Beleidsplan Sponsoring 2011-2014 LTC LOENEN Periode 2011-2014 Sponsorcommissie Versie 3.2010.10.28
Inhoudsopgave Beleidsplan Sponsoring 2011-2014... 1 LTC LOENEN... 3 Waarom is er een beleidsplan Sponsoring?... 4 Waarom wordt er gekozen voor sponsoring?... 5 Wat is de rol van de sponsorcommissie?... 8 Welke vijf vormen van sponsoring kent de vereniging?... 9 Wat is de gedragscode op sponsoring?... 10 Hoe ziet het LTC Loenen sponsorprogramma samengevat uit?... 12 Wat zijn de sponsorprogramma s van LTC Loenen?... 13 Toelichting op Tegenprestatie Promotie & Reclame... 17 Sponsorovereenkomst (pagina 1 van 2)... 19 Sponsorovereenkomst (pagina 2 van 2)... 20 2 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 3
Waarom is er een beleidsplan Sponsoring? Sponsoring door bedrijven, instellingen of particulieren is een belangrijke bron van haar inkomsten voor de vereniging. Deze inkomsten zijn van waarde voor het behouden van een gezonde financiële basis en dragen bij aan het doelmatig verwezenlijken van haar sportieve doelstellingen en investeringen in de toekomst. Op hoog professioneel sport niveau vertegenwoordigen sponsorovereenkomsten vaak een waarde van soms vele miljoenen euro s. Echter, het grootste deel van de Nederlandse sponsormarkt speelt zich af bij de kleinere, amateursportverenigingen en is onderhevig aan veel concurrentie. Een beleidsplan is met name opgesteld voor een goede profilering en overzicht naar de (potentiële) betrokkenen van de vereniging. Daarom zijn naast een helder verenigingsbeleid ook een duidelijk sponsorbeleid essentieel voor een succesvolle basis voor het vertrouwen van en het bouwen van de relatie met en tussen de sponsoren en de leden. Het werven van sponsorgelden is een intensieve en tijdvergende activiteit voor de vereniging. Hierbij draait de vereniging op de vrijwillige inzet van haar leden. Om de (financiële en operationele) continuïteit binnen de uit te voeren sponsorwerving en relatiebeheer is dit sponsorbeleidsplan een handreiking aan de (nieuwe en huidige) leden om er mee aan de slag te gaan en te onderhouden. Het beleidsplan geeft aan wat de grenzen en mogelijkheden van clubsponsoring zijn. Het beleidsplan Sponsoring is een niet- vaststaand begrip. Met name deze eerste versie vraagt nog om aanpassingen en aanvullingen aangezien het in hoofdlijnen de richting aangeeft voor sponsoring. Als uitgangspunt zijn genomen het behoud en uitbreiding van de gezonde financiële situatie en het behoud van het unieke karakter van het tennispark. Daarnaast is maatwerk mogelijk om de wensen en uitingen van zowel de sponsor als de vereniging tegemoet te komen, met name op het gebied van Prestatie / Tegenprestatie en Publiciteit & Reclame. 4 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Waarom wordt er gekozen voor sponsoring? Hieronder volgen enkele mogelijke argumenten gerelateerd aan sponsoring door bedrijven, instellingen en individuele partijen en personen: Beweegredenen voor sponsoring: Publiciteit rondom de onderneming / merk / product / dienst; Tonen van aanwezigheid onderneming in de directe omgeving; Potentiële werknemers en (zakelijke / particuliere) klanten; Geen zakelijke motieven aanwezig: tonen van sociaal maatschappelijke betrokkenheid / vriendendienst Privé- relatie vanuit bedrijf met vereniging; Free publicity in regionale (en landelijke) media amateurclub levert meer voor hetzelfde geld ten opzichte van professionele club. Aanvullende voorwaarden voor sponsoring: Mogelijkheid tot sponsorvoorstel op maat gemaakt; Gevraagde, vaste sponsorbijdrage is gebaseerd op te garanderen tegenprestaties. Mogelijke (redelijke) tegenprestatie van vereniging naar onderneming toe: Lidmaatschap; Keuze van team-, evenement-, en seizoenssponsoring; Business club; Faciliteiten beschikbaarheid; Sportdiensten en bedrijfsevenement als activiteit organiseren. BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 5
