur van Woonzorg Nederland. De raad van bestuur is primair verantwoordelijk voor: de strategie en het beleid van het concern; de realisatie van de doelstellingen van het concern; de beheersing van de risico s die het verwezenlijken van de doelstellingen in de weg staan; de naleving van alle relevante wet- en regelgeving; de maatschappelijke verantwoording van de organisatie. De besluitvorming binnen de raad van bestuur vindt plaats met meerderheid van stemmen. Het bestuur legt bepaalde belangrijke bestuursbesluiten aan de raad van commissarissen ter goedkeuring voor. Deze besluiten zijn in de statuten nader omschreven. Nieuwe aansturing organisatie De raad van bestuur heeft in 2012 een verandering ingezet in de wijze waarop de organisatie van Espria wordt aangestuurd. Verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering en uitvoering van beleid wordt meer decentraal in de organisatie belegd, waardoor de bestuursleden zich meer kunnen toeleggen op de strategische koers van het concern, alsmede op het bevorderen van synergie en innovatie binnen het concern. Directies De directies van de bedrijfsonderdelen geven binnen door de raad van bestuur aangegeven inhoudelijke en financiële kaders leiding aan hun eigen bedrijfsonderdeel. Binnen deze kaders stellen de directies een eigen beleidsplan en begroting op, die met de raad van bestuur worden besproken en daarna ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Directies van bedrijfsonderdelen werken samen met andere bedrijfsonderdelen om synergievoordelen te behalen en worden door de raad van bestuur actief betrokken bij strategische vraagstukken. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de vorm van synergiedagen. Taken, bevoegdheden en werkwijze In de statuten en in het reglement van de raad van bestuur zijn de taken, bevoegdheden en werkwijze van de raad van bestuur vastgelegd. Deze zijn te vinden op: www.espria.nl. Onderdeel van het reglement is een regeling in verband met tegenstrijdige belangen en nevenfuncties. 4.3. Toezichthouders (raad van commissarissen) Algemeen In dit jaarverslag legt de raad van commissarissen publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop de raad invulling heeft gegeven aan de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar. Samenstelling raad van commissarissen De raad van commissarissen van Espria heeft vanwege de personele unie met Woonzorg Nederland dezelfde samenstelling als de raad van commissarissen van Woonzorg Nederland. De raad van commissarissen heeft in 2012 een aantal mutaties ondergaan. Per 1 maart 2012 stelde mw. H. Vletter-van Dort haar zetel beschikbaar vanwege een bijzondere opdracht toezicht op toezicht in verband met haar commissariaat bij De Nederlandsche Bank. 12
Mevrouw H.M. Prast heeft om persoonlijke redenen haar commissariaat per 11 oktober 2012 beëindigd. De heer M.J. van Rijn heeft op 2 november 2012 zijn functie als voorzitter neergelegd in verband met zijn benoeming tot staatssecretaris van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Vanwege deze feiten, in combinatie met het vertrek van een tweetal andere commissarissen in 2011 als gevolg van het aflopen van de benoemingstermijn, achtte de raad van commissarissen het wenselijk om in ieder geval de positie van voorzitter weer zo spoedig mogelijk in te vullen. De raad van commissarissen heeft daarom besloten niet over te gaan tot openbare werving, doch rechtstreeks hiervoor een kandidaat te benaderen. De heer H.C.P. Noten was in 2009 (in een openbare wervingsprocedure) ook al geschikt bevonden als voorzitter van de raad van commissarissen van Espria en Woonzorg Nederland, maar had destijds een belangenconflict met zijn (inmiddels beëindigde) voorzitterschap van branchevereniging Actiz. Dit heeft er toe geleid dat de heer Noten per 31 december 2012 is benoemd als voorzitter van de raad van commissarissen. Op grond van nieuwe wetgeving