Planning & Control 2013 Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen) Datum 1 Status definitief
Colofon Afzendgegevens Directie Forensische Zorg Zorginkoop Schedeldoekshaven 101 2511 EM Den Haag Postbus 30132 2500 GC Den Haag www.forensischezorg.nl Contactpersoon Directie Forensische Zorg Ons kenmerk 5735985/12 T 088 072 50 00 F 070 370 29 79 inkoopforensischezorg@dji.minjus.nl Auteurs Dienst Justitiële Inrichtingen Directie Forensische Zorg Pagina 3 van 40
Inhoud Colofon 3 Inleiding 7 1 Sturingsrelatie rijks FPC s 9 1.1 Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI 9 1.2 Onderdelen van de P&C-cyclus 9 2 Ontwikkelingen en speerpunten 11 2.1 Ontwikkelingen TBS 11 2.1.1 Wet forensische zorg 11 2.1.2 Invoering Wet Forensische Zorg en de rol van de NZa 11 2.1.3 Bezuinigingen 11 2.1.4 2.1.5 Capaciteitsontwikkeling 12 Wijzigingen ZZP in AWBZ 12 2.1.6 DBBC 12 2.1.7 2.1.8 Indicatiestelling TBS-dwang 12 Pilot directe zorginkoop Transmuraal Verlof 13 2.1.9 2.2 Ketendenken 13 Speerpunten TBS 13 2.2.1 Recidivevermindering 13 2.2.2 Ketensamenwerking en continuïteit van zorg 13 2.2.3 Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg 14 2.3 2.3.1 DBBC-ontwikkelingen 14 Transitiemodel 14 2.3.2 2.3.3 Beveiligingsniveaus 14 Normatieve Huisvestingscomponent 14 2.3.4 Indexatie tarieven 14 2.3.5 2.3.6 Bevoorschotting en financiering 15 Uitvoeringsregels DBBC s 15 3 Jaarplan 17 3.1 3.2 Inleiding 17 Structuur jaarplan 17 3.3 A3 jaarplan 17 3.4 Toelichting managementafsprakenbrief 18 3.4.1 Te leveren producten 18 3.4.2 Afspraken 19 3.4.3 Budget 19 3.4.4 Plaatsingsafspraken 19 3.5 Leegstandsregeling 20 3.5.1 Voorwaarden leegstandsregeling in 2013 20 3.5.2 3.6 Vergoeding leegstandsregeling 21 Prestatie-indicatoren 21 3.6.1 Afspraken prestatie-indicatoren 21 3.6.2 3.6.3 Prestatie-indicatoren Zichtbare Zorg 22 Prestatie-indicatoren doelmatigheid 22 3.6.4 MITS 23 3.6.5 IFZo 23 3.7 Begroting 23 3.8 3.9 Voorstel DBBC 24 Bijlagen jaarplan 25 Pagina 5 van 40
4 Structuur financieel jaarverslag 27 4.1 Inleiding 27 4.2 Controle van de gegevens 27 4.3 4.3.1 Opstellen van het financiële verslag 27 Begin- en eindbalans en toelichting 28 4.3.2 4.4 De verlies- en winstrekening 28 Bijlagen 29 5 5.1 Managementparagraaf 31 Inleiding 31 5.2 5.3 Doelstelling in control verklaring 31 Werking en opbouw managementparagraaf 31 5.4 Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus 32 5.4.1 Individueel Niet in control 33 5.4.2 Geaggregeerd Niet in control 33 5.4.3 Op concernniveau Niet in control 33 5.5 Bijlage 1 Managementparagraaf DJI 33 Planning- & controlcyclus 2013 DForZo 35 Bijlage 2 Beoordelingskader DBBC 36 Bijlage 3 Bijlage 4 Formats en P&C documenten 39 Informatienummers 40 Pagina 6 van 40
Inleiding De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor forensische zorg in een strafrechtelijk kader en heeft deze verantwoordelijkheid belegd bij de directie Forensische Zorg (DForZo) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Voor de uitvoering van deze verantwoordelijkheid maakt DForZo afspraken met zorgaanbieders in de geestelijke gezondheidszorg, de gehandicaptenzorg en de opvang voor forensische zorg. Met de Forensisch Psychiatrische Centra (FPC s) worden op basis van een subsidierelatie afspraken gemaakt voor de tbs met dwangverpleging. Voor andere strafrechtelijke zorgtitels worden op basis van inkoopcontracten afspraken gemaakt. Hiertoe stelt DForZo voor het jaar 2013 twee documenten op voor de FPC s: de Handleiding Planning & Control 2013 Forensisch Psychiatrische Centra (particuliere inrichtingen); de Handleiding Planning & Control 2013 Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen). Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2013 Forensisch Psychiatrische Centra (rijksinrichtingen). In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze u het jaarplan van uw FPC dient op te stellen en op welke wijze u zich in 2014 hierover dient te verantwoorden. Deze handleiding is mede gebaseerd op het Inkoopplan 2013 waarin de analyses van vraag naar en aanbod van forensische zorg zijn beschreven. Opbouw handleiding In deze handleiding worden de geldende P&C-cyclus, A3-besturingsmethodiek en managementparagraaf beschreven. Ook wordt ingegaan op de speerpunten voor en de ontwikkelingen in de tbs. Daarnaast worden de onderdelen van de P&C-cyclus, zoals het jaarplan, de viermaandsrapportages, de DBBC s en het jaarverslag behandeld. De definities van prestatie-indicatoren, de in te vullen formats inclusief de bijbehorende toelichtingen en algemene teksten zoals financiële kaderregelingen en de financiële begrippenlijst worden gepubliceerd op www.forensischezorg.nl Pagina 7 van 40
1 Sturingsrelatie rijks FPC s 1.1 Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI In het kader van de P&C cyclus wordt bij DJI een aantal (kern-)begrippen gehanteerd. Naast Planning en Control zijn dat: outputsturing; competentiemanagement; INK-managementmodel; A3-methodiek. Om de sturing en verantwoording binnen DJI te operationaliseren is eerder outputsturing ingevoerd, wordt competentiemanagement ingezet en wordt ook het INK-managementmodel toegepast. Het in samenhang hanteren van deze drie besturingsprincipes is de A3-methodiek. Dit instrumentarium heeft als doel de organisatie te ondersteunen in het behalen van de geformuleerde doelstellingen. En hoewel de doelstellingen gelijk blijven, kunnen verschillen in sturingsrelatie binnen DJI (rijks, particulier of inkoop) wel reden zijn voor een verschil in het (verplicht) te hanteren instrumentarium. Voor uitgebreide documentatie over het gehanteerde P&C-instrumentarium, wordt u verwezen naar de volgende documentatie: De brochure Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus ; A3-gidsen, o.a. Gids voor toepassing van de A3-methodiek, Gids voor toepassing van het A3-managementgesprek, Gids voor A3-digitaal. Deze gidsen zijn beschikbaar via intranet; Het boek Coachen op gedrag en resultaat. Hiervoor kunt u terecht bij de afdeling Managementontwikkeling van CP&O. 1.2 Onderdelen van de P&C-cyclus Om te komen tot sturing en verantwoording wordt tussen managementlagen een P&C-cyclus uitgevoerd. Elke P&C-cyclus is in technisch opzicht vooral logistiek, gebaseerd op de PDCA-principes uit de Deming-circle: plan (planvorming), do (realisatie), check (control en controle) en act (analyse op gegevens uit check als input voor een nieuw plan). Binnen de P&C-cyclus van DJI, worden de volgende onderdelen onderscheiden: jaarplan (met als onderdeel het managementcontract); controlrapportages (twee- en/of viermaandsrapportages); jaarverslag; managementparagraaf. Pas door de keuze van besturingsprincipes en -instrumentarium (zoals hiervoor beschreven) krijgt de P&C-cyclus kleur. De P&C-cyclus kan ook worden getypeerd als het (vooraf) bepalen en bij contract afspreken van prestaties op (jaar-) activiteiten en het systematisch volgen, bewaken, monitoren en beheersen van de uitvoering met behulp van vooraf vastgestelde methoden. Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus, maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus. Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in deze handleiding het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&Ccyclus uiteengezet. Pagina 9 van 40
