Spellenbeurs Reglement Verenigingsjaar 2010 2011. Ingangsdatum : 1 juli 2010. Geldig tot en met : 30 juni 2011. Auteur : Eelke Heidinga. Wijzigingen en toevoegingen voorbehouden.
Sectie A. Algemeen. Organisator Spellenbeurzen: Eelke Heidinga, e-mail: Spellenbeurs@ducosim.nl Spellenbeurzen verenigingsjaar 2010-2011: Zaterdag 11 september 2010, Ducosim Spellenbeurs Zomer editie Zaterdag 11 december 2010, Ducosim Spellenbeurs Herfst editie Zaterdag 26 februari 2011, Ducosim Spellenbeurs Winter editie (met spellenveiling) Zaterdag 14 mei 2011, Ducosim Spellenbeurs Lente editie Spellenbeurzen verenigingsjaar 2011-2012: Zaterdag 10 september 2011, Ducosim Spellenbeurs Zomer editie Zaterdag 19 november 2011, Ducosim Spellenbeurs Herfst editie Alle beurzen vinden plaats in de Stadshal, Theater De Flint, Amersfoort Algemene bepalingen. Open van 10:00 uur 17:30 uur voor bezoekers, van 08:30 uur 18:30 uur voor standhouders. Toegang bedraagt 7,00 (gratis voor leden van Ducosim op vertoon van geldige ledenpas.) Leden van Ducosim kunnen éénmaal per jaar een introducé gratis toegang verschaffen door hun ledenpas aan de entree te laten stempelen / perforeren. De Spellenbeurzen volgen een niet-roken beleid. De diverse zalen zijn tot rookvrije ruimtes verklaard tijdens de Algemene Ledenvergadering van 7 september 2002. Wettelijk gezien mag er per 1 juli 2008 niet meer gerookt worden in onder andere theaters en evenementenhallen. Iedereen is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen spullen. Het Ducosim Bestuur en/of de vereniging Ducosim kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vermissing, schade of diefstal van persoonlijke eigendommen en/of handelswaren. Er is een garderobe aanwezig, maar deze is niet bewaakt. Gebruik op eigen risico. Het Ducosim Bestuur kan een bezoeker waarschuwen en eventueel van de Spellenbeurs (laten) verwijderen wegens ongepast gedrag. Voorbeelden zijn onder andere: onbeschofte uitingen, rommel maken, verkoopactiviteiten die niet door de beursorganisator zijn goedgekeurd, en / of andere activiteiten hinderen. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan (mondelinge) afspraken en individuele uitzonderingen, welke niet schriftelijk kunnen worden aangetoond. Met de ingang van deze bepalingen vervallen alle eerdere (mondelinge) afspraken, en individuele uitzonderingen, welke eventueel met de nieuwe beursorganisator opnieuw (op schrift) kunnen worden aangegaan. Het is bezoekers, standhouders, demonstrateurs en spelleiders niet toegestaan derden uit te nodigen op de Spellenbeurzen over wie niet eerst uitdrukkelijk contact met de beursorganisator is gezocht en voor wie niet eerst toestemming is verleend. Deze beperking is inclusief, maar niet alleen gelimiteerd tot: Media personeel (krant, radio, tv), Onderzoekers (markt-, marketing-, bedrijfs- en andere varianten), Studenten (in verscheidene stadia van hun studie al dan niet betrekking hebbend op spelspelend publiek), Spelgericht personeel (van winkels, productiebedrijven of anders). Het Ducosim bestuur is te allen tijde gerechtigd in uitzonderlijke gevallen de beslissing te maken om af te wijken van in dit reglement genoemde bepalingen. Klachten. Bezoekers, standhouders, demonstrateurs en spelleiders staat het vrij klachten in te dienen bij de beursorganisator over welk aspect van de Spellenbeurzen dan ook. Deze klachten dienen wel te voldoen aan de navolgende eisen: Ze worden schriftelijk aangediend, persoonlijk, per post of e-mail (Spellenbeurs@ducosim.nl), aan de beursorganisator. Ze zijn voorzien van volledige contactgegevens, te weten naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mail adres. De klacht moet zo specifiek mogelijk zijn. Waar mogelijk, benoem namen van personen of standhouders, specifieke activiteiten of groepen, tijdstippen, etc.
