BLZ. 1 DIENST ONDERWIJSPROCESSEN EN - ORGANISATIE CEL ALGEMENE PROCESOPVOLGING NAAMSESTRAAT 98 BUS 5201 3000 LEUVEN, BELGIË NOTA Aanpassingen Onderwijs- en examenreglement 2016-2017 1. Aanpak, advies- en goedkeuringsprocedure In deze nota worden een reeks aanpassingen aan het onderwijs- en examenreglement (OER) van de KU Leuven voorgesteld voor het academiejaar 2016-2017. Het gaat hierbij in hoofdzaak om een aantal verhelderingen en om tekstuele voorstellen die beleidsbeslissingen van de afgelopen maanden, wetgeving of rechtspraak in het reglement verankeren. Daarnaast worden in deze nota enkele (kleinere) inhoudelijke aanpassingen voorgesteld als discussiepunten. Aan de faculteiten wordt gevraagd een advies te geven over de hieronder vermelde discussiepunten. Het OER voor 2016-2017 werd besproken op de Onderwijsraad van 17 december 2015. De adviezen van de faculteiten zullen besproken worden in een tweede bespreking op de onderwijsraad (maart 2016), gevolgd door een bekrachtiging van het OER door de Academische Raad (april 2016). Eventueel noodzakelijke overgangsbepalingen worden bekeken als de discussiepunten uitgeklaard zijn en zullen bij de tweede agendering op de onderwijsraad toegevoegd worden. Dit geldt ook voor eventuele beleidsbeslissingen met mogelijke impact op het OER die in de komende maanden genomen zullen worden. Ook deze zullen indien nodig nog worden ingewerkt in de tekst voor de definitieve goedkeuring van het OER 2016-2017. In het tweede semester van 2015-2016 zullen ook de facultaire aanvullingen en afwijkingen opgevraagd worden bij de faculteiten, zoals dit ook de voorgaande jaren gebeurde. Daarbij wordt dit academiejaar wel gewerkt aan een stroomlijning van de formuleringen over de faculteiten heen. 2. Inhoudelijke aanpassingen: discussiepunten 2.1. Vrijstelling van taalvoorwaarden op basis van gesprek Momenteel voorziet het OER zowel bij de Nederlandse als anderstalige taalvoorwaarden een mogelijkheid om van deze voorwaarden vrijgesteld te worden op basis van een gesprek, geïntegreerd in de toelatingsprocedure. In de praktijk neemt dit de vorm aan van een gesprek met het diensthoofd van de International Admissions and Mobility Unit. Dit wordt in vraag gesteld omdat -in de praktijk slechts enkele studenten per jaar van deze mogelijkheid gebruik wensen te maken (en enkel voor Nederlands). -deze optie een achterpoortje vormt voor studenten die niet geslaagd zouden zijn op taaltesten en op deze manier toch toelating wensen te krijgen. -een gesprek minder valide en betrouwbaar is dan de erkende taaltesten of dan het met succes een school- of academiejaar in de betreffende taal te hebben afgelegd. In de praktijk wordt het gesprek vooral gevraagd door Franstalige Belgische studenten of studenten die geen Vlaams diploma secundair behaald hebben, maar wel in een Nederlandstalig gezin zijn
BLZ. 2 opgegroeid (bv. kinderen van expats). Daarbij speelt ook een rol dat bv. de UCL wél Vlaamse studenten tot haar opleidingen toelaat zonder aparte taalattestering. Het voorstel is om de vrijstellingsprocedure voor de taalvoorwaarden via het gesprek af te schaffen. FirW: Akkoord met voorstel. art. 2 2.2. Regeling voor heroriënterende studenten die de derde examenperiode willen benutten Jaarlijks besluiten een aantal studenten na de examens van de examenperiode van januari om van opleiding te veranderen. Bij een volledige uitschrijving uit de eerste opleiding vervalt voor deze studenten hun examenkans voor de derde examenperiode (aangezien ze niet meer zijn ingeschreven voor de opleiding waarin ze willen herkansen). Op dit ogenblik wordt voor studenten die ondanks een heroriëntering toch willen herkansen, de mogelijkheid geboden om voor de opleidingsonderdelen waarvoor ze de derde examenperiode willen benutten, een creditcontract aan te gaan. Voor de student zijn hieraan geen extra gevolgen (qua studiegeld of leerkrediet) verbonden, en de faculteit houdt een goed overzicht van voor welke studenten deze oplossing wordt gebruikt. Het nadeel van deze oplossing is dat ze administratief complex is. Een alternatief dat nu reeds door de faculteit Ingenieurswetenschappen als facultaire afwijking gehanteerd wordt, is dat dergelijke studenten toegestaan wordt hun programma voor het