Beschrijvend document

Beschrijvend document Europese Aanbesteding volgens de openbare procedure Accountancydiensten Kenmerk: DOS-2015-0006860 Aantal pagina s incl. bijlagen: 43 Datum publicatie: 8 februari 2016

INHOUDSOPGAVE ALGEMEEN... 2 1.1 INLEIDING... 2 1.2 BESCHRIJVING VAN DE PROVINCIE ZUID-HOLLAND... 3 1.3 DOEL VAN DE AANBESTEDING... 3 1.4 OMSCHRIJVING VAN DE AANBESTEDING EN OPDRACHT... 4 1.4.1 PERCEELINDELING... 8 1.4.2 VARIANTEN... 8 1.4.3 WAARDE VAN DE OPDRACHT EN KEUZE PROCEDURE... 8 2 AANBESTEDINGSKADER EN INSCHRIJVINGSPROCEDURE... 9 2.1 ALGEMENE VOORSCHRIFTEN... 9 2.2 PUBLICATIE... 9 2.3 TIJDSCHEMA AANBESTEDING... 9 2.4 CONTACTPERSONEN AANBESTEDING... 10 2.4.1 CONTACTPERSONEN PZH... 10 2.4.2 CONTACTPERSONEN VAN DE INSCHRIJVER... 11 2.5 NOTA VAN INLICHTINGEN... 11 2.5.1 INDIENEN VAN VRAGEN... 11 2.5.2 NOTA VAN INLICHTINGEN... 11 2.5.3 RANGORDE DOCUMENTEN... 11 2.6 KLACHTENREGELING PZH... 11 2.7 CONTRACTUELE EN OVERIGE VERPLICHTINGEN... 12 2.7.1 TOTSTANDKOMING OVEREENKOMST... 12 2.7.2 OVERIGE VERPLICHTINGEN INSCHRIJVER... 12 2.8 INSCHRIJVINGSPROCEDURE... 13 2.8.1 INDIENEN VAN INSCHRIJVING... 13 2.8.2 VOLLEDIGHEID EN GELDIGHEID VAN DE INSCHRIJVING... 13 2.8.3 OPENING VAN DE INSCHRIJVINGEN... 14 2.9 BINDENDE VOORWAARDEN TOT INSCHRIJVING... 15 2.10 INSCHRIJVEN MET BEROEP OP GEGEVENS VAN DERDEN... 17 2.11 SAMENWERKING MET ANDERE ONDERNEMINGEN... 17 2.11.1 INSCHRIJVEN IN SAMENWERKINGSVERBAND... 17 2.11.2 INSCHRIJVEN HOOFDAANNEMER/ONDERAANNEMER(S)CONSTRUCTIE... 18 3 SELECTIEPROCEDURE... 19 3.1 WIJZE VAN BEOORDELEN VAN DE INSCHRIJVINGEN... 19 3.1.1 BEOORDELINGSTEAM... 19 3.1.2 ALGEMENE BEOORDELINGSPROCEDURE... 19 3.2 UITSLUITINGGRONDEN EN GESCHIKTHEIDEISEN... 20 3.2.1 UITSLUITINGGRONDEN... 20 4 GUNNINGPROCEDURE EN BEOORDELINGSMETHODIEK... 21 4.1 GUNNINGPROCEDURE... 21 4.1.1 PROGRAMMA VAN EISEN... 21 4.2 GUNNINGCRITERIA... 22 4.2.1 NADERE GUNNINGCRITERIA... 22 4.2.2 WEGINGSFACTOREN... 22 4.3 BEOORDELINGSMETHODIEK... 22 4.3.1 SUBGUNNING CRITERIUM PRIJS... 24 4.4 ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHRIJVING... 24 4.5 VOORGENOMEN GUNNINGBESLISSING... 25 4.6 ALCATELTERMIJN... 25 4.7 DEFINITIEVE GUNNING... 26 1

Algemeen 1.1 Inleiding Dit Beschrijvend document omschrijft, de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure, om te komen tot het afsluiten van een overeenkomst voor Accountancydiensten ter realisering van haar doelstellingen. Op deze Europese aanbesteding zijn de Richtlijn 2004/18/EG en de Aanbestedingswet 2012 van toepassing. Het beschrijvend document bevat: Inleiding en algemene beschrijving van de Provincie Zuid-Holland (hierna PZH genoemd) en doel en opdracht (hoofdstuk 1); Beschrijving van de inschrijvingsprocedure (hoofdstuk 2); Eisen aan de inschrijver (hoofdstuk 3); Eisen aan de opdracht (hoofdstuk 4); De wijze van gunning (hoofdstuk 5); Tot slot een aantal bijlagen. Deze Europese aanbesteding wordt elektronisch uitgevoerd via het CTM aanbestedingsplatform (hierna te noemen: aanbestedingsplatform). CTM staat voor Complete Tender Management. Voor nadere informatie over het aanbestedingsplatform verwijzen wij u naar de website: www.ctmsolution.nl en de bijgevoegde handleiding. Om deel te kunnen nemen aan deze aanbestedingsprocedure dient uw onderneming geregistreerd te zijn bij het aanbestedingsplatform. Registratie geschiedt eenmalig op http://www.ctmsolution.nl/leveranciers, is gratis en geeft toegang tot alle aanbestedingen die via dit aanbestedingsplatform worden uitgevoerd. Na registratie krijgt u toegang tot alle bij deze aanbesteding behorende documenten. Tevens verloopt alle schriftelijke communicatie over deze aanbesteding via dit aanbestedingsplatform. Om zeker te zijn dat u alle e-mailnotificaties, die per fase kunnen worden weergegeven omtrent de inhoud, documenten en procedure van deze aanbesteding ontvangt raadt PZH u aan om het filter bij het berichtenoverzicht op Uitgeklapt te zetten. PZH benadrukt dat de inschrijver zelf verantwoordelijk is voor de ontvangst van de berichten. Dit document is met de grootst mogelijke zorg samengesteld. Mocht u desondanks onvolkomenheden, onduidelijkheden, procedurefouten en/of tegenstrijdigheden constateren, dan dient u deze, zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk zes (6) dagen voor de sluitingsdatum vóór het indienen van de inschrijving, kenbaar te maken aan de contactpersoon van PZH voor deze aanbesteding via de berichtenmodule (het tabblad Berichten ) onder vermelding van het kenmerk. Vermeldt u daarbij tevens een opgave van consequenties en/of tekstvoorstellen. Hetzelfde geldt voor eventuele bezwaren tegen (delen) van dit beschrijvend document (bijvoorbeeld met betrekking tot criteria, termijnen, werkwijze). PZH behandelt uw berichten in de inlichtingenprocedure onder paragraaf 2.5 Informatie-uitwisseling en Nota van Inlichtingen. Indien naderhand blijkt dat er onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in dit beschrijvend document zitten en deze niet door de inschrijver zijn gemeld, zal dit in het voordeel van de PZH als aanbestedende dienst worden uitgelegd. In hoofdstuk 2 Aanbestedingskader en inschrijvingsprocedure wordt nader ingegaan op de specifiek voor deze aanbesteding geldende voorwaarden en de elektronische wijze van aanbesteden. 2