Sectie B. Standhouders. Tarieven verkoopstands: Er wordt gewerkt met tafels van ongeveer 120 70 centimeter oppervlakte. Standhouders die geen korting geven aan leden van Ducosim betalen 50,00 Euro per tafel. Op het totale bedrag berekend naar het aantal verkooptafels kunnen de volgende kortingen worden gegeven: Standhouders die vooraf betalen (op banknummer 3611300 t.n.v. Ducosim onder vermelding van Standgeld voor [naam standhouder] van [naam firma]) krijgen 10% korting, mits de aanmelding minstens drie weken voor de spellenbeurs bij de beursorganisator is ingedient. Standhouders die op hun gehele assortiment (zie hieronder) 10% korting geven aan leden van Ducosim op vertoon van een geldige ledenpas, betalen 30 Euro per tafel. Het geven van deze korting dient duidelijk te zijn aangegeven voor de leden. Standhouders kunnen geen recht op korting op hun standhuur ontlenen voor artikelen anders dan hieronder vermeld. Verder krijgen standhouders pas korting op de standhuur, wanneer op het gehele assortiment wat wordt aangeboden korting voor leden van Ducosim wordt gegeven, mogelijk uitgezonderd (beurs)aanbiedingen. Neem bij twijfel contact op met de beursorganisator, hij of zij beslist in uitzonderlijke gevallen. Bordspellen Spelgerelateerde Miniaturen Kaartspellen (uitgezonderd losse speelkaarten) Rollenspellen (boeken) Spelgerelateerde accessoires (dobbelstenen, speelmatten, terreinstukken voor wargames, etc.) Huren van een stand. Om een stand te huren bestaat een digitaal aanvraag formulier in te vullen op www.ducosim.nl. Een volledig ingevuld formulier terugsturen volstaat als aanvraag en bevestiging door de beursorganisator volgt na ontvangst. Toewijzing van een verkoopstand aan standhouders gaat op datum van ontvangst van het formulier. Dit in verband met de beschikbare ruimte. Standhouders die op de afgelopen 4 beurzen minstens 2 keer aanwezig zijn geweest krijgen voorrang op anderen. (Nieuwe) standhouders kunnen geweigerd worden op grond van hun assortiment, wanneer dit slecht aansluit bij het aanbod van de reeds geplaatste standhouders. Alle standhouders met een geheel of gedeeltelijk tweedehands assortiment zullen geweerd worden van de Spellenbeurzen waarop de jaarlijkse Ducosim Spellenveiling gehouden wordt. Alle aanmeldingen voor een verkoopstand moeten minstens drie weken voor de spellenbeurs bij de beursorganisator zijn, dit in verband met het bevestigen, de tijdige invulling op de plattegrond en het versturen van de facturen. Aanmeldingen die later binnen komen worden indien mogelijk alsnog verwerkt. De mogelijke 10% korting bij het vooraf betalen komt dan echter altijd te vervallen. Ook indien het nog lukt om vooraf te betalen. Ducosim kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal, vermissing, verlies, uitval van activiteiten en vermeende concurrentie. Met betrekking tot dat laatste: de beursorganisator probeert bij het aannemen van de standhouders zoveel mogelijk rekening te houden met de geplande activiteiten. Standhouders kunnen echter geen aanspraak maken op kortingen wegens aan- of afwezigheid van andere standhouders, en/of het uitvallen van geplande activiteiten. Standhouders moeten in het bezit zijn van een BTW nummer en een inschrijvingsnummer van de Kamer Van Koophandel. Zonder deze nummers wordt een aanvraag niet in behandeling genomen. Een standhouder is vrij om de stand naar wens in te richten. De inrichting mag echter nooit breder zijn dan de breedte van de gehuurde tafels. Een standhouder kan naast de gehuurde tafels ook demonstratie tafels aanvragen. Toewijzing gebeurd op basis van niet meer demonstratietafels dan gehuurde tafels. De Spellenbeurs organisator beslist over het uiteindelijke aantal toegewezen demonstratie tafels. Het Ducosim Bestuur behoudt zich te allen tijde het recht voor om na schriftelijke opgaaf van redenen een standhouder niet toe te laten tot haar Spellenbeurzen. Tevens behoudt het Ducosim Bestuur zich het recht voor om een standhouder die zich niet aan deze bepalingen houdt, van de Spellenbeurs te (doen) verwijderen.
