LEASEAUTOREGELING Elektrisch vervoer als uitgangspunt Datum: 1 mei 2019
Hieronder staan de uitgangspunten van de leaseautoregeling. De uitwerking staat verderop in de leaseregeling. - Vanaf schaal 12 kun je in aanmerking komen voor een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto. - Bij jaarlijks meer dan 20.000 kilometer zakelijk (exclusief woon-werk kilometers) kom je in aanmerking voor een functionele leaseauto. - Een volledig elektrische auto is het uitgangspunt. - Een laadvoorziening thuis is onderdeel van je leasecontract. - Een vakantieauto is mogelijk voor zover er ruimte is binnen het normleasebedrag. - In elke categorie is minimaal één elektrische leaseauto mogelijk zonder normoverschrijding. - Het kiezen voor een stockauto gaat boven het bestellen van een nieuwe leaseauto. Als er geen stockauto beschikbaar is, kan er een nieuwe leaseauto worden besteld. - Voor compensatie lease kan niet vanzelfsprekend worden gekozen. Compensatie lease is alleen mogelijk als er met het ov wordt gereisd of als de woon-werkafstand per fiets wordt afgelegd. - Normoverschrijding is voor eigen rekening. - Heb je een leaseauto? Je kunt ook met het ov reizen voor zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer. Je gebruikt hiervoor de NS-Business Card. - De leaseauto moet stilstaan als er op een andere manier (bijvoorbeeld ov) wordt gereisd. - Zakelijke parkeerkosten in de nabijheid van je standplaats en nabij de standplaatsen Utrecht en Den Bosch worden niet vergoed. Overige zakelijke parkeerkosten worden wel vergoed. Parkeerkosten woon-werk worden niet vergoed. - Jaarlijks vindt er een toets plaats voor de 20.000 kilometer zakelijk grens. Woon-werkverkeer betreft geen zakelijke kilometers. - Elke schade moet binnen 3 x 24 uur worden gemeld. - Bij een schade is er sprake van een eigen risico. - Bij vragen of onduidelijkheid is HR Wagenparkbeheer het aanspreekpunt. Pagina 2 van 22
Inhoud 1 Algemeen... 5 1.1 Inleiding... 5 1.2 Werkingssfeer... 5 1.3 Eenzijdige wijzigingsbevoegdheid... 5 1.4 Onvoorziene situaties... 5 1.5 Toekenning... 5 1.6 Taakverdeling en verantwoordelijkheden... 6 1.7 Reiskosten... 6 1.8 Gebruik leaseauto en openbaar vervoer... 6 2 Deelname... 7 2.1 Indeling in leasecategorieën... 7 2.2 Normoverschrijding leasebedrag... 8 2.3 Inzet stockauto of huurauto... 9 2.4 Afzien van de leaseauto voor tegemoetkoming in geld... 9 2.5 Keuze van de leaseauto... 10 2.6 Beperkingen in de keuze van de leaseauto... 11 2.7 Fiscale behandeling... 11 3 Gebruiksvoorschriften... 12 3.1 Algemeen... 12 3.2 Zakelijk gebruik... 12 3.3 Privégebruik... 12 3.4 Slecht gebruik en hoog schadeverloop... 13 3.5 Maatschappelijk verantwoord gebruik en veilig rijden... 13 4 Vervanging en (tijdelijk) vervallen van de leaseauto, functiewijziging... 13 4.1 Definitieve vervanging... 13 4.2 Tijdelijke vervanging... 14 4.3 (Tijdelijk) vervallen... 14 4.4 Verandering van functieschaal... 15 4.5 Inname van de leaseauto... 15 5 Kosten voor jouw rekening... 16 6 Verzekeringen, schade, pech en diefstal... 17 6.1 Verzekeringen... 17 6.2 Accessoires en audio- en communicatiemiddelen... 17 6.3 Schade, pech, ongeval en diefstal... 17 6.4 Lichamelijk letsel... 18 6.5 Aansprakelijkheid... 18 Pagina 3 van 22
7 Laden en brandstof... 19 7.1 Laadpas of brandstofpas... 19 7.2 Elektrisch laden en juiste brandstof... 19 7.3 Controle brandstofverbruik... 19 7.4 Laadkosten of brandstof declareren... 20 8 Bestelprocedure... 20 8.1 Bestelling van de leaseauto... 20 8.2 Afwijkende dealerkeuze... 20 8.3 Aflevering... 20 8.4 Kentekenbewijs... 21 9 Accessoires en extra opties... 21 10 Gegevens HR Wagenparkbeheer en leasemaatschappij... 22 Pagina 4 van 22
1 Algemeen 1.1 Inleiding Deze Leaseautoregeling (hierna: leaseregeling) is van toepassing binnen de Volksbank. Het leasebeleid is van toepassing als een leaseauto als secundaire arbeidsvoorwaarde (hierna: arbeidsvoorwaardelijk) of op basis van het aantal zakelijke autokilometers (hierna: functioneel) wordt toegekend. Als onderdeel van de langetermijnstrategie van de Volksbank om tot een klimaatneutrale bedrijfsvoering te komen, is het uitgangspunt dat alle leaseauto s 100% elektrisch zijn. 1.2 Werkingssfeer Deze leaseregeling geldt vanaf 1 mei 2019 en is van toepassing op elke medewerker aan wie door de werkgever een leaseauto ter beschikking is of wordt gesteld (hierna: leaserijder). Deze leaseregeling vervangt alle eerdere versies van de leaseregeling. Aan voorgaande leaseregelingen kunnen geen rechten meer worden ontleend. De leaserijder is volledig op de hoogte van de inhoud van de leaseregeling en de overige bij de leaseauto verstrekte documenten. Van de (potentiële) leaserijder wordt verwacht dat de inhoud van de leaseregeling bekend is voordat het leasecontract wordt afgesloten. 1.3 Eenzijdige wijzigingsbevoegdheid De werkgever behoudt zich het recht voor wijzigingen aan te brengen in de leaseregeling en de uitvoering daarvan. Milieudoelstellingen of wijzigingen in de fiscale regelgeving kunnen daar bijvoorbeeld aanleiding toe zijn. 1.4 Onvoorziene situaties In situaties waarin de regeling niet voorziet, kan contact worden opgenomen met HR Wagenparkbeheer. Zo nodig beslist de manager HR Waarderen. 1.5 Toekenning De arbeidsvoorwaardelijke leaseauto wordt toegekend aan medewerkers met een functie vanaf schaal 12. Bij een toekenning in schaal 12 is de goedkeuring van de directeur van het onderdeel nodig. De werkgever behoudt zich het recht voor om bepaalde functies of medewerkers met een lagere schaal een leaseauto toe te kennen. De functionele leaseauto wordt toegekend als je aantoonbaar minimaal 20.000 zakelijke autokilometers rijdt of gaat rijden. Woon-werkverkeer maakt geen onderdeel uit van zakelijke kilometers. Het aantal zakelijke autokilometers wordt jaarlijks getoetst. Als je structureel minimaal 20.000 zakelijke kilometers declareert, kan de werkgever de medewerker verplichten gebruik te maken van een leaseauto. Eenmaal ingezet mag je de leaseauto ook gebruiken voor woonwerkverkeer, zolang er 20.000 zakelijke kilometers per jaar worden gereden. Voordat je een leaseauto bestelt, vragen we je een goede inschatting te maken van het jaarlijks aantal zakelijke, woon-werk en privékilometers. Deze inschatting wordt gebruikt voor de jaarlijkse kilometertoets. Als je kiest om de leaseauto ook privé te gebruiken, houden we voor de toets minimaal 7.500 privékilometers per jaar aan. Als voorwaarde voor toekenning en blijvend gebruik van de leaseauto geldt verder dat je in het bezit bent van een geldig rijbewijs en dat je volgens de wet bevoegd bent tot het besturen van een auto. Pagina 5 van 22
