GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente 'sgravenhage Nr. 211891 1 december 2017 Reglement Adviescommissie Culturele Projecten Den Haag 2018 Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag, g elet op: artikel 84 van de Gemeentewet, artikel 4 van de Algemene wet bestuursrecht, en artikel 4:2 lid 3 Subsidieregeling Culturele projecten Den Haag 2018, besluit vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie culturele projecten Den Haag 2018: Artikel Begripsbepalingen adviescommissie: Adviescommissie culturele projecten Den Haag 2018. Geeft burgemeester en wethouders advies op aanvragen betreffende subsidies op het gebied van culturele projecten; college: Burgemeester en wethouders van Den Haag; subsidieregeling: Subsidieregeling Culturele projecten Den Haag 2018; hij/zijn/hem: Daar waar hij/zijn/hem staat, wordt ook zij/haar/haar bedoeld. Artikel Taken De adviescommissie heeft tot taak het college tweemaal per jaar schriftelijk te adviseren over de verdeling van de beschikbare middelen voor professionele, incidentele en kunstzinnige activiteiten op grond van de krachtens de Subsidieregeling Culturele projecten Den Haag 2018 ingediende subsidieverzoeken. De adviezen zijn openbaar maar niet bindend. Artikel Samenstelling, benoeming en aftreding adviescommissie De adviescommissie bestaat uit commissieleden met specifieke expertise ten aanzien van het (Haagse) culturele landschap. 7. 8. Leden van de adviescommissie communiceren helder en stellen zich initiatiefrijk en onafhankelijk op. De adviescommissie bestaat uit minimaal 7 leden, waaronder 1 voorzitter. Binnen de adviescommissie is brede kennis aanwezig met betrekking tot de ontwikkelingen in o. de volgende disciplines en sectoren: muziek (oude, klassieke en nieuwe muziek, muziektheater, popmuziek, jazz, wereldmuziek, urban), theater, dans, literatuur, film, beeldende kunst, musea of festivals. Binnen de commissie is voldoende kennis aanwezig ten aanzien van o. de volgende gebieden: cultuureducatie, culturele diversiteit, jongerencultuur, nieuwe media, internationalisering, marketing, cultureel ondernemerschap, bedrijfsvoering, het Nederlandse cultuurbeleid en kunstvakonderwijs. Leden van de adviescommissie worden door het college voor twee jaar benoemd. Het college kan een lid voor maximaal één periode herbenoemen. Het college kan voor elk lid een stemgerechtigde plaatsvervanger benoemen. 1
9. 10. 1 1 1 1 1 1 Een nieuw lid en een nieuw plaatsvervangend lid van de adviescommissie worden door het college benoemd op voordracht van de overige leden van de adviescommissie. Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad, raadscommissies en het college van de gemeente Den Haag. De leden van de adviescommissie treden af in een door de adviescommissie vooraf opgesteld rooster. Een lid is na aftreden meteen herkiesbaar voor een eventuele tweede termijn. Een lid van de adviescommissie kan te allen tijde om ontslag vragen. Hij meldt dit schriftelijk aan het college. Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan. Een lid van de adviescommissie blijft na aftreden in functie totdat hij is herbenoemd, dan wel een nieuw lid is benoemd. De benoeming van een lid ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt binnen drie maanden na het ontstaan van een vacature. Een tussentijds benoemd lid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger zou zijn afgetreden. Artikel Integriteit en geheimhouding Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze. Een commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven)functies schriftelijk aan de gemeente. Een commissielid neemt geen deel aan de behandeling van een aanvraag als hij een functioneel of persoonlijk belang heeft bij die aanvraag. Hiervan is in elk geval sprake als hij, zijn partner of een familielid in de eerste en tweede graad: zelf subsidie heeft aangevraagd; bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd; een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd (bijvoorbeeld als freelancer); d. werkzaam is voor een instelling die niet zelf heeft aangevraagd, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidietoezegging. 7. Een commissielid treedt niet in concurrentie met de te beoordelen organisaties, neemt geen schenkingen aan of bedingt deze voor zichzelf of zijn naasten. Een commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk en laat ze bij de secretaris achter ter vernietiging. Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat ter vergadering is besproken. Commissieleden die worden benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijzen de vraagsteller naar de ambtelijk secretaris. Artikel Voorzitter en ambtelijk secretaris De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter. De adviescommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris wordt aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag. De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviescommissie, en heeft geen stemrecht, maar neemt wel deel aan de vergaderingen. 2