1.2 Beschrijving van de Provincie Zuid-Holland De Provincie Zuid-Holland (PZH) vormt een bestuurlijke schakel tussen de rijksoverheid en de 67 gemeenten in de provincie. Provinciale Staten (55 leden) vormt het algemeen bestuur van de Provincie Zuid-Holland. Het dagelijks bestuur, het college van Gedeputeerde Staten, bestaat uit vijf gedeputeerden en de Commissaris van de Koning. De dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie berust bij het Directieteam. Het Directieteam bestaat uit de directeuren van drie directies en wordt voorgezeten door de provinciesecretaris. Het Directieteam draagt zorg voor een effectieve ambtelijke ondersteuning van het provinciebestuur met betrekking tot lopende zaken, integrale beleidsopgaven/strategische vraagstukken en integrale bedrijfsvoeringopgaven. Het organogram van de provinciale organisatie en overige informatie vindt u op de website www.zuid-holland.nl. 1.3 Doel van de aanbesteding Met deze aanbesteding wil PZH bereiken, dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een risicodragend partner durft op te stellen en anderzijds instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en zich wijzigende behoeften, onder andere, als gevolg van de Nederlandse wet- en regelgeving. PZH is op zoek naar een partner die vooraf een goede inschatting maakt van de PZH organisatie en de te verrichten werkzaamheden. Door middel van duidelijke afspraken vooraf tussen accountant en organisatie weten de partijen wat van elkaar verwacht mag worden. Met aanloopkosten voor het eerste controlejaar en een redelijke inschatting van (in)efficiëntie aan zowel de zijde van de accountant als aan de zijde van de PZH dient bij inschrijving rekening te worden gehouden. Doel van de aanbesteding is het afsluiten van een overeenkomst met één dienstverlener voor een periode van twee (2) verslagjaren (2016 en 2017) met de mogelijkheid van verlenging van de overeenkomst van maximaal tweemaal één (1) verslagjaar voor alle genoemde werkzaamheden. 3

1.4 Omschrijving van de aanbesteding en opdracht Adviescommissie Voor het opstellen van het bestek voor deze Europese aanbesteding is een Adviescommissie aanwijzing accountant geformeerd, bestaande uit vertegenwoordigers uit Provinciale Staten. Deze adviescommissie laat zich ondersteunen en adviseren door het ambtelijk apparaat van zowel Gedeputeerde Staten als Provinciale Staten. In het bestek komt tot uitdrukking wat Provinciale Staten belangrijk vinden voor de keuze van haar accountant. Het aanbestedingsdocument is vastgesteld door Provinciale Staten. Na deze vaststelling hebben Gedeputeerde Staten besloten deze opdracht conform het aanbestedingsdocument Europees aan te besteden. Na de definitieve gunning wordt de overeenkomst, op basis van een besluit van GS, gesloten tussen de provincie Zuid-Holland en de accountant. Provinciale Staten wijzen de accountant aan. Benoemingstermijn In de voordracht van de adviescommissie aanwijzing accountant aan Provinciale Staten wordt, conform de controleverordening, door de adviescommissie voorgesteld om in afwijking van de controleverordening te kiezen voor een benoemingstermijn van 2 jaar met optie om tweemaal een jaar te verlengen. Het argument hiervoor is dat de adviescommissie eerder een afwegingsmoment wil hebben om te besluiten of het contract met de accountant wordt verlengd of niet. Consultancywerkzaamheden i.r.t. de controleverordening (artikel 6, lid 1 controleverordening) Gedeputeerde Staten kunnen de door Provinciale Staten aangewezen accountant opdrachten geven tot het uitvoeren van consultancywerkzaamheden met uitzondering van opdrachten op het gebied van interne controle en opdrachten die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet). Toelichting op artikel 6, lid 1 Voorgesteld wordt om Gedeputeerde Staten een ruimere mogelijkheid te geven om aan de provinciale accountant opdrachten te kunnen verstrekken tot het uitvoeren van consultancy werkzaamheden. Deze opdrachten mogen evenwel niet liggen op het gebied van interne controle en het mogen ook geen opdrachten zijn die een directe relatie hebben met de werkzaamheden in het kader van de controle op de jaarrekening (artikel 201 provinciewet). Voor deze verruiming zijn twee argumenten. Het eerste argument is dat de huidige strikte bepaling onvoldoende de ontwikkelingen weergeeft die accountantskantoren hebben doorgemaakt. De bepaling stamt uit 2003 en is opgenomen omdat de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controle werkzaamheden voor de jaarrekening bij het wel toestaan van advieswerkzaamheden in het geding zou kunnen komen. De afgelopen jaren hebben de accountantskantoren een ontwikkeling doorgemaakt in die zin dat controlewerkzaamheden en advieswerkzaamheden strikt gescheiden zijn door middel van Chinese Walls. Het bovengenoemde risico is hiermee vervallen. Het tweede argument betreft het aantal accountantskantoren dat zou kunnen inschrijven op een openbare aanbesteding voor de controle op de jaarrekening. Bij een openbare aanbesteding is het van belang dat zoveel mogelijk partijen deelnemen zodat Provinciale Staten een ruime keus hebben. Kantoren maken echter (een financiële) afweging of zij willen inschrijven op consultancy en advieswerkzaamheden of op de jaarrekening controle. Het handhaven van de oorspronkelijke strikte bepaling heeft er in de vorige aanbesteding toe geleid dat minder kantoren willen deelnemen aan de aanbestedingsprocedure waardoor Provinciale Staten minder keus hebben. 4