Naast de hierboven genoemde onderdelen van de P&C-cyclus worden tegelijkertijd met het jaarplan andere informatiedocumenten (zoals huisvestingsvoorzieningen) gevraagd. Deze zijn geen onderdeel van de P&C-cyclus, maar om praktische redenen loopt de informatievoorziening hieromtrent wel gelijk met de P&C-cyclus. Het tijdpad voor de P&C-cyclus is beschreven in bijlage 1. Pagina 10 van 40
2 Ontwikkelingen en speerpunten 2.1 Ontwikkelingen TBS 2.1.1 Wet forensische zorg Het Wetsvoorstel forensische zorg wordt momenteel door de Tweede Kamer behandeld. Wanneer de wet in werking treedt, is op dit moment nog niet bekend. Zolang de Wet forensische zorg nog niet in werking is getreden, geldt het Interim besluit forensische zorg. Over de veranderingen die voortvloeien uit de implementatie van de wet, wordt u tijdig geïnformeerd. 2.1.2 Invoering Wet Forensische Zorg en de rol van de NZa De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) is na ingang van het Interimbesluit Forensische Zorg in de positie om voor de forensische zorg prestaties en tarieven vast te stellen. Om een goede invulling hieraan te kunnen geven zal de NZa conform de bevoegdheden in de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) beleidsregels, nadere regels en tariefsbeschikkingen opstellen. De artikelen van de Wmg waarin de bevoegdheden van de NZa tot het nemen van handhavingsmaatregelen (aanwijzing, boete, bestuursdwang, last onder dwangsom) zijn vastgelegd, blijven voor wat betreft de forensische zorg vooralsnog buiten beschouwing. Pas bij inwerkingtreding van de Wet forensische zorg, wordt de gehele Wmg integraal van toepassing op de forensische zorg, inclusief het handhavingsinstrumentarium. In de Handleiding Financiering en registratie is de lijst met beleidsregels van de NZa voor de forensische zorg opgenomen. De NZa is voornemens om de voorgenomen tarieven voor 2013 medio te publiceren. De NZa zal de tarieven voor 2013 pas formeel bekrachtigen als zij hiertoe een formele aanwijzing heeft ontvangen. De voorhangprocedure bij het parlement die aan het geven van een aanwijzing vooraf gaat, is bij het schrijven van de inkoopdocumenten nog niet afgerond. De verwachting is dat dit in het laatste kwartaal van 2012 plaatsvindt. DForZo hanteert de voorgenomen tarieven als uitgangspunt voor de zorginkoop 2013. In dit kader zal de NZa de volgende beleidsregels voor de forensische zorg opstellen: beleidsregel Overgang naar DBBC-bekostiging (transitiemodel) beleidsregel DBBC tarifering FZ beleidsregel Overige producten FZ beleidsregel Tarifering onderlinge dienstverlening beleidsregel Toetsingskader FZ beleidsregel Kapitaallasten FZ (NHC en overgang) nadere regel Declaratiebepalingen DBBC FZ nadere regel MDS FZ nadere regel Instructie DBBC-registratie FZ Bovengenoemde informatie zal daarom niet meer worden opgenomen in deze handleiding, maar hierbij verwijzen wij u naar de site van de NZa, www.nza.nl. 2.1.3 Bezuinigingen Zoals ook in het Inkoopplan forensische zorg 2013 is aangegeven, staat de forensische zorg een aantal forse taakstellingen te wachten dat onafwendbaar zal leiden tot (oplopende) bezuinigingen voor de komende jaren. Deze bezuinigingen zullen zowel de TBS met dwangverpleging raken als de inkoop van de (overige) forensische zorg. Bij het opstellen van de inkoopdocumenten voor 2013 is nog niet duidelijk hoe wordt bezuinigd. Ingrepen in tarief en/of volume en reductie van Pagina 11 van 40
klinische en TBS-capaciteit behoren tot de mogelijkheden. Een generieke korting op specifieke segmenten van de forensische zorg is daarbij ook een mogelijkheid. DForZo streeft er naar bij de start van de inkoopgesprekken duidelijkheid over de bezuinigen te verschaffen. 2.1.4 Capaciteitsontwikkeling Naast de bezuinigingen spelen voor de FPC s ook de capaciteitsontwikkelingen een rol voor 2013 en verder. De verwachting is dat het aantal TBS opleggingen verder zal afnemen. Hierop is gedeeltelijk geanticipeerd door het beperkt uitzetten van Tender V capaciteit. Hierdoor wordt in 2013 en 2014 de totale capaciteit bij de FPC s verminderd. De snelle daling van het aantal opleggingen en andere ontwikkelingen die van invloed zijn op in- en uitstroom van TBS worden meegenomen in de raming van de benodigde capaciteit voor de periode na 2014. 2.1.5 Wijzigingen ZZP in AWBZ De lichte categorieën zorgzwaartepakketten (ZZP) 1, 2 en 3 worden geëxtramuraliseerd in de AWBZ. Dat betekent dat voor patiënten die voorheen onder deze ZZP s in de AWBZ zouden vallen geen verblijfsindicatie meer ontvangen in de AWBZ maar een indicatie in (ambulante zorg) functies en klassen. Begeleiding voor deze groep gaat uiteindelijk over naar de Wmo. Dit geldt in 2013 alleen nog voor nieuwe zorgvragers. In de begroting 2013 (Prinsjesdag) zal dit nader worden uitgewerkt. Deze maatregel wordt in de forensische zorg niet toegepast. De maatregel kan echter gevolgen hebben voor de continuïteit van zorg na beëindiging van de dwang verpleging of een andere forensische titel. 