NL NL NL
COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN Brussel, 1.8.2008 COM(2008) 500 definitief MEDEDELING VAN DE COMMISSIE Samenvatting van het Voortgangsverslag aan de Raad over de uitvoering van Aanbeveling 2005/835/EG van de Raad van 14 november 2005 over prioritaire acties ter verbetering van de samenwerking op het gebied van archieven in Europa ingediend door de Europese Archiefgroep {SEC(2008) 2364} NL 1 NL
1. ACHTERGROND In zijn Resolutie van 6 mei 2003 over archieven in de lidstaten 1 erkende de Raad de uitdagingen op het gebied van archiefbeheer aan de vooravond van de uitbreiding van de Unie met tien nieuwe lidstaten. De Raad verzocht om een beoordeling van de situatie van de openbare archieven in de Europese Unie, met speciale aandacht voor de uitbreiding en vroeg de Commissie een verslag op te stellen waarin de mogelijkheden voor betere coördinatie en samenwerking werden onderzocht. Als antwoord op de resolutie van de Raad werd het door een groep deskundigen van de lidstaten opgestelde Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie in februari 2005 door de Commissie aan de Raad voorgelegd 2. Het verslag bevat een analyse van de situatie van de archieven in de Europese Unie en een aantal voorgestelde maatregelen en toekomstige richtsnoeren voor meer samenwerking tussen archieven op Europees niveau. Het Verslag over archieven heeft geleid tot Aanbeveling 2005/835/EG van de Raad van 14 november 2005 over prioritaire acties ter verbetering van de samenwerking op het gebied van archieven in Europa 3. In punt A van de aanbeveling wordt de oprichting van een Europese Archiefgroep gevraagd, bestaande uit door de lidstaten en de instellingen van de Unie aangewezen deskundigen, die moet zorgen voor samenwerking en coördinatie met betrekking tot algemene aangelegenheden betreffende archieven, en in het bijzonder een vervolg moet geven aan vijf prioritaire maatregelen die onder punt B van deze aanbeveling worden genoemd. In punt C wordt de lidstaten en de instellingen van de Unie gevraagd gezamenlijk de uitvoering te stimuleren van die prioritaire maatregelen. Er zij opgemerkt dat de Europese Unie zich inzet om in het kader van bestaande programma s projecten te steunen ter uitvoering van de genoemde maatregelen. In punt D van de aanbeveling vraagt de Raad dat de Europese Archiefgroep binnen drie jaar na de datum van bekendmaking van deze aanbeveling een voortgangsverslag indient over de uitvoering van de prioritaire maatregelen. Het door de Raad gevraagde voortgangsverslag werd door de Europese Archiefgroep goedgekeurd op haar bijeenkomst van 6 juni 2008. Het voortgangsverslag van de Europese Archiefgroep wordt als bijlage bij deze mededeling aan de Raad voorgelegd. De Europese Archiefgroep was van oordeel dat het verslag niet alleen de resultaten van de uitvoering van de aanbeveling van de Raad moest bevatten maar ook een aantal nieuwe toekomstige uitdagingen voor archieven. Het voortgangsverslag is dienovereenkomstig opgebouwd. 1 2 3 PB C 113 van 13.5.2003, blz. 2. COM (2005) 52 definitief. PB L 312 van 29.11.2005, blz. 55. NL 2 NL
2. RESULTATEN 2.1. Verbetering van de samenwerking op het gebied van archieven in Europa De Europese Archiefgroep werd begin 2006 opgericht en is samengesteld uit deskundigen uit alle 27 lidstaten van de Europese Unie 4 alsook uit de vijf in artikel 7, lid 1, van het EG- Verdrag vermelde Europese instellingen. Sinds haar eerste bijeenkomst in april 2006 is de Europese Archiefgroep elk halfjaar één keer bijeengekomen om de vooruitgang in de uitvoering van de aanbeveling van de Raad te bespreken en om een leidraad en algemene richtsnoeren op te stellen voor het werk dat wordt verricht in het kader van de vijf prioritaire maatregelen. De Europese Archiefgroep heeft getracht om samen te werken met