INSPECTIE VAN DE BEVOLKINGSREGISTERS (*) Gemeente Tielt-Winge

INSPECTIE VAN DE BEVOLKINGSREGISTERS (*) Gemeente Tielt-Winge Aanleiding tot het inspectiebezoek Periodieke controle-opdracht van het Departement Datum van het inspectiebezoek 25 maart 2019 Gesprekspartner(s) (naam + functie + tel + email) Jeannine Coekaerts, Directeur Burgerzaken, welzijn, welvaart, zorg en opvang 016/63 40 03 (OCMW) jcoekaerts@tielt-winge.be Diane Vos, administratief medewerker 016/63 95 21 Diane.vos@tielt-winge.be (*) De Minister van Binnenlandse Zaken kan ambtenaren van zijn departement afvaardigen om de registers te inspecteren en om de instructies betreffende de veranderingen van verblijfplaats mondeling aan te vullen. Deze ambtenaren, voor zover zij gemachtigd zijn tot toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, controleren tijdens hun inspecties of de gegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen en van de registers overeenstemmen. Art. 22 van het KB van 16 juli 1992 betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister) IBR_Tielt Winge_24135_2019 1

Inhoud 1 Algemeenheden 3 1.1 Informatie betreffende de gemeente. 3 1.2 Informatie betreffende de dienst burgerzaken. 4 1.3 Informatie betreffende de bevolkingsregisters. 5 2 Bevolkingsregisters 5 2.1 Registratie van de akten van de burgerlijke stand: 5 2.2 Achterstand bij de inbreng van gegevens 7 2.3 Anomalieën : externe vragen om nazicht. 7 2.4 Anomalieën: interne vragen om nazicht 8 2.5 Verkrijgen van informatie uit de registers 8 2.6 Elektronische identiteitsdocumenten 9 3 Onderzoeken inzake de hoofdverblijfplaats 10 4 Conclusie van het inspectiebezoek. 12 IBR_Tielt Winge_24135_2019 2

1 Algemeenheden 1.1 Informatie betreffende de gemeente. Aantal inwoners 10.739 (toestand 1/1/2019) Adres Kruisstraat 2,3390 Tielt-Winge Tel. 016/63 40 08 Fax 016/63 95 48 E-mail Website Burgemeester Algemeen Directeur Ambtenaar van de burgerlijke stand Veiligheidsconsulent SPOC Identiteitsfraude secretariaat@tielt-winge.be www.tielt-winge.be Rudi Beeken Kurt Yskout Rudi Beeken Wendi Goethuys (Vera) Diane Vos

1.2 Informatie betreffende de dienst burgerzaken. Adres (indien ) Idem Tel. 016/63 95 22 Fax 016/63 95 48 E-mail Werkuren front-office (loket) Werkuren back-office Sluitingsdag Aantal personeelsleden werkzaam op de dienst burgerzaken (VTE) burgerzaken@tielt-winge.be Ma Vr: 9u 12u + Di: 14u 19u en Woe: 14u 17u Met glijtijden van 8u 18u (di tot 20u) met min. 30 pauze tussen 12u en 14u Ma en do: mag tot 16u Vr: mag tot 15u zaterdag 3,6 VTE Diensthoofd Jeannine Coekaerts: directeur burgerzaken, welvaart, zorg en woonzorg Aanwezig burgerzaken: op maandag- en woensdagvoormiddag Administratief medewerker Diane Vos: vooral bevolking, rijbewijzen, bijwerking rijksregister, vreemdelingen (VT) Organisatie en taken van de bevolkingsdienst Administratief medewerker Marc Laeveren: vooral onthaal, meewerken burgerlijke stand (VT) Administratief medewerker Valerie Verduyckt: vooral onthaal, identiteitskaarten, paspoorten, adreswijzigingen,.. niet aanwezig op vrijdag (80%) Administratief medewerker Nadia Servranckx: vooral burgerlijke stand niet aanwezig op woensdag (80%) Is er een gedecentraliseerde dienstverlening? Zo ja, adres(sen) en taken Diensthoofd Burgerzaken Neen Jeannine Coekaerts Contactpersoon adreswijzigingen Diane Vos Contactpersoon bijwerkingen Rijksregister Diane vos Contactpersoon identiteitsdocumenten Diane Vos Contactpersoon verkiezingen Jennifer Haesevoets

