Verslag gemeenteraad dinsdag 04 maart 2014

Verslag gemeenteraad dinsdag 04 maart 2014 Opgemaakt in toepassing van artikel 252 van het Gemeentedecreet van 15/07/2005 houdende regeling van het algemeen bestuurlijk toezicht op de gemeenten Aanwezig: Kurt Vanryckeghem: Voorzitter-Burgemeester Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, Kristof Chanterie, Pietro Iacopucci, Peter Desmet, Bart Kindt: Schepenen Joost Kerkhove: Schepen van rechtswege Maria Polfliet, Xavier Wyckhuyse, Davine Dujardin, Henri Destoop, Philip Himpe, Ellen Devriendt, Marc Vercruysse, Koen Delie, Tonny Demuytere, Xander Pruvoost, Martine Vandevelde, Nele Coussement: Raadsleden Guido De Langhe: Secretaris Verontschuldigd/Afwezig: Veerle Deconinck: Raadslid Verslaggevers commissievergadering dd. 25 februari 2014 -commissie interne zaken: raadslid, mevrouw Connie Devos -commissie grondgebiedszaken: raadslid, de heer Koen Delie -commissie externe zaken: raadslid, mevrouw Katleen Ravelingien De vergadering vangt aan om: 19.00 uur OVEREENKOMSTIG HET ARTIKEL 26 VAN HET REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE WORDT, BIJ DE GEHEIME STEMMINGEN, HET BUREAU ALS VOLGT SAMENGESTELD: KURT VANRYCKEGHEM, BURGEMEESTER-VOORZITTER DAVINE DUJARDIN EN XANDER PRUVOOST, JONGSTE RAADSLEDEN Openbare zitting 1. mededelingen - Volgende commissie: dinsdag 25 maart 2014 om 18.15u. - Volgende gemeenteraad: dinsdag 1 april 2014 om 19.00u. 2. De Watergroep: voordracht van kandidaten voor P-bestuurder Gelet op de statuten van De Watergroep Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening cvba; Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 1

Gelet op het schrijven van De Watergroep van 12 februari 2014 waarin Waregem als vennoot op de hoogte gesteld wordt dat er een mandaat als bestuurder hernieuwd wordt op de algemene vergadering van 13 juni 2014; Overwegende dat de kandidaturen moeten ingediend worden aan de secretaris van het provinciaal comité uiterlijk tegen 24 maart 2014; Overwegende dat het provinciaal comité van de P-diensten West-Vlaanderen twee kandidaten (één man en één vrouw) voor dit mandaat van bestuurder zal voordragen aan de Vlaamse Regering; Overwegende dat de vraag gesteld werd aan de fractieleiders tot het indienen van eventuele kandidaturen; Gelet op de ingediende kandidaturen; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Uitslag van de geheime stemming in openbare zitting: - aantal uitgedeelde stembriefjes: 32 - aantal opgehaalde stembriefjes: 32 - geldig uitgebrachte stemmen: 29 Kandidaten: Ja Polfliet Maria 28 Neen 1 Art. 2: Volgende persoon wordt voorgedragen door de gemeenteraad als kandidaat voor het mandaat van P-bestuurder van De Watergroep Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening cvba: - Polfliet Maria, gemeenteraadslid, Spitaalstraat 84, 8790 Waregem Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan betrokkene en aan de heer secretaris provinciaal comité P-diensten West-Vlaanderen, p/a De Watergroep provinciale directie West- Vlaanderen, Roggelaan 2, 8500 Kortrijk. - aantal uitgedeelde stembriefjes: 32 - aantal opgehaalde stembriefjes: 32 - geldig uitgebrachte stemmen: 29 Kandidaten: Ja Polfliet Maria 28 Neen 1 3. verlenen advies tot het plaatsen van camera s in niet-besloten plaatsen n.a.v. de Waregem Koerse Feesten 2014 Gelet op de organisatie van de Waregem Koerse Feesten van 28 augustus tem 3 september 2014; Gelet dat het wenselijk is om camerabewaking te voorzien tijdens die festiviteiten; Gelet dat Art. 5$1 van de wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera s bepaalt dat de beslissing tot het plaatsen van één of meerdere bewakingscamera s in een niet-besloten plaats genomen wordt door de verantwoordelijke voor de verwerking, in casu de lokale politiezone Mira; Gelet dat de beslissing tot het plaatsen genomen wordt nadat de gemeenteraad van de betrokken gemeente en de korpschef van de betrokken politiezone een positief advies hebben gegeven; Gelet op het schrijven van 4 februari 2014 van de korpschef van de politiezone Mira waarin zijn positief advies wordt meegedeeld; Overwegende dat de camerabewaking positief geëvalueerd werd in vergadering van werkgroep Waregem Koerse Feesten en in stafvergadering van politiezone Mira; Gelet dat de locaties van de camera s grondig bekeken werden in stafvergadering politie samen met het stadsbestuur; Overwegende dat de korpschef zijn advies voor locaties vastlegde als volgt: 1 op het kruispunt Holstraat Zuiderlaan, 1 op het kruispunt Holstraat-Markt-Keukeldam, 1 op het kruispunt Markt-Stationsstraat, 2 in Park Casier (1 camera aan de uitgang kant Keukeldam, die wordt verplaatst naar het kruispunt Holstraat- Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 2

