OO XX XX BESTEK voor de tweede fase van de Open Oproep tot kandidatuurstelling 19 2009, voor het project [projectnummer]: de volledige studieopdracht voor de [opdracht]. Bestek voor een dienstenopdracht - Aanstelling van ontwerper In het kader van de procedure van de open oproep gebaseerd op de prijsvraag voor ontwerpen gevolgd door een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Open Oproep 19 werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen op 18 01 2010 onder nummer 928 op pagina 1253 en in het Europese Publicatieblad op 20 01 2010 onder nummer 2010/S 13-016840. 1 12
INHOUD 1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING 2 AFWIJKINGEN EN MOTIVERING 3 DE OPDRACHTGEVER 4 DE OPDRACHT 4.1 VOORWERP VAN DE OPDPRACHT 4.2 DE OPDRACHTFORMULERING DOOR DE OPDRACHTGEVER 4.3 DISCIPLINES 5 DE PROCEDURE 5.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN 5.2 DE GUNNINGSWIJZE 5.3 HET OFFERTEFORMULIER 5.4 DE JURY 5.5 DE BEOORDELINGSCRITERIA 5.6 DE GUNNINGSCRITERIA 6 HET VERLOOP EN DE TIMING VAN DE PROCEDURE 6.1 EERSTE BRIEFING 6.2 TWEEDE BRIEFING (FACULTATIEF) 6.3 INDIENING VAN DE OFFERTE 6.4 PRESENTATIE EN TOELICHTING VAN DE INGEDIENDE OFFERTES 6.5 BEKENDMAKING EN INFORMATIE 7 DE OFFERTE 7.1 INHOUD VAN DE OFFERTE 7.2 VORMVEREISTEN VAN DE OFFERTE 8 DE VERGOEDING 9 GESTANDDOENINGSTERMIJN 10 INTELLECTUELE EIGENDOM 11 DE CONTRACTUELE UITVOERINGSFASE 12 BIJLAGEN BIJ HET BESTEK 2 12
1 TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING 1. Prijsvraag voor ontwerpen: artikels 20 en 21 van de wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) (en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten,) de artikels 75 tot 77 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken en de artikels 66 tot 74 van de Richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 en het reglement van de Open Oproep goedgekeurd door de Vlaamse regering in zittingen van 18 en 25 maart 2005. 2. Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking: artikel 17, 2, 4 van de wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) (en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken,) leveringen en diensten en het reglement van de Open Oproep goedgekeurd door de Vlaamse regering in zittingen van 18 en 25 maart 2005. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) (en latere wijzigingen) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. De Welzijnswet van 4 augustus 1996, zijn uitvoeringsbesluiten (en latere wijzigingen) 5. Koninklijk besluit van 25 januari 2001 betreffende de tijdelijke of mobiele werkplaatsen (BS van 07-02-2001). 6. Wet van 20 februari 1939 op de bescherming van de titel en van het beroep van architect en de uitvoeringsbesluiten. 2 AFWIJKINGEN EN MOTIVERING [KB van 26 september 1996 artikel 3] Het bestek en zijn bijlagen bevatten de bepalingen waarvan voor onderhavige aanneming wordt afgeweken van de algemene aannemingsvoorwaarden. 3 12
3 DE OPDRACHTGEVER De Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door haar regering, voor wie optreedt de heer mevrouw [naam, voornaam]... Ofwel De Vlaamse Openbare instelling [naam].., vertegenwoordigd door haar Raad van Bestuur, voor wie optreedt de heer mevrouw [naam, voornaam]... Ofwel De gemeente stad [naam]... vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen, voor wie optreedt de heer mevrouw [naam, voornaam]... Ofwel... Deze partij hierna, de opdrachtgever genoemd, kiest voor deze opdracht het volgende administratieve adres: [straat, nr, postcode, plaats]... 