1.3 Informatie betreffende de bevolkingsregisters. Basiswetgeving: wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen. (http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/bevolking/reglementering/wetgeving/ ) Voor de volledige reglementering (wetgeving, onderrichtingen, omzendbrieven, formulieren) zie: http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/bevolking/reglementering/onderrichtingen/ http://www.ibz.rrn.fgov.be/nl/rijksregister/reglementering/ Welk informaticasysteem wordt er gebruikt? Welke programma s? Bevolking? Burgerlijke stand? Cevi WebBev WinAbs 2 Bevolkingsregisters 2.1 Registratie van de akten van de burgerlijke stand: IT100 (geboorten), IT120 (huwelijken) en IT150 (overlijden) Omzendbrief van 22 december 2014 Onderrichtingen voor het bijhouden van informatiegegevens in het Rijksregister van de natuurlijke personen. Beschrijf de interne procedure die wordt gevolgd om de aktes burgerlijke stand te registreren in de bevolkingsregisters (Wie? Wat? Hoe vaak? ) Nadia Servranckx maakt de aktes op en Diane doet de verwerking in het Rijksregister. Hoe wordt, indien van toepassing, de gemeente van verblijf geïnformeerd? Elektronische berichtgeving Omzendbrief van 1 augustus 2005 (zie ook recentere verduidelijkingen) Het bijhouden van de bevolkingsregisters en van het Rijksregister van de natuurlijke personen. Eventuele vertragingen in de bijwerkingen van sommige belangrijke informaties. SLA. Bevindingen: In de periode van januari 2018 tot december 2018 werd 100% (1/1) van de geboortes, 100% (21/21) van de huwelijken en 90% (45/50) van de overlijdens binnen de SLAnormen geregistreerd. Alle dossiers werden binnen de 25 dagen bijgewerkt. Prima gewerkt! Voorgesteld actieplan: Geen

Onderzochte maand(en) IT 100 (geboren in gemeente) << gemeente werkt goed indien minstens 85 % wordt geregistreerd binnen de 20 dagen >> 03/2018 100 1 < 20 20 30 >30 % # % # % # Bevindingen (specifiek): De enige geboorte in de maand maart te Tielt-Winge werd tijdig geregistreerd. Onderzochte maand(en) IT 120 (huwelijk in gemeente) << gemeente werkt goed indien minstens 70 % wordt geregistreerd binnen de 6 dagen >> < 7 7 30 >30 % # % # % # 01/2018 0 0 0 0 0 0 02/2018 100 1 0 0 0 0 03/2018 100 4 0 0 0 0 04/2018 100 3 0 0 0 0 05/2018 100 3 0 0 0 0 06/2018 100 3 0 0 0 0 07/2018 100 3 0 0 0 0 08/2018 100 1 0 0 0 0 09/2018 100 1 0 0 0 0 10/2018 100 1 0 0 0 0 11/218 0 0 0 0 0 0 12/2018 100 1 0 0 0 0 Bevindingen (specifiek): Alle huwelijken werd tijdig geregistreerd. Onderzochte maand(en) IT 150 (overlijden in gemeente) << gemeente werkt goed indien minstens 70 % wordt geregistreerd binnen de 6 dagen >> <7 7 30 >30 % # % # % # 01/2018 50 2 50 2 0 0 02/2018 100 3 0 0 0 0 03/2018 100 3 0 0 0 0 04/2018 100 4 0 0 0 0

