WERKPLAN 2017 Het vizier op samenwerking Benthuizen Boskoop Hazerswoude Koudekerk a/d Rijn Waddinxveen Als sterven dichtbij komt AURELIA VPTZ Postbus 2 2390 AA Hazerswoude-Dorp Tel. 06 514 457 26 info@vptzaurelia.nl www.vptzaurelia.nl KvK: 28086286 Rabobank:NL69RABO0 3753 55 251 ANBI: 8155.55.106
Inleiding In 2016 vond een wisseling in het dagelijks bestuur van Aurelia plaats. Het DB is na deze wisseling nog niet geheel op sterkte, maar we verwachten in 2017 dat de bestaande vacatures zullen worden ingevuld. Dat is ook nodig om de ambitie van Aurelia verder te kunnen invullen. In 2016 nam Aurelia deel aan de Quickscan, die door de landelijke VPTZ in het kader van het project Vrijwillig dichtbij werd gehouden. Op een aantal gebieden behaalde Aurelia een goede score. Op de gebieden bestuur, beleid en vrijwilligersbeleid scoorde Aurelia hoger dan het landelijke en regionale gemiddelde. Op een drietal gebieden werden mindere scores gehaald. Die zijn wat ons betreft voor verbetering vatbaar. De gerichtheid op diverse doelgroepen scoorde lager doordat we in onze landelijke dorpscultuur nog vooral gericht zijn op de Nederlandse cultuur. Wel is er sprake van diversiteit waar het gaat om ons aanbod op het gebied van dementerende ouderen en mensen met een handicap. Op deze gebieden is een goede samenwerking opgebouwd met de ouderenzorg in de regio en Philadelphia. In het kader van de toenemende vergrijzing namen wij ons voor om het aantal zorgaanvragen naar 30 aanvragen per jaar te laten stijgen. We moeten constateren dat ondanks de extra aandacht voor onze PR we die ambitie tot op heden niet hebben kunnen waar maken. De speerpunten die we in het werkplan voor 2017 hebben opgezet, moeten onze ambitie wel dichterbij gaan brengen. Onze speerpunten liggen vooral op het gebied van andere vormen van PR, samenwerking met de beroepsmatige zorg en vrijwilligersorganisaties. Daarnaast vraagt onze organisatie, die uit alleen vrijwilligers en thuiszorg bestaat, een nadere oriëntatie. Al met al belooft het een mooi jaar te worden om ons met elkaar in te zetten voor onze doelstellingen. Gerard Kulker voorzitter Organisatie Aurelia Betrouwbaar en continuïteit gewaarborgd Bestuurlijke organisatie De sterke band met de diaconieën is er vanaf de eerste jaren van Aurelia geweest en voorziet op meerdere manieren in de bestaanszekerheid van Aurelia. Enerzijds wordt het bestuur op natuurlijke wijze steeds aangevuld op voordracht vanuit de diaconale achterban. Anderzijds zorgen de diaconieën jaarlijks ook voor een financiële ondersteuning, waarop we kunnen terugvallen als dat nodig is. Dit is vooral welkom omdat de landelijke subsidie ontoereikend is. Een terugkerend punt van zorg? Omdat de door de diaconie afgevaardigde bestuursleden ook diaconale verplichtingen hebben, is er onder hen 2
minder animo om deel te nemen aan het dagelijks bestuur (DB). In het verleden heeft dit er een paar maal toe geleid dat er buiten de diaconale kring bestuursleden zijn geworven voor het DB. Ervaring vanuit 2016 In 2016 vond een wisseling in het bestuur plaats, zoals om de 2 jaar gebruikelijk is. Bij de diaconieën is er sterk op aangedrongen tijdig voldoende kandidaten te leveren voor de te verwachten vacatures. Dit heeft ertoe geleid dat het bestuur ondanks een aantal aftredende leden tijdig is aangevuld tot op het gewenste niveau. We verwachten dat in 2017 onze diaconale achterban erin zal slagen de bestaande vacatures in de loop van 2017 aan te vullen met nieuwe kandidaten. Daarnaast is er in de statuten ruimte om als bestuur ook zelf een aantal bestuursleden