De accountantscontrole De accountantscontrole van PZH kent een vijftal verschillende activiteiten, te weten: 1. Controle jaarrekening van PZH. 2. De controle van de verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling Verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit, SISA). 3. Controle jaarrekening van het Fonds Nazorg Gesloten Stortplaatsen Zuid-Holland (hierna te noemen Fonds Nazorg). 4. Strategische advisering aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening. 5. Overige additionele controleopdrachten. De uren voor activiteit 4 (Strategische advisering aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten) vormen integraal onderdeel van de uren besteed voor de uitvoering van activiteiten 1 tot en met 3; hiervoor kunnen geen extra kosten in rekening gebracht worden. Voor activiteit 5 (Additionele controleopdrachten) geldt dat een additionele controleopdracht voorafgegaan wordt door een afzonderlijke offerte, waarin de vaste uurtarieven met het aantal te declareren uren wordt aangeboden. Slechts onvoorziene omstandigheden kunnen voor deze controles leiden tot meerwerk. Dit meerwerk moet in voorkomend geval vooraf worden afgestemd met PZH. Voor verdere informatie over de provincie Zuid-Holland verwijzen wij u naar onze website www.zuidholland.nl en naar de onderstaande bijlagen: 1. Boardletter voor Provinciale Staten over 2013 en 2014. 2. Accountantsverslag 2013 en 2014. 3. Accountantsverslag 2013 en 214 Fonds Nazorg. 4. Managementletter 2013-2014 (zal op verzoek worden nagezonden, hiervoor dient u met I.G. Dupon contact op te nemen). 5. Concern IC-plan 2016. 6. Organisatieregeling. 7. Financiële verordening. 8. Controleverordening provincie Zuid-Holland. Ad. 1) Controle jaarrekening van PZH PZH is voornemens een overeenkomst aan te gaan voor de accountantscontrole van de jaarrekening en de bijbehorende overige noodzakelijke (rechtmatigheids)verantwoordingen, zoals IV3. Uitgangspunt voor de controle zijn de eisen overeenkomstig artikel 217 van de Provinciewet leidend tot een getrouwheid- en rechtmatigheidverklaring bij de jaarrekening, waarbij PZH in het bijzonder aandacht vraagt voor: 1. het controleren van de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne controle, op basis van de werkzaamheden die door PZH op dit gebied worden verricht; 2. het controleren op de toepassing van de relevante interne en externe voorschriften, zoals opgenomen in de voor provincies relevante Europese en nationale wet- en regelgeving en het normenkader rechtmatigheid van PZH, waaronder het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)); 3. het controleren op de rechtmatige aanwending van de middelen; 4. het controleren of de informatie in de jaarrekening consistent is met hetgeen in de financiële administratie en in het jaarverslag is opgenomen. De volgende rapportages en verklaringen dienen te worden verzorgd: Controleverklaringen voor rechtmatigheid en getrouwheid en een verslag van bevindingen behorende bij de controle van de jaarrekening ten behoeve van Provinciale Staten (conform artikel 217, lid 2 van de Provinciewet). In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over 5

de onderwerpen die wettelijk zijn voorgeschreven en over onderwerpen omschreven in bijlage IV van deze offerteaanvraag. Een managementletter behorende bij de (interim) controle ten behoeve van Gedeputeerde Staten en het management van PZH. Een boardletter behorende bij de (interim) controle ten behoeve van Provinciale Staten. Algemeen geldt dat de beoogde externe accountant goed bekend is met overheidsaccountancy, met name met accountancy in de provinciale en gemeentelijke branche. Specifieke materiekennis is vereist met betrekking tot de provinciale financiële systematiek op het gebied van begroten en verantwoorden en de daarop betrekking hebbende wet- en regelgeving. De accountant wordt aangewezen door Provinciale Staten en werkt in opdracht van Provinciale Staten. De accountant treedt op als adviseur Provinciale Staten en in het bijzonder voor de Commissie Onderzoek van de Rekening, hierna COR genoemd. De jaarstukken worden opgesteld onder verantwoordelijkheid van Gedeputeerde Staten. Ad. 2) De verplichte bijlage bij de jaarrekening op grond van de regeling verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen (Single Information en Single Audit (SISA)) Voor SISA is de reguliere jaarrekeningcontrole door de accountant van de provincie, uitmondend in een controleverklaring bij de jaarrekening, het uitgangspunt. Deze controleverklaring bij de jaarrekening vervangt tevens de afzonderlijke controleverklaringen per verantwoording over een specifieke uitkering. Over de bijlage bij de jaarrekening met informatie over de specifieke uitkeringen wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven. Conform de eisen die zijn opgenomen in artikel 3a BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden) beoordeelt de accountant voor elke specifieke uitkering of er sprake is van risico's die richtinggevend zijn voor de inrichting van de accountantscontrole. Indien de provincie één of meer specifieke uitkeringen ontvangt met een omvang van ten minste 125.000, - in het verantwoordingsjaar voert de accountant in ieder geval voor elk van die specifieke uitkeringen een deelwaarneming uit. In de "Nota Verwachtingen accountantscontrole" van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is dit verder uitgewerkt. Voor de bevindingen over specifieke uitkeringen gelden daarnaast op grond van artikel 5, lid 4 BADO afwijkende rapporteringtoleranties ten opzichte van andere onderdelen van de reguliere jaarrekening. De vakdepartementen krijgen zo voldoende informatie om de specifieke uitkeringen vast te stellen en de Algemene Rekenkamer van informatie te voorzien. Ad. 3) Controle jaarrekening van het Fonds Nazorg De provincie Zuid-Holland is op basis van de sinds 1 april 1998 geldende Nazorgregeling Wet milieubeheer bestuurlijk, organisatorisch en financieel verantwoordelijk voor de eeuwigdurende nazorg van gesloten stortplaatsen, die op of na 1 september 1996 nog in bedrijf waren. Het doel van de nazorgregeling is om zeker te stellen dat stortplaatsen ook na sluiting aan het geëiste beschermingsniveau voldoen, zodat zij geen risico vormen voor het milieu. Het bestuur van de Stichting Fonds Nazorg wordt gevormd door twee leden van Gedeputeerde Staten van PZH. De administratie van dit fonds wordt gevoerd door PZH. Om pragmatische redenen wordt de controle van de jaarrekening van het Fonds Nazorg uitgevoerd door dezelfde accountant als de jaarrekening van de provinciale organisatie. Momenteel draag het Fonds zorg over één stortplaats in de exploitatiefase, vier stortplaatsen in de sluitingsfase en vier stortplaatsen in de nazorgfase. In de bijlage ook de gewijzigde nota intensivering energiebeleid ZH en de bijbehorende voordracht (op 26 februari 2014 vastgesteld in Provinciale Staten). Om de nazorgverantwoordelijkheid te kunnen bekostigen, legt de provincie aan de stortplaatsexploitant gedurende de looptijd van de exploitatievergunning heffingen op. Naast de 6