2.1.6 DBBC De invoering van DBBC s, naast de Budgetparameters en de ZZP s, is nu in bijna de gehele forensische zorg gerealiseerd. De meeste zorgaanbieders factureren op basis van DBBC s. Met de invoering van DBBC s is een grote stap gezet naar marktwerking in de forensische zorg. Onder voorwaarde dat de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) onderhandelbare of maximale tarieven vaststelt, kan worden onderhandeld over de prijs, hoeveelheid en kwaliteit. Het vaststellen van de prijzen is met de inwerkingtreding van het Interim-besluit Forensische zorg een bevoegdheid van de NZa. 2.1.7 Indicatiestelling TBS-dwang In het Wetsvoorstel forensische zorg is opgenomen dat indicatiestelling gaat gelden voor de tbs-plaatsing, daar waar nu a-selecte plaatsing geldt. Indien het Wetsvoorstel tot wet wordt, zal de afdeling Plaatsing van DForZo, mede op grond van een multidisciplinaire rapportage van oplegging (PJ-rapportage) de plaatsing van justitiabelen met de maatregel TBS-dwang uitvoeren. DForZo beziet de mogelijkheden om, tot het moment dat de taak van indicatiestelling overgedragen kan worden naar het NIFP, de PJ-rapportage administratief te laten verwerken tot indicatiestelling. DForZo zal dan de PJrapportage, conform de indicatiesystematiek voor de overige forensische zorg, administratief verwerken tot een indicatiestelling. Op grond van deze indicatiestelling kan een plaatsingsbrief worden afgegeven. De plaatsingsbrief is daarmee de grondslag voor de bekostiging van de zorg. Naar verwachting wordt de indicatiestelling voor TBS-dwang verder ontwikkeld in 2013. De FPC s worden daarover geïnformeerd. Pagina 12 van 40
2.1.8 Pilot directe zorginkoop Transmuraal Verlof In de fase van transmuraal verlof wordt een TBS-gestelde vaak overgeplaatst naar een FPA of een RIBW. Dit vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van het FPC. Het FPC treedt bij transmuraal verlofplaatsingen op als hoofdaannemer en de FPA of RIBW als onderaannemer. De bijbehorende vergoedingen worden afgehandeld tussen de instellingen. Deze constructie werd door partijen als inefficiënt en administratief belastend ervaren en leverde discussies op over de hoogte van de onderlinge vergoedingen en tarifering. DForZo is een pilot gestart met als vraag: kan direct inkopen en financieren door DForZo van plaatsen voor transmuraal verlof bij de vervolgvoorzieningen goed uitvoerbaar worden gemaakt en levert dat verbeteringen dan wel kostenvoordelen op? DForZo heeft de pilot inmiddels in overleg met de betrokken partijen afgesloten. De pilot levert na 1,5 jaar het beeld op dat geen heldere voordelen zichtbaar worden wanneer er directe inkoop wordt toegepast. Met de verdere ontwikkeling en invoering van de DBBC s en ZZP s worden veel administratieve en financiële aspecten al op een eenduidige wijze opgelost. Daarom wordt de methode van directe inkoop van forensische zorg tijdens transmuraal verlof niet geïmplementeerd. 2.1.9 Ketendenken DForZo streeft naar een doelmatige en efficiënte uitvoering van de forensische zorg. Belangrijke begrippen daarbij zijn de kwaliteit van zorg, de continuïteit van zorg en de ketensamenwerking tijdens de strafrechtelijke maatregel. Met name aan dit laatste aspect wil DForZo in 2013 veel aandacht besteden. De zorgaanbieders worden uitgenodigd om bij te dragen aan de verdere ontwikkeling en invulling van de ketensamenwerking tijdens de strafrechtelijke maatregel. Door de versterking van de ketensamenwerking wil DForZo bereiken dat, waar mogelijk, lichtere vormen van zorg en beveiliging worden ingezet. Tevens wil DForZo bereiken dat de regie op de ketensamenwerking duidelijk wordt belegd en beter benut. In dit verband wil DForZo onderzoeken op welke wijze de inkoop van zorgpaden kan bijdragen aan de ketensamenwerking tijdens de strafrechtelijke maatregel. Ook de vormgeving van de inkoop wordt daarbij bezien. 2.2 Speerpunten TBS 2.2.1 Recidivevermindering Het primaire doel van zorg binnen een strafrechtelijk kader is het voorkomen van (strafrechtelijke) recidive. DForZo beschouwt het voorkomen van recidive als een resultaat van basiszorg in combinatie met behandeling gericht op risicofactoren. 2.2.2 Ketensamenwerking en continuïteit van zorg DForZo acht het van belang dat alle betrokken partijen bij een forensisch zorgtraject hun interventies op elkaar afstemmen, gezamenlijk de voortgang van de behandeling monitoren en informatie uitwisselen over de naleving van eventuele bijzondere voorwaarden. Hiernaast vindt DForZo het belangrijk dat hulpverleningsen zorgtrajecten (indien nodig) worden gecontinueerd als een strafrechtelijke titel wordt opgelegd, of als deze afloopt. Om dit te bereiken, dienen de FPC s afspraken te maken met ketenpartners over de continuïteit van zorg (tijdens en na afloop van strafrechtelijke titel), informatie-uitwisseling tussen ketenpartners en crisissituaties. Pagina 13 van 40
2.2.3 Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg DForZo ziet kwaliteitsverbetering van de forensische zorg als een belangrijk middel om de recidive terug te dringen en de maatschappelijke veiligheid te vergroten. Het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie (EFP) voert in opdracht van GGZ Nederland het Kwaliteitsprogramma forensische zorg uit. Dit programma loopt in de periode 2011-2014. Met het programma wordt beoogd dat het forensische veld komt tot aangewezen methodieken voor behandeling en risicotaxatie. Binnen de looptijd van het programma wordt in ieder geval een advies opgeleverd voor één instrument voor risicotaxatie voor forensische patiënten in een klinische setting, forensische patiënten in een poliklinische setting en forensische patiënten bij wie verslavingsproblematiek op de voorgrond staat. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de zorgaanbieders hun scores aanleveren aan de landelijke database. Per zorgtype kan een verschillend risicotaxatie-instrument gaan gelden. DForZo streeft ernaar op termijn zorgaanbieders te contracteren die werken conform de norm voor risicotaxatie in de forensisch zorg. 2.3 DBBC-ontwikkelingen 2.3.1 Transitiemodel In 2013 zal naar alle waarschijnlijkheid de NZa het transitiemodel, de overgang van Budgetparameters naar DBBC s, doorvoeren. Hierin zal onder meer worden opgenomen wat wordt verstaan onder het transitiemodel en de uitwerking hiervan. Zie hiervoor de Beleidsregel van de NZa. Op het moment van schrijven is dit nog niet bekend maar DForZo gaat er vooralsnog vanuit dat de NZa het transitiemodel invoert per 1 januari 2013. 