Vlaamse Judofederatie VZW

Vlaamse Judofederatie VZW Maatschappelijke zetel: Lange Akker 10 9240 Zele Draaiboek Richtlijnen en afspraken voor cluborganisaties U15/U18/U21+

Draaiboek Richtlijnen en afspraken Cluborganisaties U15/U18/U21+ Geschreven door: Sporttechnisch secretariaat VJF Contactinformatie: Vlaamse Judofederatie VZW vzw Lange Akker 10 9240 Zele Telefoon : 052 44 90 16 Fax : 052 44 97 20 E-mail : vlaamse.judofederatie@skynet.be Website : www.vjf.be DOCUMENTINFORMATIE Geschreven voor : Vlaamse Judofederatie VZW Geschreven door : Silvia Buysens, Bram Van Elsen, Bart Geelen Laatste herziening : 26/09/2014 Door : Bart Geelen Versie : 1.00 Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 2/21

Draaiboek Richtlijnen en afspraken Cluborganisaties U15/U18/U21+ Inhoudsopgave 1. Reglement aanvraag tornooi U15/U18/U21+... 4 1.1. Algemene procedure... 4 1.2. Aanvraagformulier VJF... 5 2. Fiche organisatie- en contactgegevens cluborganisatie... 6 2.1. Organisatie... 6 2.2. Algemene Coördinatie... 6 2.3. Organisatie zaal... 6 2.3. Wedstrijdorganisatie... 6 2.3.1. Aanstelling scheidsrechters en tijdopnemers... 6 2.3.2. Aantal matten... 7 2.4. Veiligheidsverantwoordelijke... 7 3. Algemene tornooi-informatie... 8 3.1. Uurregeling... 8 3.2. Deelnamevoorwaarden... 8 3.3. Gewichtsklassen... 8 3.4. Wedstrijdinformatie... 8 3.5. Inschrijving... 8 4. Materiaal- en takenlijst... 9 4.1. Materiaallijst... 9 4.2. Takenlijst... 10 5.Organisatievoorwaarden U15/U18/U21+ clubtornooien... 11 5.1. Accommodatie... 11 5.2. Wedstrijdruimte... 12 5.3. Weging... 13 5.4. Wedstrijdformule... 13 5.5. Loting... 13 5.6. Verzorgingspost... 14 5.7. Uitnodiging... 15 5.7.1 Voorbeeld uitnodiging... 16 5.8. Opvolging... 17 5.9. Financieel... 17 5.10. Verzekering en voorwaarden tot deelname... 18 5.10.1. Medisch attest medische controles... 18 5.10.2. Geldige vergunning... 18 5.10.3. Minimumgraad voor deelname en bewijs van graadclassificatie... 18 5.10.4. Verzekering... 18 6. Controlelijst... 19 7. Subsidies voor je evenement... 20 7.1. Ondersteuning sportpromotionele evenementen Vlaamse Overheid... 20 7.2. Gemeentelijke sportsubsidies... 20 7.3. Provinciale sportsubsidies: G-judo... 20 7.4. Jeugdjudofonds... 21 8. Sponsoring voor je evenement... 21 8.1. Model sponsorovereenkomst... 21 8.2. Model sponsorformules... 21 Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 3/21

1. Reglement aanvraag tornooi U15/U18/U21+ 1.1. Algemene procedure 1. 2 jaar voor de organisatie van het tornooi dient het aanvraagformulier voor de deadline in november/december ingediend te worden op het secretariaat van de VJF of het provinciale comité, waarna dit wordt overdragen aan de kalendercommissie. Met de aanvraag onderschrijft men de sportcode en het huishoudelijk reglement. 2. 1 jaar voor de organisatie van het tornooi wordt de aanvraag op de agenda van de kalendercommissie geplaatst. officiële kampioenschappen, KBJB/VJF-activiteiten en rankingtornooien krijgen voorrang. 3. 1 voor de organisatie van het tornooi volgt een goed-/afkeuring opname in VJF-kalender toewijzing VJF-officials Meer informatie: zie handboek sportcode VJF punt 10.1.1. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 4/21

1.2. Aanvraagformulier VJF Aanvraagformulier inrichting ontmoeting Cluborganisatie Tornooi datum:... Niveau tornooi: club/provinciaal/regionaal/nationaal (schrappen want niet past) Benaming Tornooi:. Categorieën Dames/Heren: (aanduiden welke leeftijd van toepassing) U11 U13 U15 U18 U14 U21 U23 +21 U21+ U16/U17 Inrichter naam:.. Club nr.:.. Adres sporthal:.. Verantwoordelijke Tornooi:. Aantal matten:.. Afmeting matten:. Informatie dag indeling: Categorie weging tijdstippen lottrekking wedstrijden aanvang........ Aantal scheidsrechters: SRC Aantal tijdopnemers: SCR. Voorziet EHBO: ja Voorziet Dokter: ja/neen Voorziet ziekenwagen: ja/neen AANVRAGER CLUB ADVIES PROV.COM. ADVIES Kalendercommissie Datum + handtekening Datum + handtekening Datum + handtekening Opmerkingen:.. Opgelet: Voor U11 en U13 ontmoetingen die op dezelfde dag doorgaan, dient slechts 1 aanvraag te gebeuren. Voor U11 en U13 ontmoetingen die op een verschillende dag doorgaan, dienen 2 aanvragen te worden ingediend (voor elke dag 1 aanvraag). Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 5/21