Prijsbeleid. Het is niet aan Ducosim om een standhouder te vragen, dwingen of op te leggen diens prijsbeleid aan te passen, anders dan in het kader van handhaving van Ducosim korting aan leden. Standhouders bepalen zelf de prijzen voor hun waren, en het staat hen vrij hierin bepalingen te maken, voor zover deze Ducosim, of haar beurzen, niet schaden. Indien individueel prijsbeleid wel schadelijk blijkt, zal de beursorganisator hierin actie kunnen ondernemen. Hiertoe kan Sectie A van dit reglement, de kop Klachten, van toepassing zijn. Schade De standhouder dient te voorkomen dat er schade ontstaat aan de zaal. Het transporteren, opbouwen en afbreken van stands dient op een zodanige manier te gebeuren dat er geen schade aan de zaal ontstaat. Aanwijzingen van het Ducosim bestuur dienen te allen tijde te worden opgevolgd. Als er iets op de vloeren, muren of welk andere plek dan ook aangebracht wordt, dient het op een zodanige manier te gebeuren dat bij het verwijderen er geen schade ontstaat. Op welke manier dan ook ontstane schade zal volledig bij de standhouder worden geclaimd. Het Ducosim bestuur is te allen tijde gerechtigd om het aanbrengen van artikelen te weigeren of te (laten) verwijderen.
Sectie C. Demonstratie / Participatie. Één van de doelstellingen van de vereniging Ducosim is het nader tot elkaar doen komen van de spelende mens, zowel leden als niet leden van Ducosim. Om hieraan te kunnen voldoen stelt de Spellenbeurs organisator kosteloos ruimte, tafels en, in overleg, mogelijk andere faciliteiten ter beschikking aan mensen die een demonstratie willen geven of een participatie spel willen leiden. Echter, daar de beschikbare ruimte beperkt is, zal een en ander in overleg moeten gaan met de Spellenbeurs organisator, en zijn er bepaalde voorwaarden gesteld. Wil je een activiteit organiseren, geef het dan tijdig per mail of brief aan. Je kan echter alleen voor de eerstvolgende Spellenbeurs reserveren. Wie het eerst komt, die het eerst maalt, dit om iedereen een kans op ruimte en tafels te bieden in tijden dat het drukker is. Er kan niet zondermeer vooraf worden aangenomen dat een evenement elke Spellenbeurs terug moet keren. Niet zonder vooraf te reserveren door contact op te nemen met de organisator via e-mail of brief zoals hierboven aangegeven. Dit houdt de communicatie scherp, en de afspraken helder. Door de wisseling van beursorganisator is al vaker gebleken dat mondelinge afspraken en éénmalige uitzonderingen niet goed zijn doorgegeven, wat wrijving kan veroorzaken. Dus nogmaals, wees er snel bij en laat één en ander op schrift vastleggen! De aanwezigheid van terugkerende evenementen moet gewoon bij de beursorganisator bevestigd worden voor de volgende Spellenbeurs. In uitzonderlijke gevallen, zoals bijvoorbeeld een reeks voorrondes in het kader van een Nederlands Kampioenschap, kunnen individuele afspraken gemaakt worden met de beursorganisator. Dit alles dient wel schriftelijk te worden vastgelegd. Probeer voor grotere evenementen zoals toernooien en dergelijke op voorhand een schatting te maken van de benodigde ruimte, en het aantal benodigde tafels en de hoeveelheid spelers. De Spellenbeurs organisator beslist over het uiteindelijke aantal toegewezen tafels en de beschikbare ruimte. Om zoveel mogelijk verschillende activiteiten een kans te geven kan de organisator