PROTOCOL TIME-OUT EN VERWIJDERING Protocol time-out en verwijdering, maart 2013 pagina 1 van 5
Dit protocol treedt in werking als er sprake is van grensoverschrijdend gedrag door een judoka, ouders en/of verzorgers, waarbij de veiligheid en/of de onderwijskundige voortgang van de les in gevaar is gebracht. Hierbij zijn de volgende begripsbepalingen van toepassing: Time-out: Dit betreft het ontzeggen van toegang tot de dojo van een judoka voor een maximale periode van drie dagen. Het is aan de orde wanneer het verenigingbestuur of de directie bij ernstig wangedrag van een judoka (ouders/verzorgers) onmiddellijk moet optreden en er tijd nodig is voor het zoeken naar een oplossing. Verwijdering: Dit betreft het (definitief) verwijderen van een judoka van vereniging. Het is een maatregel bij zodanig ernstig wangedrag dat het bestuur concludeert dat de relatie tussen vereniging en judoka (ouders/verzorgers) onherstelbaar verstoord is. Grensoverschrijdend gedrag betekent voor de vereniging: Als een judoka (ouders/verzorgers) herhaald, niet corrigeerbaar gedrag vertoont (vertonen) dat in strijd is met de algemeen geldende fatsoensnormen en/of de verenigingregels/verenigingreglement. De volgende zaken kunnen hierbij aan de orde komen: alle, middels grondwet art. 1 (discriminatie), verboden uitingen of gedragingen; diefstal of verduistering: het zich onrechtmatig toe-eigenen van geld of goederen van een ander; fysieke agressie: uitoefenen van feitelijk geweld op het lichaam van een ander en/of goederen; verbale agressie: het verbaal, schriftelijk of via de social media bedreigen, intimideren, beledigen of uitschelden van een persoon; vernieling en vandalisme: opzettelijk vernielen, beschadigen of onbruikbaar maken van eigendommen van een ander; drugs: het in- of uit te voeren, te bereiden, te bewerken, te verwerken, te verkopen, af te leveren, te verstrekken of te vervoeren, aanwezig te hebben en te vervaardigen conform de Opium wet; vuurwerkbezit: het voorhanden hebben van vuurwerk; wapens: voorhanden te hebben, te dragen, over te dragen aan een ander, te vervoeren, te vervaardigen conform de Wet wapens en munitie; seksuele intimidatie: handelingen, gedragingen en/of uitlatingen in de seksuele sfeer die binnen of in samenhang met de onderwijssituatie plaatsvinden en die door degene op wie ze zijn gericht, of in het geval het een minderjarige judoka betreft, door de ouders/verzorgers als ongewenst worden aangemerkt. Er kan hierbij ook worden gedacht aan handelingsverlegenheid welke ontstaat bij de vereniging, doordat bijvoorbeeld door het grensoverschrijdende gedrag het onvermogen ontstaat om de noodzakelijke onderwijszorg te bieden, belemmering van het onderwijs aan overige judoka s, gevaar voor overige judoka s en docenten enz. enz. Van belang hierbij is dat het aannemelijk moet zijn dat herhaling niet is uitgesloten. Er moet gegronde vrees bestaan voor de veiligheid van de trainers of de andere judoka s of voor de ongestoorde voortgang van de training. Protocol time-out en verwijdering, maart 2013 pagina 2 van 5
Er kunnen 2 vormen van maatregelen genomen worden. 1. Time-out Time-out: grensoverschrijdend gedrag kan leiden tot een time-out met onmiddellijke ingang. In geval van een time-out wordt de judoka voor de rest van de les en een periode van 2 weken de toegang tot de vereniging ontzegd. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en stappenplan: 1.1. Voorwaarden: Tenzij redelijke gronden zich daartegen verzetten, worden de ouders/verzorgers onmiddellijk van het incident en de time-out gemotiveerd op de hoogte gebracht 1. De ouders/verzorgers worden in de dojo uitgenodigd voor een gesprek. Hierbij is de trainer en de voorzitter van de vereniging aanwezig. Van het incident en het gesprek met de ouders wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de ouders voor gezien getekend en in het judokadossier opgeslagen 2. De time-out maatregel kan alleen worden toegepast na goedkeuring van het bestuur van JVIJ. De time-out maatregel wordt na toepassing schriftelijk gemeld aan het bestuur. 