Verzonden per mail Naarden, 19 februari 2015 Geachte contactpersoon, Tussen ARAG Legal Services (hierna: ARAGLS) en Omnius is afgesproken dat vanaf 1 augustus 2014 de factuur in een ongedekte betalende zaak verzonden kan worden naar ARAG LS in plaats van naar de cliënt. ARAGLS verhaalt de advocaatkosten vervolgens op de klant. Het incassorisico komt bovendien voor rekening van ARAGLS. Uw factuur wordt na circa 10 werkdagen door ARAG voldaan. Voor deze dienst betaalt uw kantoor 2,5% over het gefactureerde bedrag. Over deze werkwijze bent u in 2014 uitvoerig geïnformeerd en het grootste deel van de kantoren werkt inmiddels conform deze afspraken. Recent hebben ARAGLS en Omnius deze facturatiemethode geëvalueerd en is besloten de werkwijze voort te zetten en met ingang vanaf heden verplicht te stellen voor alle deelnemers binnen het Omnius netwerk. Graag brengen wij daarom nogmaals de procedure rondom de facturatie aan ARAGLS bij u onder de aandacht. Daarvoor zijn de volgende bijlages opgesteld: FAQ facturatie ARAGLS Voorbeeldfactuur / declaratiemethode Voorbeeld opdrachtbevestiging met clausule ARAGLS facturatie Op verzoek is uitgezocht of er tuchtrechtelijk een bezwaar zou bestaan de factuur en urenspecificatie in een zaak te versturen naar een andere partij dan de cliënt waarvoor u de werkzaamheden heeft verricht. Dat bezwaar blijkt er niet te zijn. Wel verdient het aanbeveling in de opdrachtbevestiging melding te maken van het feit dat u met toestemming van de cliënt de factuur voor de werkzaamheden indient bij ARAGLS en dat ARAGLS de advocaatkosten weer zal doorfacturen naar de verzekerde. In de bijlage treft een voorbeeld opdrachtbevestiging met daarin een clausule waarin de werkwijze is verwerkt. Ik verzoek u vriendelijk om kennis te nemen van de bijlagen en de informatie binnen uw kantoor te verspreiden en de juiste mensen (financiële administratie) te instrueren. Deze informatie is ook na te lezen op het intranet. Mocht u een nadere toelichting wensen dan ben ik hiervoor beschikbaar. Met vriendelijke groet, Henri Niezink Omnius
FAQ facturatie via ARAG Legal Services 1. Wanneer stuur ik de factuur naar ARAG Legal Services? U kunt maandelijks een factuur van de werkzaamheden sturen naar ARAG Legal Services. Waar u volgens uw eigen richtlijnen een voorschot zou vragen doet u dit ook in geval de zaak via ARAG Legal Services is binnen gekomen. Kortom: u factureert de ARAG Legal Services zaken op hetzelfde moment als dat u uw reguliere zaken in rekening brengt. 2. Moet ik een voorschot vragen? Nee, dat is niet verplicht. In bepaalde gevallen is het wel noodzakelijk een voorschot te vragen en dit in de opdrachtbevestiging te vermelden, bijvoorbeeld als u weet dat klant krap bij kas zit of als er direct geprocedeerd moet worden. Hanteert u een voorschot begin dan niet aan de zaak voordat het voorschot is voldaan. Van ARAG Legal Services ontvangt u het bericht als een voorschot is voldaan. 3. Hoe bereken ik de 10% korting door aan de cliënt? Door 10% in mindering te brengen op het van toepassing zijnde Omniustarief. Communiceer dit tarief in de opdrachtbevestiging naar de cliënt en op de factuur. De korting is niet van toepassing op verschotten. 4. Hoe verwerk ik de 2.5% commissie voor ARAG in de factuur? U verwerkt de commissie door het totale honorarium te verminderen met 2.5%. Over de verschotten hoeft geen commissie afgedragen te worden. U dient de commissie bij elke factuur in rekening te brengen en niet op te sparen tot de eindfactuur. Het is van belang dat u de opbouw van het tarief helder verwerkt op de factuur aan ARAG Legal Services. NB. u kunt de commissie niet verwerken in uw uurtarief! 5. Binnen welke termijn voldoet ARAG Legal Services de factuur? Is de factuur correct, dan zal ARAG Legal Services de factuur binnen 10 werkdagen voldoen. Betreft het een voorschotfactuur dan zal ARAG Legal Services de factuur voldoen zodra de cliënt het voorschot heeft voldaan. U ontvangt van ARAG Legal Services een seintje dat het voorschot binnen is en u aan de zaak kunt beginnen. 6. Hoe verreken ik mijn kantoorkosten in de factuur? Omnius hanteert geen kantoorkosten. Om vragen te voorkomen vermeldt u dan ook bij voorkeur geen kantoorkosten op de factuur. Doet u dit wel, laat dan duidelijk zien dat deze kosten in het tarief zijn verwerkt. 7. Waar moet de factuur naar toe? De factuur moet uitsluitend per mail gestuurd worden naar: info@araglegalservices.nl. De tenaamstelling is als volgt: ARAG Legal Services BV, t.a.v. mevrouw M. Jordans Postbus 187 3830 AD te Leusden.
