Handleiding BRON-mbo Dienst Uitvoering Onderwijs

Handleiding BRON-mbo Dienst Uitvoering Onderwijs Versie: 11 Datum: mei 2019 Auteur: DUO (afdeling EC/KLC) Status: definitief

Inhoudsopgave 1. INLEIDING ALGEMEEN... 4 2. DEFINITIES... 5 3. OVER DE REGELING GEGEVENSVERSTREKKING... 6 4. KETENPROCES BRON-MBO... 8 5. OPVRAGEN GEGEVENS IN DE AANMELDFASE... 13 OPVRAGEN PERSOONSGEGEVENS...13 OPVRAGEN VOOROPLEIDINGSGEGEVENS...13 6. BRON GEGEVENS AAN DUO LEVEREN... 14 WAARDELIJST...16 7. SIGNALEN EN SIGNAALTEKSTEN... 18 FOUTMELDINGEN IN DE SLEUTELNAAM EN SLEUTELWAARDE:...29 MOGELIJKE FOUTEN VANUIT DE WEBSERVICE...29 8. KWALITEITSCONTROLE... 30 9. SIGNALEN IN HET KWALITEITSCONTROLEBESTAND... 31 A. PERSOONSGEGEVENS...31 B. INSCHRIJFGEGEVENS...31 C. BPV-GEGEVENS...33 D. RESULTAATGEGEVENS...33 E. DUBBELE INSCHRIJVINGEN...34 10. AANMELDEN VOOR MIJN DUO... 35 ROLLEN EN KENMERKEN...35 INLOGGEN OP MIJN DUO...35 VRAGEN OVER DE UITWISSELING...35 VRAGEN OVER DE BEKOSTIGING...35 VRAGEN OVER RIO...35 Handleiding BRON-mbo Pagina 2 van 35

Versiebeheer Versie Datum Status Auteur Aanleiding 0.1 augustus 2016 concept DUO Doorontwikkelen BRON 0.2 september 2016 concept DUO Review IPO 1.0 oktober 2016 definitief DUO Veldtest 2016 1.1 november concept DUO Review DUO medewerkers 2.0 december definitief DUO Review DUO medewerkers 3.0 december definitief DUO Review DUO en sambo-ict 4.0 januari 2017 definitief DUO Review DUO 5.0 januari 2017 concept DUO OBO 1 x per dag aanvragen 5.1 Juni 2017 concept DUO Naam OBO aangepast, Dashboard wekelijks geplaatst, Signalen kwaliteitscontrolebestand toegevoegd 5.2 Juli 2017 concept DUO Beveiligde site wordt Mijn DUO Afkeursignalen bekostiging verwijderd. (Link toegevoegd) Afkeursignalen aanlevering aangepast 6.0 Juli 2017 definitief DUO Review IPO 6.1 November 2017 concept DUO Nieuw signaal GE vrijstelling geen mbo Nieuwe signalen in het kwaliteitscontrolebestand Crossover opleidingen 7.0 December 2017 definitief DUO Review IPO 7.1 maart 2018 concept DUO Linkjes DUO aangepast 8.0 april 2018 definitief DUO Review DUO 8.1 september 2018 concept DUO Ministerie EZ is Ministerie EZK Linkjes Mijn DUO aangepast 9.0 oktober 2018 definitief DUO Review DUO 10.0 Januari 2019 definitief DUO Opvragen vooropleidingsgegevens 10.1 mei 2019 concept DUO Invoering ODT Overige opleidingen deeltijd 11 mei 2019 definitief DUO Review DUO Doel Deze handleiding is bedoeld om mbo-instellingen informatie te verschaffen over het Onderwijsnummer en de mogelijke signalen bij het uitwisselen van gegevens aan het BasisRegister ONderwijs (BRON). Doelgroep Instellingsmedewerkers (mbo) DUO-medewerkers Beheer Het Expertisecentrum/Kennis & Leercentrum (EC/KLC) van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) beheert deze handleiding. Handleiding BRON-mbo Pagina 3 van 35

1. Inleiding algemeen Alle scholen en instellingen in Nederland voor het voortgezet onderwijs (vo), het beroepsonderwijs (mbo), volwasseneneducatie (vavo), het hoger onderwijs (hbo en wo) en alle scholen in het primair onderwijs (po) zijn aangesloten op BRON. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) beheert BRON. De uitwisseling van gegevens van bekostigde- en niet bekostigde mbo-instellingen met BRON vindt plaats in het kader van de wet Regeling gegevensverstrekking persoonsgebonden nummer BVE 2009. Meer informatie hierover vindt u op: http://wetten.overheid.nl Het betreft: o Het identificeren van personen die onderwijs volgen (BSN of Onderwijsnummer) o Het verzamelen van gegevens over onderwijsdeelname en resultaatgegevens o Het ter beschikking stellen voor expliciet benoemd gebruik, waaronder: bekostiging, toezicht en verantwoording Doorontwikkelen BRON-mbo, BRON-vo/vavo Met ingang van januari 2017 is het bekostigingsproces en de wijze van gegevensuitwisseling tussen mbo-instellingen en DUO vernieuwd. Met ingang van januari 2019 geldt dit ook voor de vo- en vavo-sector en voor het vo en/of vavo deel van mbo-instellingen (ROC s en AOC s) die deze opleidingen aanbieden. De uitwisseling op basis van bestanden is vervangen door berichtenverkeer (webservice M2M). De mutaties vanuit instellingen worden sneller verwerkt en instellingen krijgen direct de voorlopige bekostigings-statussen van inschrijvingen en diploma s teruggekoppeld. Aanpassing BRON In BRON is een extra leertraject overige opleidingen deeltijd (ODT) toegevoegd. U kunt ODT vanaf 01-01-2019 aanleveren, zodra uw administratiepakket hierop is aangepast. Extra controles leertraject ODT Bij aanlevering van een inschrijving in leertraject ODT, controleert DUO (achteraf) of de inschrijving een kwalificatie betreft waarvoor u een licentie heeft aangevraagd. Bij deze inschrijving mag u geen diploma aan BRON leveren. Als dit voorkomt dan ziet u dat terug in het wekelijkse kwaliteitscontrolebestand. Programma van Eisen In het Programma van Eisen (PvE) BRON-mbo staan de technische aspecten van de processen uitgebreid beschreven. Het PvE vindt u op de zakelijke DUO site: https://duo.nl/zakelijk/middelbaar-beroepsonderwijs/studentenadministratie/verder-inbron.jsp Handleiding BRON-mbo Pagina 4 van 35