05/2018 100 3 0 0 0 0 062018 100 4 0 0 0 0 07/2018 83 5 17 1 0 0 08/2018 80 4 20 1 0 0 09/2018 100 3 0 0 0 0 10/2018 67 2 33 1 0 0 11/2018 100 7 0 0 0 0 12/2018 100 5 0 0 0 0 Bevindingen (specifiek): Alle dossiers werden binnen de 25 dagen bijgewerkt. 2.2 Achterstand bij de inbreng van gegevens K.B. betreffende de toegang door sommige openbare overheden tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, alsmede betreffende het bijhouden en de controle van de informaties, dd.3 april 1984 art.6 3 Bevindingen: Voor de bijwerkingen in het algemeen worden mooie percentages van boven de 90% gehaald. Als er vertragingen zijn dan zijn die hoofdzakelijk terug te vinden in informatietypes die gekoppeld zijn aan de procedure adreswijziging. Zeer goed gewerkt! Voorgesteld actieplan: Geen 2.3 Anomalieën : externe vragen om nazicht. Externe anomalieën vastgesteld door KSZ, DECLAR, FOD FIN, Statistische gegevens voor de inspectie zie mails anomalieën KSZ, DECLAR, FOD Fin, Bevindingen: Geen enkel dossier in de toepassing fouten melden werd reeds afgesloten. Momenteel 11 openstaande dossiers Voorgesteld actieplan: De toegangen tot de toepassing werden in orde gebracht. De nodige stappen worden ondernomen om via deze toepassing de dossiers af te sluiten.

2.4 Anomalieën: interne vragen om nazicht Interne anomalieën (vb. controlelijsten IT120-140/141) Statistische gegevens voor de inspectie zie controlelijsten ad hoc Bevindingen: De meest recente lijst is behandeld (30 dossiers). Voorgesteld actieplan: De nodige aanpassingen werden gedaan en een overzicht werd aan de regionale afvaardiging bezorgd. 2.5 Verkrijgen van informatie uit de registers K.B. betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd.16 juli 1992, gewijzigd bij KB van 22 april 2005? Wie beoordeelt de vragen om gegevens uit een specifiek dossier? Zijn er interne richtlijnen? Marc Laeveren behandelt de aanvragen, samen met Valerie Verduyckt. Alle aanvragen dienen schriftelijk, via e-mail, te gebeuren. Wie beoordeelt de vragen om lijsten van personen met een bepaald kenmerk? Zijn er interne richtlijnen? Aanvragen voor lijsten dienen schriftelijk te gebeuren en worden voorgelegd aan het schepencollege. Er worden nog zelden lijsten afgeleverd. Wordt, indien het een aanvraag betreft aangaande een voormalige inwoner van de gemeente, de actuele verblijfplaats (= Opvraging 49 ) meegedeeld? Neen, niet gekend Bewaart de bevolkingsdienst deze aanvragen gedurende vijf jaar? Ja (alle mails worden bewaard)

2.6 Elektronische identiteitsdocumenten Vigerende reglementering: Algemene onderrichtingen betreffende de elektronische identiteitskaart, nieuwe gecoördineerde versie van 2 mei 2017 bijwerking van 25 mei 2018; Algemene instructies over de elektronische vreemdelingenkaarten en bepaalde verblijfsdocumenten, Versie van 1 augustus 2017; Algemene Onderrichtingen betreffende het elektronisch identiteitsdocument voor een kind van minder dan twaalf jaar (ekids), gecoördineerde versie van 2 mei 2017 bijwerking van 25 mei 2018, inwerkingtreding op 1 juni 2018. Hoe dikwijls komt ZETES EXPRESS langs om sealbags af te leveren en in ontvangst te nemen? Is het in ontvangst nemen van de sealbags afgestemd op de (extra) openingsuren van de loketten? Termijn tussen het beschikbaar stellen van de periodieke tabel met de in eerste instantie op te roepen inwoners en het verzenden van de uitnodiging aan de burger: Termijn waarover de burger beschikt voor een nieuw basisdocument: Worden de maandelijkse Opvolg- en verwerpingslijsten (af te halen via Belpic) regelmatig verwerkt? Is de betekenis van de opgegeven codes duidelijk en worden de eraan gekoppelde acties uitgevoerd? Zijn de maandelijkse statistieken i.v.m. deze afhaallijsten nuttig? Heeft u feedback i.v.m. deze statistieken? Aantal herinneringsbrieven bij niet aanbieden aanvraag en/of niet afhalen eid: 2 Wanneer volgt de annulatie? Bestaan er speciale maatregelen voor rusthuizen of andere instellingen? Wordt de spoedprocedure voor identiteitskaarten aan de burger kenbaar gemaakt en toegepast? Hoeveel maal werd de (super)spoedprocedure al toegepast? Wordt, bij een aanvraag voor het bekomen van een elektronisch identiteitsdocument voor Belgische kinderen onder de 12 jaar, de identiteit van de aanvrager gecontroleerd? Wordt de aanwezigheid van het kind vereist? Bijkomende inlichtingen: geen Ma-wo-vr/di-do (Groep A) Tijdens kantooruren Eigen oproepingen worden in verschillende groepen verstuurd 3 weken Ja, alle afhaallijsten worden via de toepassing WebBev van Cevi verwerkt Ja Ja Nee Niet stelselmatig Een medewerker van de instelling komt naar de gemeente Ja Circa 5x/jaar Jij Enkel bij aanvraag