2.3.2 Beveiligingsniveaus In september 2011 hebben gesprekken tussen het Ministerie van Justitie en Veiligheid en instellingen plaatsgevonden om de definities van alle DBBCbeveiligingsniveaus nader te specificeren. De vastgestelde definities worden gehanteerd bij de uitvraag van de gegevens voor kostprijzen van 2013 en verder. Er hebben wijzigingen plaatsgevonden in de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus. In de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus worden materiële (gebouwelijke) aspecten onderscheiden van immateriële aspecten. De immateriële aspecten zijn opgenomen in de DBBC-tarievenstructuur. Het materiële effect wordt vanaf 2013 vertaald in de Normatieve Huisvestingscompontent. 2.3.3 Normatieve Huisvestingscomponent In 2012 kwam in de bekostiging van instellingen enkel de immateriële beveiliging tot uitdrukking in de DBBC s. In 2013 wordt de materiële beveiliging echter ook opgenomen in de DBBC s en zal deze tot uitdrukking komen in de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC). De invoering van de NHC staat beschreven in de NZa beleidsregels. De invoering van de NHC in de forensische zorg vindt alleen plaats als deze ook gelijktijdig in de (reguliere) GGZ wordt ingevoerd. 2.3.4 Indexatie tarieven In beginsel volgt DForZo de indexatie van de NZa in het geval van loon- en prijsbijstellingen. Echter gelet op de huidige financiële ontwikkeling is het vooralsnog niet geheel duidelijk of de tarieven in 2012 worden geïndexeerd op basis van de indexatiecijfers van de NZa. Pagina 14 van 40
In 2013 zal DForZo wederom bezien of de indexatie al dan niet kan worden toegepast. Indien de financiële situatie daartoe aanleiding geeft, behoudt DForZo zich het recht voor de indexering niet door te voeren. 2.3.5 Bevoorschotting en financiering DForZo heeft besloten het percentage met betrekking tot het voorschot voor 2013 niet verder te verlagen. Dit blijft in 2013, conform 2012, 50% van de waarde van de afspraak in DBBC s. De DBBC-offerte en daarmee ook de kwaliteit van de offerte is voor 2013 het uitgangspunt. Financiering vindt plaats op basis van facturatie. De FPC dient er rekening mee te houden dat het effect van de drempel van 2011 kan doorwerken in 2013. Hiermee wordt het belang van facturatie van DBBC s in 2013 onderschreven. In 2013 zal DForZo het voorschot van 50% uitbetalen in de maanden januari en april. Het overgebleven percentage (minimaal 50% van de DBBC-offerte) dat niet wordt bevoorschot dient door de zorgaanbieder te worden verkregen middels het indienen van DBBC-facturen. Aangezien DForZo ervoor heeft gekozen de zorginstellingen te gaan bevoorschotten, worden geen rentelasten vergoed voor het aantrekken van vreemd vermogen. Gelet op in het in te voeren transitiemodel (zie beleidsregel van de NZa) is de zorgaanbieder verplicht om te factureren in DBBC s in 2013. Het transitiemodel gaat uit van (een stapsgewijze) afbouw van het vangnet in Budgetparameters. Voor de zorgaanbieders wordt de noodzakelijkheid (en verplichting) van factureren in DBBC s hierdoor verder benadrukt. 2.3.6 Uitvoeringsregels DBBC s Het aantal uitvoeringsregels is verminderd ten opzichte van 2012. Dit komt omdat de NZa voor een aantal van deze uitvoeringsregels een beleidsregel opstelt. DForZo stelt voor 2013 nog de volgende uitvoeringsregels op: Onderhandenwerk bepaling DBBC Tender- en aanbestedingscontract(en) Kaderregling AO/IC Vangnet/verrekenbedrag (voor zover de beleidsregel van de NZa hierin niet voorziet) Pagina 15 van 40
3 Jaarplan 3.1 Inleiding In het jaarplan doet het FPC voorstellen voor productieafspraken in 2013 (op basis van budgetparameters en DBBC s). U wordt verzocht het jaarplan voor 1 oktober 2012 digitaal (secretariaatdforzo@dji.minjus.nl) en in tweevoud per post te versturen naar: Ministerie van Veiligheid en Justitie Directie Forensische Zorg t.a.v. dhr. G.V.M. van Gemert Postbus 30132 2500 GC in Den Haag In november of december vindt het jaarplangesprek plaats tussen u en DForZo. De afspraken die in dit gesprek worden gemaakt vinden hun weerslag in de managementafsprakenbrief, inkoop DBBC s en het verslag van het jaarplangesprek. 3.2 Structuur jaarplan Het jaarplan van uw FPC dient de volgende onderdelen te omvatten: Inleiding A3-jaarplan Toelichting managementafsprakenbrief: Te leveren producten Afspraken Budget Speerpunten Doelstelling prestatie-indicatoren Begroting Voorstel Diagnose behandel en beveiligingscombinaties (DBBC) Bijlagen: Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen Meerjarig investeringsplan DForZo zal het bij het opstellen van het jaarplan te hanteren format Financiële overzichten DForZo Rijks 2013 tijdig op DJI-intranet plaatsen. 3.3 A3 jaarplan Het A3-jaarplan is een overzichtelijke weergave van de beoogde resultaten die het FPC voor het komende jaar als doel heeft gesteld en de hiervoor benodigde activiteiten, op basis van het INK-managementmodel. Een dergelijk ingevuld A3- format (A3-jaarplan) dient u in het jaarplan van het FPC op te nemen. De voor- (en achterzijde) van het jaarplan dienen te bestaan uit een A3-overzicht. Een voorbeeld van een A3-jaarverslag en een toelichting op het A3 jaarplan is te vinden op www.forensischezorg.nl. De voorpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan voor het komende jaar (2013). De achterpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan van het huidige jaar (2012). Het A3-jaarplan toont de missie/visie en de succesbepalende factoren (SBF-en) van het FPC. De resultaten staan (onder meer als prestatie-indicatoren) genoemd in de vier resultaatgebieden: medewerkers, klanten en leveranciers, maatschappij en bestuur en financiers. De inspanningen (activiteiten) staan in de vijf Pagina 17 van 40