2. Fiche organisatie- en contactgegevens cluborganisatie 2.1. Organisatie De cluborganisaties U15/U18/U21+ zijn een organisatie van de plaatselijke aanvragende judoclubs aangesloten bij de VJF. Clubnaam: Clubnummer: 2.2. Algemene Coördinatie De algemene coördinator wordt aangeduid door organiserende judoclub aangesloten bij de VJF. Naam algemene coördinator: Functie club: Telefoon: E-mail: 2.3. Organisatie zaal De verantwoordelijke organisatie van de zaal wordt aangeduid door de organiserende judoclub aangesloten bij de VJF. Naam zaalverantwoordelijke: Functie club: Telefoon: Adres zaal tornooi: Naam sporthal / zaal: Adres: Telefoon: Conciërge: Naam: Adres: Telefoon: E-mail: E-mail: E-mail: 2.3. Wedstrijdorganisatie De wedstrijdorganisator wordt aangesteld door de organiserende judoclub aangesloten bij de VJF. Naam verantwoordelijke wedstrijdorganisatie: Functie club: Telefoon: E-mail: 2.3.1. Aanstelling scheidsrechters en tijdopnemers De aanstelling van de SR en TO gebeurt door de provinciale dispatchers: schriftelijk aan te vragen bij uw provinciale comité Voor organisatie in Antwerpen: antwerpen@vjf.be Voor organisatie in Vlaams Brabant: vlaams-brabant@vjf.be Voor organisatie in West Vlaanderen: west-vlaanderen@vjf.be Voor organisatie in Oost Vlaanderen: oost-vlaanderen@vjf.be Voor organisatie in Limburg: limburg@vjf.be Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 6/21

De inrichtende instantie kan echter bij zijn aanvraag zijn voorkeur vermelden. 2.3.2. Aantal matten Afhankelijk van het toegepaste wedstrijdsysteem (Braziliaans, enkele of dubbele herkansing) dient er rekening gehouden te worden met de bezetting van de matten. Aantal matten bij: -Braziliaans wedstrijdsysteem- 1 mat per 50 deelnemers -Enkele (en dubbele) herkansing 1 mat per 75 deelnemers 1 mat 2 matten 3 matten 4 matten 5 matten Contacten Huur matten: Stad Lommel Jo Van Den Broeck E-mail: jo.sportdienst@skynet.be Aankoop matten: Wilsport-Matsuru - verdeler Agglorex Tatami s Eddy Willeput Website: http://www.matsuru-wilsport.be/ E-mail: eddy.willeput@skynet.be Instructies gebruik matten: De judomatten om op te trainen of voor wedstrijden dienen te voldoen aan een bepaalde kwaliteit afhankelijk van het gebruik en doelpubliek: De mat moet een zeer compacte vulling hebben - met een densiteit van 210 tot 280 kg/m3: -210-220 kg/m³ - 3 cm dikte: geschikt voor initiatie en voor scholen waarbij kinderen gebruik maken van de matten. -230-240 kg/m³ - 4 cm dikte: standaard mat = geschikt voor trainingen in clubverband en cluborganisaties voor alle leeftijdsgroepen (meest gebruikt en aangeraden) -270-280 kg/m³ - 5 cm dikte: olympische mat = geschikt voor de getrainde competitie judoka (internationaal). De onderkant is voorzien van speciaal rubber antislip (zal het uiteen schuiven van de matten meer verhinderen). Standaard: Afmeting (l x b x h) 100 x 100 x 4 cm of (l x b x h) 200 x 100 x 4 cm. De kleur kan je zelf kiezen. Vaak hanteert men de volgende kleuren op judowedstrijden: geel en blauw. Maar je kan ook gerust nog rood en groen (of blauw-groen, rood-geel, groengeel) combineren indien je dit wenst. Zolang het contrast tussen de 2 kleuren duidelijk genoeg blijft. Hygiëne: de mat dient volledig proper te zijn. 2.4. Veiligheidsverantwoordelijke De veiligheidsverantwoordelijke wordt aangesteld door de organiserende judoclub aangesloten bij de VJF. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 7/21

