Service Agreement CloudOffice powered by Office 365 Tussen u (de Klant ) en Telenet Gegevens van Telenet Telenet N.V. Maatschappelijke zetel: Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, België BTW BE 0473.416.418 RPR Mechelen Hierna genoemd Telenet werd het volgende overeengekomen: Telenet verbindt zich ertoe aan de Klant de Diensten te leveren die worden bepaald in het Contract. De Klant erkent dat hij kennis heeft genomen van het Contract. Het Contract is samengesteld uit de Algemene Voorwaarden; het onderhavige Service Agreement en zijn dienstspecifieke bepalingen die de Algemene Voorwaarden aanvullen; en de bijlagen die er integraal deel van uitmaken. Deze bijlagen zijn het Service Level Agreement en het Bestelformulier. Telenet en de Klant worden elk ook aangeduid als 'de Partij', samen als 'de Partijen'. De Algemene Voorwaarden zijn te raadplegen op de website van Telenet. http://business.telenet.be/nl/large De Klant aanvaardt de bepalingen van het Contract.
1 Beschrijving van de Dienst(en) 1.1 Algemeen De Dienst CloudOffice powered by Office 365 is gebaseerd op Microsoft Office 365, en bevat de cloudversies van bekende en vertrouwde software voor e-mail, communicatie en samenwerking, zoals: Office 365 Platform Office 365 Desktop applicaties Office Web Apps Exchange Online SharePoint Online Lync Online Onedrive for Business Afhankelijk van het gekozen pakket krijgt de Klant alle hierboven vermelde cloud services of alleen een deel ervan. Een volledig technische beschrijving over Microsoft Office 365 is beschikbaar op: http://onlinehelp.microsoft.com/en-us/office365-enterprises/default.aspx http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc498720 Zie ook de volgende link voor een beschrijving van de minimumvereisten voor hardware en software: http://office.microsoft.com/nl-be/office365-suite-help/softwarevereisten-voor-office-365-voorbedrijven-ha102817357.aspx 2
1.2 Plans 1.2.1 Overzicht Plans Microsoft heeft diverse combinaties ( Plans ) gemaakt van de hoger vermelde diensten waarbij deze telkens als een bundel worden aangeboden. Het overzicht van de Plans die Telenet aanbiedt is weergegeven op http://smb.telenet.be/nl/hosting-cloud/cloudoffice. 1.2.2 Combinatie van Plans Telenet biedt de mogelijkheid aan de Klant om per Eindgebruiker een Plan te selecteren in functie van de behoefte van de desbetreffende Eindgebruiker. Belangrijk hierbij is dat bepaalde Plans niet met elkaar kunnen gecombineerd worden. Meer informatie over de te combineren Plans kan de Klant terugvinden op de website http://smb.telenet.be/nl/hostingcloud/cloudoffice. Migreren van een Eindgebruiker naar een niet-combineerbaar Plan is tevens niet mogelijk. 1.2.3 Maximum eindgebruikers per Plan Voor sommige Plans heeft Microsoft een beperking gezet op het aantal Eindgebruikers per Plan. Meer informatie over deze maximums kan de Klant terugvinden op de website http://smb.telenet.be/nl/hosting-cloud/cloudoffice. 3
2 Dienstspecifieke bepalingen 2.1 Gebruik van de Dienst(en) 2.1.1 Algemeen Nadat de Klant de bestelling heeft geplaatst en de omgeving voor de Klant werd geactiveerd op Microsoft Office 365 kan de Klant de Dienst(en) beginnen te gebruiken. Telenet onderscheidt 3 rollen in het gebruik van de Dienst(en): Aankoper; Administrator; Eindgebruiker. 2.1.2 Aankoper MyCloud De Aankoper kan in MyCloud (http://mycloud.telenet.be) het aantal bestelde actieve licenties raadplegen, bijbestellen, of verminderen. 2.1.3 Administrator - Microsoft Online Portal De Administrator kan op de Microsoft Online Portal (https://portal.microsoftonline.com) de bestelde actieve licenties beheren, toewijzen aan de Eindgebruikers, alsook zijn Microsoft Office 365-omgeving configureren. Eventuele configuratie op de Klant zijn eigen infrastructuur, zoals bijvoorbeeld het installeren van de Office 365 desktop applicaties op PCs, laptops en dergelijke, moeten door de Klant zelf worden uitgevoerd. 2.1.4 Eindgebruiker - Microsoft Online Portal De Eindgebruiker kan op de Microsoft Online Portal (https://portal.microsoftonline.com) de licenties die hem zijn toegewezen gebruiken, alsook deze desgevallend configureren/installeren op zijn eigen infrastructuur. 4