organisatiegebieden: leiderschap, management van medewerkers, strategie en beleid, management van middelen en management van processen. Het aandacht schenken aan de samenhang tussen inspanningen op de organisatiegebieden en de daarmee beoogde resultaten op de resultaatgebieden is essentieel. Het gaat erom dat hierin een balans ontstaat. Om de verbanden aan te geven tussen succesbepalende factoren, prestatieindicatoren en activiteiten wordt met kleuren gewerkt. Er wordt per resultaatgebied één kleur gebruikt die wordt doorgetrokken voor de SBF en de bijbehorende prestatie-indicatoren en de daartoe te ondernemen activiteiten. Zo worden de rode draden vanuit missie/visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en activiteiten in één oogopslag en in samenhang door middel van kleuren inzichtelijk gemaakt. 3.4 Toelichting managementafsprakenbrief In het verlengde van het jaarplan stelt de FPC-directeur de conceptmanagementafsprakenbrief op, waarin hij aangeeft op welke wijze hij de doelstellingen en de resultaten in het jaarplan denkt te realiseren. De managementafsprakenbrief bevat de managementafspraken voor een planjaar tussen de directeur Forensische Zorg en de FPC-directeur. De managementafspraken betreffen de prestaties respectievelijk de inspanningen die in het jaar door de inrichting moeten worden geleverd. In deze paragraaf leest u hoe u een voorstel maakt voor producten, budget en speerpunten. De toegevoegde waarde van het managementafsprakenbrief ten opzichte van het A3-jaarplan, is dat na afloop van het A3 jaarplan gesprek: belangrijke thema s zijn doorvertaald in managementafspraken waarop de directeur Forensische Zorg stuurt resp. door de FPC-directeur wordt verantwoord; P x Q-productieafspraken zijn verbijzonderd naar te onderscheiden producttypes, en naar de bijbehorende budgetten; de prestatieafspraken op alle stuurindicatoren zijn vastgelegd; doelstellingen op alle prestatie-indicatoren zijn vastgelegd in het kader van de verantwoording; managementafspraken op speerpunten zijn vastgelegd, die mogelijk niet in de A3-jaarplannen van de sector en de inrichting zijn opgenomen. Het ingediende jaarplan is samen met de (concept) managementafsprakenbrief input voor het A3-jaarplangesprek met de directeur Forensische Zorg. De invulling van de met u overeengekomen aanpassingen van het managementafsprakenbrief wordt verzorgd door DForZo. Na het gesprek met de directeur Forensische Zorg worden de nader gemaakte afspraken verwerkt in het definitieve managementcontract. Het managementafsprakenbrief omvat een aantal onderwerpen die hierna worden toegelicht. Een voorbeeld van het managementafsprakenbrief met de genoemde onderwerpen vind u op intranet. 3.4.1 Te leveren producten In deze paragraaf vindt u informatie die betrokken dient te worden bij het opstellen van een voorstel voor productie- en plaatsingsafspraken. Pagina 18 van 40
3.4.2 Afspraken In uw jaarplan doet u een voorstel voor de in het planjaar te leveren productie per producttype. Graag verneemt DForZo van u de door u gewenste verhouding tussen de volgende parameters: risicointerventie-patiënten en longstay patiënten (absolute aantallen); longstay-basis/longstay-intensief (o.b.v. LAP plaatsingsadvies en plaatsingsbesluit van de Minister); aantal tijdelijke tbs-plaatsen -III en/of IV en/of V. Ten aanzien van uw vaste capaciteit ontvangt u ten behoeve van de budgetbepaling van DForZo de verhouding tussen doorstroom- en verblijfsplaatsen. Gelet op het beëindigen van Tender III en IV afspraken per 2013 (voor de meeste FPC s) en het starten van Tender V zal DForZo de doorstroom en verblijfsverhouding op een andere manier vaststellen. Hierover wordt u nog voor de aanvang van de inkoopronde van het jaar 2013 apart geïnformeerd. U geeft het totaal aantal plaatsen voor de te leveren capaciteit aan per 1-1-2013 en per 31-12-2013. Vervolgens berekent u de gewogen gemiddelde capaciteit over 2013 (berekening op dagbasis). Hierbij houdt u rekening met de periode waarin u een eventuele capaciteitsuitbreiding of -inkrimping van het betreffende product verwacht. Indien u wijzigingen verwacht in de capaciteit per 1-1-2013 (ten opzichte van het lopende jaar) en per 31-12-2013 (ten opzichte van 1-1-2013) verzoekt DForZo u hierop een toelichting te geven waarin u aangeeft waarom u deze wijziging verwacht. 3.4.3 Budget Het budget zal worden vastgesteld bij de managementafsprakenbrief, op basis van de door u opgestelde en met u besproken begroting. 3.4.4 Plaatsingsafspraken Voor het bepalen van het aantal eerste opnames verwijst DForZo u naar de definitie van een eerste opname. Deze kunt u vinden in de betreffende NZA-beleidsregel. Bij het opstellen van uw voorstel is het belangrijk uw verwachte uitstroom te betrekken. Naast het aantal (eerste) opnames verzoekt DForZo u aan te geven wat voor uw FPC de verhouding is tussen: man/vrouw persoonlijkheidsgestoorden psychotici IQ< 80 De plaatsing van tbs-gestelden geschiedt conform de aselecte plaatsingssystematiek. Binnen de doelgroepen van patiënten met een psychotische stoornis, persoonlijkheidsstoornis en zwakbegaafdheid worden patiënten aselect, bij de FPC s waar dit van toepassing is, geplaatst. Hierbij wordt rekening gehouden met de bezettingsgraad van de FPC s. DForZo zal voor 2013, voor zover mogelijk en indien van toepassing, flexibele plaatsingsafspraken met de FPC s. Hierdoor kunt u gevraagd om in alle redelijkheid- ook patiënten op te nemen van een andere categorie dan waarover vooraf plaatsingsafspraken zijn gemaakt. In 2012 zijn de FPC s, in het kader van het dalende bezettingspercentage, geprioriteerd indien het bezettingspercentage minder dan 95% bedroeg. DForZo Pagina 19 van 40
heeft besloten dit percentage in 2013 te handhaven. Het ministerie van Veiligheid en Justitie behoudt zich het recht voor dit percentage gedurende het jaar 2013 aan te passen indien daar aanleiding voor is. 3.5 Leegstandsregeling Vanwege de geschetste capaciteitsontwikkelingen bij de FPC s?, is de leegstandsregeling ook in 2013 van toepassing. In deze paragraaf wordt de afrekensystematiek van deze regeling beschreven. Nacalculatie op basis van gerealiseerde productie De productieafspraken worden nagecalculeerd, indien er geen sprake is van onvoldoende toeleiding. Dit houdt in dat het budget wordt verminderd als de gerealiseerde totale productie lager ligt dan de afgesproken totale productie die in het budget is opgenomen. In een formule wordt de vermindering van het budget als volgt berekend: (1 -/- (gerealiseerde productie / afgesproken totale productie)) * (budget conform P x Q). Een hoger gerealiseerde totale productie dan overeengekomen, dient vooraf afgestemd te worden en zal, na schriftelijke instemming van de directeur Forensische Zorg, tot aanpassing van het budget leiden. In beginsel wordt een hogere productie alleen afgesproken in het kader van uitbreiding tijdelijke tendercapaciteit. Met betrekking tot de nacalculatie op de tijdelijke capaciteitsuitbreiding geldt het volgende. Indien de gerealiseerde productie minder is dan de in totaal afgesproken productie zal het niet geproduceerde deel van het budget terugvloeien naar DForZo. Bij het eventuele terugvloeien van budget wordt eerst gerekend met P*Q - budget indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -V, vervolgens indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -IV, vervolgens indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -III en vervolgens indien van toepassing van de reguliere capaciteit. 