tweede semester te reduceren naar 0 studiepunten. Het nadeel van deze optie is dat het minder helder is dat de student echt de keuze heeft gemaakt om te heroriënteren; hij blijft immers ingeschreven in de opleiding. Daarnaast is er bij generatiestudenten die heroriënteren naar buiten de KU Leuven eenfinancieel interessantere regeling voor de universiteit dan bij studenten die ingeschreven blijven. Voor de financiering behoudt een instelling immers het aantal opgenomen studiepunten door een generatiestudent als die student zich heroriënteert door in de loop van hetzelfde academiejaar te veranderen van opleiding en instelling. Het lijkt zinvol één universiteitsbrede aanpak te hanteren voor dergelijke gevallen. Er wordt aan de faculteiten gevraagd welk van de twee opties de voorkeur wegdraagt. Deze optie zal dan in het reglement worden opgenomen. Het gaat om: -optie 1: een uitschrijving voor de opleiding en omzetting naar creditcontract voor eventueel te herkansen opleidingsonderdelen -optie 2: een reductie van het ISP naar 0 studiepunten in het tweede semester, waarbij de student ingeschreven blijft. FirW: Sterke voorkeur voor optie 2. art. 25 1 2.3. Verplaatsen van examens naar buiten de examenperiode Volgens het basisreglement mogen verplaatsingen van examens buiten de examenperiodes enkel voor studenten die centraal examenspreiding hebben toegekend gekregen als faciliteit (bv. omwille van functiebeperking, topsport, combinatie werken en studeren). Enkele faculteiten (Letteren, Rechtsgeleerdheid) hebben al als facultaire afwijking bij het reglement verkregen dat in vooraf bepaalde omstandigheden (bv. er moet al een examen voor faciliteitenstudenten gepland zijn buiten de examenperiode) ook studenten die geen recht hebben op examenspreiding buiten de examenperiode, toch bij een dergelijk moment buiten de
BLZ. 3 examenperiode mogen aansluiten. Het voorstel zou zijn om deze mogelijkheid open te laten voor alle faculteiten. De faculteiten bepalen dan zelf of zij dit wensen, en onder welke voorwaarden. Nadeel van deze werkwijze is wel dat faculteiten die inhaalstudenten niet willen laten aansluiten bij reeds geplande examens buiten de examenperiodes, mogelijks gaandeweg druk zullen ervaren om dit toch ook toe te staan. Er wordt de faculteiten gevraagd: -of ze de mogelijkheid willen open laten voor de faculteiten, dan wel of ze een universiteitsbrede aanpak verkiezen. -of ze de mogelijkheid zelf zouden willen nemen, en zo ja, in welke omstandigheden. Daar FirW zich zoveel mogelijk houdt aan de voorziene examenperiodes (o.a. met de bedoeling duidelijkheid te handhaven) en er bijgevolg ook quasi geen gegroepeerde uitzonderingen zijn, pleiten we voor een facultaire uitzondering voor de faculteiten die dit nodig achten (en geen universiteitsair brede regel). FirW is ook niet van plan die mogelijkheid op te nemen. art. 45 2.4. Bewijzen van deelname bij elk examen Vanuit de Studentenraad komt de vraag of de praktijk uit sommige faculteiten, waar de studenten bij elk examen een bewijs van deelname ontvangt, universiteitsbreed geïmplementeerd kan worden. Dan wordt een dergelijk bewijs niet enkel meer uitgereikt aan studenten die daarom verzoeken (zoals nu reeds voorzien in het reglement), maar aan alle studenten. Vanaf de examenperiode van januari is voor studenten reeds een examenkaart ter beschikking, die ze kunnen laten ondertekenen. Er is daarbij echter geen verplichting. De bewijskracht van een deelnamebewijs is steeds beperkt tot discussies over de deelname. Door het bewijs aan deelname verwerft de student niet het recht op een resultaat bij voorbeeld. In (de zeldzame) gevallen waar een examen zoekt raakt, moet de student (ook als hij een deelnamebewijs kan voorleggen) alsnog opnieuw het examen afleggen. Bij de universiteitsbrede invoering van een deelnamebewijs moet evenwel ook de ecologische impact in rekening gebracht worden: het gaat hierbij om een aanzienlijke toename van het aantal kopies. Als alternatief kan ook gedacht worden aan het universiteitsbreed verplicht gebruiken van handtekenlijsten bij alle examens. Dan is er in elk geval een controlemechanisme voorhanden, zij het dat de handtekenlijst dan bij de docent blijft en dat de student dus geen eigen bewijs ontvangt. Docenten