BIJZONDER BESTEK Betreffende het onderhoud van de centrale systemen november 2013 Referentienummer: CSC-IT1301 DIRECTE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING BELGISCHE BEKENDMAKING CSC-IT1301 Financieel beheer 1/22 05/09/13
INHOUDSOPGAVE 1. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS 2. AANBESTEDENDE OVERHEID (AO) 3. GUNNINGSPROCEDURE 4. DUUR VAN DE OPDRACHT 5. BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN 6. AARD EN VOORWERP VAN DE OPDRACHT 7. ONDERAANNEMING 8. SELECTIE 9. CRITERIA VOOR GUNNING VAN DE OPDRACHT 10. OFFERTE 10.1. Indienen van de offertes 10.2. Opstellen van de offertes 10.3. Mogelijke wijzen van indiening 10.4. Bijlagen van de offertes 10.5. Geldigheid van de offertes 10.6. Onregelmatige offertes 10.7. Sluiting 11. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN 12. PRIJZEN 12.1. Bepaling van de prijzen 12.2. Gebruik van tegoeden/uur 12.3. Vermelding van de prijzen in de offerte Bij de prijs inbegrepen elementen 13. KEURING EN VOORLOPIGE OPLEVERING 14. DEFINITIEVE OPLEVERING 15. GEBREKKIGE UITVOERING 16. FACTURATIE EN BETALING 17. BORGSOM 18. VERTROUWELIJKHEID 19. RECHTSVORDERING BIJLAGEN A. Procedure voor het beheer van externe consultants B. Beschrijving van de SLA en diensten (document SLA en diensten) C. OFFERTEFORMULIER CSC-IT1301 Financieel beheer 2/22 05/09/13
1. AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS Het onderhavige bijzondere bestek wijkt niet af van de bepalingen van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. 2. AANBESTEDENDE OVERHEID (AO) De Aanbestedende Overheid van deze overheidsopdracht is de KONINKLIJKE MUNTSCHOUWBURG. De AO wordt wettig vertegenwoordigd door diens Raad van Bestuur, die enkele bevoegdheden kan overdragen. De (KMS) is een semioverheidsinstelling van categorie B die niet aan btw is onderworpen. Diens ondernemingsnummer is BE 206.492.907. Adres van de Aanbestedende Overheid: Koninklijke Muntschouwburg Leopoldstraat 4 1000 Brussel Aankoopdienst: Financieel beheer informaticadienst Bevoegde contactpersoon voor het beantwoorden van vragen van de inschrijvers: M. Sébastien Forthomme T: + 32 2 210 84 63 F: + 32 2 229 13 93 E-mail: s.forthomme@lamonnaie.be De contactpersonen zijn de enige wettige gesprekspartners van het begin tot het einde van deze procedure. De contactpersonen zijn actief in het kader van de uitvoering van deze opdracht. De vragen die de inschrijvers willen stellen in het kader van de gunning van deze opdracht, moeten zo snel mogelijk en ten laatste 10 kalenderdagen voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes schriftelijk aan deze contactpersoon worden gesteld. Na die datum kan de AO niet meer garanderen dat te gelegener tijd wordt geantwoord. CSC-IT1301 Financieel beheer 3/22 05/09/13
Leidende ambtenaar: De leidende ambtenaar belast met de leiding en controle van de opdracht is Mijnheer Peter de Caluwe, Algemeen directeur. De leidende ambtenaar kan zijn bevoegdheden deels of volledig overdragen: - De financiële beheerder moet de toekenning van de onderhavige opdracht goedkeuren en is als enige bevoegd voor de ondertekening van de bestelbonnen. - Mijnheer Forthomme (of diens gevolmachtigde) is de gesprekspartner voor de verdere uitvoering van de opdracht. 3. GUNNINGSPROCEDURE De onderhavige opdracht wordt toegekend via een directe onderhandelingsprocedure met voorafgaande Belgische bekendmaking conform de artikelen 3,8 en 26 2,1 d) van de wet van 15 juni 2006 en de artikelen 2 1 2 en 105 2 van het KB van 15 juli 2011. De aanbestedende overheid behoudt zich conform het bovengenoemde artikel 26 het recht voor met een of meerdere inschrijvers naar keuze onderhandelingen te starten over om het even welke aspecten van de ontvangen offertes en/of dit bijzondere bestek. In toepassing van artikel 35 van de wet van 15 juni 2006 kan de aanbestedende overheid afzien van de gunning van de opdracht of de procedure overdoen, indien nodig via een andere gunningsprocedure. De inschrijvers kunnen geen aanspraak maken op een schadevergoeding wanneer de AO van die mogelijkheid gebruikmaakt. 4. DUUR VAN DE OPDRACHT Duur van de opdracht De totale duur van de opdracht wordt geschat op 24 maanden, te tellen vanaf de dag waarop de opdracht wordt gesloten. De onderhavige opdracht eindigt in elk geval op 31/12/2016 (dus 24 maanden plus een eventuele verlenging met een jaar). CSC-IT1301 Financieel beheer 4/22 05/09/13