andere relevante netwerken en sectoren. Voor de uitvoering van een aantal prioritaire maatregelen heeft de Europese Archiefgroep getracht samen te werken met bestaande instanties zoals het DLM Forum 5 en de European Branch of the International Council on Archives (de Europese Afdeling van de Internationale Archiefraad, EURBICA). De archiefsector neemt ook actief deel aan de Stichting Europese digitale bibliotheek en is vertegenwoordigd in de deskundigengroep op hoog niveau voor digitale bibliotheken en in de werkgroep EDLinteroperabiliteit. Wat de prioritaire maatregel "aanneming van maatregelen ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten" betreft, heeft de Europese Archiefgroep getracht samen te werken met musea en bibliotheken om een probleem aan te pakken dat alle drie deze sectoren gemeen hebben. Sectoroverschrijdende samenwerking wordt als fundamenteel aangemerkt voor het opsporen van gestolen goederen. Daartoe zal in oktober 2008 door het Franse EUvoorzitterschap in Roubaix een gezamenlijke conferentie worden georganiseerd om het probleem te bespreken. Overeenkomstig punt C van de aanbeveling van de Raad heeft de Commissie zich waar mogelijk ingezet om projecten te steunen ter uitvoering van de aanbeveling van de Raad. Financiering voor het bijwerken en aanvullen van de Modeleisen voor elektronische document- en archiefbeheersystemen (MoReq2) 6 en voor de Juridische database voor archieven in Europa 7 werd gevraagd en verkregen in het kader van het IDABC-programma 8. Naar verwachting zal een voorstel van de werkgroep Europese Archiefgroep om een 4 5 6 7 8 Bulgarije en Roemenië waren in 2006 als waarnemers aanwezig en zijn sinds hun toetreding tot de EU begin 2007 volwaardig lid van de Europese Archiefgroep. DLM= Document Lifecycle Management (beheer van de levenscyclus van documenten). Het DLM Forum is een organisatie van belanghebbenden die veel nationale archieven van de EU27 en andere openbare en particuliere organisaties met interesse in elektronische bestanden en archiefbeheer verenigt. Zie punt 2.2.2. Zie punt 2.2.4. Besluit 2004/387/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 april 2004 betreffende de interoperabele levering van pan-europese e-overheidsdiensten aan overheidsdiensten, ondernemingen en burgers; zie: PB L 181 van 18.5.2004, blz. 25. NL 3 NL
internetportaal te ontwikkelen voor archieven 9 gefinancierd 10. uit het econtentplus-programma worden 2.2. De vijf prioritaire maatregelen van de aanbeveling van de Raad Met betrekking tot alle vijf prioritaire maatregelen in punt B van de aanbeveling van de Raad van november 2005 werd vooruitgang geboekt. 2.2.1. Behoud en voorkomen van rampen In de aanbeveling van de Raad wordt verzocht om de ontwikkeling van een actieplan ter stimulering van maatregelen die moeten voorkomen dat documenten en archieven bij natuurrampen en andere schadelijke gebeurtenissen worden aangetast, om de stimulering van acties in de gehele Gemeenschap voor het behoud en het herstellen van beschadigde documenten en archieven en om de opstelling en verspreiding van normen en specificaties voor de bouw van nieuwe, speciaal voor archieven bedoelde gebouwen. Na de publicatie van de aanbeveling werd een trinationale werkgroep voor het behoud van archieven en het voorkomen van beschadiging ervan opgericht, voorgezeten door het Duitse Bundesarchiv. De werkgroep heeft zich toegelegd op de in de aanbeveling van de Raad vermelde meest dringende problemen, te weten het voorkomen van rampen. De werkgroep heeft vooruitgang geboekt op het gebied van regionale samenwerking tussen Tsjechië, Polen en Duitsland en met name op het gebied van haar plannen om in 2008 een informatiedienst via internet op te richten voor gebruik in het geval van een ramp. Die moet gedetailleerde informatie bevatten over rampenpreventie en rampenbeheer, maar ook informatie over waar passende middelen en capaciteit kunnen worden gevonden. Het doel is de internetgegevensbank tot een Europees niveau uit te breiden als een instrument om netwerken tussen Europese archieven mogelijk te maken en te structureren. Op basis daarvan zullen archieven over de hele EU zich kunnen voorbereiden op alle mogelijke rampen. 