aankoop@vgc.be Pagina 1 van 19 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Opdrachtdocument Open aanbesteding voor administratief drukwerk. De opdracht is een opdracht voor leveringen zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument. Openingszitting op donderdag 28 januari 2016 om 11 uur in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.
aankoop@vgc.be Pagina 2 van 19 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN... 3 A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 15 JULI 2011... 3 B. AANBESTEDENDE OVERHEID... 3 C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 3 D. GUNNINGSWIJZE... 3 E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST... 4 F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 4 G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR... 5 H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 J. PRIJSBEPALING... 7 K. PRIJSHERZIENING... 7 L. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 8 M. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 8 N. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 11 O. TAALGEBRUIK... 11 P. GUNNINGSCRITERIA... 11 Q. VARIANTEN EN OPTIES... 11 R. VERBINTENISTERMIJN... 11 S. UITVOERING VAN DE OPDRACHT... 11 T. BORGTOCHT... 12 U. BETALINGSMODALITEITEN... 13 V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN... 14 W. GESCHILLEN... 14 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN...15 A. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 15 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN...16 A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS... 16 B. FINANCIËLE GEGEVENS... 18 C. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN... 19
aankoop@vgc.be Pagina 3 van 19 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 15 JULI 2011 Volgens artikel 9 van het KB van 14 januari 2013 4 kan de aanbestedende overheid afwijken van de bepalingen van deze paragraaf. Er wordt afgeweken van het artikel 25 2 van dit KB wegens de specifieke aard van de opdracht. B. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kan u een e-mail zenden naar aankoop@vgc.be. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijsen persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen, speelpleinen; in gemeenschapscentra; in jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven; in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen, en gezondheidszorg. C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van leveringen. De opdracht betreft het drukken van briefpapier en omslagen van diverse formaten. Voor de precieze omschrijving verwijzen wij naar deel 2 Technische bepalingen. De opdracht omvat één enkel perceel. D. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via een open aanbesteding.
aankoop@vgc.be Pagina 4 van 19 E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de dag na de gunning van de opdracht (datum vermeld in de gunningsbrief) en wordt afgesloten voor een periode van 5 jaar. De opdracht is door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken. F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE De offertes worden bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Mia Decoster Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op donderdag 28 januari 2016 om 11 uur op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de binnenste omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: het nummer van het opdrachtdocument: ; de uiterste datum en het uur van de opening van de offertes: donderdag 28 januari 2016 om 11 uur. Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: het nummer van het opdrachtdocument: ; het adres van de bestemmeling; het adres van de afzender; het woord offerte in de linkerbovenhoek. Na het indienen van de offertes bestaat de mogelijkheid dat de aanbestedende overheid via e-mail vragen naar bijkomende verduidelijkingen stelt aan de inschrijver. De antwoorden op deze e-mails zijn bindend voor beide partijen.
aankoop@vgc.be Pagina 5 van 19 G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver: 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. het onderhavig opdrachtdocument ; 8. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://publicprocurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte wordt opgesteld in het Nederlands en bestaat uit 4 delen, zijnde: 1. administratieve gegevens; 2. financiële gegevens; 3. technische gegevens; 4. bij te voegen documenten. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte.
aankoop@vgc.be Pagina 6 van 19 De offerte wordt in één papieren exemplaar en één digitale kopie (bij voorkeur op USB- stick) opgemaakt. Zowel in de offerte als in de bij te voegen documenten moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof wordt gebruikt. De inschrijver is verplicht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier en de prijslijst te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens 1. Contactpersoon - De naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver. 2. Overeenkomst - De naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; - het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; - de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; - de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; - het telefoon-, faxnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; - het btw-nummer; - het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen; - het registratienummer bij de RSZ. 3. Financiële gegevens Dit is een opdracht volgens prijslijst. De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. De bijgevoegde prijslijst wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.
aankoop@vgc.be Pagina 7 van 19 4. Documenten te voegen in bijlage - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen). Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver. J. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht volgens prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. De inschrijver maakt prijs op voor het drukken van briefpapier en omslagen van verschillende formaten. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. K. PRIJSHERZIENING Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden. Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de opdrachtgever de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule: Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex
aankoop@vgc.be Pagina 8 van 19 basiscijfer van de gezondheidsindex Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de openingszitting. L. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende opdrachten voorkomen. M. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1 Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord. Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en
aankoop@vgc.be Pagina 9 van 19 - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EUR moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324 bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken.
aankoop@vgc.be Pagina 10 van 19 Bovendien verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) en in het bijzonder: - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61 2 4 van het KB van 15 juli 2011. Zesde uitsluitingscriterium De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. Zevende uitsluitingscriterium De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 2 Selectiecriteria m.b.t. de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen); - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren; Op basis daarvan wordt de financiële en economische draagkracht, liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld. Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.