Vermeld op de factuur altijd duidelijk het door ARAG Legal Services (bij de aanvraag) meegestuurde dossiernummer en klantnaam. 8. Welke gegevens stuur ik mee met de factuur naar ARAG Legal Services? Stuur altijd een urenspecificatie mee met de factuur (voorzien van de tijd, het uurtarief en bedrag). Deze urenspecificatie stuurt ARAG Legal Services mee naar de klant. Hier mag de commissie van 2.5% dus niet op in mindering zijn gebracht. 9. Hoe factureer ik een fixed price? Dit factureert u bij aanvang van de zaak conform de hierboven genoemde regels. 10. Wat te doen bij het sluiten van de zaak? Zodra u de zaak gaat sluiten, dan ontvangt ARAG Legal Services hiervan graag bericht. Zo kan het dossier ook in het systeem van ARAG Legal Services gesloten worden. Als in de zaak met een voorschot is gewerkt, laten weten of het voorschot als depot heeft gediend of als het voorschot opgesoupeerd is? 11. Waar en bij wie kan ik vragen stellen? Algemene vragen over de afspraken tussen Omnius en ARAG Legal Services kunt u stellen aan Omnius. Vragen over factureren in individuele zaken kunt u stellen aan ARAG Legal Services: Secretariaat: Nancy van den Brink tel 033 4342150, n.vandenbrink@araglegalservices.nl Operationeel manager: Mariette Jordans tel 033 4342656, mariette.jordans@araglegalservices.nl Contactpersoon bij Omnius Henri Niezink 035-6321327 henri@omnius.nl
VOORBEELD OPDRACHTBEVESTIGING OMNIUS Geachte heer, mevrouw, U heeft mij (ons; in dat geval namen betrokken advocaten noemen) op (datum) de opdracht verstrekt om (omschrijving aard en omvang van de opdracht) (indien van toepassing naam en duidelijke omschrijving product) Op mijn (onze) werkzaamheden zijn van toepassing de algemene voorwaarden van (naam kantoor) die zijn bijgesloten. (indien product of vaste fee van toepassing) De prijs die van toepassing is op het afgesproken product of dienst (naam) bedraagt ( ). (indien uurtarief van toepassing) Het geldende uurtarief voor mijn werkzaamheden bedraagt (bedrag invullen) exclusief 21% BTW. (Optioneel) Het is mijn (gewoonte om maandelijks te declareren. U ontvangt daarbij een specificatie. In deze specificatie kunt u lezen welke werkzaamheden wanneer voor u zijn verricht en hoeveel tijd met die werkzaamheden gemoeid is geweest. (Optioneel) De overige kosten ten behoeve van deze zaak, zoals bijvoorbeeld deurwaarderskosten, griffierecht, uittreksels, etc., zullen door mij aan u worden doorberekend. (indien facturatie via ARAG Legal Services Alleen betalende zaak!) In uw zaak wordt de (voorschot) declaratie in eerste instantie voldaan door ARAG Legal Services. U geeft ons toestemming de declaratie en de urenspecificatie te versturen naar de ARAG Legal Services die vervolgens de declaratie bij u indient conform afspraken. Mijn diensten worden geleverd aan u en tussen mij en de ARAG Legal Services bestaat geen opdrachtrelatie. Voor de goede orde wijs ik u erop dat aan mijn sectie meerdere advocaten zijn verbonden. In voorkomende gevallen kan ik mijn sectiegenoten of andere kantoorgenoten verzoeken in mijn dossiers ondersteunende werkzaamheden te verrichten. Uit onze bespreking is gebleken