2.2.2. Europese interdisciplinaire samenwerking inzake elektronische documenten en archieven In de aanbeveling van 14 november 2005 vraagt de Raad dat de Europese interdisciplinaire samenwerking inzake elektronische documenten en archieven verder wordt ontwikkeld. In de aanbeveling wordt met name gevraagd dat de huidige eisen voor het opzetten van elektronische document- en archiefbeheersystemen, zoals MoReq, worden gemoderniseerd en uitgebreid. In de aanbeveling van de Raad wordt ook gevraagd de DLM Forum-conferenties over elektronische documenten en archieven te blijven organiseren. 9 10 Zie punt 2.2.3. Besluit nr. 456/2005/EG van het Europees Parlement en de Raad van 9 maart 2005 tot vaststelling van een meerjarenprogramma van de Gemeenschap ter verbetering van de toegankelijkheid, het nut en de exploiteerbaarheid van digitale inhoud in Europa, PB L 79 van 24.3.2005, blz. 1. NL 4 NL
In samenwerking met de Commissie heeft het DLM Forum de gemoderniseerde en uitgebreide versie van de Modeleisen voor elektronische document- en archiefbeheersystemen (MoReq2) ontwikkeld. Het DLM Forum waarborgt het beheer van MoReq2 en bevordert systeemtesten voor de met MoReq2 compatibele software. Overeenkomstig de aanbeveling van de Raad zal het DLM Forum grote conferenties over elektronische documenten en archieven blijven organiseren. De vijfde DLM Forum Conferentie zal van 10 tot 12 december 2008 in Toulouse (Frankrijk) worden gehouden en zal aandacht besteden aan de resultaten en de nieuwe richtingen op het gebied van gegevens- en documentbeheer in Europa. 2.2.3. Ontwikkeling en beheer van een internetportaal voor documenten en archieven in Europa Het voorstel om een internetportaal voor archieven in Europa te ontwikkelen, heeft als doel het gevarieerde archiefmateriaal in Europa in het bezit van particuliere of openbare instellingen voor cultureel erfgoed gemakkelijker toegankelijk en online bruikbaar te maken voor werk, vrije tijd en/of studie. Voor het eerst zal het mogelijk zijn om in Europa archiefgegevens terug te vinden zonder rekening te moeten houden met nationale, institutionele en sectorale grenzen. Dit zal een belangrijke bijdrage zijn tot de tenuitvoerbrenging van de idee van een gemeenschappelijke meertalige ingang tot het verspreide digitale culturele en wetenschappelijke erfgoed van Europa. Het project zal geen nieuwe normen vaststellen of opleggen maar over heel Europa een gemeenschappelijk kader ten uitvoer leggen dat bestaande algemene archiefnormen omvat. Het project zal ook de aanvaarding van transnationale normen steunen en aanmoedigen teneinde de interoperabiliteit met verschillende archiefportalen op nationaal en institutioneel niveau te waarborgen. De projectgroep, geleid door het subdirectoraat-generaal van het Spaanse staatsarchief, heeft een sterk netwerk van archiefinstellingen opgebouwd en heeft intensieve contacten met andere instellingen voor cultureel erfgoed (bibliotheken, musea). De archiefportaal zal aan EUROPEANA worden gekoppeld en naar verwachting zal met de Commissie een overeenkomst worden ondertekend om het project te financieren via het econtentplus-programma. 