4 DE OPDRACHT 4.1 VOORWERP VAN DE OPDPRACHT Het voorwerp van de volledige studieopdracht betreft het [omschrijving]... gelegen te [straat, nr, postcode, plaats]... 4.2 DE OPDRACHTFORMULERING DOOR DE OPDRACHTGEVER De opdrachtformulering van de opdrachtgever wordt uiteengezet in het projectdossier en maakt integraal deel uit van het bestek. Het projectdossier omvat o.a.: de projectdefinitie die inzicht verschaft in de ambitie en de verwachtingen van de opdrachtgever, het programma van eisen en de modelovereenkomst voor de uitvoering van de studieopdracht. 4.3 DICIPLINES De volledige studieopdracht is van toepassing voor volgende onderdelen: - de architectuurstudie - de stabiliteitstudie; - de studie van het klimaat en alle speciale technieken: HVAC, sanitair, elektriciteit, telefonie, data, branddetectie en beveiliging, inbraakbeveiliging en toegangscontrole, geluid en videofonie, gebouwenbeheersystemen, tijdsregistratie en liften - de volledige studie van de akoestiek van de geluidsisolatie naar de buren, de buitengeluiden, de ruimten onderling, de andere publieke en niet publieke ruimten en het geluidsniveau in de lokalen - de studie van de groenaanleg; - de studie van de binneninrichting, inclusief het los en vast meubilair - de organisatie van de procedure voor het aanstellen van de veiligheidscoördinator - de studie van het kunstproject 4 12
5 DE PROCEDURE 5.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN De architect die hetzij als zelfstandige hetzij als vennoot deel uitmaakt van het deelnemende team moet aan volgende voorwaarden beantwoorden en volgende documenten indienen: 1 -hetzij als architect ingeschreven zijn op de tabel van de orde van architecten -hetzij als architect-stagiair ingeschreven zijn op de lijst van de stagiairs van de orde van architecten -hetzij als buitenlandse architect voldoen aan de directieven van EEG 85.384 en een attest voorleggen van de orde van architecten waaruit blijkt dat hij/zij een aanvraag tot erkenning als dienstverrichter bij de orde heeft ingediend 2 een bewijs van verzekering tegen beroepsfouten 3 een RSZ-attest 4 andere stukken of inlichtingen die de kandidaat relevant acht om de aanbestedende overheid toe te laten een afdoende beoordeling van de kandidatuur door te voeren. Ingeval het gaat om ontwerpen voor sociale huisvestingsprojecten, moet het deelnemende bureau of team beschikken over een gegradueerde in de tuin- en landschapsarchitectuur of een landbouwkundig ingenieur wat de studie van de omgevingsaanleg betreft, en over een industrieel of burgerlijk ingenieur bouwkunde wat de studie van de infrastructuur betreft [cfr. het Besluit van de Vlaamse regering van 21 juni 1989]. De documenten die aantonen dat aan de deelnemingsvoorwaarden voldaan is en waarvoor in de fase van de kandidatuurstelling door de inschrijver een verklaring ondertekend werd, worden uiterlijk bij de uitnodiging tot de contractondertekening met de opdrachtgever, aan de opdrachtgever bezorgd. 5.2 DE GUNNINGSWIJZE In deze fase worden de vijf kandidaten die door de opdrachtgever op advies van de Vlaams Bouwmeester geselecteerd werden, door de opdrachtgever uitgenodigd om een projectvoorstel in te dienen en te presenteren, in de vorm en op de wijze zoals hierna bepaald. De door de vijf kandidaten uitgewerkte projectvoorstellen zullen door de jury getoetst worden aan de hand van de hierna bepaalde beoordelingscriteria, waarbij de projectdefinitie als referentiekader geldt. Binnen dit kader komt de jury tot haar finale beoordeling en kiest de