Draaiboek PO -2016 De zorgleerling in beeld Wat moet de basisschool doen voor leerlingen die in augustus 2016 naar een school voor praktijkonderwijs (PrO) of vmbo met leerwegondersteuning (lwoo) gaan? Dit draaiboek beschrijft stapsgewijs het proces rond de aanmelding van een groep 8 leerling voor groepsgewijze intelligentiebepaling en vervolgens de aanmelding bij het vo. Er wordt gedurende dit traject gebruik gemaakt van het digitale platform Onderwijs Transparant (OT). Het draaiboek start op het moment dat mogelijke zorgleerlingen worden geselecteerd op basis van het didactisch niveau eind groep 7 (mei/juni 2014). Uitgebreide inhoudelijke informatie vindt u in de brochure De zorgleerling in beeld (ZIB), te vinden op de website www.koersvo.nl/zib. In dit draaiboek wordt naar deze brochure verwezen (brochure ZIB). Het is de verantwoordelijkheid van de basisschool om de ouders te informeren over de gang van zaken rond De zorgleerling in beeld. Er is een aparte folder voor ouders beschikbaar. De 6 stappen voor de basisschool jun jul aug sept okt nov dec jan feb voorbereiding zomervakantie voorbereiding onderzoek advies en aanmelding Stap 1: voorbereiding: bepalen deelnemers ZIB, verzamelen didactische en SE-gegevens (Viseon) en informeren ouders Stap 2: aanmelden ZIB via OT Stap 3: gesprek met over resultaten van onderzoek Stap 4: opstellen van het schooladviesformulier via OT Stap 5: toevoegen van het OKR aan OT Stap 6: overhandigen van schooladviesformulier aan ouders en inzage OKR Stap 1 mei/ Voorbereidingen De zorgleerling in beeld Selectie mogelijke zorgleerlingen De selecteert mogelijke zorgleerlingen op basis van didactisch niveau. Hierbij worden ook de zogenaamde twijfelleerlingen meegenomen. Het betreft de leerlingen eind groep 7, begin groep 8 (zie brochure ZIB). De school bekijkt tevens of er bij de betreffende leerlingen sprake is van extra ondersteuningsbehoefte en heeft hierover contact met de begeleider van het REC. Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 1/7
juni 15 en 16 vóór 1 oktober Stap 2 Voor REC-leerlingen De ambulant begeleider vanuit REC wijst de basisschool (IB-er) erop dat er sprake kan zijn van PrO of lwoo en dat er mogelijk al gegevens beschikbaar zijn die ook voor de indicatiestelling PrO/lwoo gebruikt kunnen worden. Informatiebijeenkomst ZIB Afhankelijk van de ervaring met De zorgleerling in beeld gaan vertegenwoordigers van de school naar een informatiebijeenkomst op 15 of 16. Op de website www.koersvo.nl/zib is onderstaande informatie digitaal beschikbaar voor alle scholen: - Draaiboek PO De zorgleerling in beeld - Brochure De zorgleerling in beeld (inhoudelijke informatie) - Folder voor ouders - Toestemmingsformulier voor deelname onderzoek - Toestemmingsformulier voor verstrekken onderzoeksrapportage - Lijst toegestane toetsen - Overzicht s en basisscholen - Folder praktijkonderwijs - Stappenplan Onderwijs Transparant voor basisscholen - Instructiefilmpjes Onderwijs Transparant Bevestiging deelname ZIB De directeur tekent de verklaring voor deelname aan het traject De zorgleerling in beeld en stuurt de ondertekende verklaring retour naar bureau. Aanmelden voor De zorgleerling in beeld Leerlinggegevens invoeren in Onderwijs Transparant (OT) De school voert de volgende gegevens van zorgleerlingen en twijfelleerlingen in in Onderwijs Transparant (eventueel via DOD): - basisgegevens (NAW-gegevens) - onderwijsgegevens (schoolloopbaan) - didactische gegevens (toetsgegevens) - overige gegevens De status van de leerling wordt op Onvolledig gezet. Er moeten namelijk nog Viseon-gegevens worden toegevoegd. 1 e gesprek met ouders De school voert een gesprek met de ouders waarin zij de mogelijkheid bespreekt van PrO-lwoo, de procedure en de aanvraag voor het intelligentieonderzoek. Ouders ontvangen van de school de informatiefolder voor ouders. De vraagt ouders om de toestemmingsverklaring voor deelname aan het intelligentieonderzoek te tekenen, en bewaart deze ondertekende verklaring in het leerlingdossier. Bij geen toestemming neemt de school hierover contact op met het samenwerkingsverband PO. In deze gevallen wordt het proces (tijdelijk) stopgezet en worden met ouders nadere afspraken gemaakt. REC ouder Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 2/7