2.2.4. Bevordering van de beste handelwijze met betrekking tot nationale en Europese wetgeving inzake archieven In de aanbeveling van de Raad van 14 november 2005 wordt gevraagd om de bevordering van de beste handelwijze met betrekking tot nationale en Europese wetgeving inzake het beheer van en de toegang tot documenten en archieven. Om dit te bereiken, wordt voorgesteld een gegevensbank op te stellen die gegevens over wetgeving inzake archivering en andere aanverwante wetgeving op nationaal en communautair niveau koppelt en de raadpleging van deze gegevens faciliteert. De gegevensbank zal een overzicht bieden van bestaande wetgeving en mogelijk maken dat de beste handelwijze wordt vastgesteld en verspreid. Een werkgroep voor de ontwikkeling van een juridische gegevensbank voor archieven in Europa wordt geleid door de Franse Direction des Archives (directie NL 5 NL
archief) in samenwerking met de Europese Afdeling van de Internationale Archiefraad (EURBICA). De gegevensbank bevat archiefwetgeving en aanverwante wetgeving alsook interpretatieve en contextuele informatie van de EU en de EUlidstaten. De ontwikkeling van de juridische gegevensbank wordt gesteund door de Europese Commissie en wordt gefinancierd via het IDABC-programma van de Europese Unie. De juridische gegevensbank werd in juni voorgesteld aan de Commissie. De gegevens worden in de tweede helft van 2008 door de lidstaten en de Europese instellingen verstrekt. De gegevensbank wordt door de lidstaten onderhouden en ondergebracht bij de Internationale Archiefraad (ICA). 2.2.5. Maatregelen ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten Een werkgroep voor maatregelen om diefstal in archieven te voorkomen, die wordt geleid door het Zweedse Riksarkivet (nationale archieven), is dieper ingegaan op twee kwesties die zij het belangrijkst vond; ten eerste: welke maatregelen konden worden genomen tegen diefstal in archieven en de daaruit voortvloeiende handel in culturele kunstvoorwerpen, en ten tweede: de noodzaak een studie te ondernemen die de omvang van diefstalproblemen in archiefinstellingen in de lidstaten zal laten zien. De werkgroep heeft haar taak volbracht. In juni 2007 heeft zij aan de Europese Archiefraad een verslag voorgesteld over diefstal in archieven aan de hand van een overzicht van bijna 200 archieven over heel Europa. Het overzicht biedt inzicht in de aard en de omvang van diefstal in archieven. Op grond van dit verslag heeft de werkgroep getracht advies te geven en een aantal aanbevelingen te doen. De groep heeft een aantal "Beginselen en praktische richtsnoeren" ontwikkeld voor de voorkoming van diefstal in archieven die zullen dienen als een gemeenschappelijk instrument voor archiefinstellingen. De "Beginselen en praktische richtsnoeren" werden in juni 2008 aan de Europese Archiefgroep voorgesteld. Voorts heeft de werkgroep een ontwerpverklaring opgesteld over de voorkoming van diefstal in archieven en de bestrijding van de illegale handel daarin en die ter goedkeuring aan de hoofden van de nationale archieven van de 27 lidstaten voorgelegd. Deze verklaring zal worden voorgesteld op een seminarie over diefstal in archieven dat in november 2008 tijdens het Franse EU-voorzitterschap in Roubaix zal worden gehouden. 3. TOEKOMSTIGE UITDAGINGEN De Europese Archiefgroep stelt voor dat archiefdiensten zich bezinnen over hun rol in een snel evoluerende omgeving en nagaan hoe zij de maatschappij in het algemeen en de overheid in het bijzonder beter kunnen ten dienste staan. De groep stelt vijf toekomstige uitdagingen voor archieven vast. 3.1.1. De Europese richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie De Europese Archiefgroep stelt voor om nader te onderzoeken hoe archiefgegevens beter kunnen worden gebruikt en op ruimere schaal kunnen worden verspreid. De groep merkt in het bijzonder op dat Richtlijn 2003/98/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 november 2003 inzake het hergebruik van NL 6 NL