3. Algemene tornooi-informatie Inleidende tekst: Locatie: Datum: 3.1. Uurregeling Uurregeling weging en start wedstrijden per leeftijds- geslachtscategorie 3.2. Deelnamevoorwaarden Geldige vergunning kunnen voorleggen (weging) Identiteitsbewijs kunnen voorleggen (weging), al dan niet digitaal (zie sportcode punt 1.1.3.) Minimum 3de kyu (U15/U18/U21+- 3.3. Gewichtsklassen U15 meisjes 9 gewichtsklassen -32-36 -40-44 -48-52 -57-63 +63 U15 jongens 9 gewichtsklassen -34-38 -42-46 -50-55 -60-66 +66 U18 meisjes 8 gewichtsklassen -40-44 -48-52 -57-63 -70 +70 U18 jongens 10 gewichtsklassen -42-46 -50-55 -60-66 -73-81 -90 +90 U21 dames 8 gewichtsklassen -44-48 -52-57 -63-70 -78 +78 U21 heren 8 gewichtsklassen -55-60 -66-73 -81-90 -100 +100 +21 dames 7 gewichtsklassen -48-52 -57-63 -70-78 +78 +21 heren 7 gewichtsklassen -60-66 -73-81 -90-100 +100! Organisaties U21+ wordt georganiseerd volgens regels U21! Organisaties U14 wordt georganiseerd volgens regels U15 en organisaties U17 wordt georganiseerd volgens regels U18 3.4. Wedstrijdinformatie Golden score. Wedstrijdsysteem. Prijzen. 3.5. Inschrijving Wijze van inschrijven: duidelijk vermelden hoe men dient in te schrijven: mail, brief, online inschrijvingssysteem, online formulier, ). Hou steeds alle inschrijvingen keurig bij om latere betwistingen te vermijden. Deadline: uiterste datum tot waarop men kan inschrijven. Wees hier strikt in en communiceer deze datum vanaf in het begin. Laat je deelnemer steeds betalen in en tracht dit ook te vermelden op het inschrijvingsformulier, samen met de correct bankgegevens. Naargelang de grootte van de organisatie dient er gewerkt te worden met een inschrijvingslimiet om het organisatorisch haalbaar te houden. Je kan deze limiet best ook op voorhand communiceren zodat deelnemende teams hier rekening mee kunnen houden bij inschrijving. Vermeld dit ook bij het stellen van een deadline. Ter plaatse laten inschrijven wordt afgeraden en is alleen haalbaar bij kleinere organisaties. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 8/21

4. Materiaal- en takenlijst 4.1. Materiaallijst Maak een volledige opsomming te maken van al het materiaal dat er nodig is voor je organisatie. Idealiter kan je werken met exacte aantallen en/of een extra kolom van personen die voor het materiaal zorgen. Voorbeeld a.d.h.v. 4 wedstrijdmatten: # WAT? WIE? CHECK voor 4 matten Bart 2 netwerkkabel (lang) Fred 1 tafel voor de medailles Bart 1 clubvlag Michiel 4 tafels voor de tijdopnemers + 8stoelen Bart 4 tafels voor CARE systemen + 8 stoelen Bart 1 geluidinstallatie met micro Bart 4 tafels Bart 8 stoelen Centrale tafel 1 printer Bram 5 4 4 Laptops Ippontoetsenborden geluidsboxen Bram 1 copier Bram 4 stoelen voor EHBO Bart 3 schuifwanden voor EHBO Fred 2 1 3 kassa s met 200 wisselgeld tafel stoelen Fred 1 stempel voor weging Fred 20 flesjes water voor dopingcontrole Fred dopinglokaal inschrijvingslijst voor NADO 1 1 30 T-shirts medewerkers 10 x LARGE 10 x MEDIUM 10 x SMALL Bram 4 Plasmaschermen voor scores Bram 3 weegschalen Bart 6 verlengsnoeren (20 meter) Fred 4 podiumelementen Koen 2 podiumdoeken Koen 208 Medailles 52 GOUD 52 ZILVER 104 BRONS 10 fluo-hesjes Ann 500 Toegangsbandjes Ann 1 (foto)camera (opgeladen) Fred 1 kopie van sportcode Bart Ann CHECK na Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 9/21

4.2. Takenlijst Een duidelijke takenlijst geeft structuur aan de medewerkers. Medewerkers kunnen terugvallen op subverantwoordelijken voor specifieke taken. De aangestelde subverantwoordelijken aan wie de algemene coördinator rechtstreekse verantwoordelijkheden heeft toevertrouwd zijn een essentiële schakel om een werkbare hiërarchie te creëren. Opbouw VERANTWOORDELIJKE TAAK MEDEWERKERS Naam subverantw. Transport matten Namen medewerkers Transport materiaal Vloerbedekking + bedrading Matten leggen Aankleding zaal + tafels en stoelen zaal Catering: dranken, tafels en stoelen, Keuken inrichten Reclame + sponsoring wegbewijzering Matten kuisen + kleedkamers Wedstrijddag: zaal VERANTWOORDELIJKE TAAK MEDEWERKERS Stewards Aanwezig zijn om 7.45u Geluid en materiaal Aanwezig zijn om 7.45u Weging meisjes Weging jongens Vuilnis + toiletten inkom Assistentie WOC Wedstrijddag: Cafetaria VERANTWOORDELIJKE TAAK MEDEWERKERS Verkoop bonnetjes Aanwezig zijn 7.45u Catering: dranken Aanwezig zijn 7.45u VIP: dranken Vanaf 14.00u Keuken: broodjes verkoop Aanwezig zijn 7.45u Oppoetsen: Cafetaria, keuken Afbraak VERANTWOORDELIJKE TAAK MEDEWERKERS Oppoetsen Cafetaria, keuken, Opruimen stoelen tafels Matten Opruimen Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 10/21