3.5.1 Voorwaarden leegstandsregeling in 2013 Volgens de leegstandsregeling wordt zoals hierboven beschreven, eerst de P*Q op de laatst afgesproken en goedgekeurde tender in mindering gebracht. Aan de leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden: 1 nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de FPC s na het verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden, kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling. 2 indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2012, dan zal de reguliere kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst. Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo; 3 de leegstandsregeling is van toepassing indien er ondanks de flexibele plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken van toeleiding van patiënten vanuit DForZo. 4 de leegstandsregeling is niet van toepassing op een transmurale voorziening. Pagina 20 van 40
3.5.2 Vergoeding leegstandsregeling Indien sprake is van een leegstandsvergoeding worden de volgende kosten vergoed: 1 de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten (ad 50 per dag plus indexatie (indien van toepassing), RGD-huur, energie, OZB); 2 de hoge bedprijs TBS/FPK (in alle gevallen). De kosten van instandhouding, inventaris en de geoormerkte kosten die separaat worden afgerekend worden buiten beschouwing gelaten. De leegstandsregeling vervalt bij volledige invoer van de DBBC s (en daarmee ook de NHC s). In zowel het DBBC tarief als wel in de NHC is een percentage opgenomen voor dekking van de leegstand. Bij de invoer van het zogenoemde transitiemodel (zie beleidsregels van de NZa) zal de leegstandregeling ook procentueel worden berekend op basis van de budgetparameters. 3.6 Prestatie-indicatoren Bij het opstellen van het A3-jaarplan zijn de prestatie-indicatoren van groot belang. In het jaar 2013 worden voor de Rijks FPC s drie sets prestatie-indicatoren gehanteerd: prestatie-indicatoren van DJI; prestatie-indicatoren voor de forensische zorg van (de opvolger van) Zichtbare Zorg. prestatie-indicatoren voor de forensische zorg van doelmatigheid. Hieronder worden de voor rijks-fpc s van toepassing zijnde prestatie-indicatoren van DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw viermaandsrapportage en in uw jaarverslag. (Zie hoofdstuk 5 en 6 van deze handleiding). DForZo verzoekt u in uw jaarplan een doelstelling op te nemen per indicator. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2013. De doelstelling kan afwijken van andere FPC s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten. In het A3 neemt u alleen die indicatoren op waarop u in het jaarplan gaat sturen. Voor deze prestatie-indicatoren, de stuurindicatoren, zijn zowel de norm als de doelstelling van toepassing. Voor de resterende prestatie-indicatoren (verantwoordingsindicatoren) is alleen de norm van toepassing. DForZo verzoekt u in uw jaarplan een doelstelling op te nemen per indicator. Deze doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2013. De doelstelling kan afwijken van andere FPC s en andere jaren. U wordt verzocht de doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten. 3.6.1 Afspraken prestatie-indicatoren Op de website www.forensischezorg.nl is een overzicht opgenomen van de voor de rijks-fpc s geldende prestatie-indicatoren. De prestatie-indicatoren die decentraal zijn ontwikkeld kunnen door de decentrale manager naar eigen inzicht worden opgenomen in het eigen A3-jaarplan. Deze prestatie-indicatoren zullen worden besproken met de directeur Forensische Zorg. Pagina 21 van 40
Prestatie-indicatoren DForZo 2013 Rijks FPC s FPC Frequentie Prestatie-indicatoren (relevant) uit informatieprotocol bestuursdepartement 1 Bezettingsgraad X 3 2 Ontvluchtingen X 3 3 Overige onttrekkingen X 3 4 Aantal geweldsincidenten onderling X 3 5 Aantal geweldsincidenten tegen personeel X 3 6 Gegronde klachten X 3 7 Arbeidsverzuim personeel X 3 8 Gemiddelde behandelduur X 1 DJI-brede prestatie-indicatoren 9 Integriteit personeel X 3 10 Functioneringsgesprekken X 3 11 GVM is periodiek geactualiseerd en naar DForZo verzonden X 3 12 Mobiliteit (in- en uitstroom) van personeel X 3 DForZo-sectorale prestatie-indicatoren voor TBS 13 Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames X 3 14 Doorstroom X 3 15 Uitstroom per vertrekcategorie per FPC X 3 16 Bijzonder voorval X 3 17 Aantal recidive tijdens uitvoering TBS maatregel X 1 18 Mobiliteit personeel X 1 19 Financieel jaarresultaat FPC X 1 3.6.2 Prestatie-indicatoren Zichtbare Zorg Het ministerie van VWS stopt per 2013 met het beheer en de ontwikkeling van de prestatie-indicatoren van Zichtbare Zorg. DForZo neemt in overleg met GGZ Nederland de verdere ontwikkeling van de forensische prestatie-indicatoren over. In 2013 kunnen de zorgaanbieders rapporteren over de prestaties in 2012. In 2012 worden de zorgaanbieders nader geïnformeerd over dit onderwerp. 3.6.3 Prestatie-indicatoren doelmatigheid DForZo en de FPC s willen de doelmatigheid van de tbs vergroten. Dit kan met name worden gerealiseerd door tbs-gestelden niet langer dan nodig is op de dure behandelplaatsen te laten verblijven. In overleg met de FPC s zijn prestatieindicatoren doelmatigheid vastgesteld waarmee de behandelresultaten tussen de FPC s kunnen worden vergeleken. Er zijn drie prestatie-indicatoren afgesproken, te weten: 1 gemiddelde verblijfsduur op peilmoment; 2 binnen twee jaar met begeleid verlof; 3 percentage patiënten met een verlofmarge. DForZo verzoekt u in uw jaarplan 2013 inzichtelijk te maken op welke wijze u stuurt op een verbetering van de uitkomst(en) op de indicator(-en) indien één of meerdere scores op de prestatie-indicatoren doelmatigheid slechter uitvallen dan in de Pagina 22 van 40