Leeuwkestraat-Felix Verhaeghestraat-Franklin Rooseveltlaan en 1 camera aan de uitgang kant Marcel Windelsstraat), 1 camera op het kruispunt Holstraat-Leeuwkestraat-Felix Verhaeghestraat-Franklin Rooseveltlaan (die ook wordt gebruikt aan de uitgang van Park Casier, kant Keukeldam) en 1 camera op kruispunt Holstraat-G. Gezellestraat. Gelet op de besprekingen in het schepencollege van 13 februari 2014; Gelet op de bespreking in de raadscommissie van 25 februari 2014; Positief advies te verlenen tot het plaatsen van camera s in niet-besloten plaatsen n.a.v. de Waregem Koerse Feesten 2014; - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 4. vaststellen Bijzonder Nood- en Interventieplan Expo Gelet op de nieuwe gemeentewet; Gelet op het gemeentedecreet; Gelet op de wet van 31 december 1963, betreffende de civiele bescherming, inzonderheid artikel 2ter; Gelet op het koninklijk besluit van 16 februari 2006 betreffende de nood- en interventieplanning; Gelet op de ministeriële omzendbrief NPU-1 van 26 oktober 2006, betreffende de nood- en interventieplannen; Gelet op het Algemeen Nood- en Interventieplan voor de stad Waregem; Gelet op de diverse evenementen en manifestaties die in de loop van het jaar 2014 georganiseerd worden in de evenementenhal Expo, gelegen in de Zuiderlaan te Waregem; Overwegende dat dergelijke evenementen ook bepaalde risico s inhouden, en het bijgevolg aangewezen is om hiervoor een bijzonder nood- en interventieplan op te maken; Gelet op het ontwerp van het Bijzonder Nood- en Interventieplan (BNIP) voor de diverse evenementen en manifestaties in de Expo; Gelet op de bespreking in de veiligheidscel van 12 december 2013; Gelet op de bespreking in de commissie Interne Zaken van 25 januari 2014; Het Bijzonder Nood- en Interventieplan (BNIP) voor de evenementen en manifestaties in de evenementenhal Expo wordt vastgesteld. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 3

- - 5. woning Desselgem-Dries 81, sloping: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Gelet op het besluit van het College in zitting van 10 oktober 2013, waarin beslist werd om de woning, gelegen in Desselgem-Dries 81, te slopen; Gelet op het besluit van het College in zitting van 19 december 2013, waarin architect Luc De Meulemeester uit Waregem werd aangesteld voor het opmaken van een slopingsdossier; Gelet op het ontwerp voor deze werken, met een totale raming van 13 750,00 euro incl. BTW; Overwegende dat deze opdracht best gegund wordt via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Gelet op de kredieten, die zullen voorzien worden in de eerstvolgende budgetaanpassing; Art. 2: Het ontwerp voor het slopen van de woning, gelegen in Desselgem-Dries 81, goed te keuren, opgemaakt door architect Luc De Meulemeester, en met een totale raming van 13 750,00 euro incl. BTW. Deze opdracht wordt gegund via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 6. Pandcomplex, onderhoudsschilderwerken buitenschrijnwerk, fase IV, oost- en westgevel (kant Schakelstraat): goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet overschreden); Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 4

Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Overwegende dat het buitenschrijnwerk van het Pand aan een onderhoudsbeurt toe is; Overwegende dat een derde fase reeds in 2013 werd uitgevoerd; Overwegende dat de oost- en de westgevel (kant Schakelstraat) in een vierde fase kunnen aangepakt worden; Gelet op het werk voor deze vierde fase, opgemaakt door de dienst gebouwen, en met een raming van 26 000,00 euro incl. BTW; Overwegende dat deze opdracht best gegund wordt via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Gelet op de kredieten, die voorzien zijn in de begroting 2014, onder budget 2014/2210207/IW/0119/groot onderhoud gemeenschapsgoederen-ia/overige algemene diensten; Art. 2: Art. 3: Het ontwerp voor de onderhoudsschilderwerken aan het buitenschrijnwerk van ht pandcomplex, Fase IV, oost- en westgevel (kant Schakelstraat) goed te keuren, opgemaakt door de dienst gebouwen, en met een totale raming van 26 000,00 euro incl. BTW. Deze opdracht wordt gegund via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. De opdracht wordt gefinancierd met kredieten, die voorzien zijn in de begroting 2014, onder budget 2014/2210207/IW/0119/groot onderhoud gemeenschapsgoederen-ia/overige algemene diensten. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 7. stedelijke basisschool Sint-Eloois-Vijve, vernieuwen dakbedekking, fase II: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Gelet op de eerste fase voor het vernieuwen van de dakbedekking in de Stedelijke Basisschool Sint-Eloois- Vijve, die uitgevoerd werd in 2005, en waarbij er een groot deel van de asfalteringswerken werd uitgevoerd, en waarbij drie hellende daken voorzien werden van nieuwe leien; Overwegende dat het wenselijk is om in een tweede fase de overige drie hellende daken te vernieuwen, aangezien er al op diverse plaatsen waterinsijpeling is; Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 5

Overwegende dat het de bedoeling is om op deze bestaande daken een nieuw onderdak te plaatsen, met daarboven de nieuwe dakbedekking, bestaande uit vezelcementleien; Gelet op het ontwerp voor deze werken, opgemaakt door de dienst gebouwen, en met een totale raming van 18 000,00 euro excl. BTW; Overwegende dat deze opdracht best gegund wordt via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Gelet op de kredieten, die zullen voorzien worden in de eerstvolgende budgetaanpassing; Art. 2: Het ontwerp voor het vernieuwen van de dakbedekking (Fase II) in de Stedelijke Basisschool Sint- Eloois-Vijve goed te keuren, opgemaakt door de dient gebouwen, en met een totale raming van 18 000,00 euro excl. BTW. Deze opdracht wordt gegund via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 8. stedelijke basisschool Beveren-Leie, renovatie dak, fase I: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen - Raadslid, de heer Mario Verhellen, zegt dat er al lang waterinsijpeling is. Hij heeft dit al een jaar geleden gemeld en is tevreden dat er eindelijk werk van gemaakt wordt. Hij hoopt dat de fases sneller op elkaar zullen volgen. Hopelijk kan volgend jaar of maximaal het jaar nadien fase 2 aangevat worden. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet overschreden); Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Overwegende dat de huidige asfaltlaag van de platte daken in de Stedelijke Basisschool Beveren-Leie al 30 jaar oud is, waardoor er op verschillende plaatsen (o.a. de turnzaal) vaak waterinsijpeling optreedt; Overwegende dat het wenselijk is om alle platte daken te vervangen, in twee fasen, en hierbij een nieuwe dakbedekking te plaatsen met een dakisolatie van 160mm; Overwegende dat er voor de afwerking gekozen wordt voor een witte asfaltlaag, waarmee de levensduur en de fabrieksgarantie verlengd wordt tot 30 jaar; Gelet op het ontwerp voor de Fase 1 van deze werken (turnzaal), opgemaakt door de dienst gebouwen, en met een raming van 134 000,00 euro incl. BTW; Overwegende dat deze opdracht best gegund wordt via open aanbesteding; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Gelet op de kredieten, die deels voorzien zijn in de begroting 2014 onder budget 2014/2210207/LW/0800/groot onderhoud gemeenschapsgoederen-ia/gewoon basisonderwijs, en deels zullen verschoven worden bij de eerstvolgende budgetaanpassing; Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 6