Opruimen zaalaankleding + tafels en stoelen zaal Materiaal verzamelen + transport materiaal Kleedkamers poetsen Tribunes poetsen + vuilnis verzamelen Reclame opruimen Transport materiaal Transport matten 5.Organisatievoorwaarden U15/U18/U21+ clubtornooien 5.1. Accommodatie Opmerking: zorg eerst voor beschikbare zaal en datum en controleer of de voorwaarden van deze zaal voldoen! Het tornooi zal worden ingericht in een zaal die voldoet aan de vereisten voor het inrichten van sportieve evenementen: 1. Parking: voldoende parkeerruimte (aantal +/- inschrijvingen) 2. Inkomhal: 1 afgescheiden inkomhal (1 onthaal betalende bezoekers en 1 onthaal deelnemers en coaches) Opmerking: je kan ingang beperken maar nooit nooduitgangen afsluiten! Maak eventueel gebruik van stewards om bepaalde in en uitgangen te beperken. 3. Kleedkamers: minstens 2 gescheiden jongens en meisjeskleedkamers 4. Weeglokalen: minstens 2 gescheiden jongens en meisjesweeglokalen die voldoende groot zijn om de weging vlot te laten verlopen. 5. Sanitaire faciliteiten: gescheiden afzonderlijke sanitaire faciliteiten 6. Cafetaria: Dranken of etenswaren verkopen of verbruiken in de onmiddellijke omgeving van de wedstrijdoppervlakte is niet toegestaan. De cafetaria moet gescheiden zijn van het wedstrijdgedeelte. 7. Tribune: voldoende zitplaatsen voor de judoka s en toeschouwers. 8. Scheidsrechters: afgescheiden scheidsrechterslokaal (waar het middagmaal kan genuttigd worden indien officials aangesteld zijn voor een volledige dag) 9. Polyvalente zaal: wedstrijdruimte (zie verder). 10. Veiligheid: in regel met de veiligheidsvoorschriften BLOSO ter inrichting van sportieve evenementen. 11. Risico analyse: in bezit voor gehuurd materiaal zoals vb. tribunes, zaal enz. (kb 25 april 2004 voor actieve ontspanningsevenementen). Zoek een geschikte zaal: Sportdatabank Vlaanderen is een realisatie van Bloso voor al wie op zoek is naar een sportclub of sportaccommodatie. Website: http://www.bloso.be/sportdatabank/pages/overdesportdatabank.aspx Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 11/21

5.2. Wedstrijdruimte 1. Matten tatami: materiaal conform de huidige wedstrijd en organisatiebepalingen van de VJF. Het wedstrijdgedeelte is in één kleur en het veiligheidsgedeelte is in een andere kleur. Deze kleuren zijn niet bepaald maar moeten duidelijk te onderscheiden zijn. (Blauw en geel zijn aangewezen, maar niet verplicht.) 2. Wedstrijdruimte: De wedstrijdzone bedraagt minimum 7m X 7m. De veiligheidszone bedraagt langs buiten 3 meter. Tussen twee aangrenzende wedstrijdruimtes is de gemeenschappelijke veiligheidszone 4 meter aanbevolen, doch minstens 3 meter verplicht. Deze veiligheidszone van 3 meter moet gerespecteerd worden. 3. Wedstrijdzone: in de wedstrijdzone wordt een rode en witte kleefstrip aangebracht. 4. Afbakening: de kampoppervlakte is van het publiek gescheiden door een duidelijke afsluiting om het publiek uit de neutrale zone te houden. 5. Plaats coach: de coach mag zich tijdens de wedstrijd van de betreffende deelnemer uit hun team, bevinden op de daartoe door de organiserende instantie aangegeven plaatsen buiten de wedstrijdruimte. 6. Omroepsysteem: een degelijk omroepsysteem moet aanwezig zijn, minstens één micro per wedstrijdoppervlakte en minstens één micro aan de centrale tafel. Elke microfoon dient een aan en -uitschakelaar te hebben. 7. Tafels: Aan elke wedstrijdoppervlakte dient één voldoende grote tafel voorzien te worden met 3 stoelen. De tafel moet voorzien zijn van een officieel scorebord (manueel of elektrisch), 3 klokken (inclusief 1 reserveklok) en één duidelijk te onderscheiden tijdssignaal. 8. Officiële tafel: een voldoende ruime en goed overzichtelijke centrale tafel dient voorzien te worden met 4 stoelen voor de wedstrijdorganisatie. Ter hoogte van de officiële tafel moet steeds een elektrische aansluiting aanwezig zijn (220V AC) Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 12/21

