VERSLAG CONFERENTIE van de CLUBS ABSO/BVOS Donderdag 28/02/2013 Maison du Sport te Liège 20 maart 2013 Aanwezig: FRSO: Chalon Christian Altaïr CO Bastin Hubert ARDOC Bernard Christophe ASUB Debehogne Jean-Noël ASUB Hofmans Jacques ASUB Gillet Quentin C.O.Liège Derenne Thibaut Hermathenae Pasquasy Jean-Claude HOC Schwall Marcel OLVE Lemasson Claude Pégase VVO: Timmers Ronny Hamok Kellens Jean-Pierre K.O.L. Aerts Rudi Omega Grauls Jacques Omega Vervoort Karl TROL Ploegencommissie: Hofmans Jacques (voorzitter) Technische Commissie: Kellens Jean-Pierre (secretaris) Raad van Bestuur: Van Bruggen Mark (voorzitter) Gillet Quentin (ondervoorzitter) Chalon Christian (penningmeester) Van Krunckelsven Walter (secretaris-generaal) Verontschuldigd; alle leden van de Tucht- en Beroepscommissie 1. Controle van de stemgerechtigden en noteren van de aanwezigheden FRSO: Balise 10, COMB en CLO Chiny volmacht aan ASUB en NSV Amel aan ARDOC alle 12 clubs zijn aanwezig/vertegenwoordigd. Afwezige clubs: geen. VVO: 4 clubs aanwezig/vertegenwoordigd met stemgewicht Hamok (5); K.O.L. (6); Omega (8), TROL (4). Afwezige clubs: Borasca en EPOS 2. Goedkeuring dagorde ASUB vraagt om het voorstel van de Technische Commissie rond kaartreservaties voor het Brussels hoofdstedelijk gewest van de agenda te verwijderen. Er wordt overeengekomen dat: - het punt van de agenda wordt geschrapt. wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 1/6 Dassastraat 92 / 5
- de Technische Commissie zo spoedig mogelijk samenkomt om een antwoord te geven op de volgende vraag: Moet het huidige ABSO/BVOS Sportreglement al dan niet aangepast worden om kaartreservaties voor gebieden binnen het Brussels hoofdstedelijk gewest te kunnen behandelen. - indien er geen aanpassing moet komen, zal de exacte procedure duidelijk op papier gezet worden zodat alle clubs hierover hun zeg kunnen doen. - indien er wel een aanpassing moet komen zal de TC dit behandelen en zo spoedig mogelijk een voorstel formuleren. Dit voorstel zal naar alle clubs verdeeld worden en indien nodig zal er een buitengewone Conferentie van de Clubs bijeen geroepen worden. - alle clubs engageren zich om tot nader bericht geen misbruik te maken van deze situatie. 3. Openingsrede van de voorzitter Zie appendix 3. 4. Verslag van de secretaris-generaal Zie appendix 4. 5. Verslag van de penningmeester Alhoewel de Conferentie van de Clubs geen financiële verantwoordelijkheid heeft (deze ligt bij de Algemene Vergadering); houdt de Raad van Bestuur er aan om de clubafgevaardigden te informeren. De penningmeester stelt dat de boekhouding van de federatie relatief eenvoudig is aangezien het aantal verrichtingen eerder beperkt is. Een overzicht wordt gepresenteerd en de nodige toelichtingen worden gegeven rond de realisaties 2012 en het voorstel voor het budget 2013. Zie appendix 5. 6. Verslag van de Ploegencommissie Jacques Hofmans (voorzitter van deze commissie) presenteert het verslag van de Ploegencommissie. Zie appendix 6. 7. Verslag van de Technische Commissie (TC) Dit verslag wordt gepresenteerd door J.P.Kellens (secretaris). Zie appendix 7. 8. Verslag van de Disciplinaire Commissie In 2012 geen noemenswaardige problemen. Daar waar nodig werd zeer snel en correct ingegrepen om kleinigheden recht te zetten. 9. Voorstellen wijzigingen aan Administratief Reglement Er werden geen voorstellen tot wijziging ingediend. 10. Voorstellen wijzigingen aan Sportreglement De originele voorstellen zijn terug te vinden in de appendices. Indien er aanpassingen tijdens de vergadering voorgesteld werden zijn deze hier in de tekst vermeld. Het stemresultaat wordt steeds gegeven in de volgorde zoals er gestemd is d.w.z. onthoudingen / voor / tegen. Op te merken dat er een meerderheid moet zijn in beide liga s om een voorstel te aanvaarden. Tenzij anders vermeld zijn de wijzigingen onmiddellijk van kracht. wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 2/6 Dassastraat 92 / 5