vóór 30 2014 Voor REC-leerlingen volgt een individuele route 1 De basisschool vraagt aan de ouders of recente onderzoeksgegevens (uitslag intelligentieonderzoek, indien van toepassing) vanuit REC-indicatie gebruikt mogen worden voor De zorgleerling in beeld en dus opgestuurd mogen worden naar het. Daarvoor moeten de testresultaten altijd ondertekend zijn door een bevoegd deskundige (GZ-psycholoog of orthopedagoog-generalist). 2 Vervolgens bekijkt de basisschool samen met de ambulant begeleider of er vanuit de REC-indicatie recente IQ-gegevens beschikbaar zijn (niet ouder dan juni 2013). Daarnaast wordt er door de ambulant begeleider bekeken of er in de komende maanden (t/m december) al een intelligentieonderzoek is ingepland. Afname Viseon 1 De leerling en de leerkracht vullen beiden digitaal de Viseonvragenlijsten in. 2 Nadat de vragenlijsten zijn ingevuld, moet het leerlingrapport en het leerkrachtrapport uit Viseon per leerling worden opgeslagen. Gebruik de volgende bestandsnamen: <voornaam leerling><achternaam leerling>leerlingrapport <voornaam leerling><achternaam leerling>leerkrachtrapport Deze twee bestanden zijn nodig voor de aanvraag van het intelligentieonderzoek. Let op: een andere (door RVC goedgekeurde) SE-test is ook toegestaan. Zie lijst met toegestane toetsen op www.koersvo.nl/zib. Afronden aanvraag intelligentieonderzoek per leerling in Onderwijs Transparant 1 De bestanden leerlingrapport en leerkrachtrapport worden aan de betreffende leerlingen toegevoegd. Als er een andere SE-test is gedaan, wordt de uitslag daarvan als document (of scan) toegevoegd als bijlage. 2 De school geeft in Onderwijs Transparant aan of de ouders schriftelijke toestemming voor onderzoek hebben gegeven of niet. Zonder toestemming van de ouders wordt de aanvraag voor het onderzoek niet doorgestuurd naar het. 3 De status van de aanmelding wordt op Volledig gezet. De gegevens worden nu automatisch gecontroleerd op volledigheid. 4 Als de gegevens volledig zijn, moet de status in alle gevallen worden gewijzigd in Definitief. Pas vanaf dat moment kan het betreffende (Accent, BOOR Expertise, CEDgroep of Eenheid Zorg) de gegevens van de leerling via Onderwijs Transparant inzien. De aanvraag wordt in behandeling genomen. Dit geldt niet voor aanvragen zonder toestemming van ouders. Voor REC-leerlingen volgt een individuele route Bij rugzakleerlingen wordt, indien van toepassing de uitslag van een recent intelligentieonderzoek (niet ouder dan juni 2013); profiel met REC Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 3/7
1 e check 1 okt naam; ondertekend door een GZ-psycholoog of orthopedagooggeneralist) per post nagezonden aan het. Dit document kan eventueel gescand worden, zodat het als digitaal bestand kan worden opgenomen in Onderwijs Transparant. Zijn alle zorgleerlingen en twijfelleerlingen vanuit het basisonderwijs op definitief gezet voor de s? 16 okt Overzicht aangemelde leerlingen met/zonder toestemming Er wordt een (anoniem) overzicht gemaakt van het aantal leerlingen per school waarvoor een onderzoek is aangevraagd via Onderwijs Transparant en het aantal leerlingen waarbij ouders geen toestemming voor het onderzoek hebben gegeven. Deze overzichten worden doorgegeven aan WSNS. tot 16 oktober tot 16 oktober Aanvraag in behandeling bij onderzoekbureaus De aanvraag wordt bij het in behandeling genomen. Er zijn drie mogelijkheden: De leerling komt wel in aanmerking voor het groepsgewijze intelligentieonderzoek. De school ontvangt van het een uitnodiging voor het onderzoek, waarin dag, tijd en plaats vermeld staat. De school zorgt ervoor dat de uitnodiging bij de ouders terecht komt. Er wordt geprobeerd (voor zover mogelijk) leerlingen van één school op dezelfde dag te laten komen. De leerling komt niet in aanmerking voor het groepsgewijze intelligentieonderzoek. De