heffingen verwerft het fonds inkomsten door het beleggen van de in het fonds beschikbare middelen. De beleggingen zijn uitgezet op basis van het beleggingsstatuut van het fonds, dat is opgesteld met in achtneming van de Wet Financiering decentrale overheden (Fido). Het Fonds heeft momenteel een belegd vermogen van 45,6 mln., dat belegd is in vier fondsen Ad. 4) Strategische advisering aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van PZH, voortvloeiend uit de controle van de jaarrekening De strategische advisering komt o.a. tot uitdrukking door het uitbrengen van (tussentijdse) boardletters waarin de accountant Provinciale Staten informeren over o.a. de kwaliteit en de toereikendheid van de administratieve organisatie en interne beheersing. Maar ook door het voeren van periodiek (afstemming-) overleg met de COR en de Statengriffier. Daarnaast kunnen PS conform artikel 2, lid 3e van de controleverordening gebruik maken van de mogelijkheid om de accountant specifieke aandachtspunten mee te geven bij de controle op de jaarrekening. Van de nieuwe accountant wordt een verdere verdieping van de strategische advisering verwacht. Bijvoorbeeld doordat hij PS actief informeert (de uitoefening van de ogen en oren functie) over wat hem opvalt in de organisatie waarbij rekening wordt gehouden met de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van GS en PS. Maar ook welke (financiële) trends en ontwikkelingen er zijn op de provinciale beleidsterreinen en wat daarvan de effecten zijn voor de Provincie Zuid-Holland. Ook mag van de accountant worden verwacht dat hij kennis en ervaring uit het eigen netwerk actief deelt met de Staten, bijvoorbeeld ontwikkelingen uit andere provincies. Kortom, een accountant die relevante thema s en ontwikkelingen voor de provincie proactief signaleert en rapporteert. Aangezien de vergaderfrequentie van de COR is verhoogd van 2 naar 4 vergaderingen per jaar, is er ook meer gelegenheid om met de accountant, naast de vaste bespreekpunten in het kader van de jaarrekeningcontrole, van gedachten te wisselen over trends en ontwikkelingen. De verbreding en verdieping van de strategische advisering door de accountant is onderdeel van het aanbestedingsdocument en valt dus financieel gezien binnen de overeenkomst die met de nieuwe accountant zal worden afgesloten. Aanvullende adviezen en/of onderzoeken (niet passend binnen de strategische advisering) worden gezien als meerwerk. Provinciale Staten kunnen hiervoor het eigen onderzoeksbudget benutten dan wel extra middelen beschikbaar stellen. Ad. 5) Additionele controleopdrachten De additionele controle opdrachten omvatten bijvoorbeeld controleopdrachten voor de COR en financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers. De COR kan de accountant additionele controleopdrachten verlenen, waarvoor de accountant voorafgaand aan de start van de werkzaamheden per opdracht een offerte indient, waarin een vaste prijs wordt aangeboden gebaseerd op een standaard uurtarief zoals geoffreerd. De werkzaamheden starten nadat PZH opdracht heeft verleend naar aanleiding van de offerte. De controle op alle financiële verantwoordingen aan subsidieverschaffers betreft alle verantwoordingen die door PZH worden opgesteld en waarvoor een accountantsverklaring is benodigd. Het gaat hier meestal om subsidieverschaffers, zoals de Europese Commissie. De specifieke uitkeringen van de rijksoverheid worden merendeels verantwoord op basis van de regeling SISA en vallen onder activiteit 2. Uitzondering hierop is de verantwoording op basis van de regeling SISA, deze valt onder onderdeel 2. Voor projecten waarin PZH participeert, maar waarvoor een andere partij de financiële verantwoording opstelt, geldt een inspanningsverplichting voor PZH om deze werkzaamheden aan de contractpartij te gunnen. PZH kan in de laatstgenoemde gevallen echter nooit aansprakelijk worden gesteld, indien de opdracht aan een andere partij wordt gegund. 7

1.4.1 Perceelindeling Deze aanbesteding is niet onderverdeeld in percelen 1.4.2 Varianten Bij deze aanbesteding zijn geen varianten toegestaan. 1.4.3 Keuze procedure Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een Europese openbare procedure: Bij een niet-openbare procedure kunnen goede partijen reeds in de selectiefase afvallen, de inschrijflast voor Inschrijver blijft gelijk en de werklast is groter dan bij een openbare procedure. De gevraagde dienstverlening betreft diensten die zijn opgenomen in bijlage II-A van richtlijn nr. 2004/18/EG. De geschatte waarde van onderhavige opdracht overschrijdt het drempelbedrag van 209.000, - voor het uitvoeren van Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten. Hierbij is een Europese aanbestedingsprocedure verplicht gelet op deze verwachte kosten over een periode van 4 jaar. De aanbestedende dienst kiest ervoor om voor een optimale marktwerking een Europese openbare procedure te volgen. 8

2 Aanbestedingskader en inschrijvingsprocedure U wordt uitgenodigd om een inschrijving te doen op basis van dit beschrijvend document inclusief alle toegevoegde bijlagen. Indien u besluit om voor deze opdracht in te schrijven dan verwijzen wij u voor de van toepassing zijnde inschrijvingsprocedure naar paragraaf 2.7 van dit Beschrijvend Document. Als u besluit geen inschrijving te doen, dan verzoeken wij u ons zo spoedig mogelijk te berichten, bij voorkeur voorzien van de reden, via het tabblad Annuleer voornemen tot deelname op het aanbestedingsplatform. 2.1 Algemene voorschriften o o o o Voor deze aanbestedingsprocedure zijn de Europese Richtlijn 2004/18/EG en de Aanbestedingswet 2012 van toepassing; Op deze procedure is uitsluitend Nederlands Recht van toepassing; Branchevoorwaarden en/of algemene voorwaarden van de zijde van opdrachtnemer worden hierbij uitdrukkelijk uitgesloten; Geschillen zullen worden beslecht door de Rechtbank te s-gravenhage. 2.2 Publicatie Voor deze aanbesteding is gekozen voor de openbare procedure. Publicatie van de aankondiging heeft inmiddels plaatsgevonden op www.tenderned.nl.de aanbesteding wordt verder elektronisch uitgevoerd via het aanbestedingsplatform (zie: paragraaf 1.1). Alle documenten die relevant zijn voor deze aanbesteding vindt u op dit aanbestedingsplatform. Tevens zal alle schriftelijke communicatie over deze aanbesteding via dit aanbestedingsplatform verlopen. 2.3 Tijdschema aanbesteding In onderstaand tijdschema staat de indicatieve planning. PZH kan van dit tijdschema afwijken zonder dat daar rechten aan kunnen worden ontleend. Indien een wijziging van het tijdschema aan de orde is, zal de PZH een aangepaste planning via www.ctmsolution.nl via een bericht bekend maken. Van dit geplaatste bericht ontvangt u een e-mailnotificatie. Planning Openbare Europese aanbesteding Publicatie aankondiging www.tenderned.nl en toegang tot de relevante documenten op www.ctmsolution.nl (aanbestedingsplatform) Sluitingsdatum voor het indienen van vragen met betrekking tot het beschrijvend document. Uiterste datum voor het beschikbaar stellen van de Nota van Inlichtingen 1 via publicatie op www.ctmsolution.nl (aanbestedingsplatform) Sluitingsdatum voor het indienen van vragen met betrekking tot Nota van Inlichtingen 1 Uiterste datum voor het beschikbaar stellen van de Nota van Inlichtingen 2 via publicatie op www.ctmsolution.nl (aanbestedingsplatform) Voorlopige datum Maandag 8 februari 2016 Maandag 22 februari 2016 Maandag 1 maart 2016 Maandag 15 maart 2016 Maandag 22 maart 206 9