1.6 Taakverdeling en verantwoordelijkheden A. Manager en HR-business partner Jouw manager en de HR-business partner zijn verantwoordelijk voor de toekenning van de leaseauto. Er wordt een formeel akkoord gegeven door de directeur van het onderdeel waar je werkzaam bent. Bij uitzonderingen is ook goedkeuring van de directeur HR nodig. B. HR HR Wagenparkbeheer is het aanspreekpunt voor het toekennen en vervangen van een leaseauto. Ook bij tussentijdse veranderingen van de leaseregeling en bij bijzondere omstandigheden (bekeuringen, buitensporige schade en onderhoud) is HR Wagenparkbeheer de contactpersoon. HR is verantwoordelijk voor het (actueel houden van het) leasebeleid. C. Leasemaatschappij De leasemaatschappij is verantwoordelijk voor de praktische uitvoering van de leaseregeling. De leasemaatschappij is het rechtstreekse aanspreekpunt ten aanzien van alle vragen over het uitbrengen van offertes, bestellen, uitleveren, verzekeren, onderhoud, schade en weer inleveren van de leaseauto. D. Leaserijder De werkgever gaat er vanuit dat je je in het verkeer verantwoordelijk en netjes gedraagt. Je hebt de volgende verantwoordelijkheden: a. Je handelt conform deze leaseregeling. b. Je werkt volledig mee en levert inspanning om zowel de milieu- en maatschappelijke belasting als de kosten zo laag mogelijk te houden van zowel bij zakelijk als privégebruik van de leaseauto. c. Je zorgt, voor zover van toepassing, voor een Verklaring geen privégebruik auto bij de Belastingdienst. d. Je stelt de werkgever direct in kennis van een wijziging in het zakelijk of privégebruik van de leaseauto in het algemeen en/of het intrekken van de Verklaring geen privégebruik auto door de Belastingdienst evenals van eventuele geschillen met de Belastingdienst. 1.7 Reiskosten Als leaserijder kom je niet in aanmerking voor een tegemoetkoming in de reiskosten voor het woonwerkverkeer of zakelijke reizen. Ontvang je een vaste reiskostenvergoeding voor het woonwerkverkeer, dan vervalt deze per direct zodra je leaseauto aan jou wordt geleverd. 1.8 Gebruik leaseauto en openbaar vervoer Je kunt de leaseauto gebruiken voor zowel het woon-werkverkeer als voor alle zakelijke reizen. Reis je op een andere manier, dan staat de leaseauto stil (bijvoorbeeld bij reizen met het ov via de NS- Business Card of met de fiets). Als leaserijder mag je voor zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer (geheel of gedeeltelijk) gebruik maken van het openbaar vervoer met gebruik van de NS-Business Card. Pagina 6 van 22
Als je een functionele leaseauto hebt, dan geniet gebruik van het openbaar vervoer zelfs de voorkeur (zie hiervoor de regeling zakelijk reizen in de Personeelsgids). De NS-Business Card is binnen Nederland te gebruiken op basis van 2 e klas. Reis je liever 1 e klas? Neem dan contact op met HR Wagenparkbeheer. Als er aanpassingen op je NS-Business Card moeten worden gedaan (een voorbeeld hiervan is de omzetting van of naar daltarief), verwachten wij dat je hieraan meewerkt. Declareren van kosten voor het openbaar vervoer is niet mogelijk. Parkeerkosten voor woonwerkverkeer worden niet vergoed (P+R via de NS-Business Card voor woon-werkverkeer is niet toegestaan). Privéreizen met de NS-Business Card zijn niet toegestaan. 2 Deelname 2.1 Indeling in leasecategorieën Afhankelijk van je functieniveau of van de te rijden zakelijke kilometers word je ingedeeld in een leasecategorie. Bij een functionele leaseauto geeft HR de doorslag in welke categorie V je wordt ingedeeld. Per leasecategorie zijn normbedragen vastgesteld die de maximaal toegestane leasekosten weergeven, exclusief de toegestane normoverschrijding (hierna: normleasebedrag). Bij een arbeidsovereenkomst van minder dan 32 uur (schaal 12 en 13) en minder dan 36 uur (boven cao) vindt er naar rato een afslag van het normleasebedrag plaats. Tabel met normleasebedragen elektrisch en eigen bijdragen privégebruik Lease Categorie Toepassing Normleasebedrag (inclusief laadpaal) Eigen bijdrage privégebruik Elektrisch mogelijk zonder normoverschrijding met daar bovenop een laadpaal tot 2.500 V tot 30.000 km zakelijk 450 50 Renault Zoe tot 535 Nissan Leaf tot 600 V vanaf 30.000 km zakelijk 680 60 Hyundai Ionic tot 670 Volkswagen egolf tot 670 BMW i3 tot 670 V vanaf 40.000 km zakelijk 730 60 Opel Ampera-E tot 730 Nissan Leaf 60kw tot 730 Kia Nero tot 730 IV functieschaal 12 of functieschaal 13 800 70 Hyundai Kona tot 810 Opel Ampera-E tot 780 Nissan Leaf 60kw tot 800 II functieschaal I en II 1.000 90 1.500 I functieschaal III 1.090 100 1.500 Directie Directie 1.750 150 Pagina 7 van 22
In combinatie met een elektrische leaseauto is de (pilot)regeling vakantieauto van toepassing, tot maximaal het normleasebedrag. De genoemde elektrische auto s zonder normoverschrijding worden periodiek herzien. Het normleasebedrag van 1.500 is tijdelijk en geldt tot en met 31 december 2019. Bij het gebruikmaken van het normleasebedrag van 1.500 kan geen gebruik worden gemaakt van de (pilot)regeling vakantieauto. De in de tabellen genoemde bedragen worden niet automatisch jaarlijks geïndexeerd, maar kunnen periodiek door de Directie worden aangepast. Heb je gekozen voor een leaseauto welke past binnen het normleasebedrag van een lagere categorie dan welke bij je functie hoort, dan wordt de eigen bijdrage wegens privégebruik toegepast die hoort bij die lagere categorie. Als je meer dan 15.000 kilometers per jaar aan privékilometers rijdt, wordt de eigen bijdrage privégebruik met 50% verhoogd. 2.2 Normoverschrijding leasebedrag 1. Je mag kiezen voor een leaseauto met hogere leasekosten. De overschrijding bedraagt maximaal 20% bovenop het toegestane normbedrag. De normoverschrijding wordt vermeerderd met btw en wordt maandelijks met het salaris verrekend. Kies je een leaseauto die uitkomt boven de toegestane normoverschrijding, dan worden alle kosten hierboven (vermeerderd met btw) in een keer verrekend met je salaris. Normoverschrijding is niet toegestaan voor leaserijders die gebruik maken van de Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. Voorbeeld berekening normoverschrijding en eigen bijdrage privégebruik: Leaseprijs auto 880,00 Normleasebedrag 800,00 Overschrijding norm 80,00 Btw (21%) 16,80 Maandelijkse normoverschrijding inclusief btw 96,80 Eigen bijdrage privégebruik per maand 70,00 2. De normoverschrijding wordt door jou betaald gedurende de looptijd van de leaseauto en wordt maandelijks op het salaris ingehouden. De normoverschrijding wordt berekend op basis van de vooraf bepaalde looptijd van het leasecontract. Een latere aanpassing van de looptijd kan zorgen voor een herberekening van de normoverschrijding. Als je arbeidsovereenkomst eindigt voordat de looptijd is verstreken, worden de nog niet voldane termijnen normoverschrijding in een keer met je verrekend tenzij je: 1. de leaseauto c.q. het leasecontract door de nieuwe werkgever laat overnemen; 2. de leaseauto van de leasemaatschappij koopt; 3. je boventallig bent geworden en valt onder bepalingen uit het Sociaal Plan. Pagina 8 van 22