school krijgt hierover bericht en informeert wederom zelf de ouders. Het is onduidelijk of de leerling in aanmerking komt voor een onderzoek, de school krijgt een verzoek om aanvullende informatie. De school heeft twee weken om de aanvullende informatie op te sturen naar het. Het vult deze gegevens aan in Onderwijs Transparant. Het geeft in dit geval aan of en welke extra toetsen door de basisschool moeten worden afgenomen. Indien naar het oordeel van het individueel intelligentieonderzoek uitgevoerd moet worden (omdat een leerling niet met een groepsonderzoek mee kan doen), dan wordt er contact met de basisschool opgenomen. Voor REC-leerlingen volgt een individuele route 1 Indien er voldoende onderzoeksgegevens beschikbaar zijn, doet de onderzoeker een voorstel voor indicatie en stuurt het overzicht onderzoeksgegevens terug naar de basisschool. 2 Indien er gegevens ontbreken (IQ of SE) en er sprake is van reeds gepland onderzoek via andere partijen (IQ of SE, bijvoorbeeld via het REC) dan wordt door het contact opgenomen met de basisschool en worden afstemmingsafspraken gemaakt. Indien geen recente IQ-gegevens beschikbaar zijn en door andere partijen geen onderzoek (IQ of SE) is ingepland, dan wordt de leerling via het onderzocht. Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 4/7
1 oktober tot december Stap 3 vóór 1 januari 2016 vóór 1 januari 2016 2 e check 3 jan 2016 Intelligentieonderzoeken De intelligentieonderzoeken vinden groepsgewijs plaats op een locatie in de omgeving van de school. Gesprek en Bespreking onderzoeksgegevens De onderzoeker bespreekt de onderzoeksgegevens met de betreffende basisschool op een centrale locatie. De op de basisschool beschikbare informatie (onderzoeksverslagen, observaties, handelingsplannen en ervaringen) kunnen gebruikt worden bij het opstellen van de indicatie door de onderzoeker. In deze bespreking kan de onderzoeker eventueel ook informatie/advies geven over: - het door de basisschool te geven zorgadvies - aanmeldingsprocedures vo - procedure LWOO / Pro via het samenwerkingsverband - overzicht van vo-scholen op www.koersvo.schoolprofielen.nl - aanbod van zorgtrajecten Advies s in Onderwijs Transparant De onderzoekers formuleren op basis van de didactische gegevens, Viseon, de gegevens van de IQ-test en de eventuele aanvullende gegevens vanuit de basisschool, een voorstel voor indicatie. In bepaalde gevallen kan aanvullend onderzoek naar bijvoorbeeld sociaal-emotionele problematiek nodig zijn. Het maakt daar dan een individuele afspraak over met de school. De resultaten, onderzoeksgegevens en de bijbehorende toelichting worden door het ingevoerd in Onderwijs Transparant. Daarna wordt het overzicht onderzoeksgegevens geprint en in tweevoud opgestuurd naar de school (1 exemplaar voor de school en 1 exemplaar voor de ouders). Is voor alle onderzochte leerlingen het overzicht onderzoeksgegevens opgenomen in Onderwijs Transparant? Stap 4 Po-school stelt advies op dec / jan 2016 dec / jan 2016 Opstellen schooladviesformulier De school stelt in Onderwijs Transparant zelf het definitieve advies voor PrO/lwoo-leerlingen op in het schooladviesformulier. Vervolgens print de school dit formulier voor het gesprek met de ouders. Dit schooladviesformulier bevat een unieke code per leerling, dat nodig is voor aanmelding bij het vo. Voor REC-leerlingen Bij rugzakleerlingen heeft de basisschool vooroverleg met de ambulant begeleider voor advies. REC Stap 5 Toevoegen van OKR aan Onderwijs Transparant OKR aanmaken en in Onderwijs Transparant opnemen uiterlijk 1 De school vult het onderwijskundig rapport (OKR) inclusief het februari 2016 addendum PrO-lwoo in. Er zijn enkele mogelijkheden: Het OKR wordt in Onderwijs Transparant opgesteld. De meeste leerlinggegevens worden dan automatisch ingevuld in het OKR. Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 5/7