2. Definities In het volgende overzicht staan relevante termen, afkortingen en omschrijvingen. Term/afkorting BPV BPV Overeenkomst BRIN BRON BRON-mbo BRP BSN DUO IPO OBO OD ODT OWN Onderwijsnummer OR PGN RIO RO SIS Webservice Omschrijving Beroeps Praktijk Vorming Een Beroeps Praktijk Vormings Overeenkomst (BPVO) bestaat uit een of meerdere BPV s. Voor iedere opleiding of elk keuzedeel waarvoor een BPV wordt gevolgd moet een unieke BPV worden aangeleverd. Unieke code waarmee een onderwijsinstelling wordt geïdentificeerd Basis Register ONderwijs De centrale registers van inschrijvingen en resultaten. Het onderwijsregister mbo is een stelsel van systemen en processen rondom inschrijvingen en resultaten waarmee DUO de BRON-uitwisselingen en de fotosystematiek vervangt door een set onderwijsregisters. (Onderwijsdeelname en Onderwijsresultaat) BasisRegistratie Personen In de Basisregistratie personen worden de persoonsgegevens bijgehouden van iedereen die in Nederland woont. BRP is de opvolger van de Gemeentelijke BasisAdministratie (GBA). BurgerServiceNummer Het BSN is een uniek identificerend nummer voor iedere burger die een relatie heeft met de Nederlandse overheid. Het nummer wordt uitgegeven door de gemeente. Dienst Uitvoering Onderwijs Informatie Punt Onderwijs Dit is de afdeling binnen DUO die voor de sectoren vo, vavo en mbo de aanlevering van gegevens aan BRON ondersteunt. Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek In het OBO staan BRON gegevens die de accountant gebruikt voor de accountantscontrole. Het Onderwijs Deelname register Overige opleidingen deeltijd Overig onderwijs dat gericht is op volgen van delen van een opleiding, niet op het halen van een diploma. Negencijferige code, toegekend door DUO, waarmee een student zonder BSN door DUO wordt geïdentificeerd. Het Onderwijs Resultaat register Persoons Gebonden Nummer in het onderwijs, dit kan het Burgerservicenummer of het Onderwijsnummer zijn. Registratie Instellingen en Opleidingen Registratie Overzicht In het RO staan BRON gegevens met een selectieperiode van maximaal twee jaar. Studenten Informatie Systeem Het studenten administratiesysteem van de mbo-instellingen van waaruit de inschrijvingsgegevens worden verstuurd naar DUO. Een webservice is een interface van een applicatie die een aantal functies biedt en aan te roepen is via het Internet, zonder menselijke tussenkomst. Handleiding BRON-mbo Pagina 5 van 35

3. Over de regeling gegevensverstrekking Voor de uitvoering van de wet Regeling gegevensverstrekking persoonsgebonden nummer wordt gebruik gemaakt van een PGN dat bestaat uit 9 cijfers. Het onderwijsnummer is een PGN dat bestaat uit 9 cijfers. Een PGN is een BSN of OWN. Een OWN wordt door DUO toegekend als een onderwijsontvangende geen BSN heeft. Wettelijk is bepaald welke partijen gebruik mogen maken van de gegevens uit BRON. De betrokken partijen zijn: o Onderwijsinstellingen o DUO (inclusief Diplomaregister) o Gemeenten, Sociale Diensten en Regionale Meld- en Coördinatiepunten o Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) o De Inspectie van het Onderwijs o Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) o Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) o Sociale Verzekeringsbank (SVB) o Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) Onderwijsinstellingen Onderwijsinstellingen maken gebruik van de in BRON geregistreerde gegevens uit de registers van DUO. Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) De geanonimiseerde gegevens uit de registers worden door DUO gebruikt voor het berekenen en toekennen van de bekostiging voor bekostigde onderwijsinstellingen. Daarnaast worden de geanonimiseerde gegevens van zowel bekostigd-, als niet bekostigd onderwijs gebruikt voor management- en beleidsdoeleinden. DUO maakt zelf ook gebruik van de gegevens uit de registers voor de uitvoering van wet- en regelgeving, zoals de Wet op de Studiefinanciering. Gemeenten en Sociale Diensten In verband met naleving van wetgeving op het gebied van leerplicht, het voortijdig schoolverlaten en de Wet Inburgering, communiceren gemeenten met instellingen. Dit mag gebeuren aan de hand van het PGN van een onderwijsontvangende. De Sociale Diensten mogen alleen voor een controle op uitkeringen communiceren met de registers op basis van het PGN. De Sociale Diensten controleren aan de hand van gegevens uit de registers of een aanvrager van een uitkering is ingeschreven bij een onderwijsinstelling met recht op studiefinanciering. Centraal Bureau voor de Statistiek Het CBS krijgt een kopie van de bekostigings- en beleidsgegevens uit het BRON-mbo van DUO. Het CBS gebruikt de gegevens voor beleidsvoorbereidingen door de Minister van OCW. CBS heeft de mogelijkheid gegevens op school-, instellings- of opleidingsniveau openbaar te maken. De privacy van het individu blijft geanonimiseerd en gewaarborgd. De Inspectie van het Onderwijs De Inspectie van het Onderwijs gebruikt geanonimiseerde gegevens uit het mbo-register voor toezicht op het onderwijs in Nederland en de kwaliteitskaarten. Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De minister van OCW gebruikt geanonimiseerde gegevens uit het mbo-register voor toezicht op de bekostiging van het onderwijs in Nederland en voor begrotings- en beleidszaken van het ministerie. Handleiding BRON-mbo Pagina 6 van 35

Het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK). De minister van EZK gebruikt geanonimiseerde gegevens van het zogenaamde groene onderwijs, dit betreft opleidingen gericht op de agrarische sector. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) De SVB maakt gebruik van de gegevens uit het mbo-register voor de uitvoering en verificatie van de Algemene Kinderbijslag Wet. Het gaat hier om de persoons- en inschrijvingsgegevens van 16- en 17-jarigen. Stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) De SBB is een organisatie die met bedrijven en het mbo samenwerkt. De BPV-gegevens die de SBB van DUO ontvangt worden o.a. gebruikt voor bezetting leerplaatsen en het leveren van beleidsinformatie. Handleiding BRON-mbo Pagina 7 van 35