omtrent het maximeren van het aantal commissariaten dat een persoon mag bekleden tot vijf, ingaande 1 januari 2013, waarbij het voorzitterschap dubbel telt, overschrijdt het aantal commissariaten van de heer Noten dit maximum met één. Dit is toegestaan op grond van de overgangsbepalingen in de wet. De heer P.A.M. Loven is per 31 december 2012 tot lid van de raad van commissarissen benoemd. De heer Loven heeft een financiële achtergrond. Hij volgt de heer H.J. van den Bosch op, die per 1 maart 2013 zijn functie heeft beëindigd vanwege de maximale zittingsduur van acht jaar. De ontstane vacatures door het vertrek van mevrouw H. Vletter-Van Dort en mevrouw H.M. Prast zullen in 2013 worden ingevuld. Onafhankelijkheid Het reglement van de raad van commissarissen bevat regelingen met betrekking tot onder andere onafhankelijkheid, tegenstrijdige belangen en nevenfuncties. Alle commissarissen zijn onafhankelijk en kunnen - mede als gevolg van de waarborgen in het reglement - ten opzichte van elkaar, de raad van bestuur en andere organen onafhankelijk functioneren. In 2012 is geen sprake geweest van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij een lid van de raad van commissarissen of de raad van bestuur betrokken is geweest. Werkwijze De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van de raad van bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting en de met haar gelieerde rechtspersonen. Daarnaast heeft de raad een adviesfunctie voor de raad van bestuur. Bij de vervulling van zijn taak richt de raad van commissarissen zich naar het (maatschappelijk) belang van de stichting en de met haar gelieerde rechtspersonen, met een bijzondere aandacht voor de volgende onderwerpen: de strategie en de risico s verbonden aan de activiteiten van de organisatie; de realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de organisatie; de opzet en werking van de interne risicobeheersing- en controlesystemen; de financiële verslaglegging; de kwaliteit en veiligheid van de activiteiten; de naleving van wet- en regelgeving; de verhouding met belanghebbenden; het op passende wijze uitvoering geven aan de maatschappelijke doelstelling en verantwoordelijkheid van de organisatie. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de raad van commissarissen zijn omschreven in de statuten van Espria. Een en ander is verder uitgewerkt in het reglement voor de raad van commissarissen d.d. 23 september 2009. De informatievoorziening door de raad van bestuur aan de raad van commissarissen is vastgelegd in een informatieprotocol. De raad van bestuur rapporteert de raad van commissarissen regelmatig over de voortgang van de speerpunten uit het jaarplan, zoals financiële en inhoudelijke doelstellingen, strategisch plan en samenwerkingsvormen. Dit stelt de raad van commissarissen mede in staat om zijn toezichthoudende taak goed te vervullen. De raad van commissarissen heeft in het verslagjaar acht maal vergaderd in aanwezigheid van de raad van bestuur. De raad van commissarissen heeft daarnaast een aantal maal in eigen kring vergaderd, onder andere over 13
het eigen functio neren en het functioneren van de raad van bestuur. Bij de bespreking van het jaarverslag 2011 was ook de accountant aanwezig. Toezicht op strategie In de raad van commissarissen is intensief met de raad van bestuur gesproken over aanscherping van de strategische keuzes, de topstructuur en besturing van het samenwerkingsverband Espria - Woonzorg Nederland. In dat kader is besloten om het concern nog meer als strategische holding in te richten, waarbij op geleide van door de raad van bestuur aangegeven strategische kaders, de operationele aansturing zoveel mogelijk op het niveau van de bedrijfsonderdelen van het samenwerkingsverband plaatsvindt. De verwachte implicaties van de Herzieningswet voor de corporatiesector zijn ook aan de orde geweest. Eén van de aandachtspunten daarbij is het