Zie Instructiefilmpjes Onderwijs Transparant, www.koersvo.nl/zib. Het OKR wordt ingevuld via het leerlingvolgsysteem, zoals ESIS of Parnassys. Het OKR-bestand wordt vervolgens toegevoegd aan Onderwijs Transparant. Het OKR wordt ingescand als pdf. Het gescande bestand wordt vervolgens toegevoegd aan Onderwijs Transparant. Het OKR wordt altijd uitgeprint, zodat de ouders het kunnen ondertekenen. Stap 6 uiterlijk 1 februari 2016 3 e check 2 feb 2016 vanaf januari tot uiterlijk 1 maart 2016 vanaf januari 2016 Overhandigen schooladviesformulier aan ouders Adviesgesprek met ouders en ondertekenen advies en OKR De school heeft een gesprek met de ouders over het advies van de school. Tijdens dit gesprek tekenen de ouders het OKR. Tevens tekenen de ouders de toestemmingsverklaring voor het doorgeven van de onderzoeksresultaten aan de vo-school. De school bewaart de getekende documenten. De ouders krijgen het schooladviesformulier mee. De school attendeert de ouders erop dat zij tijdig (vanaf januari 2016 en uiterlijk 1 maart 2016) de aanmelding bij het voortgezet onderwijs doen en dat zij bij aanmelding altijd het schooladviesformulier moeten meenemen! Er kan maar op één vo-school tegelijkertijd worden aangemeld. Voor een overzicht van vo-scholen ga naar: www.koersvo.schoolprofielen.nl. Heeft de basisschool voor alle ZIB-leerlingen een schooladviesformulier en OKR gemaakt? Ouders melden leerling aan op vo-school Ouders melden de leerling aan bij een school voor voortgezet onderwijs en geven daarbij het schooladviesformulier met de unieke code af. Door het invoeren van deze code in Onderwijs Transparant heeft de vo-school de beschikking over de onderzoeksgegevens en het OKR van de leerling. Bij eventuele afwijzing door de vo-school dient de vo-school gelijk met de schriftelijke afwijzing het schooladviesformulier naar de ouders terug te sturen. Vo-school verwerkt aanmelding in Onderwijs Transparant De school waar de leerling is aangemeld, gebruikt het adviesformulier met unieke code om de leerlinggegevens, onderzoeksgegevens en OKR in te kunnen zien. De code wordt zo snel mogelijk na aanmelding ingevoerd in Onderwijs Transparant (binnen vijf werkdagen). ouders ouders vo-school vo-school 15 maart 2016 Controles op aanmeldingen De basisschool kan via een overzichtsscherm in Onderwijs Transparant in de gaten houden of de leerlingen zijn aangemeld bij een vo-school en of de leerling al is toegelaten of afgewezen. Op 15 maart controleert de in Onderwijs Transparant of alle zorgleerlingen zijn aangemeld in het vo. Als leerlingen niet zijn aangemeld, neemt de contact op met ouders. Het is belangrijk om bij plaatsingsproblemen tijdig contact op te nemen met het samenwerkingsverband PO. Vanaf 1 maart De vo-scholen houden regelmatig overleggen om leerlingen Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 6/7
2016 waarvoor zorgplicht geldt, zo goed mogelijk te plaatsen op een andere vo-school als de school van aanmelding niet aan de ondersteuningsvraag kan voldoen. Hiervoor kan de intern begeleider (of groepsleerkracht) van de leerling worden uitgenodigd. Tot slot De missie van Samenwerkingsverband is: elke leerling op de juiste plek. Het doel van het traject De zorgleerling in beeld is om de overstap naar het voortgezet onderwijs voor zorgleerlingen zo soepel mogelijk te laten verlopen. Het is dan ook belangrijk dat zij tijdig worden aangemeld, zodat er voldoende tijd is om het toelatingsproces goed te laten verlopen. Samenwerkingsverband is een samenwerking van scholen voor voortgezet (speciaal) onderwijs in Rotterdam, de randgemeenten en de Hoeksche Waard. Contactgegevens De zorgleerling in beeld Onderzoeksbureau Accent Onderwijsondersteuning T 010 209 99 26 E zib@cvoaccent.nl Onderzoeksbureau BOOR Expertise T 010 290 76 93 E zib@boorexpertise.nl Onderzoeksbureau CED-Groep T 06 382 426 35 (Hanke Geurts) T 06 126 645 16 (Mary Gerritse) E m.gerritse@cedgroep.nl Onderzoeksbureau Eenheid Zorg T 010 714 73 00 E zib@eenheidzorg.nl Helpdesk Onderwijs Transparant T 010-714 27 72 E koersvo@othelpdesk.nl Bureau T 010 484 25 76 E info@koersvo.nl Meer informatie over De zorgleerling in beeld: www.koersvo.nl/zib September Draaiboek PO -2016: De zorgleerling in beeld 7/7