kunnen vanaf de examenperiode van januari reeds dergelijke lijsten zelf via KU Loket downloaden. Er wordt aan de faculteiten gevraagd of zij -een universiteitsbreed gebruik van een deelnamebewijs voor studenten bij examens haalbaar en wenselijk vinden. -een universiteitsbreed gebruik van handtekenlijsten bij examens haalbaar en wenselijk vinden. FirW werkt momenteel wel met deelnamebewijzen waarop ook het aantal afgegeven blzenpagina s vermeld staat, zodat discussies daarover achteraf vermeden kunnen worden. Dit werkt prima bij mondelinge examens of schriftelijke examens voor kleine groepen. Bij schriftelijke examens voor grotere groepen wordt de inzameling van de examenkopijen sterk bemoeilijkt door het nakijken natellen van het aantal pagina s en het handtekenen van de deelnamebewijzen sterk bemoeilijkt (veel aandacht gaat daar naartoe, waardoor de eigenlijke surveillering surveillantie verslapt en de gelegenheid tot last-minute-fraude verhoogt;, door tijdsdruk kan vaak ook niet alles grondig nagekeken worden). FirW blijft pleiten voor een controlesysteem, maar voor grote schriftelijke examens moet gezocht naar een vlottere werkwijze. art. 46, 3
BLZ. 4 2.5. Samenstelling tuchtcommissie In het huidige tuchtreglement wordt bepaald dat de preses of kringcoördinator van de betrokken studentenkring of de voorzitter van de studentenraad van de betrokken opleiding in de tuchtcommissie zit. Aangezien een tuchtdossier meestal vrij ernstig is, en een preses in die context mogelijks dicht bij de student staat, wordt voorgesteld om als student in de tuchtcommissie de studentenvertegenwoordiger in het groepsbestuur op te nemen. FirW: Akkoord met voorstel. art. 127 2.6. Moment vrijstellingsaanvragen In het huidige Onderwijs- en examenreglement wordt bepaald dat vrijstellingen aangevraagd moeten worden bij de eerste inschrijving voor de opleiding waarin de student de vrijstellingen wenst in te zetten. Een latere aanvraag voor vrijstelling kan slechts als er nieuwe elementen zijn. Deze bepaling is in overeenstemming met de Gedragscode DHO die op initiatief van de overheid tussen de instellingen van hoger onderwijs werd gesloten. In deze gedragscode wordt afgesproken dat we als instelling niet wachten met het doorgeven van vrijstellingen, omdat anders de inputfinanciering kunstmatig vergroot zou worden. Opleidingsonderdelen waarvoor de student vrijgesteld is, worden immers niet gefinancierd. Bovendien vermeldt de gedragscode dat studenten het recht hebben hun vrijstellingen zo snel mogelijk gehonoreerd te zien. Er is echter een vraag vanuit een faculteit om vrijstellingen pas toe te kennen op het moment dat de student ze normaliter zou moeten opnemen. Als argumenten worden de administratieve belasting (ook voor studenten die hun opleiding niet zullen afwerken) en de impact op programmawijzigingen aangehaald. Ook blijkt het moeilijk deelvrijstellingen in het systeem te krijgen zonder de rest van het opleidingsonderdeel te boeken in het ISP. Voor dit laatste probleem wordt sowieso een technische oplossing gezocht. Het is noodzakelijk één universiteitsbrede aanpak te hanteren voor dergelijke gevallen. Er wordt aan de faculteiten gevraagd welk van de twee opties de voorkeur wegdraagt. Deze optie zal dan in het reglement worden opgenomen. Het gaat om: -optie 1: vrijstellingen toekennen bij eerste inschrijving in de opleiding (of later als er nieuwe elementen zijn). -optie 2: vrijstellingen toekennen op het moment dat de student de opleidingsonderdelen normaal gezien zou opnemen. Bij een keuze voor optie 2 moet er wel nog beleidsmatig afgetoetst worden of de KU Leuven de gedragscode DHO niet wenst te volgen op dit punt en deze wenst te laten aanpassen. FirW: geen voorkeur. art. 28, 1, procedure 3. Inhoudelijke aanpassingen in uitvoering van beleidsbeslissingen De volgende elementen werden aangepast naar aanleiding van beslissingen van de Academische Raad of van Onderwijs- of Studentenbeleid: - Studenten die deelnemen aan Cobragesprekken krijgen voor de gesprekken dezelfde regeling als studentenvertegenwoordigers: art. 100. - Materiële vergissingen kunnen worden rechtgezet door de beroepsinstantie als de materiële vergissing in een interne of externe beroepsprocedure aan het licht komt: art. 105.