Sluitingsdatum indienen Inschrijving Woensdag 6 april 2016 Evaluatie inschrijvingen Presentatie uitnodiging wordt uiterlijk 19 mei 2016 verstuurd Vanaf 6 april 2016 tot medio mei 2016 25 mei 2016 presentaties Mededeling van de voorgenomen gunningbeslissing en de 30 juni 2016 afwijzingen Ingang opschortende termijn (de zgn. standstill periode). Vanaf 1 juli 2016 Gelegenheid tot het stellen van vragen en eventueel indienen van bezwaren op de voorgenomen gunningbeslissing voor een periode van uiterlijk 20 kalenderdagen na de mededeling van de voorgenomen gunningbeslissing. Definitieve gunning 21 juli 2016 Datum van ingang overeenkomst(en) 1 augustus 2016 2.4 Contactpersonen aanbesteding 2.4.1 Contactpersonen PZH Voor vragen met betrekking tot de aanbestedingsprocedure en de inhoud van de opdracht kunt u uitsluitend schriftelijk via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform terecht bij onderstaande contactpersonen. Vermeldt u hierbij het kenmerk en de naam van de contactpersoon van PZH. Telefonische inhoudelijke vragen worden niet beantwoord: Bureau Inkoop en Regie Het bureau Inkoop en Regie is onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken binnen de directie Concernzaken. Het bureau coördineert deze Europese aanbesteding. Het bureau Inkoop en Regie (BIR) ondersteunt de adviescommissie bij het opstellen van het bestek, de selectie en weging voor gunning en geeft namens Gedeputeerde Staten uitvoering aan de aanbestedingsprocedure. Bureau Inkoop en Regie Contactpersonen Contactpersoon Ivo Dupon Functie Senior Inkoop en Aanbestedingsadviseur Telefoonnummer 062 900 08 10 CTM Voor technische vragen over het aanbestedingsplatform* Contactpersoon Helpdesk CTM Functie Helpdesk van CTM Solution Telefoonnummer 020 670 85 00 Mailadres helpdesk@ctmsolution.nl * Bijvoorbeeld als het u niet lukt in te loggen of documenten in te dienen. PZH benadrukt uitdrukkelijk dat het de inschrijver niet is toegestaan om tijdens deze aanbestedingsperiode, op welke manier dan ook, andere functionarissen dan de hierboven genoemde contactpersonen te benaderen. Dit ter waarborging van een zorgvuldige procedure en ter voorkoming van discriminatie van de overige inschrijvers. PZH behoudt zich het recht voor om bij schending van deze bepaling de betreffende inschrijver uit te sluiten van deze aanbesteding. 10

2.4.2 Contactpersonen van de inschrijver PZH wenst het contact met u als inschrijver te laten verlopen via één contactpersoon van uw onderneming. De namen, adressen en overige relevante contactgegevens dient u op te nemen in de eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten (hierna te noemen: eigen verklaring.) bij uw inschrijving. De contactpersoon dient gemachtigd te zijn om namens uw onderneming te kunnen optreden. De contactpersoon beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate teneinde de communicatie juist te laten verlopen. Indien tijdens de aanbestedingsprocedure een nieuwe contactpersoon wordt aangewezen, dan stelt u PZH daarvan onmiddellijk schriftelijk via de berichtenmodule op de hoogte. 2.5 Nota van Inlichtingen 2.5.1 Indienen van vragen De mogelijkheid bestaan tot het indienen van eventuele aanvullende vragen omtrent de aanbesteding, verzoeken die gericht op verduidelijking van aspecten van deze aanbestedingsprocedure, alsmede het verzoek tot het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten. De vragen en/of opmerkingen worden uitsluitend via het beschikbaar gestelde format Vragen ten behoeve van Nota van Inlichtingen aan PZH aangeboden via de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform. PZH behoudt zich het recht voor om vragen die op andere wijze en/of een later tijdstip dan de uiterlijke datum niet te beantwoorden. 2.5.2 Nota van Inlichtingen De antwoorden van alle op de juiste wijze en tijdig ingediende vragen zullen uiterlijk zes (6) dagen vóór de sluitingsdatum van de indiening van de inschrijvingen in de vorm van één of meerdere Nota s van Inlichtingen aan alle inschrijvers geanonimiseerd beschikbaar worden gesteld. De datum is conform het tijdschema van paragraaf 2.3 van dit beschrijvend document. De Nota s van Inlichtingen worden gepubliceerd op het aanbestedingsplatform. Alle inschrijvers ontvangen hierover een e- mailnotificatie. 2.5.3 Rangorde documenten De Nota s van Inlichtingen maken na publicatie op het aanbestedingsplatform integraal onderdeel uit van dit beschrijvend document. In geval van tegenstrijdigheden tussen de Nota van Inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen. Indien er meerdere Nota s van Inlichtingen beschikbaar zijn gesteld prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden, het bepaalde in de laatste Nota van Inlichtingen. Dat wil zeggen de Nota van Inlichtingen met het hoogste nummer. 2.6 Klachtenregeling PZH PZH heeft een Regeling klachtafhandeling aanbesteden provincie Zuid-Holland met als doel het bevorderen dat klachten snel en laagdrempelig worden afgehandeld. Klachten die in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden dan niet onnodig aan de rechter voorgelegd. Indien u over deze aanbesteding een klacht heeft, kunt u het Formulier Regeling klachtafhandeling aanbesteden provincie Zuid-Holland invullen en per e-mail indienen via klachtenmeldpuntaanbesteden@pzh.nl. Het Formulier- en de Regeling klachtafhandeling aanbesteden zijn te vinden http://www.zuid-holland.nl/loket/inkoop/. 11

