Financieel Protocol der studievereniging Machiavelli Opgesteld door: Timothy Abraham penningmeester 2012-2013
Artikel 1: Toepassing van dit Protocol 1.1 Op het geldelijk beheer van de vereniging zijn in eerste instantie het Huishoudelijk Reglement en de Statuten van studievereniging Machiavelli van toepassing. 1.2 Een bepaling in dit Protocol dat in strijd is met één of meerdere bepalingen uit het Huishoudelijk Reglement of de Statuten van de vereniging verliest haar werking op het moment dat de desbetreffende bepalingen in het Huishoudelijk Reglement of de Statuten in werking treden. 1.3 De Penningmeester dient dit Protocol ten allen tijde na te streven. Artikel 2: Declaratiemogelijkheden 2.1 Een declaratie wordt door de Penningmeester alleen in behandeling genomen indien een ingevuld declaratieformulier is ingeleverd. 2.2 Het declaratieformulier is altijd aangevuld met bonnen, facturen of afschriften. Kopieën zijn toegestaan. 2.3 Het declaratieformulier dient te worden ondertekend ter accordering door de Penningmeester. 2.4 Bonnen, facturen of afschriften dienen binnen 60 dagen te worden ingeleverd bij de Penningmeester, anders wordt de declaratie niet in behandeling genomen. 2.5 Declaraties worden uitbetaald via de bankrekening van de vereniging. 2.6 Declaraties dienen binnen drie weken te zijn goed- of afgekeurd inclusief uitbetaling van het verschuldigde bedrag. Indien de declaratie is afgekeurd wordt de indiener hiervan binnen vier weken na indienen op de hoogte gesteld. 2.7 De Penningmeester heeft het recht van artikel 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 en 2.6 af te wijken. Bij een afwijking wordt het verenigingsbestuur voorafgaand de afwijking op de hoogte gesteld. 2
Artikel 3: Het Bestuur 3.1 Het Bestuur kan kosten bij de vereniging declareren zolang deze kosten zijn gemaakt bij het uitoefenen van haar functie. 3.2 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten Penningmeester van artikel 3.1 afwijken. Bij een afwijking wordt het verenigingsbestuur voorafgaand de afwijking op de hoogte gesteld. 3.3 Aangezien financiële transacties enkel door de Penningmeester worden uitgevoerd, dienen financiële beloftes, die niet binnen het communicatiebereik van de Penningmeester vallen, ten allen tijde met de Penningmeester besproken te worden. 3.4 Indien de voorheen genoemde communicatie per elektronische post wordt verzonden dient de Penningmeester altijd in cc te staan. 3.5 Indien er word afgeweken van artikel 3.3 en 3.4 dient het betrokkene bestuurslid verantwoording af te leggen tijdens een bestuursvergadering waarom er voor deze manier van handelen gekozen is. Afwijken van artikel 3.4 wordt enkel toegelaten als er sprake is van vertrouwelijke informatie tussen het bestuurslid en de betrokkene. Artikel 4: De leden 4.1 Leden kunnen, indien zij kosten hebben gemaakt in het belang van de vereniging, declareren bij de Penningmeester. 4.2 Kosten gemaakt voor persoonlijk gewin, en niet dat van de vereniging, kunnen niet worden gedeclareerd. 4.3 Aangezien declaraties enkel door de Penningmeester worden uitbetaald, dienen declaratiemogelijkheden, die niet binnen het communicatiebereik van de Penningmeester vallen, ten allen tijde met de Penningmeester besproken te worden. 4.4 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten Penningmeester van artikel 4.1 en 4.2 afwijken. Bij een afwijking wordt het verenigingsbestuur op de hoogte gesteld. 3
Artikel 5: Organen van de vereniging 5.1 De commissie Onderwijs, de commissie Politieke activiteiten, de verscheidene commissies van de coördinator Internationaal, de commissie Sociale activiteiten en de derde dinsdag commissie kunnen slechts kosten declareren die zijn gemaakt bij het uitoefenen van haar taken. 5.2 Elk van de voorheen genoemde commissies heeft recht op twee maal een declaratie van maximum 10,- per persoon bij het benuttigen van een maaltijd ter bevordering van de sociale cohesie binnen de commissie. Enkel personen die lid zijn van de voorheen genoemde commissies maken hier recht op, een lijst van deze personen dient op voorhand te worden ingediend bij de Penningmeester. 5.3 Indien nieuwe commissies worden geïnstalleerd bepaalt de Penningmeester welke kosten wel en niet kunnen worden gedeclareerd door deze commissies. 5.4 De Penningmeester bepaalt in alle gevallen of de gemaakte kosten Penningmeester van artikel 5.1, 5.2 en/of 5.3 afwijken. Bij een afwijking wordt het verenigingsbestuur op de hoogte gesteld voorafgaande de beslissing. Artikel 6: Geldelijk beheer 6.1 Alleen de Penningmeester heeft toegang tot de bankrekening en kan betalingen verrichten. 6.2 Bij het door noodzaak niet kunnen voldoen aan artikel 6.1 is er de mogelijkheid de toegang tot de bankrekening en bevoegdheid tot betaling over te dragen aan het voorheen op de hoogte gesteld bestuurslid, die een diepere kennismaking heeft in de penningmeester zijn taken. Alleen de Penningmeester heeft de mogelijkheid zijn bevoegdheden over te dragen en is verplicht bij overdracht de Kascontrole-commissie en het bestuur op de hoogte te stellen. 6.3 Bij verplichtingen die worden aangegaan voor meer dan een jaar worden de leden tijdens een Algemene ledenvergadering op de hoogte gesteld alvorens het besluit definitief is. 4
6.4 De bankafschriften van de vereniging dienen digitaal of hardcopy te worden bijgehouden. 6.5 De Penningmeester moet ten allen tijde informatie kunnen verstrekken aan de Kascontrole-commissie, indien deze commissie hier om vraagt. 6.6 De Penningmeester streeft ernaar contante opname van geld te voorkomen. Indien contant geld wordt opgenomen bij de bank dient hiervan een kasboek te worden bijgehouden. 6.7 Bij contante opname van meer dan 450,- dient de Kascontrolecommissie op de hoogte te worden gesteld. Hiervan kan de Penningmeester niet afwijken. 6.8 De Penningmeester heeft niet de bevoegdheid af te wijken van hetgeen in dit artikel is bepaald. De Kascontrole-commissie dient nauwgezet te controleren of de in dit artikel bepaalde richtlijnen zijn nagekomen. Artikel 7: De Kascontrole-commissie 7.1 De Kascontrole-commissie heeft het recht ieder moment van het jaar informatie op te vragen bij de Penningmeester ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 7.2 De Kascontrole-commissie doet schriftelijk en persoonlijk verslag aan de Algemene ledenvergadering van haar bevindingen tijdens de kascontrole. Artikel 8: Slotbepalingen 8.1 Dit Protocol treedt in werking, indien het na de eerstkomende Algemene ledenvergadering wordt aanvaard. 8.2 Dit Protocol kan worden gewijzigd door een meerderheid van de Algemene ledenvergadering, zoals bepaald in het Huishoudelijk Reglement en de Statuten. 8.3 Dit Protocol wordt aangehaald als: Financieel Protocol. 5