Artikel Taken voorzitter en ambtelijk secretaris Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer: d. e. d. e. f. g. h. het vaststellen van de agenda, in overleg met de ambtelijk secretaris; het bepalen van dag en uur van de vergadering; het leiden van de vergadering; het peilen van meningen binnen de adviescommissie, het meedelen van uitslagen van stemmingen en het vaststellen dat een besluit is genomen; de voorzitter tekent de adviezen die van de adviescommissie uitgaan. Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren onder meer: het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de adviescommissie; het mede opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden; het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie; het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het conceptverslag en de besluitenlijst; het coördineren van voorstellings en concertbezoeken door de adviseurs; het opstellen van het conceptadvies aan het college; het zo spoedig mogelijk schriftelijk aanbieden van een advies van de adviescommissie aan het college; het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies. Artikel 7. Taken commissieleden Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer: het lezen en beoordelen van subsidieaanvragen aan de hand van de criteria en voorwaarden van de Subsidieregeling Culturele projecten Den Haag 2018; het deelnemen aan vergaderingen waarin de subsidieverzoeken worden behandeld; het bezoeken van voorstellingen en concerten. Artikel 8. Vergoedingen Een lid van de adviescommissie ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen overeenkomstig de Verordening geldelijke vergoedingen commissieleden niet zijnde raadsleden. De aanwezigheid van een lid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst. Leden van de adviescommissie ontvangen voor een voorstellingsbezoek een vergoeding voor de gemaakte onkosten van het toegangskaartje en een reiskostenvergoeding op basis van (2e klasse) openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto de wettelijk vastgelegde onbelaste vergoeding. Het bijwonen van een voorstelling blijkt uit het indienen van het toegangsbewijs. 3
De leden declareren deze onkosten bij de ambtelijk secretaris. Artikel 9. Wijze van advisering De adviescommissie wordt door het college vooraf geïnformeerd over het subsidieplafond waarvan zij dient uit te gaan voor het betreffende advies. De adviescommissie volgt de termijnen uit de subsidieregeling. De adviescommissie toetst aan de criteria en voorwaarden die zijn vastgesteld in de subsidieregeling. Artikel 10. Vergaderorde en advies Ieder lid heeft het recht schriftelijke voorstellen te doen, welke bij de voorzitter of ambtelijk secretaris worden ingediend. De voorstellen worden door de voorzitter geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de voorstellen wordt besloten. Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht. De adviescommissie kan in overleg met de ambtelijk secretaris derden uitnodigen de vergadering (deels) bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht, toelichting of advies. De adviescommissie vergadert per subsidieronde minimaal 2 keer of zoveel meer als waartoe zij besluit. De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten. Een advies van de adviescommissie is openbaar. Hiervan wordt afgeweken, wanneer in een adviesaanvraag door het college nadrukkelijk om een niet openbaar advies is gevraagd. Artikel 1 Besluitvorming Een advies van de adviescommissie wordt alleen vastgesteld indien ten minste 5 van de 7 leden ter vergadering aanwezig zijn. De aanwezigheid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst. Alleen de leden van de adviescommissie hebben stemrecht. Minderheidsstandpunten kunnen op verzoek van de betreffende leden toegevoegd worden aan de besluitenlijst of aan het advies aan het college. Artikel 1 Wijziging of intrekking van dit reglement Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord. Artikel 1 Slotartikelen Het Reglement adviescommissie voor programmering en adviescommissie voor bijzondere culturele projecten en culturele experimenten, vastgesteld op 23 januari 1991, wordt ingetrokken. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2018. Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie culturele projecten Den Haag 2018. Den Haag, 24 oktober 2017 Het college van burgemeester en wethouders, de locosecretaris, Koen de Snoo 4
de burgemeester, Pauline Krikke 5