Een normoverschrijding moet dus altijd worden terugbetaald (met uitzondering van de hierboven opgenomen redenen). Houd hier rekening mee bij de keuze voor overschrijding. Een kortere looptijd kan onder andere het gevolg zijn van het verzoek van de werkgever om meer zakelijke kilometers te gaan rijden. Wordt de looptijd van het leasecontract langer? Dan stopt de normoverschrijding op de oorspronkelijke einddatum van het leasecontract. 2.3 Inzet stockauto of huurauto Bij het inzetten of vervangen van een leaseauto worden eerst de stockauto s (beschikbare leaseauto s waarvan de leasetermijn nog niet is verstreken) ingezet. Pas wanneer er geen stockauto s meer beschikbaar zijn, kan je een leaseauto bestellen. Tot het moment dat je leaseauto wordt geleverd, wordt er zo nodig een huurauto ingezet. Proeftijd en arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd Zit je in je proeftijd of heb je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd? Dan wordt een stockauto of huurauto ingezet. Inzet stockauto 1. Bij de inzet van een stockauto is het toegestaan om te kiezen voor een leaseauto uit een categorie hoger. Je bent bij één categorie hoger geen kosten van normoverschrijding verschuldigd. Bij de inzet van een stockauto vanuit de tijdelijke hogere elektrische norm van 1.500 zijn er wel kosten van overschrijding verschuldigd. De hogere categorie geldt alleen voor de duur dat je de stockauto rijdt. De eigen bijdrage die in rekening wordt gebracht voor privégebruik wordt bepaald vanuit de categorie die op jou van toepassing is. Kies je voor een leaseauto uit een nog hogere categorie. Dan zijn er wel kosten van normoverschrijding van toepassing. De keuze voor een stockauto uit een nog hogere categorie kan niet worden gemaakt als je een Verklaring geen privégebruik auto hebt. Toewijzing van een stockauto gebeurt tot het einde van het lopende leasecontract van de stockauto. HR Wagenparkbeheer kan besluiten om het contract te verlengen wanneer er nog ruimte is in de contractduur en het kilometrage. 2. In voorkomende situaties kan een toewijzing van een stockauto uit één categorie lager voorkomen. De eigen bijdrage die in rekening wordt gebracht voor privégebruik wordt bepaald vanuit de categorie die op de stockauto van toepassing is. 2.4 Afzien van de leaseauto voor tegemoetkoming in geld 1. Als je in aanmerking komt voor een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto kun je, onder voorwaarden, afzien van een leaseauto (hierna: compensatie lease). Voorwaarden om in aanmerking te komen voor compensatie lease kunnen zijn: reizen per openbaar vervoer of fiets. De hoogte van het bedrag aan compensatie lease is: Leasecategorie Compensatie IV 800 II 1.000 I 1.090 Directie 1.750 Pagina 9 van 22
2. Compensatie lease wordt maandelijks uitbetaald met de salarisbetaling. Als onderdeel van de compensatie lease wordt het woon-werkverkeer tegen 0,19 per kilometer (fiscale maximum) onbelast uitgekeerd. De compensatie lease bestaat dan uit een onbelast en een belast deel. Als er geen woon-werkverkeer plaatsvindt, wordt de vergoeding volledig bruto uitgekeerd. 3. Wanneer je compensatie lease ontvangt, moet je zelf de kosten voor zowel het woonwerkverkeer als zakelijk verkeer betalen. Dit geldt ook voor kosten van parkeren en tol- en veergeld. Er wordt geen NS-Business Card aan je verstrekt. 4. Bij een arbeidsovereenkomst van minder dan 32 uur (schaal 12 en 13) en minder dan 36 uur (boven cao) vindt er een naar rato afslag van de compensatie plaats. Als je gedurende een periode niet in staat bent om je functie uit te oefenen vanwege (onbetaald) verlof (vanaf vier weken), dan vervalt (tijdelijk) de compensatie lease. Bij gedeeltelijk verlof wordt de compensatie lease naar rato uitgekeerd. 5. Het is niet mogelijk om tijdens een lopende leasecontractperiode te kiezen voor compensatie lease. Het maken van een switch is alleen mogelijk na afloop van je leasecontract. 6. Je kunt compensatie lease in afstemming met HR Wagenparkbeheer omzetten naar een leaseauto. 2.5 Keuze van de leaseauto 1. De werkgever heeft vanuit haar doelstellingen ten aanzien van klimaatneutrale bedrijfsvoering de volgende voorwaarden gesteld aan de keuze voor leaseauto s: a. Er wordt in alle gevallen elektrisch gereden, tenzij dat echt niet mogelijk is (ter beoordeling aan HR). b. Voor de arbeidsvoorwaardelijke leaseauto geldt dat er voor elektrisch gekozen moet worden als de woon-werkafstand per dag maximaal 2/3 bedraagt van de praktijkactieradius van het beschikbare aanbod in elektrisch. (Voorbeeld: praktijkactieradius 240 kilometer, maximale woon-werk afstand op een dag 160 kilometer.) c. Het bestellen van een Plug-in Hybrid is niet mogelijk. d. Het bestellen van een leaseauto met een andere brandstof dan elektrisch, benzine of diesel is niet mogelijk. e. Wanneer door HR Wagenparkbeheer is vastgesteld dat elektrisch niet mogelijk is, geldt een maximale CO2-uitstoot van 106 gram (NEDC) per kilometer. Het moment van bestellen van de leaseauto is bepalend voor de vaststelling van de CO2-uitstoot. De maximale uitstootwaarden worden jaarlijks vastgesteld. f. De leaseauto is in eerste instantie bedoeld voor zakelijk verkeer en woon-werkverkeer (auto voor de zaak). Gebruik in de privésituatie is geen voorwaarde bij de keuze van een leaseauto. g. Je kunt kiezen uit alle gebruikelijke merken auto s. HR Wagenparkbeheer bepaalt of een merk gebruikelijk is. 2. Het normleasebedrag is inclusief laadvoorziening thuis, laadpas of brandstofpas, verzekering, wegenbelasting, afschrijving, winterbanden, onderhoud, reparatie, hulpverlening en rente, exclusief btw. Pagina 10 van 22