voorgaande periode. In maart 2013 wordt de resultaten op de prestatie-indicatoren besproken. Daarnaast zal in overleg met de FPC s afstemming plaatsvinden over de doorontwikkeling van de indicatoren 2013. 3.6.4 MITS De FPC heeft een registratieverplichting inzake MITS en MIP/TBS. Dit houdt in dat alle mogelijke informatie met betrekking tot de TBS cliënt in MITS en MIP/TBS bijgehouden dient te worden. MITS en MIP/TBS wordt door DForZo gebruikt als informatiebron voor allerlei doeleinden, onder meer voor rapportages naar de Tweede Kamer. Tevens is MITS in principe leidend bij onder meer het bepalen van het totaal aan verzorgingsdagen bij de eindafrekening. Bij het vervallen van de viermaandsrapportage is het tijdig, volledig, juist en accuraat registreren in MITS/MIP nog meer van belang. 3.6.5 IFZo DForZo bepaalt het inkoopbeleid mede op basis van de geaggregeerde zorgbehoefte die kan worden bepaald op basis van het totaal aantal indicatiestellingen. Het proces van indicatiestelling en plaatsing wordt ondersteund door de centrale registratie en vastlegging van gegevens in het daartoe ingerichte Informatiesysteem Forensische Zorg (IFZo). Op basis van deze gegevens kan tevens inzicht worden verkregen in de actuele vraagontwikkeling en de mogelijkheden van plaatsing bij het gecontracteerde zorgaanbieders. Het is daarom van essentieel belang en derhalve verplicht voor FPC s om de gegevens over het gecontracteerde zorgaanbod in IFZo actueel te houden gedurende de looptijd van de overeenkomst. Dat kan op dit moment door de wijzigingen in het zorgaanbod actief door te geven aan afdeling plaatsing van DForZo. Op korte termijn wordt het mogelijk dat de zorgaanbieder de (gewijzigde) productieafspraken in het zorgaanbod zelf wijzigt in IFZo. U wordt daarover te zijner tijd geïnformeerd. De productieafspraken worden in DBBC termen gemaakt. Ook bij de indicatiestelling en plaatsing worden deze termen gehanteerd. Om een juiste aansluiting tussen vraag en aanbod mogelijk te maken, wordt u gevraagd om uw zorgaanbod in IFZo ook in DBBC termen te specificeren. Om te komen tot een optimale aansluiting tussen de indicatiestelling en plaatsing in het gecontracteerde zorgaanbod, verplicht DForZo de Zorgaanbieders de informatie over de beschikbaarheid van het gecontracteerde zorgaanbod tijdig en volledig aan te leveren via IFZo. Een handleiding IFZo is digitaal beschikbaar via www.forensischezorg.nl. 3.7 Begroting Bij dit onderdeel worden richtlijnen en financiële overzichten gegeven voor het opstellen van de begroting van uw FPC. De onderdelen van de begroting zijn: 4 een onderbouwde raming van het vermoedelijk beloop in 2013; 5 een raming van baten en lasten, bestaande uit: een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de meest recente verstuurde budgetbrief van uw FPC, de eventuele door u aangeboden tarieven voor tijdelijke capaciteit uitbreidingen en aangevraagde (boven)normatieve toeslagen en toevoegingen; een specificatie van de bovennormatieve toeslagen en toevoegingen voor beleidsintensivering en /of bijzondere omstandigheden per hoofdkostensoort; een berekening van de bovennormatieve toevoeging i.v.m. afschrijvingskosten initiële investeringen huisvesting/infra; Pagina 23 van 40
6 een onderbouwde raming van de totale integrale uitgaven en ontvangsten voor het begrotingsjaar. De begroting dient te bestaan uit onderbouwde ramingen. Per onderdeel van de begroting betekent dit: cijfermatig(e) overzicht(en) met de uitkomsten van de ramingen; toelichtingen met een duidelijke onderbouwing van de ramingen. Zonder een onderbouwing van de ramingen is het financiële gedeelte van het jaarplan niet volledig. De financiële overzichten kunnen van www.forensischezorg.nl worden gedownload. 3.8 Voorstel DBBC De formats voor de inhoudelijke onderbouwing treft u aan in bijlage 2. De productiesheets voor DBBC en budgetparameters zijn naar verwachting 1 september 2012 beschikbaar op www.forensischezorg.nl. 1 Hoe is de offerte voor het jaar 2013 opgebouwd? Ga daarbij in ieder geval in op de rol van de onderstaande elementen: Herschikking van het jaar 2012 Verwachte instroom en uitstroom van patiënten Registratie Facturatie Onder handen werk 2 Waarop wijkt de realisatie van het jaar 2012 af van de offerte voor het jaar 2012 die u heeft ingediend? Hoe werkt dat door in de offerte voor het jaar 2013? 3 Wat zijn de effecten van eventueel ingezette ambulantisering op de DBBC offerte? 4 Indien wijzigingen zijn opgetreden in de soorten productgroepen ten opzichte van de herschikking van het jaar 2012 dan een toelichting geven? 5 Indien wijzigingen zijn opgetreden in de typen verblijfsoorten ten opzichte van de herschikking van het jaar 2012 dan een toelichting geven? 6 Wat is de gemiddelde looptijd van een DBBC binnen uw organisatie uitgesplitst naar zorg met en zorg zonder verblijf? 7 Vergelijk 2 profielen van onderstaande hoofd diagnosegroepen met de profielen uit de Profielengids DBBC (voorheen In- en Verkoopgids DBBC te vinden op de website www.forensischezorg.nl) aan middel gebonden stoornis problemen i.v.m. misbruik of verwaarlozing Mochten bovengenoemde behandelgroepen bij uw organisatie niet voorkomen dan vragen wij u de meest voorkomende behandelgroepen in uw organisatie te vergelijken. Gevraagd wordt in ieder geval aan te geven in hoeverre het profiel van toepassing is op uw organisatie aangaande de volgende aspecten: Bijbehorende nevendiagnoses; Welk aandeel hebben deze productgroepen in het totaal aantal DBBC s; In welke mate is er sprake van afwijkingen ten aanzien van: Gemiddelde uren directe/indirecte patiëntenzorg; Pagina 24 van 40
De belangrijkste activiteiten; De gemiddelde mix van de beroepsoefenaren; Het gemiddeld aantal verblijfsdagen. 8 Beschrijf van twee (geanonimiseerde) patiënten het behandeltraject uit één van de bovenstaande profielen. 3.9 Bijlagen jaarplan Bij het jaarplan, levert u tevens de volgende bijlagen aan: 1 Renovatie- en bouwplannen U wordt verzocht eventuele renovatie- en bouwplannen in volgorde van gewenste prioritering als bijlage in het jaarplan toe te voegen. Alleen de in het jaarplan ingebrachte renovatie- en bouwplannen worden in behandeling genomen. 2 Meerjarig investeringsplan Om vroegtijdig meer inzicht te verkrijgen in gewenste investeringen is het verplicht om een meerjarig investeringsplan op te nemen in het jaarplan. Het is hierbij van belang dat alle gewenste investeringen (inclusief huisvestingsvoorzieningen) worden vermeld in het investeringsplan 2012, ook wanneer daar nog geen akkoord voor is gegeven. Het SSC zal u voor de invulling van het format benaderen (zie proces investeringsjaarplan SSC). Het SSC zal in overleg met u het format invullen en uiterlijk 15 september afronden, zodat u deze als bijlage aan het jaarplan 2012 kan toevoegen. De investeringsplannen worden door het SSC verzameld, waarna deze worden getotaliseerd. Vervolgens zal het totale investeringsplan van DJI worden voorgelegd aan de hoofddirectie. Na akkoord van de hoofddirectie wordt u geïnformeerd over de voorgenomen Europese aanbestedingen die voor het komende jaar gepland staan. Zoals vermeld in de circulaire Voorafgaand toezicht inkoop (28 mei 2010) zal inkoopbeheer, waaronder ook de investeringsplannen, een vast agendapunt worden in de A3-managementgesprekken. Pagina 25 van 40