Uw klacht dient betrekking te hebben op: Een bepaald handelen of nalaten van de provincie Zuid-Holland tijdens deze aanbestedingsprocedure dat in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor deze aanbesteding gelden. Een bepaald optreden van de provincie Zuid-Holland dat inbreuk maakt op één of meer van de voor aanbestedingen geldende beginselen van transparantie, non-discriminatie, gelijke behandeling en proportionaliteit. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid in het algemeen van de provincie Zuid-Holland. Indien uw vraag en/of verzoek gericht is op verduidelijking van aspecten van de aanbestedingsprocedure, alsmede het doorvoeren van een niet-wezenlijke wijziging in de aanbestedingsdocumenten, wordt u verzocht deze eerst tijdig bij de provincie Zuid-Holland in te brengen via de berichtenmodule van het CTM-platform, zodat deze in de Nota van Inlichtingen (of indien van toepassing in de Individuele Inlichtingen) kunnen worden beantwoord. Wanneer u het oneens bent met de antwoorden in de Nota van Inlichtingen (of indien van toepassing in de Individuele Inlichtingen) kunt u bij de provincie Zuid-Holland een klacht indienen. Dat geldt eveneens als een reactie op uw vraag/verzoek uitblijft. 2.7 Contractuele en overige verplichtingen Voor deze aanbesteding zijn contractuele en financiële verplichtingen van toepassing. 2.7.1 Totstandkoming overeenkomst Voor de te hanteren overeenkomst is bij dit beschrijvend document een concept overeenkomst toegevoegd. In de periode van informatie-uitwisseling beschreven in paragraaf 2.5 kunnen inschrijvers eventuele opmerkingen en bezwaren tegen de voorgestelde teksten van deze concept overeenkomst kenbaar maken en concrete alternatieve tekstvoorstellen doen. PZH zal deze alternatieve tekstvoorstellen in overweging nemen. Door middel van de Nota van Inlichtingen wordt gelijktijdig aan alle inschrijvers kenbaar gemaakt op welke punten en op welke wijze de concept overeenkomst zal worden aangepast. PZH benadrukt dat zij het recht voorbehoudt aangeboden tekstsuggesties al dan niet over te nemen. Met het verzenden van de Nota van Inlichtingen en het beschikbaar stellen aan alle inschrijver wijzigt de status van concept overeenkomst in raamovereenkomst. De overeenkomst zal door de inschrijver zonder voorbehoud moeten worden aanvaard, wil de inschrijver in aanmerking komen voor gunning van deze aanbesteding. Met het indienen van een inschrijving stemt de inschrijver in met deze overeenkomst. 2.7.2 Overige verplichtingen inschrijver Informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van de overeenkomst op de verrichtingen van de inschrijver van toepassing zijn, zijn verkrijgbaar bij: o Voor bepalingen inzake belastingen: de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl; o Voor bepalingen inzake milieubescherming: ministerie van Infrastructuur en Milieu: www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm; 12

o Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid: www.rijksoverheid.nl/ministeries/szw. 2.8 Inschrijvingsprocedure 2.8.1 Indienen van inschrijving Inschrijvingen worden uitsluitend digitaal via het aanbestedingsplatform ingediend. De sluitingsdatum van het indienen van de inschrijving is 6 april 2016, 14.00 uur, conform het tijdschema in paragraaf 2.3. Het is niet mogelijk om inschrijvingen na de sluitingsdatum in te dienen. Inschrijvingen die per post, e-mail of per fax worden aangeboden aan PZH worden niet geaccepteerd. Verzenden en controle van de digitale inschrijving Voor de verzending en controle van uw digitale inschrijving verwijzen wij u naar de bijgevoegde Handleiding gebruik CTM aanbestedingsplatform. Mocht het zich voordoen dat verzenden van uw digitale inschrijving niet mogelijk is, dient u dit zo spoedig mogelijk te melden bij de helpdesk van CTM Solution onder de contactgegevens van paragraaf 2.4.1., zodat zij, voor het verstrijken van de inschrijvingstermijn, in staat worden gesteld een oplossing te vinden. 2.8.2 Volledigheid en geldigheid van de inschrijving Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. Met de inwerkingtreding van de Nieuwe Aanbestedingswet 2012 maakt PZH gebruik van de uniforme Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten (hierna te noemen: Eigen verklaring ) voor het bepalen van de (verplichte en facultatieve) uitsluitinggronden en de geschiktheideisen. De Eigen verklaring is bij dit beschrijvend document als separate bijlage toegevoegd. Van u wordt verwacht dat u de Eigen verklaring op de aangegeven plaatsen invult en rechtsgeldig ondertekent. Inschrijving Uw inschrijving dient volledig, juist en geldig te zijn. Volledig betekent dat alle gevraagde informatie uit dit beschrijvend document feitelijk en compleet worden ingediend en voorzien van een rechtsgeldige handtekening. Dit geldt ook voor de voorgeschreven wijze, volgorde en indeling in dit beschrijvend document dient u nauwgezet te volgen. Volledigheid De door u bij te voegen documenten zijn voornamelijk formats die bij het beschrijvend document zijn toegevoegd. U vindt de formats, die ingevuld moeten worden separaat op het aanbestedingsplatform in de map Download benodigde documenten. U kunt deze downloaden, volledig invullen, voorzien van een rechtsgeldige ondertekening en vervolgens uploaden en toevoegen aan uw inschrijving. Voor het indienen van uw inschrijving dient u nauwgezet de aanwijzingen binnen het aanbestedingsplatform te volgen. U kunt dit beschrijvend document als leidraad voor uw inschrijving hanteren. Hierin vindt u alle benodigde informatie, de geschiktheideisen en de gunningcriteria die voor deze aanbesteding van toepassing zijn. Volgorde en indeling Wij verzoeken u om uw inschrijving te voorzien van de documenten onder dezelfde benaming en in dezelfde volgorde zoals in onderstaand overzicht is vermeld. 13

Ieder gevraagd document dient u apart toe te voegen. Het overzicht biedt tevens een houvast aan u als inschrijver voor het correct en volledig aanleveren van de gevraagde informatie Indienen van de Inschrijving in een overzicht samengevat Origineel en rechtsgeldig ondertekende aanbiedingsbrief Verklaringen Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten Akkoordverklaring overeenkomst Overige documenten Beantwoording open vragen en uitwerking casus Presentatie Geldigheid Geldig betekent dat alle ingediende stukken voldoen aan de eisen die eraan zijn gesteld en, waar gevraagd, zijn voorzien van een rechtsgeldige handtekening van een vertegenwoordigingsbevoegd persoon van uw onderneming. PZH maakt bij deze aanbesteding voornamelijk gebruik van standaardverklaringen, modellen en formats welke onvoorwaardelijk en zonder enig voorbehoud zijn ondertekend. U dient uitsluitend hiervan gebruik te maken bij het indienen van uw inschrijving. Het is de inschrijver uitdrukkelijk niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen aan de aangeleverde formats, standaardverklaringen en/of modellen. Het aanbrengen van wijzigingen in (één van) deze standaardverklaringen, modellen en/of formats en /of het aanleveren van de gevraagde documenten in een gewijzigde vorm kunnen leiden tot uitsluiting van uw inschrijving. Een rechtsgeldige handtekening van een daartoe bevoegd persoon blijkt uit het bewijs van inschrijving in het nationaal beroeps-/ en handelsregister of een bewijs van inschrijving van vergelijkbare strekking volgens de voorschriften van de lidstaat waarin hij is gevestigd. Wij verwijzen u hiervoor naar punt 9. van de Eigen verklaring. 2.8.3 Opening van de inschrijvingen De opening van de inschrijvingen vindt plaats binnen het aanbestedingsplatform na de sluitingsdatum van Inschrijving. PZH stelt hiervan een proces verbaal van opening op. PZH kan ten aanzien van onduidelijkheden en/of onvolledige inschrijvingen vragen om een toelichting of aanvulling bij de inschrijver. Dit geschiedt wanneer er sprake is van een omissie. In dit geval geeft PZH de inschrijver de gelegenheid om binnen een vastgestelde termijn de inschrijving toe te lichten en/of aan te vullen. Indien blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt, kan de inschrijver van deelname worden uitgesloten, reeds gemaakte afspraken worden geannuleerd en de overeenkomst wordt ontbonden zonder rechtsgevolgen voor PZH. 14