Verlenging van de opdracht De onderhavige opdracht kan conform artikel 37 2 van de wet van 15/06/06 met een jaar worden verlengd. Vroegtijdige ontbinding van de opdracht De onderhavige opdracht kan, onverminderd eventuele ambtshalve maatregelen zoals voorzien in het KB van 14/01/13, door beide partijen worden ontbonden mits 60 (zestig) kalenderdagen van tevoren, te tellen vanaf de datum van verzending van de brief (poststempel geldt als bewijs), via aangetekende brief een voorafgaande kennisgeving wordt verstuurd. De ontbinding van de opdracht in bovenstaand geval geeft geen recht op een schadevergoeding. 5. BEPALINGEN DIE DE OPDRACHT REGELEN Het bijzondere bestek en de onderstaande bepalingen (en de wijzigingen daarvan) regelen de opdracht met uitsluiting van alle andere bepalingen, met name de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijver: De wet van 15.06.2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van latere wijzigingen daarvan (hierna genoemd de wet van 15/06/06); De wet van 17.06.2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, met inbegrip van latere wijzigingen daarvan (hierna genoemd de wet van 17/06/2013). Het KB van 15.07.2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren, en de besluiten tot wijziging daarvan (hierna genoemd het KB van 15/07/11); Het KB van 14.01.2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna genoemd het KB van 14/01/13); Het onderhavige bijzondere bestek, met inbegrip van alle eventuele wijzigingen en bijlagen; De aankondiging van de opdracht en eventuele corrigerende aankondigingen en andere documenten (vragen en antwoorden, ) die worden gepubliceerd of doorgegeven in het kader van de onderhavige opdracht; Alle wijzigingen aan de wet en de voornoemde besluiten die van kracht zijn op de dag van ontvangst van de offertes. CSC-IT1301 Financieel beheer 5/22 05/09/13
Bovenvermelde teksten gelden slechts als voorbeeld. In werkelijkheid mag de inschrijver de diverse wetgevingen en voorschriften die van kracht zijn in België alsmede hun wijzigingen niet negeren. Hij moet ze naleven en toepassen. De inschrijver wordt geacht alle verplichtingen te hebben begrepen die hem worden opgelegd zoals ze voortvloeien uit de hierboven opgesomde algemene documenten en de bijzondere bepalingen van dit bijzondere bestek. Alle documenten met betrekking tot overheidsopdrachten kunnen worden geraadpleegd op de website van de FOD Justitie: www.just.fgov.be. Deze documenten zijn gratis te downloaden. Via de indiening van zijn offerte doet de inschrijver afstand van al zijn algemene verkoopvoorwaarden en aanvaardt hij de volledige toepassing van alle voorwaarden vastgelegd door de voorgaande wettelijke bepalingen en door het onderhavige bijzondere bestek en de verschillende documenten waarnaar het verwijst. De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op de volgende opmerking: de aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor elke offerte te weigeren die de algemene verkoopvoorwaarden van de inschrijver (en/of diens eventuele onderaannemers) toepasselijk maakt. 6. AARD EN VOORWERP VAN DE OPDRACHT Aard van de opdracht: De onderhavige opdracht is conform artikel 3 van de wet van 15/06/2006 een overheidsopdracht voor diensten van categorie 7 uit het overzicht van bijlage II van de genoemde wet. Voorwerp van de opdracht: De onderhavige opdracht heeft als voorwerp het onderhoud en de monitoring van de centrale Apple-servers van de Koninklijke Muntschouwburg. De centrale systemen van de Koninklijke Muntschouwburg bestaan uit de volgende delen: - 14 Mac OS Servers (Xserve Apple of Mac Pro) - 4 Promise RAID subsystemen - 17 virtuele machines CSC-IT1301 Financieel beheer 6/22 05/09/13
Dit is een niet limitatieve opsomming van de diensten die draaien op de servers van Apple: dovecot, postfix, smb, open directory, apache, dhcp, dns, vpn, ical, AdressBook, ProfileManager. De Koninklijke Muntschouwburg (KMS) behoudt zich het recht voor om voor de werkzaamheden van deze opdracht de context en het kader van het onderhoud van de servers aan te passen aan haar behoeften. De onderhoudswerkzaamheden dienen om de desbetreffende hardware en systemen te onderhouden, te herstellen bij problemen en in goede staat van werking te houden, maar ook om de software te onderhouden (oplossen van bugs, updaten en upgraden). Die onderhoudswerkzaamheden bestaan uit drie grote luiken. - Preventief onderhoud van de Apple-servers. De medewerker zal ongeveer twee dagen per maand naar de Koninklijke Muntschouwburg komen voor een controle van de toepassingen en hun correct gebruik en voor het onderhoud van de software (verwijderen van tijdelijke en overbodige bestanden, herstructureren en optimaliseren van de systemen). Dat is ook het moment waarop intern vastgestelde problemen worden gemeld. - Herstellend onderhoud. Dat gebeurt zodra de werking van het systeem afwijkingen vertoont. Herstellend onderhoud kan op drie verschillende manieren: telefonische bijstand, interventie ter plaatse en interventie op afstand voor het vaststellen en oplossen van alle soorten defecten. - Passieve monitoring van de servers, met eenmaal per week een controle en een analyse van het monitoringsysteem Nagios en de log file van de servers. De analyse gaat gepaard met een wekelijks verslag. Er moeten actiemaatregelen worden voorgesteld wanneer afwijkingen worden gevonden. We spreken hier vershillende monitoring: sanity check (CPU usage, disk space, etc), services check (LDAP replicatie, mail SMTP log, etc), backup check. - De configuratie en het onderhoud van het monitoringsysteem Nagios. De normale werktijden van de informaticadienst vallen van maandag tot vrijdag tussen 9 en 18 uur. De werkwijze voor de samenwerking zal gebaseerd zijn op de procedure voor het beheer van externe medewerkers (zie bijlage A). Belangrijke opmerkingen: Voor deze opdracht worden geen vrije varianten aanvaard. CSC-IT1301 Financieel beheer 7/22 05/09/13
