Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Bevoegdheden bestuursorganen Sallcon GR en statuten Sallcon BV 1- Notagegevens Notanummer 2016-000186 Datum 03-02-2016 Programma: 07 Inkomens-voorziening en arbeidsmarkt Portefeuillehouder Weth. Kolkman Weth. Grijsen Team AB 2- Bestuursorgaan [X]B & W 09-02-2016 [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [ ]Akkoordstukken -- [X]Openbaar 09-02-2016 [ ]Besloten -- Routing d.d. Gemeentesecretaris / directeur 03-02-2016 Directeur -- Wethouder -- Wethouder 03-02-2016 par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr. 03-02-2016 BIS Openbaar Status Definitief2016-02-10 Bijlagen Memo bevoegdheden bestuursorganen inzake Sallcon GR - BVO en Sallcon BV B & W d.d.: 09-02-2016 Besloten wordt: 1 Kennis te nemen van de memo over bevoegdheden van bestuursorganen inzake Sallcon GR - BVO en Sallcon BV; 2 de nota en het besluit openbaar te maken. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Nee Nee Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [X] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [ ] De nota en het besluit openbaar te maken nadat [ ] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel: Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb Nee Nee ADVIESRADEN:
Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Nee Toelichting Inleiding Op 13-1-2016 is de concept wijziging van de gemeenschappelijke regeling Sallcon (GR Sallcon) in de Raadstafel besproken. Volgens de wet gemeenschappelijke regelingen moet de raad toestemming geven voor wijziging van de GR Sallcon. Er ontstond in de Raadstafel, kortgezegd, onduidelijkheid over de bevoegdheden van gemeentelijke bestuursorganen en organen van GR bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon (BVO Sallcon) en Sallcon BV. Met name het artikel 10 lid 4, waarin verwoord is dat de raad haar wensen en bedenkingen kan geven bij besluitvorming over het oprichten van en deelnemen in nieuwe juridische entiteiten. Enkele raadsfracties gaven aan daarvoor toestemming te willen verlenen in plaats van wensen en bedenkingen. Argument van enkele raadsfracties is dat de raad daarmee meer grip op de verbonden partij BVO Sallcon krijgt. In de Raadstafel is afgesproken dat een informatieve bijeenkomst zou worden gehouden over de bevoegdheden van bestuursorganen en vervolgens het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling opnieuw zou worden besproken. Inmiddels heeft de gemeenteraad op 10-2-2016 een plenaire bijeenkomst gepland waarin "Beerenschot" samen de raad het onderwerp "Grip op verbonden partijen" nader bespreekt. Bevoegdheden van bestuursorganen komen dan ook aan de orde. Aansluitend zal in de Raadstafel het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling opnieuw besproken. Om daarvoor goed voorbereid het gesprek met de gemeenteraad aan te gaan is advies gevraagd aan Proof adviseurs. Proof heeft afgelopen half jaar samen met gemeente en Sallcon de governance voor Sallcon herijkt en heeft de nieuwe gemeenschappelijke regeling voor de BVO-Sallcon aangereikt. Proof heeft, op ons verzoek, onlangs een memo aangereikt waarin is toegelicht wat de bevoegdheden van gemeentelijke bestuursorganen en organen van GR bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon (BVO Sallcon) en Sallcon BV zijn. Die memo is ter informatie bijgevoegd. Beoogd resultaat Beoogd resultaat is kennis te nemen van informatie over de bevoegdheden van gemeentelijke bestuursorganen en organen van GR bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon (BVO Sallcon) en Sallcon BV. Beoogd resultaat is uiteindelijk dat de gemeenteraad besluit toestemming te verlenen tot het wijzigen van de gemeenschappelijk regeling Sallcon. Kader Wet gemeenschappelijke regeling Argumenten voor en tegen Nvt Extern draagvlak (partners) Inhoud en proces zijn afgestemd met de ambtelijke vertegenwoordiging van de gemente Olst-Wijhe, de andere deelnemer in de gemeenschappelijk regeling Sallcon. Financiële consequenties Geen Aanpak/uitvoering Op 10-2-2016 vindt opnieuw een opiniërende Raadstafel over de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Sallcon plaats. Opinies vanuit fracties van de gemeenteraad worden op 9-2-2016 in het college ingebracht. Op 9-2-2016 besluit het college "opnieuw" over het concept raadsvoorstel. Besluitvorming door de gemeenteraad wordt dan eind februari voorzien. Op 1-2-2016 heeft de gemeenteraad van Olst-Wijhe haar opinie gegeven. De gemeenteraad van Olst-Wijhe heeft verzocht artikel 4 lid 1 tekstueel te wijzigen en wel zodanig dat duidelijker wordt wat de stemverhouding is in het bestuur dat uit 4 leden bestaat. De portefeuilleduiding die er momenteel staat is niet nodig en is mogelijk in de toekomst ook niet een toekomstbestendige formulering. Advies is te beschrijven dat beide colleges uit hun
midden 2 portefeuillehouders aanwijzen. Deze tekstaanpassing moet nog exact met Olst-Wijhe worden afgestemd. E.e.a. wordt meegenomen in de besluitvorming van uw college op 9-2-2016. De procedure tot besluitvorming is met de griffies van Olst-Wijhe en Deventer afgestemd.