Art. 2: Het ontwerp voor de renvovatie van het dak in de Stedelijke Basisschool Beveren-Leie, Fase 1, goed te keuren, opgemaakt door de dienst gebouwen, en met een totale raming van 134 000,00 euro incl. BTW. Deze opdracht wordt gegund via open aanbesteding. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 9. goedkeuren opdracht leveren van een graafmachine voor de technische dienst + vaststellen wijze van gunnen - Raadslid, de heer Xander Pruvoost, vraagt of er in die aanvraag ook rekening gehouden is met een onderhoudscontract of wordt het onderhoud door eigen personeel uitgevoerd? - Schepen van financiën, de heer Rik Soens, zegt dat uiteraard eerst de garantieperiode loopt, meestal is dit twee jaar. Nadien staan onze eigen diensten in voor het onderhoud, tenzij het een groot onderhoud of herstelling betreft. Een jaarlijks onderhoudscontract wordt er niet afgesloten. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en latere wijzigingen; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken en latere wijzigingen; Overwegende dat de huidige graafmachine Komatsu van de Technische dienst met bouwjaar 1999 versleten is en vervangen moet worden; Overwegende dat de kostprijs van deze opdracht op 135 000,00 euro inclusief btw geraamd wordt; Overwegende dat voor deze opdracht als wijze van gunnen gekozen wordt voor de open offerteaanvraag (artikels 23 en 25 van de wet van 15 juni 2006); Overwegende dat deze opdracht gepubliceerd zal worden in het Bulletin der Aanbestedingen; Overwegende dat het nodige krediet voor deze opdracht ingeschreven is in het budget 2014 (budgetsleutel 2014/2300000/OM/0200 en ramingnummer 2014003203); Overwegende dat de oude graafmachine Komatsu met bouwjaar 1999 best overgelaten wordt aan de leverancier van de nieuwe graafmachine; Gelet op het verslag van de raadscommissie van 25 februari 2014; De gemeenteraad keurt de opdracht voor het leveren van een graafmachine voor de Technische dienst goed. Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 7

Art. 2: Art. 3: De in artikel 1 beschreven opdracht wordt geraamd op 135 000,00 euro inclusief btw en wordt via een open offerteaanvraag gegund. Hij wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen. Het nodige krediet voor de uitvoering van deze opdracht is ingeschreven in het budget 2014 (budgetsleutel 2014/2300000/OM/0200 en ramingnummer 2014003203). Aan de leverancier van de nieuwe graafmachine voor de Technische dienst, zal gevraagd worden volgende oude graafmachine over te nemen: Omschrijving Merk en type Bouwjaar Aantal werkuren 1 graafmachine op luchtbanden met Komatsu PW75R (8,5 ton) 1999 7800 toebehoren - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 10. aanpassen nutsleidingen: ondergronds brengen CU-netten Overwegende dat Eandis voorziet in de vervanging van de bovengrondse kopernetten; Overwegende dat bovengrondse laagspanningsnetten in blank koper worden vervangen door geïsoleerde bundelnetten of waar mogelijk ondergronds gebracht; Overwegende dat ten gevolge van een reglement van de intercommunale Gaselwest de stad bij het ondergronds brengen van blanke kopernetten enkel dient in te staan voor de kosten van de OV-palen en armaturen en dat de kosten voor het ondergronds brengen door Gaselwest worden gedragen; Gelet op de ontwerpen opgemaakt door de Intercommunale Gaselwest : * ondergronds brengen kopernet in de Wortegemseweg, Bosstraat, Waregem offertenr Plaats Aard werk Totaal Stad gaselwest 255057-20215592 Wortegemseweg, Bosstraat Ondergronds brengen kopernet LS 49.951,43 nihill 49.951.43 OV 22.165,93 17.524,93 4.641,00 totaal 72.117,36 17.524,93 54.592,43 Nr raming Investeringsenveloppe Budget Omschrijving Bedrag 2014003170 (2014) IE13overig beleid 17.524,94 Omgeving 2014/2280007/OM/0640/ - overige onroerende infrastructuur - IA/Elektriciteitsvoorziening ondergronds brengen kopernetten OV * ondergronds brengen kopernet in de Rooseveltlaan N357, Waregem offertenr Plaats Aard werk Totaal Stad gaselwest 255053-20215046 Franklin Rooseveltlaan Ondergronds brengen kopernet LS 35.260,58 nihil 35.260,58 OV 10.202,54 7.573,27 2.629,27 totaal 45.463,12 7.573,27 37.889,85 Nr raming Investeringsenveloppe Budget Omschrijving Bedrag 2014003170 (2014) IE13overig beleid Omgeving 2014/2280007/OM/0640/ - overige onroerende infrastructuur ondergronds brengen 7 573,27 Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 8