BLZ. 5 4. Verduidelijkingen en verhelderingen, beperkte inhoudelijke aanpassingen Tot slot werden een aantal formuleringen aangepast omwille van de volgende redenen: -er werd vastgesteld dat de formulering onduidelijk was (op basis van vragen en commentaren vanuit faculteiten en/of centrale diensten) -kleine inhoudelijke aanpassingen als de regel nu in de praktijk niet of anders uitgevoerd wordt. Artikel Vooraf begrip 14 Beschrijving aanpassing Verheldering: omwille van juridische redenen wordt de verwijzing naar andere vormen van permanente vorming dan postgraduaten verwijderd. 2, proc. Verheldering: de huidige discrepantie tussen taaltesten vermeld in het OER en op de website wordt vermeden door steeds naar de (zeer stabiele) website te verwijzen. 4 Verheldering: een student moet ook ingeschreven zijn in voorafgaande opleiding om vooraf te kunnen nemen uit een aansluitende opleiding. 7 Verheldering: het rekening houden met de kans op het behalen van het diploma is enkel van toepassing bij afwijkende toelating bij weigering, en wordt daarom nu enkel nog bij art. 36 vermeld. 22 2 Verheldering: de formulering bleek onduidelijk. 22 6 Technisch punt: aangezien het opnemen van identieke opo s inhoudelijk zinloos en technisch onmogelijk is, wordt dit best ook reglementair onmogelijk gemaakt. 28 Verheldering: er was een (schijnbare) tegenspraak in het huidige OER, nl. dat geen vrijstellingen meer konden aangevraagd worden na goedkeuring ISP, maar wel nog in tweede semester. 30 Het artikel over inschrijvingskansen werd in 14-15 onterecht geschrapt; het vormt echter een decretale verplichting. 30-36 Herschikking van de artikels over studievoortgang. 32 Herschikking: alle waarschuwingen (dus nog geen effectieve weigeringen) werden in één artikel samengebracht. 34 Verheldering: -er wordt nu bepaald enkel na september een echte weigering wordt uitgesproken, in juni gaat het immers enkel over een waarschuwing (cfr. art. 32) -de onnodige herhaling in het artikel werd geschrapt. 35 Verhelderingen: -De regeling die geldt als een student het eerste jaar via diplomacontract, en het tweede jaar via creditcontract is ingeschreven, werd verduidelijkt. -De omvang van de weigering werd verduidelijkt. 36 Verheldering: er werd een zin weggelaten, die niet meer zinvol bleek na opeenvolgende herschikkingen en herschrijvingen.
BLZ. 6 36, procedure Herschikking: de procedure van art. 7 naar hier verplaatst, omdat die hier logisch meer op zijn plaats is. Technisch punt: de (reeds in de praktijk jarenlang gehanteerde) deadline voor de aanvraag wordt ingeschreven in de procedure. 40 Verheldering: omwille van blijvende onduidelijkheid over deelevaluatie vs. deelresultaat, werd het onderscheid tussen beide geëxpliciteerd. 61 Verheldering: er wordt verduidelijkt dat een externe examinator extern aan de universiteit is (en dus niet bv. extern aan een bepaald opo of extern aan een bepaalde opleiding) 66 Verheldering: er werd een verwijzing naar artikel 80 over afrondingen ingevoegd. 71 Rechtzetting van een vergetelheid bij het OER 15-16: bindende voorwaarden gelden ook voor schakelstudenten en dus moet bepaald worden dat de examencommissie die uitspreekt. 95 / 96 / 99 1 Herteksting. 7, 8, 9, 11, 21 procedure, 25, 28, 38, 65, 89 3 procedure Deadlines werden zoveel als mogelijk geherformuleerd op dezelfde wijze, namelijk ten laatste op (datum) of uiterlijk op (waar dit nog niet het geval was).