verbod op een personele unie, tegelijkertijd, zowel op het niveau van de raad van commissarissen als op het niveau van de raad van bestuur. Hoewel het wetsvoorstel ultimo 2012 nog niet door de Eerste Kamer is aangenomen hebben raad van commissarissen en raad van bestuur van Espria/Woonzorg Nederland gemeend wel op de invoering van de wet te moeten anticiperen. In verband met de door de markt en regeringsbeleid gedreven bestuursuitdagingen, is besloten de personele unie op het niveau van de raad van bestuur te handhaven. De personele unie op het niveau van raad van commissarissen zal worden opgeheven op het moment dat de wet hiertoe verplicht. In 2012 is de raad van commissarissen gestart met de voorbereidingen van de opheffing van de personele unie, onder meer door definiëring van de profielen van de raden van commissarissen na de opheffing. Bij de werving van nieuwe commissarissen wordt alvast met deze profielen rekening gehouden. Ten slotte zijn de gevolgen van het regeerakkoord Bruggen Slaan onderwerp van discussie geweest, waarbij nogmaals werd bevestigd dat de zorgsector onder steeds meer financiële druk komt te staan en het van groot belang is dat Espria zich intensief blijft voorbereiden op de toekomst. Toezicht op kwaliteit De raad van commissarissen heeft via de Kwaliteitsmonitor toezicht gehouden op de kwaliteit. Het toezicht werd voorbereid door de commissie kwaliteit van de raad van commissarissen, op basis van rapportages van de raad van bestuur. Toezicht op de financiële continuïteit De raad van commissarissen heeft in 2012 toezicht gehouden op de financiële continuïteit aan de hand van de begroting, kwartaalrapportages en jaarrekeningen. De raad van bestuur heeft concrete normen voor de financiële continuïteit vastgelegd in een kaderbrief. Op basis van deze kaderbrief is de begroting voor 2013 gemaakt. Toezicht op besluiten van de raad van bestuur De raad van commissarissen heeft in het verslagjaar 2012 besluiten tot goedkeuring genomen ten aanzien van onder meer de volgende onderwerpen: de strategische keuzes, (top-) structuur en besturing samenwerkingsverband Espria - Woonzorg Nederland; verlenen van recht van hypotheek aan het Waarborgfonds voor de Zorgsector op een perceel van Stichting Zorggroep Meander; jaarverslag en jaarrekening 2012; juridische fusie tussen Stichting Thuiszorg en service West Veluwe, Stichting Zorg en service West Veluwe en Zorgwinkels West Veluwe BV (verdwijnende stichtingen) en Stichting Icare (ontvangende stichting); vrijwaring in verband met fiscale boetes; compliance beleid mededinging; ontbinding van Stichting Evean Personen Alarmering. 14
4.4. Medezeggenschap 4.4.1. Cliëntenraad Het Koepel Overleg Cliëntenraden Psychiatrie (KOCP) is de gesprekspartner voor de bestuurder over zaken die het niveau van de cliëntenraden van de zorgdivisies overstijgen. Het KOCP bestaat uit vertegenwoordigers van de cliëntenraden. GGZ Drenthe kent de cliëntenraden Noord, Zuidoost, Zuidwest en Forensische Psychiatrie. Deze raden behartigen de belangen van de cliënten en ontlenen hun bestaansrecht aan de Wet Medezeggenschap Clienten Zorginstellingen (WMCZ 1996). Voor die tijd was er al sinds 1973 periodiek overleg met de diverse directies. De personele samenstelling van het KOCP was op 1 januari 2012 als volgt: de heer D. Bralds en de heer J. van Dijk (Cliëntenraad Noord); de heer G. Nutterts en de heer J. Jansen (Cliëntenraad Zuidoost); de heer E. Tempelman en de heer R. ter Horst (asp. lid) (Cliëntenraad Zuidwest); vertegenwoordiging Cliëntenraad Forensische Psychiatrie. Onafhankelijk voorzitter: de heer C. Elissen. De personele samenstelling van het KOCP op 31 december 2012 was als volgt: de heer D. Bralds en de heer J. van Dijk (Cliëntenraad Noord); de heer G. Nutterts en de heer J. Jansen (Cliëntenraad Zuidoost); de heer J. van Biessum (Cliëntenraad Zuidwest); vacature (vertegenwoordiging Cliëntenraad Forensische