7. ONDERAANNEMING De opdrachtnemer mag voor de praktische uitvoering van de opdracht contracten voor onderaanneming sluiten met een of meer derden. De inschrijver moet in zijn offerte (zie bijlage C) wel vermelden welk gedeelte van de opdracht hij in onderaanneming wil geven en hij moet zorgen voor een overzicht van zijn onderaannemers en hun gegevens, hun technische capaciteiten en hun specifieke capaciteiten die hen in staat stellen een degelijke interventie tot een goed einde te brengen tijdens de uitvoering van de onderhavige opdracht. Conform artikel 13 van het KB van 14/02/2013 moet elke onderaannemer voor de aanvang van zijn prestaties bewijzen dat hij voldoet aan de vereisten voor het recht op toegang tot de selectie voor de onderhavige opdracht (zie 9.1. A). Daarvoor zal hij alle desbetreffende documenten overhandigen aan de opdrachtnemer, die ze vervolgens aan de Aanbestedende Overheid bezorgt. Tijdens de uitvoering kan de opdrachtnemer die lijst niet wijzigen of er geen nieuwe onderaannemers aan toevoegen zonder de voorafgaande schriftelijke toelating van de AO. De goedkeuring van een of meerdere onderaannemers door de AO ontslaat de opdrachtnemer op geen enkele manier van zijn verantwoordelijkheden zoals die zijn vastgelegd in het onderhavige bijzondere bestek. De aanbestedende overheid heeft geen enkele verbintenis tegenover derden wanneer de inschrijver hen een gedeelte toevertrouwt van de diensten of leveringen die het voorwerp vormen van dit bijzondere bestek. 8. SELECTIE Vooraleer de offertes te bestuderen, zal de AO de inschrijvers onderwerpen aan een kwalitatieve selectie op basis van de onderstaande documenten en informatie, die de inschrijver bij zijn offerte moet voegen. De verschillende verklaringen op erewoord moeten door de inschrijver of diens gevolmachtigde ondertekend zijn. De AO behoudt zich het recht voor offertes van inschrijvers te weigeren indien die niet voldoen aan de onderstaande criteria. De AO behoudt zich tevens het recht voor de echtheid van de in het kader van dit artikel verschafte informatie te controleren. Alle informatie die niet overeenkomt met de informatie in CSC-IT1301 Financieel beheer 8/22 05/09/13
de offerte van de inschrijver, kan ertoe leiden dat die laatste niet wordt geselecteerd omwille van een valse verklaring in de zin van artikel 61, 2, 7 van het KB van 15/07/11. A) Toegangsrecht 1. Bewijsstuk om te controleren of de inschrijver zich niet bevindt in een van de gevallen voor uitsluiting van toegang tot de opdracht zoals bedoeld in artikel 61, 1 van het Koninklijk Besluit van 15/07/11 Verklaring op erewoord: toegangsvoorwaarden. Alleen inschrijvers die zich niet bevinden in een van de gevallen voor uitsluiting van toegang tot de opdracht zoals bedoeld in artikel 61, 1 kunnen toegang krijgen tot de onderhavige opdracht. Elke inschrijver moet daarom een verklaring op erewoord indienen die niet ouder is dan 6 maanden en waarin staat dat hij via een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan geen veroordeling heeft gekregen voor: 1 deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. In bijlage B van dit bijzondere bestek bevindt zich een voorbeeld van een verklaring op erewoord. In geval van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet elke inschrijver die lid is van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid individueel voldoen aan de toegangsvoorwaarden en een individuele verklaring op erewoord leveren. 2. Bewijsstuk(ken) om te controleren of de inschrijver zich niet bevindt in een van de gevallen voor uitsluiting zoals bedoeld in de artikelen 61 2, 62 en 63 van het Koninklijk Besluit van 15/07/11 CSC-IT1301 Financieel beheer 9/22 05/09/13