2.2 Administratie & facturatie 2.2.1 Facturatie Telenet zal steeds de bestelde licenties factureren aan de Klant onafgezien deze door de Administrator aan een Eindgebruiker zijn toegewezen, en of deze Eindgebruiker de Dienst(ent) effectief gebruikt. De prijzen zoals vermeld op het Bestelformulier zijn prijzen per maand. Indien de Klant een licentie neemt voor een gedeelte van een maand, dan zal de prijs pro rata temporis herberekend worden voor de periode dat de Dienst beschikbaar was voor de Klant (zowel bij bestelling als annulatie van een licentie). De facturatie van de bestelde actieve licenties zal 3 maandelijks plaatsvinden. De facturatie van eventuele eenmalige kosten (activatie, migratie, ) zal maandelijks gebeuren. 2.2.2 Prijzen Alle prijzen worden uitgedrukt in Euro, exclusief BTW. 2.2.3 Betalingsmodaliteiten Alle facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. 2.2.4 Duur van het Contract Het Contract vangt aan op datum van zijn ondertekening. Het Contract blijft van kracht tot 3 jaar na de datum van de totale ingebruikname van de configuratie gedefinieerd op het moment van de ondertekening van het Contract. Het zal vernieuwd worden door stilzwijgende verlenging met een periode van telkens een (1) jaar, tenzij het door één der beide Partijen door een aangetekend schrijven, tenminste drie (3) maanden voor het einde van de contractuele periode of van elke stilzwijgende verlenging, opgezegd wordt. 5
2.3 Gebruiksregels - Stopzetting van de Dienst(en) 2.3.1. Het is aan de Klant en degenen die door middel van de Klant toegang verkrijgen tot de Diensten niet toegestaan de Diensten te gebruiken: op een wijze die verboden is op grond van wetten, regels of overheidsvoorschriften of -besluiten; om de rechten van anderen te schenden; om op welke manier dan ook onbevoegd toegang trachten te verkrijgen tot diensten, gegevens, accounts of netwerken of deze te verstoren; om e-mailheadergegevens of protocollen te vervalsen (bijvoorbeeld door middel van spoofing ); om spam of malware te verspreiden; op een wijze die de Diensten kan schaden of het gebruik ervan door anderen kan belemmeren; voor doeleinden waaraan een hoog risico is verbonden (waar een storing of fout in de Diensten kan leiden tot dood of ernstig lichamelijk letsel van een persoon of tot ernstige materiële of milieuschade). 2.3.2. Telenet en haar licentiegevers kunnen de Diensten wijzigen of beëindigen in elk land waar er een huidige of toekomstige overheidseis of -verplichting bestaat waardoor Microsoft wordt onderworpen aan een reglement of eis die in het algemeen niet van toepassing is op bedrijven die in dat land werkzaam zijn, die het Microsoft moeilijk maakt de online service te blijven uitvoeren zonder wijziging, en/of die Microsoft doet geloven dat deze voorwaarden of de online service strijdig kan zijn met een dergelijk reglement of eis. Telenet behoudt zich bijvoorbeeld het recht voor de Diensten aan te passen of te beëindigen in verband met een overheidseis waardoor Microsoft moet worden gereguleerd als telecommunicatieprovider. 2.3.3. Bij het annuleren van een licentie voor een Eindgebruiker, zullen de Klantgegevens van de Eindgebruiker verwijderd worden. Bij opschorting van de Diensten, zullen na negentig (90) dagen de Klantgegevens van de Eindgebruikers verwijderd worden. 6
2.4 Migratie De migratie van de Klant zijn huidige omgeving naar Microsoft Office 365 gebeurt onder de volledige verantwoordelijkheid van de Klant, dit onafgezien Telenet tools ter beschikking heeft gesteld, ondersteuning heeft gegeven, of zelfs de migratie heeft uitgevoerd op vraag van de Klant. Telenet kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die de Klant heeft opgelopen tijdens de migratie. 2.5 Support De Dienst biedt twee (2) types van supportcontracten aan: Standard Support en Premium Support. Bij Standard Support kan de Klant een beroep doen op de eerste lijn support van Telenet tijdens de kantooruren (op werkdagen van 8 uur s morgens tot 19 uur s avonds) zowel via een ticketing systeem, via mail, als telefonisch. Standard Support biedt de Klant ondersteuning bij het gebruik van de Telenet & Microsoft Office 365- controlepanelen, basis support op de geïnstalleerde software tijdens de kantooruren. Voor het uitvoeren van supporttaken die niet standaard inbegrepen zijn in de dienstverlening of taken die uitgevoerd moeten worden op een kortere termijn dan voorzien in het Service Level Agreement, zijn Service Credits vereist. Telenet biedt naast Standaard Support ook 24/7 Premium Support voor het uitvoeren van tijdskritische interventies, ongeacht het uur van de dag of de dag van de week. Premium Support werkt enkel aan de hand van Service Credits, of een vast maandelijks bedrag. Opmerking: de Klant dient slechts één Premium Support Contract af te sluiten. Alle actieve hosting abonnementen worden dan automatisch gedekt door dat contract. Meer informatie over welke diensten standaard in het support contract inbegrepen zijn, vindt de Klant op: http://smb.telenet.be/sites/default/files/serviceagreement_support.pdf 7