laureaten die ze voordraagt aan de opdrachtgever. Het juryverslag bevat de essentie van de beraadslagingen en de motivering van haar keuze. De gunning gebeurt via de onderhandelingsprocedure. Alle laureaten nemen deel aan de onderhandelingsprocedure. De opdrachtgever wordt in deze fase bijgestaan door de Vlaamse Bouwmeester en indien gewenst ook door één of meerdere juryleden. De opdrachtgever kan de ontwerpopdracht afsluiten met de laureaat die op grond van de hierna vermelde gunningscriteria als de beste keuze wordt aangeduid. Deze beoordeling wordt opgenomen in een verslag van de gunningsbeslissing. 5 12
5.3 HET OFFERTEFORMULIER De kandidaten nemen deel aan deze tweede fase door het indienen van het offerteformulier. Door de uitdrukkelijke ondertekening van dit offerteformulier verbinden de kandidaten zich tot het uitvoeren van de opdracht in overeenstemming met de besteksvoorwaarden. Het offerteformulier is toegevoegd in bijlage. 5.4 DE JURY Samenstelling voor projecten van de Vlaamse Overheid: - de Vlaams bouwmeester Marcel Smets, voorzitter van de jury - twee of meer vertegenwoordigers van de opdrachtgever [naam, voornaam en functie] - één vertegenwoordiger van de Vlaamse Overheid [naam, voornaam en functie] - één externe deskundige [naam, voornaam en functie] Samenstelling voor projecten van andere opdrachtgevende besturen: - de Vlaams bouwmeester Marcel Smets, voorzitter van de jury - drie of meer vertegenwoordigers van de opdrachtgever [naam, voornaam en functie] - één externe deskundige [naam, voornaam en functie] 5.5 DE BEOORDELINGSCRITERIA De beoordelingscriteria die de jury hanteert zijn in volgorde van afnemende belangrijkheid: 1 de kwaliteit van de concept- en visievorming en het ontwerpend onderzoek op het vlak van landschapsinrichting, stedenbouw, architectuur, interieurinrichting en kunst gerelateerd aan de ambities en verwachtingen van de opdrachtgever zoals ze geformuleerd zijn in het bestek 2 de aandacht voor een globale aanpak van duurzaamheid 3 de kostenbeheersing qua honorarium en projectkost. 5.6 DE GUNNINGSCRITERIA In de fase van de onderhandelingsprocedure worden de offertes en ontwerpvoorstellen getoetst aan de hand van de volgende gunningscriteria, waarbij de opdrachtformulering of projectdefinitie van de bouwheer als kader geldt. De criteria worden gehanteerd in volgorde van afnemende belangrijkheid. 1 de kwaliteit van de concept- en visievorming en het ontwerpend onderzoek op het vlak van landschapsinrichting, stedenbouw, architectuur, interieurinrichting en kunst gerelateerd aan de ambities en verwachtingen van de opdrachtgever zoals ze geformuleerd zijn in het bestek 2 de procesgerichtheid en procesbereidheid 3 de aandacht voor een globale aanpak van duurzaamheid 4 de kostenbeheersing qua honorarium en projectkost, 5 de realisatietermijn. 6 12
6 HET VERLOOP EN DE TIMING VAN DE PROCEDURE 6.1 EERSTE BRIEFING Op XX XX 201X om xx.xx u, te [adres] De eerste briefing is een gezamenlijke infosessie waarop het project door de opdrachtgever wordt toegelicht, het projectdossier overhandigd wordt en werkafspraken worden gemaakt. De briefings zijn overlegmomenten tussen opdrachtgever en de kandidaten en laten toe in een open dialoog de opdracht verder te verkennen en vragen te beantwoorden. De kandidaten kunnen vragen stellen over het project of over de door hen uit te werken beperkte studieopdracht en over de site. Er wordt eveneens een bezoek gebracht aan de bouwplaats, of het gebouw. 