Psychiatrie). Onafhankelijk voorzitter: de heer C. Elissen In 2012 heeft het KOCP over de volgende onderwerpen advies uitgebracht: richtlijn eenzijdige opzegging behandelovereenkomst / gedwongen ontslag; bezuinigingsbeleid; voordracht (zeven) nieuwe leden voor de Klachtencommissie organisatiewijziging circuit Ouderen wijziging van het reglement klachtencommissie voor cliënten voor cliënten; enquêtering clienten die een beroep doen op de klachtencommissie; wijzigingen in de behandelovereenkomst; project prestatieverbetering en inzet externe adviseurs; andere opzet crisisdiensten; diverse zorgprogramma s; beleid naastbetrokkenen; samenwerking De verbinding ; toegankelijkheid intranet voor cliëntenraadsleden; herstelvisie; organisatieverandering (Kadernotitie De Kanteling ); waskosten; klantenkrant. Aan het KOCP is in 2012 formeel ondersteuning c.q. deelname gevraagd m.b.t.: subsidieaanvraag Zorgondersteuningsfonds; Zorgprogrammaraad; project Informatie en Interactie; ICT overleggroep; cliëntenpanels Crisisdienst; overleg met Zorgkantoor; CQI-meting en kwaliteitsmeting KJP (hulplijn ten behoeve van geënquêteerden); deelname aan kwaliteitstoetsing door DNV; inrichting tijdelijke cliëntenraden / panel voor Indigo en Ouderencircuit; behandelplan pilot in Zuidoost. 15
Het KOCP heeft zich laten voorlichten door in- en externe deskundigen over de volgende onderwerpen: familie en naastbetrokkenenbeleid (expertmeeting, familievertrouwenspersoon); crisisdienst; participatie en medezeggenschap; de Hoecsteen (ervaringsdeskundigheid); veranderingen in het gemeentelijk beleid; communicatie; juridische deskundigheid ten behoeve van reglementen. Deelgenomen werd aan de zgn. toogdag voor cliëntenraden binnen Espria. Op provinciaal niveau werd er samengewerkt met: cliëntenraden van collega-instellingen; Gebruikersplatform provincie Drenthe. Op landelijk- en bovenregionaal niveau is het KOCP aangesloten bij: LOC (landelijke koepel voor cliëntenraden: met de drie noordelijke provinciën heeft hiermee apart overleg plaatsgevonden); RGOc (onderzoeksinstituut als samenwerkingsverband van de Rijksuniversiteit Groningen, Lentis, GGZ Friesland en GGZ Drenthe); PVP (adviesraad Stichting Patiëntenvertrouwenspersoon) Scholing werd gevonden bij het LOC in de vorm van een nieuwe, door haar ontwikkelde, cursus (pilot). Daarnaast is meegedacht over de wijze waarop het KOCP deel kan nemen aan de overlegstructuur binnen Espria. Helaas konden deze gesprekken niet met een positief resultaat worden afgerond (de verschillen van inzicht over de juistheid van de reglementen bleken onoverbrugbaar). Dit dossier zal worden overgedragen aan de rechtsopvolger van het KOCP, de Regionale Cliëntenraad (RCR). De overdracht aan de RCR is in 2012 voorbereid en vindt begin 2013 plaats. De belangrijkste vernieuwing is dat de RCR (in tegenstelling tot het KOCP) zelfstandige adviesen instemmingsbevoegdheden krijgt voor aangelegenheden die meerdere divisies of geheel GGZ Drenthe betreffen. Het KOCP kijkt terug op een veel bewogen jaar waarin hoogtepunten (nieuw reglement RCR) en dieptepunten (eigen bijdragen voor GGZ-cliënten en bezuinigingen) elkaar hebben afgewisseld. De balans is onverminderd positief daar waar het gaat om, samen met de verantwoordelijk bestuurder, vormgeven aan beleid dat zich richt op alle cliënten van GGZ Drenthe. De WMCZ en de ruim 35-jarige ervaring met medezeggenschap binnen GGZ Drenthe vormden hierbij de referentiekaders. 4.4.2. Ondernemingsraad GGZ Drenthe kent op centraal niveau een Ondernemingsraad (OR) en binnen de verschillende divisies een Onderdeelcommissie (OC). De dienst Facilitair Bedrijf heeft een eigen OC, de overige ondersteunende diensten zijn ondergebracht bij de verschillende divisies. De OR is de gesprekspartner voor de Bestuurder aangaande GGZbrede organisatie- en beleidszaken. Het gaat hierbij zowel om instemmings- als adviesaanvragen met betrekking tot meerdere beleidsterreinen. Zowel de OR als de OC s kent een dagelijks bestuur en worden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De gesprekspartner van de OC s is de Divisiedirectie. De overige faciliteiten zijn gebaseerd op de Wet op de Ondernemingsraden. Aan de OR zijn in 2012 de volgende advies-/instemmingsaanvragen voorgelegd en behandeld: notitie beleid tot (her)plaatsing; bezuinigingen; bepaling boventalligheid; wijziging organisatie circuit COP; deeladviesaanvragen/formatieplaatsenplannen bezuinigingen; 16