2.6 Beperkingen in de keuze van de leaseauto De werkgever heeft het recht bepaalde keuzen voor een auto te weigeren. In ieder geval zijn sportauto s en cabriolets niet toegestaan. De leaseauto moet zijn voorzien van airconditioning en metaallak, c.q. pareleffectlak. In sommige situaties kan hiervan worden afgeweken (voorbeeld is de BMW i3, kleur zwart). 2.7 Fiscale behandeling 1. Het voordeel dat je de leaseauto kunt gebruiken voor privéritten is fiscaal gezien loon. De Volksbank berekent de hoogte van dit voordeel (de zogenaamde bijtelling) per jaar door de cataloguswaarde van de auto te vermenigvuldigen met een percentage. Het voordeel per jaar delen we vervolgens door twaalf. Elke maand dat de auto ter beschikking staat, houdt de Volksbank rekening met 1/12 van de bijtelling bij de berekening van het voordeel van de auto. De actuele percentages voor berekening van de fiscale bijtelling staan op de site van de Belastingdienst. Van jou wordt verwacht dat jij je hierover informeert. 2. Het percentage fiscale bijtelling geldt voor de duur van 60 maanden vanaf het moment van eerste ingebruikneming van de auto. Na 60 maanden kan het percentage wijzigen. Het percentage fiscale bijtelling van een tijdelijke of vervangende auto kan afwijken van het percentage van je leaseauto. 3. Betaal je een eigen bijdrage wegens privégebruik aan de Volksbank? Dan brengt de Volksbank deze, zolang dit fiscaal is toegestaan, in mindering op het bedrag van je bijtelling. De fiscale bijtelling mag niet negatief worden. ls de fiscale bijtelling niet toereikend, dan wordt het restbedrag van de eigen bijdrage ingehouden op het netto salaris. 4. Als eigen bijdragen wegens privégebruik brengen wij in mindering: a. eigen bijdrage wegens privégebruik; b. bijdragen wegens normoverschrijding; c. bijdragen normoverschrijding boven de 20%; d. bijdragen aan de werkgever wegens laden en tanken in het buitenland. 5. Voor de bovenstaande fiscale bijtelling geldt onder de voorwaarde dat de auto ook in redelijke mate voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Wordt de auto alleen of bijna alleen gebruikt voor privédoeleinden? Dan kan dit een hogere fiscale bijtelling danwel eventueel een naheffingsaanslag tot gevolg hebben. Alle fiscale gevolgen die te maken hebben met de ter beschikking gestelde leaseauto, waaronder een hogere bijtelling wegens het privégebruik, zijn voor je eigen rekening en risico. Dit geldt ook als er sprake is van een vermindering van de fiscale bijtelling of als de fiscale bijtelling achterwege kan blijven op basis van een Verklaring geen privégebruik auto. Een Verklaring geen privégebruik auto is mogelijk als de leaseauto op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé wordt gebruikt. Bij aanschaf gedurende het jaar wordt de 500 km naar rato verlaagd. Als de auto wordt overgenomen van een andere werkgever wordt de 500 km toets voor privégebruik voortgezet en berekend over het hele jaar. De maximaal 500 kilometer moet je overtuigend bewijzen aan de hand van bijvoorbeeld een rittenregistratie die voldoet aan de fiscale eisen. Informatie over een dergelijke rittenstaat vind je op de site van de Belastingdienst. Je wordt vrijgesteld van fiscale bijtelling, nadat je aan HR Wagenparkbeheer een Verklaring geen privégebruik hebt overlegd, afgegeven door de Belastingdienst. Bij intrekking van Verklaring geen privégebruik gedurende een kalenderjaar wordt de eigen bijdrage wegens privégebruik in ieder geval met terugwerkende kracht per 1 januari van het lopende kalenderjaar doorgevoerd. Pagina 11 van 22
3 Gebruiksvoorschriften 3.1 Algemeen 1. Je neemt de normale voorzichtigheid in acht bij het gebruik en het besturen van de leaseauto en je houd je aan de wettelijke verplichtingen. Je laat de leaseauto deskundig en tijdig onderhouden volgens de richtlijnen uit het instructieboekje van de leaseauto en volgens de door de leasemaatschappij verstrekte richtlijnen. 2. Je stelt de werkgever en/of de leasemaatschappij te allen tijde in de gelegenheid de leaseauto te inspecteren en de plaats waar de leaseauto staat te betreden. 3. Het is niet toegestaan de leaseauto te vervreemden, te belenen, te verpanden, te verhuren, in onderhuur te geven of personen en/of goederen tegen betaling te vervoeren. 4. Het rijden onder invloed van alcoholhoudende drank, bedwelmende en/of verdovende middelen of medicijnen en het gebruiken van de leaseauto voor snelheidsproeven, off-theroad rijden, prestatieritten of lesdoeleinden is verboden. Ook is het niet toegestaan gevaarlijke stoffen te vervoeren. Van jou wordt verwacht dat je niet handelt in strijd met de wettelijke verplichtingen en de daarin genomen verboden. Eventuele (financiële) consequenties van het overtreden van deze verboden zijn volledig voor jouw rekening en kunnen arbeidsrechtelijke maatregelen tot gevolg hebben waaronder (onmiddellijke) beëindiging van de arbeidsovereenkomst. 5. Je bent verplicht de in de leaseauto geïnstalleerde beveiligingsvoorzieningen (zoals startonderbreker, alarm e.d.) volgens de daarbij behorende voorschriften te gebruiken. 6. Financiële consequenties voortvloeiende uit het niet nakomen van het leasereglement zijn altijd voor jouw rekening. 3.2 Zakelijk gebruik 1. Voor zakelijke doeleinden kun je jouw leaseauto uitlenen aan een collega. In de periode dat de leaseauto is uitgeleend is de collega verantwoordelijk voor het gebruik van de leaseauto. De leaseregeling is dan van toepassing. Voorbeelden hiervan zijn verkeersovertredingen en Wat te doen in geval van schade en het eigen risico bij schade. 3.3 Privégebruik 1. Het is jou toegestaan de leaseauto te gebruiken voor privédoeleinden. Je betaalt hiervoor een eigen bijdrage. 2. Het besturen van de leaseauto is uitsluitend toegestaan aan jou, je collega s, jouw partner en de bij jou inwonende kinderen. Zij moeten in het bezit zijn van een in Nederland geldig rijbewijs en er mag geen sprake zijn van: ontzegging van de rijbevoegdheid en/of; inname van het rijbewijs en/of; (tijdelijk)ongeldig verklaring van het rijbewijs en/of; het niet voldoen aan de eisen die de wet stelt voor het besturen van een auto. Jij ziet er op toe dat bij het gebruik van de leaseauto door de gezinsleden de normale voorzichtigheid en de richtlijnen van de werkgever in acht worden genomen en de leaseauto naar redelijkheid en billijkheid in beperkte mate wordt gebruikt. Pagina 12 van 22
