Vrijwilligersvergoedingen Januari 2016 1. Waarom word je vergoed? Vrijwilligerswerk binnen Koning Kevin wordt enorm gewaardeerd en wij proberen dit op verschillende manieren te doen: schouderklopjes, een vrijwilligersfeest, de (groei)kansen die je krijgt, een leuk ontmoetingsmoment, een uitstap naar een interessante theatervoorstelling, etc. Je wordt ook financiëel vergoed omdat we geloven dat jongeren, naast andere waardering, ook nood hebben aan financiële kostenvergoeding. Die gescheurde broek na je vakantie, 5 telefoontjes naar je ouders omdat je je tandenborstel vergeten was, een verloren sok, engagement heeft een kostenplaatje. We vinden het belangrijk dat geen enkele vrijwilliger effectieve kost draagt voor het verrichten van vrijwilligerswerk binnen onze organisatie. Vrijwilligers zijn kostbaar en Koning Kevin wil de nodige acties ondernemen om ervoor te zorgen dat vrijwilligerswerk verrichten mogelijk blijft. Daarom is elke vorm van vrijwilligerswerk (zowel logistiek als inhoudelijk) binnen Koning Kevin gekoppeld aan een vorm van financiële vergoeding. 2. Concrete opbouw van de vrijwilligersvergoeding Afhankelijk van je taak binnen de organisatie wordt je vrijwilligersvergoeding bepaald: 1) Begeleidersrollen Meedraaien binnen één van de kerntaken (pakketten) van Koning Kevin. Deze pakketten of kerntaken zijn: - Eerstelijnswerking: o De Zomer o alle initiatieven voor kinderen en jongeren buiten de zomer - Tweedelijnswerking: bestaande uit 2 pakketten o Kadervorming = onze cursussen o Vorming op aanvraag - Koken: als kok op eender welk initiatief Een vrijwilligersvergoeding wordt opgebouwd uit 2 aspecten: Een reële verplaatsingsvergoeding
Je verplaatsingskosten worden terugbetaald. Bij inschakeling in een initiatief of vorming krijg je 2 verplaatsingen terugbetaald: voor verplaatsing van en naar het initiatief, en voor 1 voorbereidingsvergadering. We moedigen hierbij uitdrukkelijk een verplaatsing met het openbaar vervoer aan. Deze wordt integraal terugbetaald op basis van het goedkoopste tarief (meestal go-pass of rail-pass) en op voorwaarde dat je een hier een bewijsstuk van kan afgeven (een ticketje is prima!). Geen ticketje of geen onkostennota indienen = niet terugbetaald! Je bent hier zelf verantwoordelijk voor. Verplaatsing met je eigen wagen wordt uitzonderlijk terugbetaald met een vergoeding van 0,15euro per kilometer (met een jaarlijks wettelijk plafond van 2000kilometer), uitsluitend indien er vooraf een aanvraag gebeurde. Indien een extern persoon de verplaatsing deed (vb. ouders), wordt de vergoeding rechtstreeks aan die persoon uitbetaald. Een forfaitaire kostenvergoeding: gebaseerd op je rol en je ervaring binnen Koning Kevin. Het slijten van je schoenen, een dagje moeten bijslapen na cursus, voorbereidende telefoontjes, die verloren sok, Meedraaien in onze organisatie vraagt een kleine investering van jezelf. Koning Kevin wil je hier graag voor vergoeden en geeft je hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding. Deze vergoeding heeft een limiet per dag en per kalenderjaar. (Krijg je elders ook een vrijwilligersvergoeding? Dan moet je die maxima goed in het oog houden! Zie Wettelijk plafond bij de Veelgestelde Vragen) Deze forfaitaire vergoeding wordt samengesteld uit twee zaken: a. Een taakgerichte vergoeding per pakket Hier krijg je een overzicht van de verschillende rollen die je bij ons kan vervullen binnen de verschillende pakketten. De vergoeding hangt vast aan je taak binnen elk pakket. Die taak bepaalt je verantwoordelijkheden en brengt kosten met zich mee afhankelijk van je taak. i. Eerstelijnswerking (zomer) o Stagiaire-begeleider (in functie van je stage-uren) o Begeleider o Coördinator ii. Tweedelijnswerking (vorming) o Vorming/cursussen a. Stagiaire-instructeur b. Instructeur c. Coördinator o Vorming op aanvraag (VoA) a. Instructeur b. Inloop VoA: inhoudelijk of om het pakket te leren kennen (= de helft van de forfaitaire vergoeding) iii. Pakketoverschrijdend o Kok b. Een extraatje voor je engagement Koning Kevin betaalt niet al je kosten terug. Echter: hoe vaker je meedraait in onze initiatieven, hoe meer wij je hiervoor ook willen vergoeden, want hoe hoger de kosten die je draagt (of hoe groter de kans dat je wat meer telefoontjes zal plegen). Dat risico willen we graag 2/7