1.2. Het Judokadossier moet minimaal bestaan uit: de aard van de problemen, en registratie of beschrijving daarvan de genomen maatregelen de schriftelijke waarschuwingen verslagen van gesprekken met judoka en ouders/verzorgers de formele melding aan de ouders 2. Verwijdering en royement als lid Verwijdering: Verwijdering en royement van een judoka is een ordemaatregel die het bestuur van de stichting slechts in het uiterste geval en dan nog uiterst zorgvuldig moet nemen. Er moet sprake zijn van ernstig wangedrag en een onherstelbaar verstoorde relatie tussen judoka (ouders) en vereniging. Hierbij gelden de volgende voorwaarden en stappenplan: 2.1. Voorwaarden: Bij het zich meermalen voordoen van het grensoverschrijdend gedrag dat ingrijpende gevolgen heeft voor de veiligheid en/of de onderwijskundige voortgang van de vereniging 1 Als veiligheid voorop staat, en dat zal regelmatig het geval zijn, moet de time-out niet afhankelijk gesteld worden van het contact met ouders. De vraag blijft dan staan wat er moet gebeuren als de ouders niet te bereiken zijn. Eventueel is het verwijderen uit de groep en opvang elders nog een oplossing? 2 De time-out is geen officieel instrument, maar kan niettemin bruikbaar zijn bij onveilige situaties of bij het herstellen van de rust binnen de vereniging: het is principieel geen strafmaatregel maar een ordemaatregel in het belang van de veiligheid en/of de onderwijskundige voortgang van de vereniging, daarom geen aantekening van de time-out maar van het incident in het dossier van de judoka. Protocol time-out en verwijdering, maart 2013 pagina 3 van 5
of in het afzonderlijke geval dat het voorgevallen incident de veiligheid van judoka s en trainers ernstig in gevaar brengen kan worden overgegaan tot verwijdering. 2.2. Stappenplan: a) Voordat de vereniging besluit tot verwijdering van een judoka dient het bestuur van de vereniging en de betrokken trainer en de ouders/verzorgers te horen. Hiervan wordt een verslag gemaakt, wat aan de ouders ter kennis worden gesteld en door de ouders/verzorgers voor gezien wordt getekend. b) Het bestuur informeert de ouders schriftelijk met redenen over het voornemen tot verwijdering, waarbij de ouders/verzorgers wordt gewezen op de mogelijkheid van het indienen van een bezwaarschrift. c) De ouders/verzorgers krijgen de mogelijkheid binnen twee weken een bezwaarschrift in te dienen. Het bestuur is verplicht de ouders te horen over het bezwaarschrift. Het bestuur neemt een uiteindelijke beslissing binnen twee weken na ontvangst van het bezwaarschrift. 2.3. Judokadossier moet minimaal bestaan uit: de aard van de problemen de genomen maatregelen de schriftelijke waarschuwing verslagen van gesprekken van de vereniging met judoka / ouders de formele melding van een time-out aan de ouders Voorbeeldbrieven: Deze bepalingen, de voorwaarden, het stappenplan behorende bij time-out en verwijdering zijn opgenomen in de voorbeeldbrieven welke bij dit protocol behoren (zie volgende pagina s). Middels deze brieven is te controleren of alle bovengenoemde onderdelen in acht zijn genomen. Protocol time-out en verwijdering, maart 2013 pagina 4 van 5
Aan de ouders/verzorgers van... Plaats, datum Betreft: time-out Geachte ouders/verzorgers, In navolging op het gesprek/contact dat wij met u hebben gevoerd op en na overleg met de trainer de heer / mevrouw... delen wij u hierbij mede dat uw zoon/ dochter... met ingang van... tot uiterlijk... een time-out heeft op onze vereniging. Gedurende deze time-out ontzeggen wij.. de toegang tot de vereniging. De reden(en) die ten grondslag liggen aan deze time-out zijn: - [beschrijf reden] - Tegen dit besluit kunt u binnen twee weken na ontvangst van deze brief schriftelijk bezwaar maken. U kunt dit bezwaar richten aan (voorzitter vereniging). Alvorens het bestuur een besluit neemt aangaande uw bezwaar zult u worden gehoord. Het bestuur beslist binnen 4 weken na ontvangst van uw bezwaren. Hoogachtend, Namens het bestuur, [naam + functie] In afschrift aan: Trainer(s) Dagelijks bestuur Aan de ouders/verzorgers van...
Plaats, datum Betreft: definitieve verwijdering Geachte ouders/verzorgers, In navolging op het gesprek dat wij met u hebben gevoerd op en na overleg met de trainer de heer / mevrouw... delen wij u hierbij mede dat uw zoon/dochter... met ingang van... op grond van het reglement van JVIJ zal worden verwijderd van de vereniging en geroyeerd als lid. Voorafgaande aan dit royement wordt uw zoon/dochter met onmiddellijke ingang de toegang tot de dojo ontzegd. De reden(-en) die ten grondslag liggen aan deze verwijdering is / zijn: - beschrijf reden - Hoogachtend, namens het bestuur [naam + functie] In afschrift aan: Trainer(s) Dagelijks bestuur