Als er zich omstandigheden voordoen waardoor je iemand anders, dan hiervoor genoemd, de leaseauto wilt laten besturen, moet je vooraf contact opnemen met HR Wagenparkbeheer. HR Wagenparkbeheer besluit of jij hiervoor toestemming krijgt. 3. De leaseauto mag niet worden gebruikt voor privédoeleinden tijdens en in de tussenliggende perioden dat je voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer gebruik hebt gemaakt van de NS- Business Card. 3.4 Slecht gebruik en hoog schadeverloop Van jou wordt verwacht dat je zorgvuldig omgaat met de aan jou ter beschikking gestelde leaseauto. Als er door onvoorzichtig handelen, nalatigheid ten aanzien van onderhoud, rijgedrag en dergelijke technische schade en/of abnormale slijtage ontstaat aan de leaseauto, behoudt de werkgever zich het recht voor de betreffende kosten op jou te verhalen en/of de leaseauto in te nemen. Als jij door nalatigheid de sleutel in de leaseauto achterlaat, is deze niet verzekerd. De kosten bij diefstal van de leaseauto of vanuit de leaseauto zijn dan voor jouw rekening. Bij een afwijkend hoog schadeverloop is de werkgever gerechtigd de daaruit voortvloeiende financiële consequenties op jou te verhalen en/of andere maatregelen te treffen. 3.5 Maatschappelijk verantwoord gebruik en veilig rijden Je bent je bewust van het streven van de werkgever om de CO2-uitstoot als gevolg van de (auto) mobiliteit te verlagen in het kader van Verantwoord Ondernemen. Van jou wordt verwacht dat je zoveel mogelijk bijdraagt aan dit streven en dat je probeert het energie- en brandstofverbruik tot het noodzakelijke te beperken. Tevens houd je je aan de geldende verkeerswetgeving en respecteer je de maatschappelijke normen en waarden om zodoende de maatschappelijke belasting van de leaseauto tot een minimum te beperken. Tijdens het rijden in je leaseauto is het niet toegestaan je mobiele telefoon en vergelijkbare communicatiemiddelen te gebruiken voor andere doeleinden dan handsfree bellen en navigatie. Dit geldt ook voor anderen die vanuit privégebruik de leaseauto besturen. De verstrekte dongel om dit gebruik tegen te gaan, ben je, evenals de andere berijders, verplicht te installeren (zodra door de leasemaatschappij uitgereikt). 4 Vervanging en (tijdelijk) vervallen van de leaseauto, functiewijziging 4.1 Definitieve vervanging 1. Voor alle leasecontracten geldt dat de leaseauto wordt vervangen bij 160.000 kilometer bij een elektrisch of benzine auto, 180.000 kilometer bij een diesel, of na 60 maanden. Leaseauto s op fossiele brandstof mogen in overleg met de leasemaatschappij worden verlengd tot maximaal 200.000 kilometer. 2. Wil je vroegtijdig je leaseauto op fossiele brandstof vervangen door elektrisch? Neem dan contact op met HR Wagenparkbeheer. 3. Als na schade door een ongeval of pech definitieve vervanging van de leaseauto noodzakelijk is, neem je contact op met HR Wagenparkbeheer. Pagina 13 van 22
4.2 Tijdelijke vervanging 1. Je hebt na 3 x 24 uur recht op een vervangende leaseauto, bij schade, diefstal of mechanisch defect van de leaseauto in Nederland. Met de vervangende auto mag voor privédoeleinden alleen binnen Nederland worden gereden. 2. Een vervangende leaseauto (inclusief haal- en breng services) kan worden gebruikt voor de duur van de schade of reparatie en eindigt bij gereedmelding van je leaseauto door de reparateur of de leasemaatschappij. 3. Bij regulier onderhoud van de leaseauto maak je (voor zover van toepassing) gebruik van de haal- en brengservice of regel je zelf vervoer. Alleen bij dringende zakelijke verplichtingen kun je gebruik maken van een vervangende leaseauto. 4. Het recht op een vervangende leaseauto geldt niet voor zaterdagen en zon- en feestdagen als de leaseauto de dag daarvoor voor onderhoud is aangeboden en het onderhoud pas na genoemde dagen kan worden uitgevoerd. 4.3 (Tijdelijk) vervallen 1. Voor de functionele leaseauto geldt dat als je gedurende een periode niet in staat bent om je functie uit te oefenen vanwege volledig verzuim (na twee maanden), het (tijdelijk) gebruik van de leaseauto vervalt. Ook bij gedeeltelijk verzuim bestaat de mogelijkheid dat de leaseauto (tijdelijk) moet worden ingeleverd. 2. Als je gedurende een periode met (onbetaald) verlof (vanaf vier weken) bent, vervalt (tijdelijk) het gebruik van de leaseauto. De hieraan verbonden kosten zijn in het geval van verlof voor jouw rekening. Ook bij gedeeltelijk verlof bestaat de mogelijkheid dat de leaseauto (tijdelijk) moet worden ingeleverd. 3. Bij werkhervatting is er geen recht op dezelfde leaseauto als op het moment van inlevering. 4. Wanneer je niet meer voldoet aan de criteria voor een leaseauto lever je de leaseauto in op een in overleg met de leasemaatschappij te bepalen plaats. Het moment van inleveren wordt in overleg met HR Wagenparkbeheer bepaald. Een eventuele normoverschrijding voor de resterende duur van je leasecontract wordt in één keer met de werkgever verrekend. Jij maakt met HR Wagenparkbeheer afspraken over de praktische en financiële afwikkeling. 5. De ter beschikking stelling van de leaseauto eindigt ook in de volgende gevallen: Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Als er sprake is van: o ontzegging van de rijbevoegdheid en/of o inname van het rijbewijs en/of o (tijdelijk) ongeldig verklaring van het rijbewijs en/of o het niet beschikken over een geldig rijbewijs en/of o et niet voldoen aan de eisen die de wet stelt voor het besturen van een auto. Als de verzekering eindigt door jouw schuld. Wanneer je niet meer aan de zakelijke kilometereis voldoet tijdens de jaarlijkse toetsing (categorie V). We verwachten dat je medewerking verleent als HR Wagenparkbeheer je verzoekt om het bijhouden van het aantal zakelijke kilometers per dag gedurende een bepaalde periode. Als je onvoldoende medewerking verleent, wordt het verreden aantal zakelijke kilometers door HR Wagenparkbeheer geschat. Als je niet meer voldoet aan de zakelijke kilometereis van 20.000 kilometer (exclusief woon-werkverkeer en privégebruik) lever je de leaseauto binnen 3 maanden na constatering in. Pagina 14 van 22