RAADSMEDEDELING Onderwerp Bevoegdheden bestuursorganen Sallcon GR en statuten Sallcon BV Mededelingennr Portef.houder Weth. Kolkman Team AB BenW-besluit d.d.: -- 1. Inleiding: waarom deze mededeling Op 13-1-2016 is de concept wijziging van de gemeenschappelijke regeling Sallcon (GR Sallcon) aan de Raadstafel besproken. Volgens de wet gemeenschappelijke regelingen moet de raad toestemming geven voor wijziging van de GR Sallcon. Er ontstond aan de Raadstafel, kortgezegd, onduidelijkheid over de bevoegdheden van gemeentelijke bestuursorganen en organen van GR bedrijfsvoeringorganisatie Sallcon (BVO Sallcon) en Sallcon BV. Met name het artikel 10 lid 4, waarin verwoord is dat de raad zijn wensen en bedenkingen kan geven bij besluitvorming over het oprichten van en deelnemen in nieuwe juridische entiteiten. Enkele raadsfracties gaven aan daarvoor toestemming te willen / moeten verlenen in plaats van wensen en bedenkingen. Aan de Raadstafel is afgesproken dat een informatieve bijeenkomst zou worden gehouden over de bevoegdheden van bestuursorganen en vervolgens het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling opnieuw zou worden besproken. Inmiddels heeft de gemeenteraad op 10-2-2016 een plenaire informatieve bijeenkomst gepland waarin de twee auteurs van de handreiking "Grip op regionale samenwerking" voor raadsleden en griffiers nader bespreekt. Bevoegdheden van bestuursorganen komen dan ook aan de orde. Aansluitend zal in de Raadstafel het voorstel tot wijziging van de gemeenschappelijke regeling opnieuw worden besproken. Ons college heeft op 9-2-2016 kennisgenomen van een informerende memo over bevoegdheden van bestuursorganen inzake Sallcon. Die memo is opgesteld door adviesbureau Proof Adviseurs, het bureau dat de gemeente en Sallcon heeft begeleid in de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling. Voor bespreking van de concept wijziging van de gemeenschappelijke regeling Sallcon (GR Sallcon) aan de Raadstafel van 10-2-2016 kan de gemeenteraad ook kennisnemen van het advies en nadere toelichting die Proof Adviseurs in haar memo geeft. 2. Kader Wet gemeenschappelijke regelingen. 3. Kern van de boodschap Met een informerende memo kan de gemeenteraad kennisnemen van informatie over de bevoegdheden van gemeentelijke bestuursorganen en organen van GR bedrijfsvoeringorganisatie Sallcon (BVO Sallcon) en Sallcon BV. 4. Nadere toelichting Op 10-2-2016 vindt opnieuw een opiniërende Raadstafel over de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Sallcon plaats. Opinies vanuit fracties van de gemeenteraad worden op 16-2-2016 in het college ingebracht. Op 16-2-2016 besluit het college over het concept raadsvoorstel. Besluitvorming door de gemeenteraad wordt eind februari voorzien.