5.3. Weging 1. Lokaal: de weging moet gebeuren in een tot dat doel ingericht, afzonderlijk en ruim lokaal, gescheiden voor jongens en meisjes. Te voorzien in elk weeglokaal: tafel, 2 stoelen en weegschaal. 2. Weegschaal: de weging moet gebeuren op een degelijke en nauwkeurige weegschaal (geen badkamermodel). 3. Weegofficials: Bij cluborganisaties (wedstrijden en ontmoetingen georganiseerd door de clubs VJF en voorkomend op de kalender VJF) gebeurt de weging door scheidsrechters of tijdopnemers of clubmedewerkers onder de supervisie van een verantwoordelijke scheidsrechter of tijdopnemer of door meerdere verantwoordelijke scheidsrechters of tijdopnemers of wedstrijdorganisatiecommissie (WOC). 5.4. Wedstrijdformule Wedstrijdformules bij individuele tornooien Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling zonder herkansing. Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling en enkele herkansing. Eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling en dubbele herkansing. Dubbele eliminatietabel met rechtstreekse uitschakeling. Het aantal wedstrijdformules is niet limitatief. De VJF promoot de wedstrijdschema s waarbij de deelnemers de gelegenheid wordt geboden minstens twee wedstrijden te kampen. Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.1. Wedstrijdformules bij poule wedstrijden Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.2. Wedstrijdformules bij dubbele poule wedstrijden Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.3. Wedstrijdformules bij VJF-Rankingtornooien Braziliaanse wedstrijdformule Voor een uitgebreide uitleg zie sportcode punt 8.9. 5.5. Loting Loting in wedstrijdtabel. Men zal vermijden dat deelnemers van eenzelfde club onmiddellijk tegenover elkaar uitkomen. Zij zullen achter elkaar uitgeloot worden, zodat zij over de verschillende tabelluiken (A, B, C, D) van de wedstrijdtabel opgesteld worden. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 13/21

5.6. Verzorgingspost De organiserende instantie is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een medische begeleiding en verzorgingspost gedurende de ganse wedstrijddag (periode). De minimum vereisten voor de verzorgingspost zijn: 1. De verzorgingspost (een nodig aantal personen met een EHBO-diploma of officiële instanties zoals vb. Rode Kruis, Vlaamse Kruis of andere officiële instantie) moet voor de aanvang van de wedstrijden aanwezig zijn en bemand blijven met voldoende verzorgers zolang er wedstrijden zijn. Is ook ter beschikking van het aanwezige publiek. 2. 1 EHBO er aan de rand van de mat per mat is een absoluut minimum. 3. Minimum benodigdheden medische uitrusting: 1 tafel met minimum 2 stoelen voor de EHBO ers. 1 medisch inspectie bed. 2 of 3 stoelen afgeschermd om privacy te verzekeren. 1 volledig uitgeruste eerste hulp koffer. Voldoende ijszakken en gekoeld water over ganse wedstrijddag. 1 stretcher (draagberrie). Radioverbinding of telefoon met dichtstbijzijnde kliniek met een spoedafdeling. 4. De aanwezigheid van een dokter in de zaal wordt aanbevolen (eventueel telefoon met wachtdienst). Bij een gebeurlijk ongeval moet efficiënt en snel ingegrepen kunnen worden. 5. De onmiddellijke beschikbaarheid van een ziekenwagen wordt aanbevolen (eventueel telefoon met wachtdienst). Bij beslissing dokter is een snelle evacuatie belangrijk. 6. Gemakkelijke toegankelijkheid ziekenwagen. De ziekenwagen moet te allen tijde een vrije uitrit hebben tot op de aansluiting met de openbare weg. Algemene contacten Rode Kruis Vlaanderen Website: http://www.rodekruis.be/nl/ E-mail: info@rodekruis.be Het Vlaamse Kruis vzw Website: http://www.hetvlaamsekruis.be/ E-mail: as@hvk.be Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 14/21