Als je in een functieschaal komt waarbij geen recht is op een arbeidsvoorwaardelijke leaseauto. Als de leaseauto aan vervanging toe is gedurende de periode dat het Sociaal Plan op je van toepassing is. 6. Zodra je de functionele leaseauto hebt ingeleverd, is de regeling reiskosten uit de Personeelsgids van toepassing. 4.4 Verandering van functieschaal Hogere functieschaal Als je door plaatsing in een hogere functieschaal recht hebt op een auto in een hogere leasecategorie kan een leaseauto uit deze hogere categorie worden besteld nadat jouw lopende leasecontract is afgelopen. Wanneer sprake was van een overschrijding van het oude normleasebedrag wordt deze aangepast. Ook de eigen bijdrage wegens privégebruik wordt op dat moment direct aangepast aan het nieuwe normleasebedrag. Was er geen sprake van overschrijding van de norm, dan blijft de eigen bijdrage wegens privégebruik ongewijzigd tot een nieuwe leaseauto wordt ingezet. Lagere functieschaal Als je door plaatsing in een lagere functieschaal recht hebt op een leaseauto in een lagere leasecategorie, wordt een leaseauto uit de lagere leasecategorie ter beschikking gesteld. Het moment waarop daadwerkelijk een andere leaseauto ter beschikking wordt gesteld wordt bepaald door de werkgever en is o.a. afhankelijk van resterende looptijd van het leasecontract en de beschikbaarheid van, een bij de nieuwe functie passende, leaseauto. Als bij de nieuwe functie geen leaseauto ter beschikking wordt gesteld, lever je de leaseauto direct in, zodra je formeel start in je nieuwe functie. Je maakt met de werkgever aanvullende afspraken over de praktische en financiële afwikkeling. 4.5 Inname van de leaseauto 1. Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst informeer je de leasemaatschappij minimaal één week voor de einddatum van de arbeidsovereenkomst waar je de leaseauto uiterlijk op de laatste werkdag inlevert. Je levert de leaseauto in na overleg met de leasemaatschappij. 2. Bij inlevering van je leaseauto ben je verantwoordelijk voor de inlevering van een schone, ontruimde en schadevrije leaseauto. Alle schades, hoe beperkt ook, moeten vooraf aan inlevering aan de leasemaatschappij worden gemeld. Niet gemelde schades worden volledig in rekening gebracht. Bij de inlevering (uiterlijk op de laatste werkdag) moeten alle bijbehorende bescheiden worden overgelegd, zoals: kentekenbewijzen deel I en II (reserve) autosleutels informatiemap van de leasemaatschappij laadpas / brandstofpas groene kaart instructieboek en serviceboek van de leaseauto handleiding, code en dergelijke van de audio- en navigatieapparatuur 3. Kosten die voortvloeien uit het niet tijdig en/of onvolledig inleveren van leaseauto en/of bescheiden komen voor jouw rekening. Pagina 15 van 22
4. De leaseauto moet bij inlevering schadevrij zijn (of melding gedaan zijn van de schade). Als dit niet het geval is, worden de kosten op jou verhaald. Bij twijfel of er sprake is van gebruiksschade, neem je vooraf contact op met de leasemaatschappij. 5. Je draagt er zorg voor dat bij inlevering van de auto geen privé- of zakelijke eigendommen in de leaseauto achterblijven en je vrijwaart werkgever en leasemaatschappij van aansprakelijkheid voor in de leaseauto achter gebleven eigendommen. 5 Kosten voor jouw rekening De volgende extra kosten komen in ieder geval voor jouw rekening: 1. Boetes: Alle boetes als gevolg van verkeersovertredingen, naheffing(en) van parkeerbelasting ( parkeerbonnen ) en boetes voor het niet tijdig APK laten keuren van de leaseauto. Bij inbeslagname of verbeurdverklaring van de leaseauto vanwege snelheids- en/of verkeersovertredingen en alle daaruit voortvloeiende (financiële en/of disciplinaire) consequenties. Alle boetes als gevolg van verkeersovertredingen en parkeerbonnen worden direct naar jou verzonden. Je draagt zelf zorg voor tijdige betaling. Dit geldt ook voor een eventuele eerste aanmaning (inclusief verhoging). Bij een tweede aanmaning houdt de werkgever de boete, inclusief verhogingen, op jouw netto salaris in. Het bezwaar maken tegen een opgelegde boete ontslaat je niet van deze betalingsverplichting. Bezwaar kan ook worden aangetekend na de betaling. Bij huurauto s worden de kosten van boetes direct door de werkgever op je salaris ingehouden. 2. De kosten van het parkeren van de leaseauto bij de eigen woning. De kosten van het parkeren en tol- en veergeld als onderdeel van woon-werkverkeer. Gebruik van de NS-Business Card voor parkeren als onderdeel van woon-werkverkeer is niet toegestaan. De kosten van parkeren bij, of in de nabijheid van, je standplaats en in de nabijheid van de standplaatsen Utrecht en Den Bosch voor zover er bij de werkgever geen parkeerplek beschikbaar is. Dit geldt voor zowel woon-werkverkeer als zakelijk verkeer. De kosten voor parkeren en tol- en veergeld voor zakelijke doeleinden kunnen worden gedeclareerd op basis van de geldende declaratierichtlijn en gebruikelijke procedure. 3. De kosten van parkeren als onderdeel van zakelijke reizen als de leaseauto rijdt op fossiele brandstof. Tot en met 31 december 2020 geldt hiervoor een overgangsregeling. 4. De kosten voor het poetsen van de leaseauto of voor interieurreiniging van de leaseauto. De kosten voor het regulier wassen van de leaseauto (wasstraat of autowasplaats) zijn voor eigen rekening en kunnen niet worden gedeclareerd. 5. De kosten die voortvloeien uit het niet schoon, rookvrij, ontruimd en niet vooraf gemelde schade bij het inleveren van de leaseauto. Of er sprake is van schade of een niet schone leaseauto is ter beoordeling aan de leasemaatschappij. 6. De kosten van middelen die via de leasemaatschappij/laadpas/brandstofpas geregeld of aangeschaft kunnen worden (olie, koelvloeistof, ruitenwisservloeistof). Declaratie van deze kosten is mogelijk via de leasemaatschappij. 7. De kosten van eigen risico bij schade (bij tweede schademelding in een kalenderjaar), verhoging van de premies vanwege hoog schadeverloop en accessoires. Pagina 16 van 22
6 Verzekeringen, schade, pech en diefstal 6.1 Verzekeringen 1. De leaseauto is verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en cascoschade. Hierbij is een eigen risico van toepassing. De verzekering is uitsluitend van toepassing voor de landen die zijn vermeld op de groene kaart. 2. Het is niet toegestaan de leaseauto te gebruiken buiten het verzekerde gebied dat is aangegeven op de groene kaart. 3. De verzekering omvat een verhaalsrechtsbijstand en schadeverzekering inzittenden. Er is een maximum aan het aantal verzekerde inzittenden, gelijk aan het aantal gordels in de auto. 4. Je ontvangt de groene kaart en een schadeformulier op je privéadres. 6.2 Accessoires en audio- en communicatiemiddelen 1. Door jou zelf aan een leverancier betaalde accessoires zijn alleen verzekerbaar als dit bij de bestelling van de leaseauto wordt gemeld en de extra verzekeringspremie geen overschrijding van de 20% eigen bijdrage vanwege normoverschrijding met zich meebrengt. 2. Alle audioapparatuur - al of niet in de fabriek gemonteerd - moet volgens de voorschriften worden gebruikt en beveiligd. Bij diefstal maak je aannemelijk dat je zorgvuldig hebt gehandeld, anders vindt altijd vervanging plaats op jouw kosten. 3. Mobiele telefoons en vergelijkbare communicatiemiddelen, waaronder portable navigatiesystemen, worden niet als accessoire aangemerkt en maken geen deel uit van de leaseauto. De leaseregeling is hierop niet van toepassing. Diefstal van een mobiele telefoon of laptop uit de leaseauto is nooit verzekerd via de leasemaatschappij. Kijk voor de regelingen en verzekering van de mobiele telefoon of laptop, verstrekt door de werkgever, op het IT Service Portaal. 