4. Ketenproces BRON-mbo Het ketenproces BRON-mbo loopt vanaf het aanmelden van een (aspirant-) student bij de mbo-opleiding van zijn keuze tot en met het bepalen van de bekostiging van de instelling voor het onderwijs dat de student geniet of heeft genoten. In het ketenproces spelen twee partijen een rol: mbo-instellingen en DUO. Aanmelden identificeren persoon: Een mbo-instelling moet een student in alle gevallen eerst identificeren bij DUO (BRON). 1. Identificeren tijdens aanmelding bij de mbo-instelling met plaatsen van een abonnement op wijzigingen daarna. 2. Identificeren tijdens het inschrijfproces. Via een webservice kunnen de gegevens van de te identificeren persoon op twee manieren worden aangeleverd: 1. via een verkorte set bestaande uit PGN, geboortedatum en geslacht om daarmee het PGN te verifiëren. 2. via een uitgebreide set zonder PGN, bestaande uit achternaam, voornaam(namen), geboortedatum, geslacht, volledige adresgegevens in Nederland - of volledige adresgegevens buitenland en landcode buitenland - om daarmee het PGN te achterhalen. Aanmelden Na de aanmelding kan de instelling gegevens van de student opvragen bij DUO. Het gaat hierbij om 2 soorten gegevens: persoonsgegevens en vooropleidingsgegevens. Inschrijven Nadat de instelling de persoonsgegevens van de student heeft doorgegeven (en deze zijn goedgekeurd) levert de instelling de inschrijvingsgegevens aan DUO, die de inschrijving in het OD-register opneemt. Is een student eenmaal ingeschreven dan ontvangt de instelling van DUO ook spontaan alle eventuele wijzigingen op de vooropleidingsgegevens van deze student. Beroepspraktijkvorming (BPV) In het kader van zijn opleiding volgt de student een praktijkstage bij een leerbedrijf. Als er een stage-overeenkomst is afgesloten met de student, levert de instelling de zogenaamde BPV gegevens (inclusief leerbedrijfid) aan DUO. Het leerbedrijfid moet de instelling opzoeken bij de SBB. Examineren en toetsen Voor Nederlands, Rekenen en Engels zijn en worden centrale, landelijke examens ingevoerd. Instellingen kunnen deze examens afnemen via het systeem Facet, dat door DUO wordt gefaciliteerd. (Het systeem Facet staat los van het aanleveren van de inschrijvingen en resultaten aan BRON). Uitschrijven Wanneer de student een opleiding (tussentijds) beëindigt, geeft de instelling dit door aan DUO, die de beëindiging van de inschrijving in het OD-register opneemt. Eventueel behaalde examenresultaten kunnen bij uitschrijven worden aangeleverd (diploma, generieke examenonderdelen, keuzedelen of een zogenaamd AMvB-certificaat ) en deze worden in het OR-register opgenomen. Handleiding BRON-mbo Pagina 8 van 35

Behalen diploma Als de student een diploma heeft behaald dan geeft de instelling dit door aan DUO. Vervolgens neemt DUO deze gegevens op in het OR-register. Bepalen voorlopige bekostigingsstatus Op basis van de geleverde gegevens geeft DUO een voorlopige bekostigingsstatus af. Daarin wordt aangegeven of een inschrijving of diploma wel of niet bekostigd zal worden en welke grondslagen daarbij gebruikt worden. Elke keer als er iets in de grondslaggegevens voor het bepalen van de bekostigingsstatus wijzigt ontvangt de instelling automatisch een nieuwe voorlopige bekostigingsstatus van DUO. OBO en accountantsproces De instellingsaccountant gebruikt het Overzicht Basisregisteronderwijs Onderzoek (OBO) voor de accountantscontrole. In het OBO staan bekostigingsrelevante gegevens. De instelling kan het OBO via Mijn DUO aanvragen (aanvraag kan één keer per dag). De werkinstructie Aanvragen OBO en informatie over het assurance-rapport vindt u op de DUO site: https://duo.nl/zakelijk/middelbaar-beroepsonderwijs/verantwoording/assurancerapport.jsp Eventueel benodigde wijzigingen in de gegevens worden op reguliere wijze aangeleverd. Vervolgens wordt een nieuw OBO aangevraagd en deze wordt de volgende werkdag geplaatst met een verschillenlijst. De accountant voert de controle uit in overeenstemming met het onderwijsaccountantsprotocol OCW op het OBO staande inschrijvingen en diploma s. Als de accountant akkoord is, geeft hij een goedkeurend assurance-rapport af. De instelling stuurt het assurance-rapport naar DUO. Daarna wordt het assurance-rapport door DUO vastgelegd. Er moet uiterlijk 1 juli een goedkeurend assurance-rapport bij DUO binnen zijn. Bepalen definitieve bekostigingsstatus Eén keer per jaar wordt de definitieve bekostigingsstatus bepaald en teruggekoppeld aan de instelling. Als grondslag voor de bepaling wordt het OBO gebruikt waarvoor door de accountant een goedkeurend assurance-rapport is afgegeven. Handleiding BRON-mbo Pagina 9 van 35

Toekennen en jaarlijkse cyclus bekostiging Op basis van de definitieve bekostigingsstatus en het beschikbare budget wordt de rijksbijdrage berekend en verstrekt aan de mbo-instellingen. Het vaststellen van de definitieve bekostigingsstatus wordt jaarlijks herhaald. Leveren aan diverse afnemers De geleverde gegevens over inschrijvingen, BPV-overeenkomsten, resultaten en de vastgestelde voorlopige- en definitieve bekostigingsstatus worden aan diverse afnemers geleverd, binnen en buiten het mbo-veld. TBG-i, TBG-b en TBG-l bestand Dit zijn producten van DUO (Bekostiging) waarin bekostigingsgrondslagen op (i)individueel niveau, (b)geaggregeerd per opleidingscode, leertraject etc. en (l)landelijk budget zijn weergegeven. Deze bestanden zijn niet bedoeld voor de accountantscontrole. Registratie Overzicht (RO) Met het registratieoverzicht kan een mbo-instelling controleren in hoeverre de gegevens in het SIS en in het register van DUO overeenkomen. Het overzicht bevat inschrijvingen (deelnames), BPV en resultaten (diploma s en losse resultaten van onderdelen). De instellingsmedewerker kan via Mijn DUO één (of meer) registratieoverzichten per dag aanvragen (met een selectieperiode van maximaal 2 jaar, per overzicht). De volgende werkdag staat het overzicht klaar op Mijn DUO. De werkinstructie Aanvragen registratieoverzicht en informatie over het Dashboard en Raadplegen studentdossier kunt u vinden op de DUO site: https://duo.nl/zakelijk/middelbaar-beroepsonderwijs/studentenadministratie/bron-enuw-administratie.jsp Vooropleidingen Sinds november 2018 is het voor een instelling mogelijk om vooropleidingsgegevens van een student al in de aanmeldfase bij DUO op te vragen. Het doel hiervan is dat instellingen met deze informatie kunnen bepalen of een student tot een opleiding toegelaten kan worden of niet. Wat wordt er geleverd: Deelnamegegeven(s) o De huidige deelnamegegevens. Als er 2 of meer actieve deelnames in BRON staan, dan worden deze beide geleverd. Deze situatie kan voorkomen bij bijvoorbeeld een Rutte-inschrijving. Als een student bij de aanvragende instelling is ingeschreven, dan wordt de inschrijving bij deze instelling geleverd. o Is er geen actieve deelname, dan wordt de laatst bekende deelname geleverd. o Als de student ook beschikt over een deelname voor leerjaar 3, 4 of 5 van havo of vwo, dan wordt het meest recente leerjaar hiervan ook geleverd. o Als er een deelname havo of vwo zoals hierboven beschreven binnen de selectie valt van de laatste of lopende deelname, dan wordt deze maar één keer geleverd. o Deelnames in de toekomst worden niet geleverd. Handleiding BRON-mbo Pagina 10 van 35