Groot voordeel van sponsoring: Stimulans voor vereniging en leden voor gezond en sportief leven; Fiscale aftrekbaarheid sponsorbijdrage (volgens voorwaarden belastingdienst) Nadeel sponsoring: Lastig om effectmeting te doen tussen sponsorbijdrage en zakelijke/individuele motieven zoals omzet of naamsbekendheid, geen garantie voor tegenprestatiewaarde; Tegenprestatie afhankelijk van vrijwillige inzet door de leden. Type sponsorrelatie: Zaken doen met bedrijven en instellingen die zowel financieel als maatschappelijk een gezond imago hebben; Vereniging kan als springplank voor nieuwe sponsoren en relaties onderling fungeren; Individuele betrokkenheid bij de vereniging vergroten (leden en niet- leden). 6 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 7
Wat is de rol van de sponsorcommissie? De sponsorcommissie is met name opgericht om de sponsorbeweegredenen van ondernemingen te koppelen aan de mogelijkheden die de vereniging als tegenprestatie kan aanbieden. Taken: Advies en vastlegging m.b.t. sponsorbeleidsontwikkeling en controle richting het bestuur; Het werven van potentiële en onderhouden van relaties met sponsoren; Begeleiding van het sponsorwerving- en selectieproces; Sluiten van sponsorovereenkomsten; Het uitvoeren en coördinatie van tegenprestaties in samen werking met de overige bestuurs-, commissie-, en overige leden van de vereniging. Resultaten: 1. Beleidsplan Hierin staat het algemene beleid en gedragsregels beschreven ten aanzien van sponsoring; 2. Jaarplan Hierin staan de activiteiten en campagneplanning van sponsoring voor een specifiek seizoensjaar; 3. Overeenkomsten Hierin staan de verplichtingen van de sponsor en vereniging prestaties naar elkaar toe. Aanvullende opmerkingen In principe zijn alle (bestuurs- )leden mede verantwoordelijk voor het actief werven van nieuwe sponsoren al dan niet binnen het eigen netwerk van relaties; Samen met het bestuur zal de sponsorcommissie alle sponsorplannen en overeenkomsten overleggen; Getekende overeenkomsten tussen de vereniging en een sponsor worden contractueel vastgelegd, en wordt vervolgens door de sponsorcommissie beheerd voor wat betreft het nakomen van de wederzijdse afspraken. 8 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Welke vijf vormen van sponsoring kent de vereniging? (1) Donaties Dit zijn vrijblijvende giften die in de vorm van een geldbedrag of dienst worden aangeboden. Donaties hebben vaak een eenmalig karakter. Het bestedingsdoel wordt in de vorm van een object, evenement of het algemeen nut van de vereniging omschreven. (2) Acties Een initiatief vanuit de vereniging om met een grote campagne al dan niet in samen werking met verscheidene bedrijven, instanties, en individuen sponsorgelden te werven voor een specifieke investering binnen de vereniging. (3) Partnership In deze vorm van sponsoring worden overeenkomsten met bedrijven en instellingen aangegaan voor een bepaalde periode met als doel om meer omzet te genereren voor de betreffende sponsor. Dit kan gebeuren door bijvoorbeeld voordelen / kortingen aan de verenigingsleden aan te bieden. Sponsoring kan middels een vaste bijdrage of door een provisie op de transactie. (4) Publicitaire sponsoring Doordat de vereniging een aantal middelen tot haar beschikking heeft op het gebied van publiciteit en communicatie, kan tegen een (minimaal) directe financiële bijdrage een tegenprestatie van de vereniging en haar leden verlangd worden door de sponsor. (5) Diensten / product sponsoring Hieronder vallen de overeenkomsten waarbij de betreffende sponsor diensten en/of producten aan de vereniging en haar leden aanbiedt voor een (on- )bepaalde tijd en/of activiteit. De tegenprestatie kunnen liggen op het gebied van promotie- en reclamecommunicatie. Aanvullende opmerkingen: De sponsorovereenkomsten met bijbehorende verplichtingen van tegenprestaties hebben alleen betrekking op (3) Partnership, (4) Publicitaire en (5) Diensten / product sponsoring; Een sponsor kan niet als voorwaarde stellen dat zij direct of indirect invloed krijgt op het vaststellen en/of uitvoeren van het verenigingsbeleid, noch zal zij er naar streven een dergelijke invloed in de praktijk te verwerven (zie bijlage). BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 9