4. Werkgever kan ter bevordering van de veiligheid en/of ter verbetering van het schadebeeld selectief of in algemene zin leaserijder(s) verplichten rijvaardigheidstrainingen te volgen. Wanneer dit van toepassing is, wordt hierbij een proactieve en coöperatieve houding van jou verwacht. 6.3 Schade, pech, ongeval en diefstal 1. Schades (ook kleine parkeerschade en ruitbreuk) moeten binnen 3 x 24 uur telefonisch of via internet aan de leasemaatschappij door worden gegeven. Verder stuur je binnen 3 x 24 uur na de gebeurtenis een volledig ingevuld en ondertekend schadeaangifteformulier (inclusief getuigenverklaring) aan de leasemaatschappij. Als de schade niet wordt gemeld, zijn de kosten voor jouw rekening. Gebruiksschade als geringe krassen en deukjes moeten aan de leasemaatschappij worden doorgegeven. De door de leasemaatschappij verstrekte instructies voor het laten herstellen van de schade moeten opgevolgd worden. 2. Bij schade, pech, ongevallen en diefstal in Nederland moet het alarmnummer worden gebeld dat door de leasemaatschappij is opgegeven. Via dit nummer wordt namens de leasemaatschappij 24 uur per dag, 7 dagen per week, hulp geregeld. 3. Met betrekking tot schade, pech, ongeval en diefstal in het buitenland is het volgende van toepassing: a. bij schade als gevolg van een ongeval in het buitenland is persoonlijke hulpverlening ten behoeve van de leaserijder (en inzittenden) van de leaseauto gedekt in de vorm van repatriëringskosten als schadeherstel niet binnen 2 x 24 uur kan plaatsvinden; Pagina 17 van 22
b. repatriëringskosten van de leaserijder (en inzittenden) zijn gedekt per trein op basis van het tarief tweede klas als er sprake is van zakelijk gebruik; c. conform de algemene voorwaarden van de leasemaatschappij kan gekozen worden voor een vervangende auto. Als er sprake is van privégebruik zijn de kosten voor jou. 4. Bij pech in het buitenland moeten de kosten als gevolg van noodzakelijke reparaties ter plaatse door jou worden betaald. De kosten zullen, na terugkeer in Nederland, door de leasemaatschappij worden terugbetaald na declaratie van de kosten op basis van de daarvoor bestemde declaratieformulieren. De declaratieformulieren zijn verkrijgbaar bij de leasemaatschappij. 5. De hulporganisatie verleent hulp bij pech, schade of diefstal van de leaseauto en in die gevallen waarbij de leaserijder door een medische oorzaak de reis niet meer zelfstandig kan voortzetten. In alle overige situaties komt de hulporganisatie niet in actie. Geadviseerd wordt voor reizen in het buitenland altijd een aanvullende reisverzekering af te sluiten. 6. Repatriëringskosten om andere redenen dan pech of schade en eventueel hiermee samenhangende kosten van leaserijder en inzittenden zijn voor jouw rekening. 7. Als de leaseauto als gevolg van een mechanisch defect, schade of diefstal in Nederland tijdelijk buiten gebruik wordt tijdelijk vervangend vervoer aangeboden. 6.4 Lichamelijk letsel 1. Wanneer bij een schadegebeurtenis lichamelijk letsel is ontstaan en/of een derde betrokken is die lichamelijk letsel oploopt, ben je verplicht ervoor te zorgen dat er een proces-verbaal wordt opgemaakt door de politie. Dit proces-verbaal moet samen met het schadeformulier naar de leasemaatschappij worden gezonden evenals een kopie van beide formulieren naar HR Wagenparkbeheer. Als jij blijvend letsel overhoudt, moet eveneens het formulier Melding ongeval worden gezonden naar HR Wagenparkbeheer. 2. Als jij een beroep op een uitkering wenst te doen, hebben wij het formulier Melding ongeval nodig om de melding te beoordelen en een mogelijke eerste melding te doen aan verzekeraars. 3. In geval van nalatigheid ben je aansprakelijk voor de gevolgen van het lichamelijk letsel; ook na beëindiging van het dienstverband. 6.5 Aansprakelijkheid 1. In het geval van schade door jou veroorzaakt in de uitvoering van je werkzaamheden, ben je slechts aansprakelijk voor deze schade wanneer er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid. 2. Als je (of jouw partner en/of bij jou inwonende kinderen) niet de normale voorzichtigheid in acht hebt genomen ter voorkoming van joyriding, diefstal of verduistering van de leaseauto, zul je hiervoor en voor de mogelijke financiële gevolgen aansprakelijk worden gehouden. Van onvoorzichtig handelen is in ieder geval sprake wanneer je (of jouw partner en/of bij jou inwonende kinderen) de sleutels en/of kentekenbewijzen in de leaseauto achter laat. Pagina 18 van 22
7 Laden en brandstof 7.1 Laadpas of brandstofpas 1. De laadpas of brandstofpas met pincode is het betaalmiddel voor elektriciteit, brandstof, olie, koelvloeistof en ruitenwisservloeistof. Je bewaart de pincode en pas gescheiden van elkaar en nooit in de leaseauto. De pas is alléén voor de leaseauto waarvan het kenteken op de pas is vermeld en voor de vervangende leaseauto die je tijdelijk ter beschikking krijgt bij diefstal, reparatie en schadeherstel. Bij een huurauto kan de praktijk afwijkend zijn. 2. Ook voor laden thuis maak je gebruik van je laadpas. Als je gebruik maakt van groene stroom worden de kosten hiervan vergoed. Vergoeding van kosten van laden wordt uitgevoerd door de leasemaatschappij. Laden thuis via een laadvoorziening anders dan aangeschaft via de leasemaatschappij wordt alleen vergoed na toestemming van HR Wagenparkbeheer. Het is niet mogelijk om laadkosten te declareren. 3. De laadvoorziening thuis maakt onderdeel uit van je leasecontract. Aan het einde van je contractperiode wordt de laadvoorziening jouw eigendom, als de leaseauto ook privé wordt gebruikt. Informatie hierover is opgenomen in het document Laadvoorzieningen en is te vinden op de HR Wegwijzer. 4. Bij een voortijdige beëindiging van je leasecontract wordt de laadvoorziening thuis verwijderd op kosten van de werkgever. Verdere informatie over kosten bij het verwijderen of verplaatsen is opgenomen in het document Laadvoorzieningen en is te vinden op de HR Wegwijzer. 5. Bij vermissing, diefstal of niet functioneren van de pas neem je contact op met de leasemaatschappij. Bij misbruik, vermissing of het nalaten van het inleveren van de pas zijn de eventueel hieruit voortvloeiende financiële consequenties voor jouw rekening. 6. Bij het inleveren van de leaseauto moet ook de pas worden ingeleverd. 