Verslag training hoe schrijf ik een goed projectvoorstel? 13 februari 2014 Projectencommissie Team 2015 Utrecht Afke van der Woude Martine Kersten Sanne Kos Wilma Visser* Han Wilshaus* Projectleiding Team 2015 Utrecht Annelien Meerts (verslag) Maike van Eijndthoven* *niet aanwezig
1. Welkom Sanne Kos opent de training met een welkomstwoord en stelt Martine Kersten, Afke van der Woude en haarzelf van de projectencommissie voor en Annelien Meerts van Team 2015 Utrecht. Daarna toont ze een inspiratiefilmpje over the Recycle Orchestra, een jeugdorkest waarvan alle instrumenten uit afval gemaakt zijn. Vervolgens wordt er een voorstelrondje gemaakt, waarin alle deelnemers zichzelf en hun organisatie kort voorstellen. 2. Wat is Team 2015 Utrecht Daarna neemt Annelien het woord en vertelt kort wat Team 2015 Utrecht doet. Team 2015 Utrecht verbindt en ondersteunt Utrechtse initiatieven die werken aan de realisatie van de millenniumdoelen en geeft deze doelen een grotere bekendheid bij Utrechtse burgers en bedrijven. In 2013 heeft Team 2015 Utrecht o.a. twee netwerkbijeenkomsten georganiseerd en de Millenniumgids, Zalenzoeker en PR toolkit op haar website beschikbaar gemaakt. Dit jaar staat in het teken van het uitbreiden van contact met het bedrijfsleven, hier zal ook de eerste netwerkbijeenkomst op dinsdag 11 maart over gaan. Meer informatie over Team 2015 Utrecht is te vinden op www.team2015utrecht.nl of in bijgevoegde Powerpoint presentatie. 3. Do s en Don ts Daarna vervolgt Martine met de do s en don ts voor het schrijven van een projectvoorstel. Aan de hand van stellingen worden deze besproken (zie presentatie). Martine benadrukt een aantal zaken: - Lees altijd de subsidievoorwaarden goed door - Ga uit van je eigen kracht en schrijf dit toe naar de richtlijnen van de subsidieverstrekker - Begin met het schrijven van een voorstel door alles op te schrijven wat je invalt, maar kort het later in zodat de essentie blijft staan. Een projectvoorstel is liever kort dan lang. - Neem ook voldoende tijd voor de begroting en stem dat af met de inhoudelijke aanvraag De deelnemers hebben ook nog een aantal vragen: - Wat moet er precies in het subsidievoorstel staan? De leden van de projectencommissie geven aan dat dit per subsidieverstrekker verschilt. Belangrijk is om iets te vertellen over je organisatie, je project en hoe je het gaat financieren. Op de website van Team 2015 staan een richtlijn welke punten in een aanvraag moeten staan. - Hoe leg ik contact met de subsidieverstrekker, netwerken lijkt steeds belangrijker te worden? Martine geeft aan dat het bij institutionele fondsen (EU, Gemeente, Ministeries) not done is om te netwerken. Je moet zelfs alle schijn van beïnvloeding voorkomen! Netwerken kan wel bij particuliere fondsen. Let er dan wel goed op dat het er niet te dik bovenop ligt. Dus ga niet alleen een keer koffie drinken als je net een voorstel hebt ingediend, maar doe dat ruim van te voren. Als een subsidieverstrekker een aparte beoordelingscommissie heeft, dan is het belangrijk om contact te blijven houden, ook als de aanvraag als is ingediend. Dit hoef je niet zelf te doen, zoek via Linkedin of iemand uit je bestuur of een goede bekende contact heeft met iemand die in de beoordelingscommissie van een subsidieverstrekker zit.
4. In een sneltreinvaart een projectvoorstel schrijven Na dit plenaire gedeelte worden de deelnemers door Afke opgesplitst in drie groepen. Zij krijgen 15 minuten de tijd om een projectvoorstel te bedenken naar aanleiding van een case. Het projectvoorstel van de case heeft als doel om Utrechtse kinderen/jongeren te betrekken bij het werk dat een fictieve stichting doet aan onderwijs in Kenia. De deelnemers moeten nu zelf een voorstel bedenken die ze in kunnen dienen bij Team 2015 Utrecht. Groep 1 laat drie Utrechtse basisscholen een week lang in het teken van Kenia staan. Ze sluiten hierbij aan bij de Dag van het Onderwijs. De leerlingen gaan o.a. dansen, leren djembé spelen en maken maskers. De laatste dag van de week is een feestdag, waarbij ouders en wijkbewoners kunnen zien wat de kinderen geleerd hebben. De opbrengst van deze dag (door de veiling maskers etc.) gaat naar Kenia. Het projectvoorstel vraagt geld aan voor gastdocenten, catering, huren van boxen etc. De projectencommissie geeft de volgende feedback op deze presentatie. Ze vinden het leuk om te zien dat niet alleen kinderen, maar ook hun ouders en wijkbewoners bij het project worden betrokken. Dat zorgt ervoor dat het project een grote en brede groep Utrechters trekt, wat een belangrijk subsidiecriterium is. Wel geven ze mee dat het belangrijk is om te vermelden hoe je die wijkbewoners wilt bereiken. Dus schrijf niet alleen op wij willen buurtbewoners uitnodigen om langs te komen op de school, maar vertel vooral hoe je dat wilt doen. Ook vinden Afke, Sanne en Martine het belangrijk dat de millenniumdoelen niet uit het oog worden verloren. Naast Keniaanse dans, djembé spelen etc., moet er in de week ook ruimte zijn voor kennisoverdracht over de millenniumdoelen. Groep 2 heeft een voorstel gemaakt dat Fietsen voor fietsen heet. De stichting wil fietsen verstrekken in Kenia en in Utrecht jongeren mobiliseren door een spinningmarathon op scholen te organiseren op hun schoolplein. Tijdens het spinnen zal er informatie worden getoond/gegeven over de millenniumdoelen en Kenia. Eventueel kan het event gekoppeld worden aan de start van detour de France in Utrecht in 2015. Zo kunnen wielrenners uitgenodigd worden om ambassadeur te zijn. In deze aanvraag is geld nodig voor het huren van spinningfietsen, beamers, geluidsinstallatie etc. De projectencommissie vindt het erg leuk dat deze actie vernieuwend is en gekoppeld kan worden aan de actualiteit (start Tour de France). Dat is een goede timing. Bovendien heeft deze actie veel potentie om de media te halen, zeker als het gekoppeld wordt aan de Tour. Het is dus van belang om ook iets te schrijven over het betrekken van pers. Het plan moet nog wel wat verder uitgewerkt worden, want nu is nog niet duidelijk hoe precies aandacht wordt gegeven aan de millenniumdoelen. Ook zou het goed zijn als de spinningactie in de openbare ruimte (de Neude) plaatsvindt zodat ook mensen kunnen kijken.