Wat is de gedragscode op sponsoring? Doelstelling: De gedragscode op sponsoring is mede gericht op het verantwoordelijk werken ten aanzien van fondsenwerving en sponsorrelaties uit naam van de vereniging LTC Loenen. Dit document reikt een aantal normen aan voor de dagelijkse praktijk daar onzorgvuldige omgang met sponsoring tot imagoschade kan leiden voor beide partijen, de sponsor en de vereniging. Derhalve is het uitgangspunt dat in beide belangen gehandeld dient te worden waarbij elkaars afhankelijkheid en betrokkenheid gerespecteerd worden. De inachtneming van de gedragscode geldt voor alle personen binnen de tennisvereniging LTC Loenen en de betrokken sponsoren van de vereniging. De gedragscode is integraal van toepassing op alle sponsorovereenkomsten van de vereniging. Doelgroepen: Alle sponsoren zoals bedrijven, instellingen, en individuele (zakelijk / particulier) personen; Alle betrokkenen van de tennisvereniging LTC Loenen zoals bestuurs- en commissieleden mede als haar senior- en jeugdleden. Gedragsregels sponsoring: Sponsoring zal altijd direct of indirect ten doel hebben de financiële en sportieve positie van de vereniging te verbeteren; De sponsoren zullen niet als voorwaarde stellen dat ze direct of indirect invloed krijgen op het vaststellen en/of uitvoeren van het beleid van de vereniging(- commissie); Alle bij de sponsoring betrokken partijen zullen te allen tijde verantwoordelijkheidsgevoel nemen voor, en fatsoen en respect tonen ten opzichte van elkaar, publiek, overheden, en andere betrokkenen van de vereniging en bij de tennissport; Alle vormen van sponsoring zal niet de onafhankelijkheid, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en de goede naam van de vereniging of sponsor aantasten; Tegenprestaties zullen niet bestaan uit het verstrekken van gegevens over de leden van de vereniging aan de sponsor of aan diens relaties; 10 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Gedragsregels sponsoring (vervolg): Alle bestuursleden, commissieleden en overige leidinggevende personen (waaronder ook de coaches en trainers) dienen op de hoogte te zijn van het gevoerde beleid inzake sponsoring binnen de tennisvereniging ; In geval van kwaliteitsgeschillen met betrekking tot de door de sponsor geleverde prestatie (zoals financiële bijdrage, product en/of diensten) of de door de vereniging geleverde tegenprestatie (facilitair en/of publicitair) zal in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing worden gezocht; De tennisvereniging draagt zorg voor een getrouwe en inzichtelijke financiële verantwoording betreffende alle opbrengsten uit fondsenwerving, alsmede de bestedingen die voortvloeien uit deze opbrengsten - hieronder vallen ook de diensten en productensponsoring en de bijbehorende overeengekomen tegenprestaties. BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 11
Hoe ziet het LTC Loenen sponsorprogramma samengevat uit? Omschrijving Variabelen Programma/ toelichting Type Sponsoring Donaties Giften met een vast bedrag (Eur25/50/100) Acties / collecte Giften met een open bedrag Partnership Verkoopomzet ondersteunende promotie Publicitair Visuele communicatie & promotie Diensten / product Non- financiële giften Alle vormen van giften mogelijk Prestatie Geldbedrag Financiële gift Diensten / product Niet- financiële gift Alle vormen van giften mogelijk Periode Incidenteel Momentopname toernooi, evenement Jaargang Seizoen sponsoring (niet Incidenteel) 100% periode dekking Min. Bijdrage/jr* Eur50 (1) "Vrienden van de Vereniging" Eur100 (2) "BusinessClub van de Vereniging" Open (financieel) (3) "Grote Clubactie" Eur100 (4) "Samenwerking" Eur300 (5) "Seizoen" Eur150 (6) "Evenement" Eur150 (7) "Team" Eur150 (8) "Object" Open (non- financieel) (9) "Eigen inbreng" Eur2500 (10) "Hoofdsponsor" Doel Investering in object Verbetering / uitbreiding faciliteiten middels donaties Aanschaf middelen Verbetering / uitbreiding (sport)middelen middels acties en/of collectes Motieven sponsor Publiciteit, netwerken, sociaal, privérelatie Tegenprestatie** Promotie & Reclame Beschikbare verenigingsmiddelen benutten Faciliteiten Verenigingsmiddelen ter beschikking stellen Activiteiten Sportdiensten en evenementen organiseren Lidmaatschap Max. 1 beschikbare baan afhangen per dag Open Vooraf geen specifieke tegenprestatie benoemd Eenmalig Investering, evenement, diensten / product Jaar Dienst /product met vergankelijk karakter 3- jaar Publiciteit met blijvend karakter Maatwerk tussen prestatie/tegenprestatie 12 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Wat zijn de sponsorprogramma s van LTC Loenen? Sponsorprogramma 1 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Vrienden van de Vereniging" Donaties Geldbedrag Incidenteel Eur50 Investering in object Promotie & Reclame Supporter voor het Leven, Website Eenmalig Sponsorprogramma 2 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "BusinessClub van de Vereniging" Donaties Geldbedrag Incidenteel Eur100 Investering in object Promotie & Reclame Supporter voor het Leven, Website Eenmalig Sponsorprogramma 3 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Grote ClubActie" Acties / collecte Geldbedrag Incidenteel open Aanschaf (sport)middelen open Eenmalig BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 13
Sponsorprogramma 4 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Samenwerking" Partnership Geldbedrag Jaargang Eur100 Motieven sponsor Promotie & Reclame ElectronischeBanner, Website 3- Jaar Doelgroep: Leden / Vrienden / BusinessClub Sponsorprogramma 5 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Seizoen" Publicitair Geldbedrag Jaargang Eur300 Motieven sponsor Promotie & Reclame SeizoensBanner, Website 3- Jaar Doeken blijven eigendom van sponsor Sponsorprogramma 6 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Evenement" Publicitair Geldbedrag Incidenteel Eur150 Motieven sponsor Promotie & Reclame EvenementenBanner, PromoPoster, Website Eenmalig Maatwerk is mogelijk 14 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Sponsorprogramma 7 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Team" Publicitair Geldbedrag Jaargang Eur150 Motieven sponsor Promotie & Reclame TeamFan, Website 3- Jaar Keuze uit Jeugd / Senioren teams Sponsorprogramma 8 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** Sponsorprogramma 9 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "Object" Publicitair Geldbedrag Eur150 Motieven sponsor Promotie & reclame Tennishulp, Website Producten en objecten ter ondersteuning van de tennisactiviteit, blijven niet in eigendom van sponsor "Eigen Inbreng" Diensten /product Diensten /product Open Motieven sponsor Promotie & reclame Website Maatwerk BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 15
Sponsorprogramma 10 Type Sponsoring Prestatie Periode Min. bijdrage/jr* Doel Tegenprestatie** "HoofdSponsor Jaargang Eur2500 Motieven sponsor Promotie & reclame SeizoensBanner, EvenementenBanner, Electronische Banner, Website, TeamFan, PromoPoster Faciliteit Activiteit Lidmaatschap 3- Jaar Maatwerk, maximaal 3 hoofdsponsoren, incl. lidmaatschap, faciliteiten *) exclusief eventuele print / product kosten voor rekening van sponsor (eigendom) **) inclusief jaarlijks sportevenement / seizoensopening met alle betrokken sponsoren 16 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Toelichting op Tegenprestatie Promotie & Reclame De tegenprestatie Promotie & Reclame komt voor in alle sponsorprogramma s met uitzondering van Acties / Collecte. Dit betekent dat er per sponsorprogramma verschil wordt gemaakt op welke manier er promotie en reclame plaatsvindt, en hoe lang dit duurt. Hiervoor staan de volgende middelen ter beschikking*, en voor welk programma het in aanmerking komt: *) exclusief eventuele print / product kosten voor rekening van sponsor (eigendom) Promotie & Reclame 1 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* SeizoensBanner Vaste