RICHTLIJNEN UITGAANDE ERASMUSSTUDENTEN - STUDIEVERBLIJVEN 1. De uitwisseling wordt ingericht voor volgende studenten: a. BA3 studenten Communicatiewetenschappen b. Master studenten Communicatiewetenschappen c. Studenten uit de internationale master programma s (New Media and Society in Europe + Journalism and Media in Europe) kunnen niet deelnemen aan het Erasmus programma 2. Studenten gaan op Erasmus voor maximum 1 semester per academiejaar: a. De Erasmus uitwisseling vindt plaats tijdens het 1 e semester 3. Aantal uitwisselingen: a. Reguliere studenten kunnen twee maal op uitwisseling gaan binnen het Erasmus + en Erasmus Belgica programma: één maal in BA3 en één maal in het master jaar b. Schakelstudenten kunnen niet in het schakeljaar zelf op Erasmus, maar uiteraard wel in de Master c. Voor beide uitwisselingen kunnen studenten in aanmerking komen voor een beurs (dit onder voorbehoud van de beschikbaarheid van Erasmusbeurzen) d. Indien gewenst en hiervoor door de vakgroepsraad goedkeuring wordt gegeven, kunnen studenten een Erasmus+ of Erasmus Belgica uitwisseling in het Bachelorjaar combineren met een uitwisseling in het Masterjaar binnen een ander programma, zoals Erasmus Mundus, ASEM DUO, Washington Center, etc 4. Locaties van uitwisselingen: a. Een lijst van de gastuniversiteiten waarmee een uitwisselingsakkoord bestaat, wordt telkens voorgesteld tijdens de infosessie in het jaar voorafgaand aan de uitwisseling b. Studenten kunnen zelf geen akkoorden afsluiten 5. Toelatingsvoorwaarden: aan alle onderstaande voorwaarden moet voldaan worden: a. Studenten die in hun BA3 op Erasmus vertrekken: studenten mogen enkel vertrekken indien zij volledig voor hun BA1 geslaagd zijn en voor minstens 50 studiepunten uit hun BA2 geslaagd zijn. Er bestaan specifieke richtlijnen waarin uiteengezet wordt voor welke vakken men zeker geslaagd moet zijn. Deze worden meegedeeld tijdens de informatie sessies van Erasmus. b. Studenten die uit BA3 komen en in hun Master op Erasmus vertrekken: studenten mogen enkel vertrekken indien zij volledig voor BA1 en BA2 geslaagd zijn en indien zij hun volledig master programma kunnen opnemen. Studenten mogen maximaal 2 BA3 vakken meenemen (herdoen of voor de eerste maal opnemen) indien deze vakken in het
tweede semester vallen. Studenten moeten geslaagd zijn voor de BA3 proef. c. Voor studenten die uit het schakeljaar komen en in hun master op Erasmus vertrekken: studenten mogen enkel vertrekken indien zij hun volledig master programma kunnen opnemen. Studenten mogen maximaal 2 vakken uit het schakeljaar meenemen (herdoen of voor de eerste maal opnemen) indien deze vakken in het tweede semester vallen. Studenten moeten geslaagd zijn voor de onderzoekspaper en het seminarie wetenschappelijke werkwijze. d. Studenten die in hun masterjaar op Erasmus gaan, mogen geen stage volgen tijdens hun Masterjaar. In plaats van een stage kiezen zij lesonderdelen voor het equivalente aantal studiepunten e. Alle studenten moeten zowel voor vertrek als na terugkomst verplicht de taaltest invullen waarvoor IRMO hen de link bezorgt. Studenten die de taaltest niet afleggen voor vertrek komen niet in aanmerking voor een uitwisseling. Studenten die de taaltest niet afleggen bij terugkomst, krijgen de laatste schijf van hun Erasmus beurs niet uitbetaald. f. Alle studenten moeten een motivatiebrief indienen welke bestaat uit een motivatie, de puntenbladen van alle voorgaande jaren (dit geldt ook voor schakelstudenten die van een andere instelling komen) en het eerste semester van het jaar van aanvraag, en de oplijsting van de eerste, tweede en derde keuze van gastinstelling i. Studenten gebruiken hiervoor de template die hen door de uitwisselingscoördinatoren bezorgd zal worden ii. De deadline voor het indienen van dit dossier wordt elk jaar tijdens de infosessie meegedeeld (meestal mid-februari) 6. Toekenning plaatsen en goedkeuring vertrek a. In het begin van het tweede semester van het jaar van aanvraag worden de bestemmingen toegewezen. Deze toewijzing kan voorwaardelijk zijn, maar laat toe de applicatieprocedure te starten. De toewijzing gebeurt op basis van de motivatiebrief en de puntenbladen b. Definitieve toewijzing gebeurt na eerste of de tweede zittijd, na controle van de voorwaarden 7. Applicatieprocedure a. De uitwisselingscoördinatoren begeleiden de geselecteerde studenten door de applicatie procedure van de VUB en het opstellen van de Learning Agreements (zie punt 8). Dit gebeurt in groepssessies. b. Wanneer de applicatieprocedure aan de VUB in orde is en de studenten hier een bevestigingsmail ontvangen hebben, moeten de studenten zich ook inschrijven via de website van de gastuniversiteit. Dit is de verantwoordelijkheid van elke individuele student 8. Learning Agreements (LA) en ECTS (European Credit Transfer System) a. Een LA beschrijft het gedeelte van je jaarplan (studiedelen en ECTS) dat
