Jaarverslag 2013 Inhoudsopgave Voorwoord 1 Activiteiten 2 Donateurs en vrijwilligers 4 Bestuurlijke organisatie 5 Evenementen 6 Balans 7 Winst- en verliesrekening 8 Algemene informatie 9 Eibergen, januari 2013
Voorwoord Na een periode van 5 jaar is Henk Nijhof in november afgetreden als voorzitter. Hij heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het succes van ons theater. Vanaf 14 november 2013 heb ik het spreekwoordelijke stokje van hem overgenomen. Er staat een stevige organisatie en dat vormt de basis voor verdere ontwikkelingen van het OLT. In 2012 is reeds aangekondigd dat het beheer van de accommodatie zal worden uitgevoerd onder leiding van een beheer Project coördinator. Vanaf mei 2013 wordt deze functie daadwerkelijk binnen het bestuur vervuld. In 2013 zijn wederom veel verbeteringswerkzaamheden uitgevoerd (meer hierover in het verslag). Daarnaast zijn we nog steeds volop in de voorbereidingen voor de renovatie van de tribune en plaatsen van een overkapping. Het is helaas niet mogelijk gebleken de renovatie vóór aanvang van het nieuwe seizoen af te ronden. We hebben een prachtig jaar achter de rug. De evenementen werden op een enkele na goed bezocht. We waren bij Racoon, Have A Nice Day en Herman van Veen uitverkocht! We hebben meer dan 15.000 bezoekers mogen verwelkomen en dit alles heeft geresulteerd in een mooi positief resultaat We zijn vergevorderd met het programma voor 2014. Een programma dat voor een groot deel in het teken van het 60 jarig jubileum zal staan. Dit willen we groots vieren. De ontwikkelingen rond de renovatie worden voortgezet en ons doel is om de eerste schop in september 2014 in de grond te steken. De afgelopen drie maanden heb ik me ingelezen en ben ik ingewerkt. Ik had nu niet zover kunnen zijn zonder de hulp van de bestuursleden. De professionaliteit en drive waarmee de organisatie bestuurd wordt geeft mij de energie om ons theater nog beter op de kaart te zetten. Ik wil alle vrijwilligers, donateurs en iedereen die om welke reden dan ook betrokken is bij het openluchttheater danken voor de ondersteuning. Zonder jullie kunnen we als Openluchttheater niet bestaan. Dank aan jullie en op naar een Groots 2014! Berry Kransen Voorzitter. Openluchttheater Eibergen 1 een buitengewone belevenis
Activiteiten Naast de vele werkzaamheden rondom de evenementen in het theater blijven er voldoende activiteiten noodzakelijk om het theater te behouden en in de toekomst nog aantrekkelijker te maken. Hiervan een beknopte opsomming. Voorbereiding renovatie tribune De voorbereidingen voor de renovatie van de tribune en het plaatsen van een overkapping zijn ook in het verslagjaar doorgegaan. Een bouwteam bestaande uit enkele zeer betrokken en deskundige donateurs en vrijwilligers en twee bestuursleden zijn de plannen aan het uitwerken. In augustus 2013 heeft de gemeente Berkelland een bedrag aan ons overgemaakt van 64.100,-. Dit bedrag bestaat uit een tegoed van 20.000,- in het kader van de privatisering (toegekend december 2011) en aanvullende bijdrage van 44.100,- voor de voorgenomen renovatie van de tribune en overkapping. Dit bedrag is al een voorziening opgenomen en zal volledig worden ingezet om de plannen te realiseren. Volledige uitvoering van de voorgenomen plannen zal financieel niet haalbaar zijn zonder aanvullende financiële middelen. Eind dit jaar zijn initiatieven opgestart om bij de diverse fondsen extra middelen te verkrijgen. Start van de uitvoering zal niet eerder kunnen plaats vinden dan na het seizoen in 2014. De nut en noodzaak en de uitwerking van de plannen zijn door de PR-werkgroep van het Openluchttheater Eibergen weergegeven in een prachtige brochure onder de naam Opmaat naar de Toekomst II. Uitgevoerde verbeteringswerkzaamheden Ook in dit boekjaar zijn weer veel verbeteringswerkzaamheden uitgevoerd. Door de inzet van onze vrijwilligers en de betrokkenheid van onze zakelijke donateurs is het mogelijk dat deze werkzaamheden met een beperkt budget konden worden uitgevoerd. De belangrijkste uitgevoerde verbeteringen zijn: overkappingen toiletgebouw en opslag opknappen damestoiletten aanpassen verlichting realisatie bar aan bovenzijde tribune beplanting opknappen materiaalruimte straatwerk rondom toiletgebouw en achter koepel Met deze verbeteringen was een totaal bedrag gemoeid van ruim 12 duizend euro, welke volledig uit eigen middelen zijn opgebracht. Erfpacht Wij hebben het theater (grond en opstallen) sinds 4 september 2012 voor een periode van 20 jaar van de gemeente Berkelland in erfpacht hebben gekregen. Openluchttheater Eibergen 2 een buitengewone belevenis