reclame(wind)doeken op het hekwerk van de tennisbanen 3- Jaar (5) Seizoen, (10) HoofdSponsor Eur300 Vervanging van bij slijtage, rondom afgewerkt met verstevigd Band waarin om de 50 cm verzinkte ogen zijn aangebracht. Kleur is blauw met zwarte text, afmeting 2 x 12 meter Geschatte aanschafprijs ± Eur200 Promotie & Reclame 2 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* EvenementenBanner Variabele reclamedoeken op verschillende locaties Incidenteel (6) Evenement, (10) HoofdSponsor Eur150 Naam Hoofdsponsor blijft zichtbaar, doeken kunnen ook aangedragen worden door sponsor (huisstijl / KNLTB regels) Promotie & Reclame 3 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* ElectronischeBanner Logo en naw- gegevens op website / e- mailcorrespondentie 3- Jaar (4) Samenwerking, (10) HoofdSponsor Eur100 Naam Hoofdsponsor blijft zichtbaar, doeken kunnen ook aangedragen worden door sponsor (huisstijl / KNLTB regels). BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 17
Promotie & Reclame 4 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* Promotie & Reclame 5 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* Promotie & Reclame 6 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* Promotie & Reclame 7 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* Promotie & Reclame 8 Omschrijving Sponsorprogramma Min. Bijdrage/jr* Supporter voor het Leven Overzicht van sponsornamen op een bord bij investeringen Eenmalig (1) Vrienden van de Vereniging, (2) BusinessClub van de Vereniging, Eur50 Naam Sponsor blijft aanwezig zolang het gesponsorde object / faciliteit bestaat TeamFan Sponsornamen op trainingspak/shirt van tennisteam 3- Jaar (7) Team, (10) HoofdSponsor Eur150 Keuze uit Jeugd / Senioren teams Tennishulp Sponsoring van en/of door middel van attributen (8) Object Eur150 Producten en objecten ter ondersteuning van de tennisactiviteit zoals tennisballen, tassen, bidons, handdoeken, rackets en vervoer al dan niet met sponsornaam op vermeld (afhankelijk van product en mogelijkheden) Website Overzicht van sponsornamen op de LTC Loenen website Alle sponsorprogramma s behalve (3) Grote ClubActie Geen, inbegrepen bij sponsorprogramma s Logo met naw- gegevens, evt. inclusief link naar sponsorwebsite PromoPoster Overzicht van (hoofd)sponsornamen op een evenementposter (6) Evenement, (10) HoofdSponsor Geen, inbegrepen bij sponsorprogramma s 18 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014
Sponsorovereenkomst (pagina 1 van 2) Dit document is een overeenkomst tussen de [SPONSOR] en [VERENIGING]: [SPONSOR]: Naam: Adres: PC / Plaats: Tel. Nr.: en [VERENIGING]: Naam: Adres: PC / Plaats: Tel. Nr.: De sponsorverbintenis en bijbehorende verplichtingen ten aanzien van Prestaties en Tegenprestaties vallen onder het volgende sponsorprogramma (aankruizen): Sponsorprogramma Min. bijdrage per jaar Tegenprestatie (incl. Website ) ( ) (4) Samenwerking 3- Jaar Eur150 (3) ElectronischeBanner ( ) (5) Seizoen 3- Jaar Eur500 (1) SeizoensBanner ( ) (6) Evenement Eenmalig Eur250 (2) EvenementenBanner ( ) (7) Team 3- Jaar Eur250 (5) TeamFan ( ) (8) Object Eenmalig ( ) / 3- Jaar ( ) Eur150 (6) Tennishulp ( ) (9) Eigen Inbreng Eenmalig ( ) / 3- Jaar ( ) Zie omschrijving Zie omschrijving ( ) (10) Hoofdsponsor 3- Jaar Eur2500 (1) SeizoensBanner, (2) EvenementenBanner (5) TeamFan (Aanvullende) Bijdrage omschrijving: Paraaf Sponsor / Voorzitter / Commissie BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014 19
Sponsorovereenkomst (pagina 2 van 2) (Aanvullende) Tegenprestatie omschrijving: Beide partijen worden middels deze overeenkomst verplicht om de voornoemde prestaties en tegenprestaties naar redelijkheid en billijkheid in te vullen met inachtneming en goedkeuring van de gedragscode op sponsoring. De overeenkomst start op (datum): De overeenkomst eindigt per (datum): Eventuele aanvullende opmerkingen en bepalingen: Handtekeningen: Vertegenwoordiging Sponsor Voorzitter LTC Loenen SponsorCommissie Naam: Datum: Datum: Datum: 20 BELEIDSPLAN SPONSORING 2011-2014