In geval van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid moet elke inschrijver die lid is van de combinatie zonder rechtspersoonlijkheid individueel voldoen aan de onderstaande criteria en individueel de bijbehorende bewijsstukken leveren. 1. Bewijsstuk nr. 1: Sociale zekerheid (art. 61, 2, 5 en art. 62 KB 15/07/11): De inschrijver moet voldaan hebben aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn socialezekerheidsbijdragen. Voor inschrijvers gevestigd in België: Inschrijvers met personeel dat valt onder het Belgische socialezekerheidsstelsel moeten bij hun offerte een attest van de RSZ (met droogstempel van de RSZ) voegen waaruit blijkt ze alle socialezekerheidsbijdragen hebben betaald tot het voorlaatste afgelopen kwartaal ten opzichte van de uiterste dag voor ontvangst van de offertes. Inschrijvers zonder personeel dat valt onder het Belgische socialezekerheidsstelsel moeten de AO een attest van de RSZ bezorgen waarin dat wordt bevestigd. Voor inschrijvers gevestigd in een ander land dan België: Inschrijvers met personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie dat niet onder de toepassing van de vorige paragraaf valt, voegen bij hun offerte een attest van minder dan 6 maanden oud dat is uitgereikt door de bevoegde overheid en waarin wordt verklaard dat zij, volgens de rekening die ten laatste voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes is opgemaakt, voldaan hebben aan hun verplichtingen inzake betaling van de socialezekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin zij gevestigd zijn. Inschrijvers zonder personeel dat valt onder het socialezekerheidsstelsel van hun land moeten de AO een attest van een bevoegde instantie bezorgen waarin dat wordt bevestigd. 2. Bewijsstuk nr. 2: Beroepsmatige fiscale verplichtingen (art. 61, 2, 6 en 63 KB 15/07/11) De inschrijver moet voldaan hebben aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waarin hij gevestigd is. De inschrijver moet daarvoor bewijzen dat: a) hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de directe belastingen (personenbelasting als de inschrijver zelfstandige is en vennootschapsbelasting als de CSC-IT1301 Financieel beheer 10/22 05/09/13
inschrijver een rechtspersoon is) in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij gevestigd is; b) hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de BTW in overeenstemming met de Belgische wetgeving of die van het land waarin hij gevestigd is. Voor inschrijvers gevestigd in België of daarbuiten: De inschrijvers moeten bij hun offerte voor elk van hun verplichtingen een attest voegen waaruit blijkt dat zij voldaan hebben aan hun beroepsmatige fiscale verplichtingen in overeenstemming met de wetgeving van het land waarin zij gevestigd zijn. Het attest moet betrekking hebben op de laatste afgelopen fiscale periode voor de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. 3. Bewijsstuk nr. 3: Geen staat van faillissement (art. 61, 2, 1 en 2 KB 15/07/11) De inschrijver moet een bewijs leveren waaruit blijkt dat hij niet in staat van faillissement of vereffening verkeert, hij zijn werkzaamheden niet heeft gestaakt, hij geen gerechtelijke reorganisatie ondergaat en hij niet in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen. Ook moet de inschrijver een bewijs leveren waaruit blijkt dat hij geen aangifte heeft gedaan van zijn faillissement en dat hij niet het voorwerp vormt van een procedure van vereffening, gerechtelijke reorganisatie of een soortgelijke procedure bestaande in andere nationale reglementeringen. Voor inschrijvers gevestigd in België: Inschrijvers met de Belgische nationaliteit moeten bij hun offerte een kopie van een door de Handelsrechtbank afgeleverde verklaring van niet-faillissement voegen waaruit blijkt dat ze zich niet in een van bovengenoemde situaties bevinden; de verklaring mag niet ouder zijn dan 6 maanden ten opzichte van de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. Voor inschrijvers gevestigd in een ander land dan België: De inschrijvers voegen bij hun offerte een kopie van een verklaring, niet ouder dan 6 maanden ten opzichte van de uiterste datum voor indiening van de offertes, uitgereikt door een administratieve of gerechtelijke overheid van het land van herkomst en CSC-IT1301 Financieel beheer 11/22 05/09/13
waaruit blijkt dat aan de bovenstaande eisen wordt voldaan. B) Financiële, economische, technische en professionele capaciteiten 1. Bewijsstuk(ken) om de financiële en economische capaciteiten van de inschrijver te beoordelen voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht conform artikel 67 van het Koninklijk Besluit van 15/07/11 1. Bewijsstuk nr. 1: Omzet (art. 67, 1, 3 KB 15/07/11) De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring op erewoord van minder dan 6 maanden oud die is ondertekend door de gevolmachtigde van de onderneming en die betrekking heeft op de laatste drie boekjaren van de onderneming, de totale omzet en de omzet uit soortgelijke activiteiten als de activiteiten die het voorwerp vormen van deze opdracht. 