- IA/Elektriciteitsvoorziening kopernetten OV Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie 25 februari 2014; Goedkeuring wordt gehecht aan de offertes en het financieringsvoorstel opgemaakt door de intercommunale Gaselwest als volgt: * ondergronds brengen kopernet in de Wortegemseweg, Bosstraat, Waregem offertenr Plaats Aard werk Totaal Stad gaselwest 255057-20215592 Wortegemseweg Bosstraat Ondergronds brengen kopernet LS 49.951,43 nihill 49.951.43 OV 22.165,93 17.524,93 4.641,00 totaal 72.117,36 17.524,93 54.592,43 * ondergronds brengen kopernet in de Rooseveltlaan N357, Waregem offertenr Plaats Aard werk Totaal Stad gaselwest 255053-20215046 Franklin Rooseveltlaan Ondergronds brengen kopernet LS 35.260,58 nihil 35.260,58 OV 10.202,54 7.573,27 2.629,27 totaal 45.463,12 7.573,27 37.889,85 Art. 2: De opdracht wordt gefinancierd met kredieten die voorzien zijn in de begroting 2014,in de investeringsenveloppe IE13overig beleid Omgeving, budget 2014/2280007/OM/0640-overige onroerende infrastructuur-ia/electriciteitsvoorziening - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 11. veiligheidscoördinatie kleine werken, ontwerp en verwezenlijking, dienstjaar 2014/2015: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 26, 1, 1 a (limiet van 85.000,00 excl. btw niet bereikt); Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 105; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 3; Gelet op het koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende tijdelijke of mobiele bouwplaatsen, en latere wijzigingen; Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 9

Overwegende dat de diensten Wegen-Waterlopen en Verkeer en Gebouwen regelmatig type werken op hun programma hebben die men kan catalogiseren onder kleine werken waartoe wel een veiligheidscoördinator ontwerp én uitvoering dient aangesteld te worden; Overwegende dat het aangewezen is dat de beide diensten één veiligheidscoördinator kunnen aanspreken voor alle kleine werken voor één jaar; Overwegende dat in het kader van de opdracht Veiligheidscoördinatie kleine werken (ontwerp én verwezenlijking)-dienstjaar 2014/2015 een bijzonder bestek werd opgesteld ; Gelet op de taakinhoud : -veiligheidscoördinatie conform de bepalingen van art.18 van de Wet op het Welzijn van 04.08.1996 en art.11 van het KB van 25.01.2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen (gedeelte ontwerp) -veiligheidscoördinatie conform de bepalingen van art.22 van de Wet op het Welzijn van 04.08.1996 en art. 22 van het KB van 25.01.2001 betreffende de tijdelijke of mobiele bouwplaatsen (gedeelte verwezenlijking) Gelet op de raming veiligheidscoördinator ontwerp én verwezenlijking Opleveringsbedrag tot euro exclusief btw vermoedelijk aantal opdrachten ereloon % Vast ereloon in euro / % ereloon bedrag 25.000 9 Vast ereloon per 500,00 4.500,00 project 75.000 7 1,25 937,50 6.562,50 125.000 3 1,00 1.250,00 3.750,00 200.000 3 0,75 1.500,00 4.500,00 250.000 4 0,65 1.625,00 6.500,00 300.000 3 0,55 1.650,00 4.950,00 350.000 2 0,50 1.750,00 3.500,00 totaal 34.262,50 btw 7.195,13 algemeen totaal 41.457,63 Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het budget van 2014, kredieten worden voorzien via budgetaanpassing per werk waarvoor een veiligheidscoördinator noodzakelijk is; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Akkoord te gaan met het ontwerp veiligheidscoördinatie ontwerp én verwezenlijking voor diverse kleine opdrachten per jaarbasis. Art. 2: De raming voor deze opdracht wordt geraamd op 34.262,50 excl. btw te verhogen met 21% btw te voldoen door medecontractant. Art. 3: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Art. 4: De opdracht wordt gefinancierd met kredieten via budgetaanpassing per werk waarvoor een veiligheidscoördinator noodzakelijk is. Bij een eerstvolgende begrotingswijziging worden de nodige kredieten voorzien. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 10

12. machinaal reinigen van fietspaden en wegen: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen - Raadslid, de heer Mario Verhellen, vraagt waarom we dit niet in eigen beheer doen. Werd dit onderzocht? - Voorzitter, de heer Kurt Vanryckeghem, zegt dat we zelf een veegmachine hebben maar dat die dient om extra in te zetten en niet om alle dagen rond te rijden en te vegen. Dergelijke machines vergen een regelmatig en grondig onderhoud. Er is slijtage van de dure borstels, enz. Dit werd bekeken en het is niet rendabel om alles zelf te doen. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 25; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht Machinaal reinigen van fietspaden en wegen een bijzonder bestek met nr. 2014/318 werd opgesteld door de dienst Wegen, Waterlopen en Verkeer; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 130.000,00 excl. btw / per jaar te verhogen met 21% btw te voldoen door medecontractant; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open aanbesteding; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in de begroting 2014, budget Dienst TWW 2014/6140010/OM/0200;Kredieten worden bij voorzien via budgetaanpassing. Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Art. 2: Art. 3: Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met nr. 2014/318 en de raming voor de opdracht Machinaal reinigen van fietspaden en wegen, opgesteld door de dienst Wegen, Waterlopen en Verkeer. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 130.000,00 excl. btw /per jaar te verhogen met 21% btw te voldoen door medecontractant. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open aanbesteding. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 13. vernieuwen fietspad en herstellen betonvakken in Vichtseweg en aanbrengen grachtelementen Vichtseweg en Tapuitstraat: goedkeuren ontwerp + vaststellen wijze van gunnen Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 11