5.7. Uitnodiging De officiële uitnodiging wordt opgemaakt door de organiserende club en wordt uiterlijk 3 maanden voor aanvang van het tornooi, toegestuurd aan het secretariaat van de Vlaamse Judofederatie VZW (digitale versie). Deze uitnodiging zal gratis gelinkt worden aan de officiële kalender van de VJF. Op de officiële uitnodiging dient het volgende vermeld te worden: Info betreffende de inrichtende instantie Doelgroep(pen) leeftijden (volgens afkortingen gerespecteerd door VJF, zie formulier aanvraag) Plaats en datum Weging met uurregeling (dit mag een eerste richtlijn zijn. Wijzigingen dienen ten laatste 2 weken voor de aanvang van het tornooi schriftelijke aan het VJF secretariaat overgemaakt te worden.) Aanvang van wedstrijden met uurregeling (dit mag een eerste richtlijn zijn. Wijzigingen dienen ten laatste 2 weken voor de aanvang van het tornooi schriftelijke aan het VJF secretariaat overgemaakt te worden.) Wedstrijdformule: vanaf U15 via een eliminatiesysteem Deelnemingsvoorwaarden Inkomgelden Inschrijvingsmodaliteiten Bij beperking deelnemers vermelding maximaal toegestane deelnemers Gebruiksvriendelijke inschrijvingslijst Deadline voor inschrijven Inschrijvingslimiet Website De clubs die opgenomen zijn in de officiële kalender van de Vlaamse Judofederatie VZW en waarvan de uitnodiging is goedgekeurd, verbinden zich ertoe om 1 maand voor datum hun tornooi aan te kondigen (zelfstandig of via de kanalen van de VJF). Er bestaat de mogelijkheid om aankondiging op te sturen via de VJF-nieuwsbrief. De tarieven voor het verspreiden van documenten via de nieuwsbrief VJF zijn te raadplegen in het financieel handboek. Aanvragen dienen in pdf-vorm aangeleverd te worden. Elk tornooi dient in een apart document aangeleverd te worden. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 15/21

5.7.1 Voorbeeld uitnodiging TITEL TORNOOI U15, U18,U21+ EEN ORGANISATIE VAN CLUBNAAM I.S.M HET PROVINCIAAL COMITE PROVINCIENAAM Inleidende uitnodigende openingszin. Algemeen Wanneer: XX/XX/2014 Waar: Naam sporthal, straat + nummer, postcode + gemeente, België Inkom coaches en toeschouwers: 5 Vrijkaarten VJF zijn niet geldig Deelnemersvoorwaarden Geldige vergunning kunnen voorleggen Identiteitsbewijs kunnen voorleggen Minimum 3de kyu Weging / Wedstrijden U15 (Dames): weging vanaf 08u30-09u00 wedstrijden vanaf 09u30 geboortejaar 2000 2001 U15 (Heren) : weging vanaf 08u30-09u00 wedstrijden vanaf 09u30 geboortejaar 2000 2001 U18 (Dames): weging vanaf 11u30-12u00 wedstrijden na de U15 geboortejaar 1997 1998 1999 U18 (Heren): weging vanaf 11u30-12u00 wedstrijden na de U15 geboortejaar 1997 1998 1999 U21+(Dames): weging vanaf 13u00-13u30 wedstrijden na de U18 geboortejaar 1996 en vroeger U21+(Heren): weging vanaf 13u45-14u15 wedstrijden na de U18 geboortejaar 1996 en vroeger Wedstrijdsysteem Na elke afgewerkte reeks zullen de medailles worden overhandigd. Prijzen voor de eerste, tweede en 2 derde plaatsen per categorie. De judoka s U15, U18 en U21+ kampen in een tabel met dubbele herkansingen. Bij categorieën met minder dan 6 deelnemers gaan door in poule. Bij 2 deelnemers in een categorie is best of three van toepassing. Sportcode VJF van toepassing. Klemmen en wurgingen toegestaan vanaf U18. Inschrijvingen Inschrijvingen kunnen online gebeuren via het inschrijvingssysteem (link inschrijvingssysteem). De inschrijvingen worden afgesloten op (deadline opgeven) of bij het bereiken van de inschrijvingslimiet (limiet opgeven). Inschrijvingsbedrag 10 per judoka te storten op rekening BEXX XXXX XXXX XXXX (geen inschrijving of betaling ter plaatse). Contactgegevens organisatie: website, mail, tel. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 16/21

