Onderwerp: Toelichting BenW-adviesnota Afdeling/team : Bouwen Gunningsadvies voor zonnepanelen op gemeentehuis en gemeenteloods Afdelingshoofd Auteur : Lommerse, H.C.J. : Ransz, E.W.M.G. Datum vergadering : 1. Aanleiding Aanleiding van dit voorstel is de eerder uitgesproken wens om zonnepanelen te plaatsen op het gemeentehuis en gemeenteloods. 2. Uitgangssituatie en doelstelling Op 24 juni 2013 heeft de gemeenteraad ondermeer besloten om een krediet van 100.000 excl. BTW beschikbaar te stellen voor het plaatsen van zonnepanelen op het gemeentehuis en de gemeenteloods. Hierbij heeft de raad ook besloten dat we de zonnepanelen openbaar moeten aanbesteden. Het openbaar aanbesteden van deze werkzaamheden is op grond van de Aanbestedingswet in principe niet toegestaan. Ook op grond van het gemeentelijk inkoop-/ aanbestedingsbeleid is een openbare aanbesteding in deze situatie niet voor de hand liggend. Middels een brief van 10-12-2013 aan de gemeenteraad hebben we de raad daarom geadviseerd om hun besluit tot het openbaar aanbesteden van de zonnepanelen te heroverwegen. Hierbij hebben we de gemeenteraad geadviseerd om op basis van het gemeentelijk inkoop-/ aanbestedingsbeleid te kiezen voor een meervoudig onderhandse aanbesteding waarbij we 3 aanbieders uitnodigen. De gemeenteraad heeft geen bezwaren kenbaar gemaakt tegen dit advies. Hierdoor zijn we overgegaan tot een meervoudig onderhandse aanbesteding. Doelstelling van dit voorstel is om het leveren, plaatsen en bedrijfsgereed installeren van zonnepanelen op het gemeentehuis en gemeenteloods te gunnen. 3. Rol gemeente en visie en strategie participatie Niet van toepassing 4. Toelichting Redenen voor inschakelen van de Firma Texis De firma Texis BV uit Reuver heeft voor ons 3 aanbieders uitgenodigd en gevraagd om een aanbieding voor het leveren van zonnepanelen met toebehoren voor het gemeentehuis en gemeenteloods. Voor het project "de groene vogel" - waarvan de gemeente Beesel deel uitmaakt - heeft de firma Texis ook het aanbestedingstraject begeleid voor zonnepanelen op diverse andere gebouwen in onze gemeente. Verseon kenmerk: 1
Hierin zitten meteen de 2 redenen waarom we de firma Texis hebben gevraagd om voor ons de offertes op te vragen, namelijk: - ervaring op het gebied van zonnepanelen en de markt die hieraan is gekoppeld; - de mogelijkheid tot het behalen van een aanbestedingsvoordeel door aan te sluiten bij "de groene vogel". Aanbestedingsvoordeel Vooralsnog kunnen we als gemeente nog een aanbestedingsvoordeel behalen door gebruik te maken van onderstaande aanbieding. De firma met de meest gunstige aanbieding geeft namelijk aan dat de prijzen waarop zij hun aanbieding baseren, nog steeds actueel zijn. Het aanbestedingsvoordeel is te behalen uit het gezamenlijk inkopen van zonnepanelen via het project "de groene vogel". Door deze zonnepanelen grootschalig in te kopen ontstaat namelijk prijsvoordeel (massa=kassa!) Als we deze aanbieding vergelijken met de aanbieding van vorig jaar van Scheuten Solar, dan is deze voorliggende aanbieding prijstechnisch nog gunstiger (zie ook punt 6b). Als we dit dan ook nog eens afzetten tegen de wetenschap dat de prijs van zonnepanelen het laatste jaar eerder is gestegen dan gedaald, dan is er al helemaal geen enkele reden meer om te twijfelen aan de marktconformiteit van deze aanbieding c.q. het beoogde aanbestedingsvoordeel. Aanbieding, kosten, investering De firma Texis heeft ons een aanbieding gedaan op basis van de offertes die zij heeft ontvangen. Uit deze aanbieding blijkt dat de firma SCX Solar uit Someren de gevraagde zonnepanelen kan leveren voor de economisch meest voordelige aanbieding (2e generatie - optimizer modules Solar Edge). Op basis van de aanbieding van Texis c.q. de offertes van SCX Solar volgt onderstaand overzicht met kosten: levering zonnepanelen montage