overheidsinformatie 11 kansen biedt om de rijke inhoud van de archieven van Europa te hergebruiken. De groep raadt de archiefdiensten van de lidstaten aan de voordelen en nadelen van het uitbreiden van de bepalingen van die richtlijn tot archieven af te wegen en de verschillende modellen te onderzoeken om de archiefgegevens te gebruiken en deze op ruimere schaal beschikbaar te maken voor Europese burgers en burgers overal ter wereld. 3.1.2. De verhouding tussen toegang ter plaatse en onlinetoegang tot archieven De Europese Archiefgroep is van oordeel dat het evenwicht tussen onlinetoegang en toegang ter plaatse tot archieven evolueert. In het voortgangsverslag wordt opgemerkt dat een ruimere studie over de praktijk en de ervaring in de EU-lidstaten deze kwestie ten goede zou komen, en dat het naast een informatie-uitwisseling nuttig zou zijn een aantal richtsnoeren over de beste handelwijze te ontwikkelen. In het verslag wordt daarom voorgesteld dat de Europese Archiefgroep dit onderwerp verder zou bestuderen en met name zou nagaan welke de gevolgen zijn van het veranderende evenwicht tussen toegang ter plaatse en onlinetoegang tot archieven voor de Europese archiefdiensten. Het verslag stelt informatie-uitwisseling voor over de huidige benaderingen van de digitalisering van archiefmateriaal en stelt voor dat de Europese Archiefgroep archieven in de EU aanmoedigt om passende strategieën voor de toekomst te ontwikkelen. 3.1.3. Digitaal bewaren van gegevens: gevolgen voor de overheid en de maatschappij en de veranderende rol van archieven Het toenemend gebruik van nieuwe technologieën heeft de overheidsdiensten aanzienlijk beïnvloed en tevens de manier waarop zij informatie beheren alsook de manier waarop documenten worden opgesteld, opgeslagen en geraadpleegd. Bovendien is in de laatste decennia de tenuitvoerlegging van ICT in de administratie gepaard gegaan met de ontwikkeling en tenuitvoerlegging van de efficiëntie en kwaliteit van de dienst en met toenemende aandacht voor doorzichtigheid en verantwoordingsplicht van de overheid. Goed bestuur en e-government zijn centrale begrippen in de overheid van de 21ste eeuw. Het is onmiskenbaar dat e-government en het digitaal bewaren van gegevens veel traditionele beginselen en praktijken van archiefdiensten aanzienlijk zullen wijzigen. De digitalisering van de maatschappij zal niet alleen een invloed hebben op traditionele archiefbegrippen en -praktijken, maar zal ook de verhoudingen tussen archiefdiensten en de opstellers van documenten veranderen en uiteindelijk ook de rol die archiefdiensten en archivarissen spelen in de overheidsdiensten en in de maatschappij. Een analyse van de ontwikkelingen in de EU-lidstaten, binnen de context van hun verschillende wetgevende en administratieve tradities, zou een waardevol inzicht bieden in de waarde van verschillende normen en praktijken. De Europese Archiefgroep concludeert dat informatie-uitwisseling over de huidige situatie in de EU-lidstaten een gunstig effect zou hebben op de manier waarop deze aangelegenheden worden behandeld in de verschillende landen. Nationale archieven bestuderen actief hun huidige en toekomstige rol in e-government. De Europese 11 PB L 345 van 31.12.2003, blz. 90 96. NL 7 NL
Archiefgroep stelt voor het overleg over deze kwestie te stimuleren en te bevorderen om het volledige potentieel van de archieven voor de maatschappij in het algemeen en voor de overheid in het bijzonder te gebruiken en zal vollediger verslag uitbrengen over deze kwestie in 2010. 