2. Bewijsstuk(ken) om de technische en professionele capaciteiten van de inschrijver te beoordelen voor de uitvoering van het voorwerp van de opdracht conform artikel 72 van het Koninklijk Besluit van 15/07/11 1. Bewijsstuk nr. 1: Lijst van voornaamste verrichte diensten (art. 72, 7 KB 15/07/11) De inschrijver levert een verklaring op erewoord van minder dan 6 maanden oud met daarin een lijst met referenties van klanten die de afgelopen drie jaar hetzelfde type dienst hebben gekocht. Het volgende moet zeker worden vermeld: - het bedrag; - de data waarop de opdracht begon en eindigde; - de volledige gegevens (contactpersoon, adres, telefoonnummer, e-mailadres en faxnummer) van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. 2. Bewijsstuk nr. 2: Professionele capaciteiten (art. 72, 5 KB 15/07/11) De inschrijver voegt bij zijn inschrijving: - Een kopie van de certificering Apple XSAN van 2 medewerkers van de onderneming - Een kopie van de certificering Apple ACTC van 2 medewerkers van de onderneming - Een kopie van de certificering Microsoft Server van 2 medewerkers van de onderneming CSC-IT1301 Financieel beheer 12/22 05/09/13
- Een kopie van de certificering Linux Administrator van 1 medewerker van de onderneming - Het curriculum vitae van potentiële medewerkers van de opdracht die een certificering van Apple, Microsoft of Unix hebben De onderneming moet in de IT-sector minstens 6 jaar ervaring hebben met gecombineerde platformen (Apple, Microsoft, Linux) zoals die van de Koninklijke Muntschouwburg. De medewerkers van de opdracht moeten minstens 3 jaar ervaring hebben. Elke inschrijver die de hierboven gevraagde bewijzen niet heeft geleverd of niet in de juiste vorm heeft opgemaakt, kan door de aanbestedende overheid worden uitgesloten van de opdracht. De inschrijver heeft de mogelijkheid om bij zijn offerte andere documenten en informatie te voegen die hij nuttig acht om de kwalitatieve aspecten van zijn offerte te staven. 9. CRITERIA VOOR GUNNING VAN DE OPDRACHT Welke reglementaire offerte de interessantste is, zal worden bepaald op basis van de punten die worden verkregen voor de volgende criteria: Prijs Beschikbare middelen voor de SLA 50 punten 50 punten ----------------- 100 punten Die gunningscriteria worden beoordeeld op basis van de onderstaande procedure: De ingediende offertes worden voor de gunning van de opdracht alleen in aanmerking genomen wanneer ze voldoen aan de minimale vereisten van dit bijzondere bestek. De interessantste reglementaire offerte: De interessantste reglementaire offerte is de offerte die voor alle criteria samen het hoogste aantal punten behaalt. CSC-IT1301 Financieel beheer 13/22 05/09/13
Prijs: De aanbestedende overheid zal de becijferde antwoorden van de offertes beoordelen aan de hand van een "regel van drie". We beoordelen de prijs door te veronderstellen dat 2/3 de van de prestaties overdag gebeurt en dat 1/3 de van de prestaties s nachts gebeurt. Beschikbare middelen: Deze analyse gebeurt op basis van de tools die de onderneming ter beschikking stelt om de kwaliteit van de door de onderneming geleverde prestaties te beoordelen in vergelijking met de kwaliteit van de prestaties zoals beschreven in de SLA van de KMS (zie bijlage B). Eindcijfer: De scores voor de verschillende criteria voor gunning van de opdracht worden opgeteld. De opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver wiens offerte het hoogste eindcijfer krijgt. 10. OFFERTE 10.1 Indienen van de offertes De uiterste datum voor ontvangst van de offertes is donderdag 5 december 2013 om 10.00 uur. De inschrijver is uitsluitend zelf verantwoordelijk voor de tijdige indiening van zijn offerte. 10.2 Opstellen van de offertes De offerte moet worden ingediend in een definitief gesloten enveloppe met de volgende vermeldingen: - Benaming van de opdracht: Informaticadienst onderhoud van de centrale systemen - Referentienummer: CSC-IT1301 De ondertekende offerte moet samen met alle bijgevoegde documenten worden ingediend in 2 exemplaren die elk in een interne enveloppe worden gestoken met daarop de volgende vermeldingen: CSC-IT1301 Financieel beheer 14/22 05/09/13
- De vermelding ORIGINAL op de omslag die de prijsopgave en de originele administratieve documenten bevat. - De vermelding KOPIE op de omslag die de prijsopgave en een kopie van de administratieve documenten bevat. - Referentienummer van de KMS: CSC-IT1301. De offerte wordt opgesteld op de documenten die daarvoor voorzien zijn in het bijzondere bestek. Indien de inschrijver zijn offerte op andere documenten indient, dan is hij volledig zelf verantwoordelijk voor de perfecte overeenkomst tussen de door hem gebruikte documenten en het formulier. De inschrijver moet zijn offerte invullen volgens zijn eigen vaststellingen, bewerkingen, berekeningen en ramingen (art. 13 2 KB 15/07/11). De prijsopgaven worden opgesteld in het Frans of Nederlands. Als een inschrijver in het bijzondere bestek of in de extra documenten van de opdracht fouten of leemten ontdekt die een berekening van zijn prijs onmogelijk maken of die de vergelijking van de prijsopgaven inefficiënt maken, dan moet hij de KMS daar via e-mail of fax van op de hoogte brengen binnen ten laatste 7 (zeven) kalenderdagen voor de dag van opening van de offertes. 