installatie - gemeentehuis 21.275,00 4.700,00 2.070,00 - gemeenteloods 38.503,59 7.620,00 3.750,00 59.778,59 excl. BTW 12.320,00 excl. BTW 5.820,00 excl. BTW De totale investering op basis van bovenstaand overzicht bedraagt: 59.778,59 + 12.320,00 + 5.820,00 = 77.918,59 excl. BTW In bovengenoemde kosten voor montage is voor zowel het gemeentehuis als ook de gemeenteloods een stelpost materieel opgenomen van 1.500,00. Op basis van bovenstaand bedrag adviseer ik voor de volledigheid om ook nog rekening te houden met ca. 15% aan onvoorziene kosten. Inclusief onvoorziene kosten betekent dit een totale investering van 90.000 excl. BTW voor zonnepanelen op het gemeentehuis en gemeenteloods. Voor deze investering zal Texis zorgen voor de volgende werkzaamheden: - leveren 80 zonnepanelen t.b.v. gemeentehuis en 153 zonnepanelen t.b.v. gemeenteloods met een vermogen van 245 Wp (inclusief optimizer modules); - monteren frames voor zonnepanelen; - plaatsen modules in frames; - plaatsen omvormer; - aanleggen bekabeling tussen omvormer en panelen; - verbinding en aansluiting maken tussen omvormers en verdeler in de meterkast; - aanleggen data kabel vanuit omvormer naar internet router om het energieverbruik via een pc te kunnen monitoren; - installatie in bedrijf stellen; - instructie gebruik installatie. Uitgangspunt van de aanbieding van de firma Texis is dat: Verseon kenmerk: 2
- een lokaal Reuvers bedrijf de zonnepanelen op het dak zal monteren (kosten 12.320,-- excl. BTW). - de firma Texis de zonnepanelen zal installeren en in bedrijf zal stellen (kosten 5.820,-- excl. BTW). Deze uitgangspunten zijn overigens ook geheel volgens de doelstelling van het project "de groene vogel" om bij voorkeur locale bedrijven in te zetten om de werkgelegenheid te stimuleren. Rendement en terugverdientijd Om een optimaal rendement te behalen wordt ieder zonnepaneel aangesloten op een zogenaamde optimizer module. De functie van deze module is om de panelen onafhankelijk van elkaar te maken. Zonder deze optimizer module lopen we een risico dat het totale rendement van alle zonnepanelen achteruit gaat door bijvoorbeeld een defect aan één afzonderlijk zonnepaneel. Op basis van ervaringen met vergelijkbare installaties verwacht de firma Texis dat een terugverdientijd van 8 tot 9 jaar haalbaar is. Voor de gemeenteloods lijkt deze terugverdientijd reeel op basis van onze eigen berekeningen en uitgaande van de huidige energieprijs. Voor het gemeentehuis verwachten we op basis van onze eigen berekeningen en de huidige energieprijs echter een terugverdientijd van 12-13 jaar. Garantie Het feit dat bij de levering-, montage-, en installatie van de zonnepanelen verschillende bedrijven zijn betrokken is niet bijzonder. Met name bij dit soort grotere installaties met zonnepanelen is het eerder gebruikelijk dan een uitzondering dat verschillende bedrijven zijn betrokken bij de levering-, montage- en installatie. Deze manier van werken geeft geen problemen voor eventuele garanties. Bij een opdracht aan de firma Texis zal deze firma namelijk de onderaannemer(s) die door hun zijn ingeschakeld, aanspreken als er een gebrek aan het daglicht komt. Dit is vastgelegd in de wet Keten aansprakelijkheid. Bovendien is de firma Texis aangesloten bij de overkoepelende ondernemersorganisatie Uneto-Vni. In de leveringsvoorwaarden van deze organisatie zijn deze afspraken ook vastgelegd. In afwijking van de leveringsvoorwaarden van Uneto-Vni geeft de firma Texis op basis van hun mailbericht van 21-5-2014, een systeemgarantie van 1 jaar (volgens de leveringsvoorwaarden van Uneto-Vni vervalt elke aansprakelijkheid van de aannemer, voor zover niet anders overeengekomen, door verloop van 6 maanden). Deze werkwijze is te vergelijken bij de werkwijze voor de bouw van een woning. Hier is ook sprake van een hoofdaannemer en onderaannemers, waarbij