richtlijnen reorganisatie, uitvoering Sociaal Plan en herplaatsingprocedures; notitie overhead in relatie tot het primaire proces; deeladviesaanvraag bezuinigingen divisie Noord; deeladviesaanvraag bezuinigingen divisie Zuidwest; deeladviesaanvraag bezuinigingen divisie Zuidoost; deeladviesaanvraag bezuinigingen divisie Forensische Psychiatrie; overzicht gevolgen bezuinigingen voor formatie KJP; inzet extern adviseur (Project Prestatieverbetering); notitie HBOV-duaal; plan van aanpak Arbo; inzet 3e pool Crisisdienst; regeling Studiekosten en Studieverlof; wijziging reglement Klachtencommissie voor cliënten; bezuinigingen Overhead; deeluitwerking inrichting generalistische GGZ; digitale personeelsdossiers (gesloten envelop); aanvulling op inloopspreekuur bedrijfsartsen; herziene aanvraag Bouwen aan Functies; invulling circuitmanagement Ouderen; Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E); verlenging Project Prestatieverbetering; organisatieverandering (Kadernotitie De Kanteling. Personele samenstelling van de Ondernemingsraad per 31 december 2012: mevrouw A. Wouters, voorzitter mevrouw K. Paas, secretaris mevrouw E. Zwart, ambtelijk secretaris leden: mevrouw S. Baarsma de heer B. Jager mevrouw G. Warring mevrouw C. Verstraaten de heer E. Vleugel de heer L. van der Lei de heer L. Eind mevrouw G. Offereins mevrouw G. Wesselink de heer J. Rutgers. 4.5. Bedrijfsvoering 4.5.1. Besturingsmodel De werkmaatschappijen binnen Espria zijn ingedeeld naar zorglijnen (VVT, GGZ, VGZ, Kraamzorg, JGZ en kinderopvang) en binnen zorglijnen (indien van toepassing) naar regio s. De concernbrede ondersteunende diensten zijn in een SSC georganiseerd. GGZ Drenthe is als werkmaatschappij binnen Espria zelfstandig resultaatverantwoordelijk. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van directeuren en bestuurders zijn vastgelegd in een procuratieregeling voor het concern. Voor de bestuurder van GGZ Drenthe geldt een specifieke volmachtregeling. Binnen de Planning & Control (P&C) cyclus vindt de interne bewaking en beheersing van sturing- en risicobeheersingsystemen plaats. De P&C cyclus biedt het management de mogelijkheid om in een vroeg stadium (bij) sturingsmaatregelen te nemen, op basis van goed onderbouwde plannen en permanente monitoring, zodat de 17
organisatie en haar doelstellingen worden bestuurd en beheerst. In de P&C cyclus gaat het om drie soorten informatie: a. Sturingsinformatie Informatie voor het nemen van beslissingen. b. Interne verantwoordingsinformatie Informatie over de uitvoering van beleidsplannen, jaarplannen en projecten (zowel maandelijks, bij afwijkingen van de gestelde doelen, als integraal per kwartaal). c. Externe verantwoordingsinformatie Informatie die de rechtspersonen binnen het concern verstrekken aan externen ter verantwoording van het gevoerde beleid. Het eerstverantwoordelijke lid van de Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de coördinatie en de vaststelling van de P&C producten op het niveau van de werkmaatschappijen en het SSC. Concerncontrol heeft de verantwoordelijkheid voor de kaders voor eenduidige rapportages door de directies van de werkmaatschappijen (inclusief de bestuurder van GGZ Drenthe) aan het eerstverantwoordelijke lid van de Raad van Bestuur, en is verantwoordelijk voor de geconsolideerde rapportages aan de Raad van Bestuur. In het besturingsmodel van Espria