SPELLENMARKT VOORWAARDEN VOOR DEELNAME 1. VOORWAARDEN VOOR DEELNAME VOOR STANDHOUDERS 23-25 AUGUSTUS 2019 JUBELPARK Alle stands van de beurs worden voor particulieren bedoeld, die hun spellen tweedehands graag willen verkopen. Winkels en uitgevers worden niet toegestaan. Deze kunnen een aparte stand reserveren. U zorgt voor een doorlopende aanwezigheid op uw stand, op zaterdag en/of zondag. De opbouw van de stand moet afgerond zijn, en de voertuigen moeten naar de parking worden verplaatst vóór 10u45. UREN Zaterdag 24/08 Zondag 25/08 Installatie 9:00-10:45 9:00-10:45 Opening voor het publiek 11:00 11:00 CONTACTPERSOON SPELLENMARKT Laure VANDERMEER bourse@brusselsgamesfestival.be GSM : +32 (0) 472 25 62 17 Sluiting voor het publiek 19:30 17:30 Opruimen 19:30-20:30 17:30-18:30 MATERIAAL Buiten deze openingstijden kan er niets in de tenten worden achtergelaten. Standhouders die het hele weekend blijven, moeten dan op zaterdagavond alles opruimen en op zondagochtend alles weer uitstallen. EEN EVENEMENT VAN LUDIRIS ASBL Stalingradlaan 24 1000 Brussel Ondernemingsnummer : 0542.475.171 info@brusselsgamesfestival.be www.brusselsgamesfestival.be BANKGEGEVENS IBAN : BE11 7310 3677 0348 BIC : KREDBEBB Vol gons op : TARIEVEN 1 tafel / 1 dag = 30 1 tafel / 2 dagen = 50 Formule «sandwich» (1 sandwich + 1 koude drank + 1 warme drank) = 5 / 1 dag OF 8 / 2 dagen DEADLINES De inschrijvingen zijn slechts geldig na de ontvangst van een volledig ingevuld deelnameformulier en een volledige betaling vóór 15 augustus 2019. Er is geen mogelijkheid tot terugbetaling bij annulatie of laattijdigheid van de standhouder. BrusselsGamesFestival @BGamesFestival #BGF7 1
VERZOEK OM DEELNAME De verzoeken om deelname worden onderworpen aan een screening. Een weigering van de organisatoren is onherroepelijk en moet niet gestaafd worden. Tijdens de opbouw en de openingsuren van het festival kunnen de organisatoren beslissen om standhouders uit te sluiten die dit reglement niet respecteren, die producten aanbieden die niet conform zijn met het familiale karakter van het festival, of die de goede orde verstoren. Hiervoor is geen terugbetaling of schadevergoeding mogelijk. Verzoeken die een reserve bevatten of niet volledig ingevuld zijn, worden onder voorbehoud geregistreerd, zonder enige toezegging door vzw Ludiris. BIJZONDERE BEPALINGEN Indien het festival niet zoals gepland kan doorgaan omwille van overmacht of oorzaken die de organisatie niet zelf in de hand heeft, of indien we data moeten veranderen, kunnen de reeds uitgevoerde betalingen van standhouders worden terugbetaald na aftrek van de vergoedingen en onkosten die door de organisatoren van het evenement zijn gemaakt. Dit soort situaties komen vooral voor bij onvoorziene politieke of economische gebeurtenissen, beslissingen van de overheid, of het intrekken van de vergunning. In deze gevallen dragen de organisatoren geen enkele aansprakelijkheid. ACCOMODATIE Standhouders kunnen genieten van een voordelig tarief bij onze hotelpartners. Op aanvraag kunnen er goedkopere oplossingen worden aangeboden. Neem hiervoor contact op met onze verantwoordelijke voor accomodatie: charlotte@brusselsgamesfestival.be VERZEKERING Het is de taak van de exposant om op eigen kosten zijn verzekeraar in te schakelen voor verzekeringen die de risico's dekken betreffende eigendommen, en ongevallen van zichzelf of zijn personeel, of van derden. De organisator wijst elke verantwoordelijkheid af in om het even welk geval van diefstal of beschadiging. VADEMECUM De standhouders nemen akte van de voorwaarden die bevat zijn in het vademecum dat hen zal worden overhandigd en dat de technische informatie over het festival bevat, alsook de instructies over het beheer van de stands. 2
2. VOORWAARDEN VOOR DEELNAME VOOR VERKOPERS (IN DEPOT) Tijdens de Spellenbeurs stelt het team van het Brussels Games Festival een ruimte ter beschikking waar je spellen tweedehands kan laten verkopen. Blijf je liever niet achter een stand? Wil je graag van het festival genieten, maar je spellen toch verkopen? Het is allemaal mogelijk, op de volgende voorwaarden: OPENINGSTIJDEN De beurs zal op de volgende momenten geopend zijn: Zaterdag: 11:00-19:30 Zondag: 11:00-17:30 DEPOT Je kan je spellen bij de vrijwilligers van het BGF in het depot-ruimte komen afgeven op vrijdag 24 augustus tussen 17u en 20u, op zaterdag 25 tussen 9u en 11u en op zondag 26 ook tussen 9u en 11u. Buiten deze momenten kunnen we niet garanderen dat er iemand beschikbaar zal zijn om spellen in depot te ontvangen. Je mag maximaal 30 spellen afgeven, volledig en in goede staat. Het BGF-team is niet verantwoordelijk voor de staat van verkochte spellen. Tenzij tegenstrijdige melding van de verkoper, worden alle spellen als volledig beschouwd. De kopers moeten dus zelf in de doos kunnen kijken of een spel wel degelijk volledig en in goede staat is. Hier zijn een paar tips om geen stukken kwijt te raken: Gebruik een elastiekje rond de stapels kaartjes Gebruik hersluitbare plastic zakjes voor losse stukjes Gebruik de verpakking op de juiste manier Plaats een elastiek om de doos indien deze makkelijk open raakt (GEEN cellofaan of tape) De organisatoren behouden zich het recht toe om spellen te weigeren die beschadigd, onvolledig of ongepast zouden zijn. Bij het depot van je spellen moet je ook het formulier afgeven dat op het volgende pagina staat. SPELLEN AFHALEN De verkoper kan zijn/haar spellen en/of het verdiende geld op de volgende momenten komen afhalen: tussen 15u en 16u op beide dagen tussen 19u30 en 20u op zaterdag tussen 17u30 en 18u op zondag De organisatie zal een vergoeding van 10% van de verkochte spellen voor zich houden. Het BGF-team zal ervoor zorgen dat de spellenbeurs in de beste omstandigheden verloopt. De organisatie is desondanks niet verantwoordelijk voor verloren of beschadigde spellen of stukken. Niet verkochte spellen die na de beurs niet worden afgehaald, zullen maximaal 4 weken bewaard worden. Om die terug te krijgen, moet je dan contact met Laure opnemen op bourse@brusselsgamesfestival.be. Na die 4 weken zullen alle resterende spellen en geld als schenking beschouwd aan Ludiris vzw, organisator van het festival. 3
FORMULIER VOOR DEPOT NAAM + Voornaam : Telefoon : Email : Spel Prijs Verkocht 4
Subtotaal : 10% : Totaal : 5