4 Structuur financieel jaarverslag 4.1 Inleiding In een inleiding op het financiële verslag geeft u een toelichting op de financiële situatie van de organisatie. Neem onder meer een korte beschrijving op van de inhoud van de meest recente managementletter van de Departementale Auditdienst of van de sectie Interne Controle en Concernadministratie van het hoofdkantoor. Vermeld hierbij het oordeel over het financiële beheer. De definitieve afrekening 2011 en de meest recente budgetbrief 2012 De definitieve afrekening over 2011 gebruikt u om de beginbalans uit JUFAR te corrigeren. Deze gecorrigeerde beginbalans gebruikt u voor het jaarverslag 2012 Omdat de definitieve financiële verslaglegging meer tijd vergt, is het financieel jaarverslag losgekoppeld van het jaarverslag/3e viermaandsrapportage en wordt dit op een later moment aangeleverd. De datum voor aanlevering van het financieel jaarverslag is 1 maart 2013. In dit hoofdstuk wordt eerst stilgestaan bij het controleren van de financiële gegevens over het verslagjaar. Vervolgens worden richtlijnen gegeven voor de financiële verslaglegging in het jaarverslag. 4.2 Controle van de gegevens De financiële verslaglegging baseert u op de gegevens uit JUFAR-DJI. De volgende overzichten zijn daarbij in ieder geval nodig: Balans/V+W-rekening met balansversie ZDJT (transactie F.01); Kostenplaatsadministratie>Plan/ werk.- vergelijkingen>kostenplaatsen: werkelijk/ plan/ afw.(1sip) of Gebied: kostenplaatsen (1SKL) (transactie KSBB). Voor details op allerlei gebied kunt u gebruik maken van de informatiesystemen in de gebieden Grootboek, Activa, Debiteuren en Crediteuren. Indien nodig kunt u deze overzichten afdrukken. Technische vragen over de overzichten kunt u stellen aan de GDI in Zoetermeer. 4.3 Opstellen van het financiële verslag Het financiële deel van het jaarverslag bevat minimaal de volgende onderdelen: 1 Inleiding; 2 Begin- en eindbalans (met toelichting); 3 Winst- en verliesrekening (incl. arbeid met toelichting); 4 Berekening exploitatiereserve; 5 Overzicht uitputting bovennormatieve bijdrage (geoormerkt) met toelichting en onderbouwing; 6 Verantwoording maatregelen BHV; 7 Formatie- en bezettingsoverzicht. Pagina 27 van 40
4.3.1 Begin- en eindbalans en toelichting De begin- en eindbalans dienen te voldoen aan de volgende richtlijnen: de begin- en eindbalans bevatten tenminste de posten die aangegeven zijn in bovenstaand overzicht; in de beginbalans is de definitieve afrekening over 2011 verwerkt. Het exploitatiesaldo over dat jaar zal daardoor niet zichtbaar zijn en de exploitatiereserve komt overeen met de bij de afrekening vastgestelde stand. Bij de balans dient u de volgende toelichtingen te geven: 1 Een overzicht van niet uit de balans blijkende verplichtingen; 2 De veranderingen in de materiële vaste activa; 3 De veranderingen in de leenfaciliteit; 4 De veranderingen in de voorziening met een toelichting op de mutaties; 5 Een toelichting op de stand van de post Vorderingen per 31-12-2012. Daarbij dienen de vorderingen groter dan 45.000 te worden onderscheiden evenals alle eventuele vorderingen als gevolg van ESF-subsidies. Van deze vorderingen dient tevens de vorderingstermijn te worden aangegeven; 6 Een toelichting op de stand van de post Schulden en Verplichtingen per 31-12- 2012. Daarbij dienen de verplichtingen groter dan 45.000 apart te worden toegelicht. Specifieke aandacht dient te worden besteed aan het onderwerp Vooruitontvangen bijdrage hoofdkantoor. Hierbij zij vermeldt dat bijdragebrieven die in 2012 zijn ontvangen, (mede) betrekking kunnen hebben op bedragen, die bedoeld zijn als bijdragen voor jaren na het boekjaar 2012. In de daarvoor bedoelde kolom vermeldt u het totale bedrag van de betreffende post, dus inclusief het in 2012 aan te wenden bedrag. Het in boekjaar 2012 aangewende bedrag noteert u in de daarvoor bedoelde kolom. Het dan nog resterende overlopende bedrag maakt u zichtbaar in de kolom Stand per 31-12-12. Ook kan het voorkomen dat al in een voorgaand jaar bedragen zijn ontvangen die doorlopen tot in en eventueel na het boekjaar 2012. De betreffende bedragen dienen eveneens in het overzicht te worden opgenomen; 7 Indien de tussenrekeningen niet leeg zijn, vermeldt u de grootte en aard van de onderliggende posten en de reden(en) waarom deze posten niet weg zijn geboekt; 8 Geef een toelichting op de ontwikkeling van de exploitatiereserve. Een positief exploitatiesaldo wordt in beginsel in zijn geheel toegevoegd aan de exploitatiereserve. Wordt de reserve daardoor groter dan het gestelde maximum, dan vloeit het meerdere terug naar het hoofdkantoor DJI. Voor de spelregels wordt verwezen naar de op intranet opgenomen Financiële kaderregeling. Voor het samenstellen van de balans kunt u het volgende overzicht uit JUFAR-DJI gebruiken: Balans/V&W-rekening met balansversie ZDJT (transactie F.01). Op de balans zijn de posten tussenrekeningen en rekening courant zowel aan actiefals aan passiefzijde voorgedrukt. Geef het saldo aan afhankelijk van het teken aan actief- óf passiefzijde. 4.3.2 De verlies- en winstrekening De verlies- en winstrekening dient te voldoen aan de volgende richtlijnen: de rekening bevat ten minste de posten, zoals aangegeven in de formats op intranet; de integrale bijdrage en het resultaat over 2012 zijn aangepast conform de definitieve afrekening over dat jaar; de integrale bijdrage 2012 is gecorrigeerd voor vooruit ontvangen bijdragen (niet bestemd voor deze verslagperiode), door het FPC voorgestelde afrekening op Pagina 28 van 40