vergoeden. Meer ervaring vraagt namelijk ook een grotere persoonlijke investering. Per meegedraaid initiatief krijg je een klein extraatje. Dit vormt, samen met je vergoeding voor je rol, de forfaitaire kostenvergoeding. Dit geldt voor alle begeleidersrollen en dit is cumuleerbaar binnen 1 pakket (vorming, eerstelijnswerk of kok). Dus hoe vaker je begeleidt in de zomer, hoe hoger je zomervergoeding zal zijn. Indien je dan ook cursus gaat geven, start je opnieuw bij een basisvergoeding voor het tweedelijnspakket. Instromers worden onmiddellijk taakgericht ingeschakeld en vergoed, maar krijgen nog geen extra vergoeding, net omdat we van hen die extra persoonlijke investering nog niet verwachten. Opgelet! De totale som van de forfaitaire vergoeding stijgt nooit boven het wettelijk plafond! Het extraatje voor je ervaring binnen Koning Kevin bedraagt 0,5 euro per vakantie of cursus in kadervormingsinitiatieven of zomerinitiatieven. Voor kortere initiatieven (eerstelijns of VoA) geldt het volgende: 5 begeleidingen van 1 dag of dagdeel = 1 inschakeling binnen het bijhorende pakket (kadervorming of eerstelijns). Als je als stagiaire wordt ingeschakeld, krijg je dus maximaal 6,5 euro voor het eerstelijnsaanbod en 12,5 euro vergoed krijgen. TARIEVEN Ik ben binnen de en ik krijg plus verplaatsingsvergoeding* forfaitaire onkostenvergoeding stagiair- begeleider zomer/eerstelijnswerking reële kost* 6,2 per etmaal begeleider zomer/eerstelijnswerking reële kost* 13,5 per etmaal coördinator zomer/eerstelijnswerking reële kost* 20,8 per etmaal stagiair- instructeur kadervorming reële kost* 12,4 per etmaal instructeur kadervorming reële kost* 18,7 per etmaal coördinator kadervorming reële kost* 24,9 per etmaal instructeur inloop Vorming op aanvraag Vorming op aanvraag reële kost* reële kost* 37,4 74,7 93,4 per 1/2/3 dagdelen 18,7 37,4 46,7 per 1/2/3 dagdelen kok organisatie reële kost* 12,4 per etmaal * Met de reële kost van verplaatsingsvergoeding wordt bedoeld: reële kost bij openbaar vervoer (aan laagste tarief) OF forfaitair bedra 3/7
Belangrijk! Voorbereidingsdagen voor de vakanties of cursussen worden niet meer extra vergoed. Noodzakelijke verplaatsingen voor de voorbereidingen wel. Voor de vorming op aanvraag: Elke vorming die je geeft, geldt voor 2 dagen vrijwilligersvergoeding: 1 dag voorbereiden en 1 dag vorming geven. 2) Logistieke vrijwilligers We onderscheide volgende logistieke rollen: - Chauffeurs (wanneer het gaat over een opdracht losstaand van een begeleidersrol) - Gerspecialisten (mongolen) - Ger bouwers (vrijwilligers) - Catering vrijwilligers TARIEVEN - Chauffeurs: vergoeding per dagdeel (=4u). Koning Kevin schat op voorhand in hoeveel dagdelen een opdracht inhoudt en communiceert dit aan de chauffeur. Indien de duurtijd door onvoorziene omstandigheden afwijkt van de inschatting kan de vergoeding aangepast worden. o 1 dagdeel: 20 euro o 2 dagdelen: 35 euro o 3 dagdelen: 50 euro o verplaatsingskost van en naar Heiberg obv openbaar vervoer of km vergoeding aan vrijwilligerstarief (0,15 euro/km) - Gerspecialisten: vergoeding per dagdeel (=4u). o 1 dagdeel: 30 euro o 2 dagdelen: 60 euro o 3 dagdelen: 90 euro o verplaatsingskost van en naar de locatie - Ger bouwers: geen vergoeding. o Verplaatsingskost van en naar de locatie o Maaltijden en drank tijdens de opdracht - Catering vrijwilligers (bv feest): Vast bedrag per persoon per activiteit o 35 euro 3) Promo vrijwilligers We onderscheiden volgende promo rollen: - inhoudelijk en eindverantwoordelijke van een promo activiteit (marketingvaardigheden) - vrijwilligers die inhoudelijk een activiteit brengen op een promomoment op niveau eerstelijn (spel). - Logistieke vrijwilliger (uitdelen van flyers, afleveren aan school van flyers, ) TARIEVEN - inhoudelijk en eindverantwoordelijke van een promo activiteit: Vergoeding per dagdeel volgens VoA tarieven. o 1 dagdeel: 37,4 euro o 2 dagdelen: 74,7 euro 4/7