7. Bij het tanken moet de juiste kilometerstand worden ingevuld. Bij laden is dit nog niet mogelijk. Als je vervangend vervoer hebt, geef je dit bij het invullen van de kilometerstand aan. 7.2 Elektrisch laden en juiste brandstof Van jou wordt verwacht dat je de meest goedkope laadvoorziening gebruikt of de juiste en goedkoopste brandstof tankt. Wij verwachten dat je het laden en tanken bij brandstofstations langs snelwegen beperkt in verband met de hogere prijzen. Het tanken van zogenaamde premium brandstoffen (bijvoorbeeld V-power, Ethanol, etc.) is niet toegestaan. Eventuele meerkosten als gevolg van het tanken van premium brandstoffen zijn voor jouw rekening. 7.3 Controle brandstofverbruik HR Wagenparkbeheer controleert periodiek het brandstofverbruik en laadverbruik aan de hand van een door de leasemaatschappij verstrekt overzicht. Als blijkt dat je het normale jaarlijkse brandstofverbruik of laadverbruik met meer dan 7,5% overschrijdt, kunnen de extra kosten op jou worden verhaald. Een en ander is ter beoordeling aan de leasemaatschappij en/of HR Wagenparkbeheer aan de hand van de door de autofabrikant opgegeven verbruikscijfers. Pagina 19 van 22
7.4 Laadkosten of brandstof declareren 1. Als je (tijdelijk) niet beschikt over een brandstofpas, moet je de brandstofkosten declareren bij de leasemaatschappij. Via de website van de leasemaatschappij kun je een declaratieformulier en instructies downloaden of declaratie online via MTC.nl. 2. In het buitenland gemaakte brandstofkosten voor uitsluitend zakelijke dienstreizen kunnen bij terugkomst in Nederland gedeclareerd worden bij de werkgever via de gebruikelijke procedure. 3. In het buitenland gemaakte laadkosten of brandstofkosten voor privégebruik van de leaseauto worden aangemerkt als (onderdeel van de) eigen bijdrage wegens privégebruik. Laadkosten gemaakt in het buitenland worden rechtstreeks via de leasemaatschappij in rekening gebracht en worden verrekend met je salaris. Brandstofkosten gemaakt in het buitenland moeten worden gedeclareerd. Voorwaarde is dat waar mogelijk de kilometerstanden tijdens tankbeurten correct worden opgegeven. Uitsluitend tegen overlegging van gespecificeerde bonnen van deze kosten, worden deze via het salaris verrekend en in mindering gebracht op de fiscale bijtelling. Het in mindering brengen op de bijtelling kan zolang hier ruimte in de bijtelling voor is. 8 Bestelprocedure 8.1 Bestelling van de leaseauto Wanneer je op basis van de hiervoor genoemde richtlijnen in aanmerking komt voor een leaseauto of de huidige leaseauto moet worden vervangen, kun je contact opnemen met HR Wagenparkbeheer. Zij kijken of er een stockauto beschikbaar is. Is een stockauto beschikbaar, dan zal deze worden ingezet. Is er geen stockauto beschikbaar, dan zal op basis van het toewijzingsformulier door de leasemaatschappij een normcalculatie worden gemaakt. Als je de leaseauto wil bestellen, kan dat via de internetmodule. Hierna zal de definitieve order worden gemaakt en kan de leaseauto worden besteld bij de leasemaatschappij. Ter overbrugging naar de leaseauto kan een huurauto worden ingezet. De leaseauto kan uitsluitend door de leasemaatschappij worden besteld. Het is jou niet toegestaan leveranciers toezeggingen te doen, koopovereenkomsten en/of offertes te tekenen of anderszins de werkgever of de leasemaatschappij te verbinden. Het is jou ook niet toegestaan met leveranciers te onderhandelen over kortingen en/of toegiften in ruil voor bestelling van de leaseauto. 8.2 Afwijkende dealerkeuze De keuze voor de leverende dealer is aan HR Wagenparkbeheer of de leasemaatschappij. 8.3 Aflevering 1. Aflevering aan jou vindt rechtstreeks plaats door de dealer. 2. Je tekent alleen voor ontvangst als de leaseauto conform de bestelling wordt afgeleverd. 3. Bij aflevering moeten aanwezig zijn de kentekenbewijzen deel I en II en de volgende standaardaccessoires: a. vloermatten b. set reservelampjes c. gevarendriehoek Pagina 20 van 22
d. reservesleutel(s) 4. Na aflevering worden de volgende documenten naar jouw privéadres gestuurd: a. groene kaart b. leaserijdersinstructie c. laadpas of brandstofpas (de laadpas moet voor levering van de auto in bezit van de leaserijder zijn) 8.4 Kentekenbewijs De leaseauto wordt op naam van de werkgever gesteld. De kentekenbewijzen deel I en deel II zijn in jouw bezit. De kosten van vervanging van een kentekenbewijs als gevolg van vermissing, verlies of diefstal zijn voor jouw rekening. 9 Accessoires en extra opties 1. Het toevoegen van accessoires en het aanbrengen van veranderingen in de leaseauto van welke aard en in welke vorm dan ook, is uitsluitend toegestaan in overleg met en na voorafgaande schriftelijke toestemming van de leasemaatschappij en/of HR Wagenparkbeheer. 2. Als je vóór aflevering van de leaseauto uit dienst treedt, blijft je verantwoordelijk voor betaling van de voor eigen rekening bestelde accessoires. 3. Voor de verzekering van schade aan of verlies van accessoires die voor eigen rekening zijn besteld, gelden beperkingen. Het risico van het ontbreken van dekking door de verzekering is voor jou. 4. Wanneer de leaseauto wordt ingeleverd, bijvoorbeeld na beëindiging van het contract of uitdiensttreding, vindt geen restitutie plaats van de gemaakte kosten voor de extra accessoires. 5. Onderhoud en reparatie van de extra accessoires komen altijd voor jouw rekening. 6. Montage en demontage van de door jou zelf betaalde accessoires komen voor jouw rekening. (De-)montage is slechts toegestaan wanneer hierdoor geen schade aan de leaseauto ontstaat. 7. Mobiele navigatieapparatuur is niet meeverzekerd en is uitgesloten van onderhoud. De garantie blijft wel van kracht. 8. Ergonomische aanpassingen die zijn aangebracht op advies van de bedrijfsarts met medeweten en na toestemming van werkgever komen voor rekening van de werkgever. 9. Accessoires, al dan niet door jou verkregen of betaald, die de zakelijke uitstraling van de leaseauto verminderen, het brandstofverbruik negatief beïnvloeden, de veiligheid van jou, inzittenden of andere weggebruikers verminderen, de inzetbaarheid van de leaseauto verslechteren of anderszins de kosten negatief beïnvloeden zijn niet toegestaan. De leasecoördinator heeft de bevoegdheid accessoires als ongewenst aan te merken op basis van de bovenstaande criteria. Bij de keuze voor afwijkende velgen of banden is het vergroten van de velg met 1 velgmaat toegestaan en bij de keuze van de van de standaard afwijkende banden is maximaal twee breedtematen groter toegestaan. 10. Het zogenaamde tunen of chiptunen van de leaseauto is uitdrukkelijk niet toegestaan in welke vorm dan ook. Pagina 21 van 22