3.1.4. Oprichting van een Europees deskundigheidsnetwerk Het voortgangsverslag bepaalt dat samenwerking tussen deskundigen op archiefgebied in de lidstaten van de EU moet worden beschouwd als één van de belangrijkste instrumenten om samenwerking tussen de archieven zelf te bevorderen. In dat verslag wordt voorgesteld een Europees deskundigheidsnetwerk op te richten dat archiefinstellingen en deskundigen zou voorzien van: ten eerste, steun bij de tenuitvoerlegging op hun respectieve niveaus van verschillende projecten die als onderdeel van de huidige of de nog te bepalen prioriteiten zijn ontwikkeld; ten tweede, steun en informatie betreffende de andere in het verslag vermelde gebieden van deskundigheid. Om deze doelstellingen te bereiken, stelt de Europese Archiefgroep voor om zowel samen te werken met de archiefdiensten in de lidstaten die bij de verschillende projecten zijn betrokken, als met de beroepsverenigingen van archivarissen. Bij gebrek aan een Europese vereniging van archivarissen kunnen zij vertegenwoordigd worden door de Europese Afdeling van de Internationale Archiefraad (EURBICA) waarvan veel van die verenigingen lid zijn. 3.1.5. Plan voor een kenniscentrum voor Europese archivarissen De laatste jaren hebben een aantal maatschappelijke en professionele veranderingen aangetoond dat er behoefte is aan de ontwikkeling van een categorie professionele beheerders op hoog niveau op het gebied van document- en archiefbeheer die een succesvolle loopbaan kunnen ambiëren en strategische posten kunnen bekleden. Het doel is in de Europese Unie een nieuwe generatie archiefbeheerders te creëren die niet alleen een goede kennis hebben van de belangrijkste kwesties en uitdagingen van het beroep maar die ook in staat zijn managementstrategieën vast te stellen en op het hoogste niveau te communiceren. Dit voorstel kan de vorm aannemen van een Europees kenniscentrum dat de archivarissen van de toekomst zou samenbrengen en op die manier de Europese deskundigheid verder zou ontwikkelen. Het Europees "kenniscentrum" zal het mogelijk maken een groep deskundigen op te leiden die zich zowel in een nationale als in een internationale context kunnen ontwikkelen. Het zal ook een specifiek netwerk creëren voor uitwisseling en overleg op grond van een aanpak die niet alleen nationale kenmerken en deskundigheid omvat, maar ook de zuiver Europese context, en zo Europese samenwerking op hoog niveau op dit gebied zal bevorderen. Het "kenniscentrum" zou op een gedecentraliseerde wijze worden georganiseerd zodat de structuren ervan lichter zouden zijn en niet voortdurend vastzitten aan één of andere organisatie of instelling. Alle lidstaten van de EU zouden daarbij moeten worden betrokken. NL 8 NL
4. CONCLUSIE In de samenwerking tussen de archieven van de lidstaten is een stap voorwaarts gezet sinds de goedkeuring van de aanbeveling van de Raad eind 2005. Zoals in het verleden is dit een evolutief proces, gebaseerd op gemeenschappelijke belangen en aspiraties en op de erkenning dat samenwerking wederzijds voordelig moet en kan zijn. Op grond hiervan is samenwerking tussen archieven in Europa in de laatste twee decennia verbazend succesvol geweest. Om dat succes voort te zetten doet de Europese Archiefgroep een aantal aanbevelingen om in de komende jaren te blijven samenwerken: de Europese Archiefgroep zal de tenuitvoerlegging van de prioritaire maatregelen uit de aanbeveling van de Raad van 14 november 2005 blijven volgen en begeleiden, alsook de nieuwe maatregelen die uit deze acties zijn voortgevloeid en die uit dit voortgangsverslag kunnen voortvloeien. De Europese Archiefgroep zal haar werkzaamheden nauw coördineren met de European Board of National Archivists (Europees Orgaan van nationale archivarissen); de Europese Archiefgroep zal steeds meer samenwerken met andere relevante sectoren en netwerken om maximaal wederzijdse voordelen en schaalvoordelen te bereiken op het gebied van het efficiënt beheren, opslaan, bewaren en terugvinden van overheidsinformatie, alsook om een efficiëntere en gebruiksvriendelijkere toegang tot archiefgegevens en diensten voor de Europese burger te bereiken; de Europese Commissie zal de werkzaamheden van de Europese Archiefgroep verder steunen. NL 9 NL