2.6 Klantgegevens 2.6.1. De Klantgegevens - i.e. alle gegevens, met inbegrip van tekst-, geluid- of afbeeldingsbestanden en software, die door de Klant of in de naam van de Klant aan Telenet verstrekt zijn door middel van de Diensten zijn ondergebracht in de datacenters van Microsoft. Deze datacenters kunnen zich buiten België/Europa bevinden. Wanneer de Klant Klantgegevens verzendt voor gebruik in het kader van een Dienst die communicatie of samenwerking met derden mogelijk maakt, gaat de Klant ermee akkoord dat deze derden vervolgens de mogelijkheid hebben om: de Klantgegevens te kopiëren, te distribueren, weer te geven, te publiceren en te wijzigen; de naam van de Klant te publiceren in verband met de Klantgegevens, en anderen in staat te stellen hetzelfde te doen. Bepaalde Diensten kunnen andere functies bieden die de mogelijkheid dat derden dat doen, verminderen. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om gebruik te maken van die functie voor zover dat gepast is voor zijn beoogde gebruik van de Klantgegevens. De Klant gaat ermee akkoord rechten aan Telenet te verlenen met betrekking tot zijn Klantgegevens die vereist zijn om de Klant de Diensten te bieden zonder de rechten van derden te schenden, of Microsoft andere verplichtingen op te leggen voor de Klant of een derde partij. Microsoft accepteert geen verplichtingen die zijn uiteengezet in een afzonderlijke licentie of andere overeenkomst die van toepassing is op de Klantgegevens van de Klant of het gebruik van de Diensten. 2.6.2. De Klant behoudt alle rechten, eigendom en belangen met betrekking tot Klantengegevens. Telenet verkrijgt geen rechten met betrekking tot de Klantgegevens, anders dan de rechten die de Klant aan Telenet verleent in verband met de toepasselijke Diensten. Dit geldt niet voor de software en Diensten die Telenet aan de Klant in licentie geven. 2.6.3. Persoonlijke gegevens die via de Diensten worden verzameld, kunnen worden overgebracht, opgeslagen en verwerkt in de Verenigde Staten of enig ander land waarin Microsoft of een van zijn serviceproviders over faciliteiten beschikt. Dit is inclusief alle persoonsgegevens die de Klant tijdens het gebruik van de Diensten verzamelt. Door gebruik te maken van de Diensten stemt de Klant in met de overdracht van persoonsgegevens naar het buitenland. De Klant gaat er ook mee 8
akkoord dat de Klant zich van mensen die de Klant van persoonlijke gegevens voorzien, voldoende autorisatie verschaft om: deze gegevens naar Microsoft en haar gelieerde ondernemingen te verzenden, en deze gegevens over te brengen, op te slaan en te verwerken. Als de Klant een onderwijsinstelling is, is de Klant verantwoordelijk voor eventuele toestemming van ouders voor het gebruik van Eindgebruikers van de Diensten, voor zover deze op grond van het toepasselijk recht vereist is. De Klant dient de privacyverklaring van de onlinedienst van Microsoft te zien (http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=212058&clcid=0x409) voor meer informatie over de manier waarop de Klantgegevens kunnen worden verzameld en gebruikt. 2.6.4. Klantgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het leveren van de Diensten aan de Klant. Dit omvat mogelijk tevens probleemoplossing ter preventie, detectie of reparatie van problemen die gevolgen hebben voor de werking van de Diensten en de verbetering van functionaliteit met betrekking tot de detectie van en bescherming tegen nieuwe bedreigingen voor de Klant (zoals malware of spam). Telenet zal de Klantgegevens van de Klant niet gebruiken en geen informatie hieruit afleiden voor reclamedoeleinden of andere commerciële doeleinden. Telenet onthult geen klantgegevens aan derden (inclusief het bevoegd gezag, andere overheidsentiteiten of een burgerlijke procesvoerende partij; exclusief Telenet toeleveranciers), tenzij dit wettelijk verplicht is. Indien derden contact met Telenet opnemen met een verzoek om Klantgegevens, zal Telenet proberen hen door te verwijzen om deze gegevens rechtstreeks bij de Klant op te vragen. In het kader hiervan kan Telenet elementaire