je aan de gastuniversiteit zal volgen. Er hoort ook een formulier bij voor eventuele latere wijzigingen b. Er zijn twee templates voor het invullen van de LA s. Studenten moeten beide formulieren, welke hen door de uitwisselingscoördinatoren bezorgd worden, invullen en indienen c. In de LA wordt je volledig jaarplan aangegeven + wordt aangeduid welke vakken je zal vervangen en welke vakken je in het buitenland zal volgen d. Verplichte studiedelen en keuzevakken uit het semester van uitwisseling (i.e. uit het eerste semester, zie punt 2.a.) moeten verplicht vervangen worden aan de gastinstelling. Keuzevakken uit het andere semester (i.e. uit het tweede semester) mogen indien gewenst vervangen worden e. Verplichte studiedelen worden vervangen door vakken die inhoudelijk nauw aansluiten. Voor keuzevakken hebben de studenten meer invullingsvrijheid f. Bij het kiezen van vakken aan de gastinstelling primeert de inhoud van een vak steeds op taal. Dit kan betekenen dat je een vak in het Frans, Duits, Spaans of Italiaans moet volgen, ook al worden er aan de gastinstelling vakken in het Engels gedoceerd. Inhoudelijke aansluiting bij het VUB programma is dus belangrijker dan de taal waarin er onderwezen wordt. g. M.b.t. de equivalentie van studiedelen aan onze universiteit en in het buitenland is er geen strikte 1-1 equivalentie en zal er dossier per dossier worden gewerkt. Dit houdt onder meer in dat het aantal vakken niet noodzakelijk gelijk is. De ECTS van de externe studiedelen en de ECTS van de VUB-studiedelen zijn bij voorkeur wel in evenwicht. Studenten mogen in hun LA maximum 1 ECTS minder hebben voor de externe studiedelen in vergelijking met de VUB studiedelen h. Studenten met een individueel traject nemen steeds contact op met de studietrajectbegeleider voor een goedkeuring van hun jaarplan i. Studenten in een major-minor programma met communicatiewetenschappen als minor nemen contact op met de verantwoordelijke exchange coordinator van hun majorprogramma. Zij volgen de richtlijnen inzake uitwisseling van hun majorprogramma en lichten de exchange coordinatoren van hun minorprogramma eveneens in, indien er vakken uit de minor worden vervangen. j. De LA s die opgesteld worden tijdens het tweede semester van het academiejaar voorafgaand de uitwisseling, kunnen tijdens de uitwisseling nog aangepast worden. De deadlines voor het doorgeven van wijzigingen worden tijdig aan de studenten per mail gecommuniceerd. Na deze deadline worden er geen aanpassingen meer aanvaard. Jaarprogramma s aangepast zonder toestemming van de uitwisselingscoördinatoren worden als onbestaand beschouwd k. Zodra de LA in maart is ingediend, is de deelname aan het Erasmus programma officieel en definitief. Deze deelname kan vanaf dan enkel geannuleerd worden indien er gegronde redenen zijn die aangetoond en bewezen kunnen worden (bvb. doktersattest).
9. Taal a. Het niet slagen voor de taaltest heeft geen impact op de goedkeuring van je vertrek b. Wel wordt van de studenten een extra inspanning gevraagd om de taal van de gastuniversiteit voor vertrek te leren. Dit is belangrijk aangezien er examens zullen moeten afgelegd worden in andere talen (i.e. Frans, Spaans, Italiaans, Duits en Engels) c. Er zullen gratis online taalcursussen beschikbaar worden gesteld voor de studenten. Meer informatie hierover kan verkregen worden bij het SAC en IRMO d. Verschillende gastinstellingen organiseren ook (gratis) taalcursussen ter plaatse. Deze zijn erg gegeerd. Studenten die zo n taalcursus wensen te volgen, zijn zelf verantwoordelijk om zich hiervoor in te schrijven en de deadlines te respecteren e. Sommige gastinstellingen vragen ook een officieel taalattest, zoals bvb. de TOEFL test. Studenten dienen zelf na te gaan nog voor ze zich inschrijven voor Erasmus of er een dergelijke test gevraagd wordt én of hieraan kosten verbonden zijn. De VUB kan helaas niet tussen komen in de financiële kosten verbonden aan deze taaltesten. 10. Deadlines a. Exacte deadlines worden steeds per mail gecommuniceerd, aangezien deze verschillen per academiejaar. b. Meestal vallen de deadlines als volgt (overzicht slechts ter informatie en niet bindend): i. Indienen motivatiebrief en puntenbladen: midden februari ii. Selectie kandidaten en toewijzing plaatsen: einde februari iii. Applicatieprocedure VUB: maart iv. Applicatieprocedure gastinstelling: maart/april v. Goedkeuring vertrek: na 1 e of 2 e zittijd na ontvangen van de puntenbladen vi. Vertrek Erasmus: augustus of september vii. Indienen wijzigingen LA: midden oktober 11. Extra informatie a. Studenten die een buitenlandse uitwisseling aanvragen engageren zich om hierover ervaringen te delen of op andere wijze te berichten voor potentieel andere geïnteresseerde studenten (cf. bv. https://my.vub.ac.be/goingabroad/es/communicationsciences) b. Andere relevante informatie kan op volgende websites gevonden worden: i. https://my.vub.ac.be/goingabroad/es/communicationsciences ii. https://my.vub.ac.be/naar-het-buitenland-iets-voor-jou iii. http://www.esnbelgium.org/
12. Contact a. Voor academische vragen: i. Prof. Jan Loisen Jan.Loisen@vub.ac.be ii. Dr. Dorien Baelden Dorien.Baelden@vub.ac.be b. Voor administratieve vragen (huisvesting, beurzen, ) i. SAC erasmus.outgoing@vub.ac.be