Memo Aan Erik Kok Van Laura Huntjens & Florian Theissen Datum 02 februari 2016 Betreft Vragen voortkomend uit raadsbehandeling GR Sallcon 1. Inleiding In dit memo worden ten behoeve van de behandeling van de GR Sallcon in de raad van Deventer enkele aspecten van de voorgestelde wijziging van de GR Sallcon en van de statuten ten behoeve van de nieuwe governance van het concern Sallcon, enkele aspecten nader toegelicht. Het gaat hierbij om Enkele vraagstukken rondom besluitvorming; Een toelichting op de wijzigingen van de GR Sallcon (geldende versie versus nieuwe versie); Enkele vragen ten aanzien van de bevoegdheden voortvloeiend uit de Archiefwet 1995. 2. Besluitvorming 2.1. Algemeen In deze paragraaf lichten wij verschillende besluitvormingsbevoegdheden toe. Wij maken hierbij onderscheid tussen besluitvorming ten aanzien van Aangaan en wijzigen van de GR Sallcon; Vaststellen en wijzigen van de statuten van Sallcon BV; Vastellen en wijzigen van de begroting van respectievelijk de Bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon en Sallcon BV; Vaststellen van het financiële beleid en kaders voor financieel beheer van respectievelijk de Bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon en Sallcon BV. Daarbij is van belang welke bevoegdheden berusten bij de volgende bestuursorganen: De raad van een deelnemende gemeente (in casu Deventer); Het college van een deelnemende gemeente (in casu Deventer); Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon; De AVA van Sallcon BV. proofadviseurs.nl Pagina 1 van 8
In het volgende lopen wij systematisch de bovengenoemde besluitvormingsbevoegdheden langs. Als referentiekader gaan wij eerst nog even in op de onderliggende bevoegdheidsverdeling tussen de genoemde (bestuurs-)organen. 2.2. Bestuursorganen en besluitvorming Visueel kan de hoofstructuur van Sallcon als volgt worden weergegeven: De Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr) vertrekt vanuit de notitie van verlengd lokaal bestuur. Dit betekent dat onder meer gemeentelijke bestuursorganen kunnen samenwerken met hetzelfde bestuursorgaan van een andere gemeente. Ze kunnen daarbij bevoegdheden overdragen (delegatie) of opdragen (mandaat). Volgens de notie van verlengd lokaal bestuur kunnen alleen de bestuursorganen die taken en bevoegdheden inbrengen de regeling aangaan. Alleen die bestuursorganen nemen dan ook zitting in de bestuursorganen die door de regeling in het leven worden geroepen. De notitie van verlengd lokaal bestuur betekent ook dat de onderliggende verhoudingen ten aanzien van bevoegdheid en verantwoording op gemeentelijk niveau als uitgangspunt worden genomen. De Wgr voegt daaraan de sturings- en verantwoordingsrelatie tussen de gemeentelijke bestuursorganen en de samenwerkingsbestuursorganen toe. Bij Sallcon gaat het om een collegeregeling ter oprichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie, er worden namelijk alleen collegetaken ingebracht. De colleges dragen geen bevoegdheden over, ze verlenen mandaat aan de functionarissen van Sallcon. Omdat het hier gaat om een collegeregeling, vaardigen alleen de colleges vertegenwoordigers af naar het bestuur van de proofadviseurs.nl Pagina 2 van 8
bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur is het enige bestuursorgaan van de rechtspersoon bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur besluit volgens de GR altijd bij unanimiteit. 1 De bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon heeft een deelneming, Sallcon BV. De mogelijkheid tot het oprichten van en deelnemen in privaatrechtelijke rechtspersonen is uitdrukkelijk opgenomen in de GR. Het is de bedrijfsvoeringsorganisatie die als rechtspersoon de aandeelhouder is van de kapitaalvennootschap Sallcon BV. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is bevoegd te besluiten over alle bevoegdheden die aan een aandeelhouder toekomen volgens Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (verder: BW) en deze bevoegdheden uit te oefenen. Het bestuur kan daarbij een aantal van zijn leden machtigingen om de Bedrijfsvoeringsorganisatie te vertegenwoordigen in de algemene aandeelhoudersvergadering (AVA) van de BV 2. De AVA van Sallcon BV is geen bestuursorgaan, maar een orgaan van een privaatrechtelijke rechtspersoon en moet als zodanig worden onderscheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Zoals gezegd kunnen enkele van de leden van het bestuur de bedrijfsvoeringsorganisatie de bedrijfsvoeringsorganisatie vertegenwoordigen in de AVA. Ze nemen dan formeel die besluiten als AVA waarover het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie in de voorbereiding op de AVA al heeft besloten. De statuten en Boek 2 van het BW bepalen welke tot welke besluiten de AVA bevoegd is en welke besluiten van het bestuur van Sallcon BV voor goedkeuring of instemming aan de AVA moeten worden voorgelegd. In het bovenstaande plaatje wordt duidelijk dat de BV op haar beurt enkele deelnemingen heeft. Overigens zijn dit bestaande rechtspersonen die onder de oude structuur reeds waren opgericht. Aandeelhouder van die BV s is Sallcon BV. Het bestuur van Sallcon is bevoegd te besluiten over alle bevoegdheden die aan een aandeelhouder toekomen volgens Boek 2 van het BW. Conform de statuten kunnen deze besluiten door het bestuur van Sallcon BV echter niet genomen worden zonder dat die eerst door de AVA van Sallcon BV zijn goedgekeurd. Die besluiten wederom, moeten zoals boven genoemd, eerst worden genomen door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie heeft informatie- en verantwoordingsverplichtingen richting de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten. De individuele bestuursleden hebben bovendien nog informatie- en verantwoordingsverplichtingen richting de colleges en raden van hun gemeente. Tenslotte is er nog de informatie- en verantwoordingsverplichting van elk college aan zijn raad. 3 Alleen het college kan de eigen vertegenwoordigers in het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie ontslaan. 4 De raad kan dit niet (direct). Wel kan de raad natuurlijk het vertrouwen opzeggen in een wethouder als zodanig. Is de betreffende wethouder niet langer wethouder dan eindigt automatisch ook zijn lidmaatschap als lid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon. 5 1 Artikel 4, derde lid GR. 2 Hiervoor moet het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie dan een besluit nemen. 3 Zie artikel 17, 18 j. 16 en artikel 19 j. 16 Wgr, en artikel 11 GR. 4 Zie artikel 16, vierde lid j. artikel 18 Wgr en artikel 11, vierde lid GR. 5 Zie artikel 4, eerste lid GR. proofadviseurs.nl Pagina 3 van 8
2.3. Besluiten Aangaan en wijzigen van de GR Sallcon De GR wordt aangegaan door het college. Het college heeft daarvoor op grond van de Wgr toestemming nodig van de raad. Hetzelfde geldt voor besluiten tot wijziging van de GR en voor uittreding uit de GR (wat bij twee deelnemers gelijk staat aan opheffing). 6 2.4. Besluiten tot vaststellen en wijzigen van de statuten van Sallcon BV Besluiten tot het oprichten van of deelnemen nieuwe rechtspersonen door de bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon worden genomen door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar moeten voorgehangen worden bij de raden van de deelnemende gemeenten 7. De raden kunnen aan het bestuur wensen en bedenkingen meegegeven. Het bestuur neemt die wensen en bedenkingen in overweging bij het uiteindelijke besluit. Het creëren van verdergaande mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een vereiste van toestemming van de raden voor het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon zijn wettelijk niet toegelaten. Daar dient in het publiekrecht een wettelijke basis voor te bestaan. Die ontbreekt. 