3 Onderzoeken inzake de hoofdverblijfplaats Analyse van de recentste controlelijst IT005-019: Totaal aantal dossiers met IT019 > 3 maand 0 Aantal IT019 met vermelding voorstel ambtshalve schrapping > 6 maand Aantal IT019 met vermelding adres buitenland voor een vreemdeling Analyse van de recentste controlelijst IT026: 2 dossiers, waarvan 1 gevangene. Dossier met tijdelijke afwezigheid wegens werkopdracht dient te worden opgevolgd. In dossier van gevangene dient de gezinssamenstelling te worden aangepast naar gemeenschappen i.p.v. alleenstaande Analyse van de recentste controlelijst IT024: 6 dossiers, waarvan 2 met referentieadres bij OCMW. Dossiers dienen te worden opgevolgd om na te gaan of nog voldaan wordt aan de voorwaarden voor het behouden van een inschrijving met referentieadres. Onder welke politiezone valt de wijkpolitie? Politiezone Hageland: Bekkevoort, Geetbets, Glabbeek, Kortenaken, Tielt-Winge. Wijkkantoor Tielt-Winge: Kruisstraat 2, 3390 Tielt-Winge Beschrijf de procedure bij een interne/externe aanvraag tot adreswijziging. Omschrijf de eventuele uitzonderingen. Meestal gebeuren de aangiften aan het loket, soms ook via het e-loket. Op verzoek wordt een model 2/2bis afgeleverd aan de burger. Alle documenten worden opgeslagen in de bevolkingstoepassing van Cevi. De onderzoeksverslagen worden dagelijks uitgewisseld met de wijkpolitie, die in hetzelfde gebouw gehuisvest is. De woonstcontroles worden snel uitgevoerd en ze gebruiken een eigen model. Diane Vos verwerkt de woonstcontroles wanneer ze terugkomen van de wijkpolitie. Wanneer zij afwezig is, neemt Valerie Verduyckt deze taak op zich. Opvolging mogelijk in WebBev en in map met onderzoeksverslagen en mappen per verzonden model. Heeft de gemeenteraad bij verordening de nadere regels bepaald volgens welke het onderzoek inzake de hoofdverblijfplaats wordt ingesteld en het verslag wordt opgesteld? (K.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd.16 juli 1992 - art.10). Zo ja, van wanneer dateert het? Kopie vragen. Ja, 12/11/1992 Bestaat er een gemeentelijk reglement die de toekenning van huisnummers aan woningen en appartementen regelt? Ja, politiereglement van 8 november 2018 (vorige dateerde van 9/4/98) a) Zo ja, kopie vragen. b) Indien niet, worden dan de richtlijnen gevolgd zoals bepaald in de Algemene Onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters, Deel I, nr. 19, b? ja Steekproefcontrole van de aanvragen tot adreswijziging: duur van de procedure (herinnering?), deugdelijkheid van het verslag (modelverslag?), verwerking van het resultaat (communicatie?), (K.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd. 16 juli 1992 art. 7 5) 0 0 Lopende onderzoeken: Opvolging in WebBev Afgehandelde positieve onderzoeken: Alle nodige elementen zijn opgenomen in het verslag van de wijkagent. Indien nodig worden meerdere plaatsbezoeken uitgevoerd. Overwegend alleen data en uren van vaststelling met aankruising aan- of afwezig, maar geen verdere feitelijke elementen opgenomen in het verslag.