Resultaatgegevens vo/vavo: Alle behaalde diploma s en certificaten in het vmbo, havo en vwo. Alle bijbehorende profielen met de vakken en cijfers of behaalde certificaten met de uitslag geslaagd of deelexamen. Zolang er geen diploma behaald is worden alleen, als dit vastgelegd is, de vakken geleverd. De resultaatgegevens van vo/vavo worden pas geleverd als deze gegevens in het vernieuwde BRON vo/vavo staan. De aansluiting vindt plaats vanaf januari 2019. Resultaatgegevens mbo: Alle mbo-diploma s met bijbehorende resultaten zoals keuze delen, AMvBonderdelen en generieke examenonderdelen. Alle behaalde losse resultaten zoals keuzedelen, AMvB-onderdelen en generieke examenonderdelen. Generieke examenonderdelen die niet volledig zijn afgerond en/of keuzedelen die niet gehaald zijn. Resultaatgegevens ho: Alle behaalde graden. N.B. Als een student beschikt over een geheim adres, dan worden de deelnames en resultaten geleverd zonder de BRIN-gegevens. De BRIN wordt vervangen door 99AA. Overzicht te leveren gegevens vooropleidingen wat in BRON opgenomen is. Onderwijssoorten Wetenschappelijk Onderwijs 1991* Hoger Beroeps Onderwijs 1991 Middelbaar Beroeps Onderwijs 2007 Voortgezet Algemeen Volwassen Onderwijs (VAVO) 2007 Voortgezet Onderwijs 2006 Voortgezet Speciaal Onderwijs 2012 *Levensbeschouwelijke opleidingen vanaf september 2010 Aanduiding startkwalificatie behaald: De student heeft een startkwalificatie als hij een diploma heeft op: - havo-niveau - vwo-niveau - mbo-2-niveau, mbo-3-niveau of mbo-4-niveau Vanaf Als er geen onderwijsdeelname of resultaten in BRON staan kan er geen startkwalificatie bepaald worden. In dit geval wordt de startkwalificatie als O (onbekend) aangeleverd. Handleiding BRON-mbo Pagina 11 van 35

Aantal jaren mbo zonder diploma: Het aantal jaren zonder diploma is het getal dat aangeeft hoeveel jaar de student mboonderwijs heeft gevolgd aan een bekostigde mbo-instelling en geen mbo-diploma heeft behaald. Het laatste jaar waarin de student mbo-onderwijs heeft gevolgd is maximaal drie jaar geleden, anders wordt het aantal jaren niet berekend. In het geval er geen berekening kan worden gedaan, wordt het veld gevuld met het getal 99. We gaan er vanuit dat de aanmeldfase altijd voor het studiejaar is dat ligt direct na de aanmelddatum. De aanmeldingen in de periode augustus 2018 t/m juli 2019 zijn bestemd voor het studiejaar 2019. Voor het berekenen van het aantal jaren mbo zonder diploma moet in dit voorbeeld de laatste inschrijving geldig zijn op of ná 1-8-2016. Als er op 1 oktober van een jaar een geldige inschrijving is dan geldt dit als één jaar. Het studentdossier. Als een student (nog) geen inschrijving in BRON heeft bij de betreffende instelling dan worden er via het studentdossier geen gegevens getoond. Dit gebeurt pas wanneer de student is ingeschreven. Is dit het geval dan worden alle inschrijvingen tot en met de einddatum van de inschrijving getoond. Inschrijvingen die daarna liggen worden niet getoond in het studentdossier. Vanuit de webservice worden alleen vooropleidingsgegevens geleverd die bedoeld zijn voor de beoordeling op toelaatbaarheid. Deze gegevens zijn daarom minder uitgebreid dan de vooropleidingsgegevens die in het studentdossier geregistreerd staan. Handleiding BRON-mbo Pagina 12 van 35

5. Opvragen gegevens in de aanmeldfase Opvragen persoonsgegevens De instelling kan de persoonsgegevens op twee manieren opvragen: 1. Via een abonnement op de persoonsgegevens. De instelling ontvangt alle wijzigingen in de persoonsgegevens. Na negen maanden wordt het abonnement automatisch beëindigd. Staat een deelnemer niet ingeschreven dan moet de instelling het abonnement beëindigen omdat er geen doelbinding is. Dit kan de instelling aangeven via het bericht Aanleveren identificatie persoon. Het abonnement op de persoonsgegevens wordt dan uitgezet. 2. Via een eenmalige opvraging. De instelling vraagt eenmalig de persoonsgegevens op. Opvragen vooropleidingsgegevens Als een student is aangemeld bij de instelling, dan kan de instelling de vooropleidingsgegevens opvragen om te bepalen of een student toelaatbaar is voor een opleiding. De instelling kan de vooropleidingsgegevens op twee manieren opvragen: 1. Via een abonnement op de vooropleiding. De instelling ontvangt alle wijzigingen in de persoonsgegevens. Vooropleidinggegevens worden spontaan geleverd als er iets wijzigt in de deelnames of resultaten van de sectoren vo, mbo of ho. Na negen maanden wordt het abonnement automatisch beëindigd. Staat een deelnemer niet ingeschreven dan moet de instelling het abonnement beëindigen omdat er geen doelbinding is. Dit kan de instelling aangeven via het bericht Aanvragen vooropleiding. Het abonnement op de vooropleidinggegevens wordt dan uitgezet. 2. Via een eenmalige opvraging. De instelling vraagt eenmalig de gegevens op. De instelling kan alleen vooropleidingen ophalen na een succesvolle identificatie. De instelling kan via het bericht Aanleveren identificatie persoon en het bericht Aanvragen vooropleiding aangeven of men een abonnement wil of niet. Via het bericht Aanleveren vooropleiding kan de instelling een abonnement op aan/uit/eenmalig zetten. Handleiding BRON-mbo Pagina 13 van 35