Groep 3 noemt haar project Adopteer een klas!. Op vier basisscholen in Utrecht zal gedurende een jaar drie activiteiten worden georganiseerd. De eerste activiteit vindt plaats op school: kinderen geven les aan hun ouders wat speelt er in Kenia en wat de millenniumdoelen zijn. Vervolgens is er de activiteit tussen kunst en Kenia. Dit gaat om het genereren van geld voor in Kenia, door een markt organiseren waar je workshops kan volgen, eten kopen, kunt luisteren naar Keniaanse muziek etc. Dus proeven, ruiken en genieten van Kenia. Tenslotte zullen de kinderen via internet contact leggen met hun adoptieklas in Kenia. Ze gaan praten over hoe gaat het bij ons in onderwijs, hoe bij jullie? Via social media en lokale media zal hiervan verslag worden gedaan. De projectencommissie vindt het erg leuk om het enthousiasme voor dit project tijdens de presentatie te zien. Een van de deelnemers vraagt naar aanleiding hiervan, hoe kan je dat enthousiasme dan op papier overbrengen? De commissie geeft aan dat het belangrijk om in een aanvraag to the point te zijn en niet te wollig te schrijven. Zorg voor tussenkopjes, een logische structuur en begin met de belangrijkste informatie (kernachtig formuleren). Je kunt bijvoorbeeld subkopjes schrijven in enthousiaste kreten (bijv. inleiding: adopteer een klas! of activiteit 2: tussen kunst en Kenia ) waarna je in de tekst vertelt waar het over gaat. 5. De foute begroting Tot slot presenteert Sanne een begroting waar een aantal fouten in zitten (zie Powerpoint presentatie voor de begroting). De commissie merkt namelijk dat de begroting vaak niet helder is of fouten bevat. Een aantal fouten in deze begroting zijn: - De salaris- en reiskosten zijn te hoog. De subsidie van Gemeente Utrecht vergoed geen internationale reiskosten en max 25% van de begroting mag opgaan aan salariskosten. - Het opgetelde eindsaldo klopt niet - De kostenpost Pr-materiaal is heel hoog, dit zou gespecificeerd moeten worden. - De postenkosten onkosten activiteit is vaag. Wat wordt daaronder verstaan? De projectencommissie geeft aan dat veelgemaakte fouten zijn dat er niet voldoende wordt uitgelegd uit welke kosten een bepaalde kostenpost bestaat, dat de lay-out van begrotingen vaak niet overzichtelijk zijn en dat er vaak verschillen zitten tussen het inhoudelijk voorstel en de begroting. Kijk dus altijd of het inhoudelijk voorstel en de begroting overlappen en dezelfde punten terugkomen. 6. Afsluiting Tot slot geeft Sanne nog een overzicht van mogelijke subsidieverstrekkers (zie Powerpointpresentatie). Martine geeft nog twee laatste tips: - Abonneer je op de nieuwsbrief van een subsidieverstrekker, dan hoef je niet steeds de website in de gaten te houden. - Overdrijf altijd een beetje in een voorstel, wees niet te bescheiden. Na deze afsluiting was er gelegenheid om nog een drankje te drinken en zo elkaar beter te leren kennen. Hier werd goed gebruik van gemaakt en de deelnemers en projectencommissieleden hebben daar nog veel genetwerkt.
Bijlage 1: Meer informatie over de subsidieregeling Voorlichting Millenniumdoelen Informatie over deze regeling vind je op http://team2015utrecht.nl/subsidie-voorlichtingmillenniumdoelen-0. Hier zijn ook subsidievoorwaarden en de deadlines voor het indienen van een aanvraag te vinden. De deadlines in 2014 zijn: 1 april, 15 juni en 15 september. Bijlage 2: Deelnemers aan de training Organisatie Naam Email Upact Christijn Hesselink christijn@upact.nl Alenbo Remy van den Bosch remy@stichting-alenbo.com Utrecht-Leon Sipke Ensink info@utrecht-leon.nl Hopeful children centre Cambodja Brigitte Mulder pielepiet1@msn.com Los Cachorros Annelien Ronda voorzitter@loscachorros.nl StoereVrouwen Maaike Ijpelaar maaikeijpelaar@hotmail.com Critical mass Ilse Samuelsz ilse@criticalmass.nu Young & Fair Wilmine van de Bosch secretaris@youngandfair.nl Young & Fair Anne van Rooijen penningmeester@youngandfair.nl HOPE in South Africa Hanneke Wieringa assistent@hopeinsa.nl