te benoemen van buiten de diaconale kring. We verwachten daarom dat deze ambitie gehaald zal worden. Wel of niet betaalde coördinator In onze huidige tijd vindt een verandering plaats in het type vrijwilliger. Voorheen zetten vrijwilligers zich vaak gedurende langere tijd in voor een organisatie. In de huidige tijd wordt die beschikbaarheid in tijd korter, terwijl vrijwilligers daarnaast minder langdurig aan één organisatie verbonden willen zijn. Die beperking in de tijd heeft al geleid tot een aanpassing in de verdeling van de coördinerende taken tussen onze vrijwillige coördinatoren. Daarnaast vraagt de snellere omloop om een meer continue werving. Tot op heden hebben wij gelukkig steeds voldoende vrijwillige coördinatoren kunnen werven. Te beantwoorden vragen Past een betaalde coördinator beter in onze huidige tijd en biedt dit daarmee ook meer continuïteit aan de organisatie? In hoeverre kan de eerder genoemde discontinuïteit worden opgelost door middel van aanpassingen in de organisatie? Onderzoek 1. Bij collega organisaties zal worden nagegaan welke mogelijke voordelen het oplevert voor een thuisorganisatie om te werken met een betaalde coördinator. 2. Financieel zal worden bezien of een betaalde coördinator geen ongewenste financiële risico s met zich meebrengt. 3. Is er voldoende draagvlak binnen Aurelia (coördinatoren, vrijwilligers en bestuur) om met een betaalde coördinator te gaan werken? Het onderzoek vindt plaats in de periode van februari 2017 tot juli 2017. 3
Mogelijkheden voor ontwikkeling beide organisatie Binnen de Landelijke VPTZ is een voorkeur uitgesproken om te streven naar zogenoemde beide organisaties. We zien ook landelijk dat het aantal beide organisaties door allerlei fusies groeit. Tegelijkertijd zien we dat steeds meer kleinere regio s pogingen ondernemen om een eigen hospice dichtbij te hebben. Daarbij zijn er mogelijke voordelen op te noemen, die pleiten voor een beide organisatie: Eenvoudiger kunnen schakelen tussen inzet thuis en hospice door één gemeenschappelijke voordeur. Grotere omvang en draagvlak van de organisatie. Betere differentiatie in beleidstaken en uitvoeringstaken. Onderzoek Deze gewenste situatie is op twee manieren te bereiken. 1. Samenwerking met een andere organisatie die over een hospice beschikt. 2. Onderzoeken of een eigen hospice tot de mogelijkheden behoort en voldoende draagvlak heeft in de regio. Welke van de twee haalbaar is, zal moeten blijken uit gesprekken met collega-instellingen en het Landelijk Steunpunt, die zullen plaatsvinden in de periode van april tot oktober 2017.. Marktgericht organisatie cultuur gewenst Dienstbaar en op maat beschikbaar Aurelia is in het nabije verleden meer met de eigen organisatie bezig geweest, wat ten koste is gegaan van het naar buiten gericht zijn. In 2017 wil Aurelia de omslag maken om meer naar buiten gericht en aanwezig te zijn in de samenleving en daarmee inhoud en gestalte geven aan de gemeenschapszorg, die haar inzet kenmerkt. Dienstbaarheid Aurelia is via een mobilenummer 24 uur per dag bereikbaar voor zorgvragen. Er zijn drie coördinatoren, die om de beurt bereikbaar zijn voor de professionele verwijzer als huisarts, thuiszorg, transferverpleegkundige e.d. Daarnaast kan ook de mantelzorg of de ernstig zieke zelf bij ons zorg aanvragen. Het aantal vrijwilligers is ruim voldoende om de zorgaanvragen aan te kunnen. Zelfs als er in de komende tijd een groei in aanvragen plaatsvindt, komt onze dienstbaarheid niet in gevaar. Wanneer dat gewenst is, kan de zorg op dezelfde dag van de vraag worden ingezet. Gebruikelijk