6. BRON gegevens aan DUO leveren Het doel van het aanleveren van inschrijvingen, BPV-gegevens, diplomagegevens en resultaatgegevens, is het vullen van het OD- en OR-register bij DUO. Deze gegevens worden gebruikt voor diverse processen, o.a. voor het bepalen van de bekostiging, het leveren van beleidsinformatie, het leveren van informatie over het verzuim en voor het bepalen van de rechtmatigheid van de toekenning van studiefinanciering aan de student. Wijzigen van gegevens Bij het aanleveren van gegevens wordt met standen gewerkt. Dit houdt in dat, als er iets wijzigt, de instelling steeds alle gegevens aanlevert, ook de gegevens die niet gewijzigd zijn. DUO neemt deze nieuwe stand (mits goedgekeurd) in zijn geheel over in haar register. Als de nieuwe stand wordt afgekeurd dan wordt er niets in het register gewijzigd. Gegevens die niet (opnieuw) in de levering worden aangeleverd zullen door DUO worden weggelaten uit het register. Verwijderen van gegevens Zijn er gegevens onterecht aangeleverd, (bv. inschrijving, BPV-gegevens, diploma en/of resultaat) dan kan dit via een verwijderbericht kenbaar worden gemaakt. Bepalen bekostigingsgrondslagen Wanneer nieuwe, gewijzigde of verwijderde gegevens aan DUO worden geleverd, worden deze intern doorgegeven aan het domein Bekostiging. Vervolgens worden de bekostigingsgrondslagen opnieuw bepaald en teruggekoppeld aan de instelling. De bekostigingsgrondslagen bestaan uit: o de bekostigingsstatus deze geeft aan of de inschrijving, BPV bij de inschrijving en/of het diploma voor bekostiging in aanmerking komen en meetellen voor de zgn. correctiefactor Wanneer de bekostigingsstatus Nee is zullen alle relevante oorzaken aangegeven worden in de vorm van signalen o de verrijking het gaat hier om aanvullende informatie die zicht geeft op de uiteindelijke bekostiging. Zoals bijvoorbeeld de prijsfactor van de opleiding, het aantal verblijfsjaren in Nederland van de deelnemer en de individuele deelnemerswaarde De voorlopige- en definitieve bekostigingsgegevens worden jaarlijks vastgesteld. Dit gebeurt aan de hand van het OBO. De resulterende definitieve bekostigingsgrondslagen worden teruggekoppeld aan uw instelling. Handleiding BRON-mbo Pagina 14 van 35

Aanleveren resultaatgegevens Het doel van het aanleveren van resultaten is het vullen van het OR-register bij DUO. Ook wanneer een leerling de instelling verlaat zonder diploma. Dit betekent dat alle resultaten (behaald of niet behaald) aan DUO geleverd moeten worden. Het gaat om resultaten met betrekking tot: o Diploma s o generieke examenonderdelen o keuzedelen o AMvB-certificaten Herziene Kwalificatiestructuur Per 1 augustus 2016 is de Herziene Kwalificatiestructuur (HKS) ingegaan. Dit betekent dat opleidingen zijn aangevuld met verplichte keuzedelen. Deelnemers die eerder zijn gestart in de BKS structuur mogen hun opleiding afronden. Keuzedelen en AMvB-onderdelen Een keuzedeel is een verrijking van de kwalificatie (basis- en profieldeel). Hiermee kan de student zijn vakmanschap verbreden of verdiepen. Het keuzedeel is een verplicht onderdeel binnen de mbo-opleiding. Keuzedelen dragen bij aan een betere instroom en/of doorstroom naar een (op)volgende mbo-opleiding. Het resultaat (zowel behaald als niet behaald) van een geëxamineerd keuzedeel moet (bij uitschrijving) aan BRON worden geleverd. Vanwege de invoering van de HKS zijn er in BRON extra velden toegevoegd om behaalde resultaten van keuzedelen en certificaten van AMvB-onderdelen te registeren. AMvB betekent: Algemene Maatregel van Bestuur. Er kan worden aangegeven of een AMvB-certificaat aan de student is uitgereikt. Een AMvB-certificaat wordt bij uitschrijving aan BRON geleverd. Handleiding BRON-mbo Pagina 15 van 35

Waardelijst Voor de levering van gegevens aan DUO moeten deze voldoen aan bepaalde waarden. De waarden staan in het volgende overzicht beschreven. Geslacht Waarde Betekenis 1 Man 2 Vrouw 3 Vastgesteld onbekend Huisnummer aanduiding Waarde Betekenis to Tegenover locatie by Bij locatie Leertraject BI (Bekostigde instelling) Waarde Betekenis Datum begin Datum einde (tot en met) BOL Beroepsopleidende leerweg 01-08-1997 BOL_DT Beroepsopleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 BBL Beroepsbegeleidende leerweg 01-08-1997 CBL Gecombineerde begeleidende leerweg 01-08-1997 31-07-2016 CBL_DT Gecombineerde begeleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 31-07-2016 COL Gecombineerde opleidende leerweg 01-08-1997 31-07-2016 COL_DT Gecombineerde opleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 31-07-2016 OVO Overig onderwijs 01-08-1997 EX Examendeelnemer 01-08-1997 ODT Overige opleidingen deeltijd (overig onderwijs niet-diploma gericht) 01-01-2019 Leertraject NBI (Niet bekostigde instelling) Waarde Betekenis Datum begin Datum einde (tot en met) BOL Beroepsopleidende leerweg 01-08-1997 BOL_DT Beroepsopleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 BBL Beroepsbegeleidende leerweg 01-08-1997 CBL Gecombineerde begeleidende leerweg 01-08-1997 31-07-2016 CBL_DT Gecombineerde begeleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 31-07-2016 COL Gecombineerde opleidende leerweg 01-08-1997 31-07-2016 COL_DT Gecombineerde opleidende leerweg in deeltijd 01-08-1997 31-07-2016 OVO Overig onderwijs 01-08-1997 EX Examendeelnemer 01-08-1997 08-12-2016 ODT Overige opleidingen deeltijd (overig onderwijs niet-diploma gericht) 01-01-2019 Handleiding BRON-mbo Pagina 16 van 35

Soort diploma (2019) Waarde Betekenis Datum begin Datum einde (tot en met) BASISDIPLOMA Basisdiploma 01-08-2019 DOORSTROOMDIPLOMA Doorstroomdiploma 01-08-2019 ARBEIDSMARKTDIPLOMA Arbeidsmarktdiploma 01-08-2019 Resultaat keuzedeel Waarde Betekenis Datum begin BEHAALD Behaald 01-08-2016 NIET_BEHAALD Niet behaald 01-08-2016 Vrijstelling Generiek examenonderdeel Waarde Betekenis MBO Middelbaar Beroeps Onderwijs HAVO Hoger Algemeen Voortgezet Onderwijs VWO Voorbereidend Wetenschappelijk Onderwijs Vrijstelling IE en vrijstelling CE Waarde Betekenis MBO Middelbaar Beroeps Onderwijs Indicatie geheim Waarde Betekenis 0 Geen beperking Niet zonder toestemming aan derden ter uitvoering algemeen 1 bindend toezicht 2 Niet aan kerken 3 Niet aan vrije derden Niet zonder toestemming aan derden ter uitvoering algemeen 4 bindend toezicht niet aan kerken Met toestemming aan derden ter uitvoering algemeen bindend 5 toezicht en vrije derden 6 Niet aan kerken en niet aan vrije derden Met toestemming aan derden ter uitvoering algemeen bindend 7 toezicht niet aan vrije derden, kerken Niveau MBO-1 MBO-2 MBO-3 MBO-4 MBO- Assistent of Entree MBO- Basisberoep MBO- Vakopleiding MBO- Middenkader/specialist Handleiding BRON-mbo Pagina 17 van 35