- Raadslid, mevrouw Heidi Vandenbroeke, zegt dat men alleen maar kan toejuichen dat fietspaden worden vernieuwd. Zij verwijst naar het fietspadenrapport voor Waregem en zegt dat er nog heel wat werk aan de winkel is. N-VA pleit ervoor om een inventaris te maken van alle fietspaden en prioriteiten te bepalen. - Schepen van verkeer, de heer Kristof Chanterie, zegt dat er de dag voordien verkeerscommissie Waregem/Sint-Eloois-Vijve was. Daar werd het fietspadenrapport ook besproken. Er werd voorgesteld om ook rekening te houden met de fietsintensiteit om prioriteiten te leggen. Het voorstel van aanpak zal nog terugkomen naar de gemeenteraad. - Raadslid, de heer Mario Verhellen, verwijst naar de persberichten en zegt dat een bepaalde krant schrijft dat Waregem heel goed scoort. Als men de sociale media volgt en men spreekt met de mensen, dan merk je dat dit op hoongelach aanvaard wordt. Onze fietspaden scoren niet goed. - Voorzitter, de heer Kurt Vanryckeghem, zegt dat de stad het toch aangedurfd heeft om een rapport aan te vragen. - Raadslid, de heer Mario Verhellen, zegt dat sp.a dit ook bepleit heeft. Het is belangrijk een stand van zaken te hebben en men moet er dan ook eerlijk over zijn en kijken welke maatregelen kunnen genomen worden. Eén van de problematieken in Waregem is de breedte van het fietspad en het comfort van het fietspad. Fietspaden afscheiden van de wegen is een heel moeilijke opdracht. Maar voor het trillingscomfort scoren we ook maar 4,5 op 10. Daarom vraagt het raadslid om in dit dossier niet te kiezen voor kleinschalige materialen. Dit is nl. zeer ongemakkelijk voor fietsers. Een open asfaltstructuur is beter. Het water kan nog doorsijpelen naar de ondergrond en voor de fietser is het plezanter rijden. - Voorzitter, de heer Kurt Vanryckeghem, zegt dat deze discussie telkens terugkeert. Het studiebureau opteert meestal voor kleinschalige materialen. - Schepen van openbare werken, de heer Bart Kindt, zegt dat de twee stukken die er al liggen ook uitgevoerd zijn in kleinschalige materialen en we willen hierop aansluiten. Er zal ook met een minimale voeg gewerkt worden. - Raadslid, de heer Mario Verhellen, zegt dat men kleinschalige materialen kan gebruiken, maar men moet er dan voor zorgen dat de ondergrond zeer krachtig is. Ook al is dit niet de bedoeling, toch wordt er eens met wagens over gereden. Het raadslid had dit ook al aangekaart in de commissie en schepen Chanterie had toen geantwoord dat dit nog zou bekeken worden. Het is geen noodzaak om dit stuk ook in klinkers te leggen omdat de twee stukken die erop aansluiten in klinkers zijn. - Voorzitter, de heer Kurt Vanryckeghem, herhaalt dat het een vrijwillig fietspadenrapport was. Er hebben 25 gemeenten op ingetekend en we komen er als zesde uit. We zullen er onze conclusies uit trekken en prioriteiten stellen. Het is zeker een nuttige oefening geweest. Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 24; Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; Gelet op het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 5, 2; Overwegende dat in het kader van de opdracht vernieuwen fietspad en herstel betonvakken in de Vichtseweg+aanbrengen grachtelementen Vichtseweg en Tapuitstraat een bijzonder bestek met nr. 2014/290 werd opgesteld door de dienst Wegen, Waterlopen en Verkeer; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 270.815,00 excl. btw of 327.686,15 incl. 21% btw; Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de open aanbesteding; Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht gedeeltelijk gefinancierd wordt met kredieten die voorzien zijn in de begroting 2014, investeringsenveloppe IE13overig beleid Omgeving, budget 2014/2240007/OM/0200/-wegen-IA/Wegen; Overwegende dat er bijkomende kredieten worden voorzien via budgetaanpassing; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Goedkeuring wordt verleend aan het bijzonder bestek met nr. 2014/290 en de raming voor de opdracht vernieuwen fietspad en herstel betonvakken in de Vichtseweg+aanbrengen Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 12

Art. 2: Art. 3: grachtelementen Vichtseweg en Tapuitstraat, opgesteld door de dienst Wegen, Waterlopen en Verkeer. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bijzonder bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt 270.815,00 excl. btw te verhogen met 21% btw te voldoen door medecontractant. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open aanbesteding. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 14. aanvullend verkeersreglement wegverkeer blijvend karakter: invoeren snelheidsremmende maatregelen in de Nijverheidstraat en Kleine Heerweg Gelet op de nieuwe gemeentewet, inzonderheid op artikel 119 en 135 2; Gelet op het gemeentedecreet; Gelet op de wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij Koninklijk besluit van 16 maart 1968; Gelet op het Koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende het algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het geheel van de openbare weg, inzonderheid op titel III; Gelet op het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimum afmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald; Gelet op het ministerieel besluit van de Vlaamse regering van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens; Gelet op de omzendbrief MOB/2009/01 van 3 april 2009;; Gelet op de bespreking van de verkeerscel van 20 november 2012; Gelet op de bespreking van het schepencollege van 29 november 2012; Gelet op de bespreking van de ontwerpplannen met de bewoners op 9 december 2013; Gelet op het verslag van de gemeenteraadscommissie van 25 februari 2014; Overwegende dat de Kleine Heerweg en Nijverheidstraat gemeentewegen zijn; Overwegende dat de Nijverheidstraat en Kleine Heerweg als doorgaande route gebruikt worden in plaats van de Kortrijkseweg; Overwegende dat dit doorgaande verkeer in conflict komt met het dwarsende verkeer van de woonwijken tussen de Grote Heerweg en Kleine Heerweg naar het centrum. Art. 2: In de Nijverheidstraat worden er ter hoogte van de huisnummers 17-24 en 98-102 snelheidsremmers aangebracht in de vorm van asverschuivingen uit geprefabriceerde elementen. Deze maatregel wordt ter kennis gebracht aan de weggebruikers door de plaatsing van de verkeersborden D1 op de asverschuivingen en voorsignalisatie met de verkeersborden A7 volgens het signalisatieplan in bijlage. In de smalle doorgangen ter hoogte van de asverschuivingen in de Nijverheidstraat heeft het verkeer richting Kleine Heerweg voorrang op het verkeer richting Liebaardstraat. Deze maatregel wordt ter kennis gebracht aan de weggebruikers door de plaatsing van de verkeersborden B19 en B21 volgens het signalisatieplan in bijlage. Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 13