is dat er eerst een intakegesprek tussen de aanvrager en de coördinator is om te bespreken welke en hoeveel zorg men van Aurelia verwacht. We hebben een vrijwilliger die de diensten verdeelt en op basis van de intake de match maakt tussen de zorgvrager en de vrijwilliger die wordt ingezet. Differentiatie in de zorg Bij de start van Aurelia in 1998 werden onze vrijwilligers doorgaans ingezet in gewone Nederlandse gezinnen. Inmiddels is onze inzet verbreed naar mensen met een handicap en ouderen thuis en in de verzorgingshuizen in onze regio. Door de veranderingen in de zorg blijven ouderen langer zelfstandig blijven wonen en worden onze vrijwilligers ook ingezet in thuissituaties waarbij een partner dementerend is. De scholing van onze vrijwilligers wordt daarom steeds aangepast aan de veranderende zorgvraag. Zo wordt in de 4
introductie cursus o.a. aandacht besteed aan mensen met een andere etnische achtergrond. Tot op heden hebben wij een dergelijke aanvraag nog niet ontvangen. Complementaire zorg Met enige regelmaat werd in het verleden op de vrijwilligersavond aandacht besteed aan complementaire zorg. In 2015 werd een themanummer van de Antenne uitgegeven over dit onderwerp. Eind november 2015 heeft een haptonoom op een avond voor vrijwilligers gesproken over zorgen voor jezelf. Ook in de gesprekken met de vrijwilligers komt dit onderwerp aan de orde. In november 2016 heeft Marinus van den Berg een vrijwilligersavond met introducés verzorgd over dit thema: het lijden verlichten. Daarbij hebben alle vrijwilligers als dank voor hun inzet het boekje ontvangen: Dorst of doodsangst. Complementaire zorg is vooral bedoeld om de kwaliteit van leven voor de ernstig zieke te stimuleren. Die vorm van zorg kan te maken hebben met zowel fysieke bezigheden als sfeer scheppen. Doorgaans is dit bij uitstek een rol voor de naasten van de ernstig zieke. Daarnaast kan het aanvullend ook een rol voor onze vrijwilligers zijn. De wijze waarop de complementaire zorg door onze vrijwilligers wordt gegeven, kan dus zowel stimulerend als ondersteunend naar de mantelzorg zijn. Daarnaast kan de zorgvrijwilliger zelf ook complementaire zorg leveren. Maatschappelijke ontwikkelingen in de zorg De zorg is momenteel erg in beweging. Mede onder invloed van het manifest scherp op ouderenzorg van Hugo Borst en Carin Gaemers. Niet alleen de professionele zorg staat onder druk, maar ook het beroep op inzet vanuit de mantelzorg is anders geworden en blijft toenemen. In het verlengde hiervan verandert ook de vraag aan de zorgvrijwilliger. Zij is immers vervangend voor de mantelzorg. Tot op heden hebben wij steeds volgehouden dat medisch handelen geen taak is voor onze zorgvrijwilligers. Intern hebben wij ook een signaleringssysteem afgesproken om tijdig te kunnen anticiperen wanneer zorgvragen een kant op gaan, die niet past bij de rol van een zorgvrijwilliger. Intern hebben we hierom de volgende afspraken gemaakt: o Het huidige beleid wordt gecontinueerd. ( dus geen medische handelingen) o Wanneer zich toch een dergelijke vraag in onze praktijk voordoet, dan wordt hiervan direct melding gemaakt bij de coördinator en het DB. De coördinator zal in overleg met de huisarts en de wijkverpleging ervoor zorg dragen dat de bevoegde professional voorziet in de medische wens van de cliënt. De dilemma s die zich hierbij voordoen zijn onderdeel van ons interne overleg en zorgbeleid. Extern met het Landelijke Steunpunt worden de dilemma s gebruikt om te komen tot een passend beleid en samenwerking tussen de professionele en vrijwillige zorg. o Aan de Landelijke