2.9 Bindende voorwaarden tot inschrijving PZH hanteert, samenvattend, de onderstaande bindende voorwaarden bij deelname aan deze aanbesteding: Algemeen bindende voorwaarden 1. De inschrijving dient, om vergissingen te voorkomen, geheel in overeenstemming met het beschrijvend document en de bijbehorende verklaringen, modellen en formats aangeleverd te worden; 2. Het indienen van een inschrijving houdt in dat u met de overeenkomst en alle bepalingen uit het beschrijvend document instemt; 3. De inschrijving dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie en communicatie tijdens de aanbestedingsperiode zullen tevens in de Nederlandse taal geschieden; 4. De kosten voor deelname aan deze aanbestedingsprocedure zijn voor rekening van de inschrijver. PZH vergoedt onder geen enkele voorwaarde enige kosten voor deelname; 5. Inschrijver gebruikt de aan hem ter beschikking gestelde gegevens alleen voor het doel waarvoor zij verstrekt is. Het is de inschrijver niet toegestaan het beschrijvend document aan derden ter beschikking te stellen anders dan via dit aanbestedingsplatform of voor een ander doel dan waarvoor deze is verstrekt te verveelvoudigen. Deze bepaling is tevens van toepassing voor de door inschrijver in te schakelen derde partijen. Schending van deze bepaling is op straffe van uitsluiting van de inschrijving; 6. Het is de inschrijver niet toegestaan medewerk(st)ers van PZH anders te benaderen dan is verwoord in dit beschrijvend document. Schending van deze bepaling kan leiden tot uitsluiting van de inschrijving; 7. Inschrijver behandelt de door PZH aan hem ter beschikking gestelde gegevens vertrouwelijk. Inschrijver zal de geheimhoudingsplicht eveneens opleggen aan de door hem ingeschakelde derde partijen. De vertrouwelijkheid zal ook worden bewaard wanneer de inschrijving niet tot een selectie leidt. De PZH zal de informatie welke aan hem in de inschrijving en de nadere toelichting is bekend gemaakt, vertrouwelijk behandelen; 8. Indien zich wijzigingen voordoen of dreigen voor te doen in de bedrijfsvoering van de inschrijver welke van invloed zijn op de voortgang en afhandeling van de aanbesteding, dient u dit zo spoedig mogelijk kenbaar te maken aan de in het beschrijvend document kenbaar gemaakte contactpersoon van PZH; 9. PZH behoudt zich het recht voor om tot het moment van ondertekening van de beoogde overeenkomst de gehele of gedeeltelijke aanbestedingsprocedure tijdelijk danwel definitief af te breken. Tevens heeft PZH geen verplichting tot gunning. Door het indienen van een inschrijving verklaart inschrijver zich akkoord met het voorbehoud en het daaromtrent gestelde; 10. Indien inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure aangeeft dat de voor de aanbesteding relevante bedrijfsactiviteiten worden gestaakt, dan behoudt PZH zich het recht voor de inschrijving om die reden ter zijde te leggen en niet verder in de beoordeling te betrekken; 15

11. De door inschrijver verstrekte informatie in de inschrijving en overige correspondentie wordt na afloop niet geretourneerd; 12. De inschrijving is onherroepelijk voor de duur van de gestanddoening termijn. De inschrijving dient een geldigheid te hebben van 120 dagen gerekend vanaf sluitingsdatum voor het indienen inschrijvingen. Als tegen de voorgenomen gunningbeslissing van PZH bezwaar wordt gemaakt, wordt de geldigheid van de inschrijving automatisch verlengd tot minimaal veertien (14) kalenderdagen na de uitspraak van de Rechtbank; 13. Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden door onjuiste of onvolledige overname van overzichten, gegevens en verklaringen, berust bij inschrijver. Afhankelijk van de aard van de omissie of onjuistheid kan dit leiden tot uitsluiting van de inschrijving danwel verlies in waardering; Voorwaarden met betrekking tot de digitale aanbesteding: let op bijlagen met logo 1. Alleen digitaal ingezonden inschrijvingen via het aanbestedingsplatform worden in behandeling genomen; 2. Contacten met uw onderneming verlopen uitsluitend via de door u in de Eigen verklaring opgegeven contactpersoon. De betreffende persoon heeft u tevens aangemeld door te klikken op de button Accepteren. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de correcte inschrijving en registratie van de contactgegevens van de door uw onderneming aangewezen (nieuwe) contactpersonen, zodat alle berichten met betrekking tot de aanbesteding u tijdig bereiken. Communicatie tussen partijen geschiedt enkel via het aanbestedingsplatform en via de berichtenmodule, tabblad Berichten. Berichten die op een andere wijze zijn verzonden worden niet in behandeling genomen; 3. Zodra er nieuwe documenten met betrekking tot de aanbesteding (bijv. Nota van Inlichtingen) in het aanbestedingsplatform beschikbaar zijn, ontvangen alle aangemelde contactpersonen een e-mailnotificatie via info@ctmsolution.nl. De inschrijver is zelf verantwoordelijk dat deze e-mailnotificaties worden toegelaten door de e-mailbeveiliging (firewall, spamfilters) van zijn onderneming. PZH is niet verantwoordelijk als deze e-mailnotificaties worden tegengehouden door uw e-mailbeveiliging. Advies: voeg het e-mailadres toe aan uw vertrouwde adressen of neem hiervoor contact op met uw systeembeheer; 4. De aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor het indienen van inschrijvingen, die worden getoond in het CTM aanbestedingsplatform, zijn leidend en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen; 5. De inschrijver heeft zich voldoende op de hoogte gesteld van de werking van het aanbestedingsplatform om adequaat aan de aanbestedingsprocedure te kunnen deelnemen en alle noodzakelijke handelingen binnen de gestelde termijnen correct te kunnen verrichten. Hoe het aanbestedingsplatform werkt wordt toegelicht in de handleiding die is te downloaden vanaf de hoofdpagina zodra ingelogd (en/of de meegezonden instructie bij deze aanbesteding). 6. Voor onduidelijkheden of andere vragen met betrekking tot de werking van het aanbestedingsplatform dient u, telefonisch of per e-mail, contact op te nemen met de helpdesk CTM (+31 (0)20-670 85 00, helpdesk@ctmsolution.nl). 16