Donateurs Het in stand houden van het theater lukt niet zonder de (financiële) bijdrage van onze donateurs. Ruim 100 zakelijke en 680 particuliere donateurs verlenen ons niet alleen financiële ondersteuning, maar getuigen ook van het grote draagvlak onder de bevolking van Eibergen en omgeving. In totaal is in 2013 een bedrag van 21.150,- aan donaties ontvangen, 11.800,- van bedrijven en 9.350,- van particulieren. Het is niet alleen de financiële ondersteuning die wij ontvangen. In veel gevallen kan geheel belangeloos een beroep worden gedaan op onze donateurs om ons te adviseren, materiaal beschikbaar te stellen of te ondersteunen bij het uitvoeren van grote klussen. Vrijwilligers Niet alleen het geld van de donateurs is belangrijk. Zonder de inzet van ruim 120 vrijwilligers, zou het beheer van het openluchttheater ondenkbaar zijn. Het grote aantal vrijwilligers is de kurk waarop het theater het hele jaar drijft. Niet alleen bij de zichtbare inzet tijdens de vele evenementen, maar het hele jaar door zijn de vrijwilligers actief om alles draaiende te houden. Veel vrijwilligers draaien mee in werkgroepen om het bestuur te ondersteunen. Extra veel werk is er dit jaar verzet door de onderhoudsploeg. Met weinig financiële middelen maar met erg veel inzet is veel (achterstallig) onderhoud uitgevoerd. Het seizoen wordt meestal geopend met een vrijwilligersdag in april. Op een zaterdag komen dan veel vrijwilligers bijeen om het theater klaar te maken voor het seizoen. Dit jaar hebben wij dit succesvol gecombineerd met de landelijke actie van het Oranjefonds: NL DOET. Het seizoen werd dit jaar in september afgesloten met een gezellige barbecue avond in het theater. ANBI registratie Met ingang van december 2013 staat onze stichting bij de Belastingdienst geregistreerd als Algemeen Nut Beogende Instelling. Het registratienummer is 8232.31.744. Deze status maakt het voor onze donateurs mogelijk om gebruik te maken van de extra fiscale aftrek van giften. Openluchttheater Eibergen 3 een buitengewone belevenis
Bestuurlijke organisatie Op 31 december 2013 was het bestuur als volgt samengesteld. Naam Functie Aandachtsgebied Jaar van aftreden Berry Kransen voorzitter 2018 Raph Schouten secretaris PR en communicatie 2014 Ton Schepers penningmeester financiën 2015 Marjon ten Brinke vrijwilligers 2015 Marco te Nijenhuis programmering 2016 Frank Giesbers beheer 2016 In december is Henk Nijhof als voorzitter afgetreden en opgevolgd door Berry Kransen. Onder leiding van Henk is een structuur neergezet waar we als bestuur jaren mee vooruit kunnen. Een woord van dank aan Henk is op zijn plaats Frank Giesbers is op 23 mei 2013 tot het bestuur toegetreden met het aandachtsgebied Beheer. De bestuurders worden benoemd voor een periode van vier jaar. Zij treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een volgens het rooster afgetreden bestuurder is onmiddellijk en onbeperkt herbenoembaar. De in een tussentijdse vacature benoemde bestuurder neemt op het rooster van aftreden de plaats in van degene in wiens vacature hij werd benoemd. De bestuurders ontvangen voor hun inzet geen vergoeding. Het verslag van de bestuursvergadering en de overige secretariële werkzaamheden worden uitgevoerd door Annika ter Stege. Het bestuur komt per jaar zo n 12 tot 15 keer bijeen. Onze stichting is aangesloten bij de Vereniging Nederlandse Openluchttheaters. Openluchttheater Eibergen 4 een buitengewone belevenis