10.1 Embargo voor een kaart die toegewezen werd aan een wedstrijd van de nationale kalender (FRSO) Na enige discussie worden een aantal veranderingen/verduidelijkingen aan het voorstel aangebracht en de exacte bewoording zal door de Technische Commissie uitgewerkt worden. Aanpassingen: - de embargo periode beperkt zich tot 1 jaar voor de wedstrijd (en dus niet vanaf de goedkeuring van de kalender). Op die manier is de periode identiek voor alle wedstrijden en niet variërend van 12 tot 20 maanden afhankelijk van het tijdstip van de wedstrijd. - voor dit overgangsjaar gaat de effectieve embargoperiode pas in vanaf 1 januari 2014 en dit omdat de regionale kalenders voor 2013 al vastliggen en sommige kaarten welke volgend jaar gebruikt zullen worden ook dit jaar reeds in de planning zaten. - naast het gebruik door de eigen club of liga, mag de kaart ook niet doorgegeven worden aan anderen (militairen, scholen, ADEPS/BLOSO,...) om een oriëntatie-activiteit te organiseren. Deze afspraak is geldig voor de diverse wedstrijdtypes. VVO: 0 / 17 / 6 10.2 Stemprocedure voor het Gouden Kompas (FRSO) Iedereen is akkoord dat een geheime stemming beter is maar een sluitende oplossing is niet direct beschikbaar. Het nadeel van het voorstel om de stemming te doen via stembiljetten af te geven op de Conferentie is dat de meeste leden van de commissies niet aanwezig zijn op de Conferentie en dus, als ze willen stemmen, de verplaatsing moeten maken. Voorstel is om beide systemen toe te laten dus ofwel electronisch stemmen ofwel stemmen door afgifte van een stemformulier op de Conferentie. Om tegen te gaan dat er slechts 1 of 2 stemformulieren zouden afgegeven worden, moeten de leden van de Raad van Bestuur ABSO/BVOS ter plaatse stemmen tenzij zij de Conferentie niet kunnen bijwonen. VVO: 5 / 18 / 0 Quentin Gillet zal rondkijken of er systemen bestaan waar er een absolute geheimhouding is maar ook een zekerheid dat enkel de personen (éénmalig) stemmen die hiervoor aangewezen zijn. 10.3 Datum Belgisch Kampioenschap fiets-o (VVO) Stemming: FRSO: 1 / 11 / 0 10.4 Samenstelling ploegen voor Clubaflossing (VVO) Stemming: FRSO: 5 / 3 / 4 voorstel niet aanvaard wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 3/6 Dassastraat 92 / 5
10.5 Inschrijftermijn voor wedstrijden nationale kalender (TC) Opmerking: op de uitnodiging alsook op de websites zal enkel de termijn van 14 dagen vermeld worden. 10.6 Drankbedeling (TC) 10.7 Aanpassing reeksindeling D35, D45 en D55 (TC) Stemming: FRSO: 3 / 7 / 2 VVO: 0 / 11 / 12 voorstel niet aanvaard 10.8 Kaartreservaties (TC) Zoals vermeld in punt 2 wordt dit voorstel niet besproken en teruggestuurd naar de Technische Commissie. 10.9 Belgisch Kampioenschap aflossing (Hermathenae) Stemming: FRSO: 2 / 7 / 3 VVO: 0 / 12 / 11 10.10 Prijsuitreiking (RvB) Stemming: FRSO: 1 / 11 / 0 VVO: 9 / 8 / 6 10.11 Sponsorcontract (RvB) Stemming: FRSO: 0 / 11 / 1 wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 4/6 Dassastraat 92 / 5
10.12 Verduidelijking categorieën bij BK middle en sprint (secr. ABSO/BVOS) Dit voorstel, een gevolg van een zeer recente gebeurtenis, werd niet op voorhand ingediend. Aangezien het enkel om verduidelijking gaat van de tekst in het reglement is er unanimiteit om voorstel te behandelen. 