6.2 TWEEDE BRIEFING (FACULTATIEF) Op XX XX 201X om xx.xx u, te [adres] Tijdens een tweede gezamenlijke infosessie staat de opdrachtgever opnieuw ter beschikking van de kandidaten om hun vragen te beantwoorden. De kandidaten kunnen voorafgaandelijk aan de tweede infosessie hun vragen schriftelijk indienen bij de opdrachtgever. Het zal de opdrachtgever toelaten om de antwoorden te kunnen voorbereiden en om zich eventueel te laten bijstaan door derden [vb. brandweer, stedenbouw, ruimtelijke ordening, onroerend erfgoed enz.] voor specifieke toelichtingen. 6.3 INDIENING VAN DE OFFERTE Op XX XX 201X uiterlijk om 12.00 u, in te dienen ten aanzien van de Vlaamse Overheid, Departement Bestuurszaken ten aanzien van Mevrouw Conny Verberckmoes te: Boudewijngebouw, Boudewijnlaan 30 bus 45, verdieping 7B. De indiening van de offertes gebeurt anoniem bij de diensten van de Vlaams Bouwmeester. De kandidaten dienen 5 exemplaren van hun offerte in. Elk exemplaar wordt in een aparte omslag gedaan met vermelding van de code. Deze code wordt aan elke kandidaat overhandigd tijdens de eerste briefing. Het offerteformulier, dat de code en de identiteit van de kandidaat bevat wordt in twee exemplaren in een aparte definitief gesloten omslag mee overhandigd. Alle documenten met inlichtingen waarbij het nodig is op de identiteit van de kandidaat te vermelden (zoals referentieprojecten, teamsamenstelling, ) worden, in tweevoud, bij het offerteformulier onder gesloten omslag gevoegd. Er worden in totaal 6 omslagen overhandigd. De diensten van de Vlaams Bouwmeester leggen nadien de offertes anoniem voor aan de jury. 6.4 PRESENTATIE EN TOELICHTING VAN DE INGEDIENDE OFFERTES Op XX XX 201X, te Volgorde van de presentatie: CODE A van xx.xx tot xx.xx 7 12
CODE B van xx.xx tot xx.xx CODE C van xx.xx tot xx.xx CODE D van xx.xx tot xx.xx CODE E van xx.xx tot xx.xx Elke laureaat krijgt 30 min tijd om zijn ingediende offerte toe te lichten volgens de hierboven bepaalde volgorde. Na deze toelichting is er 15 min voorbehouden om vragen te stellen betreffende de ingediende offerte. De toelichting gebeurt in principe gezamenlijk. Dit betekent dat de laureaten de toelichting van mede laureaten mogen bijwonen. Tijdens de vraagstelling verlaten de niet presenterende laureaten de zaal. Indien één van de laureaten niet akkoord is om toelichting te geven in aanwezigheid van de andere laureaten gebeuren alle toelichtingen in afwezigheid van de andere laureaten. Over deze wijze van presenteren wordt in overleg met alle kandidaten uiterlijk op de tweede briefing een beslissing genomen. 6.5 BEKENDMAKING EN INFORMATIE De opdrachtgever brengt de kandidaten van de tweede fase op de hoogte van de gunningsbeslissing Die kunnen dan schriftelijk de gemotiveerde gunningsbeslissing opvragen, waarna de overheid die beslissing, bij voorkeur de integrale gunningsbeslissing, meedeelt binnen 15 dagen na ontvangst van dit verzoek. 8 12
7 DE OFFERTE 7.1 INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte die door de kandidaten wordt ingediend moet ten minste bestaan uit: 1 het offerteformulier, behoorlijk ingevuld en ondertekend; 2 het dossier bestaande uit: a een nota betreffende het concept of de verkennende visie van de ontwerper over de wijze waarop hij de opdracht benadert, in functie van de doelstellingen en uitgangspunten die de opdrachtgever verwoord heeft in de projectdefinitie en de benadering van aspecten van duurzaam bouwen. b schetsen, tekeningen, beeldmateriaal of andere die nodig zijn om duidelijk te maken op welke wijze de visie ruimtelijk zou worden uitgewerkt