8 Omdat Sallcon BV echter al bestaat en het huidige openbaar lichaam Sallcon reeds aandeelhouder is geldt die bepaling niet voor vaststelling van de nieuwe statuten van Sallcon, en ook niet bij wijziging van de statuten. Echter de leden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie kunnen natuurlijk individueel de afweging maken dat zij niet willen besluiten over het vaststellen van de statuten of wijzigen daarvan, dan nadat zij in de gelegenheid zijn gesteld om de raden hierover te informeren. Dezelfde werkwijze kan worden toegepast als het bestuur van bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon moet besluiten over een aandeelhoudersbesluit van Sallcon BV om aan het bestuur van Sallcon BV toestemming te geven om aandelen te verwerven in of over te gaan tot oprichting van een nieuwe rechtspersoon, of bij wijzigingen van die statuten. Verplicht op grond van de wet is dit echter niet, en daarmee gelden ook niet de bepalingen over de wensen en bedenkingen procedure. 2.5. Besluiten tot vaststellen en wijzigen van de begroting van respectievelijk de Bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon en Sallcon BV Het vaststellen van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie is een bevoegdheid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur moet echter verplicht 9 : Voorafgaand een kadernota toesturen aan de raden; De begroting voorhangen bij de raden. Dit betekent echter niet dat de raden toestemming moeten geven voor de begroting. Is de begroting eenmaal vastgesteld, dan moet deze verplicht worden opgenomen in de paragraaf verbonden partijen van de gemeentebegroting. Die begroting wordt vastgesteld door de raad. 6 Zie artikel 8, derde lid j. artikel 1, tweede lid Wgr en artikel 1, derde lid Wgr. 7 Zie artikel 31a, tweede lid Wgr en 10, vierde lid GR. 8 Zie artikel 10:26 Algemene wet bestuursrecht 9 Zie artikel 15 en artikel 14 GR. proofadviseurs.nl Pagina 4 van 8
Ook al zou de raad de begroting van de gemeente niet vaststellen, dan geldt een eventuele betalingsverplichting die voortvloeit uit de begroting van het samenwerkingsverband dat deze verplicht moet worden betaald. Dit geldt ook voor de garantieverplichting die voortvloeit uit de Wgr. Voor wijzigingen van de begroting geldt het voorgaande ook. Tenzij de wijzigingen technisch zijn een geen verandering brengen in de verplichtingen van de gemeenten jegens de bedrijfsvoeringsorganisatie. 10 Is een gemeenteraad ontevreden met het stemgedrag van een eigen wethouder als lid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie bij het vaststellen van de begroting kan de raad de betreffende wethouder als zodanig ter verantwoording roepen. Het systeem van Sallcon voorziet er echter in dat de betaling voor uitvoering van de taakopdracht direct wordt betaald aan Sallcon BV op basis van een overeenkomst tussen de BV en de gemeente. Ook dit bedrag moet in de begroting van de gemeente worden opgenomen. Hier kan de gemeenteraad ook op sturen bij het vaststellen van de begroting. Is eenmaal de overeenkomst gesloten, is de gemeente wel verplicht om het betreffende bedrag voor geleverde werkzaamheden te betalen aan de BV, los van het feit of de begroting al dan niet is goedgekeurd. De begroting van Sallcon BV wordt vastgesteld door de AVA 11, dat betekent dat hierover ook moet worden besloten in het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Hiervoor geldt geen voorhangprocedure. Wel is het natuurlijk zo dat eventuele uitkeringen van winst door de BV aan de bedrijfsvoeringsorganisatie of eventuele betalingen door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan de BV in beide begrotingen moeten worden opgenomen. 2.6. Besluiten tot vaststellen van het financiële beleid en kaders voor financieel beheer van respectievelijk de Bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon en Sallcon BV Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon stelt financiële kaders vast voor de bedrijfsvoeringsorganisatie 12. De AVA stelt financiële kaders vast voor de BV. Dit laatste besluit moet wederom eerst ook worden genomen door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. In beide gevallen is er geen verplichting jegens de raden anders dan de algemene informatie- en verantwoordingsverplichting. Dit geldt eveneens voor de nadere kaderstelling op het aangaan van participaties en deelnemingen door Sallcon BV. 2. Toelichting wijzigingsvoorstel GR Sallcon De gemeenschappelijke regeling kent een integrale nieuwe tekst. Hier is voor gekozen omdat de tekst van de regeling dateerde uit 2002 en tekstueel aan een herziening toe was. Dit wil echter niet zeggen dat de inhoud van de regeling geheel nieuw is. Waar dat opportuun was is de inhoud van de voorgaande regeling behouden gebleven. Waar deze tekstueel of inhoudelijk aanpassing behoeft is ervoor gekozen dit in het nieuwe format in te passen. Om deze redenen is het lastig 10 Zie artikel 15, zevende lid GR. 11 Zie artikel 17, derde lid, onder a, Statuten. 12 Zie artikel 17, derde lid, onder s, Statuten proofadviseurs.nl Pagina 5 van 8