10.13 Verduidelijking berekening SOFT wisselbeker (secr. ABSO/BVOS) Dit voorstel, een gevolg van een zeer recente gebeurtenis, werd niet op voorhand ingediend. Aangezien het enkel om verduidelijking gaat van de tekst in het reglement is er unanimiteit om voorstel te behandelen. Stemming: FRSO: 1 / 11 / 0 11. Nationale wedstrijdkalender 2014: in de door de liga s ingediende voorstellen werden volgende problemen vastgesteld: - het Belgisch Kampioenschap nachtoriëntatie wordt gepland op de datum die toegewezen was aan het selectieweekend voor de junioren. Hermathenae beweert dat een organisatie enkel op die dag mogelijk is. De afgevaardigde van de ABSO/BVOS commissie stelt voor dat hij de andere commissieleden zal raadplegen met het voorstel om de datum van het selectieweekend voor junioren te verschuiven. Post meeting info: de ABSO/BVOS Ploegencommissie verschuift de datum van het selectieweekend 1 week naar voor (dus 8 en 9 maart 2014); het BK nacht kan dus doorgaan op 15 maart. - de Belgische Kampioenschappen lang en Interclub staan gepland op dezelfde datum (14 september). Aangezien de Waalse clubs in 2014 prioriteit hebben gedurende de maand september wordt voorgesteld om het BK Interclub te verschuiven naar 28 september. De verantwoordelijke van Hamok gaat hiermee akkoord. - er blijkt onduidelijkheid te zijn rond de datum en de organisator van de Nationale middenafstand. J.P. Kellens zal hiervoor contact opnemen met de betrokken partijen. 2014: Altaïr vraagt om op zondag 21 september een beschermde internationale wedstrijd te mogen organiseren in het centrum van Brussel (21 september is autovrije zondag). Stemming: FRSO: 2 / 10 / 0 2015: datum voor selectieweekend junioren. Er wordt gewacht op feedback van de ABSO/BVOS Ploegencommissie hieraangaande. De weekends van 14/15 maart of 21/22 maart zijn momenteel kandidaat. 3 daagse van België 2016: de kandidatuur van ASUB voor een organisatie tijdens het Pinksterweekend van 14 tot 16 mei 2016 was positief geëvalueerd door de Technische Commissie. Het voorstel wordt unaniem aanvaard. wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 5/6 Dassastraat 92 / 5
12. Prijs deelname aan nationale wedstrijden Er waren geen voorstellen voor aanpassing van de deelnameprijs en zodoende wordt er ook niet over gediscuteerd. 13. Toekenning Gouden Kompas 14 van de 20 stemgerechtigden hebben hun stem uitgebracht; 10 atleten werden genomineerd. Uitslag: 1. Yannick Michiels (K.O.L.) 2. Miek Fabré (Omega) 3. Tristan Bloemen (Hamok) 4. Fabien Pasquasy (H.O.C.) 5. Kim Geypen (Omega) De volledige uitslag is terug te vinden op de ABSO/BVOS website. 14. Interpellaties 14.1 Drankbedeling tijdens wedstrijden van de nationale kalender Aangezien er reeds een reglementswijziging rond dit onderwerp is goedgekeurd wordt dit niet verder besproken. 14.2 Overgang van categorie -12 naar categorie -14 Het voorbije jaar werd vastgesteld dat het verschil in de omlopen van de 12 en de 14 jarigen vaak zeer beduidend is en dit zowel in de extra lengte als in een stijgende moeilijkheidsgraad. Deze stap is blijkbaar voor sommigen zo groot dat ze stoppen met de beoefening van de oriëntatiesport. De Technische Commissie gaat de zaken in detail bekijken en mogelijks adviezen geven aan de baanleggers van de eerstkomende nationale wedstrijden. Indien nodig zal een reglementswijziging voorbereid worden naar de Conferentie van volgend jaar. 14.3 Mixed sprintaflossing Vanaf 2014 zal de mixed sprintaflossing een onderdeel zijn van de wereldkampioenschappen. I.O.F. vraagt de landen om indien mogelijk dit soort wedstrijden te organiseren en daarna feedback te bezorgen aan de bevoegde I.O.F.-commissie. Een organisatie in de namiddag van het BK sprint is om organisatorische redenen niet mogelijk. C.O. Liège heeft echter wel een dergelijke activiteit gepland en wel op zondag 22 september, jammer genoeg ook de datum van het Vlaams Kampioenschap lange afstand. 15. Varia Geen. De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun positieve medewerking. Walter Van Krunckelsven Secretaris-Generaal wvankrunckelsven@skynet.be Conf Clubs 03/03/2012 6/6 Dassastraat 92 / 5