en gematerialiseerd; c een globale raming van bouwvolume en bouwkost binnen de vooropgestelde beschikbare middelen met name... euro [exclusief btw en erelonen]; d een raming van de studiekosten voor het uitvoeren van de volledige studieopdracht, binnen het vooropgestelde kader van de beschikbare middelen met name tussen de... en de... euro %; e een werkvoorstel voor de verdere organisatie van het planproces; f een voorstel en planning voor de opvolging van de kostenbeheersing gedurende het project; g een voorstel van de samenwerkingsverbanden die het ontwerpteam aangaat voor uitvoering van de globale opdracht, voor zover de samenwerkende bureaus nog niet werden voorgesteld in het kader van het bij de open oproep ingediende dossier; h het publicatiemateriaal op CD-Rom. of [ingeval van opdracht voor maken van een masterplan] 1 het offerteformulier, behoorlijk ingevuld en ondertekend; 2 een schetsontwerp of eerste visie ontwerp bestaande uit: a Een nota betreffende de structuur, de organisatie en de planning van het werkproces met de opdrachtgever en de betrokken partijen in combinatie met de thematieken van het eigen onderzoek. b Een nota betreffende de duurzaamheidprincipes van het project en het niveau van de aanpasbaarheid op de verschillende vlakken [ruimtelijk, organisatorisch, inrichting, ]. c Een nota betreffende de uitgangspunten die men inneemt op basis van de projectdefinitie. d Een overzicht van referentieprojecten die aansluiten bij de eigen visie met een toelichting van hun relevantie in functie van de huidige opdracht. e Een schetsontwerp betreffende: 9 12
f g h - de aanwezige of te creëren ruimtelijke flexibiliteit en potenties - de aanduiding van functionele mogelijkheden - de manier waarop men omgaat met de verschillende gebruiken van het gebouw en de meerwaarde die op dit vlak kan gerealiseerd worden ten aanzien van de verschillende gebruikers, bezoekers en voorbijgangers Het schetsontwerp omvat ontwerptekeningen, perspectieftekeningen en fotomontages. Een voorstel en planning voor de opvolging van de kostenbeheersing gedurende het project Een raming van de studiekosten voor het uitvoeren van de volledige studieopdracht, binnen vooropgestelde beschikbare middelen met name de... euro %; Een voorstelling van de samenwerkingsverbanden die het ontwerpteam aangaat voor uitvoering van de opdracht. Indien de samenwerkende bureaus nog niet voorgesteld werden binnen het kader van het bij de Open Oproep ingediende dossier, moet een korte voorstelling van de samenwerkende bureaus toegevoegd worden bestaande uit een korte toelichtingnota betreffende de werking en de ambities, een voorstelling van de interne organisatie en de infrastructuur en een voorstelling van het eigen werk. Het publicatiemateriaal op CD-Rom 7.2 VORMVEREISTEN VAN DE OFFERTE De plattegronden, doorsneden en opstanden bevatten alle nodige aanduidingen om de bedoelingen van de ontwerper te kunnen begrijpen en de tekeningen gemakkelijk te kunnen lezen. Het schetsontwerp moet o.m. aantonen: de oriëntatie, de toegangen, de niveaus, de modulatie, de bestemming der lokalen, de circulatie, de voornaamste afmetingen, de aard van de materialen en het reliëf van de bodem. Publicatie materiaal: - Een tekst met een korte projectomschrijving en een samenvatting van de ontwerpprincipes van ongeveer 1000 tot 1500 tekens. - De volledige powerpoint-presentatie met ppt extensie [geen -pdf versie] - Alle beeldmateriaal [ook uit de ppt] afzonderlijk, met tif of -jpg extensie in 75 dpi met minimum formaat A4 en in 300 dpi met minimum formaat A 4. - Alle vectoriële bestanden [plannen, 3D tekeningen, ] met -.eps, -.pdf of -.ai extensie. 10 12