contactinformatie van de Klant doorgeven aan de derden. Indien Telenet wordt gedwongen Klantgegevens te onthullen aan derden, zal Telenet commercieel redelijke inspanningen verrichten om de Klant vooraf van de onthulling op de hoogte te stellen, tenzij dit wettelijk verboden is. De Klant is verantwoordelijk voor het beantwoorden van verzoeken van derden met betrekking tot zijn gebruik van de Diensten, zoals een verzoek om inhoud te verwijderen in het kader van de Digital Millennium Copyright Act. 2.6.5. Microsoft implementeert redelijke en gepaste technische en organisatorische maatregelen, zoals uitgelegd in het veiligheidsoverzicht dat van toepassing is op de Diensten, te vinden op http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?docid=22, om de Klant te helpen bij het beschermen van de Klantgegevens die zijn verwerkt of 9
geopend door de Diensten, tegen toevallige of onwettige verlies, toegang of onthulling. 2.7 SLA Qua product neemt Telenet de SLA s (Service Level Agreements) over zoals die door Microsoft worden gehanteerd. Meer informatie hierover kan de Klant vinden op http://www.microsoftvolumelicensing.com/downloader.aspx?documentid=6611 2.8 Gebruiksrechten Microsoft Office 365 2.8.1. De Diensten wordt door Telenet aan de Klant aangeboden in overeenstemming met de voorwaarden van Microsoft en de toepasselijke gebruiksrechten van Office 365. 2.8.2. De Klant erkent en stemt er mee in dat het Contract tussen Telenet en hemzelf onderworpen is aan de gebruiksrechten van Office 365. Op het ogenblik van de ondertekening van het Contract is de recentste versie van de gebruiksrechten van Office 365 van toepassing. De recentste versie kan via de volgende internetlink worden gevonden: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=17846. 2.8.3. Het gebruik van de Diensten onder licentie valt onder de voorwaarden van de gebruiksrechten van Office 365. Aanvaardt de Klant de voorwaarden van de gebruiksrechten van Office 365 niet, dan mag hij de dienst onder licentie in kwestie niet gebruiken en zal Telenet ook niet verplicht zijn deze te leveren. 2.9 Domeinnamen De Klant dient zelf de nodige DNS-aanpassingen uit te voeren zodat de Dienst effectief gebruikt kan worden. Voor klanten met een domeinnaam bij Telenet kan dit eenvoudig via de Telenet controle panelen. 10
3 Microsoft minimaal vereiste bepalingen 3.1. Het is Telenet, en niet Microsoft of zijn partners, die de ondersteuning biedt voor de Diensten gebaseerd op Microsoft Office 365. 3.2. De Klant erkent en stemt er mee in dat Microsoft zijn gegevens ontvangt en gebruikt om Microsoft Office 365 te kunnen leveren en haar verplichting in het kader van deze levering te kunnen naleven. 3.3. De Klant erkent en stemt er mee in dat de voordelen van sommige bepalingen van het Contract niet alleen voor Telenet bestemd zijn, maar eveneens voor Microsoft en haar partners, licentiegevers en leveranciers, en dat elk van de voorgaande recht heeft de verschuldigde prestaties betreffende deze bepalingen te vereisen. 3.4. De Klant erkent en stemt er mee in dat Microsoft Microsoft Office 365 kan opschorten, beëindigen, wijzigen wegens wettelijke, regulatorische, veiligheids- of andere redenen of als Microsoft ter goede trouw van mening is dat de Klant een inbreuk pleegt op Microsoft Office 365 of dit product op enigerlei wijze misbruikt. Noch Microsoft noch Telenet is aansprakelijk jegens de Klant en/of eventuele derde partijen wat betreft de opschorting, beëindiging of wijziging van Microsoft Office 365. 11
4 Aansprakelijkheid In geval van een aan Telenet toerekenbare tekortkoming in de nakoming van het Contract is Telenet uitsluitend aansprakelijk voor bewezen directe schade, mits de Klant Telenet eerst schriftelijk in gebreke heeft gesteld, waarbij aan Telenet een redelijke termijn wordt gegund alsnog aan haar verplichtingen te voldoen. Telenet kan nooit aansprakelijk worden gesteld, zelfs niet in het geval van grove nalatigheid, voor indirecte of gevolgschade, waaronder gederfde winst, verlies aan kansen, verlies/schade aan gegevens, en absoluut onvoorspelbare schade, tenzij er sprake is van opzet. Het totale bedrag van de vergoeding en interesten waarop de Klant recht zou hebben ingeval de aansprakelijkheid van Telenet bewezen is, is alleszins beperkt tot het hoogste van (i) 50.000 of (ii) de bedragen die door de Klant al aan Telenet werden betaald gedurende de voorafgaande 12 maanden periode, per schadegeval en per jaar. 12