elke wijziging toe te lichten. Het is echter wel goed mogelijk om de belangrijkste wijzigingen toe te lichten. Dit doen wij hieronder per onderwerp: Bedrijfsvoeringsorganisatie Met de voorgaande regeling werd een openbaar lichaam in het leven geroepen. Het voorliggend concept gaat uit van een bedrijfsvoeringsorganisatie. Het grootste verschil tussen een openbaar lichaam en een bedrijfsvoeringsorganisatie is dat het openbaar lichaam een structuur kent van algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter. De bedrijfsvoeringsorganisatie kent een eenvoudiger besturingsmodel met één bestuur. Dit verschil maakt dat de hele regeling hierop is aangepast. Overal wordt nu gesproken van het bestuur. Niet langer is het onderscheid tussen algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter aanwezig. Voor de bestuurssamenstelling is gekozen voor een bestuur waarin elke deelnemer twee collegeleden afvaardigt, te weten de portefeuillehouder financiën en de portefeuillehouder werk en inkomen. Het bestuur neemt alle besluiten bij unanimiteit. Participatiewet De voorgaande regeling heeft als taak de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening. Met de komst van de Participatiewet is de Wet sociale werkvoorziening een eindigende uitvoeringsregeling. In de nieuwe regeling is naast de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening ook de uitvoering van de Participatiewet opgenomen. Noodzakelijke bevoegdheden voor de uitvoering worden in mandaat verleend in de dienstverleningsovereenkomst die elke gemeenten met Sallcon BV. Wet gemeenschappelijke regelingen 2015 De Wet gemeenschappelijke regelingen met ingang van 2015 gewijzigd. Hieruit volgt een aantal wijzigingen die in het voorliggend concept zijn verwerkt. Dit betreft onder meer: - Wijzigingen in begroting- en jaarrekeningcyclus. De termijnen voor toezending van concept stukken aan de raden van de gemeenten zijn aangepast (8 weken in plaats van 6 weken) en het samenwerkingsverband dient aan de raden een zogenaamde kadernota te zenden voorafgaand aan het verzenden van de conceptbegroting voor de zienswijzeprocedure. - In het voorliggend concept is expliciet opgenomen dat het samenwerkingsverband privaatrechtelijke rechtspersonen op kan richten. Dit staat ook in de voorgaande regeling in artikel 3. De Wet gemeenschappelijke regelingen 2015 bepaalt dat deze bevoegdheid expliciet dient te worden opgenomen in de gemeenschappelijke regeling, anders beschikt het algemeen bestuur niet over die bevoegdheid. De Wet gemeenschappelijke regelingen kende dit vereiste voor 2015 niet. Alvorens het bestuur hiertoe overigens kan besluiten dient zij het voornemen hiertoe voor een wensen- en bedenkingenprocedure naar de raden van de deelnemers te zenden. 3. Archiefwet De Archiefwet 1995 bepaalt in artikel 40 dat in geval van het aangaan van een gemeenschappelijke regeling op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling, deze gemeenschappelijke regeling een voorziening voor het archief dient te kennen. De bepalingen daaromtrent dienen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen voor de gemeenten te zijn. proofadviseurs.nl Pagina 6 van 8