5.8. Opvolging De clubs die opgenomen zijn in de officiële kalender van de Vlaamse Judofederatie VZW verbinden zich ertoe om binnen de 15 dagen na het tornooi een kopie van de volledige uitslag en alle poulebladen door te sturen naar het secretariaat van de Vlaamse Judofederatie VZW. Na gegronde klacht t.o.v. de inrichter kan een inrichter geen toelating meer krijgen voor het organiseren van een tornooi. Bij niet nakomen van de afspraken vermeld in dit reglement kan een inrichter geen toelating meer krijgen voor het organiseren van een tornooi. Interne opvolging: statistieken per jaar bedankingen naar alle partners, sponsors, coaches, judoka s, 5.9. Financieel Alle inkomsten en uitgaven zijn voor de inrichtende instantie. Het is aangeraden om vooraf een sluitende begroting op te stellen om niet voor verrassingen te komen staan en om alles gebudgetteerd te krijgen. 1. INKOMSTEN Inschrijvingsrecht deelnemende judoka s Inkomgelden Broodjesverkoop, cafetaria en allerhande Overige inkomsten (zoals gemeentelijke subsidies en sponsoring) 2. UITGAVEN conform het financieel handboek van de VJF Medailles of trofeeën voor 1 ste 2 de en twee 3 de plaatsen De vergoeding van de scheidsrechters, tijdopnemers en leden van de organisatiecommissie VJF zijn vastgelegd in het financieel handboek van de VJF en zijn ten laste van de organiserende instantie. Huur evenementenzaal Evenementenvergunning- / + gemeentetaksen Verzekering: aanbevolen verzekeringen individueel te onderschrijven door de club (zie Hoofdstuk 3, pg. 10) Huur wedstrijdmatten Vervoer wedstrijdmatten + plaatsing wedstrijdmatten + verzekering Kosten verbonden aan organisatie en decoratie zaal Kosten EHBO / EHBO-post Animatie (muziek,...): Sabam en billijke vergoeding! Drank + broodjesmaaltijd voor de officials en organisatie (indien organisatie volledige dag). Eventuele kosten voor opmaak informatiefolder Eventuele kosten om de organisatie te promoten Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 17/21

5.10. Verzekering en voorwaarden tot deelname 5.10.1. Medisch attest medische controles Er mogen geen medische bezwaren bestaan tegen deelname aan tornooien of ontmoetingen. Wanneer de personen aangeduid voor de medische begeleiding beslissen dat een deelnemer vanwege ziekte of blessure niet verder kan deelnemen, is deze beslissing bindend. Alle judoka s dienen zich te schikken naar het Decreet over het Medisch Verantwoord Sporten van 13 juli 2007, verschenen in het Belgisch staatsblad op 13/09/2007. www.bloso.be/topsport/andereactoren/pages/medischverantwoordsporten.aspx De leden vergunninghouders zijn verplicht een regelmatige medische controle te ondergaan. De clubverantwoordelijken worden erop gewezen dat zij dit kenbaar moeten maken aan hun leden. Ieder lid club is vrij hieromtrent een regeling uit te werken en dit administratief op punt te stellen. Bij deelname aan competities wordt verondersteld dat iedere deelnemende judoka zich regelmatig medisch laat onderzoeken. 5.10.2. Geldige vergunning Als geldige vergunning wordt aanvaard: Vergunning Vlaamse Judofederatie vzw (VJF). Vergunning Fédération Francophone Belge de Judo (FFBJ). Licentiebewijs (geldig lidmaatschap) van buitenlandse federatie erkend door Europese Judo Unie / Internationale Judofederatie (EJU / IJF). 5.10.3. Minimumgraad voor deelname en bewijs van graadclassificatie Tornooien U15/U18/U21+: minimum 3 de Kyu Het is de verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer dat de deelnemers aan eender welke wedstrijd over de minimum graad voor deelname beschikken en dat de wijzigingen van de graad van hun judoka s stipt en correct worden ingegeven in het ledenbestand. Voor deelname aan U15/U18/U21+ clubtornooien wordt de graad op de vergunningskaart niet gecontroleerd. 5.10.4. Verzekering Welke verzekeringen zijn automatisch verworven als lid van de Vlaamse Judofederatie en welke dien of kan ik nog extra af te sluiten als organisator? Lees het hier op het vademecum verzekeringen of ga naar onze website (www.vjf.be), log je in en klik op Verzekeringen) in rubriek Clubs/Leden voor meer informatie. Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 18/21

6. Controlelijst TAKEN TO DO : WANNEER DATUM VOLTOOID 1 Optie zaal December 2 jaar voorafgaand tornooi / / JA / NEEN 2 Bespreken tornooi December 2 jaar voorafgaand tornooi / / JA / NEEN clubbestuur 3 Aanvraag tornooi provinciaal December 2 jaar voorafgaand tornooi / / JA / NEEN comité 4 Opstellen uitnodiging tornooi Na goedkeuring tornooi-inrichting / / JA / NEEN 5 Doorsturen tornooi informatie Ten laatste 1 maand na goedkeuring / / JA / NEEN VJF tornooi-inrichting 6 Reservatie matten en ander Minimum 6 maand voor aanvang / / JA / NEEN nodig wedstrijd materiaal tornooi 7 Reservatie tafels en stoelen Minimum 6 maand voor aanvang / / JA / NEEN sporthal tornooi 8 Beleggen vergadering Minimum 6 maand voor aanvang / / JA / NEEN sportdienst of dienst sportzaal tornooi 9 EHBO post aanvragen 6 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN 10 Bestellen medailles of 6 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN trofeeën 11 Samenstellen ploeg 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN vrijwilligers club 12 Opmaken takenpakket 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN vrijwilligers 13 1 ste briefing ploeg 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN vrijwilligers club 14 Sabam billijke vergoeding 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN 15 Verzekeringen in orde 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN maken : BA + evenementen + vrijwilligers 16 Promotie tornooi 3 maand voor aanvang tornooi / / JA / NEEN 17 Opvolging door algemene Vanaf 3 maand voor tornooi tot op / / JA / NEEN coördinator club einde tornooi!! 18 Administratie en opvolging Vanaf 2 maand voor tornooi / / JA / NEEN inschrijvingen 19 Bestelling broodjes + drank 2 weken voor aanvang tornooi / / JA / NEEN SR+TO+vrijwilligers (indien hele dag) 20 2 de briefing ploeg 1 week voor aanvang tornooi / / JA / NEEN vrijwilligers club 21 Opstellen zaal Dag voor tornooi of dag tornooi / / JA / NEEN 22 Afbraak zaal Dag tornooi of dag na tornooi / / JA / NEEN 23 Doorsturen tornooi uitslag 15 dagen na tornooi / / JA / NEEN met originele poulebladen Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 19/21