10.3 Mogelijke wijzen van indiening a) Versturen per e-mail: De offertes moeten ten laatste op het uur en de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes worden verstuurd naar het e-mailadres s.forthomme@lamonnaie.be. Vervolgens moet de inschrijver per post een origineel en ondertekend exemplaar van zijn offerte opsturen. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat de ontvangst van zijn offerte wordt bevestigd. b) Persoonlijk indienen: De offertes moeten ten laatste op het uur en de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes worden afgegeven aan de receptie van de Koninklijke Muntschouwburg ter attentie van Bernard Coutant - Financieel Beheer, Leopoldstraat 23-1000 Brussel, waarna de indiener onmiddellijk een ontvangstbevestiging krijgt. c) Versturen per post: CSC-IT1301 Financieel beheer 15/22 05/09/13
De inschrijvingen moeten als een gewone of aangetekende brief worden verzonden naar de Koninklijke Muntschouwburg ter attentie van Bernard Coutant Financieel Beheer - Leopoldstraat 23 1000 Brussel. Ze moeten ten laatste aankomen op het uur en de dag vastgelegd voor de ontvangst van de offertes. De inschrijver moet er zelf voor zorgen dat de ontvangst van zijn offerte wordt bevestigd. Bij verzending per post moet de eerste hierboven vermelde enveloppe in een tweede gesloten enveloppe worden gestoken met daarop het bovenvermelde adres en de vermelding OFFERTE VOOR KMS: CSC-IT1301. 10.4 Bijlagen van de offertes Naast de documenten die vereist zijn voor de kwalitatieve selectie van de offertes moet de inschrijver ook nog de volgende documenten bijvoegen: Het bijgevoegde offerteformulier, volledig ingevuld en ondertekend door de inschrijver of diens gevolmachtigde. De inschrijver rechtspersoon - levert de bewijsstukken voor de geldigheid van zijn ondertekening. Daarvoor voegt hij bij zijn offerte een kopie van zijn statuten met de naam van de persoon die bevoegd is om voor de genoemde onderneming verbintenissen aan te gaan en om dus de ingediende offerte te ondertekenen. Wanneer de offerte wordt ondertekend door een gevolmachtigde, dan moet die duidelijk vermelden wie hem een volmacht heeft verleend. De gevolmachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waarmee die bevoegdheden aan hem werden toegekend of een kopie van de volmacht. Hij kan eventueel verwijzen naar het referentienummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte in kwestie werd gepubliceerd. In geval van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid: de aanstelling van de afgevaardigde van die combinatie ten aanzien van de aanbestedende overheid. Alle gevraagde documenten die verband houden met de selectie- en gunningscriteria. Het ontbreken van de voornoemde documenten kan leiden tot de weigering van de offerte. De documentatie moet bovendien voldoende gedetailleerd zijn om een nauwkeurig beeld te geven van de aangeboden diensten. 10.5 Geldigheid van de offertes CSC-IT1301 Financieel beheer 16/22 05/09/13
De inschrijvers blijven aan hun offerte gebonden gedurende 120 (honderdtwintig) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag volgend op de uiterste datum voor ontvangst van de offertes. 10.6 Onregelmatige offertes De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor de offertes die niet voldoen aan de voorwaarden in dit bijzondere bestek als niet-conform te beschouwen. De inschrijvers moeten binnen 5 (vijf) kalenderdagen, te tellen vanaf de dag na verzending van de brief door de Aanbestedende Overheid, reageren op elke vraag naar bijkomende inlichtingen ingediend na de opening van de offertes. Afhankelijk van de vraag kan de genoemde brief een gepastere termijn voorzien. 10.7 Sluiting De opdracht wordt gesloten volgens de methodes voorzien in art. 110 van het KB van 15 juli 2011. Inschrijvers van wie de offerte niet werd geselecteerd, onregelmatig was of niet in aanmerking werd genomen, worden daarvan in een gemotiveerde brief op de hoogte gebracht. 11. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN (art. 19 tot 23 KB 14/01/13) De opdrachtnemer bevestigt dat de diensten en de eventuele verwante producten die tijdens de uitvoering van de opdracht aan de AO worden geleverd voor zover hij weet niets te maken hebben met de vervalsing van octrooien, auteursrechten, licenties of andere intellectuele eigendomsrechten in het algemeen die van derden zijn en die het gebruik ervan uitsluiten of beperken. Alle bijbehorende rechten behoren uitsluitend toe aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer is volledig betrokken bij de gerechtelijke stappen en eventuele verdediging van de AO na een aanklacht wegens schending van de vermelde rechten. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe voor de AO het recht te verwerven om de genoemde verwante producten te blijven gebruiken en ze anders op zijn kosten te mogen wijzigen of vervangen zodat de aanklacht wordt ingetrokken en dat zonder de fundamentele functionele en technische kenmerken van die producten te beïnvloeden. De opdrachtnemer verbindt zich CSC-IT1301 Financieel beheer 17/22 05/09/13