ook een activiteit weigeren, of de groei van een activiteit stoppen. Ducosim biedt de mogelijkheid aan om spelleiders, ook niet-leden, kosteloos toe te laten, als zij zich bezig zullen houden met het organiseren, leiden en / of begeleiden van een vooraf aangevraagde activiteit of evenement. De namen van deze spelleiders moeten voor de betreffende Spellenbeurs bij de organisator zijn aangeleverd. Niet-Ducosimleden die niet op de spelleiderlijst staan krijgen geen kosteloze toegang. Er geldt in principe een maximum van vier spelleiders per activiteit / aanmelding. Spelleiders moeten ook als zodanig te herkennen zijn. Denk hierbij aan verenigingsshirts, bedrijfskleding, naambordjes, etc., en zijn hier zelf verantwoordelijk voor. Bij twijfel wordt iemand niet kosteloos toegelaten. Er is een vuistregel dat er per elk blok van 2 tafels één vrijwilliger / demonstrateur toe te laten, tot een maximum van vier (4), tenzij uitzonderlijk bepaald wordt door de beursorganisator dat met minder, of meer, vrijwilligers de beurs kan worden betreden. Alle aanmeldingen voor een activiteit moeten minstens drie weken voor de spellenbeurs bij de beursorganisator zijn, dit in verband met tijdige invulling op de plattegrond en aanmelding bij de De Flint. Voor kleine activiteiten kan door de beursorganisator een uitzondering gemaakt worden. Het Ducosim Bestuur behoudt zich te allen tijde het recht voor om na opgaaf van redenen een persoon als vrijwilliger niet toe te laten tot haar Spellenbeurzen. Tevens behoudt het Ducosim Bestuur zich het recht voor om een persoon als vrijwilliger die zich niet aan deze bepalingen houdt, van de Spellenbeurs te (doen) verwijderen en diens activiteit stop te zetten.
Sectie D. Vrije speeltafels. De beursorganisatie probeert elke beurs zes tafels vrij te houden waarop vrij gespeeld kan worden. Als door andere oorzaken er geen tafels meer vrij zijn, kan het voorkomen dat er geen vrije speeltafels aanwezig zijn. Iedere bezoeker kan aan de vrije tafels eigen gekochte of meegebrachte spellen spelen. Spelers dienen rekening te houden met het volgende: Tafels kunnen niet gereserveerd worden voor of tijdens de beurs. In speciale gevallen kan hier door de beursorganisator een uitzondering op gemaakt worden. Spelers kunnen een tafel niet claimen voor een hele dag. Aan het einde van het spel dient de tafel leeggemaakt te worden, zodat anderen kunnen spelen. Tafels mogen zonder toestemming van de beursorganisator niet bij elkaar geschoven worden. Bij het verlaten van een tafel dient afval opgeruimd te worden.
Sectie E. Toevoegingen / Uitzonderingen. In uitzonderlijke gevallen kunnen deelnemers van een toernooi eerder naar binnen. Dit is alleen mogelijk bij toernooien die veel tijd vergen om klaar te zetten. Als toernooi organisatoren hier gebruik van willen maken moeten ze dit ruim van de voren dit aanvragen bij de beursorganisator aanvragen. Voor de beurs begint dient ook een lijst met de namen van spelers aanwezig te zijn bij de kassa. Als er voor de beurs niet genoeg mensen aanwezig zijn om de kassa te bemannen blijft de kassa dicht tot dit wel het geval is. Spelers moeten dan dus ook wachten en kunnen hier geen klacht over indienen. Bovenstaande uitzondering is een gunst en nooit een recht. Toernooien moeten altijd om 17:30 afgerond zijn omdat de zaal op tijd opgeleverd moet worden.