Art. 3: In de Kleine Heerweg worden er ter hoogte van de huisnummers 9-18, 39-56 en 107-122 snelheidsremmers aangebracht in de vorm van asverschuivingen uit geprefabriceerde elementen. Deze maatregel wordt ter kennis gebracht aan de weggebruikers door de plaatsing van de verkeersborden D1 op de asverschuivingen en voorsignalisatie met de verkeersborden A7 volgens het signalisatieplan in bijlage. Art. 4: In de smalle doorgangen ter hoogte van de asverschuivingen in de Kleine Heerweg heeft het verkeer richting Sint-Jansstraat voorrang op het verkeer richting Nijverheidstraat. Deze maatregel wordt ter kennis gebracht aan de weggebruikers door de plaatsing van de verkeersborden B19 en B21 volgens het signalisatieplan in bijlage. Art. 5: Voor de fietsers wordt er ter hoogte van de asverschuivingen een fietspad aangebracht zodat deze niet door de versmalling hoeven te rijden. Deze maatregel wordt ter kennis gebracht aan de weggebruikers door de plaatsing van van de verkeersborden M2 onder de verkeersborden D1 en door het markeren van fietspadmarkeringen. Art. 6: Dit besluit wordt opgestuurd naar de Vlaamse Overheid, Afdeling Beleid, Mobiliteit en Verkeersveiligheid. Art. 7: Dit aanvullend verkeersreglement wordt bekendgemaakt overeenkomstig de artikels 186 en 187 van het gemeentedecreet. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, - - 15. goedkeuren wijzigingen huishoudelijk reglement GECORO Gelet op de beslissing van de Deputatie dd. 20.06.2013, houdende goedkeuring van de gemeenteraadsbeslissing van 04.06.2013 inzake de hersamenstelling van de Gecoro; Gelet op artikel 1.3.3. 8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009 en zijn wijzigingen, waarbij bepaald wordt dat de Gecoro haar huishoudelijk reglement opstelt en dat het reglement en zijn wijziging ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd; Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 05.03.2002 houdende goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de Gecoro; dat dit reglement werd gewijzigd bij gemeenteraadsbeslissing van 06.05.2008; Overwegende dat bij de vernieuwing van de Gecoro het aangewezen is om het huishoudelijk reglement te actualiseren en aan te passen; Overwegende dat de Gecoro in zitting van 27.01.2014 het huishoudelijk reglement met haar wijzigingen unaniem heeft aangenomen; Gelet op de bespreking in de gemeenteraadscommissie van 25.02.2014; Het huishoudelijk reglement van de Gecoro wordt goedgekeurd. Art. 2: Afschrift van deze beslissing zal worden overgemaakt aan het secretariaat van de Gecoro. - Kurt Vanryckeghem, Rik Soens, Jo Neirynck, Chantal Coussement, Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 14

- - Bijlage: huishoudelijk reglement Gecoro 1. Doelstellingen van de Gecoro Artikel 1 : De Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening, hierna de GECORO genoemd, functioneert uitgaande van haar decretale taken voorzien in de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening van 15 mei 2009, met zijn wijzigingen. Artikel 2 : De opdracht van de GECORO wordt uitgevoerd door het verlenen van de adviezen die haar op basis van het decreet worden gevraagd, of die zij op eigen initiatief formuleert. Artikel 3 : De GECORO stelt een huishoudelijk reglement op met betrekking tot haar werking Artikel 4 : Dit reglement en de wijzigingen ervan wordt met éénparigheid van stemmen aangenomen in de GECORO en ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. Na de goedkeuring door de gemeenteraad treedt het huishoudelijk reglement of de wijziging ervan in werking. 2. Mandaten einde mandaten nieuwe mandaten Artikel 5 : De leden van de GECORO worden benoemd voor 6 jaar. Hun benoeming is hernieuwbaar. Na de installatie van een nieuwe gemeenteraad wordt overgegaan tot de benoeming van een nieuwe commissie. De nieuwe commissie treedt eerst aan nadat de Deputatie van de provincieraad de benoeming van de leden ervan heeft goedgekeurd. De uittredende commissie blijft zolang aan. Artikel 6 : Het lid dat voortijdig zijn mandaat stopzet, wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. Elk lid van de GECORO dat zonder verantwoording driemaal achtereenvolgens afwezig is, is ambtshalve ontslagnemend en wordt vervangen door zijn plaatsvervanger tot een nieuw lid is benoemd. De voorzitter brengt de betrokkene daarvan schriftelijk op de hoogte. Behoudens overmacht, dient het effectief lid zijn plaatsvervanger minimum 3 dagen voor de vergadering te verwittigen indien hij niet aanwezig kan zijn op de vergadering. Artikel 7 : De voorzitter en de vaste secretaris worden door de gemeenteraad benoemd. Artikel 8 : De gemeenteraad wijst de ondervoorzitter aan op voordracht van de GECORO. Ieder lid kan zich kandidaat stellen als ondervoorzitter. Artikel 9 : Wanneer de vaste secretaris verhinderd is of bij een vacature van zijn ambt tot zolang er geen nieuwe vaste secretaris is aangesteld, wordt het secretariaat waargenomen door een personeelslid van de stedelijke administratie die hiertoe door het College van Burgemeester en Schepenen is aangesteld. 3. Werking van de commissie Artikel 10 : De voorzitter organiseert de werking van de GECORO. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter, desgevallend de ondervoorzitter of het in leeftijd oudste lid. De voorzitter opent en sluit de vergadering. De vaste secretaris bereidt samen met de voorzitter de vergadering en de activiteiten van de GECORO voor. Artikel 11 : De GECORO vergadert na bijeenroeping door de voorzitter of, als de voorzitter verhinderd is, de ondervoorzitter. Ze vergadert minstens tweemaal per jaar. De voorzitter moet de GECORO bijeenroepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek van de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen. Hij moet dit ook doen bij een verzoek dat uitgaat van minstens één derde van de leden van de GECORO. De voorzitter dient de GECORO ook bijeen te roepen binnen vijftien dagen die volgen op een verzoek om advies over een vergunningsaanvraag, dat wordt voorgelegd door de gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaar in overeenstemming met artikel 4.7.16 3 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening. Het verzoek, bedoeld in het tweede lid, wordt minstens per elektronische zending, rechtstreeks overgemaakt aan de secretaris en aan de voorzitter. Het bevat minstens een samenvatting of toelichting over de punten die de verzoeker door de GECORO wil behandeld zien. Indien het verzoek bedoeld is om een advies van de GECORO te verkrijgen, worden alle noodzakelijke documenten ter voorbereiding van dit advies tegelijk met het verzoek overgemaakt aan de secretaris en de voorzitter. Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 15