8 DE VERGOEDING De opdrachtgever verbindt er zich toe om aan de laureaten een bedrag te betalen van... euro [BTW niet inbegrepen], als vergoeding voor het ontwerpend onderzoek. Na indienen van de offerte kan een schuldvordering voorgelegd worden. De vergoeding wordt betaald binnen de twee maanden na voorlegging van de schuldvordering. Het ereloon van de ontwerper aan wie de ontwerpopdracht wordt toegekend wordt niet verminderd met het bedrag van deze vergoeding. 9 GESTANDDOENINGSTERMIJN [KB van 08 januari 1996 - artikel 116] De termijn gedurende welke de kandidaat door zijn offerte gebonden blijft, wordt voor onderhavige dienstopdracht op 90 kalenderdagen gebracht. 10 INTELLECTUELE EIGENDOM De kandidaten behouden de geestelijke eigendom van de door hen ingediende documenten. De opdrachtgever verbindt er zich toe om alle door de kandidaten ingediende documenten, plannen of tekeningen uitsluitend te gebruiken voor het doel waarvoor deze documenten bestemd zijn, zonder dat derden hier gebruik van kunnen maken zonder toelating van de kandidaat. De Vlaams Bouwmeester en de opdrachtgever verwerven wel de gebruiks- en exploitatierechten [de vermogensrechten] op de ingediende stukken en mag bijgevolg bijvoorbeeld tentoonstellingen organiseren met deze studies en bescheiden, inbegrepen de eventuele maquettes, of er publicaties over uitbrengen mits de identiteit te vermelden van de auteur. 11 DE CONTRACTUELE UITVOERINGSFASE Bij dit bestek is ook een ontwerp van overeenkomst gevoegd, dat integraal deel uitmaakt van de toepasselijke documenten. Dit ontwerp van overeenkomst bevat de bepalingen en voorwaarden die van toepassing zijn op de uitvoering van de opdracht.. Aan de voorgedragen ontwerper of aan degene[n] die bevoegd is [zijn] om het ontwerpteam te verbinden, zal deze overeenkomst ter ondertekening worden voorgelegd door de opdrachtgever. 11 12
12 BIJLAGEN BIJ HET BESTEK 1 het offerteformulier 2 het ontwerp van overeenkomst 3 het projectdossier bestaande uit 3.1 de projectdefinitie, met onder meer 1. de missie van de opdrachtgever; 2. de betekenis van de missie van de opdrachtgever voor de maatschappij, de locatie, de gebruiker, de burger 3. de culturele ambities die de opdrachtgever wil verbeeld zien in het project op het vlak van: 4. de stedenbouwkundige betekenis en meerwaarde voor de omgeving 5. indien van toepassing: de historische verbondenheid met en de historische duiding van het project 6. de betekeniswaarde van het project voor de opdrachtgever 7. de betekeniswaarde voor de gebruiker/bezoeker 8. de symboolwaarde van het project 9. de publieke toegankelijkheid en het openbaar domein 10. duurzaamheid als een globale benadering 3.2 de rol die de kunstenaar/kunst kan spelen in het proces 3.3 het proces, de weg die moet gevolgd worden van opdracht naar realisatie 3.4 het programma van eisen, 3.5 het investeringsbedrag en de berekeningswijze, 3.6 de timing de studieopdracht en de geplande werken 3.7 de locatiegegevens: 3.8 de overige documenten, zoals - alle documenten voor het indienen van de bouwvergunning - de stedenbouwkundige voorschriften - normeringen, regelgevingen waar de ontwerper rekening mee moet houden [vb. normeringen sociale woningen, ARAB-voorschriften, etc.] - het grondmechanisch onderzoek - een stabiliteitsonderzoek bij een bestaand gebouw; - een bouwhistorisch onderzoek bij een beschermd gebouw - etc. 12 12