er in elk geval toe te garanderen dat de uitvoering van de opdracht wordt voortgezet zonder dat het niveau van de prestaties wordt aangetast. De opdrachtnemer bekostigt zelf zonder beperking van het bedrag alle schadevergoedingen, uitgaven en kosten, met inbegrip van de kosten voor de verdediging en expertise, waarmee de AO zou worden geconfronteerd in het kader van een rechtsvordering op basis van een beweerde schending van de voornoemde rechten en/of in het kader van een minnelijke schikking. 12. PRIJZEN 12.1 Bepaling van de prijzen De onderhavige opdracht is een opdracht waarvoor de prijs van het tegoed/uur wordt vastgelegd en niet kan worden herzien. De prijzen in de offerte worden geformuleerd in euro en tot twee cijfers na de komma. Alleen aanbiedingen die exact stroken met de sjabloon voor offertes en die de prijzen vermelden zoals bepaald in het offerteformulier worden bij de behandeling van de offertes in aanmerking genomen zodat de prijzen van de verschillende geïnteresseerde inschrijvers kunnen worden vergeleken. 12.2 Gebruik van tegoeden/uur De Munt zal op basis van de behoeften tegoeden/uur kopen in een veelvoud van honderd. Die tegoeden blijven geldig gedurende de volledige looptijd van de opdracht. De onderneming zal elke maand een overzicht van de gebruikte tegoeden versturen, samen met een factuur/onkostennota met daarop alle verplaatsings- en parkeerkosten. Die kosten maken geen deel uit van het tegoedsysteem dus het exacte bedrag van die kosten wordt door de Munt telkens afzonderlijk betaald. De KMS heeft elke maand naar schatting 32 tegoeden/uur nodig voor het gewone onderhoud. 12.3 Vermelding van de prijzen in de offerte Bij de prijs inbegrepen elementen Alle kosten, rechten, lasten en belastingen (behalve btw) op de diensten worden geacht bij de prijs van de leverancier te zijn inbegrepen. CSC-IT1301 Financieel beheer 18/22 05/09/13
De eenheidsprijzen van de dienstverlening moeten in de inschrijving vermeld zijn. Het basisbedrag en percentage die van toepassing zijn op het moment van de offerte en het bedrag inclusief btw moeten afzonderlijk worden vermeld. 13. KEURING EN VOORLOPIGE OPLEVERING De oplevering van de opdracht gebeurt door de aanbestedende overheid, die controleert of de door de opdrachtgever uitgevoerde prestaties overeenstemmen met de regels van de kunst en de bepalingen en voorwaarden van de opdracht. De aanbestedende overheid beschikt conform artikel 150 van het KB van 14/01/13 over een controletermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen en de dienstverlener op de hoogte te brengen van het resultaat daarvan. Het resultaat van die controle en de datum van de aanvraag tot oplevering worden in een proces-verbaal opgenomen. Indien de oplevering betrekking heeft op het geheel van diensten van de opdracht, dan geldt dat proces-verbaal als proces-verbaal van oplevering (in de zin van artikel 156 van het KB van 14/01/13) én als proces-verbaal van controle (in de zin van artikel 150 van het KB van 14/01/13). 14. DEFINITIEVE OPLEVERING De definitieve oplevering gebeurt samen met de oplevering van de opdracht zoals hierboven beschreven. 15. GEBREKKIGE UITVOERING De artikelen 44 en volgende evenals de artikelen 154 en 155 van het KB van 14/01/13 zijn van toepassing op deze opdracht. De opdrachtnemer wordt voor de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn als de leveringen en/of prestaties niet afgerond zijn binnen CSC-IT1301 Financieel beheer 19/22 05/09/13
de overeengekomen termijnen of wanneer ze niet worden uitgevoerd volgens de bepalingen van dit bijzondere bestek. Straffen (art. 45 van het KB van 14/01/13) Er wordt conform artikel 44 2 van het KB van 14/01/13 een gemotiveerd proces-verbaal van niet-uitvoering opgemaakt indien de opdrachtnemer de verplichtingen voortvloeiend uit deze opdracht niet nakomt, zonder afbreuk te doen aan de toepassing van vertragingsboetes en eventuele bijzondere straffen zoals voorzien in dit bijzondere bestek. De straffen voor een gebrekkige uitvoering van de prestaties of levering worden berekend conform artikel 45 2 van het KB van 14/01/13. Vertragingsboetes (art. 46 en 154 van het KB van 14/01/13) De vertragingsboetes zijn zonder ingebrekestelling verschuldigd en worden van rechtswege toegepast tegen het tarief vastgelegd in art. 46 en art. 154, 1 van het KB van 14/01/13, onverminderd de toepassing van straffen en eventuele bijzondere boetes voorzien in dit bijzondere bestek. Ambtshalve maatregelen (art. 47 en 155 van het KB van 14/01/13) De AO kan bovendien indien nodig ambtshalve maatregelen toepassen krachtens de voorwaarden van de artikelen 47 en 155 van het KB van 14/01/13. 