de hoofdaannemer tot het einde van de onderhoudstermijn ook aansprakelijk blijft voor het werk van de onderaannemers. In aanvulling op voornoemde systeemgarantie krijgen we 10 jaar product garantie van de leverancier. Voor de omvormers en optimizers geldt een garantietermijn van 5 jaar. Deze garantievoorwaarden hebben we ook per mail van 21-5-2014 ontvangen van de firma Texis. Alle garantie afspraken zijn als bijlage bijgevoegd. De kwaliteit van de zonnepanelen is verder gewaarborgd doordat deze zonnepanelen in Europa zijn samengesteld en onder andere TUV gekeurd zijn ("chinese" zonnepanelen zijn over het algemeen van een mindere kwaliteit en tegenwoordig prijstechnisch niet meer zo interessant vanwege een Europese importheffing op zonnepanelen/ modules uit China). Aanbestedingsprocedure Op basis van de hiervoor genoemde kosten kunnen we concluderen dat een opdracht aan de firma Texis binnen het gemeentelijk inkoop-/ aanbestedingsbeleid past. In ons gemeentelijk inkoop-/ aanbestedingsbeleid hebben we namelijk vastgelegd dat voor overeenkomsten voor leveringen en diensten met een waarde vanaf 25.000 tot 100.000, een meervoudige onderhandse aanbesteding proportioneel is. Hierbij nodigen we drie aanbieders uit tot het doen van een inschrijving en vervolgens sluiten we alleen een overeenkomst met toestemming van het Verseon kenmerk: 3
college. Voor wat betreft de levering van de zonnepanelen is er sprake van een bedrag ad. 59.778,59 excl. BTW. Aangezien we voor het leveren van de zonnepanelen bij drie aanbieders een offerte hebben opgevraagd en -ontvangen en dit collegevoorstel betrekking heeft op het sluiten van een overeenkomst, voldoen we aan het eerder genoemde beleid voor wat betreft het leveren van de zonnepanelen. In ons gemeentelijk inkoop-/ aanbestedingsbeleid is verder vastgelegd dat we voor overeenkomsten voor leveringen en diensten met een waarde tot 25.000 een enkelvoudige uitnodiging proportioneel achten. Aangezien de kosten voor montage ( 12.320,00 excl. BTW) en installatie ( 5.820,00 excl. BTW) zowel beiden afzonderlijk als ook in totaal, lager zijn dan de waarde van 25.000, kunnen we volstaan met een enkelvoudige aanbieding van de firma Texis. 5. Toekomstvisie 6. Integrale afstemming Niet van toepassing a. Communicatief (denk aan: Gemeente Info, pers, website, klantenbalie en Apropos) b. Financieel Kosten. Op basis van het soort zonnepanelen met een vermogen van 245Wp/stuk en de ontvangen aanbieding ad. 77.918 excl. BTW, volgt een prijs van 1,36 per Wp. Verseon kenmerk: 4
Deze prijs is nog iets gunstiger dan de aanbieding die we vorig jaar hebben ontvangen van Scheuten Solar. Deze prijs kwam toen namelijk neer op 1,54 per Wp voor vergelijkbare zonnepanelen. Opbrengst. In de begroting 2014 is rekening gehouden met een verwacht voordeel van - 1.836 voor het gemeentehuis: - 4.930 voor de gemeenteloods. Dit voordeel lijkt reeel op basis van een eerste grove berekening. Mogelijk kan dit voordeel voor beide gebouwen nog 400,-- hoger uitvallen. Krediet. Door de gemeenteraad is een krediet ad. 100.000 excl. BTW beschikbaar gesteld voor zonnepanelen op het gemeentehuis en gemeenteloods. Op basis van de ontvangen aanbieding en raming van onvoorziene kosten, blijven we binnen dit krediet. c. Juridisch d. Collegeprogramma e. Risico s Op basis van de afgegeven garanties en het feit dat de zonnepanelen in Europa worden samengesteld, hebben we niets te maken met eerder aangehaalde risico s met betrekking tot: - slechte kwaliteit zonnepanelen welke met name uit China afkomstig zijn; - importheffingen. 7. Voorstel / advies De firma Texis opdracht verstrekken voor het leveren, monteren en bedrijfsgereed installeren van de door SCX Solar aangeboden zonnepanelen: 2e generatie - optimizer modulus (Solar Edge). Dit alles voor het bedrag van 77.918,59 excl. BTW. Verseon kenmerk: 5