en ook van GGZ Drenthe staat integraal management centraal. Dat betekent dat de zorgdirecteuren integraal verantwoordelijk zijn voor alle processen binnen hun eigen bedrijfsonderdeel. Concreet betekent dit verantwoordelijk zijn voor het primaire proces én voor het verbruik (en volume) van de ondersteunende diensten. Directeuren die een zorgproces aansturen zijn budgetverantwoordelijk, waarbij het SSC de kosten doorberekent aan de werkmaatschappijen op basis van serviceafspraken, de te verwachten kosten en volgens vooraf overeengekomen verdeelsleutels. GGZ Drenthe kent aanvullend voor de psychiatrie het beginsel van duaal en integraal management. De leiding van de zorgeenheden is zowel op divisie- als op clusterniveau in handen van een leidinggevende met zorginhoudelijke kennis en een leidinggevende met bedrijfskundige kennis, die gezamenlijk collegiaal verantwoordelijk zijn voor het totale functioneren van de eenheid. Het besturingsmodel van de organisatie is in 2012 ongewijzigd gebleven. De bestuurder van GGZ Drenthe delegeert de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de besturing van de divisies en stafdiensten aan de divisiedirecteuren en de managers van de ondersteunende diensten. De kaders waarbinnen dit gebeurt, zijn vastgelegd in managementcontracten, die de afspraken bevatten over de te leveren prestaties aan de hand van concreet meetbaar gemaakte prestatie-indicatoren (KPI s). Voor 2013 is een organisatiewijziging voorbereid, waarbij zowel de sturing als de structuur van de organisatie veranderen. Onder andere wordt het uitgangspunt van duaal management voor een deel losgelaten. Zie hiervoor hoofdstuk 4. 4.5.2. P&C cyclus Het lange termijnbeleid van GGZ Drenthe, dat mede is afgeleid van het meerjarenbeleid van Espria, wordt vastgelegd in een meerjarenplan met daarin vervat de missie en de visie. De strategienota van GGZ Drenthe voor de periode 2010-2012 is in 2009 vastgesteld. De voorbereidingen voor een nieuw meerjarenplan voor de periode 2012-2015 zijn gestart. Het korte termijnbeleid heeft een focus van één jaar. In de kaderbrief, afgeleid van de begrotingskaders Espria, wordt het lange termijnbeleid vertaald in doelstellingen voor het komende jaar. De divisieen stafdirecteuren formuleren op basis daarvan hun jaarplannen. Ook in de jaarplannen moet het directe verband tussen strategie, doelstellingen, activiteiten en resultaten tot uitdrukking komen. De afspraken die op basis van de jaarplannen worden gemaakt over de te leveren prestaties worden vastgelegd in managementcontracten. Door periodieke rapportages (kwartaal-/halfjaar- en jaarverslag) over de uitvoering van de jaarplannen vindt monitoring plaats van de mate waarin de plannen gerealiseerd worden. Dit is de basis voor de concernjaarverslaggeving en verantwoording aan stakeholders. 18
De aansturing van de zorgprocessen is gebaseerd op het principe van integraal management. Integraal betekent dat het management van een organisatieonderdeel de volledige verantwoordelijkheid draagt voor het realiseren van de overeengekomen doelstellingen voor dat organisatieonderdeel. Dat omvat zowel de vormgeving en uitvoering van de primaire processen als de vormgeving en uitvoering van de secundaire processen, ook al wordt daarvoor gebruik gemaakt van de diensten van anderen (de ondersteunende diensten en het SSC). Een divisiedirecteur is dus evenzeer verantwoordelijk voor de inhoud van het behandelprogramma en de inzet van therapeutisch personeel, als voor het onderhoud aan het gebouw waar de behandeling gegeven wordt en de inzet van schoonmaak- en technisch personeel. Dat vereist goede afspraken tussen het management van de divisies en de ondersteunende diensten. Het niveau van de dienstverlening van de ondersteunende diensten aan de divisies wordt vastgelegd in dienstverleningscontracten, die eveneens periodiek tussen leverancier en klant worden geevalueerd. De systematiek van dienstverleningscontracten is overigens nog niet geheel uitgekristalliseerd. 