16. FACTURATIE EN BETALING De betalingen gebeuren na ontvangst van de factuur. De opdrachtnemer stelt voor de aanvaarde diensten elke maand afzonderlijke facturen op nadat de formaliteiten voor de voorlopige oplevering en controle zijn vervuld. Die facturen hebben betrekking op de verschillende bestelbonnen die de AO uitreikt. De opgestelde facturen moeten telkens het nummer van de bestelbon van de Koninklijke Muntschouwburg vermelden. Per bestelbon wordt slechts één factuur gemaakt. De facturen met daarop het nummer van het bijzondere bestek, de datum van de levering en het geleverde materiaal moeten worden gericht aan: Koninklijke Muntschouwburg Bernard Coutant Financieel beheer Leopoldstraat 23 1000 Brussel Het door de aankoopdienst beoogde proces-verbaal van de volledige oplevering moet worden bijgevoegd. CSC-IT1301 Financieel beheer 20/22 05/09/13
De betaling moet gebeuren binnen 50 (vijftig) dagen vanaf de datum van ontvangst van de volgens de regels opgestelde factuur en van de andere eventueel vereiste documenten (proces-verbaal van oplevering). De betaling gebeurt op het rekeningnummer dat in de offerte van de inschrijver vermeld is. 17. BORGSOM Borgstelling De inschrijver moet de AO binnen dertig (30) dagen na de datum van sluiting van de opdracht een bewijs bezorgen van de borgstelling ten bedrage van 5% van het aanvankelijke bedrag van de opdracht, bedoeld om tot de volledige uitvoering van de opdracht als waarborg te dienen voor zijn verplichtingen tegenover de AO. Het aanvankelijke bedrag van de opdracht in de zin van de vorige alinea komt overeen met de som die in aanmerking wordt genomen voor de evaluatie van het prijscriterium van de opdracht, vermeld in de offerte van de inschrijver zoals die door de AO wordt goedgekeurd. De berekeningsbasis van de borgsom wordt door de AO vastgelegd krachtens dit bijzondere bestek. Het is immers onmogelijk om op het moment van sluiting van de opdracht een totaalprijs vast te leggen omwille van het variabele aantal en bedrag van de bestellingen die tijdens de uitvoering ervan zullen worden geplaatst. De berekeningsbasis van de borgsom wordt vastgelegd op 150 000 euro excl. btw. De borgsom die de opdrachtnemer voor deze opdracht moet stellen is vastgelegd op 5% van dat bedrag en bedraagt dus 7500 euro. De borgstelling kan conform de wettelijke bepalingen een van de volgende vormen aannemen, die zijn voorzien door artikel 26 van het KB van 14/01/13: - via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling (bank, ) of door een verzekeringsonderneming, - in speciën, - in publieke fondsen, - in de vorm van een gezamenlijke borgtocht. Vrijgave van de borgsom CSC-IT1301 Financieel beheer 21/22 05/09/13
Het verzoek van de opdrachtnemer om over te gaan tot de voorlopige oplevering geldt als verzoek tot vrijgave van de volledige borgsom. 18. VERTROUWELIJKHEID Tijdens de looptijd van de overeenkomst en gedurende vijf (5) jaar na de beëindiging ervan om welke reden dan ook verbindt de dienstverlener zich tot de strikte geheimhouding van alle informatie en documenten aangaande de KMS op om het even welke drager en van om het even welke aard (economisch, wetenschappelijk, medisch, technisch, commercieel,...) waarvan hij krachtens de onderhavige overeenkomst kennis kan hebben. De dienstverlener zal de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat zijn personeel en medewerkers de bepalingen aangaande de vertrouwelijkheid naleven en staat garant voor de naleving van de geheimhoudingsplicht door zijn personeel en medewerkers. De dienstverlener zal niet aansprakelijk worden gesteld voor de verspreiding van informatie als die openbaar is, als die op reglementaire wijze werd verkregen via andere bronnen, als die niet onderworpen is aan een geheimhoudingsplicht of als de KMS specifiek vermeldt dat die informatie mag worden verspreid. Gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst en na beëindiging ervan ziet de dienstverlener af van elk persoonlijk gebruik van de gegevens, documenten, elementen of informatie die hij kan verwerven tijdens de uitvoering van de prestaties, tenzij hij daarvoor toestemming heeft van de KMS. 19. RECHTSVORDERING Elk geschil dat voortvloeit uit het bestaan, de interpretatie en de uitvoering van de onderhavige opdracht is onderworpen aan het Belgisch recht en valt onder de bevoegdheid van de Rechtbanken te Brussel. ************************************ CSC-IT1301 Financieel beheer 22/22 05/09/13