7. Signalen en teksten In het volgende overzicht vindt u de signalen en signaalteksten met uitleg, die mogelijk aan uw instelling zijn teruggekoppeld. tekst geboortedatum in toekomst De geboortedatum mag niet in de toekomst liggen. Wijzig de geboortedatum en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst BSN onbekend Er is geen persoon gevonden met de opgegeven combinatie van BSN, geboortedatum en geslacht. Als het BSN gevuld is, moet de combinatie van BSN, geboortedatum en geslacht bekend zijn bij DUO. Wijzig de persoonsgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. N.B. DUO zal op basis van het burgerservicenummer BRP bevragen om over de meeste actuele gegevens te beschikken. tekst Foutcode OWN onbekend Er is geen persoon gevonden met de opgegeven combinatie van OWN, geboortedatum en geslacht. Als het onderwijsnummer gevuld is moet de combinatie van onderwijsnummer, geboortedatum en geslacht bekend zijn bij DUO. Wijzig de persoonsgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Voorvoegsel onbekend Het voorvoegsel komt niet voor in de tabel met bekende voorvoegsels. Wijzig het voorvoegsel en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 18 van 35

tekst Oorzaak 1 Oorzaak 2 Onvoldoende adresgegevens Ongeldige combinatie van adresgegevens. Indien een binnenlands adres is aangeleverd dient tenminste een postcode en huisnummer of een locatie te worden aangeleverd. Wijzig de adresgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Indien een buitenlands adres is aangeleverd wordt het bericht goedgekeurd maar niet geregistreerd. Bij een buitenlands adres mag de landcode niet gevuld zijn met 6030 (Nederland). Wijzig de landcode en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst BSN ander persoon Het BSN is van een andere persoon dan het huidige onderwijsnummer. Met het aangeleverde BSN wordt een andere persoon gevonden dan met het huidige onderwijsnummer (welke bij DUO bekend is). Wijzig de persoonsgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. N.B. deze controle wordt alleen uitgevoerd bij heridentificatie. tekst Postcode huisnummer onbekend Ongeldige combinatie van postcode en huisnummer. Het bericht wordt goedgekeurd, maar het adres wordt niet geregistreerd. Controleer de postcode en/of het huisnummer, die voorkomt in de postcodetabel. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Landcode woonadres ongeldig Aangeleverde landcode (van adres) is niet geldig. Het bericht wordt goedgekeurd, maar het adres wordt niet geregistreerd. Wijzig de landcode, die voorkomt in de landcodetabel en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Persoon niet gevonden Met het opgegeven BSN/OWN is geen persoon gevonden. Controleer de persoonsgegevens van het BSN/OWN. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 19 van 35

tekst Datum inschrijving buiten instellingsperiode MBO Datum inschrijving mag niet voor de begindatum of na de einddatum van de instelling liggen. Wijzig de begin- of einddatum van de inschrijving en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Bekostiging instelling MBO niet correct Een bekostigde instelling mag alleen de gegevens set bekostigd aanleveren, een niet-bekostigde instelling mag alleen de gegevensset niet-bekostigd aanleveren. De gegevensset binnen het SIS is niet goed ingesteld. Wijzig na overleg met applicatiebeheer en/of softwareleverancier de gegevensset en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Opleidingcode onbekend op datum MBO Gevolgde opleiding onbekend op periode begindatum. Als het niet om een exameninschrijving gaat dan moet de gevolgde opleiding voorkomen in de bijbehorende referentietabel. (meetdatum: Datum ingang periodegegevens inschrijving) Wijzig de begindatum inschrijvingsperiode en/of opleidingcode (Crebocode) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Opleidingcode onbekend MBO Bij een exameninschrijving moet de gevolgde opleiding voorkomen in de waardelijst. De opleidingcode (Crebocode) is onbekend. Bij een exameninschrijving moet de gevolgde opleiding volgens de bijbehorende referentietabel (ooit) bestaan (hebben). Dit geldt ook voor de opleiding waarvoor het diploma is behaald. Wijzig de opleidingcode (Crebocode) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Leertraject BOL MBO Bij een opleidingsdomein moet het Leertraject BOL zijn. Wijzig het leertraject en/of de Crebocode en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 20 van 35

tekst Niveau verplicht MBO Als de gevolgde opleiding een opleidingsdomein of een kwalificatiedossier is, is het niveau verplicht. Wijzig het niveau en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Niveau niet toegestaan MBO Niveau moet toegestaan zijn voor de gevolgde opleiding. Bij een eind kwalificatie is het niveau niet toegestaan. Bij een opleidingsdomein of kwalificatiedossier is het verplicht om het niveau mee te geven. Verwijder het niveau of wijzig de Crebocode en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst tekst tekst Opleiding moet kwalificatie zijn. Bij leertraject ODT moet de gevolgde opleiding een kwalificatie zijn. Als het leertraject Overige opleidingen deeltijd (ODT) is dan moet de gevolgde opleiding een kwalificatie zijn. Datum inschrijving datum uitschrijving gepland MBO De datum uitschrijving gepland moet op of na de datum inschrijving liggen. Wijzig de geplande datum uitschrijving en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Datum inschrijving datum uitschrijving werkelijk MBO De datum uitschrijving werkelijk moet op of na de datum inschrijving liggen. Wijzig de datum uitschrijving werkelijk en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Datum uitschrijving en reden uitschrijving MBO Datum uitschrijving werkelijk en reden uitschrijving moeten beide gevuld zijn of beide leeg. Wijzig de datum uitschrijving en/of reden uitstroom en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 21 van 35

tekst tekst tekst Datum Begin eerste periode MBO De begindatum van de eerste periode moet gelijk zijn aan de datum inschrijving. Wijzig de begindatum van de eerste periode en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Datum Begin niet uniek MBO De begindatum van de periode moet uniek zijn binnen een inschrijving. Wijzig de datum ingang periodegegevens. Deze moet uniek zijn ten opzichte van andere periodes binnen dezelfde inschrijving. Periode extra ondersteuning datum Begin datum Einde onjuist. Bij de periode extra ondersteuning moet datum begin op of voor datum einde liggen. Wijzig de begin- en/of einddatum van de periode extra ondersteuning en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Periode extra ondersteuning niet binnen inschrijving De periode extra ondersteuning moet binnen de inschrijvingsperiode (datum inschrijving-datum uitschrijving werkelijk) liggen. De begindatum van de periode extra ondersteuning mag niet voor de datum inschrijving liggen en de datum einde periode mag niet na de datum uitschrijving werkelijk liggen. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Periode extra ondersteuning overlapt Indien er meerdere periodes extra ondersteuning zijn, dan mogen die wel aansluiten, maar niet overlappen. Wijzig de periode extra ondersteuning en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 22 van 35