VPTZ is gevraagd in deze beleid te gaan ontwikkelen en te bezien wat hierin landelijk al gebeurt. Beleidslijn voor 2017 In 2017 zullen de volgende twee lijnen worden gevolgd: Ruimte geven aan de signaalfunctie van onze vrijwilligers t.a.v. dergelijke zaken. Naast het voeren van een eigen beleid in deze, zullen wij ook zoeken naar afstemming met collega instellingen en het Landelijk Steunpunt. Positie van complementaire zorg verder verhelderen. Kwaliteitsbeleid Aurelia streeft ernaar een lerende organisatie te zijn. Dit krijgt vorm en inhoud door het deelnemen van alle vrijwilligers aan vormen van deskundigheidsbevordering, thema bijeenkomsten, vrijwilligersbijeenkomsten en dergelijke. 5
Maar ook vallen hieronder vormen van intervisie op zowel zorgniveau met vrijwilligers als regioniveau met collega coördinatoren. Op bestuurlijk niveau is er een samenwerkingsovereenkomst met collega organisaties. Aurelia participeert in de landelijke kwaliteitsgroep en de ledenraad. Vanuit de kwaliteitgroep heeft zij deelgenomen aan de pilot voor het tevredenheidonderzoek onder nabestaande van cliënten. Ook in 2017 zal zij blijven deelnemen aan deze kwaliteitsgroep en waar mogelijk deelnemen aan eventuele pilots. Het huidige kwaliteitsbeleid van Aurelia zal in 2017 worden vastgelegd in een kwaliteitshandboek. Zichtbaar aanwezig in de samenleving Plaats VPTZ in de gemeenschapszorg Binnen de zorg is sprake van een ketenaanpak waarin professionals, mantelzorg en vrijwilligers elkaar nodig hebben, aanvullen en samen zorg dragen voor een sterke keten en continuïteit van zorg aan de cliënt. Met zowel de professionele zorg als andere vrijwilligers organisaties in ons werkgebied vindt regelmatig overleg en afstemming plaats over de zorgaanvragen, zorg inzet en samenwerking. Rond de zorg worden samenwerkingsafspraken gemaakt tussen coördinatoren, cliënt en mantelzorg. In overleg met de huisarts, thuiszorg en de ziekenhuizen vindt afstemming plaats met de professionele inzet. Spreiding vrijwilligers over werkgebied Onze zorgvrijwilligers zijn niet in elke dorpskern gelijk vertegenwoordigd. Dit is wel wenselijk om een betere zichtbaarheid en band te hebben met de verschillende dorpskernen. Potentiële cliënten kunnen ons zo mogelijk makkelijker vinden. Daarnaast krijgt de VPTZ als gemeenschapszorg ook meer gezicht. Wervingsbeleid 2017 We streven ernaar in elke dorpskern voldoende vrijwilligers te hebben en zullen ons werving naar nieuwe vrijwilligers vooral richten op Hazerswoude-Rijndijk, Koudekerk aan den Rijn en Waddinxveen. PR activiteiten Voor de VPTZ als gemeenschapszorg is het belangrijk om zichtbaar, bereikbaar en beschikbaar te zijn in de dorpskernen. Regelmatige publiciteit is daarvoor een voorwaarde. Voor 2017 is opnieuw separaat een PR-plan vastgesteld Dat moet waarborgen dat de ambitie van Aurelia, om het aantal zorgaanvragen jaarlijks te laten groeien, wordt gerealiseerd. Tot slot We leven in een dynamische wereld met mensen, die zich ontwikkelen. Daarmee veranderen onze omstandigheden en vaardigheden voortdurend. 6
We leren zo ook van onze ervaringen en zijn voortdurend op zoek naar een situatie waarin we ons prettig en op ons gemak voelen en onze kwaliteiten tot hun recht komen. Wanneer we die situatie of doelstelling hebben bereikt, zijn we voor dat moment in balans. Maar in balans zijn is alles behalve een statisch gebeuren. In balans zijn vraagt van ons in beweging te blijven om die optimale balans te kunnen bewaren. Dit proces is ook het kenmerk van Aurelia op weg als lerende organisatie. In die ontwikkeling zijn we nooit af. 7