2.10 Inschrijven met beroep op gegevens van derden Om als onderneming of samenwerkingsverband (beter) te kunnen voldoen aan de in dit beschrijvend document gestelde geschiktheideisen kan u zich beroepen op de financiële en economische draagkracht en/of de technische en beroepsbekwaamheid van andere natuurlijke personen of rechtspersonen. Voorwaarde is dat u aantoont dat u daadwerkelijk kan beschikken over de noodzakelijke middelen van deze natuurlijke of rechtspersonen. 2.11 Samenwerking met andere ondernemingen Indien u bij uw inschrijving beroept op de financiële en economische draagkracht en/of op de bekwaamheid van andere natuurlijke of rechtspersonen is dit mogelijk mits u kan aantonen dat u kan beschikken over de voor de uitvoering van deze opdracht noodzakelijke middelen. De wijze van inschrijven in samenwerking met andere ondernemingen zijn omschreven in de volgende subparagrafen. Randvoorwaarden Eenmaal aanmelden: PZH merkt hierbij op dat iedere partij zich slechts eenmaal kan aanmelden. Ofwel als zelfstandige organisatie, deelnemer in een samenwerkingsverband of als hoofdaannemer/onderaannemer. Wijziging in samenwerking: Wijzigingen van ondernemingen in een samenwerkingsverband of via een hoofdaannemer/onderaannemer(s)constructie is alleen toegestaan na schriftelijke toestemming van PZH en voor zover niet één van de verplichte uitsluitinggronden van artikel 2.86 van de Nieuwe Aanbestedingswet 2012 van toepassing en de, voor deze aanbesteding, facultatieve uitsluitinggronden conform artikel 2.87 van de Nieuwe Aanbestedingswet, welke zijn opgenomen in de bijgevoegde Eigen verklaring, van toepassing zijn op de nieuwe onderneming. Instemming kan worden onthouden indien de wijziging inhoudt dat het nieuwe samenwerkingsverband of de hoofdaannemer/onderaannemer(s)constructie niet meer voldoet aan de in het Beschrijvend Document omschreven geschiktheideisen en/of selectiecriteria. 2.11.1 Inschrijven in samenwerkingsverband Wanneer u inschrijft in een samenwerkingverband dan verklaart elke deelnemer aan het samenwerkingsverband gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid te aanvaarden voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede de eventuele uitvoering van de overeenkomst. Het samenwerkingsverband wijst tevens de leiding van het samenwerkingsverband (penvoerder) die als verantwoordelijke gemachtigde tegenover PZH mag optreden. Eigen verklaring Alle deelnemers van het samenwerkingsverband dienen ieder afzonderlijk de Eigen verklaring bij te voegen bij de inschrijving. Wij verwijzen u hiervoor naar de vereisten in onderstaand overzicht met betrekking tot het indienen van de inschrijving. Samenwerkingsverband met andere ondernemingen Criteria / documenten Alle ondernemingen Penvoerder Bewijsstukken Volledig ingevulde Eigen verklaring x Overeenkomst samenwerkingsverband Punt 1.5 en 1.6 Eigen verklaring x Punt 8.1 Eigen verklaring x* Gunningcriteria x * iedere onderneming vermeldt afzonderlijk aan voor welke geschiktheideisen een beroep op zijn onderneming wordt gedaan. 17

2.11.2 Inschrijven hoofdaannemer/onderaannemer(s)constructie Indien u voor (een gedeelte van) deze opdracht een beroep doet op een ander natuurlijk of rechtspersoon (onderaanneming). U geeft in dit geval aan welk gedeelte u in onderaanneming voornemens bent om in onderaanneming te geven en welke onderaannemers u voorstelt. In deze zogenoemde hoofdaannemer/onderaannemer(s) constructie treedt u als hoofdaannemer op als enige contractuele wederpartij voor PZH en in deze hoedanigheid volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de inschrijving alsmede voor de uitvoering van de (gehele) overeenkomst en voor de nakoming van verplichtingen van de door de hoofdaannemer ingeschakelde onderaannemer(s). Eigen verklaring De hoofdaannemer, dient de Eigen verklaring bij te voegen bij zijn inschrijving. 18

3 Selectieprocedure 3.1 Wijze van beoordelen van de inschrijvingen In dit hoofdstuk wordt de wijze waarop PZH de inschrijvingen beoordeeld uitgelegd. 3.1.1 Beoordelingsteam Voor de beoordeling van de inschrijvingen heeft PZH een beoordelingsteam van materie- en proceduredeskundigen samengesteld. Het beoordelingsteam bestaat minimaal uit 5 personen. Het beoordelingsteam beoordeelt de inschrijvingen conform de in dit beschrijvend document nader omschreven beoordelingsmethodiek. 3.1.2 Algemene beoordelingsprocedure Beoordelingsprocedure Inschrijvingen welke conform de inschrijvingsprocedure zijn ingediend worden door het beoordelingsteam getoetst aan de in dit beschrijvend document geformuleerde uitsluitinggronden, geschiktheideisen en de gunningcriteria. Inschrijvingen waarop de uitsluitinggronden niet van toepassing zijn en die voldoen aan de geschiktheideisen worden vervolgens inhoudelijk beoordeeld op de gunningcriteria op prijs en kwaliteit conform de omschreven beoordelingsmethodiek wat resulteert in een waardering per inschrijving. De inschrijving die de hoogste totaalscore heeft behaald, wordt aangemerkt als de economisch meest voordelige inschrijving. De beoordeling leidt tot een (voorlopige) gunningbeslissing. Akkoordbevestiging aanbestedingsdocumenten Om in aanmerking te komen voor de beoordeling van uw inschrijving moet u allereerst voldoen aan de volgende voorwaarden: inschrijver verklaart zich zonder voorbehoud akkoord met het Beschrijvend Document en alle bijbehorende bijlagen, waaronder het Programma van Eisen en; inschrijver verklaart zich zonder voorbehoud akkoord met het (Concept) Raamovereenkomst. NB: Deze eigen verklaring kunt u alleen openen en bewerken met het programma Adobe reader zonder dat er zich, ongewilde, wijzigingen in de eigen verklaring plaatsvinden. Het aanleveren van de eigen verklaring in een gewijzigde vorm kan gevolgen voor de beoordeling met zich meebrengen. Verificatie met bewijsstukken In de periode van vijftien (15) dagen na het uitspreken van de (voorlopige) gunningbeslissing zal een verificatie plaatsvinden door middel van het opvragen door PZH van de gevraagde bewijsstukken bij de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft/hebben gedaan. Wellicht ten overvloede merkt PZH dat bij het inschrijven in samenwerkingsverband of met een beroep op derden ook bewijsstukken worden gevraagd. Na een positieve verificatie en na de uitwerking van de bezwaarperiode (alcateltermijn) van twintig (20) dagen na de mededeling van de gunningbeslissing zal de opdracht definitief worden gegund. Ondertekening van de overeenkomst door beide partijen geldt als afronding van deze aanbestedingsprocedure. 19