Artikel 12 : De voorzitter stelt de agenda vast en het secretariaat stuurt deze samen met de uitnodiging, per elektronische zending, aan de leden van de GECORO, de vertegenwoordigers van de politieke fracties in de gemeenteraad en eventuele externe genodigden, ten minste zeven werkdagen vóór de dag van de vergadering. De plaatsvervangers worden op hetzelfde ogenblik in kennis gesteld van de agenda van de vergadering. Bij de uitnodiging wordt minstens een samenvatting of toelichting gevoegd over de punten die worden besproken op de vergadering. Artikel 13 : Elk effectief lid van de GECORO kan agendapunten voorstellen voor de volgende vergadering. Het voorstel van agendapunt wordt op het secretariaat bezorgd en is in principe vergezeld van een toelichtende nota. Een thema dat niet op de agenda voorkomt kan besproken worden op het einde van de vergadering indien de meerderheid van de leden hierover akkoord gaat. Artikel 14 : Ieder dossier dat, nadat de commissie werd samengeroepen, door het College van Burgemeester en Schepenen bij hoogdringendheid voor advies aan de GECORO wordt voorgelegd, zal als gewoon agendapunt behandeld worden op het einde van de vergadering. Artikel 15 : De leden van de GECORO of hun plaatsvervangers kunnen alle documenten die relevant zijn in verband met de agendapunten van de geplande vergadering raadplegen tijdens de kantooruren op het vast secretariaat van de GECORO. Artikel 16 : Het vast secretariaat van de GECORO wordt waargenomen door de dienst Stedenbouw van het stadsbestuur van Waregem, Gemeenteplein 2, 8790 Waregem. 4. Externe genodigden en werkgroepen Artikel 17 : De GECORO kan voor de behandeling van een onderwerp of een advies al de nodige instanties of personen uitnodigen die op nuttige wijze toelichting kunnen verstrekken over het betreffende onderwerp. De personen die hiertoe worden opgeroepen worden omwille van hun specifieke kennis van het onderwerp, als externe deskundige tot de GECORO uitgenodigd. Hiertoe behoren de volgende categorieën: De deskundige-politici die beleidsmatige toelichting kunnen geven De permanente externe adviseurs die omwille van hun deskundigheid de GECORO bijstaan De stedelijke ambtenaren De toevallige externe deskundigen Artikel 18 : De GECORO nodigt voor elke vergadering één vertegenwoordiger uit van elke politieke fractie in de gemeenteraad. Deze personen kunnen de toelichtingen bijwonen en deelnemen aan een eventuele bespreking van het onderwerp, maar mogen de beraadslaging over het advies van de GECORO en de stemming erover niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Zij kunnen in ieder geval niet deelnemen aan die beraadslaging over het advies en de stemming erover. Artikel 19 : Voor het onderzoeken van bijzondere vraagstukken kan de GECORO, met meerderheid van stemmen, beslissen tot het inrichten van een of meerdere werkgroepen. Hierin kunnen de nodige instanties, externe deskundigen en betrokkenen zetelen. Elke werkgroep bevat minstens één deskundige uit de GECORO. De documenten opgemaakt door een werkgroep hebben nooit een autonoom karakter en dienen ter voorbereiding van de agenda van de GECORO. 5. Openbare of besloten vergadering Artikel 20 : De zittingen van de GECORO zijn in principe niet openbaar, tenzij de GECORO gemotiveerd beslist bij twee derden van de stemmen van de aanwezige leden tot een geheel of gedeeltelijk openbare vergadering. Als een vergadering openbaar is, moet de GECORO rekening houden met de wettelijke regels op het gebied van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De openbaarheid kan niet worden gevraagd wanneer dossiers worden besproken die persoonlijke of plaatsgebonden belangen betreffen om de objectiviteit en de sereniteit van de bespreking niet te storen. De besprekingen van de bezwaarschriften geschieden altijd in besloten vergadering. Artikel 21 : Een belanghebbende of een delegatie (tot vijf personen) van belanghebbenden kan op zijn/haar verzoek gehoord worden door de GECORO betreffende een agendapunt dat betrekking heeft op een formele taak van de GECORO. De vraag daartoe wordt ingediend op het vast secretariaat van de GECORO. Dit punt wordt als een van de eerste geagendeerd. Na hun betoog en de beantwoording van de wederzijdse vragen verlaten deze personen de vergadering. Artikel 22 : Voorafgaand aan de beraadslaging en de stemming verlaten al de niet-leden de vergadering, met uitzondering van de stedelijke ambtenaren en de permanente externe adviseurs, die mogen deelnemen aan de beraadslaging én die aanwezig mogen blijven bij de stemming maar er niet mogen aan deelnemen. De voorzitter vraagt de desbetreffende personen om de vergadering te verlaten. 6. Beslissingsprocedure Artikel 23 : De GECORO kan slechts geldig beslissen wanneer ten minste de helft van haar leden aanwezig is. Is die voorwaarde niet vervuld, dan kan de GECORO op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig beslissen over de onderwerpen die waren Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 16

geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsheeft. Voor nieuwe agendapunten is opnieuw de aanwezigheid van de meerderheid van de leden vereist. Artikel 23 bis: Het agendapunt wordt toegelicht door de voorzitter, een door hem aangesteld lid of door een externe deskundige. Na de toelichting vraagt de voorzitter aan de leden wie wil tussen komen. Naargelang van de aanvragen, komen de verscheidene leden aan het woord. De voorzitter bepaalt wanneer het agendapunt voldoende is besproken en sluit vervolgens de bespreking. Artikel 24 : De GECORO beslist in principe met een stilzwijgende instemming. Wordt dit door één of meerdere leden gevraagd, dan beslist de GECORO via een hoofdelijke stemming met gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. De plaatsvervangende leden hebben eveneens stemrecht bij afwezigheid van het effectief lid. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Artikel 25 : Het lid dat een persoonlijk of functioneel belang heeft bij een besproken onderwerp, mag noch de bespreking ervan, noch de beraadslaging over het advies van de commissie en de stemming erover bijwonen. Artikel 25bis: 1. Indien de GECORO om een formeel advies wordt gevraagd, wordt het ontwerp van advies voorbereid door de voorzitter, een daartoe aangesteld lid of een interne werkgroep van leden of plaatsvervangers. Het secretariaat verleent de nodige bijstand in het opstellen van het ontwerp van advies. 2. Het ontwerpadvies wordt aan de leden verstuurd minstens vijf werkdagen voor de vergadering waarop de bespreking van het advies geagendeerd is. Bij spoedeisendheid kan een kortere termijn in acht genomen worden van minstens drie werkdagen. 3. Indien leden een amendement voorstellen, moet een concreet alternatief voorgesteld worden. De opmerkingen en amendementen op het ontwerpadvies moeten minstens twee werkdagen voor de vergadering waarop de bespreking van het advies werd geagendeerd, worden verstuurd aan de secretaris, die de voorzitter tegelijk op de hoogte brengt. Ingeval van spoedeisendheid kunnen de opmerkingen en amendementen op de zitting zelf worden aangebracht. 7. Notulering Artikel 26 : De behandeling van een agendapunt bestaat uit vier delen: de toelichting, de bespreking, de beraadslaging en de stemming. Artikel 27 : De secretaris van de GECORO stelt het verslag van de vergadering op dat de essentie van de bespreking weergeeft. Bij de formulering van een advies worden uitdrukkelijk vermeld: de lijst van de aanwezigen, de toelichting en de bespreking, de eventuele stemming over het advies, het advies zelf (gunstig, ongunstig, gunstig mits ) en de weergave van eventuele minderheidsstandpunten, indien dit door het betrokken effectief lid uitdrukkelijk wordt gevraagd. Artikel 28 : Het ontwerpverslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris en binnen de 8 werkdagen na de vergadering via e-mail verstuurd aan de aanwezige leden van de GECORO. Elk aanwezig lid heeft het recht om binnen de 8 werkdagen zijn opmerkingen schriftelijk of via e- mail aan het secretariaat van de GECORO te bezorgen, zoniet wordt het verslag als goedgekeurd beschouwd. Als de voorzitter de opmerkingen gegrond bevindt, dan is de secretaris gehouden, een aangepast verslag op te maken, dat in overeenstemming is met het advies van de GECORO. Pas na het verstrijken van voormelde termijnen kan het goedgekeurde verslag verstuurd worden aan alle leden van de GECORO, de leden van het College van Burgemeester en Schepenen en aan de leden van de gemeenteraad. Artikel 29 : In afwijking van artikel 28 kan, op voorstel van de voorzitter, voor bepaalde agendapunten, staande de vergadering het advies definitief geformuleerd en goedgekeurd worden door de aanwezige effectieve leden. Artikel 30 : Bij het openen van elke vergadering van de GECORO neemt de GECORO kennis van het definitief goedgekeurde verslag van de vorige vergadering. De goedgekeurde verslagen zijn openbaar en liggen ter inzage op het vast secretariaat van de GECORO, in overeenstemming met de wetgeving op de openbaarheid van bestuur. 8. Werkingsmiddelen Artikel 31 : De leden van de GECORO ontvangen een presentiegeld dat hetzelfde is als het presentiegeld dat een gemeenteraadslid ontvangt voor het bijwonen van een commissievergadering. De reis- en verblijfskosten van een lid, dat die kosten maakt in opdracht van de GECORO, komen ten laste van de werkingsmiddelen die de gemeenteraad ter beschikking stelt. Artikel 32 : Gezien de normale werking van de GECORO gebeurt op het stadhuis in overleg met het college van burgemeester en schepenen en met de stedelijke diensten dient er behoudens voor de Gemeenteraadszitting dinsdag 04 maart 2014 17