o 3 dagdelen: 93,4 euro o terugbetaling verplaatsingskosten - vrijwilligers die inhoudelijk een activiteit brengen op een promomoment op niveau eerstelijn (spel): Vergoeding volgens eerstelijns tarieven (afhankelijk van ervaringsniveau). o Zie tarieven eerstelijn o Terugbetaling verplaatsingskosten - Logistieke vrijwilliger: geen vergoeding. o Terugbetaling verplaatsingskosten 4) Beleidsvrijwilligers Alle beleidsvrijwilligers krijgen hun verplaatsingskosten terugbetaald. Indien er kosten worden gemaakt die noodzakelijk zijn voor de werking van onze organisatie, dan worden deze uiteraard ook terugbetaald (naaiwerk, foto s afdrukken, etc.), op voorwaarde dat je hier op voorhand een aanvraag voor deed. Opgelet: Dit is niet te verwarren met een reële kostenvergoeding. Het gaat hier louter om kosten die sowieso door de organisatie gemaakt worden (werkingskosten). Je bent uiteraard, zoals alle vrijwilligers, zeer welkom op alle snoepjes, op het feest, en wij geven al graag eens een kadootje of schouderklopje. 5/7
3. Veelgestelde Vragen Ervaring In het vergoedingensysteem wordt rekening gehouden met ervaring die je elders opdeed op basis van taakniveau, maar niet voor de berekening van je ervaringsniveau binnen Koning Kevin. Dit wil dus zeggen dat je kan instromen in een bepaalde rol (begeleider of instructeur) afhankelijk van je ervaring in andere organisaties of in je opleiding of job. Je komt op dat moment nog niet in aanmerking voor die extra kostenvergoeding die je krijgt op basis van het aantal inschakelingen binnen de organisatie (ah ja, want dit heb je nog niet gehad natuurlijk). Engagement en opvolging Afspraken tussen Koning Kevin vzw en de vrijwilliger liggen vast in de organisatienota, die je kan terugvinden op onze website. Vooraleer je als vrijwilliger bij ons wordt ingeschakeld, wordt er van je verwacht dat je weet wat hier in staat. Dit is geen contract: er is geen sprake van juridische opvolging bij verbreking hiervan, maar wij rekenen natuurlijk wel op je engagement. Je hebt een morele overeenkomst met Koning Kevin. Dit is een heel ander verhaal voor zogenaamde contractuelen. Wettelijk plafond De totale forfaitaire vergoeding per persoon zal bij Koning Kevin nooit het wettelijk plafond van 32,71 euro per dag of 1308,38 euro per jaar overschrijden. Dit zijn de bedragen voor 2013 en deze worden jaarlijks geïndexeerd. Deze maxima gelden per persoon (en dus niet per organisatie). Je bent zelf verantwoordelijk voor het niet overschrijden van dit wettelijke plafond, dus even opletten als je ook in andere organisaties een vergoeding zou krijgen. Wij vragen je uitdrukkelijk om dit te laten weten indien je dit jaarlijks wettelijk plafond zou overschrijden. Indien gewenst kan jij je een overzicht krijgen van de vergoedingen die jij dat jaar kreeg van Koning Kevin tot op dat moment. Dit overzicht kan je ten allen tijde opvragen bij de financieel verantwoordelijke van Koning Kevin. Wanneer je regelmatig een vergoeding krijgt van Koning Kevin en je benadert de maximumgrens per jaar, dan brengen wij je hiervan op de hoogte. Reële versus forfaitaire kostenvergoeding Een forfaitaire kostenvergoeding betekent dat je niet alle gemaakte kosten moet bewijzen. Er wordt bij wijze van spreken een schatting gedaan van je gemaakte kosten voor je vrijwilligerswerk. Bij een reële kostenvergoeding moet je een bewijs leveren indien je voor je kosten wil vergoed worden. Deze twee systemen mogen niet gecombineerd worden door 1 persoon, ook niet over verschillende organisaties heen. Rechtvaardigheidsprincipe
We hanteren een rechtvaardige, rechtlijnige verhouding tussen de forfaitare vergoedingen en de verschillende vrijwilligersrollen. Contractuelen Tussen de looncontracten voor personeel en de vrijwilligersvergoeding zijn er nog een aantal rollen die niet binnen één van deze twee kaders passen, aangezien we van deze personen ook een zekere professionaliteit verwachten zonder ze effectief in dienst te nemen, zoals kunstenaars of freelancers. Voor deze vergoedingen neem je best even contact op met de vrijwilligersverantwoordelijke. 2/7