Afgehandelde negatieve onderzoeken: Weinig negatieve onderzoeksverslagen. Alle nodige elementen zijn opgenomen in het verslag van de wijkagent. Wordt er gebruik gemaakt van de verschillende modellen zoals opgenomen in de reglementering? - Modellen 2 en 2bis (ontvangstbewijs van de aangifte van adreswijziging) Ja, op verzoek - Model 3 (kennisgeving van inschrijving) elektronisch bericht - Model 4 (attest van niet-inschrijving) Ja - Modellen 5 en 5bis (overmaken van persoonlijk dossier) model 5 per post, model 5bis elektronisch - Model 6 (om verzending model 3 te vragen) Ja - Model 8 (bewijs van afvoering) Ja - Model 9 (beslissing van niet-inschrijving) Ja Beschrijf de procedure bij een ambtshalve afvoering / inschrijving. (K.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd. 16 juli 1992 art. 8 en 9) De procedure ambtshalve inschrijving wordt meestal opgestart bij een nieuwe aanvraag voor inschrijving aan een adres of bij melding van vertrek zonder aangifte door de burger. In het IT003 wordt de opstart van de procedure ambtshalve schrapping ingevoerd. Een eigen model van verslag woonstvaststelling en een uitgebreid verslag van de wijkagent aan het college van burgemeester en schepenen worden met een verslag van de ambtenaar burgerlijke stand voorgelegd aan het schepencollege. Om te voorkomen dat sommige essentiële elementen in het verslag van ambtshalve afvoering van de wijkagent zouden ontbreken of onzorgvuldig zouden worden opgenomen, wordt geadviseerd om met een verslag te werken waarin alle elementen van het modelverslag uit de algemene bevolkingsonderrichtingen opgenomen zijn. Er wordt niet systematisch 6 maanden gewacht alvorens tot de afvoering over te gaan. Tot vlak voor de verwerking van de schepencollegebeslissing wordt het rijksregisterdossier gecontroleerd op eventuele aangifte van adreswijziging in een andere gemeente. De burger wordt per brief in kennis gesteld van de beslissing. Ambtshalve inschrijvingen komen zelden voor; de laatste jaren geen meer moeten doen. Wordt de procedure van voorlopige inschrijving toegepast wanneer de permanente bewoning van de gebouwen niet is toegelaten om reden van de veiligheid, de gezondheid, het urbanisme of de ruimtelijke ordening (K.B. betreffende de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister, dd.16 juli.1992 - artikel 16 2)? Ja, maar dient weinig te worden toegepast. Bij inschrijvingen in sommige chalets laten ze de burger wel een document tekenen dat hun wijst op de onverenigbaarheid tussen het vestigen van de hoofdverblijfplaats aan dat adres en de wetgeving RO en het opstellen van een PV, maar men doet een gewone inschrijving in de registers.

4 Conclusie van het inspectiebezoek. Goede items: De bijwerkingen van het Rijksregister gebeuren tijdig en correct. De dienst is goed georganiseerd. Er is een goede samenwerking en collegialiteit, tussen de medewerkers. Dit verdient een pluim voor alle medewerkers burgerzaken! Er is ook een goede samenwerking met de regionale afvaardiging. Te verbeteren items: Specifieke bemerkingen : Brussel, 10 april 2019 De bevolkingsinspecteurs B. VERMEYEN Jack NULLENS Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken Rijksregister Bevolking Verkiezingen Regionale afvaardiging Vlaams-Brabant Park Atrium Koloniënstraat 11 1000 Brussel