In artikel 23 van het voorliggend concept van de gemeenschappelijke regeling Sallcon is een dergelijke bepaling opgenomen. Voor de beantwoording van de vraag welke inhoud deze bepaling dient te hebben dient een onderscheid gemaakt te worden tussen twee type stukken, te weten 1. De archiefbescheiden die het gevolg zijn van de inherente bevoegdheden van het samenwerkingsverband als rechtspersoon. Dit zijn bijvoorbeeld alle stukken rondom begroting en jaarrekening en alle documentatie van de bestuursvergaderingen. 2. De archiefbescheiden die het gevolg zijn van taken die het samenwerkingsverband uitvoert voor zijn deelnemers op basis van mandaat of delegatie; Voor de stukken genoemd onder 1 is het samenwerkingsverband de zorgdrager. Het samenwerkingsverband dient daarvoor de benodigde regels op te stellen, een archivaris aan te wijzen en een archiefbewaarplaats. Voor de beoordeling welk bestuursorgaan zorgdrager is voor de stukken, genoemd onder 2, is bepalend of er sprake is van mandaat of delegatie. In geval van delegatie van bevoegdheden wordt de gehele bevoegdheid overgedragen aan het bestuur van het samenwerkingsverband. De gemeente is dan niet langer bevoegd te beslissen omtrent die bevoegdheid. Ook het zorgdragerschap van de archiefbescheiden van bevoegdheden die worden gedelegeerd gaat over naar het bestuur van het samenwerkingsverband. Bij mandaat ligt dit anders. Als mandaat wordt verleend neemt het samenwerkingsverband besluiten namens de gemeente. Juridisch gezien neemt de gemeente daarmee het besluit. De gemeente, het college, blijft daarmee ook de zorgdrager, voor de archiefbescheiden. In de GR Sallcon is sprake van verlening van mandaat voor de uitvoering van de taken. Dit mandaat wordt opgenomen in de dienstverleningsovereenkomst. Doordat Sallcon geen zorgdrager is voor deze archiefbescheiden hoeven daar geen voorzieningen voor te worden getroffen in de gemeenschappelijke regeling. Er dient wel te worden geregeld tussen elke gemeente en Sallcon op welke wijze Sallcon ervoor zorgdraagt dat de toekomstige archiefbescheiden conform het beleid daartoe van elk van de gemeente behandeld worden en dienen te worden overgedragen aan de gemeenten. Op basis van voorgaande uitleg hebben wij ervoor gekozen in artikel 23 van het voorliggend concept van de gemeenschappelijke regeling Sallcon de verplichting van het samenwerkingsverband voor de eigen archiefbescheiden waarvoor zij zorgdrager is (categorie 1). Wij menen dat bepalingen betreffende de archiefbescheiden waarvan de gemeenten zorgdragers zijn (categorie 2), de archiefbescheiden als gevolg van de taken die zij in mandaat uitvoeren, naar hun aard beter passen in de dienstverleningsovereenkomst die Sallcon BV met elk van de gemeenten sluit. Het mandaat wordt ook direct verleend aan medewerkers van Sallcon BV. Naar zijn aard is het dan passender om de afspraken omtrent de archivering ook vast te leggen tussen de gemeenten en Sallcon BV. De afspraken worden immers niet gemaakt tussen bedrijfsvoeringsorganisatie Sallcon en de gemeenten In voornoemde overeenkomst kunnen de afspraken dan ook tot in detail worden opgenomen. Indien het echter toch wenselijk blijkt te zijn om een bepaling omtrent de archiefbescheiden op te nemen kan bijvoorbeeld de volgende bepaling op hoofdlijnen worden opgenomen, die vervolgens wordt uitgewerkt in voornoemde dienstverleningsovereenkomst: De zorg voor de archiefbescheiden van de bevoegdheden die in mandaat zijn verleend op grond van artikel 9, tweede lid, berust bij de colleges. proofadviseurs.nl Pagina 7 van 8
De archivaris van de gemeente Deventer heeft een alternatief voorstel gedaan voor het door ons voorgestelde artikel 23. Inhoudelijk verschillen het door ons voorgestelde artikel 23 en het door de archivaris van Deventer opgestelde artikel 23 nauwelijks, met een belangrijk verschil, de bepaling in het door de archivaris van Deventer voorgestelde artikel gaat wijst alvast Deventer aan als archiefbewaarplaats en de archivaris van Deventer als archivaris. In ons voorstel is dit een besluit dat door het bestuur wordt genomen en niet al in de regeling wordt bepaald. Ons inziens is dit juridisch juister. Immers de bevoegdheid komt op grond van de Archiefwet toe aan het bestuur en niet aan de colleges die de regeling treffen. Dit neemt overigens niet weg dat in de praktijk veel gemeenschappelijke regelingen ook al een archiefbewaarplaats en archivaris aanwijzen in de regeling. Echter zoals gezegd, juridisch juister is de optie die in het voorliggend concept van de GR wordt voorgesteld. proofadviseurs.nl Pagina 8 van 8