tekst Onderwijsdeelname MBO is ingehaald Het bericht is niet verwerkt omdat het is ingehaald door een meer recent bericht vanuit uw instelling voor deze deelname. Het bericht wordt goedgekeurd maar de inhoud wordt niet geregistreerd of indien verwijdering, dan wordt verwijdering niet uitgevoerd. Er zijn meerdere berichten van dezelfde persoon en onderwijsdeelname verzonden. Bij het verwerken van gegevens wordt hier rekening mee gehouden en wordt het meest recente bericht vastgelegd. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. tekst Onderwijsdeelname MBO identiek De aangeleverde onderwijsdeelname is identiek aan de geregistreerde stand. Het bericht wordt goedgekeurd en niet geregistreerd. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. tekst Inschrijving MBO niet gevonden Met de opgegeven combinatie van BSN/OWN, BRIN en volgnummer inschrijving is geen inschrijving gevonden. De te verwijderen inschrijving moet bestaan in het register bij DUO. De BPV moet bij een bestaande inschrijving gevolgd worden. tekst Datum begin BPV datum inschrijving MBO Datum begin BPV moet op of na de datum inschrijving liggen. Wijzig de datum begin BPV en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst BPV exameninschrijving MBO De BPV mag niet worden aangeleverd bij een exameninschrijving. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. tekst Datum einde BPV gepland MBO De geplande datum einde BPV moet op of na de datum begin BPV liggen. Wijzig de geplande datum einde BPV en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 23 van 35

tekst tekst Datum einde BPV werkelijk MBO De werkelijke datum einde BPV moet op of na de datum begin BPV liggen. Wijzig de werkelijke datum einde BPV en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Opleidingcode BPV onbekend MBO De opleidingcode BPV is onbekend op datum begin BPV. Het bericht wordt afgekeurd en niet geregistreerd Wijzig de opleidingcode BPV (die voorkomt in bijbehorende referentietabel) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Keuzedeelcode BPV onbekend MBO De code keuzedeel is onbekend op datum begin BPV. Wijzig de code keuzedeel (die voorkomt in bijbehorende referentietabel) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Geen afsluitdatum BPV Bij een BPV voor een opleiding moet de afsluitdatum gevuld zijn. Voeg de afsluitdatum BPV toe, zoals vastgelegd in de praktijkovereenkomst. Verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Geen omvang BPV Bij een BPV voor een opleiding moet de omvang gevuld zijn. De omvang BPV moet een waarde hebben die ligt in de range van:0 t/m 5120. Voeg de omvang BPV toe en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst BPV is ingehaald MBO Het bericht is niet verwerkt omdat het is ingehaald door een meer recent bericht vanuit uw instelling voor deze BPV. Het bericht wordt goedgekeurd maar de inhoud wordt niet geregistreerd of indien het een verwijdering betreft, dan wordt verwijdering niet uitgevoerd. Er zijn meerdere berichten van dezelfde persoon en BPV s verzonden. Bij het verwerken van gegevens wordt hier rekening mee gehouden en wordt het meest recente bericht vastgelegd. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. Handleiding BRON-mbo Pagina 24 van 35

tekst BPV identiek MBO De aangeleverde BPV is identiek aan de geregistreerde stand. Het bericht wordt goedgekeurd, maar de inhoud wordt niet geregistreerd. De stand van de BPV in het bericht is identiek aan de geregistreerde stand van de BPV in het register. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. tekst BPV bestaat niet De te verwijderen BPV bestaat niet in het register bij DUO. Corrigeer (indien nodig) de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Diploma niet voor kwalificatie De behaalde kwalificatie mag geen opleidingsdomein of kwalificatiedossier zijn. Wijzig de opleidingcode (Crebocode) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Datum resultaat buiten instellingsperiode MBO De datum resultaat mag niet voor de begindatum van de instelling of na de einddatum van de instelling liggen. Het bericht wordt afgekeurd en niet geregistreerd Wijzig de datum van het resultaat en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Datum resultaat in toekomst Datum resultaat mag niet in de toekomst liggen. Het bericht wordt afgekeurd en niet geregistreerd Wijzig de datum van het resultaat en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Code AMvB-onderdeel onbekend De code AMvB-onderdeel moet voorkomen in de referentietabel. Wijzig de code AMvB-onderdeel (die voorkomt in de bijbehorende referentietabel) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 25 van 35

tekst Code AMvB-onderdeel onbekend De code AMvB-onderdeel moet voorkomen in de referentietabel. Wijzig de code AMvB-onderdeel (die voorkomt in de bijbehorende referentietabel) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE IE of CE cijfers gevuld Bij dit generiek examenonderdeel mogen IE-cijfers, CE-cijfers en/of vrijstellingen daarvoor niet gevuld worden. Als het generiek examenonderdeel een centraal examen rekenen betreft mag alleen het eindcijfer gevuld zijn. Wijzig de resultaatgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE wel eindcijfer geen IE of CE Bij dit generiek examenonderdeel moet indien het eindcijfer gevuld is het IE- en CE-cijfer gevuld zijn tenzij het een vrijstelling havo of vwo is. Als het generiek examenonderdeel Nederlands of Engels betreft en het eindcijfer is gevuld dan moeten de cijfers voor het instellings- en centraal examen beide gevuld zijn tenzij de vrijstelling generiek examenonderdeel gevuld is met havo of vwo. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE vrijstelling geen MBO Deze code generiek examenonderdeel is alleen bedoeld voor vrijstelling havo/mbo Als het een examenonderdeel Engels-vrijstelling havo/vwo is (code generiekexamenonderdeel is 3003) dan mag de vrijstelling generiek examenonderdeel niet gevuld zijn met mbo. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE combinatie eindcijfer IE CE onjuist Het eindcijfer moet het gemiddelde zijn van het IE- en CE-cijfer waarbij een 74,5 een 7 wordt en een 75 een 8. Het eindcijfer moet het gemiddelde zijn van de cijfers voor het instellings- en centraal examen, waarbij een 74,5 een 7 wordt en een 75 een 8. Wijzig de resultaat gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 26 van 35