4.5.3. Ontwikkelingen bedrijfsvoering 2012 De bedrijfsvoering van GGZ Drenthe heeft in 2012 in belangrijke mate in het teken van het uitvoeren van het bezuinigingsprogramma gestaan. In april 2012 zijn 60 fte boventallig geworden. De betrokken medewerkers hebben andere functies binnen of buiten GGZ Drenthe gekregen. Eind 2012 zijn er nog 4 fte boventallig. Daarnaast is er in 2012 veel aandacht uitgegaan naar het project prestatieverbetering, dat zich richt op het verder verbeteren van de sturing van de bedrijfsprocessen. Toenemende zorgvraag en knellende financiering GGZ Drenthe ziet als gespecialiseerde zorgaanbieder de zorgvraag vanuit de verschillende doelgroepen van mensen met psychiatrische problemen toenemen, ondanks de invoering van de eigen bijdrage in de GGZ in 2012. De zorgvraag van buiten de regio blijft groeien en ook zien we relatief zwaardere patiënten instromen. In deze zorgvraag kan vanuit de financiering niet volledig worden voorzien. Dit knelt des te meer om de ontwikkeling naar extramuralisering goed te kunnen inzetten. GGZ Drenthe heeft steeds nadrukkelijk gezocht naar de zorgvuldige balans tussen cliëntvraag en (financieel) verantwoorde zorgproductie. Over 2012 is een meerproductie van 1,3 miljoen (1%) gerealiseerd. DBC-systematiek Met ingang van 2013 wordt door de invoering van de prestatiebekostiging in de Zorgverzekeringswet op Diagnose Behandel Combinaties (DBC s) afgerekend. In 2012 is relatief veel tijd en aandacht uitgegaan naar verbetering van de zorgregistraties en de persoonlijke zorginzet van behandelaren. Verder zijn diverse tools voor de sturing op DBC s ontwikkeld. ZZP s Eind 2011 zijn voor de specialistische doelgroepen Duurzaam Verblijf en Beter Leven passende herindicaties afgegeven. Hiermee is voor 2012 sprake van meer basisproductie en lagere toeslagen in de AWBZ. Voor de FPK geldt met ingang van 2012 een specifieke toeslag voor beveiliging en meerzorg in de AWBZ. De huidige AWBZbevoorschotting blijft ook in 2013 vooralsnog ongewijzigd, zodat zorgaanbieders voor de ZZP-financiering nog niet afhankelijk zijn van de kredietfaciliteiten van bankiers. DBBC s Voor de justitiële zorg is de DBBC-systematiek stapsgewijs ingevoerd. Ook in 2012 geldt nog de volledige prestatiebekostiging op oude NZa-parameters, maar wordt door middel van bevoorschotting DBBC-facturering gestimuleerd. Regelingen AO/IC De afdeling AO/IC heeft in 2012 controles uitgevoerd op basis van het opgestelde controleplan AO/IC. In dit controleplan staan controlewerkzaamheden uitgeschreven in afstemming met de externe accountant. Het merendeel van de controlewerkzaamheden had betrekking op de productieverantwoording ZVW, AWBZ en Justitie met als doel de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid hiervan vast te stellen en te waarborgen. Leidend voor deze controlewerkzaamheden is landelijke wet- en regelgeving, zoals controleprotocollen, uitvoeringsregelingen en regelingen AO/IC. Hierin zijn normen van betrouwbaarheid en nauwkeurigheid opgenomen.de resultaten van 19
de controlewerkzaamheden op de productieverantwoording ZVW, AWBZ en Justitie hebben aangetoond dat GGZ Drenthe voldoet aan de geldende normen voor deze financieringsvormen. Dit is vastgesteld door de Financial Auditor van Espria en bekrachtigd met een goedkeurende productieverklaring van de externe accountant. In 2013 blijft Afdeling AO/IC een bijdrage leveren aan het optimaliseren van de registratie en facturatie en het reduceren van registratiefouten. Ik focus niet op klachten, maar probeer samen met mijn cliënt de situatie oplossingsgericht te bekijken. Meestal is het niet eens nodig om cliënten door te verwijzen. Doordat mensen met psychische klachten in hun eigen huisartsenpraktijk terecht kunnen, is de zorg erg laagdrempelig. Thijs Postma, Praktijkondersteuner GGZ vanuit Indigo 20