Evenementen In 2013 hebben we de volgende evenementen georganiseerd. datum activiteit aantal bezoekers 20-25 jan schaatsbaantje 900 30-apr Oranjemarkt 300 11-mei Outdoor Spinning Marathon 100 11-mei Eibergen Swingt 150 26-mei Wereldfestival (café De Stier) 110 28-mei Feestdag Meno Ter Braakschool 800 1-jun Ongekend Goed Festival 180 7-jun Intocht Wandelvierdaagse 1.000 14-jun Racoon 1.500 22-jun Backcorner Boogie Band Afgelast 23-jun Rekken op Maat 200 27-jun Schooljaarafsluiting 2.800 29-jun Orkaan van het Oosten 200 6-jul Have A Nice Day 4.300 21-jul Oecumenische kerkdienst 250 18-aug Oecumenische kerkdienst Afgelast 24-aug Kermispop 60 24-aug Vogelschieten kermis 250 31-aug Herman van Veen 1.350 7-sep Festival op (de) Maat 300 16-sep Te-Dik Hiphop Festival 250 8-okt Mega rap Muziek en Kunstwijs 580 Totaal 2013 15.580 Totaal 2012 13.305 Totaal 2011 10.080 Totaal 2010 11.915 Totaal 2009 7.060 In het jaar 2013 is opnieuw een bezoekersrecord verbroken. Veel evenementen werden goed bezocht, met als hoogtepunt een uitverkocht theater met Have A Nice Day. In verband met de slechte weersomstandigheden konden enkele evenementen niet doorgaan of zijn verplaatst naar een andere locatie. Openluchttheater Eibergen 5 een buitengewone belevenis
Balans per 31 december Activa 2013 2012 Passiva 2013 2012 Vlottende activa Eigen vermogen Vorderingen Begin boekjaar 31.445 12.487 Debiteuren Voorziening renovatie 64.100 Overige 671 Resultaat boekjaar 15.578 18.957 Inventaris 2.879 2.007 Totaal vlottende activa 3.550 2.007 Totaal eigen vermogen 111.123 31.444 Liquide middelen Kortlopende schulden Lopende rekening Rabo 285 1.144 Nog te betalen kosten Spaarrekening 106.500 31.445 Crediteuren 2.004 4.851 Kasgeld 1.059 933 Omzetbelasting -1.733-766 Totaal liquide middelen 107.844 33.522 Totaal kortlopende schulden 271 4.085 Totaal activa 111.394 35.529 Totaal passiva 111.394 35.529 Openluchttheater Eibergen 6 een buitengewone belevenis
Winst- en verliesrekening 2013 2013 2012 werkelijk begroot Werkelijk Inkomsten Donaties 21.150 19.500 21.005 Evenementen Verkoop consumpties 34.446 46.200 37.378 Verkoop toegangskaarten 69.217 68.500 31.842 Doorbelaste organisatiekosten 13.771 9.500 15.057 Overige opbrengsten 6.429 2.500 5.451 Som inkomsten 145.013 146.200 110.733 Uitgaven Exploitatiekosten theater 17.930 13.300 12.084 PR en communicatie 3.390 3.850 3.791 Algemene kosten 4.725 3.500 4.240 Evenementen Inkoop materialen, goederen 14.524 20.800 18.698 Kosten artiesten 66.405 68.900 41.386 Kosten organisatie 22.925 22.500 11.044 Som uitgaven 129.898 132.850 91.243 Exploitatieresultaat 15.115 13.350 19.490 Financieringslasten -463-240 -253 Nagekomen baten en lasten 786 Jaarresultaat 15.578 13.590 18.957 Openluchttheater Eibergen 7 een buitengewone belevenis
Toelichting Winst- en verliesrekening Om beter inzicht te krijgen in de opbouw van het jaarresultaat is deze gesplitst in drie onderdelen, te weten het Resultaat exploitatie en beheer, het Resultaat evenementen en het Resultaat overige baten en lasten. De opbouw van de resultaten is hieronder weergegeven en van een beknopte toelichting voorzien. 2013 2013 2012 werkelijk begroot Werkelijk Resultaat exploitatie en beheer Donaties 21.150 19.500 21.005 Exploitatiekosten theater -17.930-13.300-12.084 PR en communicatie -3.390-3.850-3.791 Algemene kosten -4.725-3.500-4.240 Totaal -4.895 1.150 890 In het boekjaar zijn veel verbeteringen uitgevoerd (opgenomen onder Exploitatielasten theater). Een opsomming hiervan is elders in het jaarverslag opgenomen. Hierdoor zijn de werkelijke exploitatiekosten hoger uitgevallen dan begroot. Resultaat evenementen Verkopen 117.434 124.200 84.277 Overige opbrengsten 6.429 2.500 5.451 Uitgaven -103.853-112.200-71.128 Totaal 20.010 14.500 18.600 Resultaat overige baten en lasten Overige baten en lasten -463-240 533 Totaal -463-240 533 Openluchttheater Eibergen 8 een buitengewone belevenis
Algemene informatie Website E-mailadres Bezoekadres Postadres www.openluchttheatereibergen.nl info@openluchttheatereibergen.nl Grotestraat 46 7151 BD Eibergen Postbus 48, 7150 AA Eibergen KvK nummer 51329301 BTW nummer NL823231744B01 Bank NL03 RABO 0159 9613 43 Fiscaal nummer ANBI 8511 82 975 Openluchttheater Eibergen 9 een buitengewone belevenis