dat u we/lniet in aanmerking komt voor een zogenaamde toevoeging (een (deels) door de overheid betaalde advocaat). Mocht u op enig moment wel in aanmerking komen voor een toevoeging, dan verneem ik dat graag. Voor de werkzaamheden die zijn verricht tot het moment dat u meldt dat u recht heeft op een toevoeging blijft het overeengekomen honorarium verschuldigd. (optioneel) U en ik zijn overeengekomen dat u op betalende basis wordt bijgestaan. U doet afstand van uw recht om op basis van gefinancierde rechtsbijstand te worden bijgestaan. De eerder beschreven financiële voorwaarden zijn van toepassing.
Op grond van de huidige Wet Bescherming Persoonsregistraties is beroepsmatig gebruik van uw gegevens zonder melding toegestaan. Daarnaast zal er van uw gegevens gebruik gemaakt worden bij nieuwe zaken ter controle op eventueel tegenstrijdig belang (met u als cliënt). Ook zal in het kader van externe toetsing van deze processen door een auditor een aantal, slechts formele, gegevens van ook uw zaak bekeken kunnen worden. Dit uiteraard onder strikte geheimhouding zoals door mij ten opzichte van u verschuldigd en gegarandeerd. We spraken af elkaar via te infomeren via elektronische gegevensuitwisseling (via internet en e- mail) en realiseert zich dat ondanks alle door ons kantoor in acht genomen veiligheidsvoorzieningen er geen absolute zekerheid tegen raadpleging door onbevoegden gegeven kan worden. (optioneel, bij nieuwe cliënten en particulieren) Ik doe u hierbij toekomen een voorschotnota ad,- - (exclusief BTW) voor de door mij verrichte alsmede te verrichten werkzaamheden. Vriendelijk verzoek ik u per omgaande voor betaling van dit bedrag zorg te dragen. De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag waarop de afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft. Zie hiervoor onze website. Ten slotte meld ik u dat ik als dienstverlener tegenwoordig gehouden ben op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van Terrorisme (WwfT) en de Vafie (Verordening op de administratie en de financiële integriteit) elke cliënt te identificeren. Om bedrijfsorganisatorische redenen hanteren wij als beleid dat wij alle cliënten identificeren, ongeacht of de dienst die wordt verricht, valt onder de Wwft of niet. Hiertoe bewaren wij een kopie van het paspoort of rijbewijs in het dossier. Ons kantoor is aangesloten bij Omnius en heeft vakbekwaamheid en service als aandachtspunt. Is er desondanks reden tot onvrede dan verzoek ik u vriendelijk direct contact met mij op te nemen. Bij het afsluiten van de zaak ontvangt u vanuit Omnius het verzoek om mee te werken aan een klanttevredenheidsonderzoek. Ook op dat moment kunt u aangeven hoe u onze dienstverlening wil waarderen. Onze klachtenregeling is te vinden op de website van ons kantoor en wordt u op eerste verzoek toegezonden. (naam en handtekening cliënt voor akkoord)
VOORBEELD FACTUUR T.A.V ARAGLS Dossiernummer: Omschrijving Honorarium op basis van specificatie (a 170,00) Omnius korting (10%) Commissie Facturatie ARAGLS 2,5% Bedrag 1700,00 170,00 42,50 Totaal 1487,50 21% BTW 312,37 Griffierechten 281,00 Totaal incl. BTW 2080,87