tekst tekst GE vrijstelling HAVO of VWO met IE of CE Indien vrijstelling generiek examenonderdeel gevuld is met HAVO of VWO, dan moeten het IE-cijfer en het CE-cijfer leeg zijn. Wijzig de gegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. GE eindcijfer moet gevuld Bij een generiek examenonderdeel bij een diploma moet minimaal het eindcijfer gevuld zijn. Wijzig het eindcijfer en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Code Keuzedeel onbekend De code keuzedeel moet voorkomen in de referentietabel. Indien het gaat om een verwijdering, dan wordt de verwijdering niet uitgevoerd. Wijzig de code keuzedeel (die voorkomt in bijbehorende referentietabel) en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst tekst tekst Onderwijsresultaat MBO is ingehaald Het bericht is niet verwerkt omdat het is ingehaald door een meer recent bericht vanuit uw instelling voor dit resultaat. Het bericht wordt goedgekeurd maar de inhoud wordt niet geregistreerd of indien verwijdering, dan wordt verwijdering niet uitgevoerd. Er zijn meerdere berichten van dezelfde persoon en onderwijsdeelname verzonden. Bij het verwerken van gegevens wordt hier rekening mee gehouden en wordt het meest recente bericht vastgelegd. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. onderwijsresultaat MBO identiek Het aangeleverde onderwijsresultaat is identiek aan de geregistreerde stand. Het bericht wordt goedgekeurd, maar de inhoud wordt niet geregistreerd. Het is niet nodig om het bericht opnieuw naar BRON te zenden. Geen inschrijfvolgnummer bij bekostigde instelling Inschrijfvolgnummer moet aanwezig zijn als het resultaat is aangeleverd door een bekostigde instelling. Wijzig het inschrijvingvolgnummer en verzend het bericht opnieuw naar BRON. Handleiding BRON-mbo Pagina 27 van 35

tekst Wijzigen resultaat onder diploma Er mag geen resultaat gewijzigd worden voor een onderdeel dat bij een diploma is vastgelegd. Verwijder het resultaat en lever het juiste resultaat opnieuw aan. tekst AMvB-onderdeel zonder certificaat Bij een los AMvB-onderdeel moet een certificaat zijn uitgereikt. Wijzig het AMvB-onderdeel met certificaat en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE geen eindcijfer wel IE en CE Indien het IE- en CE-cijfer gevuld zijn moet ook het eindcijfer gevuld zijn. Wijzig het eindcijfer en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE wel vrijstelling geen eindcijfer Indien vrijstelling generiek examenonderdeel is gevuld, dan moet het eindcijfer gevuld zijn. Wijzig de resultaatgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst GE zonder cijfers Bij een generiek examenresultaat moet minimaal één cijfer worden aangeleverd. Wijzig de resultaatgegevens en verzend het bericht opnieuw naar BRON. tekst Keuzedeel niet aangewezen via AMvB Er mag alleen een certificaat voor een keuzedeel worden uitgereikt als het keuzedeel daarvoor middels een AMvB is aangewezen. Lever het keuzedeel opnieuw aan met als waarde certificaat mee. Handleiding BRON-mbo Pagina 28 van 35

tekst Diploma MBO niet gevonden Met de opgegeven combinatie van BSN/OWN, BRIN, resultaatvolgnummer en code resultaat is geen diploma gevonden. Het bericht wordt goedgekeurd, maar de inhoud wordt niet geregistreerd. Controleer de gegevens en verzend (indien nodig) het bericht opnieuw naar BRON. tekst Resultaat MBO niet gevonden Met de opgegeven combinatie van BSN/OWN, BRIN, resultaatvolgnummer en code resultaat is geen los resultaat gevonden. Het bericht wordt goedgekeurd, maar de inhoud wordt niet geregistreerd. Controleer de gegevens en verzend (indien nodig) het bericht opnieuw naar BRON. Foutmeldingen in de Sleutelnaam en Sleutelwaarde: Als BRON een fout constateert bij: o Inschrijvingsperiode o Periode extra ondersteuning o AMvB-onderdeel o Code generiek examenonderdeel o Code keuzedeel dan staat in het terugkoppelbericht de sleutelnaam met datum Begin en de sleutelwaarde met de datum Begin waarin de fout wordt geconstateerd. Mogelijke fouten vanuit de webservice Neem contact op met de applicatiebeheerder, uw softwareleverancier of DUO bij de volgende fouten vanuit de webservice: o o o o Validation error Ongeldige waarde voor <invoerveld>: <ongeldige waarde> Internal error (from Client) Internal error (from Server) Meer informatie over deze foutmeldingen staan in het PvE beschreven. Handleiding BRON-mbo Pagina 29 van 35

8. Kwaliteitscontrole Bij DUO is een controleproces ingericht voor het bewaken van de kwaliteit van de gegevens in de registers. Binnen dit controleproces worden de gegevens periodiek door DUO gecontroleerd op juistheid, actualiteit en volledigheid. Als er gegevens ontbreken, gegevens niet juist zijn of er is sprake van een onwaarschijnlijke situatie, worden deze situaties in een bestand opgenomen. Dit noemen we controles achteraf. De resultaten van alle controles worden door DUO per instelling in één bestand geplaatst. Dit bestand wordt door DUO op Mijn DUO geplaatst. De instelling kan op basis van deze informatie het SIS controleren en nagaan welke gegevens aangepast moeten worden. Standaard wordt het bestand wekelijks op Mijn DUO geplaatst, samen met het dashboard. Er wordt telkens bij het uitvoeren van het controleproces een nieuw bestand aangemaakt. De bestanden blijven 3 maanden op Mijn DUO staan en worden daarna bij DUO gearchiveerd. Controles De controles worden achteraf uitgevoerd. Per controle wordt aangegeven welke gegevens in het bestand worden geplaatst, wat het signaal is en of de informatie in het bestand voor de bekostigde instellingen (BI) en/of de niet bekostigde instellingen (NBI) wordt geplaatst. In alle gevallen wordt in het bestand opgenomen op welke situatie en welke student de situatie betrekking heeft. Van de student wordt of het BSN of het OWN opgenomen en de achternaam. In het bestand is ook voor elke situatie een datum fout opgenomen. Dit is de datum waarop de foutsituatie optreedt. Deze datum wordt afhankelijk van de controle gevuld. Controle periode De datum waarop het bestand wordt aangemaakt bepaalt voor welk studiejaar (1 augustus t/m 31 juli) de controles worden uitgevoerd. Het merendeel van de controles wordt uitgevoerd als er binnen dat studiejaar een actuele inschrijving, BPV of resultaat is, of als er een einddatum inschrijving, BPV of resultaat is aangeleverd binnen dat studiejaar. Ook resultaten die 90 dagen of minder voor de start van het studiejaar zijn behaald worden meegenomen. Als er van deze situatie wordt afgeweken dan wordt dit bij de controle vermeld. Kwaliteitscontrolebestand Bestandsnaam:99XX_kwaliteitscontrole_EEJJMMDD.csv 99XX = BRIN-nummer EEJJMMDD = Datum Meer informatie over de bestandsdefinitie van dit controlebestand staat in het PvE uitgebreid beschreven. Handleiding BRON-mbo Pagina 30 van 35