7. Subsidies voor je evenement 7.1. Ondersteuning sportpromotionele evenementen Vlaamse Overheid Vlaams minister van Sport blijft sportpromotionele evenementen ondersteunen, ook jouw judotornooi kan hiervoor in aanmerking komen! In zijn tweede legislatuur wenst Vlaams minister, bevoegd voor sport, Philippe Muyters, opnieuw sportpromotionele evenementen te ondersteunen. De minister wil blijvend inzetten op recreatieve sportevenementen met de nadruk op participatie enerzijds en competitieve evenementen met een bovenlokale dimensie anderzijds. De criterialijsten en aanvraagformulieren werden eind 2013 na een evaluatie aangepast. Op basis van deze aangepaste criteria zullen de evenementen, die plaatsvinden tussen 1 januari en 30 juni van 2015, beoordeeld worden. Ga naar volgende link voor meer informatie (criterialijst, aanvraagformulier, ): http://www.cjsm.vlaanderen.be/sport/subsidiering/ 7.2. Gemeentelijke sportsubsidies Ook lokale overheden (steden en gemeenten) ondersteunen sportclubs en sportevenementen. Voor meer informatie kan u terecht bij uw gemeente. 7.3. Provinciale sportsubsidies: G-judo De provinciale sportsubsidies voor sportevenementen met een breed sportaanbod werden samen met de provinciale sportdiensten vanaf 2014 geschrapt. Wel blijft de Vlaamse Overheid via de provincies G-sport initiatieven ondersteunen. Je kan bij de sportdienst van elke provincie en van de Vlaamse Gemeenschapscommissie (Brussel) informeren naar de verschillende mogelijkheden voor G-sportspecifieke ondersteuningsmaatregelen voor jouw club, sportdienst of vereniging. Je vindt enkel de subsidies terug die toegekend worden door de provinciale overheden én die specifiek betrekking hebben op G-sport. Deze subsidies kunnen, maar zijn niet altijd combineerbaar met andere subsidies binnen de provincie. Algemene voorwaarden voor al deze subsidies: Een bovenlokaal karakter hebben Plaatsvinden op het grondgebied van de provincie Geen commerciële doelstellingen nastreven Ga naar volgende linken per provincie voor meer informatie (criterialijst, aanvraagformulier, ): Antwerpen Limburg Oost-Vlaanderen Vlaams-Brabant West-Vlaanderen Vlaamse Gemeenschapscommissie (Brussel) Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 20/21

7.4. Jeugdjudofonds Het VJF Jeugdjudofonds (JJF) is een project georganiseerd door de VJF met de steun van de Vlaamse Overheid & Bloso om de kwaliteit van het jeugdjudo op een nog hoger niveau te brengen. In 2014 namen 37 VJF clubs succesvol deel aan het JJF en mogen gemiddeld 594,59 investeren in hun jeugdwerking. Wedstrijdorganisatie voor jeugd wordt beloond in het puntensysteem en de toegekende budgeten kunnen geïnvesteerd worden in het wedstrijdjudo. Alle info vindt u op de website van de VJF onder de rubriek Jeugdsport: http://www.vjf.be/category/jeugdjudofonds/jeugdjudofonds 8. Sponsoring voor je evenement 8.1. Model sponsorovereenkomst Via deze sponsorovereenkomst maak je duidelijke afspraken met je sponsors. http://www.dynamoproject.be/document/402-model-sponsorovereenkomst 8.2. Model sponsorformules Is je sportclub op zoek naar sponsors en wil je sponsorformules opstellen? Dan kan dit model een goede leidraad zijn! http://www.dynamoproject.be/document/401-model-sponsorformules Versie: 1.00 laatste herziening: 26/09/2014 blz. 21/21