aankoop@vgc.be Pagina 11 van 19 N. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. O. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen. P. GUNNINGSCRITERIA De opdracht wordt gegund op basis van één enkel criterium, namelijk de prijs. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de laagste prijs aanbiedt, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. Q. VARIANTEN EN OPTIES Er zijn geen verplichte varianten. Er zijn geen facultatieve varianten. Vrije varianten zijn niet toegestaan. Er zijn geen verplichte opties. Het indienen van vrije opties is niet toegestaan. R. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. S. UITVOERING VAN DE OPDRACHT Termijnen Het drukwerk wordt minimaal 3 maal per jaar geleverd. De leveringsdata worden samen met de opdrachtgever afgesproken. Het drukwerk wordt geleverd in handzame dozen.
aankoop@vgc.be Pagina 12 van 19 Plaats Het drukwerk wordt geleverd op onderstaand adres: Vlaamse Gemeenschapscommissie Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. T. BORGTOCHT De borgtocht is van toepassing op deze opdracht. De borgtocht bedraagt 2.500 EUR. Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld. De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld: 1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 58 6792 0040 9979) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
aankoop@vgc.be Pagina 13 van 19 Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2. het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het deposito heeft verricht, met de vermelding geldschieter of gemachtigde, naargelang het geval. De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeldt wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Het bewijs van borgstelling dient te worden gezonden aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst T.a.v. Mia Decoster Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden. U. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van de opdracht, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
aankoop@vgc.be Pagina 14 van 19 De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde goederen. Enkel behoorlijk uitgevoerde leveringen mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. V. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. W. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
aankoop@vgc.be Pagina 15 van 19 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT De opdracht bestaat uit het drukken van: 1. Briefpapier Formaat: 210x297 mm Papier: Biotop laser 80 gr. Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart 2. Briefpapier volgblad Formaat: 210x297 mm Papier: Biotop laser 80 gr. Bedrukking: recto 1 kleur pms 7711 3. Omslagen Amerikaans formaat zonder venster met strip Formaat: 114x229 mm Papier: Biotop 3 Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart 4. Omslagen Amerikaans formaat met venster links met strip Formaat: 114x229 mm Papier: Biotop 3 Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart 5. Zakomslagen zonder venster links en strip korte zijde Formaat: 229 x 324 mm Papier: Biotop 3 Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart 6. Zakomslagen zonder venster met strip korte zijde Formaat: 229 x 324 mm Papier: Biotop 3 Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart 7. C5 omslagen zonder venster met strip Formaat: 162 x 229 mm Papier: Biotop 3 Bedrukking: recto 2 kleuren pms 7711 + zwart Een drukklare HR pdf wordt aangeleverd door de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Er worden minimaal 3 bestelmomenten/leveringen per jaar voorzien.
aankoop@vgc.be Pagina 16 van 19 DEEL 3 OFFERTEFORMULIER INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE Aankoop Betreft: open aanbesteding voor administratief drukwerk A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS Enige contactpersoon firma:.. Telefoon: Gsm: E-mail:.. De ondergetekende :. (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep:. Nationaliteit:. Woonplaats:. (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap:. (firmanaam of benaming) Juridische vorm:. Nationaliteit:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is
aankoop@vgc.be Pagina 17 van 19 Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van:.. Vertegenwoordigd door:. Ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mail adres: Ondernemingsnummer:.. Registratienummer bij de RSZ: Verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd opdrachtdocument, van de in dit opdrachtdocument beschreven opdracht met betrekking tot omschrijving van de opdracht. Naam: Datum: Handtekening: Ingevuld, ondertekend én gedateerd terug te sturen
aankoop@vgc.be Pagina 18 van 19 Betreft: open aanbesteding voor administratief drukwerk B. FINANCIËLE GEGEVENS Aard van het drukwerk Minimum jaarlijkse afname Totaal prijs excl. btw Totaal prijs incl. btw Prijs voor bijbestelling van 1.000 exemplaren, excl. btw Briefpapier 40.000 Briefpapier volgblad 2.000 15.000 Omslagen Amerikaans formaat zonder venster met strip Omslagen Amerikaans formaat met venster links met strip Zakomslagen met venster links en strip korte zijde Zakomslagen zonder venster met strip korte zijde C5 omslagen zonder venster met strip 10.000 5.000 10.000 15.000 Prijs voor bijbestelling van 1.000 exemplaren, incl. btw De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. Naam: Datum: Handtekening: Ingevuld, ondertekend én gedateerd terug te sturen
aankoop@vgc.be Pagina 19 van 19 Betreft: open aanbesteding voor administratief drukwerk C. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, - het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren; - de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen). Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden GEDATEERD en ONDERTEKEND door de inschrijver.